ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΤΗΣ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΓΕΩΡΓΙΚΩΝ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΕΦΟΔΙΩΝ (ΑΘΡΟΤΙΟΑ)

Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΤΗΣ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΓΕΩΡΓΙΚΩΝ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΕΦΟΔΙΩΝ (ΑΘΡΟΤΙΟΑ) ΣΠΥΡΟΥ ΒΑΣΙΛΙΚΗ ΤΡΑΪΟΥ ΑΝΑΣΤΑΣΙΑ ΑΥΓΟΥΣΤΟΣ 2009 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Βαλσαμίδης Σταύρος Εκπονηθείσα πτυχιακή εργασία απαραίτητη για την κτήση του βασικού πτυχίου

Σελίδα 2 από 182

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Το θέμα της πτυχιακής εργασίας έχει να κάνει με τις βασικές έννοιες των Πληροφοριακών Συστημάτων, με έμφαση στο Πληροφοριακό Σύστημα της Διεθνούς έκθεσης γεωργικών μηχανημάτων και εφοδίων (ΆςΓοίΙοα). Επίσης έχει γίνει έρευνα με την μέθοδο των ερωτηματολογίων στους εκθέτες και τους επισκέπτες της έκθεσης για να αναλυθεί η χρησιμότητα της έκθεσης. Τα τελευταία χρόνια η καθημερινότητα μας κινείται γύρω από την τεχνολογία και την πληροφόρηση, αυτό έχει ως αποτέλεσμα την αύξηση της ποσότητας και της πολυπλοκότητας επεξεργασμένων πληροφοριών είτε από επιχειρήσεις είτε από οργανισμούς είτε από μεμονωμένα άτομα. Η ταχύτητα μετάδοσης των πληροφοριών γίνεται με πολύ γρήγορους ρυθμούς. Κατά συνέπεια όλο και περισσότεροι άνθρωποι απασχολούνται στον τομέα της πληροφορίας λόγω της αύξησης παραγωγής και της χρήσης των πληροφοριών. Έτσι λοιπόν η Διεθνής έκθεση της Θεσσαλονίκης δεν θα μπορούσε να λείψει από την κοινωνία της πληροφορίας. Οι υπηρεσίες που προσφέρει η πληροφορία στην έκθεση είναι πολύ σημαντικές. Όλες οι πληροφορίες και τα δεδομένα γινόταν σε χειρόγραφη μορφή πράγμα που σήμαινε ότι η αποδοτικότητα και η ταχύτητα βρισκόταν σε χαμηλά επίπεδα. Με την είσοδο όμως της τεχνολογίας στο συγκεκριμένο τομέα τα πράγματα άλλαξαν ριζικά, προστέθηκαν νέες υπηρεσίες και αυξήθηκε ο όγκος των πληροφοριών. Η έρευνα που πραγματοποιήθηκε μέσω των ερωτηματολογίων σκοπό είχε να προβάλει την αποτελεσματικότητα της έκθεσης και κατά πόσο είναι ευχαριστημένο το κοινό στο οποίο απευθύνεται. Έτσι με την ανάλυση των απαντήσεων των Σελίδα 3 από 182

εκθετών και των επισκεπτών ήρθαν στο φως οι παρατηρήσεις και οι απαιτήσεις τους, ούτως ώστε να γίνουν οι απαιτούμενες αλλαγές για την βελτίωση της διοργάνωσης και να βελτιωθούν ή να μείνουν ως έχουν οι υπηρεσίες της έκθεσης. Σελίδα 4 από 182

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 3 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΙΚΟΝΩΝ... 6 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ Η ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ AGROTIC A ΑΠΟ ΤΗΝ ΗΕΓΕΧΡΘ...11 1.1 Ιστορική αναδρομή της HELEXPO...11 1.2 Η Έκθεση ΑΟΚΟΤΙΟΑ...17 1.2.1 Στόχος της Α ΐΌΐΐοα...18 1.2.2 Στρατηγικοί Στόχοι της Α ΐΌΐΐοα...19 1.2.3 Είδη Εκθεμάτων...19 1.2.4 Στόχοι- Χώρες:... 20 1.2.5 Οργάνωση και Λειτουργία της Agrotica... 21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ... 24 2.1 Η έννοια του Πληροφοριακού Συστήματος... 24 2.2 Ορισμός Πληροφοριακού Συστήματος... 25 2.3 Σκοποί Πληροφοριακού Συστήματος... 27 2.4 Συστατικά μέρη Πληροφοριακού Συστήματος... 29 2.4.1 Διοίκηση... 30 2.4.2 Πληροφορία... 32 2.4.2.1 Δεδομένα και Πληροφορία... 33 2.4.2.2 Κύκλος Ζωής Δεδομένων... 35 2.4.2.3 Επίπεδα Πληροφοριών... 37 2.4.2.4 Κατηγορίες Πληροφοριών... 38 2.5 Σύστημα... 39 2.5.1 Στοιχεία Συστήματος... 40 2.5.2 Είδη Συστημάτων... 43 2.6 Εξέλιξη των Πληροφοριακών Συστημάτων... 47 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ AGROTICA 50 3.1 Στοιχεία εκδήλωσης... 50 3.2 Εισαγωγή νέου εκθέτη... 58 3.3 Παροχές... 69 3.4 Γενικές εκτυπώσεις... 71 3.5 Λοιπές εκτυπώσεις... 71 3.6 Βοηθητικά... 71 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΕΤΑΡΤΟ ΕΧΡΘΡΑΚΤΕΝΑΜΑΤ... 79 4.1 Τι είναι το EXPOPARTENARIAT... 79 4.2 Η χρήση του EXPOPARTENARIAT... 81 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΕΜΠΤΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΗΜΗ... 90 5.1 Ιστορία και Εξέλιξη της Στατιστικής... 90 5.2 Καθορισμός του όρου της Στατιστικής... 91 5.3 Στάδια Στατιστικής Έρευνας... 92 5.4 Βασικές Έννοιες... 95 5.5 Μέθοδοι Συλλογή Στατιστικών Στοιχείων... 96 5.5.1 Απογραφή... 97 5.5.2 Δειγματοληψία... 98 5.5.2.1 Τεχνικές Δειγματοληψίας...99 Σελίδα 5 από 182

5.5.2.2 Επιλογή Δειγματοληπτικής Μεθόδου...101 5.5.2.3 Δειγματοληπτικά Σφάλματα...103 5.5.2.4 Χαρακτηριστικά της Επιστημονικής Έρευνας...104 5.6 Ερωτηματολόγιο...106 5.6.1 Έννοια Ερωτη ματολογίου...106 5.6.2 Σχεδιασμός Ερωτηματολογίου...106 5.6.2.1 Επιμερισμός Κεντρικού Στόχου σε επιμέρους άξονες...106 5.6.2.2 Το Στάδιο Ανάπτυξης Ερωτήσεων...107 5.6.2.3 Το Τελευταίο Στάδιο Σχεδιασμού του Ερωτηματολογίου 111 5.7 Γενικές Αρχές Ανάπτυξης Ερωτηματολογίων...112 5.7.1 Αποστολή Ερωτηματολογίου...115 5.7.2 Έλεγχος και Διόρθωση Επιστρεφόμενων...117 5.8 Βασικά Σφάλματα στην Έρευνα...117 5.9 Ταξινόμηση και Επεξεργασία Στατιστικών Στοιχείων...118 5.9.1 Η κωδικοποίηση Συλλεχθέντων Στοιχείων...119 5.9.2 Η πινακοποίηση των Στατιστικών Στοιχείων...121 5.9.3 Οι Γραφικές Παραστάσεις των Στατιστικών Στοιχείων...121 5.10 Ανάλυση Στατιστικών Δεδομένων με Η/Υ...121 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΚΤΟ ΑΝΑΛΥΣΗ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ.. 123 6.1 Στόχοι της έρευνας...123 6.2 Πληθυσμός της έρευνας...123 6.3 Ανάλυση στατιστικών στοιχείων εκθετών...126 6.4 Ανάλυση στατιστικών στοιχείων επισκεπτών...158 ΕΠΙΛΟΓΟΣ...170 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ...171 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 181 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΙΚΟΝΩΝ Εικόνα 3.1 Κεντρική σελίδα του Πληροφοριακού Συστήματος... 49 Εικόνα 3.2 Καρτέλα Εκδηλώσεων... 50 Εικόνα 3.3 Στοιχεία Εκδήλωσης... 50 Εικόνα 3.4 Ιδιότητες Εκδήλωσης... 52 Εικόνα 3.5 Εκθέματα Εκδήλωσης... 52 Εικόνα 3.6 Περίπτερα Έκθεσης... 53 Εικόνα 3.7 Φίλτρο Αναζήτησης... 54 Εικόνα 3.8 Επιλογή Εκδήλωσης... 54 Εικόνα 3.9 Επιλογή ιδιοτήτων από Εκδηλώσεις... 55 Εικόνα 3.10 Επιλογή ιδιοτήτων από σύνολο... 56 Εικόνα 3.11 Επιλογή Εκθεμάτων από Δηλώσεις...56 Εικόνα 3.12 Επιλογή Περιπτέρων... 57 Εικόνα 3.13 Εισαγωγή Νέου Εκθέτη... 58 Εικόνα 3.14 Δημιουργία νέου εκθέτη... 58 Εικόνα 3.15 Νέος Κύριος Εκθέτης... 59 Εικόνα 3.16 Εκθέτες Δήλωσης... 60 Εικόνα 3.17 Εκθέτες Δήλωσης-Εκθέματα... 60 Εικόνα 3.18 Νέος Κύριος Εκθέτης... 61 Σελίδα 6 από 182

Εικόνα 3.19 Επιλογή Δηλώσεων... 62 Εικόνα 3.20 Επεξεργασία Στοιχείων Εκθέτη... 63 Εικόνα 3.21 Οίκοι... 64 Εικόνα 3.22 Αντιπρόσωποι... 65 Εικόνα 3.23 Υποκαταστήματα... 66 Εικόνα 3.24 Διάφορα Στοιχεία Δήλωσης... 67 Εικόνα 3.25 Υπηρεσίες -Είδη... 68 Εικόνα 3.26 Καρτέλα Εκθέσεων... 69 Εικόνα 3.27 Υπηρεσίες-Είδη... 69 Εικόνα 3.28 Περίπτερα-Stand... 71 Εικόνα 3.29 Γενικές Εκτυπώσεις... 71 Εικόνα 3.30 Επιλογή Εκδηλώσεων... 71 Εικόνα 3.31 Λίστα Διευθύνσεων-Internet Πελατών... 72 Εικόνα 3.32 Εκθέτες-Stand... 73 Εικόνα 3.33 Λίστες ανά Περίπτερο... 73 Εικόνα 3.34 Σύνολο τ.μέτρα... 74 Εικόνα 3.35 Εκτυπώσεις Καταλόγου... 74 Εικόνα 3.36 Έκθεμα ανά εκθέτη... 75 Εικόνα 3.37 Λίστα Διευθύνσεων-ΑΦΜ Πελατών-Κωδικός... 76 Εικόνα 3.38 Λοιπές Εκτυπώσεις... 71 Εικόνα 3.39 Βοηθητικά... 71 Εικόνα 4.1 Εισαγωγή στο EXPOPARTENARIAT...80 Εικόνα 4.2 Αρχική σελίδα του EXPO-PARTENARIAT...81 Εικόνα 4.3 HELEXPO... 81 Εικόνα 4.4 Κατάλογος Εκθετών... 82 Εικόνα 4.5 Εγγραφή Εμπορικών Επισκεπτών(Βήμα 1ο)... 83 Εικόνα 4.6 Εγγραφή Εμπορικών Επισκεπτών(Βήμα 2ο)... 84 Εικόνα 4.7 Εγγραφή Εμπορικών Επισκεπτών(Βήμα 3 ο)... 85 Εικόνα 4.8 Προεπισκόπηση Εγγραφής Εμπορικού Επισκέπτη...86 Εικόνα 4.9 Είσοδος Χρηστών... 87 Εικόνα 4.10 AFTER-EXPO-MARKET... 87 Εικόνα 4.11 Βοήθεια... 88 Εικόνα 4.12 Επικοινωνία... 89 Σελίδα 7 από 182

Σελίδα 8 από 182

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Τις τελευταίες δεκαετίες με την εξέλιξη της τεχνολογίας παρατηρούμε συνεχώς ότι πολλές επιχειρήσεις και εταιρίες αντικαθιστούν τα λογισμικά τους συστήματα με άλλα συστήματα. Τα συστήματα αυτά είναι πιο ολοκληρωμένα και ο χρήστης με ένα απλό κλικ του ποντικιού μπαίνει σε μια βάση δεδομένων από όπου μπορεί να πάρει οποιαδήποτε πληροφορία θέλει γρήγορα και εύκολα. Έτσι και οι χρήστες της έκθεσης ΆςΓοίΙοα χρησιμοποιούν ένα πληροφοριακό σύστημα το οποίο περιέχει όλα τα στοιχεία που αφορούν την έκθεση συγκεντρωμένα, έτσι ώστε να μπορεί να ο χρήστης να τα δει και να τα επεξεργαστεί. Στη συνέχεια της εργασίας μας αναλύεται το πληροφοριακό αυτό σύστημα καθώς και άλλα στοιχεία σχετικά με τη έκθεση. Στο πρώτο κεφάλαιο παρουσιάζεται μια ιστορική διαδρομή της ΗΕΙΕΧΡΘ από τότε που ιδρύθηκε καθώς και τα σημαντικότερα στάδια στην πορεία της. Στη συνέχεια αναλύεται η έκθεση ΆςΓοίΙοα, η πορεία της, οι στρατηγικοί και επιχειρηματικοί της στόχοι, η λειτουργία της, καθώς επίσης και ένα χρονοδιάγραμμα λειτουργιών της. Στο δεύτερο κεφάλαιο αναλύονται τα μέρη ενός πληροφοριακού συστήματος για την καλύτερη κατανόηση της ανάλυσης του Πληροφοριακού Συστήματος της ΆςΓοίΙοα. Στο τρίτο κεφάλαιο αναλύεται το πληροφοριακό σύστημα της ΆςΓοίΙοα βήμα προς βήμα. Πρόκειται για ένα ολοκληρωμένο σύστημα το οποίο περιέχει όλα τα δεδομένα που αφορούν την συγκεκριμένη έκθεση. Στο τέταρτο κεφάλαιο παρουσιάζεται και αναλύεται ένα διαδικτυακό σύστημα το οποίο ονομάζεται ΕΧΡΘΡΆΠΤΕΝΆΠίΆΤ. Πρόκειται για ένα σύστημα στο οποίο οι επισκέπτες που ενδιαφέρονται επαγγελματικά για την έκθεση ή για κάποιον εκθέτη συγκεκριμένα, κλείνουν ραντεβού μέσω του Σελίδα 9 από 182

ΕΧΡΟΡΛΡΤΕΝΔΚΙΛΤ για να γίνει κάποια συνάντηση κατά τη διάρκεια της έκθεσης. Στο πέμπτο κεφάλαιο γίνεται αναφορά σε κάποιες αρχές από την θεωρία της στατιστικής επιστήμης και της μεθοδολογίας της έρευνας, ούτως ώστε να γίνει ποιο κατανοητή η έρευνα που θα ακολουθήσει στο επόμενο κεφάλαιο. Στο έκτο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα αποτελέσματα της στατιστικής έρευνας, μετά τη συμπλήρωση ερωτηματολογίων από τους εκθέτες και επισκέπτες της ΛςτοίΙοα. Σκοπός της έρευνας αυτής ήταν η συλλογή, επεξεργασία και ανάλυση κάποιων σημαντικών στοιχείων για τη λειτουργία της έκθεσης από τους άμεσα ενδιαφερόμενους, δηλαδή τους επισκέπτες και τους εκθέτες. Σελίδα 10 από 182

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ Η ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ AGROTICA από τη HELEXPO 1.1 Ιστορική αναδρομή της HELEXPO Η HELEXPO A.E. είναι ο εθνικός εκθεσιακός φορέας της Ελλάδας. Είναι ο μεγαλύτερος οργανωτής εκθέσεων, συνεδρίων και πολιτιστικών εκδηλώσεων στη Νοτιοανατολική Ευρώπη και έχει ως έδρα τη Θεσσαλονίκη. Ως Ανώνυμη Εταιρία και με το διακριτικό τίτλο "HELEXPO A.E. ΕΛΛΗΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΔΙΕΘΝΩΝ ΕΚΘΕΣΕΩΝ, ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ, ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ" λειτουργεί από το 1999, μετά το διαχωρισμό από την πρώην ενιαία εταιρία "HELEXPO-ΔΕΘ". Η HELEXPO A.E. έχει το αποκλειστικό δικαίωμα χρήσης του Διεθνούς Εκθεσιακού Κέντρου Θεσσαλονίκης το οποίο αναπτύσσεται σε χώρο 180.000 τμ. των Διεθνών Συνεδριακών Κέντρων "Ι. Βελλίδης" και "Ν. Γερμανός" στην καρδιά της πόλης, καθώς και του Εκθεσιακού και Συνεδριακού Κέντρου Αττικής HELEXPO Palace στην καρδιά της Αθήνας. Το πλέον άρτιο εξοπλισμένο κέντρο του τομέα του στην Ελλάδα, το οποίο παραχώρησε στην Οργανωτική Επιτροπή του "ΑΘΗΝΑ 2004", προκειμένου να χρησιμοποιηθεί για τις ανάγκες των Ολυμπιακών Αγώνων του 2004. Ακόμη έχει το αποκλειστικό δικαίωμα χρήσης των εμπορικών σημάτων (trademarks) όλων των κλαδικών εκθέσεων. Η Διεθνής Έκθεση Θεσσαλονίκης (ΔΕΘ), μια Γενική Έκθεση παγκόσμιας εμβέλειας, που διοργανώνει η HELEXPO A.E κάθε Σεπτέμβριο, είναι ένας από τους πιο πετυχημένους και μακροχρόνιους εκθεσιακούς θεσμούς. Από το 2004 μετεξελίσσεται σε Διεθνή Έκθεση Στοχευόμενων Εμπορικών και Πολιτιστικών Θεματικών Σελίδα 11 από 182

Κατευθύνσεων, προκειμένου να λειτουργήσει ως "θερμοκοιτίδα" για την ανάπτυξη νέων κλαδικών εκθέσεων και νέων υπηρεσιών και γεγονότων. Η 1η ΔΕΘ διοργανώθηκε το 1926 και σήμερα εξελίσσεται στο σημαντικότερο οικονομικό και πολιτικό γεγονός της Ελλάδας και της ευρύτερης γεωγραφικής περιοχής της Νοτιοανατολικής Ευρώπης. Το εκθεσιακό ημερολόγιο της HELEXPO A.E περιλαμβάνει περί τις 20 διεθνείς κλαδικές εκθέσεις, οι οποίες παρουσιάζουν διαρκώς αυξανόμενους ρυθμούς ανάπτυξης, ενώ αυξάνεται συνεχώς και ο αριθμός εμπορικών επισκεπτών από τις χώρες των νέων αγορών. Η HELEXPO A.E, είτε ως μέρος των κλαδικών της εκθέσεων είτε ανεξάρτητα, διοργανώνει εθνικά, περιφερειακά ή διεθνή συνέδρια και ημερίδες. Οι συνεδριακές δραστηριότητές της περιλαμβάνουν μερικά από τα μεγαλύτερα συνέδρια που πραγματοποιούνται στη Βόρεια Ελλάδα, με σημαντικότερη την Παγκόσμια Συνέλευση του Απόδημου Ελληνισμού. Επίσης, η HELEXPO διαθέτει τις εγκαταστάσεις και τις υπηρεσίες της σε φορείς για τη διοργάνωση εκθέσεων και συνεδρίων, ενώ περιβάλλει τις εκθέσεις της με ποικίλες παράλληλες πολιτιστικές εκδηλώσεις, με αποκορύφωμα αυτές κατά τη διάρκεια της Διεθνούς Εκθέσεως Θεσσαλονίκης, που πραγματοποιείται κάθε Σεπτέμβριο. Στις εκθέσεις της HELEXPO A.E παίρνουν μέρος χιλιάδες εκθέτες απ' όλη την Ελλάδα και από δεκάδες χώρες, όλων των ηπείρων. Τις εγκαταστάσεις της επισκέπτονται, κάθε χρόνο περισσότερα από 2.000.000 επισκέπτες. Η διεθνής εμπορική ακτινοβολία και αποτελεσματικότητα της HELEXPO, γίνεται το συγκριτικό πλεονέκτημα, στον ιστορικά και γεωγραφικά ενιαίο, οικονομικό χώρο των Βαλκανίων, της Παρευξείνιας Ζώνης και της Ανατολικής Μεσογείου. Η Διεθνής έκθεση Θεσσαλονίκης γεννήθηκε μετά από αγώνες του ιδρυτή της, πέρασε δύσκολες στιγμές και εξελίχθηκε Σελίδα 12 από 182

σε θεσμό, που παρά τη διακοπή του -για περίπου 10 χρόνιααναβίωσε μετά τον πόλεμο, και εξελίχτηκε σε σύμβολο της Θεσσαλονίκης, κάτι αντίστοιχο με τον Λευκό Πύργο. Η σχέση μεταξύ της ΔΕΘ και της πόλης ήταν αμφίδρομη. Η Θεσσαλονίκη γέννησε τη διεθνή έκθεση και αυτή με τη σειρά της βοήθησε την πόλη να αναγεννηθεί. Σε καθένα από τα 83 χρόνια που πέρασαν αντικατοπτρίζεται η νεότερη ιστορία της Ελλάδας, καθώς μέσα από την πορεία της Έκθεσης μπορεί να γνωρίσει κανείς τις οικονομικές και κοινωνικές συνθήκες κάθε δεκαετίας. Η φτώχεια, ο πόλεμος, η ανάπτυξη κατά τη μεταπολεμική περίοδος, η εξέλιξη, η πρόοδος και εμπορευματοποίηση ακολουθούν βήμα βήμα τη ΔΕΘ, η οποία ανθίζει και μαραζώνει, κατά τις περιστάσεις από το 1926 μέχρι σήμερα. Η ιστορία της ΔΕΘ αρχίζει από το 1925, όταν ένας αξιόλογος επιστήμονας διετέλεσε επιμελητής του Πανεπιστημίου Αθηνών και το 1915 βουλευτής Θεσσαλονίκης, ο Νικόλαος Γερμανός, είχε την ιδέα να διοργανωθεί στη Θεσσαλονίκη μία διεθνής έκθεση. Στην πραγματικότητα επρόκειτο για εμποροπανήγυρη- παρόμοια με τις εκθέσεις που εκείνη την εποχή διοργανώνονταν σε άλλες πόλεις τις Ευρώπης. Στις 28 Απριλίου του ίδιου έτους υπέβαλε την πρόταση του στο υπουργείο Εθνικής Οικονομίας. Η απάντηση ήταν θετική και τον επόμενο χρόνο η Θεσσαλονίκη άνοιξε την αγκαλιά της σε ένα γεγονός που έμελλε να γίνει θεσμός. Αρχικό μέλημα των υπευθύνων ήταν η αναζήτηση χώρου όπου θα λειτουργούσε η Έκθεση. Αρχικά κατέληξαν στο Πεδίο του Άρεως, όπου παραχωρήθηκε στην Έκθεση το νότιο μισό τμήμα του Πεδίου έκτασης 37,5 στρεμμάτων. Η ανέγερση των πρώτων περιπτέρων της ΔΕΘ ανατέθηκε σε εργολάβους και το αποτέλεσμα ήταν πολύ απλές κατασκευές από ξύλο και αμμοκονίαμα, που, κατά τους σχολιαστές της εποχής, θύμιζε περισσότερο στρατώνα παρά εκθεσιακούς Σελίδα 13 από 182

χώρους. Πολύ σύντομα άρχισαν να καταβάλλονται προσπάθειες ώστε να αναμορφωθούν οι προσόψεις των περιπτέρων, δίνοντας ένα καλύτερο αποτέλεσμα από αισθητικής άποψης. Φυσικά στο εσωτερικό τους, οι εκθεσιακοί χώροι κατασκευάστηκαν κατά την βούληση των εκθετών. Το 1937 αποφασίστηκε η μεταστέγαση της ΔΕΘ σε μόνιμο χώρο 83 στρεμμάτων που χρησιμοποιούνταν μέχρι τότε ως γήπεδο της ποδοσφαιρικής ομάδας του ΑΡΗ. Το 1940 διοργανώθηκε στο νέο χώρο η τελευταία προπολεμική έκθεση. Η 15η διοργάνωση άρχισε στις 22 Σεπτεμβρίου και έκλεισε τις πύλες της βεβιασμένα στις 22 Οκτωβρίου όπου πολλοί εκθέτες ούτε καν πρόλαβαν να πάρουν τα εκθέματα τους, διότι στην Ευρώπη ο πόλεμος βρισκόταν σε εξέλιξη και πλησίαζε και στην Ελλάδα. Μάλιστα το 1941 η Θεσσαλονίκη κατελήφθη από τους Γερμανούς, οι οποίοι και εγκαταστάθηκαν στην Έκθεση. Εκείνη την περίοδο καταστράφηκαν τα αρχεία και ο εξοπλισμός πολλών περιπτέρων. Μετά το τέλος του πολέμου και αφού τα περίπτερα επισκευάστηκαν, οι χώροι της ΔΕΘ χρησιμοποιούνταν από τα σώματα των συμμάχων ως σταθμός αυτοκινήτων, αποθήκη υλικών, γραφεία και έδρα συνεργείων επισκευής. Το 1951 έγινε η αναγγελία της διοργάνωσης της πρώτης μεταπολεμικής έκθεσης, της 16ης ΔΕΘ. Αμέσως άρχισαν οι εργασίες κατασκευής 12 νέων περιπτέρων από ελληνικές και ξένες βιομηχανίες και επιχειρήσεις. Η συνολική επιφάνεια των ιδιωτικών περιπτέρων κάλυπτε πια τα 2.660 τ.μ. Επόμενη ημερομηνία-σταθμός για τη ΔΕΘ είναι η 7η Σεπτεμβρίου του 1952, μέρα που άνοιξε τις πύλες της η 17η ΔΕΘ. Για πρώτη φορά παρουσιάστηκε κινητή έκθεση του ΝΑΤΟ, η οποία αποτελούνταν από μια τεράστια σκηνή πλαισιωμένη από τέσσερα ρυμουλκούμενα βαγόνια. Τον ίδιο χρόνο, ο χώρος της Έκθεσης βελτιώθηκε αισθητά, με την ολοκλήρωση έργων οδοποιίας, αποχέτευσης και φωτισμού. Την Σελίδα 14 από 182

επόμενη χρονιά δημιουργήθηκε το πρώτο μόνιμο περίπτερο ενός κράτους στο χώρο της ΔΕΘ, το περίπτερο του Ισραήλ. Το 1995, ο χώρος επεκτάθηκε στο οικόπεδο που προοριζόταν για την ανέγερση Αρχαιολογικού Μουσείου. Κατά τη διετία 1959-1960, πολλές μεγάλες επιχειρήσεις, οργανισμοί και βιομηχανίες κατασκεύασαν τα δικά τους περίπτερα, μισθώνοντας χώρους για μεγάλα χρονικά διαστήματα. Το 1961 άρχισε η ανέγερση του κλειστού γυμναστηρίου (Παλέ ντε Σπορ), και ολοκληρώθηκε το 1964. Παράλληλα, από το 1959 και μέχρι το 1965 δημιουργήθηκαν τα περίπτερα της Ιονικής και της Λαϊκής Τράπεζας, της Εθνικής Τράπεζας, του ΕΟΤ και της υφαντουργίας Δημητριάδη. Το 1965, δημιουργήθηκε η βόρεια πύλη της ΔΕΘ ενώ τον Αύγουστο του 1971, ολοκληρώθηκε η κατασκευή του πύργου του ΟΤΕ. Η μελέτη για τον πύργο, που γρήγορα εξελίχθηκε σε ένα από τα σύμβολα της πόλης. Τη δεκαετία του 60, καθώς και τις επόμενες δεκαετίες, η ανάπτυξη της ΔΕΘ ήταν σταθερή και ο ρόλος της άρχισε να διευρύνεται, καθώς δόθηκε έμφαση στο βιομηχανικό της χαρακτήρα. Το 1965 καταγράφεται ρεκόρ συμμετοχών, με 23 επίσημες παρουσίες ξένων κρατών και 2.058 εκθέτες. Σημείοσταθμός της πορείας της ΔΕΘ είναι η διοργάνωση και η καθιέρωση του Φεστιβάλ Κινηματογράφου και Τραγουδιού και των Διεθνών Μουσικών Ημερών, που πραγματοποιήθηκαν το 1962 και το 1969 αντίστοιχα. Το 1971 δημιουργήθηκε ένα ζήτημα που είχε σχέση με το θεσμικό χαρακτήρα της ΔΕΘ, η οποία άρχιζε να διοργανώνει κλαδικές εκθέσεις και άλλες εκδηλώσεις, πέρα από τη Γενική Έκθεση του Σεπτεμβρίου. Η νομική της μορφή δεν κάλυπτε τις πολλαπλές δραστηριότητες του εκθεσιακού φορέα και έτσι προέκυψε η ανάγκη για μετεξέλιξη της από ΝΠΔΔ σε ανώνυμη εταιρία. Έτσι, το 1977 δημιουργήθηκε η Ηθίθχρο-ΔΕΘ ΑΕ, με αντικείμενο τη διοργάνωση εκτός της Γενικής Έκθεσης, διεθνών Σελίδα 15 από 182

κλαδικών εκθέσεων, διεθνών συνεδρίων, και πολιτιστικών εκδηλώσεων. Από τις αρχές της δεκαετίας του 70, εικόνες της ΔΕΘ ταξιδεύουν σ όλη την Ελλάδα. Η κρατική τηλεόραση καλύπτει τα εγκαίνια της ΔΕΘ, ενώ πραγματοποιεί και συνεντεύξεις - παρουσιάσεις των εκθετών. Όταν για πρώτη φορά προμηθεύτηκε η Αθήνα τις κινητές μονάδες εξωτερικών μεταδόσεων, περίπου το 1970, άρχισε την απευθείας μετάδοση των εγκαινίων της έκθεσης. Ο πρώτος ραδιοφωνικός μαραθώνιος, έγινε με αφορμή την έναρξη της ΔΕΘ το 1982-1983, από το κρατικό ραδιόφωνο, όπου επί 19 ώρες παρουσιάζονταν εκθέτες, καλλιτέχνες και προσωπικότητες της ΔΕΘ. Σημαντική χρονιά ήταν το 1985, όταν μεταδόθηκε για πρώτη φορά μουσική μέσω CD player. Τα τελευταία χρόνια, η ΕΡΤ3 διαθέτει δικό της περίπτερο, όπου προβάλλονται δραστηριότητες καθώς επίσης γίνονται ραδιοφωνικές και τηλεοπτικές εκπομπές. Εκτός από τους ελληνικούς φορείς και οργανισμούς, υπάρχουν και μακροχρόνιες συμμετοχές από ξένα κράτη. Χαρακτηριστικό είναι το παράδειγμα των χωρών των Βαλκανίων, ειδικά της Γιουγκοσλαβίας και της Βουλγαρίας. Σημαντική είναι, όμως, και η παρουσία της Κύπρου και της Ιταλίας που μετρούν διψήφιο αριθμό συμμετοχών. Όσον αφορά στις ευρωπαϊκές χώρες, οι περισσότερες από αυτές συνδέθηκαν με τη ΔΕΘ ήδη από την προπολεμική περίοδο. Η Γερμανία, η Πορτογαλία, η Ελβετία, η Σουηδία, το Βέλγιο, η Νορβηγία, η Ισπανία, το Λουξεμβούργο, η Πολωνία, η Μεγάλη Βρετανία, η Αυστρία, η Φιλανδία, η Τσεχοσλοβακία, η Δανία, η Ολλανδία, η Γαλλία, η Ουγγαρία παρουσίασαν τα προϊόντα τους μέσα από επίσημες κρατικές συμμετοχές. Ιδιαίτερα μετά την ένταξη της χώρας στην ΕΟΚ -στη μετέπειτα Ευρωπαϊκή Ένωση, τα περίπτερα των ευρωπαϊκών χωρών αποτελούν αναπόσπαστο στοιχείο του προφίλ της ΔΕΘ. Σελίδα 16 από 182

Η εμβέλεια της ΔΕΘ δεν περιορίστηκε, όμως, μόνο στην ευρωπαϊκή ήπειρο. Η Λιβύη, το Σουδάν, η Νιγηρία, η Αλγερία, η Αίγυπτος, το Ισραήλ, η Αυστραλία, η Νέα Ζηλανδία, η Αργεντινή, η Χιλή, η Κούβα, η Γουατεμάλα, η Βραζιλία, η Ιαπωνία, η Κορέα, η Κίνα, η Ινδία, το Μπανγκλαντές, το Ιράν, η Συρία, το Ιράκ, το Κουβέιτ, το Ζαΐρ, η Νότια Αφρική, η Κεντρική Αφρική, το Καμερούν είχαν τα δικά τους περίπτερα, σε μια προσπάθεια να αναπτύξουν εμπορικές σχέσεις με τους Έλληνες επιχειρηματίες. Μετά τη μεταπολεμική περίοδο, καταλυτική για την ενίσχυση του διεθνούς χαρακτήρα της Έκθεσης υπήρξε η παρουσία των Ηνωμένων Πολιτειών Αμερικής και της Ένωσης Σοβιετικών Σοσιαλιστικών Δημοκρατιών [1]. 1.2 Η Έκθεση ΑβΗΘΎΙΟΑ Η Agrotica, η οποία είναι η μεγαλύτερη εξειδικευμένη έκθεση στον τομέα των γεωργικών μηχανημάτων εξοπλισμού και εφοδίων στην Ελλάδα αλλά και στη Νοτιοανατολική Μεσόγειο, διοργανώθηκε για πρώτη φορά το 1985 συμπεριλαμβάνοντας και τον τομέα της κτηνοτροφίας και πτηνοτροφίας. Το 1999 αποσπάστηκε ο κλάδος της κτηνοτροφίας με την αυτόνομη παρουσίαση μέσα από την κλαδική έκθεση Zootechnia. Το 2003 ζητήθηκε από τους εκθέτες η ανά διετία διοργάνωσή της και η Διοίκηση της HELEXPO αποδέχθηκε το αίτημα αυτό. Με την απόφαση για ανά διετία διοργάνωση η Agrotica διοργανώνεται στις αρχές του Φεβρουαρίου, εναλλάξ με την Zootechnia. Τα μεγέθη της Agrotica (εκθέτες, μέτρα, επισκέπτες), της επιτρέπουν άνετα να δηλώνει ότι δεν αντιμετωπίζει ανταγωνιστές στο εσωτερικό. Αντίστοιχες διοργανώσεις που γίνονται σε άλλες περιοχές της Ελλάδας (Αθήνα, Ηράκλειο, Σέρρες, Λάρισα, Κοζάνη), έχουν κυρίως τοπικό χαρακτήρα, Σελίδα 17 από 182

ενώ, σίγουρα, δεν συγκεντρώνουν το πλήθος των εκθετών και επισκεπτών της Agrotica. Στην Ευρώπη, η Agrotica έχει να ανταγωνισθεί κυρίως τις αντίστοιχες εκθέσεις της Ιταλίας (ΕΙΜΑ) της Γαλλίας (SIMA) και της Γερμανίας (AGRITECHNICA). Η αύξηση του αριθμού των ξένων εμπορικών επισκεπτών, τα τελευταία χρόνια, καρπός της προβολής της έκθεσης στο εξωτερικό και της προσπάθειας της HELEXPO να προσκαλέσει επιλεγμένους "αγοραστές με ιδιαίτερα ευνοϊκούς όρους, αφενός, και η στρατηγικής σημασίας θέση της Θεσσαλονίκης στο χώρο των Βαλκανίων, της Ανατολικής Μεσογείου και των Παρευξείνιων περιοχών αφετέρου, οδηγούν στο συμπέρασμα ότι η Agrotica αποτελεί το "διεθνές ραντεβού, από το οποίο δεν είναι δυνατόν να απουσιάσει κανείς. 1.2.1 Στόχος της Agrotica Η ΑςτοίΙοα έχει τους παρακάτω στόχους: > την προβολή των προϊόντων της ελληνικής και διεθνούς κατασκευαστικής παραγωγής, > την δημιουργία προϋποθέσεων ενημέρωσης για τις εξελίξεις του κλάδου, > την δημιουργία προϋποθέσεων εμπορικών επαφών και συναλλαγών, > την δημιουργία προϋποθέσεων διερεύνησης νέων αγορών και διανοιγόμενων προοπτικών, > την σύνδεση της έρευνας με την παραγωγή, > την άμεση επαφή με το ευρύ καταναλωτικό κοινό. Ο προσανατολισμός της ΑςτοίΙοα είναι προς την εσωτερική αγορά, την Βαλκανική, Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη, Παρευξείνιες Περιοχές, Μέση Ανατολή και Βόρεια Αφρική. Σελίδα 18 από 182

1.2.2 Στρατηγικοί Στόχοι της Agrotica Οι στρατηγικοί στόχοι της Agrotica είναι οι εξής: > Η Ισχυροποίηση του brand name της έκθεσης και η καθιέρωση της Agrotica ως η μεγαλύτερη και σημαντικότερη εξειδικευμένη κλαδική έκθεση της Νοτιοανατολικής Μεσογείου (μεσομακροπρόθεσμος στόχος). > Η ενίσχυση του διεθνούς προφίλ της έκθεσης με στόχο την αύξηση ξένων εκθετών και επισκεπτών. > Η προσέλκυση εκθετών από τομείς του κλάδου που απουσιάζουν (γεωργικά φάρμακα, λιπάσματα, επαγγελματικό αυτοκίνητο κλπ ). > Η συμμετοχή σε όλα τα γεγονότα που αφορούν στον κλάδο όπως οι χορηγίες εκδηλώσεων του κλάδου, η συμμετοχή σε εκθέσεις στην Ελλάδα και στο εξωτερικό, και η προβολή δια μέσου του Ειδικού Τύπου. > Η διατήρηση του αριθμού των εκθετών, leader του κλάδου, που συμμετέχουν στην έκθεση. Περαιτέρω προσπάθεια ώστε να συμμετέχει το σύνολο των leader του κλάδου. > Η προβολή σε εκθέσεις και κλαδικά έντυπα του εξωτερικού > Έμφαση στην προσέλκυση ξένων εκθετών, κυρίως από τη Δυτική Ευρώπη, στη λογική ότι η Agrotica αποτελεί το κορυφαίο γεγονός συνάντησης του κλάδου στη νοτιοανατολική Ευρώπη και την Ανατολική Μεσόγειο. 1.2.3 Είδη Εκθεμάτων o Ελκυστήρες o o o o o Μηχανήματα - εργαλεία κατεργασίας και βελτίωσης εδάφους Μηχανήματα σποράς, φύτευσης, λίπανσης Μηχανήματα και εργαλεία φυτοπροστασίας Μηχανήματα και εργαλεία κλαδέματος και κηποτεχνίας Μηχανήματα και εξοπλισμός αρδεύσεως Σελίδα 19 από 182

ο Αντλητικά συγκροτήματα - κινητήρες ο Μηχανήματα και εργαλεία συγκομιδής ο Μηχανήματα επεξεργασίας - συντήρησης - μεταποίησης - συσκευασίας γεωργικών προϊόντων ο Μηχανήματα φόρτωσης - διακίνησης - μεταφοράς και ζυγιστικά μηχανήματα ο Εξοπλισμός και υλικά υποστύλωσης και περίφραξης ο Θερμοκήπια και εξοπλισμός θερμοκηπίων ο Δασικός εξοπλισμός ο Βοηθητικός εξοπλισμός - ανταλλακτικά ο Γεωργικά φάρμακα ο Λιπάσματα - Σπόροι - Υβρίδια - Φυτώρια - Μοσχεύματα ο Καύσιμα - Λιπαντικά ο Αγροτικό αυτοκίνητο ο Διάφορα άλλα εκθέματα που έχουν σχέση με το αντικείμενο της ΆςΓοίΙοα ο Οργανισμοί - Υπηρεσίες ο Εργαστήρια δοκιμών - αναλύσεων - μετρήσεων ο Κομπιούτερ και προγράμματα για κομπιούτερ ο Γεωργικές εκδόσεις ο Οικονομικός Τύπος 1.2.4 Χώρες στις οποίες στοχεύει η ΑΘΗΟΎΙΟΑ : 1. Βαλκάνια (Αλβανία, Βοσνία-Ερζεγοβίνη, Βουλγαρία,Κροατία Ρουμανία Σερβία) 2. Ρωσία 3. Χώρες Μέσης Ανατολής (Ιορδανία Συρία, Λίβανος, Παλαιστίνη) 4. Χώρες Βορείου Αφρικής (Αίγυπτος, Λιβύη ) 5. Χώρες Κόλπου (Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα, Σ. Αραβία) 6. Ευρώπη 7. Ισραήλ 8. Τουρκία Σελίδα 20 από 182

1.2.5 Οργάνωση και Λειτουργία της Agrotica Κατά τη διάρκεια της έκθεσης γίνονται κάποιες παράλληλες εκδηλώσεις, και συνέδρια όπως παρακάτω: Επιπτώσεις της αλλαγής του κλίματος στη γεωργία Ορθολογική διαχείριση εδαφικών, υδατικών και ενεργειακών πόρων στη γεωργία Ερημοποίηση Γεωργία Ακρι βείας Φροντίδα της υπαίθρου (Προστασία Περιβάλλοντος - γενετικά τροποποιημένοι οργανισμοί) Κοινή Γεωργική Πολιτική (Κ.Γ.Π ΆςΓοίΙοα.) Ενεργειακές καλλιέργειες Βιολογική Γεωργία Ολοκληρωμένη Γεωργία Ασφάλεια τροφίμων. Ορθολογική χρήση φυτοφαρμάκων και λιπασμάτων Βιοδυναμική γεωργία Χρήση γεωργικών μηχανημάτων από ΑΜΕΑ Αλλαγές στις διατροφικές συνήθειες των ανθρώπων και προσαρμογή των καλλιεργειών στην επόμενη δεκαπενταετία. "Θέλω να γίνω αγρότης : Ευκαιρίες και προοπτικές του επαγγέλματος του αγρότη. Το κοινό - στόχος των υποψήφιων επισκεπτών είναι: Αγρότες Επισκέπτες με επιστημονικό ενδιαφέρον Επισκέπτες με τεχνικό ενδιαφέρον Επιχειρήσεις του κλάδου Αστικό κοινό Φορείς - Ενώσεις Λόγω της ευρύτητας του παραπάνω κοινού, ο τρόπος προσέγγισης προτείνεται να είναι προσανατολισμένος σε: Σελίδα 21 από 182

Κλαδικό Τύπο, ο οποίος διαβάζεται από επαγγελματίες (Δελτία Επιμελητηρίων, κλαδικά έντυπα, κλπ) Πολιτικό και Οικονομικό τύπο Επαρχιακό τύπο: Σε εφημερίδες περιοχών με αγροτική παραγωγή. Τηλεόραση: Σαν συμπληρωματικό μέσο υπενθύμισης της έκθεσης τις τελευταίες ημέρες πριν από την εκδήλωση. Επίσης ιδιαίτερη προβολή της έκθεσης σε συγκεκριμένες εκπομπές αγροτικού περιεχομένου, όπως: > Η Γη της ευφορίας (προβάλλεται σε 12 Περιφερειακούς και 8 Τοπικούς Σταθμούς). > Υπεραστικές διαδρομές (προβάλλεται από την ΕΤ3). > Ύπαιθρος Χώρα (προβάλλεται από τη ΝΕΤ και από το Δορυφορικό Πρόγραμμα της ΕΡΤ). Σαν μέσο ενίσχυσης της δημοσιότητας της έκθεσης με σκοπό την προσέλκυση επισκεπτών γίνονται κάποιες ενέργειες, χρησιμοποιώντας ένα χρονοδιάγραμμα κατάλληλο για την διαφήμιση της έκθεσης. Αρχικά στέλνονται Δελτία Τύπου για να ενημερωθεί το κοινό για τις ημερομηνίες διεξαγωγής της έκθεσης και διάφορες άλλες πληροφορίες. Η ενέργεια αυτή γίνεται συνήθως Ιούνιο, Σεπτέμβριο, Οκτώβριο, Δεκέμβριο και Ιανουάριο. Στη συνέχεια γίνονται αφιερώματα για την έκθεση σε κλαδικό τύπο για την ενίσχυση κύρους της έκθεσης και η ενέργεια αυτή γίνεται τον Οκτώβριο. Κατά τη διάρκεια της έκθεσης πραγματοποιείται ένα ειδικό πρόγραμμα για σχολεία για τη δημιουργία θετικού κλίματος και για την ενημέρωση των μαθητών. Σελίδα 22 από 182

Εκτός από σχολεία κατά τη διάρκεια της έκθεσης γίνονται κάποιες οργανωμένες επισκέψεις με σκοπό την ενίσχυση της επισκεψιμότητας της έκθεσης. Τον μήνα Ιανουάριο γίνεται η συνέντευξη τύπου για την αναγγελία της Έκθεσης όπου δίνονται και κάποια στοιχεία σχετικά με τη διοργάνωση [2]. Σελίδα 23 από 182

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ 2.1 Η έννοια του Πληροφοριακού Συστήματος Αρκετά συχνά ορισμένοι θεωρούν ως Πληροφοριακό Σύστημα (Π.Σ.) ένα σύστημα που συνδέεται με τράπεζες δεδομένων, στις οποίες υπάρχει αποθηκευμένη πληροφόρηση. Τα Π.Σ. δεν είναι απαραίτητο να περιέχουν Η/Υ, να βασίζονται δηλαδή σε Η/Υ. Πληροφοριακά Συστήματα υπήρχαν πολύ πριν από την εμφάνιση των Η/Υ. Από την αρχαία εποχή άτομα, επιχειρήσεις και κράτη χρησιμοποιούσαν πολύ στοιχειώδη και άτυπα πληροφοριακά συστήματα με το να συγκεντρώνουν και να επεξεργάζονται πληροφορίες. Με την πάροδο του χρόνου οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί άρχισαν να αναπτύσσουν χειρόγραφα Π.Σ. για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και χρήση των πληροφοριών. Η εισαγωγή των Η/Υ στα Π.Σ. έγινε στα μέσα της δεκαετίας του 1950 και έκτοτε, όπως είναι γνωστό, επεκτάθηκε ραγδαία. Ακόμα, ο ίδιος ο άνθρωπος θα μπορούσε να θεωρηθεί, με την ευρεία έννοια του όρου, ως ένα μέσο αποθήκευσης ή και μεταφοράς πληροφοριών. Για παράδειγμα, αναφέρουμε ένα άτομο, το οποίο κατά την εκτέλεση των καθημερινών του δραστηριοτήτων συλλέγει δεδομένα από διάφορες πηγές. Ο πωλητής συγκεντρώνει δεδομένα σχετικά με τη ζήτηση, τα οποία αποθηκεύει στα δελτία παραγγελιών μέχρι να τα χρειασθεί αργότερα για την ολοκλήρωση της παραγγελίας. Σε περίπτωση που ο πωλητής εισάγει τα δεδομένα σ' ένα προσωπικό Η/Υ και στη συνέχεια στην τράπεζα δεδομένων της επιχείρησης, προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στο μέλλον είτε από τον ίδιο είτε από κάποιο συνάδελφό του, τότε έχουμε σύζευξη δύο Π.Σ. για τη δημιουργία ενός μεγαλύτερου. Τέτοιου Σελίδα 24 από 182

είδους συζεύξεις ατομικών πληροφοριακών συστημάτων δημιουργούν το Πληροφοριακό Σύστημα της επιχείρησης ή του οργανισμού. Έτσι, μπορούμε να θεωρήσουμε ότι ένα Π.Σ., είτε είναι χειρογραφικό είτε μηχανογραφικό, αποτελείται μεταξύ των άλλων και από τα ακόλουθα τέσσερα στοιχεία. Συλλογή δεδομένων: Τα δεδομένα αφορούν αριθμούς, γεγονότα, συζητήσεις, διαδόσεις, κ.ά. Αποθήκευση δεδομένων: Τα δεδομένα είναι δυνατό να αποθηκευτούν στο μυαλό του ατόμου, σε καρτελοθήκη, σε αρχείο, ή σε τράπεζα δεδομένων Η/Υ. Επεξεργασία δεδομένων: Η επεξεργασία των δεδομένων περιλαμβάνει κυρίως την ανάλυση, κωδικοποίηση, ταξινόμηση και σύνθεσή τους. Παρουσίαση της πληροφορίας: Η παρουσίαση της πληροφορίας στο χρήστη γίνεται στη μορφή που αυτός τη χρειάζεται [3]. 2.2 Ορισμός Πληροφοριακού Συστήματος Στη διεθνή βιβλιογραφία είναι γενικά παραδεκτό ότι δεν υπάρχει ομοφωνία ως προς τον ορισμό του Π.Σ. Από ορισμένους συγγραφείς ο όρος Π.Σ. χρησιμοποιήθηκε ως συνώνυμος με τον όρο συστήματα επεξεργασίας δεδομένων βασισμένα σε Η/Υ (computer based data processing systems). Αυτό βέβαια δεν ισχύει για δυο κυρίως λόγους. Πρώτον, όπως αναφέραμε στην προηγούμενη ενότητα, όταν λέμε Π.Σ. θεωρούμε ένα σύστημα, το οποίο μπορεί να είναι χειρόγραφο ή μηχανογραφημένο και επομένως όχι απαραίτητα βασισμένο σε Η/Υ. Δεύτερον, είναι δυνατό να υπάρχει ένα σύστημα επεξεργασίας δεδομένων βασισμένο σε Η/Υ, το οποίο όμως να μην παρέχει πληροφόρηση στη διοίκηση της επιχείρησης. Για παράδειγμα αναφέρουμε ένα σύστημα πληρωμών, το οποίο δίνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την πληρωμή των Σελίδα 25 από 182

εργαζομένων, καθώς επίσης και για τις ασφαλιστικές, φορολογικές και λοιπές κρατήσεις, αλλά το οποίο δε δίνει πραγματική πληροφόρηση στη διοίκηση της επιχείρησης. Άλλοι πάλι συγγραφείς ενώ δεν αναφέρουν τι ακριβώς εννοούν με τον όρο Π.Σ., αφήνουν τον αναγνώστη να συμπεράνει το τι είναι ένα Π.Σ. με βάση τις εμπειρίες που έχει αποκτήσει [3]. Παραπλήσια όμως διχογνωμία υπάρχει και στα διευθυντικά στελέχη των επιχειρήσεων. Εάν ρωτήσουμε τα διευθυντικά στελέχη ορισμένων επιχειρήσεων για το τι σημαίνει Π.Σ., το μοναδικό ίσως κοινό σημείο που θα συναντήσουμε στις απαντήσεις τους, είναι ότι δεν υπάρχει συμφωνία για τον ορισμό του Π.Σ.. Έτσι, ενώ είναι αδιανόητο να εγκρίνει η διοίκηση μιας επιχείρησης την εισαγωγή μιας νέας υπερσύγχρονης γραμμής παραγωγής, χωρίς προηγουμένως να έχει κατανοηθεί πλήρως το προϊόν, να έχει εκτιμηθεί το κόστος παραγωγής του, καθώς επίσης και οι δυνατότητες επιτυχίας του στην αγορά, ωστόσο είναι δυνατό, η ίδια διοίκηση να συμφωνήσει για την ανάπτυξη ενός πολυδάπανου Π.Σ., για το οποίο δεν υπάρχουν σαφώς καθορισμένοι σκοποί. Αυτή η έλλειψη κοινής κατανόησης, η οποία σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να είναι και έλλειψη επιθυμίας για κατανόηση, μπορεί να θέσει αρκετούς περιορισμούς στη διαδικασία ανάπτυξης του συστήματος και να μειώσει την πιθανότητα υλοποίησης ενός Πληροφοριακού Συστήματος υψηλής ποιότητας. Ας δούμε όμως τώρα ορισμένους ορισμούς, που έχουν κατά καιρούς προταθεί για τα Πληροφοριακό Σύστημα. Θα μπορούσαμε να δώσουμε και άλλους ορισμούς, ώστε να γίνει περισσότερο αντιληπτό στον αναγνώστη το τι είναι ένα Π.Σ. Ωστόσο από τους παραπάνω ορισμούς είναι φανερό, ότι ένα Π.Σ. αποτελεί μια ειδική κατηγορία συστήματος, του οποίου τα στοιχεία είναι άνθρωποι, διαδικασίες και μηχανήματα, τα οποία αλληλεπιδρούν και συνεργάζονται για να επεξεργασθούν δεδομένα και να παρέχουν πληροφορία στο χρήστη. Το Π.Σ. Σελίδα 26 από 182

είναι επομένως ένα επιχειρησιακό σύστημα, το οποίο επεξεργάζεται δεδομένα από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης και παρέχει πληροφορίες στη διοίκησή της, έτσι ώστε να ληφθούν γρήγορα σωστές και έγκυρες αποφάσεις. Στο σημείο αυτό θα θέλαμε να τονίσουμε, πως αυτό που προκύπτει από τη μέχρι τώρα παρουσίαση είναι, ότι οι χρήστες, το τμήμα των Π.Σ. και η διοίκηση της επιχείρησης θα πρέπει να έχουν ένα κοινό ορισμό για το Π.Σ., διότι μόνο τότε είναι δυνατό να προσφέρει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα από τη χρήση του. Από την προηγούμενη ανάλυση συνάγεται ότι οι κύριες γενικές λειτουργίες ενός Π.Σ. είναι οι ακόλουθες: > Η αναγνώριση και κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών. > Η επιλογή συναφών δεδομένων από τη μεγάλη ποικιλία των δεδομένων στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. > Η δημιουργία της πληροφορίας από τα επιλεγμένα δεδομένα με τη χρήση των κατάλληλων εργαλείων, και > Η μεταφορά της δημιουργημένης πληροφορίας στους χρήστες. 2.3 Σκοποί Πληροφοριακού Συστήματος Στο παρελθόν, όταν τα Π.Σ. δεν ήταν βασισμένα σε Η/Υ, οι πληροφοριακές απαιτήσεις των επιχειρήσεων αφορούσαν κυρίως τη συλλογή, αποθήκευση και επεξεργασία δεδομένων, που ήταν αναγκαία για τις καθημερινές συναλλαγές και την παροχή της λειτουργικής πληροφόρησης, δηλαδή, τις πληροφορίες του κατώτερου επιπέδου διοικητικής ιεραρχίας. Αυτό συνέβαινε για διάφορους λόγους, ορισμένους, από τους οποίους και θα αναφέρουμε. Ένας λόγος ήταν, ότι οι λειτουργίες του Π.Σ. που παρουσιάσαμε στην προηγούμενη ενότητα μέχρι και πριν μερικά χρόνια γίνονταν χειρόγραφα, κάτι Σελίδα 27 από 182

που απαιτούσε σημαντικούς ανθρώπινους πόρους για την καταγραφή και επεξεργασία των δεδομένων, καθώς και για τη μετατροπή τους σε κατάλληλη μορφή, ώστε να υποστηρίζεται ο λειτουργικός έλεγχος της επιχείρησης. Ένας δεύτερος λόγος ήταν το σχετικά στατικό περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργούσαν οι περισσότερες επιχειρήσεις μέχρι και τη δεκαετία του 1960, αν όχι και λίγο αργότερα. Σε ένα τέτοιο περιβάλλον ο προγραμματισμός για το μέλλον απαιτούσε πολύ λιγότερη πληροφόρηση απ' ότι σήμερα, όπου το περιβάλλον κάθε άλλο παρά στατικό είναι, με αποτέλεσμα οι πληροφοριακές ανάγκες της εποχής εκείνης να εστιάζονται κυρίως στις καθημερινές συναλλαγές και στις βραχυπρόθεσμες δραστηριότητες της επιχείρησης καθώς και στον έλεγχό τους. Από τα παραπάνω προκύπτει, ότι την εποχή εκείνη δεν είχε δοθεί έμφαση στη χρησιμοποίηση των Π.Σ. για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Αντίθετα, στη σημερινή εποχή, όπου ο ανταγωνισμός μεταξύ των οικονομικών μονάδων είναι πολύ πιο έντονος, η επιχείρηση εκείνη που έχει καλύτερη πληροφόρηση από τους ανταγωνιστές της, έχει τη δυνατότητα να παίρνει πιο σωστές αποφάσεις. Αυτό σημαίνει, ότι η εν λόγω επιχείρηση μπορεί να αποκτήσει σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. Φυσικά παρόμοια οφέλη μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν με επέκταση της αλυσίδας αξίας συνδέοντας μεταξύ τους διαφορετικές επιχειρήσεις ή ακόμα και διαφορετικούς βιομηχανικούς κλάδους. Από την προηγούμενη ανάλυση συνάγεται το συμπέρασμα, ότι το Π.Σ. της επιχείρησης πρέπει να αποσκοπεί στην ικανοποίηση όχι μόνο των πληροφοριακών αναγκών για τις αποφάσεις ρουτίνας και τις λειτουργικές αποφάσεις, αλλά και των πληροφοριακών αναγκών για τις στρατηγικές αποφάσεις. Εξάλλου, δε θα πρέπει να ξεχνάμε, ότι το μέλλον των οικονομικών μονάδων καθορίζεται αποφασιστικά από τις στρατηγικές κυρίως αποφάσεις. Έτσι, θα μπορούσαμε να Σελίδα 28 από 182

θεωρήσουμε, ότι οι σπουδαιότεροι στόχοι των πληροφοριακών συστημάτων είναι οι ακόλουθοι: Η συλλογή και αποθήκευση δεδομένων, τα οποία με κατάλληλη επεξεργασία να μετασχηματίζονται σε χρήσιμη πληροφόρηση. Η παροχή λειτουργικής πληροφόρησης στους εργαζόμενους για να επιτελούν κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις δραστηριότητες της επιχείρησης τις σχετικές με τις καθημερινές συναλλαγές και το βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό και έλεγχο. Η παροχή στρατηγικής πληροφόρησης σε κατάλληλη μορφή στα διευθυντικά στελέχη για να παίρνουν τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις, που σχετίζονται με τη μελλοντική πορεία του οργανισμού. Η επέκταση της αλυσίδας αξίας της επιχείρησης. Για την επίτευξη αυτού του σκοπού είναι αναγκαίο το Π.Σ. της επιχείρησης να συνδέεται με εξωτερικά Π.Σ. και ιδιαίτερα με εκείνα των προμηθευτών, των ενδιάμεσων και των αγοραστών, προκειμένου να δημιουργηθούν οφέλη από την απόκτηση επιπρόσθετης πληροφόρησης. Οι παραπάνω στόχοι, αφορούν τις διαφορετικές λειτουργίες των πληροφοριών, καθώς επίσης και ο τρόπος με τον οποίο οι λειτουργίες αυτές σχετίζονται και υποστηρίζουν τη λήψη των αποφάσεων. 2.4 Συστατικά μέρη Πληροφοριακού Συστήματος Τα Π.Σ. προϋπήρχαν των Η/Υ και βοηθούσαν τα διευθυντικά στελέχη με πληροφόρηση, που επέτρεπε σ' αυτά να προγραμματίζουν και να ελέγχουν τις διάφορες δραστηριότητες. Οι Η/Υ με την ικανότητά τους να επεξεργάζονται με ταχύτητα και ακρίβεια μεγάλο όγκο δεδομένων, συνετέλεσαν σημαντικά κατά τα τελευταία χρόνια στη ραγδαία ανάπτυξη των Π.Σ. Ένα Π.Σ. γίνεται περισσότερο Σελίδα 29 από 182

κατανοητό, αν μελετήσουμε χωριστά κάθε ένα από τα συστατικά στοιχεία, από τα οποία αποτελείται, δηλαδή, τη διοίκηση, την πληροφορία και το σύστημα [4]. 2.4.1 Διοίκηση Στη βιβλιογραφία της διοίκησης των επιχειρήσεων μπορούν να βρεθούν πάρα πολλοί ορισμοί για το τι νοείται με τον όρο "Διοίκηση". Ορισμένοι από τους συγγραφείς δίνουν μακροσκελείς ορισμούς, ενώ άλλοι ορίζουν τη διοίκηση πολύ απλά ως "τη διαδικασία της επίτευξης των στόχων μέσω ανθρώπων". Τα άτομα που είναι επιφορτισμένα με τη διοίκηση, δηλαδή τα διευθυντικά στελέχη, πρέπει αφ' ενός μεν να καθορίζουν το σκοπό και τους στόχους της επιχείρησης ή του οργανισμού, αφ' ετέρου δε να προσδιορίζουν και να οργανώνουν τους διαθέσιμους πόρους (ανθρώπους, κεφάλαια, εξοπλισμό, κ.λπ.), ώστε να επιτυγχάνονται οι προκαθορισμένοι στόχοι. Τα στελέχη αυτά αντιμετωπίζουν συνεχώς νέες απρόβλεπτες προκλήσεις τόσο στο εσωτερικό όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον των επιχειρήσεων. Η κατανομή των περιορισμένων πόρων, τα προβλήματα υποκίνησης των εργαζομένων, οι μεταβαλλόμενες συνήθειες των καταναλωτών, οι ταχύτατες αλλαγές στο πολυτάραχο εξωτερικό περιβάλλον, κ.ά., είναι μερικές από τις προκλήσεις, που αντιμετωπίζουν σε καθημερινή σχεδόν βάση τα διευθυντικά στελέχη. Η σωστή αντιμετώπιση των παραπάνω προκλήσεων κάνει τη διοίκηση των επιχειρήσεων ένα πολύ ενδιαφέρον πεδίο μελέτης. Το πρώτο μέλημα των διοικητικών στελεχών είναι ν' αποφασίσουν τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση. Σ' αυτό το στάδιο, που ονομάζεται προγραμματισμός, τα στελέχη θέτουν τους μακροχρόνιους στόχους και εξετάζουν τις εναλλακτικές στρατηγικές για την επίτευξη των στόχων αυτών. Όμως κατά τις τελευταίες δύο δεκαετίες, η λειτουργία του προγραμματισμού Σελίδα 30 από 182

υφίσταται τις δραματικές επιπτώσεις του εξωτερικού περιβάλλοντος. Έτσι, ο καθορισμός των μακροχρόνιων στόχων της επιχείρησης δεν εξαρτάται μόνο από τις δυνάμεις και αδυναμίες της, όπως συνέβαινε σε μεγάλο βαθμό μέχρι και τη δεκαετία του 1960, αλλά και από τις ευκαιρίες και απειλές, που παρουσιάζονται στο εξωτερικό της περιβάλλον. Από τα παραπάνω προκύπτει, το πόσο αναγκαία είναι η ύπαρξη ενός Π.Σ., που θα βοηθά την επιχείρηση να προσαρμόζεται στις παραπάνω αλλαγές. Κατόπιν, τα στελέχη αποφασίζουν πώς θα πραγματοποιηθεί, αυτό που πρέπει να κάνει η επιχείρηση, δηλαδή οργανώνουν κατάλληλα τις λειτουργίες εκείνες με τις οποίες είναι δυνατό να επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι. Στη συνέχεια τα στελέχη διευθύνουν τους εργαζόμενους της επιχείρησης κατά τον πλέον αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο για την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων. Είναι φανερό πως, όταν η οργανωτική δομή της επιχείρησης είναι η αρμόζουσα και οι εργαζόμενοι γνωρίζουν επακριβώς τα καθήκοντα και τις υποχρεώσεις τους, τα διευθυντικά στελέχη μπορούν να τους βοηθήσουν όχι μόνο ν' αντιληφθούν τους επιχειρηματικούς στόχους, αλλά και να συνεισφέρουν, όσο το δυνατό περισσότερο στην επίτευξή τους. Η επόμενη λειτουργία των διευθυντικών στελεχών είναι ο έλεγχος, ο οποίος περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των προτύπων, την επίβλεψη της προόδου που πραγματοποιήθηκε, καθώς και τις διορθωτικές αλλαγές, που απαιτούνται για την εστίαση της επιχείρησης στους προκαθορισμένους στόχους. Βέβαια, ο προσδιορισμός των προτύπων γίνεται στη λειτουργία του προγραμματισμού, όπου καθορίζονται οι απαραίτητοι έλεγχοι για τη μέτρηση και διατήρηση της επίδοσης. Κατά τη διάρκεια του ελέγχου, τα στελέχη εκτιμούν την επίδοση τόσο των μεμονωμένων ατόμων, όσο και των διάφορων ομάδων μέσα στην επιχείρηση, εξετάζουν τους δείκτες αποδοτικότητας Σελίδα 31 από 182

και αποτελεσματικότητας και επιπρόσθετα ερευνούν για προβλήματα σχετικά με την επικοινωνία, την κατανομή των πόρων και τις προσωπικές σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων. Η τελευταία λειτουργία των διευθυντικών στελεχών είναι ο συντονισμός, με τον οποίο αξιολογούν όλες τις πληροφορίες, που αποκτούν από τη λειτουργία του ελέγχου. Στο στάδιο αυτό καθορίζουν επίσης τους παράγοντες και τις δραστηριότητες που πρέπει να τροποποιηθούν, ώστε να πραγματοποιηθούν οι προκαθορισμένοι στόχοι. Ως γνωστό, ο έλεγχος αποκαλύπτει τις αποκλίσεις μεταξύ των προκαθορισμένων στόχων και του πραγματοποιηθέντος αποτελέσματος. Έτσι, ο συντονισμός όλων των επιμέρους τμημάτων και δραστηριοτήτων της επιχείρησης βοηθά στην τελική επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων [4]. 2.4.2 Πληροφορία Η πληροφορία αποτελεί το δεύτερο συστατικό στοιχείο ενός Π.Σ. Όπως είναι γνωστό, οι οικονομικές μονάδες επεξεργάζονται δεδομένα και πληροφορίες από τις πρώτες κιόλας ημέρες της ζωής τους, προκειμένου να διευκολυνθούν στη λήψη των αποφάσεων. Είναι επίσης γνωστό, πως για να υπάρχει μια σωστή και αποτελεσματική διοίκηση, τα διευθυντικά στελέχη θα πρέπει να κατέχουν την αναγκαία πληροφόρηση αναφορικά με τους ανταγωνιστές, τα υποκατάστατα προϊόντα, τη θέση της επιχείρησης, τους πελάτες, τους προμηθευτές και πολλούς άλλους παράγοντες. Έτσι, δε θα ήταν υπερβολή να δεχθούμε, ότι οι επιχειρήσεις για την επίτευξη των στόχων τους στηρίζονται στην πληροφορία, και να σημειώσουμε, πως πολλά από τα προβλήματα, τα οποία εμφανίζονται σ' αυτές, οφείλονται είτε στην έλλειψη των απαραίτητων πληροφοριών είτε στο ότι δε δημιουργήθηκε ένα σύστημα, που να παρέχει στα διευθυντικά τους στελέχη σωστή και έγκυρη πληροφόρηση, όταν αυτή χρειάζεται. Με ένα τέτοιο σύστημα είναι δυνατή η Σελίδα 32 από 182

συλλογή και αποθήκευση των κατάλληλων δεδομένων και στη συνέχεια η μετατροπή τους σε πληροφορία με κάποιας μορφής επεξεργασία. 2.4.2.1 Δ ε δ ο μ έ ν α κ α ι Π λ η ρ ο φ ο ρ ία Τα δ ε δ ο μ έν α είναι η πρώτη ύλη κάθε Π.Σ. και αποτελούν τη βάση για τη δημιουργία πληροφοριών. Με τον όρο δεδομένα θα εννοούμε στοιχεία, τα οποία έχουν συλλέγει από διάφορες πηγές εντός και εκτός της επιχείρησης και με τα οποία περιγράφουμε γεγονότα, πράγματα, πρόσωπα, ιδέες, κ.λπ. Τέτοιου είδους στοιχεία είναι πολύ συνηθισμένα στον κόσμο των επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, αναφέρουμε τις πωλήσεις της επιχείρησής μας κατά την προηγούμενη χρονική περίοδο, το οικονομικό της αποτέλεσμα (κέρδος ή ζημιά) κατά την ίδια περίοδο, τον αριθμό των απασχολουμένων σ' αυτή, και άλλα. Πολλές μάλιστα φορές χρησιμοποιούμε τέτοια στοιχεία για να περιγράψουμε π.χ. το μέγεθος της επιχείρησης. Έτσι, όταν λέμε, ότι οι πωλήσεις κατά το 1994 ανήλθαν σε 5,4 δισεκατομμύρια ή ότι στην επιχείρηση εργάζονται 1500 άτομα, από τα οποία τα 130 είναι ενδιάμεσα στελέχη και τα 65 ανώτερα, δεν κάνουμε τίποτε άλλο από το να περιγράφουμε το μέγεθός της με βάση τα παραπάνω στοιχεία. Αντίθετα, με τον όρο πληροφορία θα εννοούμε δεδομένα, τα οποία έχουν υποστεί μια κάποια επεξεργασία, ώστε να έχουν έννοια για τον αποδέκτη και αξία για τις αποφάσεις που παίρνει ή τις δραστηριότητες που εκτελεί. Η σχέση, που υπάρχει μεταξύ των δεδομένων και των πληροφοριών είναι ίδια με τη σχέση που υπάρχει μεταξύ της πρώτης ύλης και του έτοιμου προϊόντος. Με την επεξεργασία μετατρέπουμε τα δεδομένα από μια μορφή που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε μια άλλη μορφή άμεσης χρησιμοποίησης για τη λήψη αποφάσεων. Η αντιστοιχία των πρώτων υλών προς τα έτοιμα προϊόντα σημαίνει, ότι η πληροφορία για ένα πρόσωπο μπορεί να είναι Σελίδα 33 από 182

δεδομένα για κάποιο άλλο, όπως ακριβώς τα έτοιμα προϊόντα μιας επιχείρησης μπορεί να είναι η πρώτη ύλη μιας άλλης επιχείρησης, η οποία επιπρόσθετα θα την επεξεργαστεί για να παράγει το τελικό της προϊόν. Για παράδειγμα, αναφέρουμε τις παραγγελίες οι οποίες για τον υπεύθυνο διεκπεραίωσης των παραγγελιών είναι πληροφορία, αλλά ταυτόχρονα αποτελούν δεδομένα για τον υπεύθυνο των αποθεμάτων. Λόγω αυτής της σχέσης μεταξύ των δεδομένων και της πληροφορίας είναι σύνηθες να χρησιμοποιούν ορισμένοι τους δύο αυτούς όρους εναλλακτικά. Από τα προηγούμενα είναι φανερό, ότι τα δεδομένα δεν είναι πληροφορία μέχρι να τεθούν στην κατάλληλη μορφή, ώστε να έχουν σημασία για τον συγκεκριμένο αποδέκτη, και ότι η πληροφορία είναι δεδομένα, τα οποία έχουν υποστεί κατάλληλη επεξεργασία, για να δώσουν γνώση σε συγκεκριμένο πρόσωπο, ώστε να πάρει τη σωστή απόφαση. Αξίζει να σημειώσουμε, ότι διαφορετικά πρόσωπα μέσα στην ίδια επιχείρηση πιθανό να χρησιμοποιούν τα ίδια δεδομένα, για να πάρουν την πληροφόρηση που θα τους οδηγήσει στη λήψη διαφορετικών αποφάσεων. Πιο συγκεκριμένα, στο λειτουργικό επίπεδο διοίκησης τα κατώτερα διευθυντικά στελέχη αποκτούν από τα δεδομένα των συναλλαγών επεξεργασμένες πληροφορίες, τις οποίες στη συνέχεια χρησιμοποιούν με βάση συγκεκριμένους κανόνες αποφάσεων, ώστε να πάρουν τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις τους. Παραδείγματα τέτοιων αποφάσεων είναι ο προγραμματισμός της εκτέλεσης των παραγγελιών των πελατών για την παραγωγή, η κατανομή των στοιχείων κόστους στα τμήματα και η έκδοση της μισθοδοσίας για το λογιστικό. Όμως, συγκεντρωτικά δεδομένα και πληροφορίες του λειτουργικού επιπέδου διοίκησης μπορεί να είναι συγχρόνως δεδομένα για τα διευθυντικά στελέχη της ανώτατης διοίκησης. Τα δεδομένα αυτά μετατρέπονται με την κατάλληλη Σελίδα 34 από 182

επεξεργασία σε πληροφορίες για την υποστήριξη των στρατηγικών κυρίως αποφάσεων της ανώτατης διοίκησης. Τέτοιες αποφάσεις είναι, ο σχεδιασμός της παραγωγικής δυναμικότητας για την παραγωγή, οι μακροχρόνιες οικονομικές εκθέσεις για το λογιστικό, η επιλογή των μέσων διακίνησης των προϊόντων για τη διανομή, η πρόβλεψη των μακροχρόνιων χρηματοοικονομικών αναγκών και άλλες [4]. 2.4.2.2 Κ ύ κ λ ο ς Ζ ω ή ς Δ ε δ ο μ έ ν ω ν Όπως τα προϊόντα της επιχείρησης έτσι και τα δεδομένα του Π.Σ. έχουν το δικό τους κύκλο ζωής. Ο κύκλος ζωής των δεδομένων είναι πολύ σημαντικός για την ανάπτυξη, το σχεδιασμό και τη λειτουργία του Π.Σ. Ειδικότερα, τα στοιχεία του κύκλου ζωής που έχουν ιδιαίτερη σημασία είναι τα ακόλουθα τρία: Π ρ ώ το, η γνώση του τρόπου με τον οποίο δημιουργούνται τα δεδομένα, δηλαδή της διαδικασίας με την οποία γεννιούνται. Η δημιουργία των δεδομένων αφορά τόσο τη διαδικασία όσο και τα αποτελέσματα των συναλλαγών και γεγονότων, που γίνονται στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης, και τα οποία παρατηρούνται και καταγράφονται. Δ εύ τε ρ ο, η γνώση του τρόπου με τον οποίο τα δεδομένα μετασχηματίζονται σε πληροφορίες. Όπως αναφέραμε προηγουμένως, τα δεδομένα με την κατάλληλη επεξεργασία αλλάζουν μορφή κατά τρόπο, ώστε η πληροφορία που θα προκύψει, να έχει έννοια και αξία για τον αποδέκτη της. Τρίτο, η γνώση του τρόπου με τον οποίο πραγματοποιούνται οι βασικοί τύποι επεξεργασίας των πληροφοριών και ιδιαίτερα η μεταφορά των δεδομένων και η μετάδοση των πληροφοριών, καθώς επίσης και η αποθήκευση και επανάκτησή τους. Είναι φανερό, πως ο κύκλος ζωής των δεδομένων αποτελείται από τα εξής: > Δημιουργία: Όπως αναφέραμε, η δημιουργία των δεδομένων λαμβάνει χώρα στο εσωτερικό και στο Σελίδα 35 από 182

εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. > Αποθήκευση: Όταν τα δεδομένα δημιουργηθούν αποθηκεύονται συνήθως σε διάφορα αρχεία καρτελών ή σε μια βάση δεδομένων. > Καταστροφή: Τα δεδομένα εκείνα που είναι άχρηστα, π.χ. λόγω λάθους κατά τη δημιουργία τους, καταστρέφονται αντί να αποθηκεύονται. > Μεταφορά: Η μεταφορά των δεδομένων από κάποια διαδικασία σε κάποια άλλη γίνεται συνεχώς κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. > Επανάκτηση: Η επανάκτηση των δεδομένων από ένα σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων γίνεται με διάφορες μεθόδους. > Αναπαραγωγή: Η διαδικασία αυτή αφορά όλες τις κατηγορίες αναπαραγωγής των δεδομένων, που είναι αποθηκευμένα σε καρτέλες ή στα μέσα αποθήκευσης του Η/Υ, και τα οποία δεν είναι στην κατάλληλη μορφή για να χρησιμοποιηθούν από τους χρήστες. Αλλά ακόμα και στην περίπτωση που βρίσκονται στην κατάλληλη μορφή ενδέχεται να απαιτείται αναπαραγωγή τους σε πολλαπλά αντίγραφα, όταν οι χρήστες είναι πολλοί. > Αξιολόγηση: Μετά την επανάκτηση γίνεται η αξιολόγηση των δεδομένων. Με αυτή καθορίζεται αν τα δεδομένα θα πρέπει να επεξεργασθούν, να επιστραφούν στην τράπεζα δεδομένων για αποθήκευση, ή να καταστραφούν. Βέβαια, τα δεδομένα μετά τη μετατροπή τους σε πληροφορίες είναι δυνατό να αξιολογηθούν εκ νέου, για να διαπιστωθεί αν θα πρέπει να τύχουν πρόσθετη επεξεργασίας, να αποθηκευτούν ή να καταστραφούν. Σελίδα 36 από 182

2.4.2.3 Επίπεδα Πληροφοριών Όπως αναφέραμε προηγουμένως, η πληροφορία ενός ατόμου μπορεί να είναι δεδομένα για κάποιο άλλο. Με άλλα λόγια, η διαφορά μεταξύ δεδομένων και πληροφορίας έχει έννοια σε σχέση με το πλαίσιο αναφοράς στο οποίο χρησιμοποιείται η πληροφορία. Φυσικά, η διαφορά αυτή δεν αναφέρεται μόνο σε επίπεδο ατόμων, τμήματος ή επιχείρησης, αλλά και σε επίπεδο κλάδου επιχειρήσεων, τομέων οικονομίας, τοπικής αυτοδιοίκησης, κ.λπ. Έτσι, μια ταξινόμηση της πληροφορίας ανάλογα με το επίπεδο θα μπορούσε να είναι η εξής: > Διεθνείς πληροφορίες, π.χ. συναλλαγματικές ισοτιμίες, ζήτηση ενεργειακών πόρων, δημογραφικά στοιχεία κρατών, κ.ά. > Εθνικές πληροφορίες, π.χ. βιομηχανική παραγωγή, εισαγωγές και εξαγωγές, επίπεδο απασχόλησης, εξέλιξη του πληθωρισμού, δημογραφικά στοιχεία νομού, περιφέρειας ή κράτους, κ.ά. > Κλάδου, π.χ. πληροφορίες που αφορούν ανταγωνιστικά προϊόντα, παραγωγική δυναμικότητα ανταγωνιστικών επιχειρήσεων, μερίδιο αγοράς, κ.ά. > Επιχείρησης, π.χ. προβλέψεις πωλήσεων, εκτιμήσεις κόστους προϊόντων, στοιχεία ισολογισμού και οικονομικού αποτελέσματος, κ.ά. > Τμήματος, π.χ. πληροφορίες σχετικές με πωλήσεις υποκαταστήματος, αναλύσεις δαπανών τμήματος, κ.ά. > Ατόμου, π.χ. οι πωλήσεις ενός πωλητή ή αντιπροσώπου κατά τη διάρκεια μιας περιόδου, ο μισθός με τις ασφαλιστικές και λοιπές κρατήσεις ενός εργαζόμενου, κ.ά. Σελίδα 37 από 182