ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ ΣΤΟ MICROSOFT EXCEL 2003 Μία από τις βασικές λειτουργίες του Excel είναι και η παραγωγή γραφημάτων για την απεικόνιση επεξεργασμένων αριθμητικών δεδομένων στα φύλλα εργασίας. Για το σκοπό αυτό το Excel παρέχει ένα αρκετά ισχυρό εργαλείο δημιουργίας γραφημάτων το οποίο, μέσω κατάλληλων ρυθμίσεων, δύναται να παραγάγει αναφορές υψηλού επιπέδου. Στο παράδειγμά μας "κτίζουμε" βήμα προς βήμα ένα πλήρες γράφημα, σε MS Excel 2003, βασιζόμενοι σε ένα τυπικό σετ δεδομένων: την χρονική εξέλιξη δύο συσχετιζόμενων μεγεθών. Παραλλαγές τέτοιων δεδομένων συναντάμε πάμπολλες φορές στη πράξη, όπως πχ στην απεικόνιση: Όγκου / Τζίρου πωλήσεων κατ' έτος Πλήθους / Προϋπολογισμού Κατασκευαστικών Έργων Ετήσιας Εξέλιξης βάρους / ύψους Μηνιαίας Κατανάλωσης Καυσίμου / Διανυόμενων Χιλιομέτρων κλπ... Έστω πως έχουμε το παρακάτω σετ δεδομένων που αφορά την εκτέλεση έργων μιας τεχνικής εταιρείας στο βάθος του χρόνου. Στην πρώτη στήλη φαίνεται το έτος κατασκευής, στη δεύτερη το πλήθος των έργων ανά έτος και στην τρίτη ο αντίστοιχος προϋπολογισμός, σε χιλιάδες ευρώ. Δρ. Ευάγγελος Φιλιππίδης 1
Ένα από τα ζητήματα που τίθενται με τη χρήση του εργαλείου παραγωγής γραφημάτων είναι η σχετικά "φτωχή" εικόνα που παρουσιάζει η γραφική μας παράσταση στα αρχικά στάδια δημιουργίας, τόσο από τεχνικής όσο και από εικαστικής πλευράς. Ας επιχειρήσουμε να παραγάγουμε ένα γρήγορο, αρχικό γράφημα, χωρίς πολλές ρυθμίσεις: Επιλέγουμε την περιοχή που περιλαμβάνει τους τίτλους και τα δεδομένα του Άξονα Υ, δηλ. την περιοχή [C2:D12] Από το μενού "Εισαγωγή" επιλέγουμε "Γράφημα" Ως μοτίβο γραφήματος επιλέγουμε το Βασικό Τύπο "Γραμμές" και πατάμε "Τέλος" Στη γενική περίπτωση θα λάβουμε ένα αποτέλεσμα σαν αυτό που ακολουθεί: Όπως είναι σαφές η αρχική αυτή απεικόνιση δεν είναι ικανοποιητική. Παρατηρούμε ήδη κάποιες προφανείς αδυναμίες: Οι χρωματικοί συνδυασμοί είναι πολύ κακοί. Δεν υπάρχουν σωστά μορφοποιημένοι τίτλοι. Η καμπύλη των έργων είναι "συμπιεσμένη" και δεν αποδίδει κάποια χρήσιμη πληροφορία. Οι τιμές στον Άξονα "Χ" δεν είναι τα έτη που περιμέναμε. Δρ. Ευάγγελος Φιλιππίδης 2
Θα ξεκινήσουμε τη διόρθωση του γραφήματος από τα σημαντικά: Παρέμβαση #1 : Χρήση Δευτερεύοντος Άξονα - Υ Προκειμένου να αποφύγουμε τη "συμπίεση" της καμπύλης των έργων, θα χρησιμοποιήσουμε την επιλογή του Δευτερεύοντος Άξονα - Υ. Το ίδιο κάνουμε πάντα, όταν θέλουμε να παραστήσουμε στο ίδιο γράφημα δεδομένα πολύ διαφορετικής κλίμακας. Κάνουμε δεξί κλικ πάνω στην καμπύλη των έργων και επιλέγουμε: Μορφοποίηση Σειράς Δεδομένων Πηγαίνουμε στο tab "Άξονας" και στο πλαίσιο "Σχεδίαση Σειρών" επιλέγουμε "Δευτερεύων Άξονας". Στο γράφημα εμφανίζεται στα δεξιά ένας δεύτερος Άξονας "Υ" με κλίμακα που αντιστοιχεί πλέον στο πλήθος των έργων. Η καμπύλη των έργων είναι πια ορατή και αποδίδει με τρόπο σαφέστερο την πληροφορία που επιθυμούμε: Παρέμβαση #2 : Αλλαγή Τύπου Γραφήματος Οι δύο καμπύλες μοιάζουν μεταξύ τους και ενδέχεται να προκαλέσουν σύγχυση στον αναγνώστη, ειδικά εάν τυπώσουμε την αναφορά μας σε ασπρόμαυρο. Θα αλλάξουμε τον τύπο της καμπύλης για ένα από τα δύο μεγέθη. Δρ. Ευάγγελος Φιλιππίδης 3
Κάνουμε δεξί κλικ πάνω στην καμπύλη του προϋπολογισμού και επιλέγουμε: Τύπος Γραφήματος Από τους διαθέσιμους έτοιμους τύπους επιλέγουμε "Στήλες". Η απεικόνιση του προϋπολογισμού ξεχωρίζει σαφώς από την καμπύλη έργων. Πλέον το γράφημα απέκτησε κάποιο νόημα, παρότι τα χρώματα παραμένουν λίγο άκομψα. Θα φτάσουμε κι εκεί σε λίγο! Παρέμβαση #3 : Σωστές τιμές στον Άξονα "Χ" Αφού λύσαμε το ζήτημα της απεικόνισης συνεχίσουμε με ορισμένα τεχνικά ζητήματα: Την εμφάνιση των ετών στον Άξονα Χ, αντί των τιμών 1, 2,..., κλπ Κάνουμε δεξί κλικ μέσα στο διάγραμμα, στην ελεύθερη γκρι περιοχή, προσέχοντας να μην επιλέξουμε κάποια από της καμπύλες ή τις γραμμές πλέγματος και επιλέγουμε: Δεδομένα Προέλευσης Πηγαίνουμε στο tab "Σειρά" και στο πεδίο "Ετικέτες Άξονα Κατηγοριών (Χ)" δίνουμε την περιοχή που περιέχει τις τιμές του άξονα Χ που επιθυμούμε. Πλέον ο Άξονας Χ έχει τις τιμές που θέλουμε, χωρίς όμως σωστή στοίχιση. Αν όλα πήγαν καλά έχουμε μέχρι στιγμής φτιάξει κάτι τέτοιο: Παρέμβαση #4 : Τίτλοι παντού Ήρθε η ώρα να δώσουμε σωστούς τίτλους σε κάθε στοιχείο του γραφήματος Δρ. Ευάγγελος Φιλιππίδης 4
Κάνουμε πάλι δεξί κλικ μέσα στο διάγραμμα, στην ελεύθερη γκρι περιοχή, προσέχοντας να μην επιλέξουμε κάποια από της καμπύλες ή τις γραμμές πλέγματος και επιλέγουμε: Επιλογές Γραφήματος Πηγαίνουμε στο tab "Τίτλοι" δίνουμε τους απαραίτητους τίτλους στα στοιχεία μας. Πχ. ονομάζουμε το γράφημά μας "Έργα / Έτος", τον Άξονα Χ : "Έτη", τον πρωτεύοντα Άξονα Υ : "Προϋπολογισμός (χιλ. )" και τον δευτερεύοντα Υ "Πλήθος Έργων" Το γράφημά μας βελτιώθηκε περαιτέρω και ήρθε η ώρα για τις τελευταίες αλλά ουσιαστικές παρεμβάσεις. Παρέμβαση #5 : Σωστό οπτικό "στήσιμο" Αφού εμφανίσαμε τα στοιχεία που επιθυμούμε τώρα θα τα εμφανίσουμε σωστά! Πάμε πάλι στο γράφημα: Κάνοντας αριστερό κλικ στη γκρι περιοχή μπορούμε να το επιλέξουμε για να το μετακινήσουμε ή / και να του αλλάξουμε μέγεθος. Αντίστοιχα μπορούμε να επιλέξουμε, να μετακινήσουμε και να μεταβάλουμε τους τίτλους. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω στους Άξονες και επιλέγοντας "Μορφοποίηση Άξονα" μπορούμε να τροποποιήσουμε σειρά παραμέτρων όπως Κλίμακα, Γραμματοσειρά / Στοίχιση Τίτλου, κλπ. Ενδεικτικά: o Επιλέγουμε τον Άξονα Χ με δεξί κλικ και στην συνέχεια επιλέγουμε "Μορφοποίηση Άξονα". o Στο tab "Γραμματοσειρά" επιλέγουμε το font της αρεσκείας μας και απενεργοποιούμε την επιλογή "Αυτόματη Κλίμακα". Με τον τρόπο αυτό αποτρέπουμε την εμφάνιση γιγαντιαίων τίτλων κάθε φορά που αλλάζουμε κλίμακα στο γράφημα. o Στο tab "Στοίχιση" επιλέγουμε 60 μοίρες. o Αντίστοιχα επιλέγουμε τον Άξονα Y με δεξί κλικ και στην συνέχεια επιλέγουμε "Μορφοποίηση Άξονα". o Στο tab "Γραμματοσειρά" επιλέγουμε το font της αρεσκείας μας και απενεργοποιούμε -πάλι- την επιλογή "Αυτόματη Κλίμακα". o Στο tab "Αριθμός" επιλέγουμε "Αριθμός", με χρήση διαχωριστικού χιλιάδων, χωρίς δεκαδικά. Δρ. Ευάγγελος Φιλιππίδης 5
Αφού μετακινήσουμε τα στοιχεία μας όπως επιθυμούμε μετακινούμε και το Υπόμνημα σε μια λιγότερο ενοχλητική θέση: Είμαστε σχεδόν στο φινάλε. Ώρα για την τελική μορφοποίηση: Παρέμβαση #6 : Εικαστικά Η χρήση χρώματος και μοτίβων έχει μεγάλη πρακτική σημασία, πέραν του εικαστικού αποτελέσματος: διευκολύνει τον αναγνώστη που εκτυπώνει το γράφημά μας να λάβει τη σωστή πληροφορία χωρίς να συγχέει τα δεδομένα. Κάνοντας δεξί κλικ στη γκρι περιοχή επιλέγουμε "Μορφοποίηση περιοχής σχεδίασης". Στα μοτίβα επιλέγουμε ένα ανοικτό χρώμα ή ένα απαλό ντεγκραντέ ώστε να μην ενοχλεί στην εκτύπωση Αντίστοιχα με δεξί κλικ πάνω στις σειρές των δεδομένων επιλέγουμε "Μορφοποίηση σειράς δεδομένων". Για τα Έργα επιλέγουμε στα μοτίβα παχιά μπλε γραμμή με δείκτη ρόμβο, πορτοκαλί γέμισμα και σκιά. Για τον Προϋπολογισμό επιλέγουμε ένα γκρι γέμισμα και από το tab "Επιλογές" θέτουμε Πλάτος Ανοίγματος =80. Μπορούμε να τονίσουμε με διαφορετικό χρώμα ένα από τα στοιχεία μας. Το επιλέγουμε κάνοντας πάνω του δύο αργά αριστερά κλικ. Στη συνέχεια με δεξί Δρ. Ευάγγελος Φιλιππίδης 6
κλικ μπαίνουμε στο μοτίβο και μεταβάλλουμε τα χαρακτηριστικά του σημείου που μας ενδιαφέρει. Και ιδού το τελικό αποτέλεσμα: Υπάρχουν μυριάδες άλλες παρεμβάσεις που μπορούν να γίνουν στο γράφημα: Εμφάνιση Ετικετών δεδομένων Εμφάνιση γραμμών πλέγματος Εμφάνιση δευτερευουσών υποδιαιρέσεων Άξονα Προσθήκη γραμμών τάσης - παρεμβολής Προσθήκη γραμμών σφαλμάτων κλπ... Δρ. Ευάγγελος Φιλιππίδης 7