Λάμπρος Καφίδας Εργασία Σχεδιασμός & Διοίκηση Έργου Ιανουάριος 2005 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

Transcript

1 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΓΕΝΙΚΑ 1.1. Έννοια της Διοίκησης Έργου Ορισμός Έργου Η ανάγκη της Διοίκησης Έργου προκύπτει από την συνεχώς αυξανόμενη πολυπλοκότητα και πλήθος των απαιτούμενων διεργασιών, ώστε να οργανωθεί αποδοτικότερα η εργασία. Αφαιρετικά, θα μπορούσαμε να ορίσουμε την έννοια του έργου ως εξής: «Έργο είναι ένα σύνολο συγκεκριμένων δραστηριοτήτων, που αποσκοπούν στην δημιουργία, περάτωση και διαχείριση ενός αντικειμένου εργασίας» Το αντικείμενο που περιγράφουμε μπορεί να έχει φυσική μορφή (π.χ. πολυκατοικία) ή άυλη μορφή (όπως στην προκειμένη περίπτωση μια Βάση Δεδομένων). Κατά την εκτέλεση ενός έργου και γενικότερα για την ορθή διαχείρισή του είναι απαραίτητη η συγκεκριμένη περιγραφή του. Δηλαδή πριν από την έναρξη κάθε έργου θα πρέπει αυτό να το έχουμε ορίσει επακριβώς. Αυτό επεκτείνεται και στις δραστηριότητες που απαρτίζουν το έργο. Παράγοντες που επιδρούν στα Έργα Οι παράγοντες που επιδρούν στον σχεδιασμό, την υλοποίηση και την διαχείριση ενός έργου είναι : το κόστος ο χρόνος η ποιότητα Αβεβαιότητα: Το στοιχείο της αβεβαιότητας υπάρχει και στους τρεις προαναφερθέντες παράγοντες. Για τον έλεγχο της αβεβαιότητας χρησιμοποιείται στατιστική ανάλυση ρίσκου σε μοντέλα προσομοίωσης όπως τα Monte Carlo και Delphi. Στην ουσία αβεβαιότητα έχουμε όταν ξέρουμε την κατανομή των πιθανών αποτελεσμάτων. Όταν δεν ξέρουμε την κατανομή των αποτελεσμάτων ή ακόμη όταν δεν γνωρίζουμε τα ίδια τα αποτελέσματα τότε λέμε ότι έχουμε άγνοια

2 1.2. Τίτλος και Σκοπός Έργου (scope) Το έργο το οποίο αναλύεται στην παρούσα εργασία τιτλοφορείται «Χρονική Ανάλυση Ανάπτυξης Συστήματος Βάσης Δεδομένων». Ο σκοπός της εργασίας είναι να περιγράψει τις διαδικασίες και διεργασίες που χρειάζονται για την οργάνωση της σχεδίασης, ανάπτυξης, δημιουργίας και του ελέγχου ενός πρωτότυπου Συστήματος Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων (ΣΔΒΔ). Περιλαμβάνει συνοπτικά τις συμβαλλόμενες δραστηριότητες διαχείρισης έργου και προσωπικού, καθώς και της υποστήριξης για τον σχεδιασμό και την λειτουργία της βάσης. Στόχος των διεργασιών αυτών είναι ένα ολοκληρωμένο και αξιόπιστο σύστημα, σε βαθμό τέτοιο ώστε με το πέρας του έργου το σύστημα να επιδείξει το σύνολο των λειτουργιών του σε πραγματικές συνθήκες (υπαρκτά δοκιμαστικά δεδομένα). Για την υλοποίηση της εργασίας χρησιμοποιείται η Δομική Ανάλυση του Έργου (WBS). Το σύνολο των εργασιών που περιγράφονται στο WBS, συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων και συνεπειών τους, είναι αυτά που καθορίζουν το πεδίο εφαρμογής του έργου (scope). Η εργασία αυτή θα αναλύσει το έργο από χρονικής (και προφανώς τεχνολογικής) πλευράς. Δεν περιλαμβάνει δηλαδή την κατανομή και διαχείριση πόρων, κόστους κτλ. Επίσης, για λόγους έκτασης της εργασίας, οι δραστηριότητες που απαρτίζουν το έργο, και συνακόλουθα το πεδίο εφαρμογής του, έχουν περιοριστεί στις Προδιαγραφές και Λογική Ανάλυση Σε αυτό το σημείο θα αναφέρουμε λίγα λόγια για την φύση του έργου, δηλαδή θα μιλήσουμε συνοπτικά για την δομή μιας Βάσης Δεδομένων. Μια Βάση Δεδομένων (Database ή ΒΔ) είναι μία ολοκληρωμένη συλλογή δεδομένων, που είναι συνήθως αποθηκευμένη σε δευτερεύων μέσο αποθήκευσης (π.χ. σκληρός δίσκος). Για τη διαχείριση των δεδομένων χρησιμοποιείται ένα Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων (Database Management System ή ΣΔΒΔ). Το ΣΔΒΔ είναι μια συλλογή από προγράμματα για την διαχείριση έλεγχο χρήση της βάσης δεδομένων. Για την δημιουργία μιας ΒΔ είναι αναγκαίο να επιλέξουμε το κατάλληλο μοντέλο για τα δεδομένα μας. Το Μοντέλο Δεδομένων είναι μια συλλογή από νοητά εργαλεία (conceptual tools) για να περιγράφουμε τα δεδομένα, αλλά και τις συσχετίσεις, την σημασιολογία και τους περιορισμούς αυτών. Το συνηθέστερα χρησιμοποιούμενο μοντέλο δεδομένων είναι το σχεσιακό. Ένα Σχεσιακό Μοντέλο Δεδομένων (relational model) είναι ταυτόχρονα και ένα σύστημα διαχείρισης, σύμφωνα με το οποίο τα πάντα αποθηκεύονται και οργανώνονται σε πίνακες. Όλα αυτά παρουσιάζονται διαγραμματικά στο Σχήμα (schema). Το σχήμα δεν είναι τίποτε άλλο παρά η προδιαγραφή και περιγραφή μιας Βάσης Δεδομένων με ένα μοντέλο δεδομένων. Σε αυτό το πλαίσιο η δημιουργία ενός ΣΔΒΔ περιλαμβάνει μερικές βασικές ενέργειες για την ανάπτυξη συγκεκριμένων μοντέλων ή υποσυστημάτων. Αυτά είναι: Λογικό μοντέλο (διάγραμμα Οντοτήτων Συσχετίσεων) Φυσικό μοντέλο Υποσύστημα Επερωτήσεων Υποσύστημα Ελέγχου και ασφάλειας Παρουσίαση - 2 -

3 Για την πραγματοποίηση του έργου, δηλαδή για την υλοποίηση της ΒΔ, θα πρέπει να δημιουργηθεί ο κύκλος εργασίας. Ο κύκλος εργασίας του έργου περιλαμβάνει 4 φάσεις: Ανάλυση και έλεγχος συστήì ατος Ορισμός Σχεδιασμός Υλοποίηση Τελικός Έλεγχος και Παράδοση Η εργασία αυτή εξάλλου υλοποιεί περιληπτικά την 1η φάση, δηλαδή τον ορισμό του έργου (σκοπός, προδιαγραφές, εργασίες, κατανομή εργασιών) σε σχέση με την τεχνολογική και χρονολογική σειρά. Με άλλα λόγια η εργασία καταδεικνύει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να οργανωθεί η εργασία για τον σχεδιασμό, υλοποίηση και τον τελικό έλεγχο ενός ΣΔΒΔ. Για την ανάλυση του έργου (και συνεπώς και για μια ΒΔ) είναι απαραίτητη η συνδρομή του ενδιαφερόμενου, ο οποίος έχει την ανάγκη και ζητά το έργο. Ο ενδιαφερόμενος είναι αυτός που γνωρίζει καλά και θα ορίσει για το έργο τις απαιτήσεις του. Αυτές θα πρέπει να καθορίζονται επακριβώς, ώστε το σύστημα να καλύψει όλες τις πιθανές περιπτώσεις, τόσο από πλευράς λειτουργίας όσο και από πλευράς ελέγχου και ασφάλειας. Βασικό εργαλείο στην φάση αυτή είναι οι συνεντεύξεις, αλλά αν χρειαστεί περαιτέρω ανάλυση μπορούν να γίνουν και μελέτες (τεχνικές, εμπορικές, οικονομικής αποτελεσματικότητας κτλ). Το επίπεδο λεπτομέρειας κάθε μελέτης θα πρέπει να φτάνει σε τέτοιο βάθος, ώστε το κόστος και ο χρόνος που πρέπει να δαπανηθεί γι αυτό να μην το καταστούν αντιοικονομικό. Σχέδιο Λογισì ικού - Ηλεκτρονική βάση δεδοì ένων προγράì ì ατος συστήματα. Η ανάπτυξη λογισμικού είναι το βασικό μέρος της υλοποίησης του έργου. Βασική παράμετρος του ΣΔΒΔ, που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι η προς τα πίσω συμβατότητα με τυχόν προηγούμενα χρησιμοποιούμενα συστήματα. Στο ίδιο πλαίσιο, απαίτηση του έργου αποτελεί και η δυνατότητα διάδρασης δεδομένων με άλλα εξωτερικά Ακόμη θα πρέπει να είναι εγγενής η υποστήριξη ενός λειτουργικού πλαισίου ασφάλειας του συστήματος, του οποίου θα είναι αναπόσπαστο κομμάτι. Το πλαίσιο αυτό ή πρόγραμμα ασφάλειας θα εξετάζει όλες τις πιθανές πτυχές (αδύνατα σημεία) του προσωπικού και εξοπλισμού σχετικά με την σχεδίαση, ανάπτυξη, χρήση και συντήρηση (κύκλος έργου/εργασίας), καθώς και την διαθεσιμότητα του συστήματος. Ταυτόχρονα είναι απαραίτητη η παρουσία διαδικασιών για την υποστήριξη, τον έλεγχο και αναθεώρηση του συστήματος. Θα πρέπει επομένως, να δημιουργηθεί μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων που θα συμπεριλαμβάνει όλό εύρος φάσματος του έργου (scope), δηλαδή σχέδιο και λειτουργία συστημάτων, δικαιώματα χρηστών κτλ. Τέλος, προκειμένου το σύστημα να θεωρηθεί ολοκληρωμένο πρέπει να γίνουν επιτυχώς όλοι οι δοκιμαστικοί έλεγχοι, καθώς και να υπάρχει μια παρουσίαση της λειτουργίας του, μαζί με συνοδευτικά εγχειρίδια. Αυτά θα χρησιμεύσουν στην εκπαίδευση και καθοδήγηση του προσωπικού που, τελικώς, θα το χειριστεί. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Για λόγους συντομίας και έκτασης της εργασίας, η περιγραφή της τεχνολογικής και χρονολογικής ανάλυσης που δίνεται παρακάτω είναι ενδεικτική. Δεν αναλύει πλήρως όλες τις απαιτούμενες εργασίες (συγχωνεύσεις/παραλείψεις φάσεων και διεργασιών), ενώ και η διάρκεια κάθε διεργασίας έχει εισαχθεί κατά το δοκούν

4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΑΝΑΛΥΣΗ ΈΡΓΟΥ 2.1. Δομική Ανάλυση Έργου (WBS) Η δομική ανάλυση του έργου ή Work Breakdown Structure (WBS) περιέχει όλα όσα χρειάζονται για να ολοκληρωθεί το έργο και μόνο. Το WBS ακολουθεί ιεραρχική δομή και συνήθως φτάνει μέχρι 3 ως 4 επίπεδα χαμηλότερα για τον διαχειριστή του έργου (project manager). Με άλλα λόγια στο WBS, εμφανίζεται η δομή του έργου και η κατάτμηση των επιμέρους διεργασιών. Πρώτο και κύριο βήμα στην έναρξη του έργου είναι η κατασκευή της Δομικής Ανάλυσης του Έργου (WBS). Η ρύθμιση των επιμέρους στόχων και υποχρεώσεων καθορίζονται εκεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου. Στην συνέχεια, για την υλοποίηση του έργου θα χρησιμοποιηθούν οι διεργασίες, όπως περιγράφονται στο WBS. Η σειρά υλοποίησης όμως μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την φύση του έργου. Το εύρος των διεργασιών που χρησιμοποιούνται είναι τέτοιο ώστε να ικανοποιούνται οι ελάχιστες ανάγκες. Ο διαχειριστής του έργου θα αναπτύξει, θα ενημερώσει και θα διατηρήσει μια έννοια των διαδικασιών για το πως θα χρησιμοποιηθούν αυτές από το σύστημα. Θα προσδιορίσει τα αποτελέσματα της έννοιας των διαδικασιών στην απόδοση του συστήματος, και το μόνιμο προσωπικό που θα ενεργοποιήσουν το σύστημα. Επομένως, για να προχωρήσουμε στην συνέχεια του έργου είναι απαραίτητη η δημιουργία του WBS, ώστε πάνω σε αυτό να στηριχθεί η περαιτέρω ανάλυση του έργου μας. Η υλοποίηση του WBS παρουσιάζεται στο αντίστοιχο παράρτημα «WBS». Η δομή του WBS είναι τέτοια ώστε κάθε διεργασία, ανάλογα με το επίπεδο, που βρίσκεται παίρνει αντίστοιχη γενική ονομασία: Project (έργο) Task (αποστολή) Work Package (δέσμη εργασιών) o Work Unit (μεμονωμένη εργασία) Κανονικά, το WBS θα πρέπει να αντικατοπτρίζει το επίπεδο κινδύνου και αβεβαιότητας του έργου. Στα σημεία όπου ο κίνδυνος είναι υψηλός, το WBS θα πρέπει να υποδιαιρείται περαιτέρω για να προκύψουν περισσότερες πληροφορίες και κατ επέκταση να μειωθεί ο κίνδυνος. Προκειμένου όμως να περιοριστεί σε επιθυμητά όρια η έκταση της εργασίας, η υποδιαίρεση των εργασιών στο WBS, έχει γίνει σε ορισμένες βασικές διαδικασίες και παραλείπεται στις υπόλοιπες

5 2.2. Σύντομη Περιγραφή Χρησιμοποιούμενων Διεργασιών Αναλυτικότερα οι χρησιμοποιούμενες διεργασίες κατηγοριοποιούνται ως εξής: Εργασίες 1 ου επιπέδου... : 3 Εργασίες 2 ου επιπέδου... : 19 Εργασίες 3 ου επιπέδου... : 38 Συνολικές εργασίες... : 61 Εργασίες τελικού επιπέδου ανάλυσης... : 49 Στο σημείο αυτό είναι απαραίτητη η κατάδειξη των αλληλεξαρτήσεων των διεργασιών, η οποία διαφέρει από την δομική ανάλυση του έργου. Οι αλληλεξαρτήσεις αποτελούν βασική πληροφορία για την ανάδειξη της κρίσιμης διαδρομής και της εκτίμησης της χρονικής διάρκειας του έργου. Στο επόμενο στάδιο, βασικό στοιχείο που μας ενδιαφέρει είναι η εκτίμηση της διάρκειας κάθε διεργασίας. Οι αλληλεξαρτήσεις, καθώς οι εκτιμώμενες διάρκειες (κατά PERT) των διεργασιών παρουσιάζονται στο αντίστοιχο παράρτημα «Στοιχεία Διεργασιών» Ανάπτυξη Διαγράμματος Δικτύου - Χρονική Μελέτη Όλες οι εκτιμήσεις της χρονικής διάρκειας κάθε διεργασίας, χρησιμεύουν τελικά για δημιουργία ενός διαγράμματος του έργου. Για την διαγραμματική παρουσίαση του έργου χρησιμοποιήθηκε διάγραμμα δικτύου με τις δραστηριότητες να συμβολίζονται από «κουτιά». Δηλαδή χρησιμοποιήθηκε διάγραμμα τύπου ΑοΝ (Activity on Node). Το διάγραμμα παρατίθεται στο αντίστοιχο παράρτημα της εργασίας. Στα διαγράμματα που ακολουθούν στην εργασία («κουτιά» του δικτύου), θα χρησιμοποιηθούν οι διάρκειες κάθε διεργασίας, οι οποίες θα αναφέρονται στον μέσο όρο χ = (α+4β+γ)/6. Όπου α, β, γ οι αισιόδοξη, πιθανή, απαισιόδοξη διάρκεια της διεργασίας από την κατανομή beta της ανάλυσης PERT Ανάδειξη Κρίσιμης Διαδρομής Με βάση τα στοιχεία που παραθέτουμε στην εργασία, η κρίσιμη διαδρομή έχει 23 διεργασίες και συγκεκριμένα η ακολουθία τους είναι: (ο αριθμός συμβολίζει τον αύξοντα αριθμό της κάθε διεργασίας) Για λόγους συντομίας, ο υπολογισμός της διάρκειας και της τυπικής απόκλισης του έργου, θα γίνει μόνο με την ανάλυση της διάρκειας και της διακύμανσης της αρχικής κρίσιμης διαδρομής. Κανονικά θα πρέπει να αναλύεται στατιστικά, ο μέσος όρος διάρκειας και η διακύμανση κάθε διαδρομής ή τουλάχιστον κάθε διαδρομής που βρίσκεται (από πλευράς χρόνου) κοντά στην κρίσιμη διαδρομή. Αυτό συμβαίνει γιατί μπορεί μια διαδρομή να έχει μεγαλύτερη τυπική απόκλιση από την κρίσιμη και έτσι η πιθανότητα να συμβεί τελικώς να είναι πιο μεγάλη. Με άλλα λόγια υπάρχει το ενδεχόμενο, η αρχική κρίσιμη διαδρομή να μην είναι τελικά η κρίσιμη. Δηλαδή μετά την στατιστική ανάλυση, μπορεί να προκύψει ότι η κρίσιμη διαδρομή είναι μια διαδρομή που βρισκόταν χρονικά σχετικά κοντά στην αρχικώς υποδειχθείσα. Διάρκεια Έργου : Η διάρκεια του έργου προφανώς ορίζεται από την διάρκεια της κρίσιμης διαδρομής. Δηλαδή, αθροίζοντας τους μέσους όρους της διάρκειας των επιμέρους διεργασιών της κρίσιμης διαδρομής προκύπτει ότι η διάρκεια του έργου είναι ίση με x=194 χρονικές μονάδες

6 Τυπική Απόκλιση: Η διακύμανση κάθε διεργασίας αναφέρεται σε κατανομή beta. Η διακύμανση όμως κάθε μίας διαδρομής ξεχωριστά αναφέρεται σε κανονική κατανομή. Επομένως και η διακύμανση της κρίσιμης διαδρομής (και κατ επέκταση η διακύμανση της χρονικής διάρκειας του έργου) θα αναφέρεται στην κανονική κατανομή. Έτσι, θα έχουμε διακύμανση: σ 2 = [(γ-α)/6] 2 και προφανώς τυπική απόκλιση: σ = σ 2. Με βάση το σκεπτικό αυτό προκύπτει ότι έχουμε σ 2 =133,9 και σ=11, Χρονικές Ανοχές Συνοψίζοντας τα χρονικά δεδομένα του έργου έχουμε: Μέσος όρος διάρκειας : x = 194 Διακύμανση : σ 2 = 133,9 Τυπική Απόκλιση : σ = 11,57 Αυτό σημαίνει ότι η πιθανότητα να ολοκληρωθεί το έργο μέσα σε 194 χρονικές μονάδες είναι 50% (μισό εμβαδόν της κατανομής). Αν θέλω να βρω την πιθανότητα να τελειώσει το έργο σε π.χ = 195 χρονικές μονάδες, τότε: z = θ θ = = 0,0864 σ θ 11,57 Ανατρέχοντας στον πίνακα της κανονικής κατανομής βρίσκώ ότι το 0,0864 αντιστοιχεί σε 0,535 περίπου ή 53,5% (πιθανότητα ολοκλήρωσης έργου σε 195 χρονικές μονάδες). Ακόμη με βάση την αναμενόμενη διάρκεια του έργου και ανάλογα με το εύρος της απόκλισης μπορούμε να υπολογίσουμε σε μεγαλύτερο φάσμα την πιθανότητα ολοκλήρωσης. Έτσι: Εύρος τυπικής απόκλισης Χρονικές μονάδες Πιθανότητα ολοκλήρωσης ±1σ 182,43 ~ 205,57 68% ±2σ 170,86 ~ 217,14 95% ±3σ 159,29 ~ 228,71 99% Έχοντας υλοποιήσει πλέον το διάγραμμα δικτύου ΑοΝ, μπορούμε να προβούμε και σε άλλους τέτοιους ελέγχους και υποθέσεις για την πιθανότητα ολοκλήρωσης του έργου. Η δήλωση που θα ελέγξουμε μπορεί να είναι είτε με την μορφή απόλυτων τιμών (π.χ. τι πιθανότητα ολοκλήρωσης θα έχω στις 100 χρονικές μονάδες), είτε με τη μορφή ποσοστών (π.χ. σε πόσες μέρες θα έχω πιθανότητα ολοκλήρωσης 80%) Τήρηση χρονικού ορίου κρίσιμης διαδρομής Κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου, προκειμένου να τηρήσουμε το χρονικό όριο της κρίσιμης διαδρομής θα πρέπει να διαχειριστούμε κατάλληλα τους διαθέσιμους πόρους. Οι πόροι μπορεί να είναι διαθέσιμοι για κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή για όλο το έργο. Οι βασικοί τύποι των πόρων είναι α) οι άνθρωποι, β) οι μηχανές και γ) τα υλικά που χρησιμοποιούνται. Οι αποφάσεις που μπορούμε να πάρουμε ώστε να ελαττωθεί ο χρόνος ολοκλήρωσης του έργου (σε σχέση και με το κόστος), είναι γενικά οι εξής: να έχουμε πλήρη αξιοποίηση όλων των πόρων να βάλουμε τους διαθέσιμους πόρους να κάνουν επιπρόσθετες εργασίες να χρησιμοποιήσουμε ένα ακριβό είδος πόρων ώστε να περατώσει μια διεργασία νωρίτερα, εφόσον αυτό είναι εφικτό - 6 -