Θ.Ε. ΠΛΣ61 (2014 15) 1 η ΓΡΑΠΤΗ ΕΡΓΑΣΙΑ Ημερομηνία Παράδοσης Οδηγίες Ημερομηνία Παράδοσης:...31/10/2014 Τελική Ημερομηνία Παράδοσης * :...05/11/2014 Ημερομηνία Ανάρτησης Ενδεικτικών Λύσεων:... 24/11/2014 Ημερομηνία Παραλαβής Απαντήσεων από Καθηγητή:... 20/11/2014 Η εργασία σας θα πρέπει να αποσταλεί αποκλειστικά μέσω του portal της Θεματικής Ενότητας (http://study.eap.gr/) και η απάντηση να είναι συγκεντρωμένη σε ένα αρχείο Word (συμπιεσμένο αν το μέγεθος είναι μεγάλο). Μια καλή εργασία θα αναρτηθεί στο study λίγες ημέρες μετά την ολοκλήρωση της βαθμολόγησης. Στόχος Ο στόχος της πρώτης εργασίας στη Θεματική Ενότητα ΠΛΣ61 είναι η αποσαφήνιση του περιεχομένου των βασικών σταδίων (σχεδίαση, υλοποίηση, αξιολόγηση) ενός έργου, η εξοικείωση με τα βασικά θέματα διαχείρισης έργων ανάπτυξης λογισμικού (project management) καθώς και η απόκτηση δεξιοτήτων εργασίας σε ομάδες διαχείρισης έργων. Αρχικά θα πρέπει να χωριστείτε σε ομάδες των 4-5 ατόμων. Ο χωρισμός θα γίνει αλφαβητικά με βάση το επίθετο σας και θα σας δοθεί από τον ΣΕΠ σας. Θα πρέπει να αντιμετωπίσετε τη ΓΕ1 συνολικά σε επίπεδο ομάδας. Κάποια μέρη θα ανατεθούν σε κάθε μέλος της ομάδας και θα γίνουν ατομικά ενώ κάποια άλλα θα γίνουν σε επίπεδο ομάδας. Θα πρέπει να αντιμετωπίσετε τη ΓΕ ως ένα έργο το οποίο θα πρέπει να διαχειριστείτε με βάση τις αρχές διαχείρισης έργων που μελετήσατε. Το έργο αυτό (η ΓΕ1 δηλαδή) έχει 4 βασικά στάδια: (α) οργάνωση ομάδας και ορισμός έργου, (β) σχεδίαση έργου, (γ) υλοποίηση έργου και (δ) αξιολόγηση λειτουργίας ομάδας και συγγραφή τελικών κειμένων. Αναλύουμε πιο κάτω τι απαιτείται σε κάθε στάδιο της ΓΕ1. Στάδιο 1. Οργάνωση ομάδας και ορισμός έργου (1 βαθμός) [κατά βάση ομαδική εργασία] Σε αυτό το στάδιο κάθε ομάδα καλείται να οργανωθεί και να αποφασίσει πώς θα δουλέψει. Καλείται επίσης να ορίσει ένα έργο το οποίο στη συνέχεια της εργασίας θα σχεδιάσει και θα υλοποιήσει. Προσοχή: θα πρέπει να οριστεί ένα έργο το οποίο να έχει τα εξής χαρακτηριστικά: Να είναι υλοποιήσιμο από τα 4 ή 5 μέλη της ομάδας σε ένα διάστημα 7-10 ημερολογιακών ημερών. Είναι σαφές πως κάθε μέλος θα συνεισφέρει λίγες ώρες εργασίας στο διάστημα * Εάν γίνει χρήση της παράτασης μέχρι την επόμενη Τρίτη σύμφωνα με τον κανονισμό του ΕΑΠ.
αυτό. Συνεπώς, δεν ζητείται πλήρης απασχόληση των μελών της ομάδας στο έργο κατά το διάστημα της υλοποίησης. Να μην είναι τετριμμένο αλλά ούτε υπερβολικά περίπλοκο. Συνεπώς, το έργο θα πρέπει να περιέχει αρκετές δραστηριότητες (π.χ. 10-15) και κάποιες από αυτές θα πρέπει να είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους (δηλ. να μπορούν δυνητικά να εκτελεστούν παράλληλα). Όλες οι δραστηριότητες να ολοκληρώνονται με τη λήξη του. Ακόμη και εάν το βασικό παραδοτέο το έργου εξακολουθεί να υπάρχει μετά τη λήξη του, δεν θα πρέπει να απαιτεί πόρους η λειτουργία του. Π.χ. η ανάπτυξη ενός website στο οποίο το περιεχόμενο θα προστεθεί μετά τη λήξη του έργου δεν αποτελεί καλή επιλογή έργου. Να αναδεικνύει τις σπουδές στην ΠΛΣ61 ή γενικά στην ΠΛΣ με κάποιο τρόπο ή να σχετίζεται άμεσα με αυτές (π.χ. δημιουργία μιας αφίσας ή banner ή ενός video στο youtube για κάποια ΘΕ ή όλη την ΠΛΣ κλπ). Θα πρέπει να κάνετε μια τουλάχιστον συνάντηση μέσω skype ή άλλης πλατφόρμας. Οι στόχοι αυτού του σταδίου είναι: Η ανάθεση σε ένα μέλος της ομάδας του ρόλου του Διαχειριστή Έργου (Project Manager - ΡΜ). Η απόφαση για τον ορισμό του έργου που θα σχεδιάσει και θα υλοποιήσει η ομάδα. Η απόφαση για τους βασικούς στόχους του έργου, το αντικείμενο του (ή εύρος) και τα μετρήσιμα αποτελέσματα που θα παραγάγει το έργο. Η συμφωνία πώς θα δουλέψει η ομάδα μαζί για να είναι αποτελεσματική και αποδοτική. Π.χ. πώς επικοινωνούμε (τηλέφωνο, email), πώς ανταλλάσσουμε αρχεία (π.χ. dropbox), κάθε πότε συναντιόμαστε (π.χ. χρήση doodle) κλπ. Χρησιμοποιήστε όσο περισσότερη τεχνολογία έχει νόημα για τις ανάγκες της ομάδας (αλλά όχι υπερβολική). Σε αυτό το στάδιο, εάν θέλετε μπορείτε να στείλετε τον τίτλο και τους στόχους του έργου στον ΣΕΠ σας για να σας συμβουλέψει εάν το έργο φαίνεται κατάλληλο και υλοποιήσιμο. Στάδιο 2. Σχεδίαση έργου (5 βαθμοί) [ομαδική και ατομική εργασία] Σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να γίνουν τα εξής: 1. Να δημιουργηθεί ένας Χάρτης έργου (project charter) που να περιέχει τα βασικά στοιχεία του έργου (σημείωση: θα πρέπει να γίνει σύντομη επισκόπηση της βιβλιογραφίας για την ανεύρεση ενός σχετικού προτύπου template). 2. Να οριστούν τα Τυπικά Υποέργα (ΤΥ) για το έργο. Αυτά δεν θα πρέπει να είναι λιγότερα από 8 ενώ κάποια από αυτά θα πρέπει να είναι ανεξάρτητα (δηλ. να μην είναι όλα σειριακά και συνεπώς να μπορούν, δυνητικά, να εκτελεστούν παράλληλα). 3. Να δημιουργηθεί ένα Δίκτυο Δραστηριοτήτων με τα ΤΥ. Ποιες είναι οι πιθανές διαδρομές του έργου; 4. Να εκτιμήσετε την ανθρωπο-προσπάθεια που θα χρειαστεί κάθε ΤΥ σε ανθρωπο-ώρες. Θα πρέπει να κάνετε τρεις εκτιμήσεις ανά ΤΥ: μια πιθανή, μια αισιόδοξη και μια απαισιόδοξη. Να υπολογίσετε τον αναμενόμενο χρόνο κάθε ΤΥ. 2
5. Να δημιουργηθεί το διάγραμμα PERT του έργου. Ποιος είναι ο συνολικός χρόνος ολοκλήρωσης του έργου; Ποια είναι η κρίσιμη διαδρομή του έργου; (Yπόδειξη: να χρησιμοποιήσετε αναμενόμενους χρόνους. Στο ερώτημα αυτό υποθέτουμε πως κάθε ΤΥ ανατίθεται σε ένα μέλος της ομάδας και πως υπάρχει διαθέσιμο μέλος για κάθε ΤΥ. Συνεπώς, το διάγραμμα εξαρτάται μόνο από τη φύση του δικτύου δραστηριοτήτων και όχι από τη διαθεσιμότητα των μελών της ομάδας). 6. Να γίνει ανάθεση των ΤΥ στα μέλη της ομάδας. 7. Με βάση τη διαθεσιμότητα των μελών της ομάδας, να δημιουργηθεί ένα ρεαλιστικό διάγραμμα Gantt. Το διάγραμμα να δείχνει ημερολογιακές ημέρες. Η διάρκεια κάθε ΤΥ να δείχνει τον πραγματικό χρόνο που η ομάδα αναμένει να έχει ολοκληρωθεί το αντίστοιχο ΤΥ. Έτσι για παράδειγμα το ΤΥ1 μπορεί να απαιτεί 3 Ανθρωπο-ώρες και να αποφασιστεί από την ομάδα πως θα γίνει στο διάστημα 2 ημερών. Στο Gantt chart, το ΤΥ1 θα πρέπει να καταλαμβάνει 2 ημέρες (αντίθετα στο PERT η διάρκεια του θα είναι 3 ώρες). (Σημείωση: Θα πρέπει να προσέξετε πως στην περίπτωση σας συμβαίνει κάτι αντίθετο με αυτό που συμβαίνει στα περισσότερα έργα στην πράξη. Συγκεκριμένα, στην πράξη πολλές φορές σε μια ημερολογιακή ημέρα εκτελείται έργο πολλαπλάσιο της μίας ανθρωπο-ημέρας, αφού σε ένα έργο συνήθως εργάζονται πολλά άτομα με πλήρη απασχόληση. Αντίθετα, στην περίπτωση σας κάθε ημερολογιακή ημέρα εκτελείται έργο υπο-πολλαπλάσιο της μίας ανθρωπο-ημέρας, αφού το έργο είναι μικρό και κανείς δεν θέλουμε να απασχολείται πλήρως σε αυτό. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να κατανοήσετε πλήρως τη διαφορά μεταξύ ημερολογιακής ημέρας και ανθρωπο-ημέρας για να λύσετε σωστά την άσκηση). 8. Ποιοί είναι οι βασικοί κίνδυνοι του έργου; Πώς θα τους αντιμετωπίσετε; 9. Πόσες συναντήσεις θα κάνετε κατά τη διάρκεια του έργου; Πότε και πώς; 10. Πώς θα λαμβάνονται οι αποφάσεις που τυχόν θα χρειαστεί να ληφθούν κατά τη διάρκεια του έργου; Υπόδειξη: Το 1 θα πρέπει να ολοκληρωθεί σύντομα αλλά όχι βιαστικά. Όλα τα παραπάνω θα πρέπει να καταγραφούν και να αποσταλούν μέσω email στον ΣΕΠ (δείτε ενότητα Παραδοτέα). Στάδιο 3. Υλοποίηση έργου (2 βαθμοί) [κατά βάση ατομική εργασία] Σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να κάνετε τουλάχιστον τα εξής: Κάθε μέλος να υλοποιήσει το ΤΥ που του έχει ανατεθεί με βάση τη σχεδίαση που έγινε στο στάδιο 2. Τα αποτελέσματα κάθε ΤΥ θα πρέπει να τεκμηριωθούν σε μια σύντομη αναφορά που θα παραδοθεί στην ομάδα. Ότι άλλο τυχόν απαιτεί η σχεδίαση σας (π.χ. προγραμματισμένες συναντήσεις) ή απαιτείται για να αντιμετωπιστεί κάποιο πρόβλημα που πιθανώς προέκυψε στην πορεία (τα προβλήματα καθώς και ο τρόπος αντιμετώπισης τους πρέπει να καταγράφονται). Το στάδιο αυτό θα πρέπει να διαρκέσει όσες ημέρες είχε αποφασιστεί στη φάση της σχεδίασης. Δεν θέλουμε όλες οι εργασίες να γίνουν σε λίγες μόνο ώρες ή σε μια ημέρα. Θέλουμε να γίνει προσομοίωση ενός πραγματικού έργου, όπου γίνεται προσπάθεια κάθε ΤΥ να υλοποιηθεί όπως και όποτε έχει σχεδιαστεί ώστε να μην μείνουν όλα για την «τελευταία στιγμή». 3
Στάδιο 4. Αξιολόγηση λειτουργίας ομάδας και συγγραφή τελικών κειμένων (2 βαθμοί) [κατά βάση ομαδική εργασία] Σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να κάνετε τα εξής: Όλη η ομάδα θα πρέπει να αξιολογήσει το πώς δούλεψε, τι έκανε καλά και τι όχι (τόσο στο στάδιο 1 όσο και στα στάδια 2 και 3). Επίσης η ομάδα θα πρέπει να συγκρίνει και να αξιολογήσει κριτικά τις εκτιμήσεις των χρόνων κάθε εργασίας (στο στάδιο σχεδίασης) με το χρόνο που τελικά απαιτήθηκε (με βάση τα timesheets 1 ). Τελικά, που αφιερώθηκε ο περισσότερος χρόνος; Τι θα έκανε διαφορετικά η ομάδα σε τυχόν επόμενο έργο που θα αναλάμβανε; (1,5 βαθμοί) Να συντάξετε την τελική ΓΕ1 ενσωματώνοντας τα κομμάτια κάθε μέλους. Να ετοιμάσει κάθε μέλος μια ατομική αναφορά (λεπτομέρειες δίνονται πιο κάτω) (0.5 βαθμός) Timesheets Κάθε φοιτητής θα πρέπει σε όλη την εργασία να κρατά timesheets δηλ. να καταγράφει το χρόνο που απαιτεί κάθε εργασία που κάνει (σε όλα τα στάδια της ΓΕ1). Οι ώρες που απαιτεί μια συνάντηση καταγράφονται ως ώρες εργασίας όλων των συμμετεχόντων. Καλό θα ήταν να δίνονται οι ώρες και ανά κατηγορία εργασίας, π.χ. ώρες για συναντήσεις, ώρες για αναζήτηση, ώρες για συγγραφή κλπ. Ιδιαίτερα σημαντικές είναι οι ώρες που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου οι οποίες θα συγκριθούν με τις εκτιμήσεις που έγιναν κατά τη φάση της σχεδίασης. Οι ώρες που θα αφιερώσετε σε συναντήσεις για τη συζήτηση κάθε ΤΥ και για κάθε άλλη εργασία που να σχετίζεται για τη διαχείριση κάθε ΤΥ, μπορούν να υπολογιστούν στο χρόνο του ΤΥ. (Σημείωση: στην πράξη τα έργα περιλαμβάνουν ένα ΤΥ «Διαχείριση Έργου» με έναρξη την αρχή του έργου και λήξη τη λήξη του έργου. Εκεί γίνονται όλες οι ενέργειες που σχετίζονται με τη διαχείριση του έργου και σε αυτό υπολογίζονται οι αντίστοιχες ώρες. Εσείς ωστόσο για ευκολία μπορείτε να μην έχετε ρητά τέτοιο ΤΥ και να υπολογίζετε τις ώρες διαχείρισης στις ώρες των διαφόρων ΤΥ). Συναντήσεις Ένα σημαντικό στοιχείο της εργασίας αποτελούν οι συναντήσεις που πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια της. Το πόσες συναντήσεις πρέπει να κάνετε είναι απόφαση της ομάδας, ωστόσο αναμένουμε τουλάχιστον μια ανά στάδιο, δηλ. μια στην αρχή, δύο ενδιάμεσες (με στόχο τον έλεγχο προόδου) και μια λίγο πριν το τέλος (για τελικό έλεγχο και αυτό-αξιολόγηση της ομάδας). Πριν την κάθε συνάντηση θα πρέπει να αποστέλλονται στα μέλη της ομάδας η ατζέντα με τους στόχους και τα υπό συζήτηση θέματα ενώ μετά θα πρέπει να αποστέλλονται στα μέλη της ομάδας τα πρακτικά της συνάντησης με το τι αποφασίστηκε και ποιος αναλαμβάνει να κάνει τι και έως πότε (action plan ή to-do list). Το ποιος δημιουργεί και στέλνει την ατζέντα και τα πρακτικά θα πρέπει να αποφασιστεί από την ομάδα στον καταμερισμό των εργασιών. Μην υποτιμήσετε το χρόνο που απαιτούν. 1 Μπορείτε να βρείτε στο διαδίκτυο πρότυπα (templates) timesheets 4
Τελικά Παραδοτέα Για την ΓΕ θα πρέπει να παραδώσετε: 1. Ένα κείμενο σε MS Word ανά ομάδα με τίτλο "Σχεδίαση Έργου" μόλις ολοκληρωθεί το στάδιο 2. Το αρχείο θα πρέπει να σταλεί από τον ΡΜ στον ΣΕΠ μέσω email. Ζητούμε αυτό το email για να αποφύγουν οι ομάδες να κάνουν την τελευταία στιγμή μαζί σχεδίαση και υλοποίηση της εργασίας (όπως συνηθίζεται σε κάποιες φοιτητικές εργασίες). 2. Ένα κείμενο σε MS Word ανά ομάδα με τίτλο "Τελική Αναφορά Έργου...". Την ευθύνη παράδοσης έχει ο ΡΜ κάθε ομάδας και θα υποβληθεί μέσω του συστήματος εργασιών. Το κείμενο θα έχει την εξής δομή: o Εξώφυλλο o Επιτελική Σύνοψη (100 λέξεις). Εδώ περιλαμβάνονται όλα τα βασικά στοιχεία όλης της εργασίας. Προσοχή: δεν πρέπει εδώ να περιγράψετε τη δομή του υπόλοιπου κειμένου. Αντίθετα, η ενότητα αυτή θα πρέπει να διαβάζεται ανεξάρτητα από το υπόλοιπο κείμενο και να δίνει όλα τα βασικά στοιχεία του. o Μέρος 1. Οργάνωση Ομάδας και Ορισμός Έργου. Εδώ θα συμπεριλάβετε το αποτέλεσμα από το Στάδιο 1. o Μέρος 2. Σχεδίαση Έργου. Εδώ απλά θα συμπεριλάβετε το αρχείο που είχατε υποβάλλει μέσω email. o Μέρος 3. Υλοποίηση Έργου. Εδώ θα συμπεριλάβετε τα αποτελέσματα της υλοποίησης του έργου. Κάθε ενότητα θα αντιστοιχεί σε ένα ΤΥ και θα πρέπει να έχει δίπλα στον τίτλο του ΤΥ και μέσα σε παρένθεση το όνομα του φοιτητή που την επιμελήθηκε. o Μέρος 4. Αξιολόγηση Ομάδας. Εδώ θα περιγράψετε τα αποτελέσματα από το Στάδιο 4, δηλαδή την αξιολόγηση του έργου. o Παράρτημα Α. Ατζέντες και Πρακτικά Συναντήσεων. Εδώ θα συμπεριλάβετε όλες τις ατζέντες και τα πρακτικά των συναντήσεων που κάνατε. 3. Μια ατομική αναφορά σε MS Word ανά φοιτητή (500 λέξεων) την οποία θα υποβάλλει κάθε φοιτητής μέσω του συστήματος υποβολής εργασιών study. Αυτή θα πρέπει να περιέχει τα παρακάτω: Αξιολόγηση της ομάδας, του τρόπου εργασίας και της αποτελεσματικότητας της. Μας ενδιαφέρουν οι διαδικασίες της ομάδας και όχι οι προσωπικές επιθέσεις, αντιπαραθέσεις κλπ. Ποιες θεωρείτε πως ήταν οι πιο επιτυχημένες στιγμές της εργασίας σας και ποιες οι πιο αποτυχημένες. Τι σας δίδαξε καθεμιά; Αυτό-αξιολόγηση: που νομίζετε πως υστερήσατε και πού πήγατε καλά Τι θα κάνατε διαφορετικά εάν ξαναπερνούσατε την ίδια διαδικασία; Παράρτημα. Timesheets. Εδώ θα πρέπει να υποβάλετε τις ώρες που δαπανήσατε για αυτή την εργασία. 5
Σημείωση: Όσα γράφονται δεν μπορούν να μειώσουν το βαθμό των υπολοίπων μελών της ομάδας μόνο θετικά μπορούν να λειτουργήσουν. Μόνο ο βαθμός του συγγραφέα επηρεάζεται από την αναφορά. Ο ΡΜ, ως μέλος της ομάδας, θα υποβάλλει επίσης ατομική αναφορά. Συνεπώς θα πρέπει να υποβάλλει μέσω του study.eap.gr ένα zip με 2 αρχεία: το συνολικό αρχείο της ομάδας του και την ατομική του αναφορά. Σημείωση: Η βαθμολόγηση θα γίνει τόσο ατομικά όσο και ομαδικά. Φροντίστε να αναλάβουν όλα τα μέλη κάθε ομάδας περίπου τον ίδιο όγκο δουλειάς. Δεν πρέπει να κάνουν όλη την εργασία 1-2 άτομα διότι οι υπόλοιποι θα βαθμολογηθούν αντίστοιχα. Προσοχή: Το βάρος της εργασίας όπως φαίνεται και από τις βαθμολογίες των Σταδίων δεν είναι στην υλοποίηση του έργου. Το βάρος είναι στη διαχείριση του. Η υλοποίηση αποτελεί μόνο ένα τμήμα του. Δεν μας ενδιαφέρουν εργασίες που να δείχνουν πως δεν υπήρξε καμία δυσκολία σε κανένα Στάδιο. Δεν θεωρούμε επιτυχημένη μια εργασία που δεν ακολούθησε καμία αρχή διαχείρισης έργων (π.χ. δεν έκανε καμία σχεδίαση) αλλά τελικά κατάφερε να υλοποιήσει επιτυχώς το έργο που επέλεξε. Στα πραγματικά έργα πάντα υπάρχουν δυσκολίες. Μας ενδιαφέρουν λοιπόν εργασίες που έγιναν λάθη και που αυτά αναδείχθηκαν ώστε η ομάδα έργου τελικά να δείξει πως μπορεί να μαθαίνει από τα λάθη της και να βελτιώνεται. Υπό αυτή την έννοια το έργο αυτό καθαυτό δεν έχει μεγάλη σημασία για εμάς. Συνεπώς μην επιλέξετε κάτι πολύ πολύπλοκο. Κυρίως μην επιλέξετε ένα έργο που να απαιτεί μεγάλη προσπάθεια στην υλοποίηση, ή που να απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις (π.χ. καλό προγραμματισμό εάν δεν είστε εξοικειωμένοι) ή που να έχει μεγάλες εξαρτήσεις από παράγοντες εκτός της ομάδας. Καλή Επιτυχία!!! 6