Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Τμήμα Πληροφορικής ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ / ΚΟΙΝΩΝΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ (ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ)

Transcript

1 1 Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Τμήμα Πληροφορικής ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ / ΚΟΙΝΩΝΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ (ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ) Οδηγίες για τη χρήση των Google Docs 1. Google Docs Τα Google Docs είναι μια online συλλογή εφαρμογών γραφείου. Με τη χρήση της μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Μπορείτε εύκολα να εκτελέσετε όλες τις βασικές εργασίες, όπως δημιουργία λιστών με κουκκίδες, ταξινόμηση σε στήλες, προσθήκη πινάκων, εικόνων, σχολίων, τύπων, αλλαγή γραμματοσειρών και πολλά άλλα. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε τα έγγραφά σας online, είτε να μεταφορτώσετε (upload) τα ήδη έτοιμα έγγραφα από τον υπολογιστή σας. Τα Google Docs δέχονται τις πιο συνηθισμένες μορφές αρχείων, όπως DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, κ.λπ. Στη βασική τους έκδοση τα Google Docs είναι δωρεάν και προσφέρουν 1GB χώρου για την αποθήκευση εγγράφων, εικόνων κλπ. Η κεντρική σελίδα του Google Docs Στα Google Docs μπορείτε να οργανώσετε τα αρχεία σας σε φακέλους, όπως ακριβώς και στον υπολογιστή σας, μόνο που εδώ οι φάκελοι έχουν άλλη ονομασία: Συλλογές. Δημιουργία και αποθήκευση Μπορείτε να δημιουργήσετε μία νέα Συλλογή ή ένα νέο έγγραφο κάνοντας κλικ στο κουμπί Δημιουργία:

2 2 Για την ώρα θα επικεντρωθούμε στα έγγραφα και στις παρουσιάσεις. Αν έχετε έτοιμο κάποιο αρχείο στον υπολογιστή σας και θέλετε να το ανεβάσετε και να το επεξεργαστείτε, πατάτε στο αντίστοιχο εικονίδιο, όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω: Μπορείτε να ανεβάσετε ένα μόνο αρχείο ή ένα φάκελο αρχείων προς επεξεργασία. Θυμηθείτε τον περιορισμό του 1GB για να μην υπερβείτε τα όρια όταν χρησιμοποιείτε αυτή την λειτουργία. Επίσης, παρέχονται κάποια έτοιμα πρότυπα (Δημιουργία -> Από πρότυπο), τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ελεύθερα στα έγγραφά σας. Επεξεργασία και αποθήκευση εγγράφου. Εξαγωγή εγγράφου Ας δούμε βήμα-βήμα την δημιουργία και επεξεργασία ενός εγγράφου. Πρώτα απ όλα δημιουργούμε μια νέα συλλογή (Δημιουργία -> Συλλογή) και δίνουμε ένα κατάλληλο όνομα στη συλλογή αυτή, π.χ.:

3 3 Στη συλλογή που έχει δημιουργηθεί (και γενικά σε κάθε στοιχείο των Google Docs), ένα βελάκι στα δεξιά του στοιχείου μας δίνει πρόσβαση σε ένα μενού γρήγορων επιλογών, π.χ.: Από το μενού αυτό επιλέξτε Δημιουργία νέου -> Έγγραφο, για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο μέσα στη συλλογή που δημιουργήσατε:

4 4 Κάντε κλικ στον τίτλο του εγγράφου για να δώσετε ένα νέο τίτλο, π.χ.: Ένα βελάκι δίπλα στον τίτλο του μαθήματος (εμφανίζεται μόνο όταν περάσετε το ποντίκι από πάνω) σας οδηγεί πίσω στην κεντρική σελίδα των εγγράφων σας: Μπορείτε στη συνέχεια να εργαστείτε πάνω στο έγγραφό σας, όπως θα κάνατε και αν χρησιμοποιούσατε Microsoft Word. Υπάρχουν όλες οι γνωστές επιλογές, π.χ. Bold, Italics, γραμματοσειρές, επικεφαλίδες, πίνακες, κ.λπ.

5 5 Όταν εργάζεστε στα Google Docs, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την αποθήκευση του εγγράφου: η εφαρμογή τα αποθηκεύει αυτόματα για εσάς και σας ενημερώνει με ένα μήνυμα πάνω δεξιά: Ιδιαίτερα χρήσιμη είναι η λειτουργία εισαγωγής σχολίων στο έγγραφο, ιδιαίτερα όταν συνεργάζεστε με άλλα άτομα πάνω στο ίδιο έγγραφο (με τρόπο που θα περιγράψουμε παρακάτω). Από το μενού Εισαγωγή επιλέγετε Σχόλιο:

6 6 Κατόπιν εισάγετε στο παράθυρο διαλόγου που θα ανοίξει το σχόλιο σας, το οποίο τελικά θα φαίνεται κάπως έτσι: Προσέξτε ότι το σχόλιο σας μπαίνει πάντοτε στο σημείο που έχετε τοποθετημένο τον κέρσορα του ποντικιού. Επεξεργασία εγγράφων με συνεργάτες, σχόλια και viewers Η μεγάλη δύναμη των Google Docs βρίσκεται στο γεγονός ότι μπορείτε να δημιουργείτε έγγραφα και κατόπιν να τα διαμοιράζετε σε άλλους χρήστες, είτε για να τα επεξεργαστείτε μαζί τους από κοινού, είτε για να τα σχολιάσουν, είτε απλά για να τα δουν. Πάνω δεξιά στο έγγραφο κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση: Κατόπιν ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου (Ρυθμίσεις κοινής χρήσης):

7 7 Στο πλαίσιο κειμένου Προσθέστε άτομα: μπορείτε είτε να προσθέσετε άτομα γράφοντας το του καθενός και χωρίζοντας τις καταχωρίσεις με κόμμα, είτε να επιλέξετε από τις επαφές σας. Τα άτομα αυτά θα είναι τα άτομα με τα οποία θα διαμοιράζεστε το έγγραφό σας και θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης ή επεξεργασίας, ανάλογα με το τί θα τους δώσετε. Δεξιά του πλαισίου κειμένου, υπάρχει ένας σύνδεσμος με όνομα Δυνατή επεξεργασία :

8 8 Οι επιλογές είναι οι εξής: - Δυνατή επεξεργασία: τα άτομα που προσθέτετε μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο και να σχολιάσουν, έχουν δηλαδή τα ίδια δικαιώματα με εσάς. - Μπορεί να σχολιάσει: τα άτομα μπορούν μόνο να σχολιάσουν και όχι να επεξεργαστούν το έγγραφο. - Δυνατή προβολή: τα άτομα μπορούν μόνο να δουν το έγγραφο και δεν μπορούν να σχολιάσουν και να το επεξεργαστούν. Τέλος, πατάτε στο κουμπί κοινή χρήση και αποθήκευση. Εκτός από έγγραφα, μπορείτε να μοιραστείτε και ολόκληρες συλλογές με τον ίδιο τρόπο: Μια πολύ χρήσιμη λειτουργία είναι και η σύγχρονη επεξεργασία ενός εγγράφου, δηλαδή δύο ή περισσότερα άτομα μπορούν να επεξεργαστούν ταυτόχρονα την ίδια στιγμή το ίδιο έγγραφο ή παρουσίαση. Στα πλαίσια της εργασίας του μαθήματος που θα κληθείτε να κάνετε, θα πρέπει να εργαστείτε σε ομάδες ατόμων. Εκεί κάποιο άτομο θα αναλάβει το ρόλο του επικεφαλής και θα δημιουργήσει μια νέα συλλογή. Κατόπιν, θα διαμοιραστεί τη συλλογή αυτή (και όλα τα έγγραφα που περιέχει) με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας. Όλα τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν ίδια δικαιώματα επεξεργασίας. Παράλληλα, ο επικεφαλής της ομάδας θα πρέπει να δώσει δικαιώματα σχολιασμού (και μόνο σχολιασμού) στον διδάσκοντα και επιβλέποντα καθηγητή, ο οποίος θα μπορεί να κάνει σχόλια πάνω στο υλικό που θα ετοιμάζει η ομάδα. Φυσικά, δεν είναι δυνατό να καλυφθούν όλες οι λειτουργίες των Google Docs σε ένα μόνο σύντομο tutorial. Οι καθηγητές θα είναι στη διάθεσή σας για να απαντήσουν σε τυχόν απορίες σας, αλλά και να σας κατευθύνουν στις εργασίες που θα αναλάβετε.