«Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 5: Πόροι ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ «Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 5: Πόροι ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ

2 Διαθεσιμότητα Πόρων ΕΣΔΔΑ

3 Διαθεσιμότητα πόρων Στην ομάδα Properties της καρτέλας Resource πατήστε το κουμπί Information. Στην καρτέλα General, στο πεδίο Resource Availability μπορείτε να βάλετε διαθεσιμότητα πόρου και Μονάδες (Units) που είναι διαθέσιμος ΕΣΔΔΑ

4 Δημιουργία Υλικών Πόρων ΕΣΔΔΑ

5 Δημιουργία υλικών πόρων Οι υλικοί πόροι (material resources) είναι αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται κατά την πορεία ενός έργου. Στους υλικούς πόρους συμπεριλαμβάνονται όλα τα υλικά που χρησιμοποιούνται σε ένα έργο, π.χ. ξύλα, χαρτί, μελάνι κ.α. Το Project δεν είναι πλήρες σύστημα παρακολούθησης αποθεματικών αλλά μπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση σταθερών ποσοτήτων ή στο ρυθμό κατανάλωσης καθώς και στις δαπάνες. ΕΣΔΔΑ

6 Εισαγωγή υλικών πόρων 1. Στο φύλλο πόρων, στη στήλη Resource Name γράφουμε ένα όνομα πόρου 2. Στο πεδίο Type επιλέγουμε Material (Υλικός πόρος) 3. Στο Std. Rate πληκτρολογήστε την τιμή της μονάδας. 4. Όταν αντιστοιχίσουμε ένα υλικό πόρο τότε θα βάλουμε την ποσότητα των μονάδων ΕΣΔΔΑ

7 Καθυστέρηση Ανάθεσης Πόρων ΕΣΔΔΑ

8 Καθυστέρηση ανάθεσης πόρων Στην διαδικασία ένταξης πράξης, όπως και σε άλλες διαδικασίες, δεν απασχολούνται όλοι οι πόροι ταυτόχρονα. Αν θέλετε να καθυστερήσετε την ανάθεση ενός πόρου τότε Στην ομάδα View της καρτέλας Task πατήστε το κουμπί που υπάρχει στο κάτω μέρος του κουμπιού Gantt Chart και επιλέξτε Task Usage ΕΣΔΔΑ

9 Καθυστέρηση ανάθεσης πόρων ΕΣΔΔΑ

10 Καθυστέρηση ανάθεσης πόρων Επιλέξτε τον πόρο που θέλετε να καθυστερήσετε στην ανάλογη εργασία και πατήστε το κουμπί Information στην ομάδα Assignment (Ανάθεση) της καρτέλας Format (Μορφή). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Assignment Information (Πληροφορίες ανάθεσης). Ανοίξτε την καρτέλα General και βάλτε άλλη ημερομηνία έναρξης ΕΣΔΔΑ

11 Καθυστέρηση ανάθεσης πόρων ΕΣΔΔΑ

12 Κατανομή πόρων στο χρόνο ΕΣΔΔΑ

13 Εξέταση της Κατανομής Πόρων στο Χρόνο Ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η διαχείριση του χρόνου ενός πόρου ονομάζεται κατανομή (allocation), και συγκεκριμένα εμπίπτει σε μία από τις εξής τρεις κατηγορίες: Υποαπασχολούμενος (Underallocated): Η μέγιστη ικανότητα του πόρου δεν καλύπτεται από τις αντιστοιχίσεις του. Για παράδειγμα, ένας πόρος πλήρους απασχόλησης στον οποίον έχουν αντιστοιχιστεί μόνο 25 ώρες απασχόλησης σε εβδομάδα εργασίας 40 ωρών, είναι υποαπασχολούμενος. Πλήρως απασχολούμενος (Fully allocated): Η μέγιστη ικανότητα του πόρου καλύπτεται ακριβώς από τις αντιστοιχίσεις του. Για παράδειγμα, ένας πόρος πλήρους απασχόλησης στον οποίον έχουν 40 ώρες απασχόλησης σε εβδομάδα εργασίας 40 ωρών, είναι πλήρως απασχολούμενος. Υπεραπασχολούμενος (Overalloccated): Η μέγιστη ικανότητα του πόρου υπερκαλύπτεται από τις αντιστοιχίσεις του. Για παράδειγμα, ένας πόρος πλήρους απασχόλησης στον οποίον έχουν αντιστοιχιστεί σε εβδομάδα εργασίας 40 ωρών, είναι υπεραπασχολούμενος. ΕΣΔΔΑ

14 Υπεραπασχολούμενοι πόροι Στόχος κάθε διαχειριστή έργων είναι η πλήρης κατανομή όλων των πόρων στο σύνολο του χρόνου, αλλά αυτό είναι πρακτικά αδύνατο. Ανάλογα με τη φύση του έργου και τους πόρους που απασχολούνται σε αυτό, ο μικρός αριθμός υποαπασχολούμενων πόρων δεν αποτελεί πρόβλημα. Ούτε και οι υπεραπασχολήσεις είναι πάντα πρόβλημα, ανάλογα με το εύρος της υπεραπασχόλησης. Αν ένας πόρος υπερ απασχολείται μόνο για ώρα, το Microsoft Project θα σας ειδοποιήσει, αλλά αυτή η μικρή υπεραπασχόληση ίσως δεν αποτελεί πρόβλημα προς επίλυση, ανάλογα και με τον εμπλεκόμενο πόρο και τη φύση της αντιστοίχισης. Στην επιλογή View της καρτέλας Task επιλέξτε Resource Usage (Χρήση Πόρων) ΕΣΔΔΑ

15 Ισοστάθμιση Υπεραπασχολούμενων Πόρων (Resource Graph) Ισοστάθμιση πόρων (resource leveling) είναι η διαδικασία καθυστέρησης της απασχόλησης ενός πόρου ώστε να αντιμετωπιστεί η υπεραπασχόληση. Ανάλογα με τις επιλογές που θα κάνετε, μπορεί να πρόκειται για την καθυστέρηση της ημερομηνίας αρχής μιας εκχώρησης ή ολόκληρης της εργασίας, ή τον καταμερισμό της απασχόλησης στην εργασία. ΕΣΔΔΑ

16 Ισοστάθμιση Υπεραπασχολούμενων Πόρων Η ισοστάθμιση πόρων είναι ένα ισχυρό εργαλείο, αλλά επιτελεί ορισμένες μόνο εργασίες: προκαλεί καθυστέρηση σε εργασίες, διαιρεί εργασίες και ρυθμίζει αντιστοιχίσεις πόρων. Όλα αυτά γίνονται με βάση ένα αρκετά περίπλοκο σύνολο κανόνων και επιλογών που ορίζετε στο πλαίσιο διαλόγου Resource Leveling (εξισορρόπηση). Η ισοστάθμιση πόρων (resource leveling) είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο ρύθμισης λεπτομερειών, αλλά δεν μπορεί να αντικαταστήσει την ορθή κρίση για τη διάρκεια, τις σχέσεις, και τους περιορισμούς των πόρων, ούτε σχετικά με τη διαθεσιμότητά τους. Στην ομάδα Level (Επίπεδο) της καρτέλας Resource (Πόρος), πατήστε το κουμπί Levelling Options (Επιλογές εξισορρόπησης). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Resource Levelling (Εξισορρόπηση πόρων). Επιλέξτε Levelling All ΕΣΔΔΑ

17 Ισοστάθμιση Υπεραπασχολούμενων Πόρων ΕΣΔΔΑ

18 Ισοστάθμιση Υπεραπασχολούμενων Πόρων Στο έργο αυτό δε χρησιμοποιούμε προτεραιότητες εργασιών. Ωστόσο, αν έχετε συγκεκριμένες εργασίες για τις οποίες θέλετε να ελέγχετε καλύτερα τις επιπτώσεις της εξισορρόπησης πόρων, μπορείτε να αλλάξετε την προτεραιότητα τους. Το Microsoft Project θα καθυστερήσει μια εργασία χαμηλής προτεραιότητας έναντι μιας εργασίας με μεγάλη προτεραιότητα, ώστε να επιλύσει την υπεραπασχόληση πόρου. Η προτεραιότητα μιας εργασίας ορίζεται στην καρτέλα Γενικά (General) του πλαισίου διαλόγου πληροφορίες εργασίας (Task Information). Οι τιμές προτεραιότητας κυμαίνονται από μηδέν μέχρι Η προκαθορισμένες τιμή προτεραιότητας για όλες τις εργασίες είναι 500. Οι εργασίες με προτεραιότητα 1000 δεν καθυστερούνται ποτέ από την εξισορρόπηση πόρων. Να χρησιμοποιείτε με φειδώ τις προσαρμοσμένες στις ανάγκες σας προτεραιότητες, διότι οι πολλές εργασίες με υψηλή προτεραιότητα περιορίζονται την ευελιξία προγραμματισμού που σας δίνει το Microsoft Project. ΕΣΔΔΑ

19 Ισοστάθμιση Υπεραπασχολούμενων Πόρων Θα κάνουμε μια σύγκριση των εργασιών πριν την εξισορρόπηση με τις εργασίες μετά. Το κατάλληλο διάγραμμα είναι το Ισοστάθμιση Gantt (Leveling Gantt). Στη προβολή Ισοστάθμιση Gantt (Leveling Gantt), η πράσινη επάνω ράβδος αντιστοιχεί στο πρόγραμμα της εργασίας πριν την εξισορρόπηση, ενώ η μπλε κάτω ράβδος στο πρόγραμμα μετά την εξισορρόπηση. Στην καρτέλα Task στην ομάδα View επιλέξτε την πτυσσόμενη επιλογή -> More Views και από εκεί Levelling Gantt. Είναι μια σύγκριση του Gantt πριν και μετά την Ισοστάθμιση ΕΣΔΔΑ

20 Ισοστάθμιση Υπεραπασχολούμενων Πόρων Προβάλλοντας τώρα και το γράφημα πόρων βλέπουμε ότι η Οικονομική υπηρεσία παραμένει να υπεραπασχολείται. Η υπεραπασχόληση αυτή είναι μόνο για το δεύτερο μισό του 2011 και επιλύεται με επέμβαση του διαχειριστή του έργου με χειροκίνητη ισοστάθμιση. Η χειροκίνητη ισοστάθμιση είναι σχεδόν πάντα απαραίτητη. ΕΣΔΔΑ

21 Καμπύλες Απασχόλησης ΕΣΔΔΑ

22 Καμπύλες Απασχόλησης Στην προβολή Task Usage Στην ομάδα Assignment (Ανάθεση) της καρτέλας Format (Μορφή) πατήστε το κουμπί Information (Πληροφορίες). Στην καρτέλα General πατήστε το βέλος στην επιλογή Work Contour (Καμπύλη Απασχόλησης). ΕΣΔΔΑ

23 Καμπύλες Απασχόλησης ΕΣΔΔΑ

24 Εφαρμογή καμπυλών απασχόλησης στις αντιστοιχίσεις ΕΣΔΔΑ