ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΣΤΟ BIZAGI ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

Transcript

1 Ανάλυση - Προσομοίωση ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΣΤΟ BIZAGI ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 1

2 Προσομοίωση Η προσομοίωση είναι μέθοδος μελέτης ενός συστήματος και εξοικείωσης με τα χαρακτηριστικά του με τη βοήθεια ενός άλλου συστήματος το οποίο στις περισσότερες περιπτώσεις είναι ένα μοντέλο που εκτελείται σε έναν Η/Υ. Προσομοίωση είναι η αναπαράσταση ενός συστήματος ή φαινομένου με στόχο την ευχερέστερη μελέτη της συμπεριφοράς του και τη λήψη αποφάσεων για τη βελτίωση της λειτουργίας του, χωρίς την ανάγκη πειραματισμών στο ίδιο το πραγματικό σύστημα. 2

3 Αντικείμενο Προσομοίωσης Αποτελεί πειραματική μέθοδο που έχει σκοπό τη μελέτη της λειτουργίας ενός συστήματος και την ανάλυση της ευαισθησίας του. Ως πειραματική μέθοδος όμως, εξαρτάται σημαντικά από την πιστότητα του μοντέλου που χρησιμοποιείται (επιλογήπαραμέτρων) 3

4 Σκοποί μοντέλων προσομοίωσης 1. Μελέτη της συμπεριφοράς ενός συστήματος 2. Έλεγχος υποθέσεων ή θεωριών σχετικά με τη συμπεριφορά ενός συστήματος 3. Πρόβλεψη ή εκτίμηση της μελλοντικής συμπεριφοράς ενός συστήματος 4

5 Περιγραφή διαδικασίας Επίσκεψη στο φορέα και συλλογή ποσοτικών στοιχείων σχετικά με την διαδικασία Τα ποσοτικά στοιχεία μπορεί να είναι Ρυθμός εκτέλεσης / χρόνο Χρόνος εκτέλεσης μιας εργασίας Πιθανότητες μετά τις πύλες Κόστος ανά εργασία 5

6 Προσομοίωση Πρώτα ελέγχουμε για να δούμε αν η διαδικασία μας έχει σφάλματα. 6

7 Προσομοίωση Ανοίγουμε το διάγραμμά μας και επιλέγουμε simulation view 7

8 Προσομοίωση Εμφανίζεται η κορδέλα με τα στάδια της προσομοίωσης 8

9 Στάδια προσομοίωσης - Bizagi 1. Επικύρωση Διαδικασίας 2. Χρονική Ανάλυση 3. Ανάλυση Πόρων 4. Ανάλυση Ημερολογίου 9

10 Επικύρωση Διαδικασίας Επιλέγουμε process validation από την κορδέλα στο πάνω μέρος της οθόνης 10

11 Επικύρωση Διαδικασίας Πατήστε Είναι σημαντικό να δοθούν οι λεπτομέρειες του μοντέλου προσομοίωσης. Προτείνονται τουλάχιστον τα επόμενα: Όνομα (Name) Περιγραφή (Description) Διάρκεια (Duration): Ποιος είναι ο χρονικός ορίζοντας του μοντέλου προσομοίωσης. 11

12 Επικύρωση Διαδικασίας Κατά την επικύρωση διαδικασίας «τονίζονται» τα αντικείμενα για τα οποία ο χρήστης θα πρέπει να εισάγει πρόσθετες πληροφορίες. Αυτά είναι: Οι πύλες αποκλειστικής διάζευξης (κόμβοι), για τις οποίες ο χρήστης πρέπει να εισάγει την πιθανότητα να ακολουθηθεί η κάθε διαδρομή Τα γεγονότα αρχής για τα οποία ο χρήστης πρέπει να εισάγει τον αριθμό των ενάρξεων της διαδικασίας Σαν αποτέλεσμα ο χρήστης θα πάρει πίσω έναν πίνακα ο οποίος θα δείχνει τις διαδρομές που ενεργοποιήθηκαν κατά την εκτέλεση της προσομοίωσης και αν όλες οι ενδείξεις τελείωσαν. Επίσης, αξιολογείται πόσες ενδείξεις (αριθμός επαναλήψεων) πέρασαν από κάθε ροή αλληλουχίας, δραστηριότητα και γεγονός τέλους. 12

13 Επικύρωση Διαδικασίας Επιλέγουμε το γεγονός αρχής και εισάγουμε τον αριθμό των φορών που θέλουμε να τρέξει η διαδικασία 13

14 Επικύρωση Διαδικασίας Επιλέγουμε τον κόμβο αποκλειστικής διάζευξης και μετακινώντας τον οδηγό εισάγουμε την πιθανότητα που έχει η κάθε ροή για να ακολουθηθεί 14

15 Επικύρωση Διαδικασίας 15

16 Επικύρωση Διαδικασίας 16

17 Επικύρωση Διαδικασίας 17

18 Επικύρωση Διαδικασίας 18

19 Επικύρωση Διαδικασίας 19

20 Χρονική Ανάλυση Επιλέγουμε χρονική ανάλυση από την κορδέλα προσομοίωσης 20

21 Χρονική Ανάλυση Έμφαση στα χρονικά δεδομένα και τις υπό συνθήκη ροές του μοντέλου Δεδομένα Εισόδου: Εκτιμώμενος χρόνος κάθε δραστηριότητας (σταθερός χρόνος, μεταβλητός χρόνος με την μορφή κατανομής) Χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από τη μία επανάληψη στην άλλη Αποτελέσματα: Μέγιστος, μέσος και ελάχιστος χρόνος απόδοσης της διαδικασίας, καθώς και συνολικός χρόνος ολοκλήρωσής της 21

22 Χρονική Ανάλυση Χρονικό διάστημα από τη μία επανάληψη έως την επόμενη (σε αριθμό λεπτών της ώρας) 22

23 Χρονική Ανάλυση Χρονική διάρκεια της κάθε δραστηριότητας 23

24 Χρονική Ανάλυση Ο χρόνος μπορεί να είναι Σταθερός και τον επιλέγουμε από το Constant Μεταβλητός οπότε χρησιμοποιούμε γνωστή θεωρητική κατανομή Το Bizagi έχει τεχνικούς περιορισμούς σχετικά με την χρήση των κατανομών Η Απόκλιση > Μέσης τιμής μπορεί να οδηγήσει σε αδυναμία εκτέλεσης Δεν είναι διαθέσιμες όλες οι γνωστές παράμετροι σε ειδικές κατανομές (πχ Weibull, Beta) 24

25 Χρονική Ανάλυση Όταν έχουμε εισάγει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες πατάμε Run Κατόπιν εκτελούμε το μοντέλο από Run 25

26 Χρονική Ανάλυση 26

27 Ανάλυση πόρων Προβλέπει πώς θα εξελιχθεί η διαδικασία δεδομένων των διαθέσιμων πόρων Δεδομένα εισόδου: 1. Ανθρώπινοι πόροι εμπλεκόμενοι στην επιχειρηματική διαδικασία 2. Ρόλους και Οντότητες 3. Κοστολογικά στοιχεία σχετικά με τους ανθρώπους και τα μέσα (αν υπάρχουν) Αποτελέσματα: 1. Η αξιοποίηση πόρων (Usage) 2. Τα συνολικά κόστη κάθε πόρου 3. Το συνολικό κόστος της διαδικασίας 4. Τυχόν καθυστερήσεις 5. Χρόνοι επεξεργασίας και αναμονής των δραστηριοτήτων 27

28 Ανάλυση πόρων Επιλέγουμε Resource Analysis από την κορδέλα 28

29 Ανάλυση πόρων Πατάμε στο εικονίδιο Resources για να ορίσουμε τους διαθέσιμους πόρους Και επιλέγουμε ξανά Resources 29

30 Ανάλυση πόρων Εισάγουμε το όνομα και τον τύπο του πόρου Πατάμε Add Resource για να προσθέσουμε πόρο 30

31 Ανάλυση Πόρων Σταθερά Κόστη (Fixed costs): Το κόστος από την χρήση ενός πόρου ανά ώρα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για μέσα που χρησιμοποιεί αποκλειστικά ένας πόρος. Στο μενού επιλέγουμε το Cost Κόστος ανά ώρα (Cost per hour): Το κόστος ανά ώρα που χρειάζεται ένας πόρος να εκτελέσει δραστηριότητες. 31

32 Ανάλυση πόρων Σε κάθε δραστηριότητα ορίζουμε τον πόρο στον οποίο ανατίθεται και το ποσό που μας κοστίζει η δραστηριότητα από την χρήση μέσων (χαρτιού, ρεύματος κλπ) 32

33 Ανάλυση πόρων Ορισμός πόρου 33

34 Ανάλυση πόρων 34

35 Ανάλυση πόρων Κατόπιν εκτελούμε το μοντέλο από Run 35

36 Ανάλυση πόρων 36

37 Ανάλυση Ημερολογίου Περιέχει ημερολογιακές πληροφορίες που αντανακλούν την απόδοση της διαδικασίας σε δυναμικές χρονικές περιόδους όπως εβδομάδες, μήνες κτλ. Είσοδος: Ημερολόγια πόρων Αποτέλεσμα: Όμοιο με των προηγούμενων δύο επιπέδων 37

38 Ανάλυση Ημερολογίου Πατάμε το κουμπί Calendars για να εισάγουμε ημερολόγιο Πατάμε το κουμπί add 38

39 Ανάλυση Ημερολογίου 39

40 Ανάλυση Ημερολογίου Επιλέγοντας τα resources εμφανίζεται η απασχόληση κάθε πόρου στο Calendar Πατάμε Resources Ορίζουμε τους πόρους που απασχολούνται σε κάθε βάρδια Κατόπιν εκτελούμε το μοντέλο από Run 40

41 Ανάλυση Ημερολογίου 41

42 Αξιοποίηση Σεναρίων Επιλέγουμε 3 Scenario 0: Οι χρόνοι εκτέλεσης των task είναι σταθεροί και η άφιξη είναι ~10 αιτήματα με 50min/αίτημα (Done) Scenario 1: Επεκτείνουμε το Scenario 1 και χρησιμοποιούμε ουρές εξυπηρέτησης σε επιλεγμένες δραστηριότητες Scenario 2: Μετακινούμε έναν υπάλληλο από το Πρωτόκολλο προς την Διεύθυνση Διοικητικού 42

43 Δημιουργία Εναλλακτικών Σεναρίων Από την κορδέλα επιλέξτε Manage Scenarios Χρησιμοποιώντας το παραπάνω μοντέλο θα προσπαθήσουμε να φτιάξουμε ένα μοντέλο υψηλότερης πιστότητας 43

44 Scenario 1 - Δημιουργία Θα αντιγράψουμε το διαθέσιμο μοντέλο Στόχος είναι να παρουσιάσουμε τις ουρές αναμονής σε κάθε δραστηριότητα 44

45 Scenario 1 - Δημιουργία Οποιαδήποτε παραλλαγή έχει το όνομα What if Θα δώσουμε ένα νέο όνομα Θα περιγράψουμε το μοντέλο του Scenario 2 45

46 Scenario 1 - Ορισμός 46

47 Scenario 1 Καθορισμός κατανομών Ουρές αναμονής στις επόμενες δραστηριότητες Δραστηριότητα Κατανομή Μέσος Τυπική Απόκλιση Ανάθεση εισερχομένων LOGNORMAL Σύνταξη διαβιβαστικού NORMAL 12 3 Αποστολή διαβιβαστικού NORMAL 12 3 Υπογραφή διαβιβαστικού (από τον Τμηματάρχη) LOGNORMAL Πρωτοκόλληση διαβιβαστικού NORMAL 13 4 Δημιουργία ακριβούς αντιγράφου LOGNORMAL

48 Scenario 1 Καθορισμός κατανομών 1. Επιλέγουμε το αντικείμενο της Χρονικής Ανάλυσης 2. Πατάμε στο εικονίδιο 4. Θέτουμε τις παραμέτρους 3. Επιλέγουμε την κατανομή 48

49 Scenario 1 Εκτέλεση Προσομοίωσης Εισάγουμε τις επιθυμητές κατανομές και στις δραστηριότητες Εκτελούμε κατά τα γνωστά την προσομοίωση 49

50 Scenario 1 Αποτελέσματα 50

51 Scenario 1 Αποτελέσματα 51

52 Σύγκριση Σεναρίων Επιλέγουμε από τη κορδέλα το What- If Analysis Εντοπίζει τα διαθέσιμα Σενάρια Επιλέγουμε τα διαθέσιμα Σενάρια και πατάμε Start 52

53 Σύγκριση Σεναρίων (επίπεδο Resource) 53

54 Συμπεράσματα από την σύγκριση Σεναρίου 0 Σεναρίου 1 Σημείο συνωστισμού φαίνεται να είναι ο Υπάλληλος Δ/νσης Διοικητικού. Θα πρέπει να υπάρχει αφιερωμένος ένας άνθρωπος της Δ/νσης Διοικητικού γι αυτή την απασχόληση Παρουσία των ουρών αναμονής σε επιλεγμένες δραστηριότητες και κυρίως στα διοικητικά στελέχη επιβραδύνουν σημαντικά τους μέσους χρόνους εκτέλεσης. Σημαντική ουρά αναμονής σε τμηματάρχη- προϊσταμένους επιδρά άμεσα στους υπαλλήλους Οι ουρές αναμονής αυξάνουν την χρήση των πόρων όχι όμως με ισόποσο τρόπο Οι ουρές επιδρούν σημαντικά στην διαδικασία και δημιουργούν υπερβολικές καθυστερήσεις 54

55 Scenario 2- Επίδραση ανακατανομής πόρων Χρησιμοποιώντας το Σενάριο 1 θα φτιάξουμε ένα αντίγραφο. Η μοναδική αλλαγή που θα κάνουμε είναι να μετακινήσουμε έναν υπάλληλο από το πρωτόκολλο στην διεύθυνση διοικητικού για να εξισορροπηθεί ο φόρτος εργασίας 55

56 Αποτελέσματα Εκτέλεσης - Πόροι 56

57 Αποτελέσματα Εκτέλεσης Διαδικασίες 57

58 Scenario 2- Επίδραση ανακατανομής πόρων Πειραματικά η μετακίνηση φαίνεται να είναι η λύση. Άγνωστες οι επιδράσεις στις διαδικασίες του Πρωτοκόλλου Tα Scenario 1-2 είναι αξιόπιστα? Άλλες λύσεις? 58

59 Ανασχεδιασμός-Παρέμβαση της Τεχνολογίας Το περιβάλλον εργασίας έχει στραφεί σε ψηφιοποιημένα έγγραφα Πλήρης ανασχεδιασμός της διαδικασίας Χρήση τεχνολογικών μέσων ( , σύστημα διακίνησης εγγράφων) για την διάδοση του μηνύματος Πλεονεκτήματα Μείωση των εμπλεκόμενων τμημάτων/ανθρώπων Ταχύτητα αποστολής και διάδοσης Χαμηλά λειτουργικά κόστη Μειονεκτήματα Συντήρηση λίστας ενδιαφερομένων Έμμεσο κόστος συντήρησης και απόκτησης της τεχνολογίας (δύσκολο να υπολογιστεί με ακρίβεια) 59

60 Αποτελέσματα Ανασχεδιασμού 60

61 Αποτελέσματα Ανασχεδιασμού 61

62 Σύνοψη Η προσομοίωση είναι ένα περιβάλλον πειραματισμού για την παρακολούθηση του κόστους και χρόνου των διαδικασιών και των πόρων Είναι από τις ελάχιστες πειραματικές μεθόδους των κοινωνικών επιστημών Δεν είναι πανάκεια μιας και είναι συνάρτηση: της αξιοπιστίας του μοντέλου προσομοίωσης της διαθεσιμότητας των δεδομένων των δυνατοτήτων της πλατφόρμας (software) προσομοίωσης Είναι σημαντικό εργαλείο λήψης αποφάσεων και διευθέτησης οργανωτικών, επιχειρησιακών και τεχνολογικών θεμάτων. 62