Budget On Time. Εφαρμογή Κατάρτισης Προϋπολογισμών ΟΤΑ

Transcript

1 Budget On Time Εφαρμογή Κατάρτισης Προϋπολογισμών ΟΤΑ RAPID Χρηματοοικονομικές Εφαρμογές Μ.ΕΠΕ Ποσειδώνος 77, Άλιμος τηλ , fax.: ,

2 Κατά τους θερινούς μήνες κάθε έτους καταρτίζεται το Σχέδιο Προϋπολογισμού του επόμενου έτους. Η διαδικασία κατάρτισης εμπλέκει πολλά συλλογικά όργανα: Τοπικά Συμβούλια, Επιτροπή Διαβούλευσης, Εκτελεστική Επιτροπή, Οικονομική Επιτροπή. Στην κατάρτιση του Σχεδίου λαμβάνουν μέρος όλες οι Υπηρεσίες του Δήμου. Αναλόγως του μεγέθους κάθε Δήμου, η διαδικασία κατάρτισης ενδέχεται να απαιτήσει εργασία πολλών εβδομάδων.

3 Ο Προϋπολογισμός είναι το κατ εξοχήν εργαλείο του Δήμου για την κατανομή των πόρων του στις επιθυμητές δράσεις. Γι αυτό η κατάρτισή του γίνεται συνήθως από ολιγομελείς ή πολυμελείς ομάδες εργασίας και συλλογικά όργανα. Η διαδικασία κατάρτισης είναι συνήθως χρονοβόρα και απαιτεί πολλή χειροκίνητη (μη αυτοματοποιημένη) εργασία. Ωστόσο, μεγάλο μέρος του Π/Υ (έως και 90%) μπορεί να αυτοματοποιηθεί, δηλαδή να παραχθεί από ένα λογισμικό, και η χειροκίνητη χρονοβόρα εργασία να περιορισθεί στο 10% του Π/Υ, και δη στο μέρος εκείνο των δαπανών που απαιτούν πολιτικές αποφάσεις.

4 Το «BudgetOnTime» βρίσκεται σε συνεχή επικοινωνία με τη λογιστική εφαρμογή του Δήμου και αντλεί από αυτήν απολογιστικά στοιχεία εσόδων και δαπανών. Αντιστοιχίζει - αυτόματα - καθέναν ΚΑ του Προϋπολογισμού σε έναν «κανόνα συμπεριφοράς». Με το πάτημα ενός πλήκτρου, όλοι οι ΚΑ λαμβάνουν αυτόματα ένα προτεινόμενο ποσό Π/Υ για το επόμενο έτος, βάσει του «κανόνα» στον οποίο ανήκουν και των ιστορικών τους στοιχείων. Έτσι, σε ελάχιστο χρόνο, το «BudgetOnTime» ετοιμάζει αυτόματα ένα Σχέδιο Προϋπολογισμού. Το ίδιο γρήγορα μπορεί να ετοιμαστεί και πλήρης Εισηγητική Έκθεση με κείμενα και επεξηγηματικούς πίνακες.

5 Με το πάτημα ενός πλήκτρου, συντάσσεται ένα πλήρες και ισοσκελισμένο Σχέδιο Π/Υ (βλ. επόμενες σελίδες για το πώς επιτυγχάνεται αυτό). Όλα τα ανταποδοτικά έσοδα που εγγράφονται στο Σχέδιο ίσοσκελίζονται επακριβώς με τις αντίστοιχες δαπάνες. Όλα τα ειδικευμένα έσοδα ισοσκελίζονται με τις αντίστοιχες δαπάνες.

6 Περιλαμβάνεται εύχρηστη γεννήτρια αναφορών με την οποία μπορούμε να εκτυπώσουμε και ανακεφαλαιωτικές, αλλά και αναλυτικές εκτυπώσεις είτε κατ είδος δαπάνης είτε κατά υπηρεσία. Έτσι, μπορούμε να απαντήσουμε σε ερωτήματα όπως «τι ποσό εγγράφεται στον Π/Υ για προμήθεια καυσίμων;», χωρίς να χρειαστεί να ανατρέξουμε σε 5 ή 10 διαφορετικές σελίδες του Π/Υ. Εκτυπώνεται με το πάτημα ενός πλήκτρου πλήρης Εισηγητική Έκθεση, η οποία περιλαμβάνει (α) παράθεση της νομοθεσίας, (β) επεξηγηματικά κείμενα, (γ) αναλυτική επεξήγηση καθενός ΚΑ του Π/Υ, είτε κατ είδος, είτε κατά υπηρεσία. Καθ όλη τη διάρκεια του έτους μπορούμε να χρησιμοποιούμε τη γεννήτρια αναφορών του BudgetOnTime ως εργαλείο παρακολούθησης της εκτέλεσης του Π/Υ (MIS).

7 Απολογιστικά δεδομένα εσόδων και δαπανών εισάγονται από τη λογιστική εφαρμογή στο BudgetOnTime με το πάτημα ενός πλήκτρου. Τυχόν νέοι λογαριασμοί δημιουργούνται αυτόματα και στην ΤΑ. Επίσης εισάγονται οι περιγραφές και οι αιτιολογήσεις των ΚΑ. Η διαδικασία αυτή μπορεί να εκτελείται π.χ. μια φορά το μήνα.

8 Καθένας ΚΑ του Προϋπολογισμού αντιστοιχίζεται αυτόματα σε έναν «κανόνα συμπεριφοράς». Ο «κανόνας» ορίζει τον τρόπο υπολογισμού του ποσού που θα λάβει ο εκάστοτε ΚΑ στο Σχέδιο Προϋπολογισμού.

9 Με μια ειδική εύχρηστη οθόνη μπορούμε να μεταβάλλουμε στοιχεία των ΚΑ, π.χ. την περιγραφή ή την αιτιολόγηση ή τον κανόνα συμπεριφοράς. Επίσης, μπορούμε να προσθέσουμε επιπλέον πληροφορίες, όπως το συμβατικό ποσό και την ημ/νία σύμβασης (για συνεχιζόμενους ΚΑ), τον αρ. πρωτ. του εγγράφου αιτήματος (για νέους ΚΑ), τυχόν αντισυμβαλλόμενους ΚΑ κ.ο.κ.

10 Με το πάτημα του πλήκτρου «Εφαρμογή Κανόνων Δημιουργία Προϋπολογισμού» συντάσσεται αυτόματα ένα πλήρες Σχέδιο Π/Υ. Στο Σχέδιο αυτό, καθένας ΚΑ λαμβάνει αυτόματα ένα ποσό, βάσει του «κανόνα» στον οποίο ανήκει και των ιστορικών του στοιχείων.

11 Στο Σχέδιο Π/Υ εγγράφονται αυτόματα όλοι οι ΚΑ, με βάση τον κανόνα στον οποίο ανήκουν και τα ιστορικά τους στοιχεία, ως εξής: Τα ίδια έσοδα εγγράφονται με βάση τα εισπραχθέντα (βλ. ΚΥΑ). Οι τακτικές επιχορηγήσεις εγγράφονται με βάση τα οριζόμενα στην ΚΥΑ. Οι απαιτήσεις ΠΟΕ λαμβάνουν το ανείσπρακτο ποσό των αντίστοιχων εσόδων. Οι έκτακτες επιχορηγήσεις (ΚΑ 13) εγγράφονται με το ποσό των αντισυμβαλλόμενων ΚΑ δαπάνης, δηλ. των χρηματοδοτούμενων έργων Τα διερχόμενα έσοδα και δαπάνες εγγράφονται με βάση τα ιστορικά τους στοιχεία και ισοσκελίζονται ένα προς ένα. Οι ΚΑ της κατηγορίας 51 (χρηματικό υπόλοιπο) ισοσκελίζονται αυτόματα με τις αντίστοιχες δαπάνες όπως ορίζει η ΚΥΑ.

12 Οι συνεχιζόμενες δαπάνες εγγράφονται με το ανεκτέλεστο ποσό (συμβατικό ποσό μείον τιμολογηθέν). Όσες από αυτές έχουν χαρακτηρισθεί επαναλαμβανόμενες, επανεγγράφονται στον Π/Υ με νέο ΚΑ, ο οποίος παρουσιάζεται και αιτιολογείται διακριτά από τον συνεχιζόμενο ΚΑ. Οι αποδόσεις επιχορηγήσεων (ΚΑ 67) ισοσκελίζονται με τα αντίστοιχα έσοδα. Οι πληρωμές ΠΟΕ λαμβάνουν το ανεξόφλητο ποσό των αντίστοιχων δαπανών. Οι δαπάνες μισθοδοσίας εγγράφονται συμφώνως προς την ΚΥΑ (μισθοδοτική κατάσταση τελευταίου μηνός επί 12).

13 Οι δαπάνες που εξαρτώνται από άλλους ΚΑ εσόδων ή δαπανών, π.χ. οι προμήθειες είσπραξης (ΔΕΗ κλπ.) η προμήθεια του Ταμείου Παρακαταθηκών & Δανείων οι υποχρεωτικές εισφορές στο ΤΑΔΚΥ, κ.ο.κ. εγγράφονται με βάση τα ιστορικά στοιχεία των αντισυμβαλλόμενων ΚΑ και τους αντίστοιχους συντελεστές/ποσοστά Όι προβλέψεις μη είσπραξης εισπρακτέων υπολοίπων (ΚΑ 85) εγγράφονται αυτόματα με βάση τα οριζόμενα στην ΚΥΑ. Όλα τα ανταποδοτικά έσοδα ισοσκελίζονται αυτόματα με τις αντίστοιχες δαπάνες. Το Αποθεματικό εγγράφεται αυτόματα. Άν είναι υψηλό, ο χρήστης ειδοποιείται με μήνυμα ότι θα πρέπει χειροκίνητα να προσθέσει δαπάνες, π.χ. νέα τεχνικά έργα ή δαπάνες για κοινωνικές/πολιτιστικές δράσεις κλπ. Αν είναι χαμηλό, ο χρήστης ειδοποιείται ότι θα πρέπει να μειώσει τις δαπάνες.

14 Με την ανωτέρω εύχρηστη οθόνη, ο συντάκτης του Π/Υ μπορεί να εισαγάγει ποσά σε ΚΑ που δεν είναι δυνατόν να ενημερωθούν με την αυτόματη διαδικασία, π.χ. σε νέα έργα ή μελέτες. Από την ίδια οθόνη, ο συντάκτης μπορεί να μεταβάλει ποσά που έχει δημιουργήσει η αυτόματη εντολή.

15 Οι αναλυτικές εκτυπώσεις του «BudgetOnTime» αναλύουν τις δαπάνες κατ είδος, επιτρέποντας στο χρήστη να απαντήσει σε ερωτήματα όπως «τι ποσό εγγράφεται στον Π/Υ για προμήθεια καυσίμων;», χωρίς να χρειαστεί να ανατρέξει σε 5 ή 10 διαφορετικές σελίδες του Π/Υ.

16 Οι αναλυτικές εκτυπώσεις του «BudgetOnTime» παρουσιάζουν διακριτά τις συνεχιζόμενες από τις νέες δαπάνες. Επίσης, παραθέτουν αυτόματα στη στήλη «Παρατηρήσεις» χρήσιμες πληροφορίες, όπως συμβατικά στοιχεία, αρ. πρωτ. εγγράφων αιτημάτων κλπ.

17 Σχεδόν οποιαδήποτε εκτύπωση, με οποιοδήποτε επίπεδο ανάλυσης, μπορεί να παραχθεί από το «BudgetOnTime». Π.χ. στην πιο πάνω εκτύπωση αναλύεται ο 2ψήφιος ΚΑ 04 στους υπ αυτόν 3ψήφιους ΚΑ (και όχι απ ευθείας στους καταληκτικούς ΚΑ).

18 Οι εκτυπώσεις περιλαμβάνουν τα υποχρεωτικά από τη νομοθεσία πεδία, π.χ. στα έσοδα (α) τον Π/Υ τρέχοντος έτους, (β) τα βεβαιωθέντα τρέχοντος έτους, και (γ) τον προτεινόμενο Π/Υ επόμενου έτους. Παράλληλα όμως, οι εκτυπώσεις μπορούν, κατ επιλογήν του χρήστη, να περιλαμβάνουν και επιπλέον πεδία, π.χ. τα εισπραχθέντα τρέχοντος έτους, τα εισπραχθέντα προηγούμενου έτους κ.ο.κ. Επίσης, μπορούν να περιλάβουν στήλες με ποσοστά (για συγκρίσεις).

19 Το «BudgetOnTime» παράγει όλες τις ανακεφαλαιωτικές εκτυπώσεις εσόδων και δαπανών που προβλέπει η νομοθεσία, παρέχοντας όμως και τη δυνατότητα εκτύπωσης επιπλέον πεδίων όπως τα «τιμολογηθέντα».

20 Εκτός από τις υποχρεωτικές ανακεφαλαιωτικές εκτυπώσεις, το «BudgetOnTime» παράγει επίσης ανακεφαλαιωτικές εκτυπώσεις με εναλλακτική ομαδοποίηση, που είναι πιο κατανοητές για το μέσο αναγνώστη της εισηγητικής έκθεσης του Π/Υ, όπως η πιο πάνω εκτύπωση.

21 Το «BudgetOnTime» παρέχει τη δυνατότητα εκτύπωσης ειδικών αναφορών που καταδεικνύουν τον ισοσκελισμό όλων των ανταποδοτικών και ειδικευμένων εσόδων.

22 Η Εισηγητική Έκθεση εκτυπώνεται αυτόματα και περιλαμβάνει: (α) Κείμενα που εξηγούν τη νομοθεσία και τις αρχές που διέπουν τον Π/Υ. (β) Ανακεφαλαιωτικούς και Αναλυτικούς Πίνακες. (γ) Διαγράμματα και γραφήματα. (δ) Πίνακες που παρουσιάζουν τις πηγές (έσοδα) και τη χρήση (δαπάνες) όλων των ειδικευμένων και των ανταποδοτικών εσόδων. [βλ. συνημμένο αρχείο Ekthesi.pdf]

23 Όταν ο Προϋπολογισμός ψηφισθεί και εγκριθεί, εξάγεται με το πάτημα ενός πλήκτρου και εισάγεται αυτομάτως στη λογιστική εφαρμογή, ώστε να μπορέσει να αρχίσει η εκτέλεσή του.