Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας Office Management (Ημερολόγιο Λογιστή). Παρακάτω προτείνεται

Transcript

1 Office Management

2 Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας Office Management (Ημερολόγιο Λογιστή). Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.

3 1 Ημερολόγιο Με την Ενσωμάτωση του Φορολογικού Ημερολογίου επιτυγχάνεται: Άμεση και πλήρης ενημέρωση του λογιστή και του λογιστικού γραφείου για τις Υποχρεώσεις των πελατών τους Πρόβλεψη των Υποχρεώσεων των Πελατών και μέριμνα για την ομαλή ολοκλήρωσή τους Υπολογισμός και ενημέρωση για τις προθεσμίες που «κινδυνεύουν» Αποφυγή λαθών Οργάνωση των εργασιών Παρακολούθηση και Καταγραφή συναντήσεων, γεγονότων και Επικοινωνιών Προγραμματισμός δημιουργίας εντύπων ανά Υποχρέωση Υποβολής και Υπόχρεο Η ενημέρωση όλων των Φορολογικών Υποχρεώσεων πραγματοποιείται σε πραγματικό χρόνο και χωρίς να απαιτείται κανένας χειρισμός από το χρήστη, καθώς μέσω του διαδικτύου και της επιστημονικής ομάδας του e-forologia οι ημερομηνίες των Υποχρεώσεων και τυχόν παρατάσεις τους ενημερώνονται άμεσα Η μετάβαση στο Ημερολόγιο πραγματοποιείται είτε από τον Πίνακα των Υπόχρεων του Κεντρικού Menu της εφαρμογής από το button, είτε με το link Δείτε Περισσότερα στην Καρτέλα του Ημερολογίου που βρίσκεται στο πλευρικό menu της εφαρμογής

4 Με την έναρξη του Ημερολογίου το πρώτο που συναντάει ο χρήστης είναι οι Υποχρεώσεις οι οποίες έχουν ενημερωθεί αυτόματα από το e-forologia Στο πλευρικό menu υπάρχει Ημερολόγιο με το οποίο πραγματοποιείται μετάβαση σε όποια ημερομηνία επιθυμεί ο χρήστης όταν βλέπει το Ημερολόγιο. Επιπλέον εμφανίζεται με ανάλογα εικονίδια πότε πλησιάζει η επόμενη Υποχρέωση για τους πελάτες του γραφείου που απορρέει από τα έντυπα της εφαρμογής, όπως επίσης και πόσους Υπόχρεους αφορά η συγκεκριμένη Φορολογική Υποχρέωση.

5 Ταυτόχρονα μετά την 1 η έναρξη του Ημερολογίου απεικονίζονται σε live tiles οι Φορολογικές Υποχρεώσεις των πελατών του γραφείου για τις επόμενες 3 Ημέρες, καθώς και οι προγραμματισμένες Συναντήσεις, Γεγονότα και Επικοινωνίες για το συγκεκριμένο διάστημα των 3 Ημερών που δεν έχουν Ολοκληρωθεί. Πάνω από το Ημερολόγιο εμφανίζονται οι Ημερομηνίες που απεικονίζονται εκείνη την στιγμή αλλά και με 2 βέλη ο χρήστης έχει τη δυνατότητα μετάβασης στην επόμενη περίοδο ανάλογα με ποια περίοδος είναι επιλεγμένη

6 1.1 Ημερολόγιο Υπόχρεων Με την συγκεκριμένη επιλογή από τα εργαλεία του Ημερολογίου ο χρήστης μπορεί να πληροφορηθεί άμεσα για τις Υποχρεώσεις οι οποίες είναι συνδεδεμένες με Έντυπα, που είναι αποθηκευμένα στον Υπόχρεο. Επιλέγοντας κάποια από τις Υποχρεώσεις που εμφανίζονται πάντα στο πάνω μέρος του Ημερολογίου εμφανίζεται στο κάτω μέρος του Ημερολογίου σχετικό panel για την άμεση ενημέρωση του χρήστη για τους Πελάτες, που είναι Υπόχρεοι της επιλεγμένης Υποχρέωσης από το Ημερολόγιο. Για κάθε κατηγορία Υποχρέωσης που καλύπτεται από το Ημερολόγιο υπάρχει και σχετική απόχρωση για να γίνεται εύκολα ο διαχωρισμός από τον χρήστη.

7 Οι καρτέλες που εμφανίζονται : ΔΕΝ έχει δημιουργηθεί Δήλωση για την επιλεγμένη Υποχρέωση στο τρέχων Οικονομικό Έτος. Στην πρώτη καρτέλα εμφανίζονται οι προβλέψεις για τους Υπόχρεους οι οποίοι κατά το έτος 2012 ή σε κάποια περίοδο έχουν αποθηκευμένο το αντίστοιχο έντυπο της Υποχρέωσης αλλά για την συγκεκριμένη περίοδο της Υποχρέωσης η Δημιουργία του Εκκρεμεί. Έχει δημιουργηθεί έντυπο το οποίο βρίσκεται σε εκκρεμότητα και δεν έχει αποσταλεί στη Γ.Γ.Π.Σ ή στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. Έχει δημιουργηθεί έντυπο του οποίου η κατάσταση έχει Ολοκληρωθεί ή Πληρωθεί Τα έντυπα των Υπόχρεων που έχουν υποβληθεί στη Γ.Γ.Π.Σ 1.2 Γενικό Ημερολόγιο Λογιστή Με την δεύτερη επιλογή του Ημερολογίου Γενικό Ημερολόγιο Λογιστή πραγματοποιείται άμεση πληροφόρηση για όλες τις Υποχρεώσεις, ανεξάρτητα με το αν αυτές έχουν συνδεθεί με τα αντίστοιχα Έντυπα.

8 1.3 Υποχρεώσεις Μέσα από αυτή την επιλογή ο χρήστης μπορεί να δει τις υποχρεώσεις για το ΦΠΑ, Εισοδήματος, Εργατικά, Κεφαλαίου και άλλα καθώς και τις διάφορες συναντήσεις, γεγονότα και επικοινωνίες που έχουν συνδεθεί με τους υπόχρεους του. 2 Διαθέσιμες Ενέργειες Grid Οι διαθέσιμες ενέργειες που μπορεί να διαχειριστεί ο χρήστης μέσω του Ημερολογίου είναι: 2.1 Νέες Ενέργειες Από τις νέες ενέργειες της γραμμής εργαλείων του Ημερολογίου μπορούν να πραγματοποιηθούν: τα οποία μπορούν να φανούν χρήσιμα για τον προγραμματισμό και την ολοκλήρωση των Υποχρεώσεων του Λογιστή.

9 2.1.1 Νέα Συνάντηση Γεγονός Επικοινωνία Πληρωμή Ενεργοποιώντας τα πλήκτρα ή ο χρήστης συμπληρώνει τα στοιχεία Συνάντησης Γεγονότος τα οποία θα απεικονιστούν στο Ημερολόγιο. Στο πεδίο «Θέμα Subject» παρέχεται δυνατότητα στον χρήστη: Να επιλέξει κάποιο θέμα από την διαθέσιμη λίστα Να πληκτρολογήσει το θέμα που αφορά την συνάντηση απευθείας μέσα στο πεδίο, ενώ ταυτόχρονα κάθε νέα επιλογή του χρήστη αποθηκεύεται στη βάση της εφαρμογής, για την χρησιμοποίηση της σε άλλη χρονική περίοδο. Για την διαγραφή των επιλογών του χρήστη, που πιθανόν να έχουν αποθηκευθεί στην βάση, πρέπει να ενεργοποιηθεί το πλήκτρο DELETE, όταν ο δείκτης του ποντικιού βρίσκεται πάνω από την συγκεκριμένη επιλογή. Επιλέγοντας το πλήκτρο εμφανίζεται η λίστα επιλογής των αποθηκευμένων εντύπων του επιλεγμένου Υπόχρεου με σκοπό την συσχέτιση αυτών με το συγκεκριμένο γεγονός συνάντηση επικοινωνία.

10 Αφού γίνει επιλογή του εντύπου εμφανίζεται διακριτικά το έντυπο που επιλέχθηκε. Κάθε γεγονός συνάντηση επικοινωνία συσχετίζεται με 1 έντυπο. Με την λειτουργία της επισύναψης αρχείου (πλήκτρο ), δίνεται η δυνατότητα ο χρήστης να επισυνάψει αρχείο στο συγκεκριμένο συμβάν. Το μέγεθος του αρχείου δεν μπορεί να ξεπερνάει τα 5 megabytes. Με το πλήκτρο ο χρήστης μπορεί να ορίζει επαναλαμβανόμενο συμβάν για όσο διάστημα επιθυμεί. Στην φόρμα που εμφανίζεται καθορίζεται η περίοδος καθώς και το διάστημα της επανάληψης

11 Για την αυτόματη κατάργηση της επανάληψης που ορίστηκε θα πρέπει να ενεργοποιηθεί το πλήκτρο. Από την γραμμή εργαλείων νέας συνάντησης γεγονότος δίνεται δυνατότητα να οριστεί η κατάσταση στην οποία βρίσκεται η συγκεκριμένη Υποχρέωση και να εμφανίζεται με αντίστοιχη χρωματική διάκριση στο Ημερολόγιο. Για παράδειγμα, αν επιλεγεί η κατάσταση «Σε εξέλιξη» η συγκεκριμένη συνάντηση θα εμφανίζεται στο Ημερολόγιο όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα: Ενεργοποιώντας το πλήκτρο επικοινωνίας η οποία θα απεικονιστεί στο Ημερολόγιο. ο χρήστης, συμπληρώνει τα στοιχεία της

12 Σε περίπτωση που επιλεγεί το πλήκτρο, η συνάντηση γεγονός επικοινωνία εμφανίζεται στο Ημερολόγιο μόνο στον χρήστη από τον οποίο δημιουργήθηκε (εφόσον έχει γίνει log in στο σύστημα με αυτόν) καθώς και στον Κεντρικό Διαχειριστή (Admin) ο οποίος έχει ενεργοποιημένα όλα τα δικαιώματα. Εναλλακτικά κάνοντας δεξί κλικ πάνω στο Ημερολόγιο εμφανίζεται λίστα από την οποία δίνεται δυνατότητα άμεσης εισαγωγής Νέας Συνάντησης Γεγονότος καθώς και μετακίνησης σε οποιαδήποτε ημερομηνία του Ημερολογίου επιθυμεί ο χρήστης. Με την επιλογή ο χρήστης έχει την δυνατότητα να ορίσει τον τρόπο πληρωμής κάποιου εντύπου για τον εκάστοτε υπόχρεο του. Αξίζει να σημειωθεί ότι παρέχεται και δυνατότητα στον χρήστη να ορίσει τον τρόπο πληρωμής, τον αριθμό των δόσεων, την προθεσμία πληρωμής, το ποσό των δόσεων, την ημερομηνία πληρωμής, την ταυτότητα οφειλής του εντύπου.

13 2.2 Εκτύπωση\Εξαγωγή Κάθε Ημερολόγιο εκτυπώνεται και εξάγεται σε αρχείο, επιλέγοντας από την γραμμή εργαλείων των Επιλογών Ημερολογίου μία από τις διαθέσιμες επιλογές: εμφανίζεται η προεπισκόπηση του Ημερολογίου του επιλεγμένου διαστήματος εμφάνισης πραγματοποιείται εξαγωγή του Ημερολογίου σε μορφή αρχείου i- Calendar (ics), Pdf και Html. Εξάγοντας το αρχείο σε μορφή.ics, μπορεί να πραγματοποιθεί εισαγωγή το αρχείου σε άλλο πρόγραμμα που υποστηρίζει την συγκεκριμένη μορφή, όπως π.χ. το Microsoft Outlook τις αλλαγές Πραγματοποιείται ανανέωση όλων των στοιχείων του Ημερολόγιο με Πραγματοποιείται σύνδεση με το on line support tool για την λήψη οδηγιών για την λειτουργία του Ημερολογίου Πραγματοποιείται κλείσιμο της φόρμας επεξεργασίας του Ημερολογίου 3 Παράμετροι Από το Κεντρικό Μενού - Παράμετροι Παράμετροι Ημερολογίου διατίθενται επιλογές διαμόρφωσης της εμφάνισης του Ημερολογίου

14 3.1 Παράμετροι Ημερολογίου Στην φόρμα των Παραμέτρων δίνεται η δυνατότητα επιλογής των παραμέτρων του Ημερολογίου : Ώρες Εργασίας ανά Ημέρα Ημέρες Εργασίας Πρώτη Εργάσιμη Ημέρα την εβδομάδα Πλήθος Εβδομάδων Εμφάνισης ανά Μήνα Ορίζοντας τις «Ώρες Εργασίας» πραγματοποιείται διαφοροποίηση στο Ημερολόγιο με χρωματική διάκριση. Ανοιχτή Απόχρωση στο Ημερολόγιο : Εργάσιμες Ώρες Κλειστή Απόχρωση : Μη Εργάσιμες Ώρες

15 Επιλέγοντας τις «Ημέρες Εργασίας» απεικονίζονται στο Ημερολόγιο μόνο οι Ημέρες που επιλέχθηκαν στην Εβδομαδιαία Εργασιακή Προβολή του Ημερολογίου. Στο πεδίο 1 η Ημέρα της Εβδομάδος καθορίζεται η Ημέρα με την οποία ξεκινάει η Εβδομαδιαία Προβολή του Ημερολογίου. Με το πεδίο Αρ. Ημερών (Ημερ. Προβολή) δίνεται η δυνατότητα καθορισμού του πλήθους των Ημερών που θα εμφανίζονται στην Ημερήσια Προβολή του Ημερολογίου. Το πλήθος δεν μπορεί να ξεπερνά τις 3 Ημέρες ανά Προβολή. Από τα πεδία «Εβδομάδες ανά Μήνα» ορίζεται ο αριθμός των Εβδομάδων για κάθε Μήνα που θα προβάλλονται στο Ημερολόγιο. Επιπλέον, ενεργοποιώντας το check box εμφανίζονται και οι ημέρες Σάββατο & Κυριακή στην Μηνιαία Προβολή του Ημερολογίου.