- Θεωρία 2 Περίγραμμα του μαθήματος Θεωρία 1 η ενότητα Λίνα Μπουντούρη Τμήμα Βιβλιοθηκονομίας & Συστημάτων Πληροφόρησης ΤΕΙ Αθήνας Χειμερινό εξάμηνο 2013 Διαχείριση Αρχειακού Υλικού Βασικές έννοιες και ορισμοί σχετικές με το αρχείο & την αρχειονομία Ιστορική αναδρομή Λόγοι τήρησης & διατήρησης αρχείων Ο ρόλος του αρχειονόμου Αρχή της προέλευσης & της αρχικής τάξης Επιστήμες σχετικές με την Αρχειονομία Ενώσεις & οργανισμοί σχετικοί με τα αρχεία (στην Ελλάδα & το εξωτερικό) Ελληνικές αρχειακές υπηρεσίες & οργανισμοί τους αρχειονόμους 3 Αρχείο (1/2) 1. Υλικό το οποίο έχει δημιουργήσει ή δεχθεί ένα πρόσωπο, μία οικογένεια ή ένας οργανισμός (δημόσιος ή ιδιωτικός), στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων τους και το οποίο έχει διατηρηθεί λόγω της διηνεκούς αξίας του, η οποία περιλαμβάνεται στις πληροφορίες που περιέχει ή λόγω της αποδεικτική φύσης του σχετικά με τις λειτουργίες και τις ευθύνες των δημιουργών του. 2. Το τμήμα ενός οργανισμού, το οποίο είναι υπεύθυνο για την υποστήριξη και διαχείριση των αρχείων διηνεκούς αξίας του οργανισμού. 3. Ένας οργανισμός, ο οποίος συλλέγει τα αρχεία των φυσικών προσώπων, οικογενειών και οργανισμών. 4. Το κτίριο ή μέρος του κτιρίου που φιλοξενεί τις αρχειακές συλλογές. (Archivists, 2012) 4 Αρχείο (2/2) Είναι τα έγγραφα τα οποία δημιούργησε, παρέλαβε και συγκέντρωσε ένα άτομο ή ένας οργανισμός στα πλαίσια της άσκησης των δραστηριοτήτων του και τα διατήρησε λόγω της διηνεκούς τους χρησιμότητας. (McKemmish, 2000, σ.22) Αρχείο (archive or fonds) είναι το σύνολο των τεκμηρίων, ανεξάρτητα από το είδος ή το υπόστρωμά τους, τα οποία παράχθηκαν οργανικά και/ή συσσωρεύτηκαν και χρησιμοποιήθηκαν από ένα συγκεκριμένο φυσικό πρόσωπο, μια οικογένεια ή ένα νομικό πρόσωπο/φορέα στη διάρκεια των δραστηριοτήτων και λειτουργιών τους. (Εταιρεία, 2002) Βασικές αρχειονομικές παραδόσεις Ιστορική αναδρομή 5 6 Sir Hilary Jenkinson (1892-1961) δίνει έμφαση την αποδεικτική και συναλλακτική αξία των αρχείων και στο ρόλο που παίζουν στο πλαίσιο άσκησης δραστηριοτήτων. Theodore R. Schellenberg (1903-1970) διακρίνει τα αρχεία σε ενεργά και ιστορικά αρχεία βασιζόμενος στην τρέχουσα χρησιμότητά τους, την πράξη επιλογής και την αξία διατήρησής τους για ερευνητικούς σκοπούς. Στην Ελλάδα ακολουθείται η δεύτερη άποψη, κυρίως αναφορικά με τα δημόσια αρχεία. Πρώτη εμφάνιση τήρησης αρχείων: 3 η & 2 η χιλιετία π.χ. Τοποθεσίες: Ελλάδα, Συρία, Αίγυπτος, Τουρκία κτλ. Τα αρχεία αναπτύχθηκαν από τους αρχαίους Κινέζους, τους αρχαίους Έλληνες και τους αρχαίους Ρωμαίους (οι οποίοι τα ονόμαζαν Tabularia). Διασώθηκαν πολλά αρχεία της περιόδου του Μεσαίωνα από εκκλησίες και κράτη με συνέχεια. Λίνα Μπουντούρη 1
- Θεωρία Λόγοι τήρησης αρχείων Λόγοι διατήρησης αρχείων 7 8 Ανταποκρίνονται σε πολλούς κοινωνικούς & οργανωτικούς στόχους. Εξασφαλίζουν συνέχεια, συνοχή & αποτελεσματικότητα των ανθρώπινων ενεργειών. Αποτελούν αποδεικτικά δραστηριοτήτων και ενισχύουν το ρόλο των υπηρεσιών απονομής και εφαρμογής της δικαιοσύνης, διασφαλίζοντας τη συνέχεια και τον καταλογισμό ευθυνών. Τα αρχεία διατηρούνται διότι: αποτελούν τη διαχρονική μνήμη, επιτρέπουν καλύτερης ποιότητας προγραμματισμό, λήψη αποφάσεων και δράση, παρέχοντας πρόσβαση στην εμπειρία του παρελθόντος, παρέχουν έναν τρόπο πρόσβασης στην εμπειρία άλλων ανθρώπων, αποτελούν αποδεικτικά στοιχεία δικαιωμάτων και υποχρεώσεων είναι επίσημα έγγραφα εξουσίας, νομιμότητας και καταλογισμού, διευκολύνοντας την κοινωνική αλληλεπίδραση και συνοχή είναι πηγή κατανόησης και προσδιορισμού της ταυτότητάς μας, των οργανισμών μας και της κοινωνίας μας, και είναι φορείς επικοινωνίας πολιτικών, κοινωνικών και πολιτιστικών αξιών. Ενεργά και ανενεργά αρχεία Ο ρόλος του αρχειονόμου 9 10 Ποια η διαφορά ανάμεσα στα ανενεργά αρχεία και στα ενεργά και ημιενεργά αρχεία; Τα ενεργά αρχεία είναι τα απαραίτητα τεκμήρια για την καθημερινή λειτουργία μίας υπηρεσίας ή ενός φυσικού προσώπου. Αναφέρονται και ως τρέχοντα αρχεία. Τα ανενεργά δεν είναι απαραίτητα για την καθημερινή άσκηση λειτουργιών και μπορούν να μεταφερθούν σε ενδιάμεσο αποθηκευτικό χώρο, να παραδοθούν για φύλαξη ή να καταστραφούν. Τα ημιενεργά αρχεία είναι εκείνα που δε χρησιμοποιούνται συχνά στην καθημερινή λειτουργία του παραγωγού και επιτρέπεται η μεταφορά τους σε ξεχωριστούς αποθηκευτικούς χώρους. Διαχείριση ενεργών αρχείων: Records Management Σχετικό μάθημα στο τμήμα μας: Διαχείριση αρχειακών εγγράφων Ηθική και φυσική υπεράσπιση των αρχείων Ηθική: διαφύλαξη αυθεντικότητας, διατήρηση του περιβάλλοντός τους και δεσμών τους με άλλα αρχεία, εξασφάλιση χρησιμότητάς τους. Φυσική: φυσική φροντίδα και ασφάλεια Στην προσπάθεια τους για ηθική υπεράσπιση, οι πρώτοι αρχειονόμοι καθιέρωσαν δύο αλληλένδετες αρχές, οι οποίες διέπουν τη διαχείριση των αρχείων μέχρι σήμερα. Η αρχή της προέλευσης (provenance) Η αρχή της αρχικής τάξης (original order) Η αρχή της προέλευσης (1/2) Η αρχή της προέλευσης (2/2) 11 12 Η αρχή της προέλευσης (provenance) (ή αρχή του σεβασμού των αρχείων (respect des fonds)) Είναι η διαφύλαξη της σχέσης μεταξύ των τεκμηρίων και των οργανισμών ή ατόμων που τα παρήγαγαν, τα συγκέντρωσαν και/ή φύλαξαν και χρησιμοποίησαν για προσωπική ή συλλογική δραστηριότητα. Ορίστηκε από τους Γάλλους αρχειονόμους στις αρχές του 19 ου αιώνα. Πρόκειται για τη βασική αρχή που «δένει» επί της ουσίας ένα αρχείο ως ένα ενιαίο πληροφοριακό αντικείμενο, γύρω από τον παραγωγό του. Καθορίζει την οργάνωση και την τεκμηρίωση ενός αρχείου από τον αρχειονόμο. Ένας αρχειονόμος οφείλει, σύμφωνα με αυτή την αρχή, να σέβεται και να αποτυπώνει την αφετηρία της δημιουργίας του αρχειακού υλικού ως ένα ενιαίο, οργανικό σύνολο τεκμηρίωσης. Θετικά: Διαφύλαξη της φυσικής ενότητας του συνόλου, στην οποία αντανακλάται η οργανωτική δομή και η πρακτική τήρησης των αρχείων. Δεν πρέπει ένα αρχείο να αναμειγνύεται με αρχείο άλλου παραγωγού. Απαραίτητη η διατήρηση ακεραιότητας συνόλου Λίνα Μπουντούρη 2
- Θεωρία Η αρχή της αρχικής τάξης (1/2) Η αρχή της αρχικής τάξης (2/2) 13 14 Η αρχική τάξη (original order) : οργάνωση και ταξινόμηση των τεκμηρίων ενός αρχείου από τους παραγωγούς του Σημαντική για την εγκυρότητα της αυθεντικότητας των αρχείων Αποκαλύπτει χρήσιμες πληροφορίες για τις δραστηριότητες και τις λειτουργίες παράγουν το αρχείο. Σε περιπτώσεις αμφιβολίας ή αντικρουόμενων πληροφοριών για τους παραγωγούς και διαχειριστές των αρχείων, η εσωτερική ένδειξή του μπορεί να είναι η καλύτερη και η πιο αξιόπιστη πηγή πληροφοριών. Δυστυχώς, τις περισσότερες φορές τα αρχεία παραλαμβάνονται από έναν αρχειακό φορέα δίχως να διατηρείται σε αυτά η αρχική τάξη. Ο αρχειονόμος πρέπει να την αποκαταστήσει και/ή να δομήσει μία λογική σειρά η οποία θα σέβεται τη φύση και την πιθανή χρήση του αρχείου. Επιστήμες σχετικές με την Αρχειονομία Παλαιογραφία 15 16 Για κάθε κράτος & έθνος, οι σχετικές με την Αρχειονομία επιστήμες σχετίζονται με την ιστορία του, τη γραφή & τη γλώσσα του, την κοινωνικοπολιτική και πολιτισμική του ανάπτυξη, τη γεωπολιτική του θέση κτλ. Οι υποστηρικτικές επιστήμες της ελληνικής αρχειακής πρακτικής είναι: Παλαιογραφία (ελληνική, λατινική & οθωμανική) Διπλωματική Ιστορία ελληνικής & ευρωπαϊκής διοίκησης Παλαιογραφία είναι η επιστήμη που ως αντικείμενό της έχει τις αρχαίες γραφές στις διάφορες φάσεις της εξέλιξης και της μεταμόρφωσής τους στο πέρασμα των αιώνων (Μιόνι, 2004, σελ. 13). Η ελληνική παλαιογραφία είναι ο κλάδος της παλαιογραφίας που ερευνά την εξέλιξη της ελληνικής χειρόγραφης γραφής μέσα στο χρόνο (μελέτη σε περγαμηνά, χαρτώα & χειρόγραφα βιβλία από τον 4 ο αι. μ.χ.). Η επιμέρους επιστήμη που μελετά το χειρόγραφο βιβλίο ως υλικό προϊόν ενός πολιτισμού ονομάζεται κωδικολογία και αποτελεί συμπληρωματική της παλαιογραφίας επιστήμη. Λατινική & οθωμανική παλαιογραφία Παραδείγματα http://dlib.ionio.gr/metagrafes/ellinika.htm http://dlib.ionio.gr/metagrafes/annunciata003.htm http://www.hadjianastasis.com/?cat=14 Διπλωματική Ιστορία της ελληνικής διοίκησης 17 18 Επικεντρώνεται στην κειμενογραφική ανάλυση των εγγράφων - κυρίως, αλλά όχι αποκλειστικά, των ιστορικών εγγράφων. Επικεντρώνεται στις συμβάσεις, στα πρωτόκολλα και στους τύπους που έχουν χρησιμοποιηθεί από τους δημιουργούς των εγγράφων, και αξιοποιεί αυτά τα στοιχεία για να διευκολύνει την κατανόηση των διαδικασιών της δημιουργίας των εγγράφων, της μετάδοσης πληροφοριών, καθώς και των σχέσεων μεταξύ των γεγονότων των οποίων τα έγγραφα καταγράφουν. Βοηθητική επιστήμη της ιστορίας Δεν πρέπει να συγχέεται με την Παλαιογραφία. Προεπαναστατική περίοδος 1821 1828 1828 έως και σήμερα Σχετικό μάθημα στο τμήμα μας: Διοικητικοί θεσμοί και παραγωγή αρχείων στην Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση Λίνα Μπουντούρη 3
- Θεωρία 19 Ενώσεις & οργανισμοί σχετικοί με τα αρχεία (στην Ελλάδα & το εξωτερικό) (1/2) Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (ΕΑΕ) Ιδρύθηκε το 1990. Βασικοί σκοποί: α) προαγωγή μελέτης & έρευνας θεμάτων αρχειονομίας, β) ανάδειξη αρχειακής εργασίας, γ) προώθηση επαγγελματικής εκπαίδευσης των αρχειονόμων, δ) επεξεργασία και διάδοση επαγγελματικών κανόνων, ε) σύσφιξη σχέσεων Ελλήνων αρχειονόμων μεταξύ τους και με συναδέλφους του εξωτερικού, και στ) προώθηση της συνεργασίας των ελλήνων αρχειονόμων με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης, των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων και ερευνητικών κέντρων. http://www.eae.org.gr Ένωση Αρχειονόμων Βιβλιοθηκονόμων Ελλάδος (ΕΑΒΕ) Ιδρύθηκε το 2000. Επιστημονικό σωματείο για τους αποφοίτους του Τμήματος Αρχειονομίας Βιβλιοθηκονομίας του Ιονίου Πανεπιστημίου (δέχεται επίσης εγγραφές αποφοίτων αντίστοιχων τμημάτων Α.Ε.Ι. από την Ελλάδα και το εξωτερικό). http://www.ionio.gr/central/gr/alumni 20 Ενώσεις & οργανισμοί σχετικοί με τα αρχεία (στην Ελλάδα & το εξωτερικό) (2/2) Society of American Archivists Ιδρύθηκε το 1936. Αποστολή: η εκπαίδευση και πληροφόρηση, οι οποίες είναι απαραίτητες για τα μέλη της, καθώς και να έχει έναν ηγετικό ρόλο στη διασφάλιση της ταυτότητας, της διατήρησης και της χρήσης των αρχείων των ΗΠΑ. http://www2.archivists.org/ International Council on Archives Ιδρύθηκε το 1948. Ουδέτερος, μη-κυβερνητικός οργανισμός, ο οποίος χρηματοδοτείται από τα μέλη του Αποστολή: η προώθηση της διατήρησης και της χρήσης των αρχείων σε όλο τον κόσμο, καθώς και η προστασία της παγκόσμιας μνήμης και η βελτίωση της επικοινωνίας στο χώρο των αρχείων. http://www.ica.org/ 21 Ελληνικές αρχειακές υπηρεσίες & αρχειακοί οργανισμοί Γενικά Αρχεία του Κράτους (ημ. ίδρυσης: 1914) Κεντρική υπηρεσία και 64 περιφερειακές υπηρεσίες Υλικό: αρχεία Μεταβυζαντινής περιόδου, αρχείο του Αγώνος, αρχείο της περιόδου Ιωάννου Καποδίστρια, αρχείο της περιόδου Όθωνα, συλλογή Βλαχογιάννη, συλλογή Χειρογράφων, συλλογή Οπτικοακουστικών αρχείων, συλλογή Χαρακτικών κτλ. Αρχεία Τραπεζών Ιστορικό Αρχείο της Εμπορικής Τράπεζας (ημ. ίδρυσης: 1982, υλικό: διοικητικά, οικονομικά και πολιτιστικά στοιχεία της Τράπεζας) Ιστορικό Αρχείο της Εθνικής Τράπεζας της Ελλάδος (ημ. ίδρυσης: 1920 τα αρχεία τηρούνταν ήδη από το 1842, υλικό: αρχεία της τραπέζης, βιομηχανικά αρχεία, αρχεία οικογενειών, αντίγραφα από αρχεία τρίτων) Ελληνικό Λογοτεχνικό και Ιστορικό Αρχείο (τμήμα του Μορφωτικού Ιδρύματος της Εθνικής Τραπέζης, Μ.Ι.Ε.Τ.) (ημ. ίδρυσης: 1980, υλικό: αρχεία ιστορικού, λογοτεχνικού, οικονομικού και καλλιτεχνικού περιεχομένου, και πλούσιο οπτικό και εικονογραφικό υλικό) 22 τους αρχειονόμους (1/3) Επιστημονικά περιοδικά Journal of Archival Organization, εκδότης Taylor & Francis [http://www.tandfonline.com/loi/wjao20] Archival Science, εκδότης Springer [http://www.springer.com/computer/database+management+%26+infor mation+retrieval/journal/10502] Journal of Digital Information [http://journals.tdl.org/jodi] περιοδικό ανοιχτής πρόσβασης το οποίο υποστηρίζεται από τους φορείς: University of Texas Libraries και Texas A&M University Libraries. Journal of Information Science, εκδότης Sage [http://jis.sagepub.com/] Records Management Journal, εκδότης Emerald [http://www.emeraldinsight.com/journals.htm?issn=0956-5698] Archives and Museum Informatics, εκδότης Springer [http://www.springer.com/new+%26+forthcoming+titles+%28default%29 /journal/10505] 23 τους αρχειονόμους (2/3) 24 τους αρχειονόμους (3/3) Επιστημονικά περιοδικά Library & Archival Security, εκδότης Taylor & Francis [http://www.tandfonline.com/toc/wlas20/current] Archives and Manuscripts, εκδότης Australian Society of Archivists Inc. [http://www.archivists.org.au/page/learning_and_publications/a SA_Publications/Archives_and_Manuscripts/] The American Archivist Περιοδικό της Society of American Archivists [http://archivists.metapress.com/content/120809] Τα έξι πιο πρόσφατα τεύχη είναι προσβάσιμα μόνο στα μέλη της SAA Archival Outlook Ενημερωτικό δελτίο από τη Society of American Archivists [http://www2.archivists.org/archival-outlook/back-issues] Έμφαση κυρίως στην αρχειακή πρακτική και τις αρχειακές υπηρεσίες της Βορείου Αμερικής Τα τρία πιο πρόσφατα τεύχη είναι προσβάσιμα μόνο στα μέλη της SAA Archivaria Περιοδικό της Association of Canadian Archivists [http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria] Τα οχτώ πιο πρόσφατα τεύχη είναι προσβάσιμα μόνο στα μέλη της ACA Λίνα Μπουντούρη 4
- Θεωρία 25 Κατηγορίες και είδη αρχειακού υλικού Νόμος 1946/1991 «Γενικά Αρχεία του Κράτους και άλλες διατάξεις» Δημόσια αρχεία Εκκλησιαστικά αρχεία Ιδιωτικά αρχεία Οπτικοακουστικά αρχεία Αρχεία χαρτών και σχεδίων Ο Νόμος 1946/1991 δεν έχει επικαιροποιηθεί σύμφωνα με τα νέα δεδομένα της δομής της Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης, καθώς και σύμφωνα με τις νέες τάσεις στον τομέα της Αρχειονομίας και των Τεχνολογιών της Πληροφόρησης. http://www.gak.gr/appdata/documents/law1946_%201991%20%28s tate%20general%20archives%29.pdf 26 Υποστρώματα και μορφές αρχειακού υλικού Σύμφωνα με τους Rules for Archival Description των Καναδών Αρχειονόμων (Standards, 1990 (αναθεώρηση 2008)): Έντυπα/χειρόγραφα Γραφικό υλικό (π.χ. φωτογραφίες) Χαρτογραφικό υλικό Αρχιτεκτονικά & τεχνικά σχέδια Κινούμενες εικόνες Ηχογραφήσεις Αρχεία σε ηλεκτρονική μορφή Αρχεία σε μικροφόρμες Αντικείμενα Φιλοτελικά αρχεία Βιβλιογραφία (1/2) Βιβλιογραφία (2/2) 27 28 Archivists, S. o. A., 2012. archives Society of American Archivists. [Ηλεκτρονικό] Available at: http://www2.archivists.org/glossary/terms/a/archives [Πρόσβαση 04 Οκτωβρίου 2012]. McKemmish, S., 2000. Εισαγωγή στα αρχεία και τα αρχειακά προγράμματα. Στο: J. Ellis, επιμ. Η διαχείριση των αρχείων. Αθήνα: Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία, Τυπωθήτω - Γιώργος Δαρδανός, σσ. 21-51. Εταιρεία, Ε. Α., 2002. Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (Γενικό). [Ηλεκτρονικό] Available at: http://www.eae.org.gr/dipap.pdf [Πρόσβαση 08 Οκτωβρίου 2012]. Standards, B. o. C. A. P. C. o. D., 1990 (αναθεώρηση 2008). Statement of principles. Στο: Rules for archival description. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, σ. xxiv. Ελλάδος, Ε. Τ. τ., 2012. Ιστορικό Αρχείο - Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος. [Ηλεκτρονικό] Available at: http://ha.nbg.gr/soc_archive.html [Πρόσβαση 09 Οκτωβρίου 2012]. ΕΛΙΑ, 2012. ΕΛΙΑ. [Ηλεκτρονικό] Available at: http://www.elia.org.gr/default.fds?langid=1 [Πρόσβαση 10 Οκτωβρίου 2012]. Μιόνι, Ε., 2004. Εισαγωγή στην Ελληνική Παλαιογραφία. 5η επιμ. Αθήνα: Μορφωτικό Ίδρυμα Εθνικής Τραπέζης. Anon., 1991. Γενικά Αρχεία του Κράτους και άλλες διατάξεις. s.l.:εθνικό Τυπογραφείο. Λίνα Μπουντούρη 5