Εγχειρίδιο Χρήσης. Σελίδα 1 από 71

Transcript

1 Εγχειρίδιο Χρήσης Σελίδα 1 από 71

2 Περιεχόμενα Περιεχόμενα Εισαγωγή Δομές Βασική δομή portal Υπηρεσίες Subsites Χρήστες συστήματος Ρόλοι, χρήστες και δικαιώματα Διαδικασία εισόδου Διαδικασία ενεργοποίησης λογαριασμού Εγγραφή εταιρείας Εγγραφή οργανισμού Εγγραφή χρήστη Προφίλ χρήστη Προφίλ εταιρείας Πρόσκληση μελών Εργαλεία χρηστών Σελιδοδείκτες Υποσυστήματα Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Συνεδριών (econgress) Κεντρικό μενού υπηρεσίας Αρχική σελίδα υπηρεσίας Δημιουργία econgress Δημιουργία sessions Προσθήκη ομιλητών Δημοσίευση συνεδρίου Άνοιγμα συνεδρίου Αρχική σελίδα συνεδρίου Λίστα econgress Υποσύστημα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Συναντήσεων (epartenariat) Κεντρικό μενού υπηρεσίας Αρχική σελίδα Υπηρεσίας Δημιουργία epartenariat Σελίδα 2 από 71

3 3.2.4 Συμμετοχή σε epartenariat Λίστα epartenariat Προφίλ συνεργασίας Εταιρίας Αρχική σελίδα ενός epartenariat Προγραμματισμός συνάντησης Συμμετοχή σε συνάντηση (Join meeting) Αναζήτηση εταιριών Υποσύστημα Διοργάνωσης Ηλεκτρονικών Εκθέσεων (e-exhibition) Κεντρικό μενού υπηρεσίας Αρχική σελίδα Υπηρεσίας Δημιουργία e-exhibition Λίστα εκθέσεων Αρχική σελίδα έκθεσης Συμμετοχή σε eexhibition Σελίδα περιπτέρου Δημιουργία σελιδοδείκτη Αποστολή μηνύματος Αίτημα για συνάντηση Εκδήλωση ενδιαφέροντος Περίπτερο εταιρίας Υποσύστημα Παροχής Υπηρεσιών Διερμηνείας (einterpreter) Κεντρικό μενού υπηρεσίας Αρχική σελίδα υπηρεσίας Εγγραφή Διερμηνέα Κλείσιμο ραντεβού διερμηνείας Οι αιτήσεις μου για διερμηνέα Σύστημα Προώθησης Καινοτομίας ΤΠΕ (e-newbusinessforum) Κεντρικό μενού υπηρεσίας Αρχική σελίδα υπηρεσίας Κατηγορίες forum Forums Forum threads Σύστημα Αξιολόγησης Επιχειρήσεων ΤΠΕ (e-self Assessment) Σελίδα 3 από 71

4 3.6.1 Αρχική σελίδα υπηρεσίας Αξιολόγηση επιχείρησης Εξωτερικά υποσυστήματα - Σύστημα Web Video Conferencing Γενικά Σελίδα 4 από 71

5 Συντομογραφίες CMS Content Management System Ελληνικό πλαίσιο παροχής υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης e-gif Web Portal OEY ΣΕΒΕ CSS URL HTTPS API SSO A W3C recommended language for defining style (such as font, size, color, spacing, etc.) for web documents. Διαδικτυακή πύλη Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων Σύνδεσμος Εξαγωγέων Βορείου Ελλάδος Cascading Style Sheets Universal Resource Locator Hyper Text Transfer Protocol Secure sockets Application Programming Interface Single Sign On Σελίδα 5 από 71

6 1 Εισαγωγή Σκοπός του έργου είναι η ανάπτυξη ενός διαδικτυακού κόμβου, ο οποίος θα αποτελέσει την ψηφιακή ομπρέλα λειτουργίας επιμέρους υποστηρικτικών εφαρμογών λογισμικού (e-exhibition, e-partenariat, e-interpreter, e-congress, e-newbusinessforum, e-self Assessment), συμβάλλοντας τα μέγιστα στην τόνωση και ανάπτυξη της εξωστρέφεια των ελληνικών επιχειρήσεων του κλάδου των ΤΠΕ. Ο σκοπός του παρόντος εγγράφου, είναι η παρουσίασης του έργου με σκοπό την υποστήριξη των χρηστών. Στα επόμενα κεφάλια θα προσπαθήσουμε να δώσουμε τα βασικά στοιχεία που απαιτούνται για τον σωστό και αποτελεσματικό χειρισμό του διαδικτυακού κόμβο. Στα επόμενα κεφάλαια θα αναλύσουμε την δομή του portal και θα περιγράψουμε, όσο πιο αναλυτικά είναι εφικτό, τον χειρισμό των διαφόρων υποσυστημάτων και διαδικασιών του έργου. Σελίδα 6 από 71

7 2 Δομές 2.1 Βασική δομή portal. Η βασική δομή του portal περιγράφεται στο παρόν κεφάλαιο και είναι σταθερή σε όλο το φάσμα του έργου. Αναλύεται στα ακόλουθα: Εικόνα 1. Χάρτης πλοήγησης Επικεφαλίδα (Header) Οι κύριες περιοχές είναι το Top Menu και το Main Menu. - Top menu. Βρίσκεται στο πάνω μέρος της οθόνης και περιλαμβάνει γενικούς συνδέσμους για την πλοήγηση στο Site, ανεξάρτητα από το υποσύστημα στο οποίο βρίσκεται ο χρήστης. Services Menu. Χρησιμεύει ώστε να μπορεί ο χρήστης να περιηγηθεί γρήγορα σε κάποιο άλλο υποσύστημα. Σελίδα 7 από 71

8 Εικόνα 2. Βασική οθόνη. Υποσέλιδο (Footer) Περιλαμβάνει τα απαραίτητα λογότυπα και παρέχει πρόσβαση σε γενικές πληροφορίες για την Πύλη, τις υπηρεσίες που προσφέρονται, αλλά παράλληλα μπορεί να χρησιμεύσει και για την πληροφόρηση για διάφορα δρώμενα στο Site ανά υποσύστημα. Οι διάφοροι σύνδεσμοι που θα προκύψουν σε αυτή την περιοχή, οργανώνονται ανά κατηγορίες. Η προτεινόμενη κατηγοριοποίηση είναι ανά υποσύστημα. Σελίδα 8 από 71

9 Οι σύνδεσμοι των υποσυστημάτων μπορεί να χρησιμεύσουν και για την γρήγορη πρόσβαση σε υπηρεσίες που θεωρείται ότι χρησιμοποιούνται συχνά ή ότι είναι χρήσιμες και σημαντικές. Ως παράδειγμα, στην κατηγορία των εκθέσεων μπορεί να υπάρχει σύνδεσμος «Πληροφορίες για εκθέτες» και «Πληροφορίες για επισκέπτες». Navigation Area H μονόστηλη αυτή περιοχή, η οποία βρίσκεται στο δεξιό τμήμα μιας σελίδας, περιλαμβάνει τις εξής βασικές περιοχές: - Toolbox Area. Πρόκειται για τα εργαλεία που έχει στην διάθεσή του ο πιστοποιημένος χρήστης, ο οποίος είναι εξοικειωμένος με τις υπηρεσίες που παρέχει το Site. Περιέχει ενότητες όπως τις «Οι ειδοποιήσεις μου», «Οι εργασίες μου» και «Οι σελιδοδείκτες μου» Περιεχόμενο σελίδας (Main content) H περιοχή αυτή, περιλαμβάνει το κυρίως περιεχόμενο κάθε σελίδας της εφαρμογής. Το περιεχόμενο της αλλάζει κάθε φορά ανάλογα με τη διεύθυνση στην οποία βρίσκεται ο χρήστης. Σελίδα 9 από 71

10 2.2 Υπηρεσίες Subsites Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει όλες τις παρεχόμενες υπηρεσίες και την διαθεσιμότητα/πρόσβαση σε αυτές ανά κατηγορία χρήστη καθώς και το επίπεδο διακυβέρνησης e-gif eexhibition epartenariat einterpreter econgress Web Video Conferencing ebusiness Forum eself- Assessment Newsletters Mέλη Μη μέλη Επιχειρήσεις εξωτερικού Φορείς Ελλάδας Φορείς Εξωτερικού Mέλη Μη μέλη Επιχειρήσεις εξωτερικού Φορείς Ελλάδας Φορείς Εξωτερικού Mέλη Μη μέλη Επιχειρήσεις εξωτερικού Φορείς Ελλάδας Φορείς Εξωτερικού Mέλη Μη μέλη Επιχειρήσεις εξωτερικού Φορείς Ελλάδας Φορείς Εξωτερικού Mέλη Μη μέλη Επιχειρήσεις εξωτερικού Φορείς Ελλάδας Φορείς Εξωτερικού Mέλη Μη μέλη Επιχειρήσεις εξωτερικού Φορείς Ελλάδας Φορείς Εξωτερικού Mέλη Μη μέλη Mέλη Μη μέλη Επιχειρήσεις εξωτερικού Φορείς Ελλάδας Φορείς Εξωτερικού Σελίδα 10 από 71

11 2.3 Χρήστες συστήματος Ρόλοι, χρήστες και δικαιώματα Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει όλους τους ρόλους που έχουν παραμετροποιηθεί στο Πληροφοριακό Σύστημα. Διαχειριστής Συστήματος (Sysadmin) Διαχειριστής περιεχομένου CMS (Administrators) Δημιουργός περιεχομένου (FormEditors) Μέλη του Πληροφοριακού Συστήματος (Users) Κύρια επαφή εταιρίας (Company Users) Πρόκειται για τον χρήστη του Πληροφοριακού Συστήματος που έχει πλήρη έλεγχο στο σύστημα και τα υποσυστήματά του. Οι χρήστες του ρόλου αυτού έχουν αρμοδιότητες σχετικά με την τεχνική διαχείριση του Συστήματος, τη διαχείριση των χρηστών, των ρόλων και των δικαιωμάτων τους, τη διαχείριση της δομής του Συστήματος (κατηγορίες/ υποκατηγορίες) και τη δημιουργία, τροποποίηση, διαγραφή και έγκριση περιεχομένου. Επιπλέον έχουν αρμοδιότητες όπως: Επεξεργασία ατομικού προφίλ Υποβολή πληροφοριών και δεδομένων ανά υποσύστημα (ανακοινώσεις, εκδηλώσεις κλπ) Δυνατότητα διαχείρισης για κάθε υποσύστημα Διαχείριση forums συζητήσεων Διαχείριση άρθρων Διαχείριση newsletters Διαχείριση διατάξεων σελίδων Διαχείριση ροών εργασιών Παραμετροποίηση συστήματος Οι χρήστες του ρόλου αυτού έχουν αρμοδιότητες σχετικά με τη δημιουργία και τροποποίηση περιεχομένου και δικαίωμα πρόσβασης σε συγκεκριμένες περιοχές του Συστήματος. Οι χρήστες του ρόλου αυτού δεν μπορούν να εγκρίνουν το περιεχόμενο προς δημοσίευση. Πρόσβαση σε συγκεκριμένες περιοχές του Συστήματος και τη δημιουργία περιεχομένου. Οι χρήστες του ρόλου αυτού, έχουν δικαίωμα πλήρους επεξεργασίας του προφίλ των εταιριών στις οποίες ανήκουν. Επιπλέον έχουν τις δυνατότητες: Επεξεργασία ατομικού προφίλ Επεξεργασία όλων των συναντήσεων της εταιρίας Παραμετροποίηση όλων των υπηρεσιών Συμμετοχή σε εκθέσεις και διαμόρφωση περιπτέρου Διαχείριση ιστορικού εταιρίας Διαχείριση συνεργασιών Αυτό-αξιολόγηση εταιρίας Προβολή όλων των σελίδων υπηρεσιών μιας εταιρίας Διαχείριση άλλων επαφών μιας εταιρίας Πρόσκληση άλλων επαφών για την σύνδεσή τους με αυτή την εταιρία. Συμμετοχή σε συναντήσεις Κάθε εταιρία, θα έχει τουλάχιστον έναν χρήστη που θα ανήκει σε αυτόν τον Σελίδα 11 από 71

12 Γενικός Διευθυντής Εταιρίας (CompanyAdministrators) Company econgress Contact (CongressEditors) Company Speaker Contact (Speakers) ρόλο. Ο πρώτος χρήστης που δημιουργεί το προφίλ μιας εταιρίας, αυτόματα εισάγεται σε αυτόν τον ρόλο. Οι χρήστες του ρόλου αυτού, έχουν δικαίωμα πλήρους επεξεργασίας του προφίλ των εταιριών στις οποίες ανήκουν. Επιπλέον έχει τις δυνατότητες: Επεξεργασία ατομικού προφίλ Προβολή όλων των συναντήσεων της εταιρίας Συμμετοχή σε εκθέσεις και διαμόρφωση περιπτέρου Προβολή ιστορικού εταιρίας Μερική διαχείριση συνεργασιών Αυτό-αξιολόγηση εταιρίας Προβολή όλων των σελίδων υπηρεσιών μιας εταιρίας Προβολή επαφών της εταιρίας Ενημέρωση κατάστασης ατομικών συναντήσεων Συμμετοχή σε συνάντηση Οι χρήστες του ρόλου αυτού, έχουν δικαίωμα διοργάνωσης συνεδρίων. Επιπλέον έχουν τις δυνατότητες: Επεξεργασία ατομικού προφίλ Διαχείριση προγράμματος συνεδρίου Διαχείριση ομιλητών συνεδρίου Διαχείριση υλικού παρουσίασης συνεδρίου Διαχείριση ομιλιών συνεδρίου Προσκλήσεις ομιλητών Διαχείριση συμμετεχόντων Προβολή ατομικών συναντήσεων Ενημέρωση κατάστασης ατομικών συναντήσεων Συμμετοχή σε συνάντηση Οι χρήστες του ρόλου αυτού, έχουν δικαίωμα συμμετοχής σε κάποιο συνέδριο, εκδήλωση ως ομιλητές: Επεξεργασία ατομικού προφίλ Συμμετοχή στο συνέδριο ως ομιλητής Προβολή συμμετεχόντων στην ομιλία Προβολή ατομικών συναντήσεων Ενημέρωση κατάστασης ατομικών συναντήσεων Συμμετοχή σε συνάντηση Company Forum Contact (ForumEditors) Interpreter Contact (Interpreters) Οι χρήστες του ρόλου αυτού, έχουν δικαίωμα διαχείρισης των προτάσεων της εταιρίας στο Business Forum. Επεξεργασία ατομικού προφίλ Διαχείριση συζητήσεων Διαχείριση υλικού πρότασης Προβολή ατομικών συναντήσεων Ενημέρωση κατάστασης ατομικών συναντήσεων Συμμετοχή σε συνάντηση Οι χρήστες του ρόλου αυτού, μπορούν να προσφέρουν τις υπηρεσίες τους ως διερμηνείς σε ηλεκτρονικές συναντήσεις. Επιπλέον έχουν τις δυνατότητες Επεξεργασία ατομικού προφίλ Προβολή ατομικών συναντήσεων Ενημέρωση κατάστασης ατομικών συναντήσεων Συμμετοχή σε συνάντηση Σελίδα 12 από 71

13 Cooperation Organization Contact (Organizations) Αποτελούν το σημείο επαφής της κάθε χώρας. Τέτοιοι οργανισμοί μπορεί να είναι το δίκτυο των εθνικών συμβούλων ή ενδιάμεσοι φορείς που έχουν σκοπό να χρησιμοποιήσουν το σύστημα για ανάπτυξη διεθνών συνεργασιών για τρίτους. Οι χρήστες που ανήκουν σε αυτό τον ρόλο, θα μπορούν να δημιουργούν ένα δίκτυο εταιριών, προτείνοντας συνεργασίες μεταξύ εταιριών και ταυτόχρονα θα μπορούν να διοργανώνουν Online επιχειρηματικές συναντήσεις Διαδικασία εισόδου. Η εισαγωγή στο σύστημα γίνεται ανάλογα με τον ρόλο που διαθέτει ο κάθε χρήστης, ο οποίος πρέπει να εισάγει το όνομα χρήση (username) και το συνθηματικό (password) στην αρχική οθόνη. Οι χρήστες του συστήματος συμπληρώνουν το Όνομα Χρήστη και Συνθηματικό και πιστοποιούνται μέσω του εσωτερικού μηχανισμού πιστοποίησης του συστήματος. Εικόνα 3. Είσοδος χρηστών Διαδικασία ενεργοποίησης λογαριασμού Οι χρήστες πρέπει να αιτηθούν στο σύστημα τη δημιουργία λογαριασμού ώστε να αποκτήσουν πρόσβαση στην εφαρμογή μέσω της επιλογής Εγγραφείτε τώρα (Register Now) στην δεξιά ενότητα της σελίδας. Στο σύστημα παρέχονται τρεις επιλογές εγγραφής ανάλογα με τον τύπο λογαριασμού που θέλουμε να ενεργοποιήσουμε. Αυτές είναι οι «Εγγραφή εταιρείας», «Εγγραφή οργανισμού» και «Εγγραφή χρήστη». Οι πρώτες δύο αφορούν την εγγραφή εταιριών και φορέων οργανισμού που θέλουν να αποκτήσουν πρόσβαση στο σύστημα και τις υπηρεσίες του. Τα πεδία που θα κληθεί ο χρήστης να συμπληρώσει και στις δύο αυτές εγγραφές είναι τα ίδια και για Σελίδα 13 από 71

14 την εγγραφή απαιτείται ταυτοποίηση και έγκριση από το διαχειριστή του συστήματος. Ο τύπος «Εγγραφή χρήστη» αφορά όλους τους χρήστες που δεν είναι εταιρείες ή οργανισμού και θέλουν να κάνουν χρήση κάποιας υπηρεσίας του συστήματος. Πχ Ο ομιλητής κάποιου συνεδρίου ο οποίος δεν ανήκει σε κάποια εταιρία θα εγγραφεί στο σύστημα μέσω της συγκεκριμένης επιλογής για να επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του και να πάρει πληροφορίες που αφορούν τη διεξαγωγή του. Εικόνα 4. Επιλογή τύπου εγγραφής Σελίδα 14 από 71

15 Εγγραφή εταιρείας Εικόνα 5. Εγγραφή εταιρίας Στην φόρμα είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν κατ ελάχιστο τα πεδία που είναι σημειωμένα με αστερίσκο (*). Τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: Όνομα εταιρίας: Την επωνυμία της εταιρείας ΑΦΜ: Τον αριθμό φορολογικού μητρώου της εταιρείας Σελίδα 15 από 71

16 Κύκλος εργασιών: Τους μέσους τζίρους της εταιρείας για να καταταχθεί στην αντίστοιχη κατηγορία ανάλογα με τις δραστηριότητές της. Επιλογή τιμής από διαθέσιμη λίστα. Μέγεθος: Πλήθος προσωπικού από το οποίο απαρτίζεται η εταιρία. Πεδίο που επίσης βοηθά στην κατάταξη της εταρείας σε σχέση με τις υπόλοιπες του συστήματος Περιγραφή: Συνοπτική περιγραφή της εταιρείας και των τομέων στους οποίους δραστηριοποιείται Διεύθυνση : Διεύθυνση έδρας εταιρείας ΤΚ :Ο ταχυδρομικός κώδικας της έδρας της εταιρείας Πόλη: Η πόλη στην οποία εδρεύει η εταιρεία Χώρα: Η χώρα στην οποία δραστηριοποιείται η εταιρεία Τηλέφωνο: Το τηλέφωνο-α της εταιρείας Τοποθεσίας Web: Η ηλεκτρονική διεύθυνση της ιστοσελίδας της εταιρείας εφόσον αυτή υπάρχει Επώνυμο επαφής: Το επώνυμο του ανθρώπου επικοινωνίας της εταιρείας Όνομα επαφής: Το όνομα του ανθρώπου επικοινωνίας της εταιρείας επαφής: H ηλεκτρονική διεύθυνση του ανθρώπου επικοινωνίας της εταιρείας Εφόσον συμπληρωθούν τα απαραίτητα στοιχεία, γίνεται αποστολή των στοιχείων στο διαχειριστή του συστήματος, όπου πιστοποιείται η εγκυρότητα των στοιχείων της αίτησης. Αν είναι έγκυρα, τότε η αίτηση παίρνει έγκριση και ξεκινά η αυτόματη διαδικασία δημιουργίας του προφίλ της εταιρείας. Συγκεκριμένα δημιουργούνται αυτόματα από το σύστημα τα ακόλουθα: Εταιρεία: Είναι η βασική οντότητα της εταιρείας και περιέχει τα βασικά στοιχεία που συμπλήρωσε ο χρήστης στη φόρμα εγγραφής Λογαριασμός χρήστη - Επαφή εταιρείας : Δημιουργία χρήστη στο σύστημα, εισαγωγή στους ρόλους CompanyUsers, CompanyAdminsitrators και σύνδεση με την εταιρεία που δημιουργήθηκε παραπάνω. O χρήστης αποκτώντας τους παραπάνω ρόλους, κληρονομεί τα σωστά δικαιώματα σε επιλογές, υπηρεσίες, και άλλα αντικείμενα το συστήματος Σελίδα 16 από 71

17 Εγγραφή οργανισμού Εικόνα 6. Εγγραφή οργανισμού Στην φόρμα είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν κατ ελάχιστο τα πεδία που είναι σημειωμένα με αστερίσκο (*). Τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: Όνομα οργανισμού: Την επωνυμία του οργανισμού Περιγραφή: Συνοπτική περιγραφή του οργανισμού και των τομέων στους οποίους δραστηριοποιείται Διεύθυνση : Διεύθυνση έδρας οργανισμού Σελίδα 17 από 71

18 ΤΚ :Ο ταχυδρομικός κώδικας της έδρας του οργανισμού Πόλη: Η πόλη στην οποία εδρεύει ο οργανισμός Χώρα: Η χώρα στην οποία δραστηριοποιείται ο οργανισμός Τηλέφωνο: Το τηλέφωνο-α του οργανισμού Τοποθεσίας Web: Η ηλεκτρονική διεύθυνση της ιστοσελίδας του οργανισμού εφόσον αυτή υπάρχει Επώνυμο επαφής: Το επώνυμο του ανθρώπου επικοινωνίας του οργανισμού Όνομα επαφής: Το όνομα του ανθρώπου επικοινωνίας του οργανισμού επαφής: H ηλεκτρονική διεύθυνση του ανθρώπου επικοινωνίας του οργανισμού Εφόσον συμπληρωθούν τα απαραίτητα στοιχεία, γίνεται αποστολή των στοιχείων στο διαχειριστή του συστήματος, όπου πιστοποιείται η εγκυρότητα των στοιχείων της αίτησης. Αν είναι έγκυρα, τότε η αίτηση παίρνει έγκριση και ξεκινά η αυτόματη διαδικασία δημιουργίας του προφίλ του οργανισμού. Συγκεκριμένα δημιουργούνται αυτόματα από το σύστημα τα ακόλουθα: Οργανισμός: Είναι η βασική οντότητα του οργανισμού και περιέχει τα βασικά στοιχεία που συμπλήρωσε ο χρήστης στη φόρμα εγγραφής Λογαριασμός χρήστη - Επαφή οργανισμού : Δημιουργία χρήστη στο σύστημα, εισαγωγή στο ρόλο Organizations και σύνδεση με τον οργανισμό που δημιουργήθηκε παραπάνω. O χρήστης αποκτώντας τον παραπάνω ρόλο, κληρονομεί τα σωστά δικαιώματα σε επιλογές, υπηρεσίες, και άλλα αντικείμενα το συστήματος Εγγραφή χρήστη Εικόνα 7. Εγγραφή χρήστη Σελίδα 18 από 71

19 Στην φόρμα είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν κατ ελάχιστο τα πεδία που είναι σημειωμένα με αστερίσκο (*). Τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: Όνομα χρήστη: Την επωνυμία του χρήστη Επώνυμο χρήστη: Το όνομα του χρήστη H ηλεκτρονική διεύθυνση του χρήστη Φύλλο : Το φύλλο του χρήστη (τιμή από επιλογές) Επάγγελμα: Το επάγγελμα του χρήστη Εταιρία: Το όνομα της εταιρίας στην οποία εργάζεται ο χρήστης Διεύθυνση : Διεύθυνση χρήστη ΤΚ :Ο ταχυδρομικός κώδικας του χρήστη Πόλη: Η πόλη του χρήστη Χώρα: Η χώρα του χρήστη Κινητό τηλέφωνο: Το τηλέφωνο του χρήστη Ζώνη ώρας: Η ζώνη ώρας βάση της Χώρας στην οποία βρίσκεται ο χρήστης Με την επιτυχή είσοδο στο σύστημα ο χρήστης μπορεί να δει και να μεταβάλλει το profile του με την βοήθεια της επιλογής My x/port ή από την επιλογή «Edit profile» στο κύριο μενού του χρήστη. Επίσης μπορεί μέσω του ίδιου μενού να αλλάξει ανά πάσα στιγμή τον κωδικό πρόσβασης στο σύστημα. Εικόνα 8. Επιλογές χρηστών Προφίλ χρήστη Μέσω της συγκεκριμένης σελίδας ο χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να δει και να αλλάξει ανά πάσα στιγμή τα στοιχεία του προφίλ του. Mπορεί να προσθέσει κάποια φωτογραφία για το προφίλ του, να δηλώσει τις συνδέσεις του στα διάφορα κοινωνικά δίκτυα και να καθορίσει και τις γλώσσες τις οποίες μιλάει. Η δήλωση των γλωσσών είναι πολύ σημαντική καθώς αυτές θα καθορίσουν αν θα χρειαστεί διερμηνέας στη συμμετοχή του χρήστη σε μελλοντικές εκδηλώσεις που θα προκύψουν από τις υπηρεσίες του συστήματος. Από την ίδια σελίδα τέλος, ο χρήστης μπορεί να δει τις συνδέσεις του οι οποίες είτε είναι άλλοι χρήστες του συστήματος, είτε εταιρίες στις οποίες ανήκει ή εταιρίες τις οποίες διαχειρίζεται στην περίπτωση που είναι και χρήστης κάποιου οργανισμού. Σελίδα 19 από 71

20 Εικόνα 9. Σελίδα προφίλ χρήστη Προφίλ εταιρείας Μέσω της συγκεκριμένης σελίδας, ο χρήστης που δημιουργήθηκε αυτόματα από το σύστημα σαν κύρια επαφή της εταιρείας, έχει τη δυνατότητα να τροποποιήσει τα στοιχεία της εταιρείας και να δηλώσει επιπλέον πληροφορίες όπως τους τομείς στους οποίους δραστηριοποιείται. Η συγκεκριμένη ρύθμιση είναι από τις πιο σημαντικές για μία εταιρεία καθώς για τους τομείς που θα δηλώσει (οι οποίοι μπορεί να είναι περισσότεροι του ενός), γι αυτούς και μόνο θα μπορέσει να φτιάξει προφίλ συνεργασίας (cooperation profiles) τα οποία θα την βοηθήσουν να βρει και να τη βρουν άλλες εταιρίες στο σύστημα με τις οποίες έχει κοινή δραστηριότητα και μπορεί να συνάψει μελλοντικές συνεργασίες. Επίσης για τους συγκεκριμένους τομείς και μόνο μπορεί να εισάγει προϊόντα της στο σύστημα και να δηλώσει συμμετοχή στις ηλεκτρονικές εκθέσεις που λαμβάνουν μέρος μέσα στο Portal. Τέλος, από το μενού επάνω δεξιά, μπορεί να προσκαλέσει ή να προσθέσει μόνη της άλλους χρήστες του συστήματος για να τους κάνει μέλη της. Σελίδα 20 από 71

21 Εικόνα 10. Σελίδα προφίλ εταιρείας Πρόσκληση μελών Εκτός του κεντρικού διαχειριστή, μια εταιρεία μπορεί να συνδέεται με παραπάνω από ένα χρήστες επαφές. Οι επαφές αυτές μπορεί να είναι στελέχη της εταιρείας ή σύμβουλοι επιχειρήσεων και δεν είναι απαραίτητο να προϋπάρχουν στο σύστημα. Από το μενού που διατίθεται στη σελίδα επεξεργασίας του προφίλ της εταιρείας, ο διαχειριστής της μπορεί να προσκαλέσει χρήστες που προϋπάρχουν ήδη στο σύστημα για να συνδεθούν με την εταιρεία ή να προσκαλέσει εξωτερικές επαφές οι οποίες δεν διαθέτουν λογαριασμό στον κόμβο. Οι επιλογές «Add Existing Member» και «Αποστολή Πρόσκλησης» οι οποίες αντίστοιχα προσκαλούν εξουσιοδοτημένους και μη χρήστες του συστήματος, ανοίγουν τα παράθυρα που εμφανίζονται στις παρακάτω εικόνες στα οποία ο διαχειριστής της εταιρείας εισάγει τα των επαφών στις οποίες θα γίνουν οι προσκλήσεις. Στην περίπτωση που η πρόσκληση αναφέρεται σε εξουσιοδοτημένο χρήστη, ο χρήστης θα λάβει στον ηλεκτρονικό λογαριασμό του και θα του ζητηθεί έγκριση. Με την αποδοχή, αυτόματα αυτός θα ενταχθεί στα μέλη της εταιρείας που τον προσκάλεσε. Στην περίπτωση του μη πιστοποιημένου χρήστη, το σύστημα θα στείλει το οποίο θα οδηγεί την επαφή στην φόρμα εγγραφής του συστήματος, όπου αυτόματα και με την επιτυχή συμπλήρωσή της θα δημιουργηθεί νέος Σελίδα 21 από 71

22 πιστοποιημένος λογαριασμός στο σύστημα ο οποίος θα είναι συνδεδεμένος με την εταιρεία από την οποία δέχτηκε την πρόσκληση. Εικόνα 11. Πρόσκληση σε υπάρχον μέλος Εικόνα 12. Πρόσκληση σε νέο μέλος Εργαλεία χρηστών Ο κάθε χρήστης για την πρόσβαση του στις εξατομικευμένες υπηρεσίες του κόμβου, καθώς και για την πληροφόρηση σχετικά με την δραστηριότητά σε αυτές έχει μία πολύ χρήσιμη εργαλειοθήκη που του παρέχει το σύστημα μέσω της οποίας μπορεί να δει όσες πληροφορίες τον αφορούν άμεσα. Σελίδα 22 από 71

23 Εικόνα 13. Εργαλειοθήκη Πιο συγκεκριμένα, η εργαλειοθήκη η οποία εμφανίζεται στο δεξί τμήμα της σελίδας, είναι ένα σημαντικό βοήθημα για τον χρήστη, «ανεξάρτητα» από την υπηρεσία στην οποία βρίσκεται και περιλαμβάνει χρήσιμες πληροφορίες γι αυτόν ανάλογα πάντα με το ρόλο που αυτός έχει στο σύστημα. Αναλυτικότερα μπορεί να περιλαμβάνει: Ενημερώσεις και ειδοποιήσεις σχετικά με διάφορα δρώμενα στον κόμβο που τον αφορούν Πληροφόρηση για τις επικείμενες συναντήσεις με δυνατότητα συμμετοχής ή μετάβασης στις πληροφορίες της συνάντησης. Παγκόσμιο ρολόι για την προβολή της ώρας σε διαφορετικές ζώνες. Ιστορικό ενεργειών Σελιδοδείκτες που ο χρήστης δημιούργησε για άμεση μετάβαση σε σελίδες που ο ίδιος χρησιμοποιεί και επισκέπτεται συχνά. Βοηθητικοί σύνδεσμοι. Γλώσσες Οι διαθέσιμες γλώσσες που το σύστημα προς το παρόν υποστηρίζει είναι δύο (Ελληνικά και Αγγλικά). Ο χρήστης μέσω του σχετικού εικονιδίου στο επάνω δεξιά μέρος της σελίδας, μπορεί να επιλέξει ποια από τις δύο τον εξυπηρετεί καλύτερα επιλέγοντας από το σχετικό popup παράθυρο που του ανοίγει. Σελίδα 23 από 71

24 Εικόνα 14. Αλλαγή γλώσσας Σελιδοδείκτες Επειδή ο κόμβος και οι υπηρεσίες που αυτός προσφέρει είναι αρκετές σε πλήθος, το σύστημα διευκολύνει το χρήστη στη γρήγορη πλοήγηση σε αυτές με τη δυνατότητα δημιουργίας σελιδοδεικτών οι οποίοι είναι άμεσα προσπελάσιμοι είτε μέσω της εργαλειοθήκης που αναφέραμε παραπάνω, είτε μέσω popup παραθύρου που ανοίγει πατώντας το σχετικό κουμπί στο επάνω δεξιά μέρος της σελίδας του κόμβου. Παρόμοια και στην ίδια θέση, υπάρχει και το αντίστοιχο κουμπί για τη δημιουργία των σελιδοδεικτών το οποίο ανοίγει σχετικό παράθυρο για να δώσει ο χρήστης ένα τίτλο στο σελιδοδείκτη, ανάλογα με την σελίδα στην οποία αυτός οδηγεί. Το σύστημα φροντίζει να δημιουργήσει αυτόματα και ένα μικρό screenshot της τρέχουσας σελίδας για να διευκολύνει και οπτικά το χρήστη να επιλέξει ανάμεσα σε πολλούς σελιδοδείκτες. Εικόνα 15. Επιλογή σελιδοδείκτη Σελίδα 24 από 71

25 Εικόνα 16. Καταχώρηση νέου σελιδοδείκτη Σελίδα 25 από 71

26 3 Υποσυστήματα. H ανάπτυξη του διαδικτυακού κόμβου αποτελεί την ψηφιακή ομπρέλα λειτουργίας επιμέρους υποστηρικτικών εφαρμογών λογισμικού (eexhibition, epartenariat, einterpreter, econgress, e-newbusinessforum, e-selfassessment) και αναμένεται να συμβάλει τα μέγιστα στην τόνωση και ανάπτυξη της εξωστρέφειας των ελληνικών επιχειρήσεων του κλάδου των ΤΠΕ. Στα επόμενα κεφάλαια θα περιγραφούν οι διαδικασίες χειρισμού των υποσυστημάτων με απλές διαδικασίες και όσο είναι δυνατόν με παραδείγματα. 3.1 Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Συνεδριών (econgress) Πρόκειται για το υποσύστημα με βάση το οποίο θα προγραμματίζονται όλα τα δρώμενα του διαδικτυακού κόμβου είτε αυτά αφορούν σε φυσικά γεγονότα, είτε σε ηλεκτρονικές εκδηλώσεις. Εκτός από τις επιχειρηματικές συναντήσεις που θα εξυπηρετούνται από το σύστημα e-partenariat θα παρέχεται η δυνατότητα διοργάνωσης ηλεκτρονικών ημερίδων, συμποσίων, συνεδρίων και λοιπών εκδηλώσεων με τη χρήση εξειδικευμένου λογισμικού web video conferencing. Το σύστημα υποστηρίζει: Δημιουργία ηλεκτρονικών conference rooms με υποστήριξη Εικόνας και Ήχου Διαχείριση προγράμματος και χρονοπρογραμματισμό αυτών Διαχείριση συμμετεχόντων Υποστήριξη συντονιστών Δυνατότητα εύρεσης και παροχής διερμηνέα για συνέδρια μεταξύ χωρών που μιλούν διαφορετική γλώσσα Εικόνα 17. e-congress main screen Κεντρικό μενού υπηρεσίας Οι δυνατότητες οι οποίες προσφέρονται από το κεντρικό μενού της τρέχουσας υπηρεσίας (Top Application Menu) είναι: About econgress Άρθρο με γενικές πληροφορίες για την υπηρεσία Σελίδα 26 από 71

27 List of e-congresses Σύνδεσμος που οδηγεί σε λίστα με όλα τα ενεργά συνέδρια του συστήματος Create e-congress Σύνδεσμος για άμεση δημιουργία ηλεκτρονικού συνεδρίου εφόσον αυτή είναι δυνατή ανάλογα πάντα με το ρόλο του χρήστη Αρχική σελίδα υπηρεσίας Η αρχική σελίδα περιλαμβάνει τους ακόλουθους ενεργούς συνδέσμους: What is econgress Πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία Benefits Άρθρο σχετικό με τα πλεονεκτήματα που έχει η συγκεκριμένη υπηρεσία Video conferencing - Bring your meetings to life Άρθρο σχετικό με τη δυνατότητα που παρέχει η εφαρμογή για ηλεκτρονικά συνεδρία τα οποία υποστηρίζουν εικόνα και ήχο Σελίδα 27 από 71

28 3.1.3 Δημιουργία econgress Η φόρμα δημιουργίας ενός συνεδρίου εμφανίζεται παρακάτω: Εικόνα 18. Δημιουργία συνεδρίου Από τα πεδία που πρέπει να καταχωρίσει ο χρήστης για το νέο συνέδριο, ο Τίτλος,οι Ημερομηνίες έναρξης λήξης, ο τύπος και οι Ημερομηνίες έναρξης λήξης υποβολής είναι υποχρεωτικά προς συμπλήρωση πεδία. Αναλυτικότερα τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: - Τίτλος συνεδρίου: Ο τίτλος του συνεδρίου όπως αυτό θα εμφανίζεται σε όλη την εφαρμογή. Υποχρεωτικό πεδίο - Σύνοψη: Μικρή συνοπτική περιγραφή του συνεδρίου. - Ημερομηνίες έναρξης και λήξης: Υποχρεωτικά πεδία στα οποία ο χρήστης δηλώνει πότε θα πραγματοποιηθεί το συνέδριο. Τα συγκεκριμένα πεδία δεν είναι δυνατό να αλλάξουν μετά τον προγραμματισμό και τη δημοσίευση του συνεδρίου, οπότε είναι πολύ σημαντικό να οριστούν από την αρχή σωστά. - Περιγραφή: Αναλυτική περιγραφή του συνεδρίου με γενικές πληροφορίες γι αυτό,ποιους αφορά, σε ποιους απευθύνεται κλπ. Η εισαγωγή του γίνεται με χρήση ενός WYSIWYG επεξεργαστή ο οποίος δίνει δυνατότητες διαμόρφωσης του περιεχομένου του με μια πληθώρα επιλογών. - Τύπος : O τύπος του συνεδρίου. Επιλογή από λίστα τιμών - Θεματική περιοχή: Η θεματική περιοχή με την οποία σχετίζεται το συνέδριο. Επιλογή από λίστα τιμών - Ημερομηνίες έναρξης και λήξης υποβολής: Υποχρεωτικά πεδία μέσω των οποίων ο χρήστης καθορίζει μέχρι πότε θα είναι δυνατή η υποβολή συμμετοχών για την παρουσία των ενδιαφερομένων στο ηλεκτρονικό συνέδριο Σελίδα 28 από 71

29 Με την καταχώρηση όλων των ανωτέρω πληροφοριών, ο χρήστης επιλέγει το κουμπί Αποθήκευση και ολοκληρώνει την δημιουργία του συνεδρίου. (Με το κουμπί «Ακύρωση» απλά ακυρώνει ότι έχει καταχωρήσει) Για όσο το συνέδριο παραμένει σε κατάσταση «Σε εκκρεμότητα», ο χρήστης έχει τη δυνατότητα μέσω του μενού στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας προβολής, να επεξεργαστεί για να αλλάξει εκ νέου τις ημερομηνίες και τα στοιχεία του συνεδρίου, να προσθέσει μία φωτογραφία σχετικά με αυτό, να προσθέσει sessions, να ακυρώσει ή να δημοσιοποιήσει το συνέδριο στους χρήστες του κόμβου. Εικόνα 19. Προβολή συνεδρίου σε κατάσταση "Σε εκκρεμότητα" Δημιουργία sessions Η δημιουργία των sessions είναι απαραίτητη για την πραγματοποίηση του συνεδρίου. Στα sessions ο χρήστης δηλώνει ποια συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα θα διεξαχθεί το συνέδριο (ανάμεσα φυσικά στις ήδη ορισμένες ημερομηνίες έναρξης λήξης). Η προσθήκη sessions γίνεται μέσω του αντίστοιχου κουμπιού στην σελίδα προβολής του συνεδρίου. Η φόρμα με τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσει ο χρήστης φαίνεται παρακάτω. Σελίδα 29 από 71

30 Εικόνα 20. Σελίδα δημιουργίας session σε συνέδριο Τα πεδία που ο χρήστης πρέπει να συμπληρώσει είναι : - Τίτλος: Ο τίτλος του session. Υποχρεωτικό πεδίο - Περιγραφή: Αναλυτική περιγραφή του session με γενικές πληροφορίες για το τι αυτό αφορά. Η εισαγωγή του γίνεται με χρήση ενός WYSIWYG επεξεργαστή ο οποίος δίνει δυνατότητες διαμόρφωσης του περιεχομένου του με μια πληθώρα επιλογών. - Ημερομηνία έναρξης λήξης: Αρχικός και τελικός χρόνος του session (διάρκεια) που δεν πρέπει να ξεπερνάει τα 60 λεπτά. Στο τέλος με το Αποθήκευση ολοκληρώνουμε την καταχώρηση ( και με το Ακύρωση ακυρώνουμε ότι έχουμε πληκτρολογήσει) Προσθήκη ομιλητών Κατόπιν ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει speakers ομιλητές για κάθε session και να τους στείλει μια σχετική πρόσκληση. Η πρόσκληση αυτή προετοιμάζεται με την βοήθεια της επόμενης οθόνης. Εικόνα 21. Προβολή sessions συνεδρίου Συγκεκριμένα πατώντας ο χρήστης το κουμπί «Προσθήκη ομιλητή», ανοίγει το παράθυρο της επόμενης εικόνας στο οποίο ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει το του ομιλητή για την τρέχουσα συνεδρία και ο οποίος δεν είναι απαραίτητο να είναι ήδη χρήστης του συστήματος. Με την συμπλήρωση και πατώντας το κουμπί για την πρόσκληση, ο ομιλητής θα λάβει ένα μήνυμα στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο μέσω του οποίου θα ακολουθήσει τις οδηγίες για Σελίδα 30 από 71

31 να αποδεχθεί την πρόσκληση. Στην περίπτωση που αυτός δεν είναι χρήστης του συστήματος, θα του ζητηθεί να εγγραφεί σε αυτό μέσω της φόρμας εγγραφής χρήστη που είδαμε παραπάνω. Εικόνα 22. Αποστολή πρόσκλησης σε ομιλητή Δημοσίευση συνεδρίου Με την ολοκλήρωση της δημιουργίας των sessions και της πρόσκλησης των ομιλητών σε αυτά, ο χρήστης πρέπει να περιμένει μέχρις ότου όλοι οι ομιλητές αποδεχθούν την πρόσκληση. Τότε και μόνο τότε, ο χρήστης που δημιούργησε το συνέδριο μπορεί να το δημοσιοποιήσει στους υπόλοιπους χρήστες του κόμβου. Η δημοσίευση γίνεται μέσω του αντίστοιχου κουμπιού στο μενού της σελίδας προβολής του συνεδρίου. Με το πάτημά του ανοίγει το παράθυρο της παρακάτω εικόνας. Εικόνα 23. Δημοσίευση συνεδρίου Άνοιγμα συνεδρίου Μετά και τη δημοσίευση του συνεδρίου, το μόνο που εκκρεμεί, είναι η δήλωση συμμετοχής όσων επιθυμούν να πάρουν μέρος σε αυτό. Για να ανοίξει η δυνατότητα υποβολής αιτήσεων συμμετοχής, η κατάσταση του συνεδρίου θα πρέπει να αλλάξει από «Προγραμματισμένη» σε «Ανοιχτή» και αυτό γίνεται είτε αυτόματα από το σύστημα με το που επέλθει το διάστημα υποβολής που έχει οριστεί κατά τη δημιουργία του συνεδρίου, είτε χειροκίνητα από το χρήστη πατώντας το κουμπί «Ανοιγμα συνεδρίου». Στη δεύτερη περίπτωση ανοίγει το παράθυρο της παρακάτω εικόνας Σελίδα 31 από 71

32 Εικόνα 24. Άνοιγμα συνεδρίου Αρχική σελίδα συνεδρίου Στην σελίδα αυτή παρουσιάζονται αναλυτικά οι πληροφορίες του συνεδρίου, οι ομιλητές του, το πρόγραμμα και όλες οι συνεδριάσεις στις οποίες μπορεί να συμμετέχει κάποιος χρήστης. Για κάθε μία από αυτές τις πληροφορίες υπάρχει αντίστοιχη καρτέλα και είναι οι παρακάτω Εικόνα 25. Καρτέλα συνεδρίες Στη συγκεκριμένη καρτέλα και εφόσον το διάστημα υποβολής αιτήσεων συμμετοχής το επιτρέπει, εμφανίζεται και το κουμπί εγγραφής στο συνέδριο το οποίο είναι ορατό σε όποιον έχει πρόσβαση στην συγκεκριμένη σελίδα Εικόνα 26. Καρτέλα πρόγραμμα Σελίδα 32 από 71

33 Εικόνα 27. Καρτέλα ομιλητές Εικόνα 28. Καρτέλα Προγραμματισμός μου Στην συγκεκριμένη καρτέλα και εφόσον ο χρήστης είναι κάποιος από τους συμμετέχοντες στο συνέδριο (είτε ως διοργανωτής, είτε ως ομιλητής είτε ως απλός συμμετέχοντας), εμφανίζονται οι πληροφορίες σχετικά με τη συμμετοχή του, το πότε αυτή έχει προγραμματιστεί καθώς και ποιος είναι ο ρόλος του σε αυτή Λίστα econgress Στη σελίδα αυτή, εμφανίζονται όλα τα δημοσιευμένα ηλεκτρονικά συνέδρια που υπάρχουν στο σύστημα. Ο χρήστης μπορεί να κάνει αναζήτηση ανάμεσα στα συνέδρια με λέξη κλειδί και να εμφανίσει μόνο όσα τον αφορούν άμεσα ή έμμεσα ως διοργανωτή, ομιλητή ή απλό συμμετέχοντα. Εικόνα της παρακάτω σελίδας εμφανίζεται παρακάτω Εικόνα 29 Λίστα συνεδρίων 3.2 Υποσύστημα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Συναντήσεων (epartenariat) Αποτελεί μια διαδικτυακή πύλη που έχει ως στόχο την διευκόλυνση και την υποστήριξη επαγγελματικών συναντήσεων με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Σελίδα 33 από 71

34 Οι κυριότερες λειτουργίες είναι: - Δυνατότητα προβολής του προφίλ και των δραστηριοτήτων των επιχειρήσεων με βάση ένα καθορισμένο πρότυπο - Αναζήτηση και εντοπισμός επιχειρήσεων προς συνεργασία με βάση συγκεκριμένα κριτήρια, όπως αυτά του προφίλ συνεργασιών που διαμορφώνει η κάθε επιχείρηση. - Διασύνδεση και επικοινωνία μεταξύ των επιχειρήσεων για σύναψη συνεργασιών. Μέσω του εργαλείου e-partenariat, θα μπορούν οι ελληνικές εταιρίες ΤΠΕ να κανονίζουν ραντεβού με τους συμβούλους ΟΕΥ των χωρών που τους ενδιαφέρουν, προκειμένου να παρουσιάσουν σε αυτούς ή και σε προσκεκλημένους του, το προφίλ των εταιριών τους, τις δραστηριότητές τους κλπ. Η εταιρία θα αιτείται συνάντηση με τον σύμβουλο ΟΕΥ, εκείνος θα λαμβάνει και θα επιβεβαιώνει τη συνάντηση, η οποία θα λαμβάνει χώρα στην προκαθορισμένη ημερομηνία και ώρα με την παροχή ήχου και εικόνας. Με τον τρόπο αυτό οι σύμβουλοι ΟΕΥ του εξωτερικού θα καταστούν ενήμεροι για όλες τις ελληνικές επιχειρήσεις ΤΠΕ και θα μπορούν να αναφέρονται και να συστήνουν αυτές σε επαφές τους με τις εταιρίες των χωρών που υπηρετούν. Ταυτόχρονα θα μπορούν να προσκαλούν εκπροσώπους ξένων επιχειρήσεων στις προκαθορισμένες συναντήσεις, προκειμένου να παρακολουθήσουν και αυτοί την παρουσίαση της εκάστοτε ελληνικής εταιρίας ΤΠΕ και να προχωρήσουν στην σύναψη συνεργασίας. Το εργαλείο αυτό θα μπορούσε να έχει εφαρμογή και σε άλλους κλάδους εκτός του κλάδου ΤΠΕ. Το σύστημα υποστηρίζει: Δυνατότητα εκδήλωσης ενδιαφέροντος φυσικής ή εικονικής συνάντησης Δυνατότητα δημιουργίας εικονικών συναντήσεων με υποστήριξη Εικόνας και Ήχου Δυνατότητα εκδήλωσης ενδιαφέροντος συνάντησης από ελληνικές εταιρίες ΤΠΕ σε εναλλακτικές ημερομηνίες Δυνατότητα επιβεβαίωσης συνάντησης από συμβούλους ΟΕΥ ή επαναπρογραμματισμού της συνάντησης Εμφάνιση δυναμικού ημερολογίου συναντήσεων με προεπισκόπηση επιβεβαιωμένων συναντήσεων, σε εκκρεμότητα κλπ. Δυνατότητα πρόσκλησης τρίτων επιχειρήσεων ή και προσώπων στην εικονική συνάντηση Υποστήριξη αυτόματου μηχανισμού ειδοποιήσεων μέσω στην καταχώρηση της εκδήλωσης ενδιαφέροντος, στην επιβεβαίωσης, στον επαναπρογραμματισμό, στην ακύρωση κτλ. Η ενημέρωση θα στέλνει σχετικά μηνύματα σε όλους τους συμμετέχοντες Δυνατότητα καταγραφής των δρώμενων της συνάντησης με σκοπό την τήρηση πρακτικών και ιστορικού αρχείου Δυνατότητα καταγραφής αποτελεσμάτων συνάντησης και σχολιασμού των απόψεων που διατυπώθηκαν από το σύνολο των χρηστών Κεντρικό μενού υπηρεσίας Οι δυνατότητες οι οποίες προσφέρονται από το κεντρικό μενού της υπηρεσίας (Top Application Menu) είναι: About e-partenariat Άρθρο με γενικές πληροφορίες για την υπηρεσία List of e- Partenariats Σύνδεσμος που οδηγεί σε λίστα με όλα τις ενεργές επιχειρηματικές συναντήσεις Σελίδα 34 από 71

35 Εικόνα 30. Βασική οθόνη e-partenariat Αρχική σελίδα Υπηρεσίας Η αρχική σελίδα περιλαμβάνει τους ακόλουθους ενεργούς συνδέσμους: What is e-partenariat Benefits Go International Πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία Άρθρο σχετικό με τα πλεονεκτήματα που έχει η συγκεκριμένη υπηρεσία Άρθρο σχετικό με τις δυνατότητες που παρέχει η υπηρεσία για μία εταιρεία Δημιουργία epartenariat Η δημιουργία επιχειρηματικών συναντήσεων είναι μία δυνατότητα την οποία έχουν μόνο οι διαχειριστές του κόμβου. Η φόρμα δημιουργίας μιας επιχειρηματικής συνάντησης εμφανίζεται παρακάτω: Σελίδα 35 από 71

36 Εικόνα 31. Δημιουργία επιχειρηματικής συνάντησης Από τα πεδία που πρέπει να καταχωρίσει ο χρήστης για τη νέα συνάντηση, ο Τίτλος,οι Ημερομηνίες έναρξης λήξης, ο τύπος, οι τομείς δραστηριότητας, οι τύποι δραστηριότητας και οι χώρες που μπορούν να συμμετέχουν σε αυτή είναι υποχρεωτικά προς συμπλήρωση πεδία. Αναλυτικότερα τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: - Τίτλος συνάντησης: Ο τίτλος της επιχειρηματικής συνάντησης όπως αυτή θα εμφανίζεται σε όλη την εφαρμογή. Υποχρεωτικό πεδίο - Σύνοψη: Μικρή συνοπτική περιγραφή της συνάντησης. - Ημερομηνίες έναρξης και λήξης: Υποχρεωτικά πεδία στα οποία ο χρήστης δηλώνει πότε θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση. Περιγραφή: Αναλυτική περιγραφή της συνάντησης με γενικές πληροφορίες γι αυτήν, ποιους αφορά, σε ποιους απευθύνεται, σε τι αποσκοπεί κλπ. Η εισαγωγή του γίνεται με χρήση ενός WYSIWYG επεξεργαστή ο οποίος δίνει δυνατότητες διαμόρφωσης του περιεχομένου του με μια πληθώρα επιλογών. - Τύπος : O τύπος της επιχειρηματικής συνάντησης. Επιλογή από λίστα τιμών - Τομείς δραστηριότητας: Οι τομείς δραστηριότητας με τους οποίους πρέπει να σχετίζονται οι εταιρίες που θα πάρουν μέρος στην συνάντηση. Επιλογή από λίστα τιμών Σελίδα 36 από 71

37 - Τύποι δραστηριότητας: Οι τύποι δραστηριότητας με τους οποίους πρέπει να σχετίζονται οι εταιρίες που θα πάρουν μέρος στην συνάντηση. Επιλογή από λίστα τιμών - Επιτρεπόμενες χώρες: Οι χώρες μόνο των οποίων εταιρίες μπορούν να πάρουν μέρος στη συνάντηση, Με την καταχώρηση όλων των ανωτέρω πληροφοριών, ο χρήστης επιλέγει το κουμπί Αποθήκευση και ολοκληρώνει την δημιουργία της συνάντησης. (Με το κουμπί «Ακύρωση» απλά ακυρώνει ότι έχει καταχωρήσει) Συμμετοχή σε epartenariat To πλεονέκτημα της συμμετοχής μιας εταιρείας σε ένα epartenariat, είναι ότι αυτή θα προβάλλεται σε άλλες εταιρίες που αναζητούν συγκεκριμένα είδη συνεργασιών με συγκεκριμένες χώρες. Η υπηρεσία αυτή μπορεί να χρησιμοποιείται από εγγεγραμμένα μέλη του ΣΕΒΕ, από ελληνικές εταιρίες, από εταιρίες του εξωτερικού, οι οποίες θέλουν να δραστηριοποιηθούν στο εξωτερικό εισάγοντας ή εξάγοντας προϊόντα και υπηρεσίες αλλά και από συμβούλους των χωρών με τις οποίες επιδιώκεται κάποιο είδος συνεργασίας. Η συμμετοχή μιας εταιρίας σε ένα epartenariat, είναι μια διαδικασία η οποία θα περνάει από έγκριση. Θα υπάρχει επίσης και η δυνατότητα αυτόματης έγκρισης η οποία θα καθορίζεται από τον διαχειριστή στο προφίλ των εταιριών. Σε κάθε epartenariat, επιτρέπεται η συμμετοχή εταιριών με βάση τις παρακάτω προϋποθέσεις: Η χώρα προέλευσης της εταιρίας να περιλαμβάνεται στις επιτρεπόμενες χώρες του epartenariat (ορισμός epartenariat) Η δραστηριότητα της εταιρίας να περιλαμβάνεται στις επιτρεπόμενες δραστηριότητες στον ορισμό του epartenariat Έτσι είναι πάρα πολύ σημαντικό κατά τη δημιουργία της εταιρείας στο σύστημα, να συμπληρωθούν όλα τα στοιχεία του προφίλ της σωστά, καθώς και οι τομείς δραστηριότητας της για να μπορεί αυτή να συμμετέχει σε όσα περισσότερα e-pertenariats είναι δυνατό. Το σύστημα θα μπορεί να προτείνει αυτόματα στις εταιρίες, με βάση τα επιδιωκόμενα είδη συνεργασιών που έχουν εισάγει στο προφίλ τους, τα epartenariats στα οποία μπορούν να συμμετέχουν. Κάθε εταιρία θα έχει την σήμανση verified όταν η αίτησή της έχει εγκριθεί από τον σύμβουλο της χώρας στην οποία ανήκει Λίστα epartenariat Στην σελίδα αυτή, εμφανίζονται όλα διαθέσιμα epartenariat με τις χώρες που συμμετέχουν και τα επιδιωκόμενα αντικείμενα των συνεργασιών. Σελίδα 37 από 71

38 Εικόνα 32. Λίστα με e-partenariat Προφίλ συνεργασίας Εταιρίας Όταν μια εταιρία ενδιαφέρεται για κάποιο είδος συνεργασίας, πρέπει να εγγραφεί στο site και στην συνέχεια να δημιουργήσει το προφίλ της. Μετά την εγγραφή, μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να ενημερώνει τις πληροφορίες του προφίλ και του είδους των συνεργασιών που επιδιώκει. Από το μενού στην σελίδα επεξεργασίας του προφίλ της εταιρείας που εξετάσαμε παραπάνω, μέσω της επιλογής «Προφίλ συνεργασίας», κάθε εταιρία μπορεί να δημιουργήσει περισσότερα από ένα προφίλ συνεργασιών που επιδιώκει, εισάγοντας της λεπτομέρειες της κάθε συνεργασίας αναλυτικά. Συγκεκριμένα επιλέγει κάποιον από τους διαθέσιμους τομείς στους οποίους δραστηριοποιείται, τον τύπο δραστηριότητας που εξασκεί (πχ εξαγωγές, εισαγωγές) και τις χώρες με τις οποίες ενδιαφέρεται να αναπτύξει δραστηριότητα. O τίτλος κάθε τέτοιου προφίλ συνεργασίας δημιουργείται αυτόματα από το σύστημα με βάση τις παραπάνω επιλογές και εμφανίζεται στις διαθέσιμες αναζητήσεις. Έτσι για παράδειγμα μπορεί να έχουμε: Looking for Partners in Europe ή Looking for Trade Partners for Importing Agricultural Products from India. Σελίδα 38 από 71

39 Εικόνα 33. Σελίδα επεξεργασίας προφίλ συνεργασίας Αρχική σελίδα ενός epartenariat Στην σελίδα αυτή παρουσιάζονται αναλυτικά οι πληροφορίες της επιχειρηματικής συνάντησης, πότε αυτή θα γίνει, ποιους τομείς και τύπους δραστηριότητας αφορά, καθώς και ποιες χώρες μπορούν και συμμετέχουν σε αυτή. Ένα e- Partenariat, όπως και κάθε άλλη τύπου εκδήλωση στο σύστημα, έχει διάφορες καταστάσεις. Κατά τη δημιουργία αλλά και μετά την αποθήκευση των δεδομένων από το διαχειριστή του κόμβου, η κατάσταση στην οποία βρίσκεται η συνάντηση είναι «Έχει προγραμματιστεί». Για όσο αυτή βρίσκεται σε αυτή την κατάσταση, δεν δημοσιεύεται στη λίστα με τα ενεργά e-partenariats του συστήματος και οι εταιρείες που κανονικά θα μπορούσαν να δηλώσουν συμμετοχή σε αυτήν, δεν έχουν τη συγκεκριμένη δυνατότητα. Για να ανοίξει το δικαίωμα αίτησης συμμετοχής στη συνάντηση, θα πρέπει η κατάστασή της να αλλάξει «Ανοιχτή». Αυτό γίνεται μόνο μέσω του αντίστοιχου κουμπιού στο μενού της συγκεκριμένης σελίδας. Σελίδα 39 από 71

40 Εικόνα 34. Αρχική σελίδα epartenariat Εικόνα 35. Ενεργοποίηση και δημοσίευση συνάντησης Προγραμματισμός συνάντησης Η εταιρία έχει την δυνατότητα να κλείνει συνάντηση με κάποια άλλη εταιρία που συμμετέχει στο epartenariat. H εταιρία θα ενημερώνεται με και μέσω του Site θα επιβεβαιώνει τη συνάντηση, η οποία θα λαμβάνει χώρα στην προκαθορισμένη ημερομηνία και ώρα με την παροχή ήχου και εικόνας. Επιπλέον κάθε εταιρία, έχει την δυνατότητα να προγραμματίζει συνάντηση με άλλη εταιρία σε εναλλακτικές ημερομηνίες και ώρες διεξαγωγής. Η συγκεκριμένη επιλογή διατίθεται μέσω του αντίστοιχου κουμπιού στην σελίδα προβολής της εταιρείας (από την λίστα εταιρειών του e-partenariat). Συγκεκριμένα πατώντας το τελευταίο εικονίδιο με το ημερολόγιο, ο χρήστης της εταιρείας μπορεί να προγραμματίσει συνάντηση μέσω του συστήματος σε Σελίδα 40 από 71

41 εναλλακτική ημερομηνία από αυτή που παρέχει το e-partenariat. Στο συγκεκριμένο προγραμματισμό, υπάρχει και η δυνατότητα αιτήματος για διερμηνέα εφόσον δεν υπάρχει κοινή γλώσσα επικοινωνίας μεταξύ των δύο εταιριών. Η συνάντηση, θα μπορεί να γίνει και μέσω τηλεφώνου χωρίς την χρήση του συστήματος των τηλεδιασκέψεων ή να είναι φυσική συνάντηση σε συγκεκριμένη τοποθεσία. Το κλείσιμο κάποιας συνάντησης, έχει ακριβώς την ίδια λειτουργικότητα που προσφέρεται από τα «εργαλεία επικοινωνίας» και «αίτηση συνάντησης» στην εργαλειοθήκη του χρήστη. Η διαφορά είναι ότι σε αυτή την περίπτωση τα στοιχεία του ατόμου με το οποίο επιδιώκεται η συνάντηση, θα συμπληρώνονται αυτόματα στην φόρμα. Εικόνα 36. Προβολή εταιρίας που συμμετέχει σε e-partenariat Σελίδα 41 από 71

42 Εικόνα 37. Οργάνωση συνάντησης σε εναλλακτική περίοδο Εικόνα 38. Κουμπί συμμετοχής σε e-partenariat Σελίδα 42 από 71

43 3.2.9 Συμμετοχή σε συνάντηση (Join meeting) Αφορά στην συμμετοχή σε μια ενεργή συνάντηση. Ενεργή συνάντηση θεωρείται η συνάντηση η οποία λαμβάνει χώρα διαδικτυακά την δεδομένη χρονική στιγμή. Η συμμετοχή, ενεργοποιείται αυτόματα 5 λεπτά πριν την έναρξη της συνάντησης και διατηρείται ενεργή μέχρι την λήξη της Αναζήτηση εταιριών Κάθε εταιρία ή χρήστης της υπηρεσίας, έχει την δυνατότητα να εκτελεί οποιαδήποτε αναζήτηση με συγκεκριμένα κριτήρια με σκοπό την εύρεση πιθανών συνεργατών. Τα βασικά κριτήρια της αναζήτησης είναι: η Χώρα Τομέας Δραστηριότητας Τύπος συνεργασίας Άλλα κριτήρια όπως Τζίρος, κτλ. Η Χώρα, μπορεί να είναι η χώρα στην οποία εδρεύει η εταιρία ή η χώρα στην οποία επιδιώκεται κάποιου είδους συνεργασία. Σελίδα 43 από 71

44 3.3 Υποσύστημα Διοργάνωσης Ηλεκτρονικών Εκθέσεων (e-exhibition) Tο παρόν υποσύστημα αφορά διαμόρφωση Ηλεκτρονικών Εκθέσεων, όπου οι εξαγωγικές εταιρείες ΤΠΕ (και όχι μόνο), θα δημιουργούν το προφίλ τους παρουσιάζοντας τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους. Υπάρχει η δυνατότητα διοργάνωσης θεματικών ηλεκτρονικών εκθέσεων, με σκοπό την προώθηση συγκεκριμένων υπηρεσιών ή προϊόντων των ελληνικών επιχειρήσεων. Οι ηλεκτρονικές εκθέσεις έχουν οργανωθεί με βάση τις συμβατικές εκθέσεις αξιοποιώντας ηλεκτρονικά περίπτερα, stands κ.ο.κ. Εικόνα 39. Αρχική οθόνη e-exhibitions Τα βασικά χαρακτηριστικά είναι: Δημιουργία απεριόριστων ηλεκτρονικών εκθέσεων σε ετήσια βάση Δυνατότητα θεματικού διαχωρισμού των εκθέσεων Οργάνωση εκθεμάτων με εικονική χωροθέτηση για διευκόλυνση των επισκεπτών (ηλεκτρονικά περίπτερα, virtual stand, διαφημίσεις κτλ.) Δυναμική ανάρτηση προϊόντων και υπηρεσιών από εκθέτες Κοινή διαχείριση εμπορικών επισκεπτών. Δυνατότητα εγγραφής και καταχώρησης προσωποποιημένου προφίλ Παρακολούθηση και Ανάλυση ηλεκτρονικής συμπεριφοράς των εμπορικών επισκεπτών με σκοπό την υποβοήθηση στη λήψη αποφάσεων και τη βελτιστοποίηση του περιεχομένου Δυνατότητα προσωποποίησης των ηλεκτρονικών εκθέσεων από τους εμπορικούς επισκέπτες (my e- exhibition) Όλα τα δεδομένα θα μπορούν να δημοσιευτούν σε οποιαδήποτε γλώσσα χωρίς περιορισμούς Σελίδα 44 από 71

45 Επιλεκτική διανομή του περιεχομένου και των προϊόντων σε διαφορετικές ομάδες ενδιαφερομένων. Στόχος η προώθηση συγκεκριμένων προϊόντων ή και υπηρεσιών ανά χώρα ή και target group Κεντρικό μενού υπηρεσίας Οι δυνατότητες οι οποίες προσφέρονται από το κεντρικό μενού της υπηρεσίας (Top Application Menu) είναι: About e-exhibition Άρθρο με γενικές πληροφορίες για την υπηρεσία List of e- Exhibitions Σύνδεσμος που οδηγεί σε λίστα με όλα τις ενεργές ηλεκτρονικές εκθέσεις Αρχική σελίδα Υπηρεσίας Η αρχική σελίδα περιλαμβάνει τους ακόλουθους ενεργούς συνδέσμους: What is e- Exhibition Πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία Benefits Άρθρο σχετικό με τα πλεονεκτήματα που έχει η συγκεκριμένη υπηρεσία 31st Thessaloniki IP Exhibition Άρθρο σχετικό με κάποια ενεργή έκθεση που τρέχει αυτή τη χρονική στιγμή Δημιουργία e-exhibition Η δημιουργία ηλεκτρονικών εκθέσεων είναι μία δυνατότητα την οποία έχουν μόνο οι διαχειριστές του κόμβου. Η φόρμα δημιουργίας μιας ηλεκτρονικής έκθεσης εμφανίζεται παρακάτω: Σελίδα 45 από 71

46 Εικόνα 40. Δημιουργία επιχειρηματικής συνάντησης Από τα πεδία που πρέπει να καταχωρίσει ο χρήστης για τη νέα ηλεκτρονική έκθεση, ο Τίτλος,οι Ημερομηνίες έναρξης λήξης, ο τύπος, οι τομείς δραστηριότητας και οι χώρες που μπορούν να συμμετέχουν σε αυτή είναι υποχρεωτικά προς συμπλήρωση πεδία. Αναλυτικότερα τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: - Τίτλος συνάντησης: Ο τίτλος της ηλεκτρονικής έκθεσης όπως αυτή θα εμφανίζεται σε όλη την εφαρμογή. Υποχρεωτικό πεδίο - Σύνοψη: Μικρή συνοπτική περιγραφή της έκθεσης. - Ημερομηνίες έναρξης και λήξης: Υποχρεωτικά πεδία στα οποία ο χρήστης δηλώνει πότε θα πραγματοποιηθεί η ηλεκτρονική έκθεση. Σελίδα 46 από 71

47 - Περιγραφή: Αναλυτική περιγραφή της έκθεσης με γενικές πληροφορίες γι αυτήν, ποιους αφορά, σε ποιους απευθύνεται κλπ. Η εισαγωγή του γίνεται με χρήση ενός WYSIWYG επεξεργαστή ο οποίος δίνει δυνατότητες διαμόρφωσης του περιεχομένου του με μια πληθώρα επιλογών. - Τύπος : O τύπος της ηλεκτρονικής έκθεσης. Επιλογή από λίστα τιμών - Τομείς δραστηριότητας: Οι τομείς δραστηριότητας με τους οποίους πρέπει να σχετίζονται οι εταιρίες που θα πάρουν μέρος στην έκθεση. Επιλογή από λίστα τιμών - Υποκατηγορίες δραστηριότητας: Οι υποκατηγορίες των τύπων δραστηριότητας με τους οποίους πρέπει να σχετίζονται οι εταιρίες που θα πάρουν μέρος στην έκθεση. Επιλογή από λίστα τιμών - Επιτρεπόμενες χώρες: Οι χώρες μόνο των οποίων εταιρίες μπορούν να πάρουν μέρος στην έκθεση, Με την καταχώρηση όλων των ανωτέρω πληροφοριών, ο χρήστης επιλέγει το κουμπί Αποθήκευση και ολοκληρώνει την δημιουργία της έκθεσης. (Με το κουμπί «Ακύρωση» απλά ακυρώνει ότι έχει καταχωρήσει) Λίστα εκθέσεων Στην σελίδα αυτή παρουσιάζονται όλες οι ενεργές εκθέσεις τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Οι πληροφορίες που εμφανίζονται στην λίστα των εκθέσεων είναι: Τίτλος της έκθεσης Περιγραφή της έκθεσης Λογότυπο της έκθεσης Αριθμός Halls Αριθμός Εκθετών Αριθμός επισκεπτών Οι πιο πρόσφατες εκθέσεις εμφανίζονται πρώτες. Σελίδα 47 από 71

48 3.3.5 Αρχική σελίδα έκθεσης Η σελίδα αυτή αποτελεί την αρχική σελίδα μιας έκθεσης. Στην σελίδα αυτή, εμφανίζονται γενικές πληροφορίες για την έκθεση, ο αριθμός των εκθετών και επισκεπτών, τα Halls τα οποία περιέχει και οι τομείς δραστηριοτήτων των εταιρειών που συμμετέχουν. Η επίσκεψη και η συμμετοχή στην έκθεση επιτρέπεται υπό προϋποθέσεις. Το πλήκτρο «Επίσκεψη» είναι ορατό στις παρακάτω περιπτώσεις: Ο χρήστης δεν έχει εγγραφεί σαν επισκέπτης Η έκθεση είναι ενεργή Σελίδα 48 από 71

49 Το πλήκτρο «Συμμετοχή» είναι ορατό στις παρακάτω περιπτώσεις: Ο χρήστης μπορεί να συμμετέχει ως εκθέτης Ο χρήστης δεν συμμετέχει ως εκθέτης Η έκθεση είναι ενεργή Σελίδα 49 από 71

50 3.3.6 Συμμετοχή σε eexhibition Σε κάθε eexibition, επιτρέπεται η συμμετοχή εταιριών με βάση τις παρακάτω προϋποθέσεις: Η χώρα προέλευσης της εταιρίας να περιλαμβάνεται στις επιτρεπόμενες χώρες του eexibition (ορισμός eexibition) Η δραστηριότητα της εταιρίας να περιλαμβάνεται στις επιτρεπόμενες δραστηριότητες στον ορισμό του eexibition Έτσι είναι πάρα πολύ σημαντικό κατά τη δημιουργία της εταιρείας στο σύστημα, να συμπληρωθούν όλα τα στοιχεία του προφίλ της σωστά, καθώς και οι τομείς δραστηριότητας της για να μπορεί αυτή να συμμετέχει σε όσες περισσότερες e- Exibitions είναι δυνατό. Εφόσον η εταιρεία πληροί τις παραπάνω προϋποθέσεις και φυσικά δεν συμμετέχει ήδη στην ηλεκτρονική έκθεση, εμφανίζεται το κουμπί συμμετοχής μέσω του οποίου μπορεί να επιλέξει σε ποιες κατηγορίες από τις επιτρεπόμενες της έκθεσης θέλει να συμμετάσχει και με ποια προϊόντα της. Η αίτησή της δεν περνά από κάποιο έλεγχο, και έτσι η συμμετοχή της γίνεται αυτόματα. Εικόνα 41. Κουμπί συμμετοχής σε έκθεση Εικόνα 42. Συμμετοχή σε έκθεση επιλογή προϊόντων Σελίδα περιπτέρου Στην σελίδα αυτή εμφανίζονται όλες οι εταιρείες οι οποίες συμμετέχουν ως εκθέτες στο περίπτερο η κάθε μία με το δικό της stand. Σελίδα 50 από 71

51 Εικόνα 43. Σελίδα προβολής Hall Ένα ειδικό μενού εμφανίζεται κάτω από τις πληροφορίες κάθε εταιρείας το οποίο δίνει στο χρήστη που έχει επισκεφθεί την έκθεση κάποιες χρήσιμες επιλογές, εκτός φυσικά της δυνατότητας για επίσκεψη στο συγκεκριμένο stand. Πιο συγκεκριμένα, ο χρήστης έχει τις παρακάτω δυνατότητες Δημιουργία σελιδοδείκτη Ο επισκέπτης μπορεί πολύ εύκολα να δημιουργήσει σελιδοδείκτη ο οποίος θα του επιτρέπει την άμεση πλοήγηση του στο μέλλον στο συγκεκριμένο stand. Εικόνα 44. Δημιουργία σελιδοδείκτη για το stand Αποστολή μηνύματος Ο επισκέπτης μπορεί να επικοινωνήσει γρήγορα μέσω αποστολής μηνύματος με την εταιρεία εκθέτη του συγκεκριμένου stand. Σελίδα 51 από 71

52 Εικόνα 45. Αποστολή μηνύματος σε εκθέτη Αίτημα για συνάντηση Ο επισκέπτης μπορεί να προγραμματίσει συνάντηση με την εταιρεία εκθέτη του stand. H διαδικασία που ακολουθείται είναι η ίδια με αυτή που αναφέραμε στην υπηρεσία epartenariat παραπάνω στην ενότητα «Προγραμματισμός συνάντησης» Εικόνα 46. Προγραμματισμός συνάντησης Σελίδα 52 από 71

53 Εκδήλωση ενδιαφέροντος Στην περίπτωση που ο επισκέπτης θέλει να δείξει ενδιαφέρον για κάποιο από τα προϊόντα της εταιρείας εκθέτη ή και για την ίδια την εταιρεία, μπορεί να αφήσει τα ηλεκτρονικά του στοιχεία μέσω της επιλογής «Drop visit card». Έτσι ο εκθέτης στο τέλος της έκθεσης, μπορεί να συγκεντρώσει μια λίστα με όλους τους επισκέπτες οι οποίοι έδειξαν ενδιαφέρον για το περίπτερό του και να έρθει σε επικοινωνία μαζί τους. Εικόνα 47. Εκδήλωση ενδιαφέροντος - Drop Visit Card Για την διευκόλυνση του χρήστη σχετικά με την περιήγησή του στην έκθεση, εμφανίζονται κάτω από την καταχώρηση της κάθε εταιρίας, πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό επίσκεψης ή επικοινωνίας με την εταιρία. Ο χρήστης μπορεί απευθείας από αυτή την προβολή, να επικοινωνήσει με την εταιρία, να κλείσει κάποια συνάντηση, να δει την κατάσταση κάποιας συνάντησης, να «μαρκάρει» το περίπτερο της εταιρίας ώστε να συμπεριληφθεί στα περίπτερα που επισκέφτηκε κτλ Περίπτερο εταιρίας Η σελίδα αυτή προβάλει το περίπτερο μιας εταιρίας η οποία συμμετέχει ως εκθέτης και περιλαμβάνει τα παρακάτω τμήματα σελίδας: Stand Header Περιέχει το όνομα της εταιρίας, την τοποθεσία. Company Info Περιέχει το λογότυπο και μια περιγραφή της εταιρίας Stand Content Περιέχει το υλικό του περιπτέρου που μπορεί να είναι: Παρουσιάσεις Αρχεία Προϊόντα Φωτογραφίες Stand Footer Περιλαμβάνει τα «Εργαλεία επικοινωνίας», τα στοιχεία της επαφής για την επικοινωνία με την εταιρία καθώς και την ακριβή διεύθυνση. Ακουλουθεί ενδεικτκό δείγμα της σελίδας του περιπτέρου μιας εταιρίας: Σελίδα 53 από 71

54 Εικόνα 48 Περίπτερο εταιρείας σε έκθεση Στη σελίδα υπάρχουν και πάλι οι επιλογές που έχει ο επισκέπτης για το περίπτερο μίας εταιρείας εκθέτη και τις οποίες αναφέραμε λίγο παραπάνω. Σελίδα 54 από 71

55 3.4 Υποσύστημα Παροχής Υπηρεσιών Διερμηνείας (einterpreter) Το υποσύστημα αυτό παρέχει στους ενδιαφερόμενους, υπηρεσίες μετάφρασης κατά τη διάρκεια τηλεδιάσκεψης με υποψήφιους συνεργάτες του στο εξωτερικό, μέσω εξειδικευμένων διερμηνέων. Ο εξειδικευμένος διερμηνέας, θα προσφέρεται από τον ΣΕΒΕ, την προγραμματισμένη από το σύστημα ώρα συνάντησης και θα είναι παρών κατά την διάρκεια της συνάντησης. Η υπηρεσία της μετάφρασης, προσφέρεται επίσης σε όλα τα υποσυστήματα στα οποία υπάρχει η δυνατότητα του προγραμματισμού online συναντήσεων και είναι διαθέσιμη στη οθόνη προγραμματισμού μιας συνάντησης με το πλήκτρο Need Interpretation?. Η ενεργοποίηση της χρήσης της υπηρεσίας από κάποιο μέλος του Site, γίνεται από τους διαχειριστές και συγκεκριμένα από την καρτέλα της εταιρίας στην περιοχή «Υπηρεσίες Διερμηνείας» Κεντρικό μενού υπηρεσίας Οι δυνατότητες οι οποίες προσφέρονται από το κεντρικό μενού της υπηρεσίας (Top Application Menu) είναι: About einterpreter Άρθρο με γενικές πληροφορίες για την υπηρεσία I need an Interpreter Σύνδεσμος που οδηγεί σε σελίδα αίτησης για διερμηνέα Σελίδα 55 από 71

56 Το Υποσύστημα αυτό περιλαμβάνει τις παρακάτω σελίδες Αρχική σελίδα υπηρεσίας Η αρχική σελίδα περιλαμβάνει τους ακόλουθους ενεργούς συνδέσμους: What is einterpreter Πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία I need an interpreter Σύνδεσμος που οδηγεί σε σελίδα αίτησης για διερμηνέα I am an interpreter Σύνδεσμος που οδηγεί στη σελίδα εγγραφής διερμηνέα Εγγραφή Διερμηνέα Το σύστημα δίνει την δυνατότητα εγγραφής ως διερμηνέα σε κάποιο χρήστη που έχει σκοπό να παρέχει υπηρεσίες διερμηνείας στις επιχειρηματικές συναντήσεις. Η διαδικασία έγγραφής εγκρίνεται από τον διαχειριστή του συστήματος. Το προφίλ του διερμηνέα, απαιτεί την συμπλήρωση επιπλέον πληροφοριών για τις γλώσσες στις οποίες μπορεί να παρέχει τις υπηρεσίες καθώς και ειδικές γνώσεις πχ σε ορολογία κτλ. Σελίδα 56 από 71

57 Εικόνα 49. Συμπλήρωση προφίλ διερμηνέα Κλείσιμο ραντεβού διερμηνείας Μέσω της συγκεκριμένης σελίδας, οι χρήστες του κόμβου που επιθυμούν να έρθουν σε επαφή με άλλους χρήστες του συστήματος, μπορούν να αιτηθούν την παρουσία κάποιου διερμηνέα κατά την διεξαγωγή της εικονικής συνάντησης που θα πραγματοποιήσουν για να διευκολυνθεί η μεταξύ τους επικοινωνία. Η επιλογή διατίθεται μέσω της αρχικής σελίδας του υποσυστήματος einterpreter. Η φόρμα αίτησης εμφανίζεται παρακάτω: Σελίδα 57 από 71

58 Εικόνα 50. Αίτημα για ραντεβού με διερμηνέα Από τα πεδία που πρέπει να καταχωρίσει ο χρήστης για την αίτηση, οι Γλώσσες από και προς,ο Τίτλος, η προτεινόμενη ημερομηνία ώρα και η διάρκεια της συνάντησης είναι υποχρεωτικά προς συμπλήρωση πεδία. Αναλυτικότερα τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: - Γλώσσα από: Η γλώσσα που μιλάει ο χρήστης που αιτείται το διερμηνέα - Γλώσσα προς: Η γλώσσα που μιλάει ο χρήστης με τον οποίο έχει προγραμματιστεί η συνάντηση - Ειδική ορολογία: Κάποια ειδική ορολογία την οποία θα είναι καλό να κατέχει ο διερμηνέας για να διευκολύνει την επικοινωνία, ανάλογα πάντα με τον τομέα δραστηριότητας με τον οποίο σχετίζονται οι εμπλεκόμενοι στη συνάντηση - Τίτλος : O τίτλος της συνάντησης - Προτεινόμενη ώρα συνάντησης: Η προτιμώμενη από το χρήστη ώρα για την παρουσία διερμηνέα. - Εναλλακτική ώρα συνάντησης: Η εναλλακτική ώρα που προτείνει ο χρήστης στο διερμηνέα σε περίπτωση που ο δεύτερος δεν μπορεί να παραστεί στην προτεινόμενη ώρα. - Πρόσκληση άλλων συμμετεχόντων στην συνάντηση Με την καταχώρηση όλων των ανωτέρω πληροφοριών, ο χρήστης επιλέγει το κουμπί Αποθήκευση και ολοκληρώνει τη δημιουργία αίτησης για διερμηνέα. (Με το κουμπί «Ακύρωση» απλά ακυρώνει ότι έχει καταχωρήσει) Οι αιτήσεις μου για διερμηνέα Η σελίδα αυτή έχει σκοπό την προεπισκόπηση όλων των συναντήσεων διερμηνείας, της προβολής κατάστασης τους και των λεπτομερειών τους. Παράλληλα, δίνει την δυνατότητα έναρξης ή συμμετοχής στην συνάντηση όταν αυτή είναι σε εξέλιξη. Σελίδα 58 από 71

59 Εικόνα 51. Οι αιτήσεις μου για διερμηνέα Σελίδα 59 από 71

60 3.5 Σύστημα Προώθησης Καινοτομίας ΤΠΕ (e-newbusinessforum) Το σύστημα αυτό εξυπηρετεί την άμεση προώθηση και προβολή καινοτόμων επιχειρηματικών ιδεών ή και προϊόντων λογισμικού των ελληνικών επιχειρήσεων ΤΠΕ. Η συγκεκριμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα απευθύνεται κυρίως σε νέους επιχειρηματίες / νεοσύστατες επιχειρήσεις ΤΠΕ, επιτρέποντας τους να παρουσιάζουν, σε παγκόσμιο επίπεδο μέσω του διαδικτύου, καινοτόμες ιδέες για νέα προϊόντα και υπηρεσίες, αναζητώντας συνεργασίες ή/και χρηματοδότηση. Το σύστημα αυτό θα πλαισιώνεται από forum ανταλλαγής απόψεων. Το σύστημα υποστηρίζει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: ΤΠΕ Δυνατότητα καταχώρισης επιχειρηματικών ιδεών ή και προϊόντων λογισμικού των ελληνικών επιχειρήσεων Έλεγχος δημοσίευσης στοιχείων από τους διαχειριστές του κόμβου (moderation) Δυνατότητα δημοσίευσης θεμάτων προς διαβούλευση σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα Δυνατότητα διεξαγωγής ηλεκτρονικού διαλόγου και σχολιασμού των θεμάτων Ενημέρωση για την απήχηση των ιδεών και των προϊόντων λογισμικού Εικόνα 52. ebusiness αρχική σελίδα Κεντρικό μενού υπηρεσίας Οι δυνατότητες οι οποίες προσφέρονται από το κεντρικό μενού της υπηρεσίας (Top Application Menu) είναι: About enewbusinessforum Άρθρο με γενικές πληροφορίες για την υπηρεσία Forum Σύνδεσμος που εισάγει το χρήστη στο forum της σελίδας Σελίδα 60 από 71

61 3.5.2 Αρχική σελίδα υπηρεσίας Η αρχική σελίδα της υπηρεσίες περιλαμβάνει τις παρακάτω περιοχές What is enewbusinessforum Πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία Join our forum Σύνδεσμος που εισάγει το χρήστη στο forum της σελίδας Κατηγορίες forum Η σελίδα αυτή εμφανίζει μία λίστα με όλες τις κατηγορίες forum που υπάρχουν στο σύστημα. Τέτοιες κατηγορίες έχουν τη δυνατότητα να δημιουργήσουν μόνο οι χρήστες που στο σύστημα έχουν το ρόλο forum editor και άρα είναι διαχειριστές του συγκεκριμένου υποσυστήματος. Οι κατηγορίες forum ανοίγονται όποτε υπάρχει ανάγκη για να δημιουργηθεί στον κόμβο μία νέα περιοχή για συζητήσεις και ανταλλαγή απόψεων όπως πχ Για ένα νέο τομέα δραστηριοτήτων ή για ένα σημαντική πολιτική ή οικονομική αλλαγή που έγινε και αλλάζει τα δεδομένα στην οικονομία. Εικόνα 53. Λίστα από τις κατηγορίες forum Σελίδα 61 από 71

62 Εικόνα 54. Σελίδα δημιουργίας κατηγορίας forum Κάθε κατηγορία forum αποτελείται από δύο πεδία Τίτλο και περιγραφή. Το πρώτο μόνο είναι υποχρεωτικό προς συμπλήρωση Forums Η σελίδα αυτή παρουσιάζει όλα τα διαθέσιμα forums ανά κατηγορία. Εικόνα 55. Λίστα από forums της κατηγορίας Marketing Εικόνα 56. Σελίδα δημιουργία forum Σελίδα 62 από 71

63 Όπως στις κατηγορίες forum, έτσι και στα forum μπορούν και έχουν δικαίωμα δημιουργίας μόνο οι χρήστες που στο σύστημα έχουν το ρόλο forum editor και άρα είναι διαχειριστές του συγκεκριμένου υποσυστήματος. Κάθε forum αποτελείται από τέσσερα πεδία εκ των οποίων ο τίτλος και η κατηγορία είναι υποχρεωτικά προς συμπλήρωση. Αναλυτικότερα τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα ακόλουθα: - Τίτλος: Ο τίτλος του forum. Υποχρεωτικό πεδίο - Περιγραφή: Μικρή συνοπτική περιγραφή του forum. - Κατηγορία : Η κατηγορία στην οποία ανήκει το συγκεκριμένο forum. Επιλογή από λίστα τιμών - Θέση: Η θέση που έχει το συγκεκριμένο forum σε σχέση πάντα με τα άλλα forums της ίδιας κατηγορίας. Με την καταχώρηση όλων των ανωτέρω πληροφοριών, ο χρήστης επιλέγει το κουμπί Αποθήκευση και ολοκληρώνει την δημιουργία του forum. (Με το κουμπί «Ακύρωση» απλά ακυρώνει ότι έχει καταχωρήσει) Forum threads Η σελίδα αυτή παρουσιάζει όλες τις συζητήσεις που αναπτύσσονται σε ένα forum. Η συμμετοχή σε κάποιο forum, επιτρέπεται μόνο για τους συνδεδεμένους χρήστες. Ανάλογα με το επίπεδο πρόσβασης του χρήστη, ένα μήνυμα μπορεί να χρειάζεται έγκριση (moderation) ώστε να γίνει ορατό. Μια απλή συζήτηση σε ένα συγκεκριμένο θέμα ονομάζεται thread. Υπάρχουν περιπτώσεις που ένα forum μπορεί να έχει ιεραρχική δομή και να περιλαμβάνει περισσότερες συζητήσεις με διαφορετικά θέματα. Εικόνα 57. Threads στην κατηγορία Personal Financial Μέσω της επιλογής «New thread» που υπάρχει μέσα σε κάθε forum, οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες του συστήματος μπορούν να κάνουν έναρξη μίας νέας συζήτησης για κάποιο θέμα που αφορά αυτούς και τις επιχειρήσεις τους. Σελίδα 63 από 71

64 Εικόνα 58. Σελίδα δημιουργίας νέας συζήτησης (forθm thread) Κάθε forum thread αποτελείται από δύο πεδία Τίτλο και Κείμενο. Και τα δύο είναι υποχρεωτικά προς συμπλήρωση. Μέσα σε κάθε συζήτηση οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να αναπτύξουν ολόκληρες συζητήσεις απαντώντας ο ένας στα threads του άλλου. Εικόνα 59. Ανάπτυξη συζήτησης μέσε σε forum thread 3.6 Σύστημα Αξιολόγησης Επιχειρήσεων ΤΠΕ (e-self Assessment) Πρόκειται για ένα ηλεκτρονικό εργαλείο το οποίο διαγιγνώσκει το βαθμό στον οποίο μια εταιρία είναι ώριμη για να αναπτύξει εξαγωγική δραστηριότητα, λαμβάνοντας υπόψη του διάφορα δεδομένα, τα οποία θα εισέρχονται στο σύστημα από την ίδια την επιχείρηση. Σελίδα 64 από 71

65 Εικόνα 60. Αρχική οθόνη self-assessment. Πρόκειται για ένα μεθοδολογικό εργαλείο το οποίο εκπονήθηκε στη βάση εμπειριών διαφόρων export consultants που κατέδειξαν κάποια κλασικά λάθη τα οποία παρατηρούνται από τις επιχειρήσεις κατά τη διαδικασία διεθνοποίησής τους και οδηγούν σε αποτυχία. Στόχος του προτεινόμενου ηλεκτρονικού εργαλείου για τις επιχειρήσεις ΤΠΕ είναι: Να αυξήσουν την κατανόησή τους αναφορικά με τη διαδικασία διεθνοποίησης των επιχειρήσεων Να έχουν ανά πάσα στιγμή στη διάθεσή τους ένα γρήγορο εργαλείο αξιολόγησης της εξαγωγικής ετοιμότητας της επιχείρησής τους Να αποκτήσουν ένα πλαίσιο προγραμματισμού των εξαγωγικών δράσεων της επιχείρησής τους Να διευκολύνουν τη λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων σε πρακτικά θέματα εξωστρέφειας Αρχική σελίδα υπηρεσίας Στην αρχική παρουσιάζονται οι παρακάτω βασικές υπηρεσίες: Μεθοδολογία για ανάπτυξη εξαγωγικής δραστηριότητας Εργαλείο αξιολόγησης Αξιολόγηση επιχείρησης Η αξιολόγηση της επιχείρησης γίνεται με ερωτήσεις. Κάθε απάντηση που δίνεται, βαθμολογείται και στο τέλος προκύπτει ένας τελικός βαθμός με τον τρόπο που περιγράφεται στην αντίστοιχη ενότητα του διαχειριστικού συστήματος. Αφού ο χρήστης απαντήσει σε όλες τις ερωτήσεις, εμφανίζεται ο συνολικός βαθμός και μια σύντομη περιγραφή για το αποτέλεσμα και την ικανότητα της επιχείρησης να εξάγει. Επιπλέον, ανάλογα με την βαθμολογία και την απάντηση σε συγκεκριμένες ερωτήσεις, εμφανίζονται σχετικές πληροφορίες (άρθρα) ώστε να βοηθήσουν την επιχείρηση να κάνει όλες τις διορθωτικές ενέργειες με σκοπό να βελτιώσει την ετοιμότητα της εταιρίας να εξάγει. Σελίδα 65 από 71

66 Ο εκπρόσωπος της εταιρίας επιλέγει το «Are you ready to export?» και οδηγείται στην επόμενη οθόνη. Εκεί καλείται να απαντήσει σε σειρά ερωτήσεων που έχουν ως στόχο την πιστοποίηση της εταιρίας. Σελίδα 66 από 71

67 Εικόνα 61. Ερωτηματολόγιο εξαγωγικής ετοιμότητας Σελίδα 67 από 71

68 Εικόνα 62. Σελίδα εμφάνισης αποτελεσμάτων αξιολόγησης Σελίδα 68 από 71

69 4 Εξωτερικά υποσυστήματα - Σύστημα Web Video Conferencing Στην ενότητα αυτή, περιγράφονται όλα τα εξωτερικά υποσυστήματα και οι διασυνδέσεις μεταξύ τους. 4.1 Γενικά. Για το υποσύστημα τηλεδιασκέψεων και online συναντήσεων επιλέχθηκε η λύση WebEx της Cisco η οποία θεωρείται μία από τις πιο αξιόπιστες και ολοκληρωμένες λύσεις για Web conferencing στην αγορά. Με την χρήση του WebEx Video Conferencing, εξυπηρετούνται από το σύστημα όλα τα δρώμενα που σχετίζονται με ηλεκτρονικές συναντήσεις με εικόνα και ήχο παρουσία πολλών συμμετεχόντων. Συγκεκριμένα θα αξιοποιηθεί για την διοργάνωση ηλεκτρονικών συνεδρίων, εκδηλώσεων και επιχειρηματικών συναντήσεων. Τα χαρακτηριστικά του Cisco WebEx, δίνουν τις παρακάτω δυνατότητες: Μοιραστείτε υπολογιστές, έγγραφα και εφαρμογές: Μοιραστείτε σε πραγματικό χρόνο το περιεχόμενο του υπολογιστή σας με τους άλλους συμμετέχοντες οι οποίοι βρίσκονται μακριά. Δώστε τον έλεγχο στους συμμετέχοντες ώστε να μπορούν να μοιράζονται και αυτοί τους υπολογιστές τους. Ολοκληρωμένη εμπειρία πολυμέσων: κάντε τις παρουσιάσεις σας πιο ελκυστικές ενσωματώνοντας τα διάφορα πολυμέσα όπως PowerPoint, Flash, ήχο και βίντεο. Βίντεο υψηλής ευκρίνειας: Δώσε στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να έχουν οπτική επαφή σε πραγματικό χρόνο. Προσομοίωσε τη συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο με συμμετέχοντες από διάφορα μέρη, με βίντεο πολλαπλών σημείων. Δείτε το εξαιρετικής ευκρίνειας βίντεο του Active Speaker με έως και 720p ανάλυση οθόνης. Floating Panels: Μπορείτε να προσφέρετε προβολή πλήρους οθόνης για τους συμμετέχοντες (μέχρι 25 ανά συνεδρία ανά εξυπηρετητή) ενώ παράλληλα να χρησιμοποιείτε πλήκτρα ελέγχου για να διαχειρίζεστε τις δραστηριότητες της συνάντησης. Σελίδα 69 από 71

70 Εικόνα 63. Εικόνα παραθύρου Cisco Webex Meeting Center Καταγραφή, επεξεργασία και αναπαραγωγή διάσκεψης: Καταγράψτε τις συναντήσεις για μελλοντική αναφορά, εκπαιδευτικούς σκοπούς ή επιδείξεις. Desktop Integration Suite: Ξεκίνησε άμεσα συναντήσεις από MS Office, MS Outlook, και Lotus Notes. Πρόσβαση στη συνάντηση με ένα κλικ: Ξεκινήστε μια συνάντηση και προσκαλέστε συμμετέχοντες από την επιφάνεια εργασίας σας με ένα κλικ. Γρήγορη έναρξη διασκέψεων: Στείλτε προσκλήσεις και υπενθυμίσεις εύκολα σε μια συνάντηση, μέσω της υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε. Υποστήριξη πολλαπλών λειτουργικών συστημάτων: Μπορείτε να συναντηθείτε με οποιονδήποτε χωρίς να ανησυχείτε για το λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιούν. Κατά την πρώτη χρήση του webex στον υπολογιστή του χρήστη, η σελίδα του webex θα του ζητήσει να κατεβάσει και να εγκαταστήσει τον client μέσω του οποίου θα μπορεί να συνδεθεί στην ηλεκτρονική συνάντηση. Σελίδα 70 από 71

71 Σελίδα 71 από 71