Έργα. Οδηγός γρήγορης εκκίνησης. Παρακολούθηση των εργασιών σας. Προβολή εργασιών σε λωρίδα χρόνου. Κοινή χρήση του έργου σας με άλλα άτομα

Transcript

1 Έργα Οδηγός γρήγορης εκκίνησης Παρακολούθηση των εργασιών σας Η λίστα εργασιών του SharePoint είναι μια εύχρηστη λύση για να παρακολουθείτε όλα όσα χρειάζεται να γίνουν σε ένα έργο. Μπορείτε να προσθέτετε ημερομηνίες έναρξης και ημερομηνίες παράδοσης, να αναθέτετε εργασίες σε άτομα και να προβάλλετε το έργο σε μια λωρίδα χρόνου. Προβολή εργασιών σε λωρίδα χρόνου Προσθέστε λίγες μόνο εργασίες στη λωρίδα χρόνου για να παραμείνει απλή ή προσθέστε πολλές εργασίες για να έχετε μια συνολική άποψη του έργου σας. Αλλάξτε τις γραμματοσειρές και τα χρώματα για να διευκολύνετε τους άλλους να κατανοήσουν την εργασία σας. Κοινή χρήση του έργου σας με άλλα άτομα Επιλέξτε Κοινή χρήση για να προσκαλέσετε άλλα άτομα να συνεργαστούν στο έργο σας. Έναρξη εργασιών Δημιουργήστε γρήγορα νέες εργασίες ή επεξεργαστείτε υπάρχουσες εργασίες στη λειτουργία Γρήγορης επεξεργασίας. Επισήμανση εργασίας ως ολοκληρωμένης Καθώς ολοκληρώνετε την εργασία σας, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να επισημάνετε την εργασία ως ολοκληρωμένη. Δοκιμή άλλων προβολών Οι λίστες εργασιών διαθέτουν πολλές προβολές. Ρίξτε μια ματιά στις εργασίες σας σε ένα ημερολόγιο, δείτε όλες τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί, δείτε μόνο τις εργασίες που έχουν ανατεθεί σε εσάς και πολλά ακόμη!

2 Πώς μπορώ να προσθέσω μια λίστα εργασιών στην τοποθεσία μου; Οι λίστες εργασιών περιλαμβάνονται στις τοποθεσίες έργου από προεπιλογή. Μπορείτε επίσης να τις προσθέσετε σε μια τοποθεσία έργου. Προσθήκη λεπτομερειών σε μια εργασία 1. Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά ( ) μιας εργασίας, επιλέξτε τα αποσιωπητικά ( ) στο πλαίσιο που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία στοιχείου. 1. Στην περιοχή Γρήγορα αποτελέσματα με την τοποθεσία σας, επιλέξτε Εργάζεστε με προθεσμίες;. 2. Επιλέξτε Προσθήκη για να προσθέσετε τις εφαρμογές "Εργασίες" και "Ημερολόγια" στην τοποθεσία σας. Προσθήκη εργασιών στο έργο σας 1. Επιλέξτε Εργασίες > επεξεργασία. 2. Συμπληρώστε τις στήλες Όνομα εργασίας, Προθεσμία και Ανάθεση σε. Πατήστε Enter για μετακίνηση σε νέα γραμμή. 2. Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες που θέλετε να προσθέσετε, όπως Ημερομηνία έναρξης ή % ολοκλήρωσης. 3. Επιλέξτε Εμφάνιση περισσότερων για να προσθέσετε μια Περιγραφή, επιλέξτε τις εργασίες που προηγούνται αυτής της εργασίας (Προαπαιτούμενες εργασίες), προσθέστε Προτεραιότητα ή ενημερώστε την Κατάσταση εργασίας. 3. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Διακοπή επεξεργασίας. Προσθήκη εσοχής, προεξοχής ή μετακίνηση μιας εργασίας στη λίστα Επιλέξτε τις εργασίες όπου θέλετε να προσθέσετε εσοχή, προεξοχή ή να μετακινήσετε μέσα στη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εργασίες > Εσοχή, Προεξοχή, Μετακίνηση επάνω ή Μετακίνηση κάτω. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Μπορείτε επίσης να σύρετε μια εργασία με το ποντίκι για να την μετακινήσετε μέσα στη λίστα. 1. Στο επάνω μέρος της λίστας εργασιών, επιλέξτε επεξεργασία. 2. Σύρετε την εργασία στη νέα θέση. Μια μπλε γραμμή υποδεικνύει το σημείο όπου θα μετακινηθεί η εργασία όταν τελειώσετε.

3 Προσθήκη εργασιών στη λωρίδα χρόνου Επιλέξτε κάθε εργασία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις επιλογές Εργασίες > Προσθήκη στη λωρίδα χρόνου. Εμφάνιση μιας εργασίας επάνω ή κάτω από τη λωρίδα χρόνου Όταν εμφανίζετε μια εργασία επάνω ή κάτω από τη λωρίδα χρόνου, την μετατρέπετε σε επεξήγηση. Επιλέξτε την εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λωρίδα χρόνου > Εμφάνιση ως επεξήγησης. Αλλαγή γραμματοσειρών και χρωμάτων στη λωρίδα χρόνου Κάντε κλικ στη γραμμή ή στο ρόμβο της λωρίδας χρόνου που θέλετε να τροποποιήσετε και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις επιλογές Λωρίδα χρόνου > Γραμματοσειρά για να κάνετε αλλαγές. Για να αλλάξετε το χρώμα μιας γραμμής, ενός ρόμβου, μιας γραμμής επεξήγησης ή το φόντο ολόκληρης της λωρίδας χρόνου, κάντε κλικ στο συγκεκριμένο τμήμα της λωρίδας χρόνου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Χρώμα επισήμανσης. Μπορείτε να σύρετε με το ποντίκι την επεξήγηση σε διαφορετική θέση, επάνω ή κάτω από τη λωρίδα χρόνου, εάν χρειάζεται. Προσθήκη ορόσημου Ένα ορόσημο είναι μια εργασία που αντιπροσωπεύει ένα συγκεκριμένο σημείο του έργου σας. Τα ορόσημα εμφανίζονται στη λωρίδα χρόνου ως ρόμβοι με επεξηγήσεις. Για να κάνετε μια εργασία ορόσημο: Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος, τη μορφή ή το χρώμα της γραμματοσειράς που χρησιμοποιείται σε μια επεξήγηση ή γραμμή λωρίδας χρόνου, κάντε κλικ στο συγκεκριμένο τμήμα της λωρίδας χρόνου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις επιλογές Λωρίδα χρόνου >Γραμματοσειρά. 1. Επιλέξτε την εργασία στη λωρίδα χρόνου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία περιοχής ημερομηνιών. 2. Διαγράψτε την Ημερομηνία έναρξης της εργασίας, αφήνοντας μόνο την Προθεσμία.

4 Αλλαγή του τρόπου εμφάνισης των ημερομηνιών Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου στην επιλογή Λωρίδα χρόνου > Εμφάνιση/Απόκρυψη για να επιλέξετε ποιες ημερομηνίες θα εμφανίζονται. Προβολή εργασιών σε ένα ημερολόγιο Στο επάνω μέρος της λίστας εργασιών, επιλέξτε Ημερολόγιο. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές στην καρτέλα Ημερολόγιο για να αλλάξετε τις ημερομηνίες που εμφανίζονται και μετά χρησιμοποιήστε τους μήνες και τα βέλη στην προβολή Ημερολόγιο για να μετακινηθείτε μέσα στο χρόνο. Προβολή εργασιών σε γράφημα Gantt Το γράφημα Gantt είναι ένας τρόπος για να βλέπετε τις εργασίες στο πέρασμα του χρόνου, το οποίο περιλαμβάνει επίσης τις σχέσεις κάθε εργασίας με τις άλλες εργασίες του έργου. Στο επάνω μέρος της λίστας εργασιών, επιλέξτε τα αποσιωπητικά ( ) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Γράφημα Gantt. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το στοιχείο Λωρίδα χρόνου > Μορφή ημερομηνίας για να επιλέξετε τον τρόπο που θέλετε να εμφανίζονται οι ημερομηνίες. Τα βέλη στο γράφημα Gantt υποδεικνύουν πότε μια εργασία ακολουθεί μια άλλη.

5 Σήμανση εργασίας ως ολοκληρωμένης Όταν ολοκληρώνετε τις εργασίες στο έργο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε ολοκληρωμένη εργασία. Για να προβάλετε όλες τις ολοκληρωμένες εργασίες, στο επάνω μέρος της λίστας εργασιών, επιλέξτε Ολοκληρώθηκε. Κατάργηση μιας εργασίας από τη λωρίδα χρόνου Επιλέξτε τη γραμμή ή το ρόμβο που θέλετε να καταργήσετε από τη λωρίδα χρόνου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάργηση από τη λωρίδα χρόνου. Άλλοι τρόποι προβολής του έργου Υπάρχουν ορισμένες ακόμη προβολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δείτε το έργο σας. Επιλέξτε τα αποσιωπητικά ( ) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Καθυστερημένες εργασίες, Οι εργασίες μου ή Προσεχείς για να ανοίξετε τις αντίστοιχες προβολές. Διαγραφή μιας εργασίας από το έργο Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να διαγράψετε εργασίες από το έργο σας. Ο συντομότερος είναι ο εξής: 1. Επιλέξτε τις εργασίες που θέλετε να διαγράψετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Τροποποίηση αυτής της προβολής για να αλλάξετε την προβολή που εμφανίζεται τη συγκεκριμένη στιγμή ή να επιλέξετε Δημιουργία προβολής για να προσαρμόσετε τον τρόπο προβολής των εργασιών του έργου. 2. Επιλέξτε Εργασίες > Διαγραφή στοιχείου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε επεξεργασία, να επιλέξετε τις εργασίες που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, να πατήσετε το πλήκτρο Delete στο πληκτρολόγιό σας.