Academia Financials ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ

Transcript

1 Academia Financials ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ copyright DATA COMMUNICATION 3

2

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Δ. ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΕΣΟΔΩΝ - ΕΞΟΔΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΤΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ MERIDIAN ΤΗΣ DATA COMMUNICATION ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΕΤΑΙΡΙΑ ΣΕ ΕΤΑΙΡΙΑ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΛΛΩΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ WINERA ΤΗΣ DATA COMMUNICATION ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΛΛΩΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ PREMIUM HRM ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ ΤΗΣ DATA COMMUNICATION Τελευταία αναθεώρηση εγχειριδίου χρήσης: Δεκέμβριος 2013 copyright DATA COMMUNICATION

4 copyright DATA COMMUNICATION

5 Μεταφορά Δεδομένων Δ. ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η εφαρμογή Academia Financials Έσοδα - Έξοδα παρέχει τη δυνατότητα μεταφοράς σε αυτή στοιχείων Data Communication από τις εφαρμογές Μeridian Έσοδα - Έξοδα και Μeridian Φοροτεχνικό σε περιβάλλον DOS της. Επίσης, σας δίνεται η δυνατότητα μεταφοράς πελατών-προμηθευτών, λογιστικών άρθρων, λογαριασμών κλπ από μια εταιρία σε μία άλλη. Τέλος, το Academia Financials Έσοδα Έξοδα παρέχει τη δυνατότητα μεταφοράς αρχείων κινήσεων από οποιαδήποτε εφαρμογή άλλου κατασκευαστή. 2. ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΕΣΟΔΩΝ - ΕΞΟΔΩΝ 2.1 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΤΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ MERIDIAN ΤΗΣ DATA COMMUNICATION Μεταφορά δεδομένων από την εφαρμογή Meridian Έσοδα Έξοδα ΠΡΟΣΟΧΗ: Απαραίτητη προϋπόθεση για να υλοποιηθεί η μεταφορά είναι τα Μέγεθος Ελεύθερης Συμβατικής Μνήμης του υπολογιστή σας να είναι minimum 595 KB και το αρχείο Εκκίνησης config.nt να έχει minimum την τιμή 50 στο διακόπτη files. Για να υλοποιήσετε τη μεταφορά Δεδομένων από την εφαρμογή Μeridian Έσοδα - Έξοδα (DOS) στην εφαρμογή Academia Financials Έσοδα Έξοδα (Windows) πρέπει να ακολουθήσετε την παρακάτω διαδικασία: 1. Από την επιλογή Παράμετροι/Κύριες Εργασίες/Διαχείριση Εταιρίας/Διαχείριση Εταιριών δημιουργείτε την εταιρία στην οποία θα μεταφερθούν τα δεδομένα στο Academia Financials Έσοδα Έξοδα (δείτε τις οδηγίες στο κεφ. Γ.1). 2. Από την επιλογή Παράμετροι/Βοηθητικές Εργασίες/Αποθήκευση Βάσεων παίρνετε backup τα αρχεία του Academia Financials Έσοδα Έξοδα (δείτε τις οδηγίες στο κεφ. ΣΤ.1). ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαδικασία του Backup είναι απαραίτητη προϋπόθεση πριν γίνει η μεταφορά μίας ή περισσότερων εταιριών. 3. Αφού ολοκληρωθούν τα παραπάνω, προχωράτε στη διαδικασία της μεταφοράς των αρχείων των εταιριών από το πρόγραμμα Meridian Έσοδα - Έξοδα στο Academia Financials. Επιλέγετε από το βασικό μενού Παράμετροι/Κύριες Εργασίες/Μεταφορά Δεδομένων/Μεταφορά Δεδομένων από DOS. copyright DATA COMMUNICATION 1

6 Δίσκος Εγκατάσταση Εσόδων_Εξόδων (DOS): Δηλώνετε το δίσκο όπου είναι εγκαταστημένο το πρόγραμμα Meridian σε περιβάλλον DOS. Από Κωδικό Εταιρίας DOS: Δηλώνετε τον κωδικό εταιρίας την οποία θέλετε να μεταφέρετε. Σε Κωδικό Εταιρίας WINDOWS: Δηλώνετε τον κωδικό εταιρίας του Academia Financials Έσοδα Έξοδα όπου θα μεταφερθούν τα αρχεία. Επιλέγετε, στη συνέχεια, Προετοιμασία Μεταφοράς. Εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα Πατάτε Yes,εφόσον έχετε πάρει backup, και αρχίζει η προετοιμασία της μεταφοράς. 4. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί, ενεργοποιείται ένα πρόγραμμα σε περιβάλλον DOS με σκοπό να δημιουργηθούν τα κατάλληλα αρχεία σε μορφή ASCII, ώστε να μεταφερθούν στο περιβάλλον των Windows. Στην ερώτηση «Αρχική Απόδοση ΦΠΑ ανά Μήνα, Δίμηνο, Τρίμηνο (Μ/Δ/Τ)» δηλώνετε εάν η εταιρία αποδίδει ΦΠΑ κάθε Μήνα, Δίμηνο ή Τρίμηνο. 2

7 Μεταφορά Δεδομένων Αν η εταιρία ξεκίνησε με δίμηνη απόδοση ΦΠΑ και σε κάποια χρονική στιγμή η απόδοση ΦΠΑ έγινε ανά Μήνα, τότε στην ερώτηση «Αλλαγή Απόδοσης ΦΠΑ ανά Μήνα, Δίμηνο, Τρίμηνο (Μ/Δ/Τ)» πληκτρολογήστε Μ και στην ερώτηση Από Μήνα Έτος πληκτρολογήστε το μήνα και το έτος που άρχισε η εταιρία να αποδίδει ΦΠΑ ανά μήνα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Πρέπει να δώσετε τον ακριβή μήνα και έτος που η εταιρία άρχισε να αποδίδει ΦΠΑ ανά μήνα, γιατί εάν δώσετε λάθος περίοδο θα προκύψουν λανθασμένα αποτελέσματα στις εκτυπώσεις των Περιοδικών Δηλώσεων ΦΠΑ. Εάν δεν άλλαξε ποτέ ο χρονισμός της απόδοσης ΦΠΑ, τότε στην ερώτηση «Αλλαγή Απόδοσης ΦΠΑ ανά Μήνα, Δίμηνο, Τρίμηνο (Μ/Δ/Τ)» πατήστε <Enter>. ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε ορισμένους υπολογιστές το παραπάνω παράθυρο δεν κλείνει από μόνο του. Σε αυτήν την περίπτωση και μόνον όταν το παράθυρο μεταφοράς παραμένει στην οθόνη, ενώ κανένα από τα στοιχεία του δε μεταβάλλεται, κλείστε το παράθυρο από το επάνω δεξιά. 5. Μόλις διαδικασία δημιουργίας των ASCII αρχείων ολοκληρωθεί, επιστρέφετε στην οθόνη των windows όπου επιλέγετε το κουμπί Μεταφορά για να επιτευχθεί η μεταφορά δεδομένων. Κατά τη μεταφορά των εταιριών από το MERIDIAN Έσοδα Έξοδα (DOS) στο Academia Financials Έσοδα - Έξοδα (Windows), μεταφέρονται οι κινήσεις των εταιριών, καθώς και τα κοινά αρχεία του λογιστικού σχεδίου, πελατών προμηθευτών και Δ.Ο.Υ. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα: Μεταφέρατε με επιτυχία τα δεδομένα των εταιριών σας! copyright DATA COMMUNICATION 3

8 Κατά τη μεταφορά των εταιριών από το MERIDIAN Έσοδα Έξοδα (DOS) στο Academia Financials Έσοδα - Έξοδα (Windows) πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στα παρακάτω σημεία: Κατά τη μεταφορά μίας εταιρίας από το MERIDIAN Έσοδα Έξοδα στο Academia Financials Έσοδα - Έξοδα, θα μεταφερθεί το αρχείο του λογιστικού σχεδίου και το αρχείο των Δ.Ο.Υ, όπως έχουμε αναφέρει παραπάνω. Στην περίπτωση που μετά την μεταφορά της πρώτης εταιρίας, δημιουργήσετε έναν καινούργιο λογαριασμό ή μια νέα Δ.Ο.Υ. στο MERIDIAN Έσοδα Έξοδα, κατά τη μεταφορά της επόμενης εταιρίας, ο νέος λογαριασμός και η νέα Δ.Ο.Υ. θα μεταφερθούν και στο Academia Financials Έσοδα - Έξοδα. Σε περιπτώσεις που έχει μεταφερθεί το λογιστικό σχέδιο από το πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα στο Academia Financials Έσοδα - Έξοδα και θελήσετε, για παράδειγμα, να αλλάξετε την περιγραφή ενός λογαριασμού στο MERIDIAN Έσοδα Έξοδα, την επόμενη φορά που θα γίνει μεταφορά κάποιας άλλης εταιρίας, ο λογαριασμός που είχε αρχικά μεταφερθεί στο Academia Financials Έσοδα Έξοδα θα παραμείνει ως έχει και δεν θα αλλάξει. Στην περίπτωση που μεταφέρετε από το MERIDIAN Έσοδα Έξοδα μια εταιρία η οποία χρησιμοποιεί μορφή τετραψήφιας κωδικοποίησης λογαριασμών (πχ 1118) και θελήσετε στη συνέχεια να αλλάξετε στο Academia Financials Έσοδα - Έξοδα τη μορφή του λογαριασμού σε εξαψήφιο (π.χ ), τότε αυτόματα θα αλλάξουν και οι κινήσεις στις εταιρίες που χρησιμοποιούν το λογαριασμό (από 1118 σε ). Στην επόμενη μεταφορά, κάποιας άλλης εταιρίας, δεν θα υπάρχει η τετραψήφια μορφή λογαριασμού στο λογιστικό σχέδιο του Academia Financials Έσοδα Έξοδα (αφού θα έχετε αλλάξει τη μορφή σε εξαψήφιο) με συνέπεια να μεταφερθεί πάλι η τετραψήφια μορφή. Το αποτέλεσμα που θα προκύψει είναι ότι στις πρώτες εταιρίες που μεταφέρθηκαν, οι κινήσεις θα έχουν λογαριασμό και στις επόμενες θα έχουν τον Για αυτό συνιστάται να μεταφέρετε πρώτα όλες τις εταιρίες και μετά να κάνετε αλλαγές στους λογαριασμούς του λογιστικού σχεδίου στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα Έξοδα Μεταφορά δεδομένων από DOS Ε1 Η Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε1 σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία του εντύπου Ε1 της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος από το πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα (DOS) της Data Communication στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα - Έξοδα (Windows). Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε1. 2. Δίσκος Εγκατάστασης Εσόδων-Εξόδων (σε DOS): Δηλώνετε από τη λίστα επιλογής σε ποιο δίσκο βρίσκεται εγκατεστημένο το DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα. Από Κωδικό Εταιρίας DOS: Πληκτρολογείτε (όπως ακριβώς έχει καθοριστεί στο DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα) τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά δεδομένων. Σε Κωδικό Εταιρίας WINDOWS: Πληκτρολογείτε τον κωδικό της εταιρίας που έχετε δημιουργήσει στο νέο πρόγραμμα και στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα δεδομένα. 4

9 Μεταφορά Δεδομένων 3. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω, πατάτε Μεταφορά και η μεταφορά των σταθερών στοιχείων του εντύπου Ε1 αρχίζει Μεταφορά δεδομένων από DOS Ε2 Η Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε2 σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία του εντύπου Ε2 της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος από το DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα της Data Communication στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα - Έξοδα (Windows). Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε2. 2. Δίσκος Εγκατάστασης Εσόδων-Εξόδων (σε DOS): Δηλώνετε από τη λίστα επιλογής σε ποιο δίσκο βρίσκεται εγκατεστημένο το DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα. Από Κωδικό Εταιρίας DOS: Πληκτρολογείτε (όπως ακριβώς έχει καθοριστεί στο DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα) τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά δεδομένων. Σε Κωδικό Εταιρίας WINDOWS: Πληκτρολογείτε τον κωδικό της εταιρίας που έχετε δημιουργήσει στο νέο πρόγραμμα και στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα δεδομένα 3. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω, πατάτε Μεταφορά και η μεταφορά των σταθερών στοιχείων του εντύπου Ε2 αρχίζει Μεταφορά δεδομένων από DOS Ε3-Ε5 Η Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε3-Ε5 σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία των εντύπων Ε3 και Ε5 της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος από το πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα (DOS) της Data Communication στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα - Έξοδα (Windows). Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε3 Ε5. 2. Δίσκος Εγκατάστασης Εσόδων-Εξόδων (σε DOS): Δηλώνετε από τη λίστα επιλογής σε ποιο το δίσκο βρίσκεται εγκατεστημένο το DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα. 3. Από Κωδικό Εταιρίας DOS: Πληκτρολογείτε (όπως ακριβώς έχει καθοριστεί στο DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα) τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά δεδομένων. copyright DATA COMMUNICATION 5

10 4. Σε Κωδικό Εταιρίας WINDOWS: Πληκτρολογείτε τον κωδικό της εταιρίας που έχετε δημιουργήσει στο νέο πρόγραμμα και στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα δεδομένα. 5. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω, πατάτε Μεταφορά και η μεταφορά των σταθερών στοιχείων των εντύπων Ε3 και Ε5 αρχίζει Μεταφορά δεδομένων από DOS Ε9 Η Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε9 σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία του εντύπου Ε9 της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος από το πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα (DOS) της Data Communication στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα - Έξοδα (Windows). Μεταφορά Δεδομένων από DOS Ε9. 2. Δίσκος Εγκατάστασης Εσόδων-Εξόδων (σε DOS): Δηλώνετε από τη λίστα επιλογής σε ποιο δίσκο βρίσκεται εγκατεστημένο το DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα. Από Κωδικό Εταιρίας DOS: Πληκτρολογείτε (όπως ακριβώς έχει καθοριστεί στο DOS πρόγραμμα MERIDIAN Έσοδα Έξοδα), τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά δεδομένων. Σε Κωδικό Εταιρίας WINDOWS: Πληκτρολογείτε τον κωδικό της εταιρίας που έχετε δημιουργήσει στο νέο πρόγραμμα και στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα αρχεία. 3. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω στοιχεία, πατάτε Μεταφορά και η μεταφορά των σταθερών στοιχείων του εντύπου Ε9 αρχίζει. 6

11 Μεταφορά Δεδομένων 2.2 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΕΤΑΙΡΙΑ ΣΕ ΕΤΑΙΡΙΑ Μεταφορά Πελατών - Προμηθευτών Η Μεταφορά Πελατών/Προμηθευτών από Εταιρία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα αρχεία των πελατών και των προμηθευτών σας από μία εταιρία του Academia Financials Έσοδα Έξοδα σε μία άλλη εταιρία του ίδιου προγράμματος (και με την ίδια εγκατάσταση του προγράμματος). Μεταφορά Πελατών/Προμηθευτών από Εταιρία. 2. Συμπληρώνετε τα υποχρεωτικά πεδία: Σε Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα ήδη υπάρχοντα αρχεία των πελατών - προμηθευτών. Από Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά των αρχείων πελατών/προμηθευτών. 3. Εάν συμπληρώσετε μόνο τα παραπάνω πεδία, θα μεταφερθούν όλοι οι πελάτες και οι προμηθευτές που υπάρχουν στην αρχική εταιρία. Αν θέλετε να περιορίσετε τη μεταφορά, συμπληρώνετε και όσα από τα διαθέσιμα κριτήρια σας ενδιαφέρουν. 4. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω, πατάτε Έναρξη και η μεταφορά των αρχείων των Πελατών - Προμηθευτών αρχίζει. copyright DATA COMMUNICATION 7

12 2.2.2 Μεταφορά Παραστατικών Η Μεταφορά Παραστατικών σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα παραστατικά μιας εταιρίας του Academia Financials Έσοδα Έξοδα σε μία άλλη εταιρία του ίδιου προγράμματος (και με την ίδια εγκατάσταση του προγράμματος). Μεταφορά Παραστατικών από Εταιρία. 2. Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία: Σε Εταιρία: εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα ήδη υπάρχοντα παραστατικά. Από Εταιρία: εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά των παραστατικών. 3. Εάν συμπληρώσετε μόνο τα παραπάνω πεδία, θα μεταφερθούν όλα τα παραστατικά που υπάρχουν στην αρχική εταιρία. Αν θέλετε να περιορίσετε τη μεταφορά, συμπληρώνετε και όσα από τα διαθέσιμα κριτήρια σας ενδιαφέρουν. 4. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω, πατάτε Έναρξη και η μεταφορά των Παραστατικών αρχίζει Μεταφορά Λογιστικών Άρθρων Η Μεταφορά Λογιστικών Άρθρων από Εταιρία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα λογιστικά άρθρα μιας εταιρίας του προγράμματος Academia Financials Έσοδα Έξοδα σε μία άλλη εταιρία του ίδιου προγράμματος (και με την ίδια εγκατάσταση του προγράμματος). Απαραίτητη προϋπόθεση προκειμένου να μεταφέρετε τα λογιστικά άρθρα μιας εταιρίας, είναι να έχετε προηγουμένως κάνει μεταφορά πελατών/προμηθευτών από την επιλογή Παράμετροι/Κύριες Εργασίες/Μεταφορά Δεδομένων/Μεταφορά Πελατών-Προμηθευτών από Εταιρία. 8

13 Μεταφορά Δεδομένων Μεταφορά Λογιστικών Άρθρων από Εταιρία. 2. Συμπληρώνετε τα υποχρεωτικά πεδία: Σε Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα ήδη υπάρχοντα λογιστικά άρθρα. Από Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά των λογιστικών άρθρων. 3. Εάν συμπληρώσετε μόνο τα παραπάνω πεδία, θα μεταφερθούν όλα τα λογιστικά άρθρα που υπάρχουν στην αρχική εταιρία. Εάν θέλετε να περιορίσετε τη μεταφορά, συμπληρώνετε και όσα από τα διαθέσιμα κριτήρια σας ενδιαφέρουν. 4. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω, πατάτε Έναρξη και η μεταφορά των λογιστικών άρθρων αρχίζει Μεταφορά Λογιστικού Σχεδίου Η Μεταφορά Λογιστικού Σχεδίου από Εταιρία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε το λογιστικό σχέδιο μιας εταιρίας του προγράμματος Academia Financials- Έσοδα Έξοδα σε μία άλλη εταιρία του ίδιου προγράμματος (και με την ίδια εγκατάσταση του προγράμματος). Μεταφορά Λογιστικού Σχεδίου από Εταιρία. 2. Συμπληρώνετε τα υποχρεωτικά πεδία: Σε Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας στην οποία θέλετε να μεταφερθεί το ήδη υπάρχον λογιστικό σχέδιο. Από Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά του λογιστικού σχεδίου. 3. Εάν συμπληρώσετε μόνο τα παραπάνω πεδία, θα μεταφερθεί ολόκληρο το λογιστικό σχέδιο που υπάρχει στην αρχική εταιρία. Εάν θέλετε να μεταφέρετε επιλεκτικά το λογιστικό σχέδιο συμπληρώνετε, δηλώνοντας τα αντίστοιχα στοιχεία της αρχικής εταιρίας, και όσα από τα διαθέσιμα κριτήρια σας ενδιαφέρουν. 4. Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω, πατάτε Έναρξη και η μεταφορά του λογιστικού σχεδίου αρχίζει. copyright DATA COMMUNICATION 9

14 2.2.5 Μεταφορά Απογραφής Αποθήκης Η Μεταφορά Απογραφής Αποθήκης από Εταιρία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε την απογραφή αποθήκης μιας εταιρίας του Academia Financials Έσοδα Έξοδα σε μία άλλη εταιρία του ίδιου προγράμματος (και με την ίδια εγκατάσταση του προγράμματος). 1. Επιλέγετε από το βασικό μενού Παράμετροι/Κύριες Εργασίες/Μεταφορά Δεδομένων/Μεταφορά Απογραφής Αποθήκης από Εταιρία. 2. Σε Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας στην οποία θέλετε να μεταφερθεί η υπάρχουσα απογραφή αποθήκης. Από Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά της απογραφής αποθήκης. 3. Πατάτε Έναρξη και η μεταφορά της απογραφής αποθήκης αρχίζει Μεταφορά Ε2 Η Μεταφορά Ε2 από Εταιρία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία του εντύπου Ε2 της δήλωσης εισοδήματος από μια εταιρία του Academia Financials Έσοδα Έξοδα σε μία άλλη εταιρία του ίδιου προγράμματος (και με την ίδια εγκατάσταση του προγράμματος). Μεταφορά Ε2 από Εταιρία. 2. Σε Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα υπάρχοντα στοιχεία του εντύπου Ε2. Από Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά των στοιχείων. Έτος: Πληκτρολογεί το έτος από το οποίο θα γίνει η μεταφορά των στοιχείων του εντύπου Ε2. 3. Πατάτε Έναρξη και η μεταφορά των στοιχείων του εντύπου αρχίζει. 10

15 Μεταφορά Δεδομένων Μεταφορά Ε9 Η Μεταφορά Ε9 από Εταιρία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία του εντύπου Ε9 της δήλωσης εισοδήματος από μια εταιρία του Academia Financials Έσοδα Έξοδα σε μία άλλη εταιρία του ίδιου προγράμματος (και με την ίδια εγκατάσταση του προγράμματος). Μεταφορά Ε9 από Εταιρία. 2. Σε Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας στην οποία θέλετε να μεταφερθούν τα υπάρχοντα στοιχεία του εντύπου Ε9. Από Εταιρία: Εισάγετε τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά των στοιχείων. Έτος: Πληκτρολογείτε το έτος από το οποίο θα γίνει η μεταφορά των στοιχείων του εντύπου Ε9. 3. Πατάτε Έναρξη και η μεταφορά των στοιχείων του εντύπου αρχίζει. 2.3 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΛΛΩΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΩΝ Προϋποθέσεις για τις μεταφορές αρχείων από ASCII Απαραίτητες προϋποθέσεις για να γίνουν σωστά οι μεταφορές αρχείων από ASCII είναι οι εξής: Να βρίσκονται τα δεδομένα μεταφοράς σε ΑSCII αρχεία (Line Sepquential) και για κάθε εγγραφή (Row) που θα ενημερώσετε στον κάθε Πίνακα των Εσόδων Εξόδων, να υπάρχει μόνο μία γραμμή στο Ascii αρχείο. Να είναι σωστή η δομή του αρχείου. Να έχει, δηλ., η κάθε στήλη (πεδίο) σταθερή αρχή και μήκος, ώστε να μπορέσει το πρόγραμμα μεταφοράς να αναγνωρίσει από ποια συγκεκριμένη θέση και για ποιο συγκεκριμένο μήκος θα ενημερώσει το αντίστοιχο πεδίο του πίνακα του Academia Financials Έσοδα Έξοδα. Να γνωρίζει ο χρήστης ποια ακριβώς πεδία βρίσκονται στο Ascii αρχείο, τι ακριβώς δηλώνει το καθένα, όπως επίσης και ποια είναι τα υποχρεωτικά πεδία στον συγκεκριμένο πίνακα του Academia Financials Έσοδα Έξοδα, στον οποίο γίνεται η μεταφορά των δεδομένων. Στην περίπτωση που δεν έχετε στο Asciii κάποια από τα βασικά Πεδία του Πίνακα των Εσόδων Εξόδων, να ορίσετε μία «Σταθερή Τιμή» κατά τη μεταφορά και αργότερα να αλλάξετε, εάν θέλετε, αυτές τις εγγραφές χρησιμοποιώντας το Academia Financials Έσοδα Έξοδα. Επίσης καλό θα ήταν, χωρίς να είναι υποχρεωτικό: Να υπάρχουν ως ξεχωριστά Ascii αρχεία όλα τα πεδία που είναι βοηθητικοί πίνακες στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα Έξοδα (π.χ. «Δ.Ο.Υ», «Επαγγέλματα»), ώστε να κάνετε πρώτα τη μεταφορά των Βοηθητικών Πινάκων και μετά του Βασικού (master) Πίνακα. Να μεταφερθούν πρώτα οι βοηθητικοί πίνακες που περιέχουν πεδία, τα οποία περιέχονται στη συνέχεια σε άλλους πίνακες, π.χ. Δ.Ο.Υ, Επαγγέλματα. copyright DATA COMMUNICATION 11

16 2.3.2 Μεταφορές Αρχείων από Ascii Η λειτουργία Μεταφορές Αρχείων από Ascii σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε Πελάτες, Προμηθευτές, Κινήσεις και Απογραφή Αποθήκης από αρχεία ASCII στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα - Έξοδα. Μεταφορές Αρχείων από Ascii. Στον πίνακα που θα εμφανιστεί καθορίζετε το ASCII αρχείο του οποίου τα δεδομένα θέλετε να μεταφερθούν. 2. Όνομα Αρχείου: Πατώντας την ένδειξη Επιλογή εμφανίζεται το παράθυρο «Επιλογή Αρχείου» των 12 Windows από όπου επιλέγετε το αρχείο ASCII του οποίου τα δεδομένα θέλετε να μεταφερθούν. Αυτόματα συμπληρώνεται το πεδίο Όνομα Αρχείου με τα στοιχεία του επιλεγμένου αρχείου. Επιλογή Profile: Πατώντας Ανάγνωση Αρχείου εμφανίζεται ο πίνακας με τις στήλες των πεδίων. Δίνετε τίτλο σε κάθε στήλη και πατάτε F7. Αποθηκεύεται η οθόνη με τον καθορισμό των στηλών, έτσι ώστε την επόμενη φορά να πατήσετε Επιλογή Profile και να έρθουν αυτόματα οι τίτλοι των στηλών από Ascii. Μορφή Αρχείου: Υποχρεωτικό πεδίο. Δηλώνετε τη συγκεκριμένη μορφή που έχει το αρχείο που θέλετε να μεταφέρετε (π.χ. αν είναι Tab, αν έχει Ειδικό Διαχωριστικό, ή τίποτα από αυτά Κανένα). Διαχωριστικό: Συμπληρώνετε το πεδίο στην περίπτωση που στο αρχείο που μεταφέρετε υπάρχει διαχωριστικός χαρακτήρας ανάμεσα στα πεδία. Δηλώνετε ποιος είναι ο διαχωριστικός χαρακτήρας (π.χ. #, ) Ορισμός Δεκαδικού: Συμπληρώνετε το πεδίο στην περίπτωση που στο αρχείο που μεταφέρετε υπάρχουν αριθμητικά πεδία με δεκαδικά ψηφία. Δηλώνετε με ποιο σύμβολο διαχωρίζονται τα ακέραια από τα δεκαδικά ψηφία ( π.χ. «Τελεία» ή «Κόμμα» ). Μάσκα Ημερομηνίας: Συμπληρώνετε το πεδίο στην περίπτωση που στο αρχείο που μεταφέρετε υπάρχουν ημερομηνίες. Δηλώνετε ποια συγκεκριμένη μορφή έχουν οι ημερομηνίες (π. χ. dd/mm/yy ή dd/mm/yyyy). Πίνακας Μεταφοράς: Υποχρεωτικό πεδίο. Δηλώνετε ποιον συγκεκριμένο πίνακα του ASCII αρχείου τον οποίο θέλετε να μεταφέρετε (π.χ. «Κινήσεις», «Πελάτες/Προμηθευτές», «Επαγγέλματα», «ΔΟΥ», κ.λπ.) Τρόπος Ενημέρωσης: Δηλώνετε αν η ενημέρωση που πρόκειται να κάνετε αφορά μόνο εισαγωγή δεδομένων ή εισαγωγή και ενημέρωση, 3. Ανάγνωση Αρχείου: Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω πεδία, επιλέγετε Ανάγνωση Αρχείου για να δείτε σε προεπισκόπηση το ASCII αρχείο που θέλετε να μεταφέρετε.

17 Μεταφορά Δεδομένων Όταν η διαδικασία της ανάγνωσης ολοκληρωθεί, εμφανίζονται τα πεδία που διαβάστηκαν από το ASCII αρχείο. Για παράδειγμα, εάν έχετε δηλώσει στη Μορφή Αρχείου «Κανένα», εμφανίζεται το «πεδίο _1» με τόσους χαρακτήρες όσο και το μήκος του πεδίου. Εάν έχετε δηλώσει Διαχωριστικό, εμφανίζονται αυτόματα τόσα πεδία, όσα υπάρχουν στο ASCII αρχείο με το αντίστοιχο μέγεθος που έχουν στο αρχείο. 4. Αφού έχετε ολοκληρώσει τον καθορισμό του ASCII Αρχείου και έχετε δηλώσεις τους τίτλους των πεδίων, πατάτε το πλήκτρο F12 και η μεταφορά των Κινήσεων από τα αρχεία ASCII αρχίζει. 5. Μετά την ολοκλήρωση της μεταφοράς εμφανίζεται μήνυμα ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε και πατώντας «OK» εμφανίζεται η αρχική οθόνη της εφαρμογής. copyright DATA COMMUNICATION 13

18 3. ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ 3.1 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ WINERA ΤΗΣ DATA COMMUNICATION Η λειτουργία Ενημέρωση από Winera σας δίνει τη δυνατότητα να ενημερώσετε το πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα-Έξοδα με εγγραφές από τα προγράμματα WinEra ERP ή WinEra Essential. ΠΡΟΣΟΧΗ: Για να υλοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι απαραίτητο να έχει προηγουμένως γίνει μεταφορά των εγγραφών του WinEra ERP ή WinEra Essential μέσω της επιλογής «Επικοινωνίες - Ενημερώσεις/Ενημερώσεις/Εξαγωγή Δεδομένων Εταιρίας». 1. Από το βασικό μενού επιλέγετε Επικοινωνίες Ενημερώσεις/Ενημερώσεις/Ενημέρωση από Winera. 2. Στο πεδίο Δίσκος Εξαγωγής Αρχείων δηλώνετε σε ποιο δίσκο έχουν αποθηκευτεί τα αρχεία της εταιρίας τα οποία θέλετε να μεταφέρετε. Μόλις επιλέξετε το δίσκο, ενημερώνονται αυτόματα τα επισκιασμένα πεδία Κωδικός Εταιρίας και Επωνυμία Εταιρίας με τα αντίστοιχα στοιχεία της εταιρίας την οποία ενημερώνετε στο «Academia Financials Έσοδα- Έξοδα», καθώς και το πεδίο Εταιρία WinEra στο οποίο εμφανίζεται η επωνυμία της εταιρίας του WinEra ERP/WinEra Essential από την οποία γίνεται η ενημέρωση. 3. Κάνετε κλικ στο ΟΚ και η μεταφορά δεδομένων αρχίζει. Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζονται σε επισκιασμένα πεδία τα αρχεία που «Διαβάστηκαν», τα αρχεία που «Ενημερώθηκαν» και τα αρχεία που «Διαγράφηκαν», διότι σε αυτά εντοπίστηκαν λάθη. Στην περίπτωση που εντοπίζονται λάθη κατά τη μεταφορά, επιλέγετε το κουμπί «Λάθη» και στην οθόνη που εμφανίζεται βλέπετε αναλυτικά τα σφάλματα που παρουσιάστηκαν. Σε αυτήν την περίπτωση επικοινωνήστε με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης της Data Communication 14

19 Μεταφορά Δεδομένων 3.2 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΛΛΩΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΩΝ Προϋποθέσεις για τις μεταφορές αρχείων από ASCII Απαραίτητες προϋποθέσεις για να γίνουν σωστά οι μεταφορές αρχείων από ASCII είναι οι εξής: Να βρίσκονται τα δεδομένα μεταφοράς σε ΑSCII αρχεία (Line Sepquential) και για κάθε εγγραφή (Row) που θα ενημερώσετε στον κάθε Πίνακα των Εσόδων Εξόδων, να υπάρχει μόνο μία γραμμή στο Ascii αρχείο. Να είναι σωστή η δομή του αρχείου. Να έχει, δηλ., η κάθε στήλη (πεδίο) σταθερή αρχή και μήκος, ώστε να μπορέσει το πρόγραμμα μεταφοράς να αναγνωρίσει από ποια συγκεκριμένη θέση και για ποιο συγκεκριμένο μήκος θα ενημερώσει το αντίστοιχο πεδίο του πίνακα του Academia Financials Έσοδα Έξοδα. Να γνωρίζει ο χρήστης ποια ακριβώς πεδία βρίσκονται στο Ascii αρχείο, τι ακριβώς δηλώνει το καθένα, όπως επίσης και ποια είναι τα υποχρεωτικά πεδία στον συγκεκριμένο πίνακα του Academia Financials Έσοδα Έξοδα, στον οποίο γίνεται η μεταφορά των δεδομένων. Στην περίπτωση που δεν έχετε στο Ascii κάποια από τα βασικά Πεδία του Πίνακα των Εσόδων Εξόδων, να ορίσετε μία «Σταθερή Τιμή» κατά τη μεταφορά και αργότερα να αλλάξετε, εάν θέλετε, αυτές τις εγγραφές χρησιμοποιώντας το Academia Financials Έσοδα Έξοδα. Επίσης καλό θα ήταν, χωρίς να είναι υποχρεωτικό: Να υπάρχουν ως ξεχωριστά Ascii αρχεία όλα τα πεδία που είναι βοηθητικοί πίνακες στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα Έξοδα (π.χ. «Δ.Ο.Υ», «Επαγγέλματα»), ώστε να κάνετε πρώτα τη μεταφορά των Βοηθητικών Πινάκων και μετά του Βασικού (master) Πίνακα. Να μεταφερθούν πρώτα οι βοηθητικοί πίνακες που περιέχουν πεδία, τα οποία περιέχονται στη συνέχεια σε άλλους πίνακες, π.χ. Δ.Ο.Υ, Επαγγέλματα Μεταφορές Αρχείων από Ascii Η λειτουργία Μεταφορές Αρχείων από Ascii σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε Πελάτες, Προμηθευτές, Κινήσεις και Απογραφή Αποθήκης από αρχεία ASCII στο πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα - Έξοδα. Μεταφορές Αρχείων από Ascii. Στον πίνακα που θα εμφανιστεί καθορίζετε το ASCII αρχείο του οποίου τα δεδομένα θέλετε να μεταφερθούν. copyright DATA COMMUNICATION 15

20 2. Όνομα Αρχείου: Πατώντας την ένδειξη Επιλογή εμφανίζεται το παράθυρο «Επιλογή Αρχείου» των Windows από όπου επιλέγετε το αρχείο ASCII του οποίου τα δεδομένα θέλετε να μεταφερθούν. Αυτόματα συμπληρώνεται το πεδίο Όνομα Αρχείου με τα στοιχεία του επιλεγμένου αρχείου. Επιλογή Profile: Πατώντας Ανάγνωση Αρχείου εμφανίζεται ο πίνακας με τις στήλες των πεδίων. Δίνετε τίτλο σε κάθε στήλη και πατάτε F7. Αποθηκεύεται η οθόνη με τον καθορισμό των στηλών, έτσι ώστε την επόμενη φορά να πατήσετε Επιλογή Profile και να έρθουν αυτόματα οι τίτλοι των στηλών από Ascii. Μορφή Αρχείου: Υποχρεωτικό πεδίο. Δηλώνετε τη συγκεκριμένη μορφή που έχει το αρχείο που θέλετε να μεταφέρετε (π.χ. αν είναι Tab, αν έχει Ειδικό Διαχωριστικό, ή τίποτα από αυτά Κανένα). Διαχωριστικό: Συμπληρώνετε το πεδίο στην περίπτωση που στο αρχείο που μεταφέρετε υπάρχει διαχωριστικός χαρακτήρας ανάμεσα στα πεδία. Δηλώνετε ποιος είναι ο διαχωριστικός χαρακτήρας (π.χ. #, ) Ορισμός Δεκαδικού: Συμπληρώνετε το πεδίο στην περίπτωση που στο αρχείο που μεταφέρετε υπάρχουν αριθμητικά πεδία με δεκαδικά ψηφία. Δηλώνετε με ποιο σύμβολο διαχωρίζονται τα ακέραια από τα δεκαδικά ψηφία ( π.χ. «Τελεία» ή «Κόμμα»). Μάσκα Ημερομηνίας: Συμπληρώνετε το πεδίο στην περίπτωση που στο αρχείο που μεταφέρετε υπάρχουν ημερομηνίες. Δηλώνετε ποια συγκεκριμένη μορφή έχουν οι ημερομηνίες (π. χ. dd/mm/yy ή dd/mm/yyyy). Πίνακας Μεταφοράς: Υποχρεωτικό πεδίο. Δηλώνετε ποιον συγκεκριμένο πίνακα του ASCII αρχείου τον οποίο θέλετε να μεταφέρετε (π.χ. «Κινήσεις», «Πελάτες/Προμηθευτές», «Επαγγέλματα», «ΔΟΥ», κ.λπ.) Τρόπος Ενημέρωσης: Δηλώνετε αν η ενημέρωση που πρόκειται να κάνετε αφορά μόνο εισαγωγή δεδομένων ή εισαγωγή και ενημέρωση, Ανάγνωση Αρχείου: Αφού συμπληρώσετε τα παραπάνω πεδία, επιλέγετε Ανάγνωση Αρχείου για να δείτε σε προεπισκόπηση το ASCII αρχείο που θέλετε να μεταφέρετε. 3. Όταν η διαδικασία της ανάγνωσης ολοκληρωθεί, εμφανίζονται τα πεδία που διαβάστηκαν από το ASCII αρχείο. Για παράδειγμα, εάν έχετε δηλώσει στη Μορφή Αρχείου «Κανένα», εμφανίζεται το «πεδίο _1» με τόσους χαρακτήρες όσο και το μήκος του πεδίου. Εάν έχετε δηλώσει Διαχωριστικό, εμφανίζονται αυτόματα τόσα πεδία, όσα υπάρχουν στο ASCII αρχείο με το αντίστοιχο μέγεθος που έχουν στο αρχείο. 4. Αφού έχετε ολοκληρώσει τον καθορισμό του ASCII Αρχείου και έχετε δηλώσεις τους τίτλους των πεδίων, πατάτε το πλήκτρο F12 και η μεταφορά των Κινήσεων από τα αρχεία ASCII αρχίζει. 5. Μετά την ολοκλήρωση της μεταφοράς εμφανίζεται μήνυμα ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε και πατώντας ΟK εμφανίζεται η αρχική οθόνη της εφαρμογής. 16

21 Μεταφορά Δεδομένων 4. ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ PREMIUM HRM ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ ΤΗΣ DATA COMMUNICATION Η λειτουργία Μεταφορά Κινήσεων από Μισθοδοσία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε κινήσεις μισθοδοσίας από την εφαρμογή PREMIUM HRM Μισθοδοσία της Data Communication στην εφαρμογή Academia Financials Έσοδα Έξοδα. Στην περίπτωση που πραγματοποιείτε μεταφορά ενώ έχετε ήδη τυπώσει θεωρημένα βιβλία, εμφανίζεται το μήνυμα «Έχετε τυπώσει επίσημο βιβλίο εσόδωνεξόδων έως %s%s!» Μεταφορά Κινήσεων από Μισθοδοσία. 2. Κωδικός Εταιρίας Μισθοδοσίας (windows): Εισάγετε, όπως ακριβώς έχει καθοριστεί στο πρόγραμμα PREMIUM HRM Μισθοδοσία τον κωδικό της εταιρίας από την οποία θα κάνετε μεταφορά δεδομένων. Μήνας: Δηλώνετε τον μισθοδοτικό μήνα, του οποίου τις κινήσεις θέλετε να μεταφέρετε. Είδος Αποδοχής: Δηλώνετε το είδος των αποδοχών που μεταφέρετε. Στην περίπτωση που έχετε παραπάνω από ένα είδος αποδοχών, π.χ. «Τακτικές Αποδοχές» και «Δώρο Χριστουγέννων», κάνετε μεταφορά κινήσεων για το κάθε είδος ξεχωριστά. Ημερομηνία Εγγραφών: Εισάγετε την ημερομηνία των εγγραφών σας, η οποία θα είναι και αυτή που θα ισχύει για το πρόγραμμα Academia Financials Έσοδα- Έξοδα. Προμηθευτής: Επιλέγετε έναν προμηθευτή που έχετε δημιουργήσει π.χ. «Διάφορα Έξοδα». Αιτιολογία: Εισάγετε, εάν θέλετε, μία αιτιολογία σχετική με τις κινήσεις που μεταφέρονται. Παραστατικό: Δηλώνετε, εάν θέλετε, το είδος του παραστατικού που σχετίζεται με τη μισθοδοσία. 3. Αφού έχετε συμπληρώσει τα παραπάνω στοιχεία, πατάτε Έναρξη και αρχίζει η εξαγωγή των αρχείων της Μισθοδοσίας. 4. Μόλις η εξαγωγή ολοκληρωθεί και επανεμφανιστεί η οθόνη στην οποία εργαζόσασταν, πατάτε Μεταφορά και η μεταφορά των κινήσεων της Μισθοδοσίας αρχίζει. copyright DATA COMMUNICATION 17

22 18