ΕΓΧΕΙΙΔΙΟ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΡΑΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΤΟΧΩΝ - ΔΕΙΚΤΩΝ Version 1.0 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΗ ΧΡΗΣΩΝ ΤΣΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΤΘΗΗ ΣΟΧΩΝ - ΔΕΙΚΣΩΝ

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΗ ΧΡΗΣΩΝ ΤΣΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΤΘΗΗ ΣΟΧΩΝ - ΔΕΙΚΣΩΝ Ζκδοςθ 1.1 Τελευταία Ενθμζρωςθ: Ιανουάριοσ 2010

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Αυκεντικοποίθςθ Μενοφ Διαχείριςθσ Επιφάνεια Εργαςίασ Φόρμεσ Στοχοκεςίασ και Αποτελεςμάτων Δομι Φορμών Ειδοποιιςεισ Αναφορζσ Ρροεπιςκόπθςθ Φορμών Ραρακολοφκθςθ Δεικτών ΕΞΟΔΟΣ... 14

3 1. Αυθεντικοποίηςη Για τθν επιτυχι ςφνδεςθ των χρθςτών ςτο ςφςτθμα διαχείριςθσ περιεχομζνου απαιτείται θ ειςαγωγι των κατάλλθλων αναγνωριςτικών πρόςβαςθσ (credentials). Ππωσ φαίνεται ςτο διπλανό ςχιμα είναι υποχρεωτικι θ ςυμπλιρωςθ του Ονόματοσ Χριςτθ (username) και του Κωδικοφ (Password) για τθν αυκεντικοποίθςθ ενόσ χριςτθ ςτο ςφςτθμα. Σε περίπτωςθ όπου κάποιο από τα αναγνωριςτικά πρόςβαςθσ δοκοφν λανκαςμζνα, τότε το ςφςτθμα προειδοποιεί τον χριςτθ με το μινυμα που εμφανίηεται ςτο διπλανό ςχιμα με κόκκινθ γραμματοςειρά.

4 2. Μενοφ Διαχείριςησ Στο διπλανό ςχιμα απεικονίηεται θ πλιρθσ λίςτα των επιλογών του μενοφ του χριςτθ του ςυςτιματοσ. Το μενοφ παραμζνει ςτακερό με αριςτερι ςτοίχιςθ ςε όλεσ τισ οκόνεσ. Οι επιλογζσ είναι οι ακόλουκεσ: Επιφάνεια Εργαςίασ. Ρρόκειται για τθν αρχικι οκόνθ του ςυςτιματοσ όπου εμφανίηονται οι τρζχουςεσ ειδοποιιςεισ κακώσ και θ φόρμα ςτοχοκεςίασ / αποτελεςμάτων θ οποία κα πρζπει να ςυμπλθρωκεί. Ειδοποιήςεισ. Στθν ενότθτα αυτι εμφανίηεται το ςφνολο των καταχωρθμζνων ειδοποιιςεων (αρχείο). Στθν επιφάνεια εργαςίασ εμφανίηονται αποκλειςτικά οι ενεργζσ ειδοποιιςεισ. Αναφορζσ o Προεπιςκόπηςη Φορμών. Ρρόκειται για τθν ενότθτα ςτθν οποία κακίςταται εφικτι θ αναηιτθςθ και ανάκτθςθ του ςυνόλου των υποβεβλθμζνων φορμών για όλα τα ζτθ. Στθν ίδια ενότθτα παρζχονται δυνατότθτεσ εκτφπωςθσ, εξαγωγισ ςε Microsoft Word Document κακώσ και ανάκτθςθσ του αναλυτικοφ ιςτορικοφ αλλαγών για κάκε φόρμα χωριςτά. o Παρακολοφθηςη Δεικτών. Στθν ενότθτα αυτι παρζχονται εργαλεία αναηιτθςθσ και ανάκτθςθσ των τιμών των δεικτών. Οι αναφορζσ παρακζτουν ςυγκεντρωτικά αποτελζςματα ενόσ ι περιςςοτζρων δεικτών, ανά χριςθ, ςτθν περίοδοσ αναφοράσ του κάκε δείκτθ (μθνιαίοσ, τριμθνιαίοσ, εξαμθνιαίοσ και ετιςιοσ) και για τθ διεφκυνςθ ι τισ διευκφνςεισ ςτισ οποίεσ ανικει ο χριςτθσ. Ζξοδοσ. Επιλογι αςφαλοφσ αποςφνδεςθσ από το πλθροφοριακό ςφςτθμα. Ακολουκεί αναλυτικι περιγραφι των επιλογών του μενοφ. 3. Επιφάνεια Εργαςίασ Στθν επιφάνεια εργαςίασ εμφανίηονται δυο διακριτά ςτοιχεία. Το πρώτο ςτοιχείο αφορά ςτισ ενεργζσ ειδοποιιςεισ οι οποίεσ εμφανίηονται με πανομοιότυπο τρόπο ςτουσ χριςτεσ των επιμζρουσ διευκφνςεων. Το

5 δεφτερο ςτοιχείο αφορά ςτθν φόρμα ςτοχοκεςίασ ι αποτελεςμάτων θ οποία κα πρζπει να ςυμπλθρωκεί, κακώσ και το χρονικό διάςτθμα για το οποίο θ φόρμα παραμζνει ενεργι προσ ςυμπλιρωςθ. Ο χριςτθσ ζχει τθ δυνατότθτα ςυμπλιρωςθσ / ενθμζρωςθσ τθσ φόρμασ μζςω τθσ επιλογισ. Αξίηει να επιςθμανκεί ότι ο χριςτθσ διατθρεί το δικαίωμα επεξεργαςίασ των ςτοιχείων, μζχρι τθν θμερομθνία οριςτικισ υποβολισ τθσ εκάςτοτε φόρμασ. Αντίκετα για τισ υποβεβλθμζνεσ φόρμεσ δικαιώματα τροποποιιςεων ζχει αποκλειςτικά ο Διαχειριςτισ του ςυςτιματοσ. Στισ παρακάτω ενότθτεσ ακολουκεί αναλυτικι παρουςίαςθ τθσ δομισ των φορμών και του τρόπου ςυμπλιρωςθσ αυτών. 3.1 Φόρμεσ τοχοθεςίασ και Αποτελεςμάτων Η επιλογι ενθμζρωςθσ οδθγεί το χριςτθ ςτθν οκόνθ ςυμπλιρωςθσ ι τροποποίθςθσ τθσ επιλεγμζνθσ φόρμασ. Τα ςχιματα που ακολουκοφν δείχνουν τισ οκόνεσ τροποποίθςθσ φόρμασ ςτοχοκεςίασ και αποτελεςμάτων αντίςτοιχα.

6 Φόρμα Στοχοθεςίασ Ππωσ φαίνεται ςτο παραπάνω ςχιμα οι ςτιλεσ που εμφανίηονται προσ ςυμπλιρωςθ ι διόρκωςθ αφοροφν ςτθ Στοχοκεςία και ςτα Σχόλια αναφορικά με τθ ςτοχοκεςία. Στθ φόρμα Στοχοκεςίασ παρζχεται ςτον χριςτθ θ δυνατότθτα ανάλυςθσ τθσ ςε επίπεδο Τμθμάτων ι και Ατόμων με τθν επιλογι ςυμπλιρωςθσ των αντίςτοιχων καρτελών (tabs). Στθν αντίςτοιχθ φόρμα αποτελεςμάτων εμφανίηονται προσ ςυμπλιρωςθ ι διόρκωςθ τα πεδία των Αποτελεςμάτων (ςτθν περίοδο αναφοράσ τθσ φόρμασ) κακώσ και τα Σχόλια των αποτελεςμάτων, όπωσ φαίνεται ςτθν οκόνθ που ακολουκεί. Η ςτιλθ Στοχοκεςίασ εμφανίηει με ενιαίο τρόπο τθ ςτοχοκεςία Διεφκυνςθσ, Τμθμάτων και Ατόμων ςτθ μορφι προεπιςκόπθςθσ. Για τα αποτελζςματα παρζχεται ςτον χριςτθ θ δυνατότθτα ςυμπλιρωςθσ διακριτών καρτελών για τα Αποτελζςματα Διεφκυνςθσ, Τμθμάτων και Ατόμων ςε πλιρθ αντιςτοιχία με τθ Στοχοκεςία.

7 Φόρμα Αποτελεςμάτων Γενικά ςε ότι αφορά τθ ςυμπλιρωςθ ι διόρκωςθ των φορμών ο χριςτθσ μπορεί να εκτελζςει τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Συμπλιρωςθ ι τροποποίθςθ δεδομζνων ςτισ επιμζρουσ ενότθτεσ των φορμών (1,2,3 κτλ). Επιςθμαίνεται ότι για τθν αποκικευςθ των δεδομζνων κα πρζπει να πατθκεί το κουμπί. Διαφορετικά κα χακοφν τα δεδομζνα που ζχετε πλθκτρολογιςει. Υποβολι Φόρμασ. Εφόςον ολοκλθρωκεί θ ςυμπλιρωςθ όλων των υποχρεωτικών πεδίων, ο χριςτθσ μπορεί να προβεί ςτθν υποβολι τθσ φόρμασ πατώντασ το κουμπί. Μετά τθν υποβολι, δεν υπάρχει δυνατότθτα αλλαγισ των δεδομζνων που ζχουν καταχωρθκεί από τον ίδιο τον χριςτθ, παρά μόνο από τον διαχειριςτι. 3.2 Δομή Φορμών Για τθν πλοιγθςθ ςτισ επιμζρουσ ενότθτεσ τθσ φόρμεσ πρζπει να γίνει χριςθ τθσ οριηόντιασ μπάρασ

8 Ο χριςτθσ μπορεί είτε να μετακινθκεί απευκείασ ςτθν ενότθτα που επικυμεί πατώντασ ςτον αντίςτοιχο αρικμό τθσ μπάρασ είτε να χρθςιμοποιιςει τισ επιλογζσ «Ρροθγοφμενο» και «Επόμενο». Το πζραςμα του ποντικοφ πάνω από κάκε αρικμό οδθγεί ςε εμφάνιςθ βοθκθτικοφ μθνφματοσ (tip) με τθν ονομαςία τθσ ενότθτασ, όπωσ φαίνεται ςτο διπλανό ςχιμα. Επιςθμαίνεται ότι θ αρίκμθςθ διαφοροποιείται ανάμεςα ςτισ φόρμεσ ςτοχοκεςίασ και αυτζσ των αποτελεςμάτων. Στισ φόρμεσ ςτοχοκεςίασ θ οριηόντια μπάρα εμφανίηεται με 6 ενότθτεσ κακώσ δεν ςυμπλθρώνεται ςτοχοκεςία για τουσ δείκτεσ. Στισ φόρμεσ αποτελεςμάτων οι ενότθτεσ 7 και 8 αφοροφν ςε Γενικοφσ και Ειδικοφσ Δείκτεσ αντιςτοίχωσ. Δίπλα ςε κάκε ςτόχο / υποςτόχο εμφανίηονται τα κουτιά κειμζνου και ςχολίων ςτθ μορφι καρτελών, όπωσ φαίνεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Ο χριςτθσ κα πρζπει να πατιςει ςτθν αντίςτοιχθ καρτζλα (Στοχοκεςίασ / Αποτελεςμάτων και Σχολίων) για να ςυμπλθρώςει το κείμενο που επικυμεί. Για την αποθήκευςη των αλλαγών πρζπει να πατηθεί το κουμπί «Αποθήκευςη». Δίπλα από κάκε δείκτθ εμφανίηονται τα κουτιά τιμών ανάλογα με το είδοσ του δείκτθ ςε ςυνδυαςμό με τθν περίοδοσ αναφοράσ τθσ φόρμασ, όπωσ φαίνεται ςτο διπλανό ςχιμα.

9 Για παράδειγμα αν θ περίοδοσ αναφοράσ τθσ φόρμασ είναι το 1 ο εξάμθνο του ζτουσ και ο δείκτθσ παρακολουκείται ςε τριμθνιαία βάςθ, τότε το ςφςτθμα κα εμφανίςει προσ ςυμπλιρωςθ δυο (2) κουτιά που αντιςτοιχοφν ςτα δυο (2) πρώτα τρίμθνα μζςα ςτο εξάμθνο. 4. Ειδοποιήςεισ Η ςυγκεκριμζνθ επιλογι του μενοφ οδθγεί τον χριςτθ ςτθν οκόνθ με τθν αναλυτικι λίςτα των καταχωρθμζνων Ειδοποιιςεων, όπωσ φαίνεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Από τθ λίςτα τθσ παραπάνω οκόνθσ ο χριςτθσ μπορεί να προβεί ςτθν αναηιτθςθ των καταχωρθμζνων ειδοποιιςεων ανάλογα με τον τίτλο αυτών. 5. Αναφορζσ Η ενότθτα Αναφορών παρζχει τθ δυνατότθτα ςτουσ χριςτεσ να ανακτιςουν το ςφνολο των υποβεβλθμζνων αναφορών. Η αναφορζσ εμφανίηουν αποτελζςματα αποκλειςτικά για τισ Διευκφνςεισ ςτισ οποίεσ ανικει και όχι για το ςφνολο των διευκφνςεων.

10 5.1 Προεπιςκόπηςη Φορμών Η ςυγκεκριμζνθ επιλογι του μενοφ οδθγεί τον χριςτθ ςτθν οκόνθ εμφάνιςθσ τθσ ςυγκεντρωτικισ λίςτασ των υποβεβλθμζνων φορμών τθσ Διεφκυνςθσ ι των Διευκφνςεων ςτισ οποίεσ ανικει, όπωσ εμφανίηεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Στθν οκόνθ αυτι ο χριςτθσ κα πρζπει να επιλζξει μια εκ των διευκφνςεων για να ανακτιςει τθν πλιρθ λίςτα με τισ υποβεβλθμζνεσ φόρμεσ οι οποίεσ εμφανίηονται ανά χριςθ. Από τθ λίςτα αυτι ο χριςτθσ μπορεί να εκτελζςει μια από τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Ανάκτθςθ Ιςτορικοφ Εξαγωγι ςε Word Ρροεπιςκόπθςθ Ανάκτηςη Ιςτορικοφ Η επιλογι τθσ ανάκτθςθσ οδθγεί ςτθν οκόνθ που ακολουκεί.

11 Στθν οκόνθ αυτι εμφανίηεται το πλιρεσ ιςτορικό των κινιςεων από όλουσ τουσ χριςτεσ που προχώρθςαν ςε τροποποίθςθ τθ επιλεγμζνθσ φόρμασ. Στθ λίςτα αυτι εμφανίηεται ο χριςτθσ και θ θμερομθνία και ώρα τθσ κίνθςθσ κακώσ και θ κατάςταςθ τθσ φόρμασ τθ ςτιγμι τθσ κίνθςθσ. Τζλοσ ςτο πεδίο είδοσ κίνθςθσ αποτυπώνεται θ ενζργεια που πραγματοποιικθκε και που μπορεί να είναι: Αποκικευςθ Υποβολι Αναίρεςθ Υποβολισ Στθν ίδια λίςτα παρζχεται θ δυνατότθτα εξαγωγισ ςε Word Document κακώσ και προεπιςκόπθςθσ τθσ φόρμασ τθ χρονικι ςτιγμι που αναφζρεται. Εξαγωγή ςε Word Η επιλογι εξαγωγισ ςε αρχείο Word οδθγεί ςτο άνοιγμα πλαιςίου διαλόγου επιβεβαίωςθσ τθσ εξαγωγισ, όπωσ εμφανίηεται ςτθν οκόνθ που ακολουκεί. Επιςθμαίνεται ότι για να κακίςταται εφικτι θ εξαγωγι των δεδομζνων ςε αρχείο MS Word κα πρζπει να είναι εγκατεςτθμζνο ςτο τερματικό του χριςτθ είτε το Microsoft Office -> Microsoft Word είτε ο Microsoft Word Viewer που διατίκεται δωρεάν και δεν παρζχει δυνατότθτεσ επεξεργαςίασ κειμζνου.

12 Προεπιςκόπηςη Η επιλογι προεπιςκόπθςθσ οδθγεί ςτο άνοιγμα νζου παρακφρου, όπωσ εμφανίηεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Από τθν οκόνθ αυτι παρζχεται θ δυνατότθτα προεπιςκόπθςθσ τθσ φόρμασ με ενςωματωμζνο το ςφνολο των ςτόχων και δεικτών κακώσ και εκτφπωςθσ αυτισ, με τθ χριςθ τθσ ςχετικισ επιλογισ του φυλλομετρθτι ιςτοςελίδων που χρθςιμοποιείται (internet explorer, mozilla firefox κτλ). Η ςτοχοκεςία και τα αποτελζςματα αναλφονται ςυγκεντρωτικά ςε επίπεδο Διεφκυνςθσ, Τμθμάτων και Ατόμων. 5.2 Παρακολοφθηςη Δεικτών Στθ ςυγκεκριμζνθ οκόνθ κακίςταται εφικτι θ παρακολοφκθςθ τθσ εξζλιξθσ των δεικτών ςε επίπεδο χριςθσ (ζτουσ). Ππωσ φαίνεται και ςτθν οκόνθ που ακολουκεί ο χριςτθσ μπορεί να επιλζξει: Τθ χριςθ ςτθν οποία επικυμεί τθν εμφάνιςθ των αποτελεςμάτων Ζνασ ι περιςςότερουσ δείκτεσ Μια ι περιςςότερεσ διευκφνςεισ (εφόςον ανικει ςε περιςςότερεσ από μία διευκφνςεισ)

13 Ανάλογα με τθν χρονικι παρακολοφκθςθ (ανά μινα, τρίμθνο κτλ) του κάκε δείκτθ εμφανίηονται τιμζσ ςτο κουτί που αντιςτοιχεί ςτον τελευταίο μινα αναφοράσ. Ζτςι για παράδειγμα για του δείκτεσ που παρακολουκοφνται ανά μινα αναμζνονται τιμζσ και ςτα δώδεκα (12) κουτιά των μθνών, ενώ για δείκτεσ που παρακολουκοφνται ανά τρίμθνο αναμζνονται τιμζσ ςτουσ τελευταίουσ μινεσ των τεςςάρων (4) τριμινων του ζτουσ (Μαρ, Ιουν, Σεπτ και Δεκ). Από τθν ςυγκεκριμζνθ οκόνθ ο χριςτθσ ζχει τθ δυνατότθτα να εκτελζςει μια από τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Εξαγωγι Αποτελεςμάτων ςε αρχείο Word Ρροεπιςκόπθςθ Αποτελεςμάτων

14 6. ΕΞΟΔΟ Για τθν επιτυχι ζξοδο από το ςφςτθμα παρακολοφκθςθσ ςτόχων και δεικτών, επιλζξτε από το μενοφ διαχείριςθσ τθν επιλογι «Ζξοδοσ». Η ςυγκεκριμζνθ επιλογι κα ςασ οδθγιςει ςτθν οκόνθ αυκεντικοποίθςθσ. Στο ςθμείο αυτό είναι αςφαλζσ να κλείςετε τον φυλλομετρθτι ιςτοςελίδων (π.χ. Internet Explorer, Mozilla Firefox κτλ). Είναι ςθμαντικό να γνωρίηετε ότι με απλό κλείςιμο του παρακφρου του φυλλομετρθτι ιςτοςελίδων και χωρίσ τθν επιλογι του μενοφ «Ζξοδοσ», δεν τερματίηεται και θ ςφνδεςι ςασ ςτο πλθροφοριακό ςφςτθμα.