ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 1
9. 10 Περιεχόμενα Π9.1 ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ...3 Π9.2 ΕΛΑΧΙΣΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ...4 Π9.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (QA/QC)...6 Π9.4 ΛΟΙΠΕΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ...6 Π9.5 ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ ΜΕ ΑΛΛΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ...7 Π9.6 ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΕ ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΡΟΑ....8 ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 2
Π9.1. ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ 1) Με την υπογραφή της σύμβασης η Υπηρεσία θα θέσει στη διάθεση του Αναδόχου το Πρόγραμμα Ποιότητας Έργου (ΠΠΕ), που βρίσκεται σε εφαρμογή και αφορά στη λειτουργία και συντήρηση των εγκαταστάσεων του Κ.Ε.Λ.Ψ., καθώς και κάθε σχετικό με τη διαχείριση της ποιότητας στοιχείο. 2) Ο Ανάδοχος, αφού αξιολογήσει τα ανωτέρω στοιχεία σε συνδυασμό με τη μεθοδολογία και το Σχέδιο Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας που έχει υποβάλει στην τεχνική του προσφορά και με βάση τις απαιτήσεις των συμβατικών τευχών, θα υποβάλει προς έγκριση στην Υπηρεσία, εντός τριάντα (30) ημερολογιακών ημερών από την υπογραφή της σύμβασης, τις προτάσεις του που θα αφορούν στη διάρθρωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας για το σύνολο των εγκαταστάσεων του Κ.Ε.Λ.Ψ. 3) Η Υπηρεσία, εντός δέκα (10) εργάσιμων ημερών θα απαντήσει με σχετικό έγγραφο στον Ανάδοχο, ο οποίος αφού λάβει υπόψη τις τυχόν υποδείξεις ή απαιτήσεις της Υπηρεσίας, θα υποβάλει το ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, το αργότερο εντός εκατόν είκοσι (120) ημερολογιακών ημερών από την υπογραφή της σύμβασης. 4) Η υποβολή θα γίνει σε δύο αντίτυπα. Ένα αντίτυπο θα παραδοθεί στην Υπηρεσία, ενώ το δεύτερο θα παραμένει στο χώρο των εγκαταστάσεων, όπου θα είναι και στη διάθεση των ελεγκτικών αρχών. 5) Στις περιπτώσεις που προκύψουν τροποποιήσεις στις εγκαταστάσεις, τις διαδικασίες Λ&Σ ή στην ισχύουσα Νομοθεσία το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας θα επικαιροποιείται. Στις περιπτώσεις αυτές, ο Ανάδοχος θα ειδοποιεί σχετικά την Υπηρεσία και θα προβαίνει στην επικαιροποίηση του, το αργότερο εντός δεκαπέντε (15) ημερολογιακών ημερών. 6) Από την έγκρισή του και μέχρι το τέλος της σύμβασης, ο Ανάδοχος υποχρεούται να εφαρμόζει το εγκεκριμένο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. Για το λόγο αυτό θα πρέπει όλο το προσωπικό του Αναδόχου, αλλά και το προσωπικό υπεργολάβων των οποίων η εργασία επηρεάζει την ποιότητα του έργου, να είναι εκπαιδευμένο στο τμήμα του Συστήματος που τους αφορά και να το εφαρμόζει. 7) Η Υπηρεσία θα εποπτεύει την πιστή εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, ώστε να εξασφαλίζει ότι η Λ&Σ του Κ.Ε.Λ.Ψ. θα γίνεται σύμφωνα με τις απαραίτητες προδιαγραφές ποιότητας. 8) Διευκρινίζεται ότι σε περίπτωση λήξης των πιστοποιητικών διασφάλισης ποιότητας που απαιτούνταν από τα κριτήρια ποιοτικής επιλογής, ο Ανάδοχος θα πρέπει να επικαιροποιήσει τα εν λόγω πιστοποιητικά και να τα υποβάλει στην Υπηρεσία. ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 3
Π9.2. ΕΛΑΧΙΣΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ. Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας θα είναι προσανατολισμένο στο αντικείμενο της σύμβασης, θα καλύπτει όλες τις απαιτήσεις των συμβατικών τευχών και θα βασίζεται σε Ευρωπαϊκά ή διεθνή πρότυπα διαχείρισης ποιότητας και διεθνείς πρακτικές. Ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, θα περιλαμβάνει τις διαδικασίες διαχείρισης ποιότητας, αναλυτικές οδηγίες και έντυπα για τη(ν): Βέλτιστη Λειτουργία των εγκαταστάσεων και του εξοπλισμού. Συντήρηση των εγκαταστάσεων και του εξοπλισμού (προληπτική, προγραμματισμένη και αποκατάσταση βλαβών). Διαχείριση των προμηθειών (διαχείριση ανταλλακτικών, χημικών και λοιπών εφοδίων, τήρηση αποθηκών). Τους ελέγχους και δοκιμές που θα εκτελεσθούν σε περιπτώσεις αντικατάστασης υφιστάμενου ή εγκατάστασης νέου εξοπλισμού ή τυχόν οικοδομικών εργασιών (αναφορά στις εκάστοτε ελληνικές ή διεθνείς προδιαγραφές, φάση και συχνότητα εκτέλεσης, έντυπα καταγραφής κλπ). Μεταφορά και απόθεση παραπροϊόντων (εσχαρίσματα, άμμος) προς τον ΟΕΔΑ Δυτ. Αττικής. Μεταφορά και διάθεση ξηραμένης ιλύος προς τους αδειοδοτημένους αποδέκτες. Εκπαίδευση του προσωπικού του Αναδόχου. Τη διαχείριση των εγγράφων (Paperless office, Ψηφιακή διαχείριση εγγράφων κτλ.) και της επικοινωνίας-αλληλογραφίας με την Υπηρεσία της Ε.ΥΔ.Α.Π. Α.Ε. Διαχείριση αντιδραστηρίων. Διαχείριση δειγμάτων. Διενέργεια δοκιμών και ελέγχου ποιότητας. Δειγματοληψία. Μέθοδο δοκιμών. Χρήση εργαστηριακού εξοπλισμού κλπ. η διαχείριση του ίδιου του Συστήματος. Καθώς και κάθε άλλο στοιχείο που ο Ανάδοχος κρίνει απαραίτητο για τον έλεγχο και τη διασφάλιση της ποιότητας, Η τεκμηρίωση των ανωτέρω θα περιλαμβάνει: Συγκεκριμένες απαιτήσεις και οδηγίες με βάση τις οποίες θα εκτελούνται οι διάφορες διαδικασίες για την εκτέλεση της σύμβασης. ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 4
Όλα τα εργαλεία/μέσα παρακολούθησης του έργου, συγκέντρωσης, επεξεργασίας και ανάλυσης στοιχείων, τεκμηρίωσης των εργασιών που έχουν γίνει και αρχειοθέτησης. Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας θα βασιστεί στη μεθοδολογία ικανοποίησης των απαιτήσεων του συστήματος διαχείρισης ποιότητας στο Κ.Ε.Λ.Ψ., που θα έχει υποβάλει ο οικονομικός φορέας στην τεχνική του προσφορά. Η μεθοδολογία ικανοποίησης των απαιτήσεων του συστήματος διαχείρισης ποιότητας θα βασίζεται σε διεθνή πρότυπα και πρακτικές και θα λαμβάνει υπόψη τις ιδιαίτερες συνθήκες του Κ.Ε.Λ.Ψ. και τα συμβατικά τεύχη. Διευκρινίζεται ότι στο εργαστήριο του Κ.Ε.Λ.Ψ. θα εφαρμοστεί ξεχωριστό πρόγραμμα ποιότητας σύμφωνα με τις προδιαγραφές που ορίζονται στο Προσάρτημα 12 "ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΟΥ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟΥ" της ΣΥ-ΤΠ. Π9.3. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (QA/QC). 1) Ο Ανάδοχος υποχρεούται, να ορίσει έναν Υπεύθυνο Διασφάλισης και Ελέγχου Ποιότητας (QA/QC), με κατάλληλη κατάρτιση και εμπειρία, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για τα θέματα που αφορούν στη διαχείριση της ποιότητας κατά την εκτέλεση της Σύμβασης. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας υποχρεούται να μεριμνά και να ελέγχει ότι οι διαδικασίες διαχείρισης ποιότητας είναι γνωστές και τηρούνται από όλο το προσωπικό και ότι το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, που εγκρίθηκε, εφαρμόζεται. Στις υποχρεώσεις του Υπευθύνου περιλαμβάνονται ενδεικτικά αλλά όχι περιοριστικά: - Ο σχεδιασμός και η καθιέρωση διαδικασιών, προτύπων και προδιαγραφών ποιότητας και η διασφάλιση ότι αυτά τηρούνται. - Η συνεργασία με το τμήμα προμηθειών για τη θέσπιση απαιτήσεων ποιότητας από εξωτερικούς προμηθευτές. - Η αναζήτηση τρόπων για την αύξηση της απόδοσης και τη μείωση των απωλειών - Η δημιουργία και διατήρηση διαδικασιών ελέγχου και τεκμηρίωσης. - Ο έλεγχος και αξιολόγηση των επιδόσεων με τη συλλογή των σχετικών δεδομένων και την σύνταξη στατιστικών εκθέσεων. - Οι προτάσεις για αλλαγές και βελτιώσεις και τρόπους εφαρμογής. - Η χρήση των κατάλληλων εργαλείων ποιότητας. - Η διασφάλιση ότι η διοίκηση και το λοιπό προσωπικό γνωρίζουν, κατανοούν και εφαρμόζουν το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 5
- Οι διαδικασίες παραλαβής ελέγχου ποιότητας νέου μηχανολογικού εξοπλισμού και υλικών που θα εγκατασταθούν στο Κ.Ε.Λ.Ψ. - Η διασφάλιση ότι ικανοποιούνται οι απαιτήσεις των εκάστοτε προτύπων. - Η σωστή και επιμελής τήρηση των προβλεπόμενων αρχείων ελέγχου και η περαιτέρω αξιοποίηση των αποτελεσμάτων τους (π.χ. στατιστική επεξεργασία ή ενημέρωση διαγραμμάτων ελέγχου). Ο Υπεύθυνος θα ενημερώνει την Υπηρεσία σχετικά με την αποτελεσματικότητα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας και θα προτείνει τυχόν μέτρα αναβάθμισής του. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να καθορίσει στο οργανόγραμμα και στο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας που θα υποβάλει και τα υπόλοιπα άτομα του προσωπικού, που έχουν αρμοδιότητες σε θέματα διαχείρισης ποιότητας και να προσδιορίσει λεπτομερώς τις αρμοδιότητές τους. Π9.4. ΛΟΙΠΕΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Στα πλαίσια του Ποιοτικού Ελέγχου, ο Ανάδοχος θα πρέπει να τηρεί τα ακόλουθα που αφορούν στην προμήθεια κυρίως εξοπλισμού. 1) Σε ότι αφορά ενδεχόμενη αντικατάσταση κυρίως εξοπλισμού του έργου από άλλον διαφορετικού τύπου ο Ανάδοχος υποχρεούται, πριν από την παραγγελία, με μέριμνα και δαπάνη του, να υποβάλλει για έγκριση στην Υπηρεσία στοιχεία όπως όνομα προμηθευτή, χαρακτηριστικά, πιστοποιητικά δοκιμών κ.α. 2) Για τις περιπτώσεις που αυτό απαιτείται, ο Ανάδοχος θα συνοδεύει τα υποβαλλόμενα στοιχεία με γενικά σχέδια, που θα εμφανίζουν σε κατάλληλη κλίμακα τη διάταξη των μηχανημάτων και συσκευών που θα παραγγελθούν, μέσα στους χώρους εγκατάστασης τους και που θα αναγράφουν τις γενικές εξωτερικές διαστάσεις τους. 3) Οι ανωτέρω υποβολές στοιχείων στην Υπηρεσία για έγκριση, πρέπει να γίνονται έγκαιρα πριν από την παραγγελία, κατά τρόπον ώστε η Υπηρεσία, αφού διερευνήσει κατάλληλα το θέμα και προβεί στους αναγκαίους ελέγχους, να έχει στη διάθεσή της επαρκή χρόνο για να διατυπώσει διαφωνία, αποδοχή, ή οποιαδήποτε παρατήρηση και να απομένει επίσης επαρκής χρόνος στον Ανάδοχο για να αναπροσαρμόσει, σύμφωνα με τις απόψεις της Υπηρεσίας, την παραγγελία του. 4) Η έγκριση που δίδεται από την Υπηρεσία, για την πραγματοποίηση της παραγγελίας από τον Ανάδοχο, δεν απαλλάσσει τον Ανάδοχο από τις ευθύνες και τις υποχρεώσεις του που προκύπτουν από τη σύμβαση. 5) Ο Ανάδοχος υποχρεούται να διαχωρίζει και φυλάσσει, με μέριμνα και δαπάνη του, σε ιδιαίτερους φυλασσόμενους χώρους τα υλικά, εξοπλισμό, ανταλλακτικά και λοιπά εφόδια. ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 6
6) Η Υπηρεσία διατηρεί το δικαίωμα να προβεί σε δειγματοληψίες και ελέγχους επί τόπου του Κ.Ε.Λ.Ψ. και να διατάξει την άμεση απομάκρυνση από το Κ.Ε.Λ.Ψ. κάθε υλικού, συσκευής, ή προϊόντος, που κρίνεται ακατάλληλο. 7) Επισημαίνεται ότι η Υπηρεσία διατηρεί το δικαίωμα να μην εγκρίνει την ενσωμάτωση στο Κ.Ε.Λ.Ψ. προϊόντων για τα οποία θα εκφράζονται αμφιβολίες για την καταλληλότητα, αξιοπιστία, ποιοτική στάθμη, διαθεσιμότητα ανταλλακτικών, ή την παροχή τεχνικής ή άλλης υποστήριξης στην Ελλάδα. 8) Από τα κατά τα ανωτέρω δικαιώματα της Υπηρεσίας, δεν προκύπτει για τον Ανάδοχο κανένα πρόσθετο δικαίωμα οικονομικής ή άλλης φύσης αποζημίωσης ή/και παράτασης των συμβατικών προθεσμιών. Π9.5. ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ ΜΕ ΑΛΛΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ. Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας του Κ.Ε.Λ.Ψ. θα εφαρμόζεται παράλληλα και όπου αυτό απαιτείται σε συνεργασία με άλλα συστήματα διαχείρισης όπως για την υγεία και ασφάλεια, την προστασία του περιβάλλοντος, την προστασία των προσωπικών δεδομένων κ.λπ. Το ψηφιακό περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων και αυτοματοποίησης της ροής εργασιών που θα εγκατασταθεί και θα εφαρμοσθεί θα πρέπει να είναι δομημένο με βάση το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. Ακόμη, είτε στα πλαίσια του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, είτε παράλληλα, ο Ανάδοχος έχει την υποχρέωση να εφαρμόζει τεκμηριωμένο Σύστημα Διαχείρισης Εκτάκτων Καταστάσεων. Σε αυτό θα πρέπει να λάβει υπόψη όλες τις πιθανές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και να αναπτύξει αντίστοιχο Σχέδιο Δράσης Έκτακτης Ανάγκης, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι σε κάθε περίπτωση οι αρνητικές επιπτώσεις στην ομαλή λειτουργία του έργου, στο περιβάλλον στην υγεία και ασφάλεια των εργαζομένων αλλά και των πολιτών θα είναι οι ελάχιστες δυνατές. Στο Σύστημα Διαχείρισης Εκτάκτων Καταστάσεων θα πρέπει υποχρεωτικά (αλλά όχι περιοριστικά): Να ορίζονται οι στόχοι και οι δεσμεύσεις του Αναδόχου όσον αφορά στη διαχείριση των έκτακτων καταστάσεων. Να καθορίζονται οι ρόλοι και οι υπευθυνότητες του προσωπικού σε έκτακτες καταστάσεις. Να περιγράφεται ο σχεδιασμός, η μεθοδολογία και τα εργαλεία που θα εφαρμοσθούν για την ανάπτυξη του Σχεδίου Δράσης Έκτακτης Ανάγκης. Να καθορίζονται οι απαιτήσεις για την αντιμετώπιση της εκάστοτε ενδεχόμενης επικίνδυνης κατάστασης και οι τρόποι κάλυψής τους. Να αναπτυχθεί σχέδιο διαδικασιών δράσης του προσωπικού και πρόγραμμα εκπαίδευσής του σε αυτές. ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 7
Να αναπτυχθεί σχέδιο διαδικασιών για άμεση αποκατάσταση της εύρυθμης λειτουργίας του Κ.Ε.Λ.Ψ. σε περίπτωση που αυτή διαταραχθεί. Το Σχέδιο Δράσης Έκτακτης Ανάγκης με βάση τις ανωτέρω απαιτήσεις θα πρέπει να υποβληθεί προς έγκριση στην Υπηρεσία το αργότερο εντός εκατόν είκοσι (120) ημερολογιακών ημερών από την υπογραφή της σύμβασης. Π9.6. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΕ ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ. Με την τεχνική προσφορά του, ο οικονομικός φορέας θα πρέπει να υποβάλει: Μεθοδολογία ικανοποίησης των απαιτήσεων του συστήματος διαχείρισης ποιότητας στο Κ.Ε.Λ.Ψ. όπως αναφέρονται στην παράγραφο Π9.2, που θα περιλαμβάνει προσχέδιο του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας με ενδεικτικά παραδείγματα διαδικασιών, οδηγιών και εντύπων για το σύνολο των παραπάνω απαιτήσεων. ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 9 - Σελίδα 8