Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης Βρυξέλλες, 21 Φεβρουαρίου 2017 (OR. en) Διοργανικός φάκελος: 2016/0353 (NLE) 6501/17 SCH-EVAL 70 COMIX 142 ΣΗΜΕΙΩΜΑ Αποστολέας: Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου Με ημερομηνία: 21 Φεβρουαρίου 2017 Αποδέκτης: Αντιπροσωπίες αριθ. προηγ. εγγρ.: 6129/17 Θέμα: Εκτελεστική απόφαση του Συμβουλίου με σύσταση για την κάλυψη των ελλείψεων που εντοπίστηκαν κατά τη διενεργηθείσα το 2015 αξιολόγηση της Αυστρίας όσον αφορά την εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν στον τομέα της προστασίας των δεδομένων Διαβιβάζεται συνημμένως στις αντιπροσωπίες η εκτελεστική απόφαση του Συμβουλίου με σύσταση για την κάλυψη των ελλείψεων που εντοπίστηκαν κατά τη διενεργηθείσα το 2015 αξιολόγηση της Αυστρίας όσον αφορά την εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν στον τομέα της προστασίας των δεδομένων, η οποίο εκδόθηκε από το Συμβούλιο κατά την 3520ή σύνοδό του, στις 21 Φεβρουαρίου 2017. Σύμφωνα με το άρθρο 15 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1053/2013 του Συμβουλίου της 7ης Οκτωβρίου 2013, η σύσταση θα διαβιβαστεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στα εθνικά κοινοβούλια. 6501/17 ΧΦ/μκρ 1 DG D 1 A EL
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Εκτελεστική απόφαση του Συμβουλίου με ΣΥΣΤΑΣΗ για την κάλυψη των ελλείψεων που εντοπίστηκαν κατά τη διενεργηθείσα το 2015 αξιολόγηση της Αυστρίας όσον αφορά την εφαρμογή του κεκτημένου του Σένγκεν στον τομέα της προστασίας των δεδομένων ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ, Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1053/2013 του Συμβουλίου, της 7ης Οκτωβρίου 2013, σχετικά με τη θέσπιση ενός μηχανισμού αξιολόγησης και παρακολούθησης για την επαλήθευση της εφαρμογής του κεκτημένου του Σένγκεν και την κατάργηση της απόφασης της εκτελεστικής επιτροπής της 16ης Σεπτεμβρίου 1998 σχετικά με τη σύσταση της μόνιμης επιτροπής για την αξιολόγηση και την εφαρμογή της σύμβασης Σένγκεν 1, και ιδίως το άρθρο 15, Έχοντας υπόψη την πρόταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, Εκτιμώντας τα ακόλουθα: (1) Σκοπός της παρούσας απόφασης με σύσταση είναι να συστήσει στην Αυστρία μέτρα αποκατάστασης για να καλύψει τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν κατά την αξιολόγηση Σένγκεν η οποία διενεργήθηκε το 2015 στον τομέα της προστασίας των δεδομένων. Σε συνέχεια της αξιολόγησης, με την εκτελεστική απόφαση της Επιτροπής [C(2016)7201], εγκρίθηκε έκθεση η οποία καλύπτει τα ευρήματα και τις εκτιμήσεις και καταγράφει τις βέλτιστες πρακτικές και τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν κατά την αξιολόγηση. (2) Λαμβανομένης υπόψη της σημασίας που έχει η συμμόρφωση με το κεκτημένο του Σένγκεν, θα πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στην εφαρμογή των συστάσεων 1, 2, 10, 6, 7, 9 και 12. 1 ΕΕ L 295 της 6.11.2013, σ. 27. 6501/17 ΧΦ/μκρ 2
(3) Η παρούσα απόφαση με σύσταση θα πρέπει να διαβιβαστεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στα κοινοβούλια των κρατών μελών. Εντός τριών μηνών από την έκδοσή της, το αξιολογούμενο κράτος μέλος οφείλει, σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1053/2013, να καταρτίσει σχέδιο δράσης για την αποκατάσταση των ελλείψεων που επισημαίνονται στην έκθεση αξιολόγησης και να το υποβάλει στην Επιτροπή και το Συμβούλιο, ΣΥΝΙΣΤΑ ΤΑ ΕΞΗΣ: η Αυστρία θα πρέπει Εποπτική αρχή προστασίας των δεδομένων 1. να παράσχει στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι απασχολεί ειδικό πληροφορικής ο οποίος διαθέτει όλα τα απαραίτητα προσόντα και σφαιρική γνώση του SIS II, συμπεριλαμβανομένης της δομής και της σημασιολογίας των ειδικών αρχείων καταγραφής του SIS II, και ο οποίος είναι άμεσα διαθέσιμος για τη διενέργεια ελέγχων όσον αφορά τη νομιμότητα της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εντός του SIS II. 2. να εφαρμόσει τις συστάσεις του 2010, αρχίζοντας με την υποβολή σχεδίου δράσης από την ΑΠΔ όσο το δυνατόν συντομότερα, στο οποίο θα περιλαμβάνεται η ακόλουθη δέσμευση: να διενεργεί αυτεπαγγέλτως τακτικές επιθεωρήσεις όσον αφορά τη νομιμότητα της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εντός SIS II από τις εθνικές αρχές που έχουν πρόσβαση σε αυτό, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου των αρχείων καταγραφής από κατάλληλο ειδικό πληροφορικής, και να πραγματοποιήσει επιθεωρήσεις σε προξενεία για τις θεωρήσεις έως το τέλος του 2015. Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων 3. να βελτιώσει τη διαφάνεια όσον αφορά τα ένδικα μέσα που έχουν στη διάθεσή τους τα υποκείμενα των δεδομένων όταν ασκούν το δικαίωμά τους στην πρόσβαση αυτό θα μπορούσε να γίνει με την ανάρτηση συνδέσμου στον ιστοχώρο της ΑΠΔ που να οδηγεί σε τυποποιημένο υπόδειγμα προσφυγής να εξετάσει το ενδεχόμενο να προστίθενται στις απαντήσεις της Υπηρεσίας SIRENE πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες προσφυγής που προβλέπει το εθνικό δίκαιο. 4. να επικαιροποιήσει το τυποποιημένο υπόδειγμα της ΑΠΔ για τα δικαιώματα πρόσβασης, προσθέτοντας πληροφορίες σχετικά με το VIS. 6501/17 ΧΦ/μκρ 3
5. να παροτρύνει το Υπουργείο Εσωτερικών να συνοδεύει από ανεπίσημη μετάφραση σε μια δεύτερη γλώσσα (π.χ. αγγλικά ή γαλλικά) τις απαντήσεις που δίνει σε αιτήσεις πρόσβασης, ώστε να μπορεί το εκάστοτε υποκείμενο των δεδομένων να κατανοεί το περιεχόμενο της απάντησης. 6. να μεριμνήσει ώστε η ΑΠΔ να ζητά ενεργά και να λαμβάνει τακτική ενημέρωση από το Υπουργείο Εσωτερικών, συμπεριλαμβανομένης της Υπηρεσίας SIRENE, για τον αριθμό των αιτήσεων πρόσβασης και την έκβασή τους, και να βελτιώσει τη συνεργασία μεταξύ του Υπουργείου Εσωτερικών και της ΑΠΔ προς τον σκοπό αυτό. Σύστημα Πληροφοριών Σένγκεν (SIS) 7. να επιτρέψει τη δέουσα πρόσβαση του Υπουργείου Εσωτερικών, ως υπεύθυνου επεξεργασίας του N.SIS II, στα αρχεία καταγραφής που προκύπτουν από τις δραστηριότητες των προξενείων οι οποίες επηρεάζουν το SIS II. 8. να ευθυγραμμίσει την περίοδο αποθήκευσης των δεδομένων που τηρούνται στο αντίγραφο του N.SIS II από το Υπουργείο Εξωτερικών με την περίοδο αποθήκευσης που ορίζεται στο νομικό πλαίσιο του SIS II. 9. να βελτιώσει τη συνεργασία μεταξύ των διαφόρων αρχών που διαχειρίζονται ή έχουν πρόσβαση στο N.SIS II, συμπεριλαμβανομένου ειδικά του Υπουργείου Εξωτερικών και άλλων εθνικών αρχών, και να αναπτύξει μέθοδο που θα συνεισφέρει στην αποτελεσματική ανταλλαγή πληροφοριών και βέλτιστων πρακτικών. 10. να παροτρύνει την ΑΠΔ να υιοθετήσει την πρακτική της διεξαγωγής τακτικών ελέγχων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων από τους τελικούς χρήστες του N.SIS II ως τακτική εποπτική πρακτική και να υποβάλει έκθεση σχετικά με τα μελλοντικά σχέδια για την εφαρμογή της εν λόγω πρακτικής. 11. να συμπληρώσει με τη διενέργεια τακτικών ελέγχων και επιθεωρήσεων από τις αρμόδιες αρχές τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες για την προστασία των δεδομένων και την εμπιστευτικότητα που περιέχονται σε συμβάσεις με τις οποίες η παροχή υπηρεσιών ανατίθεται σε ιδιωτικές εταιρείες, με αποτέλεσμα να αποκτά πρόσβαση το προσωπικό τους στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εντός του N.SIS ΙΙ. 12. να δημιουργήσει πλήρως τεκμηριωμένο σύστημα αναφοράς περιστατικών με ιδιαίτερη προσοχή στα περιστατικά που επηρεάζουν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ανάλογα με τη σοβαρότητα του περιστατικού, το σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει την αποστολή ειδοποίησης στην εθνική εποπτική αρχή για την προστασία των δεδομένων. 6501/17 ΧΦ/μκρ 4
13. να παροτρύνει τις αρμόδιες αρχές να αναφέρουν στην ΑΠΔ, κατόπιν αιτήματος, τα προφίλ των προσώπων που είναι εξουσιοδοτούμενα να προσπελάζουν, να καταχωρίζουν, να επικαιροποιούν, να διαγράφουν και να αναζητούν δεδομένα στο N.SIS II και να προτρέψει την ΑΠΔ να δώσει συνέχεια στο εν λόγω θέμα σύμφωνα με τη νομική υποχρέωση και αρμοδιότητά της. Ευαισθητοποίηση 14. να επικαιροποιήσει τον ιστοχώρο της ΑΠΔ, παρέχοντας πληροφορίες για γενικά θέματα προστασίας των δεδομένων, το SIS II και το VIS με εύληπτο και φιλικό προς τον χρήστη τρόπο. 15. να επικαιροποιήσει τον ιστοχώρο του Υπουργείου Εσωτερικών και να διορθώσει τον σύνδεσμο προς τον ιστοχώρο της ΑΠΔ. Βρυξέλλες, Για το Συμβούλιο Ο Πρόεδρος 6501/17 ΧΦ/μκρ 5