ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΚΟ ΔΚΠΑΙΓΔΤΣΙΚΟ ΙΓΡΤΜΑ ΚΑΒΑΛΑ σολή Γιοίκηζηρ και Οικονομίαρ Σμήμα Λογιζηικήρ Θέμα πηςσιακήρ επγαζίαρ: Μελέηη ζκοπιμόηηηαρ-βιωζιμόηηηαρ γιά δημιοςπγία ξενοδοσειακήρ μονάδαρ ζηο νομό Λέζβος ςποβληθείζα ζηον Καθηγηηή Δθαπμογών καπβαηζόποςλο Κοζμά από ηοςρ ζποςδαζηή Ιωνά Ιωάννη-Κωνζηανηίνο( Παπαπηγοπούλος 32 Αθήνα ) ζποςδαζηή Μισαλόποςλο Παναγιώηη(Αιγιαλείαρ 26 Αθήνα) Έναπξη: 26. 11.2007 Παπάδοζη:15.3.2009 Καβάλα 2009
ΠΗΝΑΚΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΧΝ ΚΔΦΑΛΑΗΟ 1 Ο ΔΗΑΓΧΓΖ 4 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 2 Ο ΘΔΧΡΖΣΗΚΖ ΔΡΔΤΝΑ 8 2.1 ΔΗΑΓΧΓΖ 8 2.2 ΓΟΜΖ ΚΑΗ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΟ ΣΖ ΜΔΛΔΣΖ ΚΟΠΗΜΟΣΖΣΑ 9 2.3 ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΑΝΑΛΤΖ 12 2.4 ΑΝΑΛΤΖ ΔΤΑΗΘΖΗΑ 14 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 3 Ο ΘΔΧΡΖΣΗΚΖ ΜΔΛΔΣΖ ΓΗΑ ΣΑ ΞΔΝΟΓΟΥΔΗΑ ΜΔ ΤΝΔΓΡΗΑΚΟΤ ΥΧΡΟΤ 15 3.1 MARKETING PLAN 15 3.1.1 ΔΣΑΗΡΗΚΖ ΑΠΟΣΟΛΖ 15 3.2 ΠΑΡΔΥΟΜΔΝΔ ΤΠΖΡΔΗΔ 15 3.3ΣΗΜΟΛΟΓΗΑΚΖ ΠΟΛΗΣΗΚΖ 16 3.3.1 ΥΧΡΟ 17 3.4 ΠΡΟΧΘΖΖ 17 3.5 ΓΗΟΗΚΖΣΗΚΟ ΠΛΑΝΟ 18 3.6 ΣΡΑΣΖΓΗΚΖ ΓΗΟΡΓΑΝΧΖ ΤΝΔΓΡΗΧΝ 18 3.6.1 Ο ΔΞΟΠΛΗΜΟ ΣΧΝ ΥΧΡΧΝ 19 3.6.2 ΔΞΔΓΡΔ ΚΑΗ ΑΝΑΛΟΓΗΑ 20 3.6.3 ΣΟ ΑΝΘΡΧΠΗΝΟ ΓΤΝΑΜΗΚΟ 24 3.6.4 ΔΝΑΛΛΑΓΖ ΥΡΖΔΧΝ 26 3.6.5 ΓΗΔΤΘΔΣΖΖ ΥΧΡΧΝ ΜΔ ΚΑΘΗΜΑΣΑ 26 3.6.6 ΓΗΔΤΘΔΣΖΖ ΥΧΡΧΝ ΜΔ ΔΓΡΑΝΑ 28 3.6.7 ΓΗΔΤΘΔΣΖΖ ΥΧΡΧΝ ΜΔ ΣΡΑΠΔΕΗΑ 28 3.7 ΣΡΑΣΖΓΗΚΔ ΚΛΔΗΗΜΑΣΟ ΤΜΦΧΝΗΑ 30 3.7.1 ΦΟΡΔΗ ΜΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΗΑΚΟΤ ΥΑΡΑΚΣΖΡΑ 31 3.7.2 ΦΟΡΔΗ ΜΔ ΔΠΗΥΔΗΡΖΗΑΚΟ ΥΑΡΑΚΣΖΡΑ 32 3.7.3 ΔΗΓΖ ΤΝΔΓΡΗΧΝ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΔ ΣΟΤ ΦΟΡΔΗ ΠΟΤ ΣΑ ΤΓΚΑΛΟΤΝ 32 3.7.4 ΟΗ ΟΡΓΑΝΧΣΔ ΣΧΝ ΤΝΔΓΡΗΧΝ 36 3.7.4.1 ΓΗΑΘΔΖ ΣΟΤ ΞΔΝΟΓΟΥΔΗΑΚΟΤ ΤΝΔΓΡΗΑΚΟΤ ΠΡΟΨΟΝΣΟ ΥΧΡΗ ΠΑΡΔΜΒΑΖ ΣΡΗΣΧΝ 37 3.8 ΠΡΟΧΠΗΚΖ ΔΠΑΦΖ ΜΔ ΣΟΝ ΤΠΟΦΖΦΗΟ ΠΔΛΑΣΖ 37 3.9 Ζ ΓΗΑΓΗΚΑΗΑ ΣΖ ΠΡΟΔΣΟΗΜΑΗΑ ΣΟΤ ΤΝΔΓΡΗΟΤ ΑΠΟ ΣΟ LESVOS CENTER 40 2
3.10 ΔΗΓΖ ΔΠΗΗΣΗΣΗΚΧΝ ΔΚΓΖΛΧΔΧΝ ΚΑΣΑ ΣΖ ΓΗΔΞΑΓΧΓΖ ΔΝΟ ΤΝΔΓΡΗΟΤ 43 3.11 ΔΠΗΗΣΗΣΗΚΔ ΔΚΓΖΛΧΔΗ ΜΔ ΤΓΚΔΚΡΗΜΔΝΟ ΘΔΜΑ 43 3.12 ΤΜΜΔΣΟΥΖ ΣΧΝ ΤΝΔΓΡΧΝ ΣΗ ΔΠΗΗΣΗΣΗΚΔ ΔΚΓΖΛΧΔΗ 43 3.13 ΣΡΟΠΟ ΥΡΔΧΖ 44 3.14 ΑΛΚΟΟΛΟΤΥΑ ΠΟΣΑ (ΜΠΑΡ) 44 3.15 Ζ ΦΤΥΑΓΧΓΗΑ ΣΧΝ ΤΝΔΓΡΧΝ ΚΑΗ ΣΧΝ ΤΝΟΓΧΝ ΣΟΤ 44 3.15.1 ΔΚΘΔΔΗ 45 3.16 Ζ ΑΞΗΟΛΟΓΖΖ ΣΖ ΓΗΔΞΑΓΧΓΖ ΔΝΟ ΤΝΔΓΡΗΟΤ 46 3.17 ΑΞΗΟΛΟΓΖΖ ΑΠΟ ΣΖ ΜΟΝΑΓΑ 46 3.18 ΠΡΟΧΘΖΣΗΚΟ ΠΛΑΝΟ 47 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 4Ο ΑΝΑΛΤΖ ΚΑΗ ΚΑΣΑΓΡΑΦΖ ΣΖ ΠΔΡΗΟΥΖ 49 4.1 ΑΝΑΛΤΖ ΠΔΡΗΒΑΛΛΟΝΣΟ 49 4.2 ΑΝΑΛΤΖ ΠΔΛΑΣΧΝ 50 4.2.1.ΑΝΑΛΤΖ ΠΔΛΑΣΧΝ-ΔΣΑΗΡΗΧΝ 52 4.2.2 ΑΝΑΛΤΖ ΠΔΛΑΣΧΝ-ΚΑΣΑΝΑΛΧΣΧΝ 53 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 5Ο ΑΝΑΛΤΖ ΑΝΣΑΓΧΝΗΜΟΤ 57 5.1 ΑΝΑΛΤΖ ΔΜΜΔΟΤ ΚΑΗ ΑΜΔΟΤ ΑΝΣΑΓΧΝΗΜΟΤ 57 5.2 ΑΝΑΛΤΖ ΑΓΟΡΑ 64 5.2.1 ΜΔΓΔΘΟ ΣΖ ΑΓΟΡΑ 64 5.2.2 ΟΡΗΕΟΝΣΔ ΣΖ ΑΓΟΡΑ 65 5.2.3 ΚΔΡΓΟΦΟΡΗΑ ΑΓΟΡΑ 69 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 6 Ο : ΑΝΑΛΤΖ ΣΖ ΣΟΤΡΗΣΗΚΖ ΕΖΣΖΖ ΚΑΗ ΣΟΤ ΤΝΔΓΡΗΑΚΟΤ ΣΟΤΡΗΜΟΤ 70 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 7 Ο : ΚΑΣΑΓΡΑΦΖ ΚΑΗ ΑΝΑΛΤΖ ΣΖ ΣΟΠΟΘΔΗΑ ΟΠΟΤ ΘΑ ΓΗΝΔΗ Ζ ΔΠΔΝΓΤΖ 73 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 8 Ο : ΠΔΡΗΓΡΑΦΖ ΣΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΖ ΚΑΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΗ ΤΠΖΡΔΗΔ 85 8.1 ΠΑΡΔΥΟΜΔΝΔ ΤΠΖΡΔΗΔ 86 8.2 ΣΟΠΟΘΔΗΑ 88 8.3 ΑΝΘΡΧΠΗΝΟ ΓΤΝΑΜΗΚΟ 89 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 9 Ο : ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΑΝΑΛΤΖ 91 ΒΗΒΛΗΟΓΡΑΦΗΑ 97 3
ΚΔΦΑΛΑΗΟ 1 Ο ΔΗΑΓΧΓΖ Σν ραξαθηεξηζηηθφ ηεο επνρήο καο είλαη ην άλνηγκα ησλ ζπλφξσλ, ε έλσζε ησλ ιαψλ θαη ε γεληθφηεξε αχμεζε ηεο κεηαθνξάο ησλ πιεξνθνξηψλ απφ δηάθνξα ζεκεία ηνπ πιαλήηε. Oη πιεξνθνξίεο απηέο κεηαδίδνληαη κε ηξνκεξέο ηαρχηεηεο, επεμεξγάδνληαη θαη βνεζνχλ ζηελ επξχηεξε αλάπηπμε ηεο θνηλσλίαο καο. Όιεο νη ζχγρξνλεο επηρεηξήζεηο δε κπνξνχλ λα ιεηηνπξγήζνπλ ρσξίο ηε ζπλερή ελεκέξσζε, γηα ηα δξψκελα ηεο επνρήο καο ζ φια ηα επίπεδα. Έλα απφ ηα κεγάια πιενλεθηήκαηα ζηελ πξνζπάζεηα γηα απφθηεζε νηθνλνκηθήο δχλακεο είλαη ε εμσζηξέθεηα θαη ε ζπκκεηνρή ζε κεγάιεο εθδειψζεηο αληαιιαγήο πιεξνθνξηψλ θαη εκπεηξηψλ. Δίλαη γεγνλφο φηη ε έλλνηα ηνπ "ζπλέξρεζηε" είλαη ήδε γλσζηή απφ ηελ Αξραηφηεηα. Οη Έιιελεο, ηδηαίηεξα απφ ηνλ 5ν αηψλα, θάλνπλ επξεία ρξήζε ηεο ζηελ πξάμε, κε αλνηθηέο ζπλαζξνίζεηο θαη αλνηθηά ζέκαηα πνιηηηθήο, επηζηεκνληθήο ή θηινζνθηθήο ρξνηάο. Έθηνηε ηέηνηνπ είδνπο αλάγθεο επηθνηλσλίαο θαη αληαιιαγήο απφςεσλ ζε δηάθνξα πεδία επηζηεκνληθψλ ή θνηλσληθψλ πεδίσλ πνιιαπιαζηάζηεθαλ. ην κέιινλ δε, νη πλεδξηαθέο δξαζηεξηφηεηεο θάζε είδνπο ζα ζπλερίζνπλ ηελ απμαλφκελε πνξεία. Μπνξεί νη λέεο ηερλνινγίεο επηθνηλσλίαο, φπσο ην internet, ε teleconference, ε ειεθηξνληθή πιεξνθφξεζε θ.ι.π., λα αιιάδνπλ ζεκαληηθά ηνλ ηξφπν ησλ θαζεκεξηλψλ καο ζπλαιιαγψλ, αιιά πνιχ ιίγν ζα επεξεάζνπλ ηελ αλάγθε ηνπ "ζπλέξρεζηε" θαη ηεο αλζξψπηλεο επαθήο. Οη κεγάιεο εκπνξηθέο Δπηρεηξήζεηο ζέινπλ λα ζπλδπάδνπλ δηαξθψο πεξηζζφηεξν ηε βειηίσζε ησλ ηερληθψλ πνπ εθαξκφδνπλ γηα ηελ επίηεπμε ησλ ζηφρσλ ηνπο, κε ηελ αλαβάζκηζε ησλ αλζξσπίλσλ ζρέζεσλ θαη ηνπ εξγαζηαθνχ πεξηβάιινληνο. Καη' επέθηαζε θαη νη δηάθνξνη επηζηεκνληθνί ή θιαδηθνί νξγαληζκνί ζα αληηκεησπίδνπλ δηαξθψο θαη πεξηζζφηεξα δεηήκαηα, γηα λα ζπλέξρνληαη κε ζηφρν ηελ πξνψζεζε θαη βειηίσζε ησλ γλψζεσλ θαζψο θαη ηελ θαζηέξσζε ζπγθεθξηκέλσλ πξαθηηθψλ ζην ρψξν ηνπο. Όιεο απηέο νη δηαπηζηψζεηο, απφ ηνπξηζηηθήο πιεπξάο, ζεκαίλνπλ φηη ν πλεδξηαθφο θαη Δπαγγεικαηηθφο Σνπξηζκφο θαη νη αλάγθεο γηα ζρεηηθή νξγάλσζε θαη ππνδνκή είλαη θαη πξέπεη λα είλαη ζην ζηφραζηξν θάζε Πνιηηείαο, πνπ θηινδνμεί λα αλαπηχμεη αμηφινγε ηνπξηζηηθή βηνκεραλία. πγθεθξηκέλα ζηελ Δπξσπατθή Έλσζε ν ηδίξνο πνπ πξαγκαηνπνηείηαη εηεζίσο απφ ηε δηνξγάλσζε εκπνξηθψλ εθζέζεσλ, δαπαλψλ γηα δηαθήκηζε, 4
επηθνηλσλία θαη ζπλέδξηα πξνζεγγίδεη ην αζηξνλνκηθφ πνζφ ησλ 145 δηο. Δπξψ, δειαδή ζρεδφλ 2% ηνπ θνηλνηηθνχ ΑΔΠ ελψ ε ηάζε είλαη απμεηηθή. χκθσλα κε έξεπλεο 1, ηα επαγγεικαηηθά ηαμίδηα ζηελ Δπξψπε αλήιζαλ ην 2005 ζην 28% ηεο ζπλνιηθήο ηαμηδησηηθήο θίλεζεο ελψ ζρεδφλ θάζε ηξίην επαγγεικαηηθφ ηαμίδη ζηελ Δπξψπε γίλεηαη γηα ηελ παξαθνινχζεζε ζπλεδξίνπ, meeting ή ζεκηλαξίνπ. Σέινο ην 20% ησλ ζπλέδξσλ ηαμηδησηψλ ζπλδπάδεη ηε ζπκκεηνρή ηνπ ζην ζπλέδξην κε κηα παξάηαζε ηεο δηακνλήο ηνπ ζην εμσηεξηθφ. πγρξφλσο έλαο επηπξφζζεηνο παξάγνληαο πνπ ζπκβάιεη ζηελ αχμεζε ησλ εκπνξηθψλ εθζέζεσλ θαη ζπλεδξίσλ είλαη ε ξαγδαία αλάπηπμε ηεο ηερλνινγίαο, ε νπνία ζπλίζηαηαη ζηελ παξαγσγή λέσλ πξντφλησλ θαη ππεξεζηψλ. Ζ ζπλερήο θπθινθνξία λέσλ αγαζψλ ζπλνδεχεηαη θαη απφ ηε ζεακαηηθή κείσζε ηνπ κέζνπ ρξφλνπ δσήο ηνπο. Ο θχθινο δσήο ελφο πξντφληνο/ππεξεζίαο είλαη πνιχ πην άκεζνο απφ φηη ζην παξειζφλ, εηδηθά νη ππεξεζίεο αλαλεψλνληαη κε ξαγδαίνπο ξπζκνχο, αιιά θαη θιάδνη νη νπνίνη αζρνινχληαη κε ζχγρξνλεο ηερλνινγίεο, κε θαξκαθεπηηθφ πιηθφ κε ρεκηθά πξντφληα βαξηάο βηνκεραλίαο θ.ι.π ραξαθηεξίδνληαη απφ κηα ζπλερή ελαιιαγή πξντφλησλ γηα ηα νπνία νη εκπιεθφκελνη ζηνπο ρψξνπο απηνχο, θαινχληαη ζπλερψο λα ελεκεξψλνληαη. Σα ζπλέδξηα απνηεινχλ ηα ζεκεία ζπγθέληξσζεο θαη ελεκέξσζεο ησλ εκπιεθνκέλσλ, εηδηθά νη πνιπεζληθέο εηαηξίεο επηιέγνπλ κεγάιεο Δπξσπατθέο πφιεηο πξνθεηκέλνπ λα θαιέζνπλ εθεί ηνπο αλά ρψξα αληηπξνζψπνπο ηνπο θαη λα ηνπο ελεκεξψζνπλ γηα ηα λέα πξντφληα, κε ηα νπνία ζα εζηηάζνπλ ζηε παγθφζκηα αγνξά. χκθσλα κε ηα ζηνηρεία ηεο UIA (Union Of International Associations) ζε κηα θαηακέηξεζε 1.800 θαη άλσ δηεζλψλ ζπιιφγσλ, επηρεηξήζεσλ, νξγαληζκψλ θ.ι.π, απνδείρηεθε πσο νη 1.586 απφ απηνχο δηνξγαλψλνπλ θαηά 42% εηήζηεο ζπγθεληξψζεηο, θαηά 24% ζπλαληήζεηο θάζε δχν ρξφληα θαη θαηά ην ππφινηπν πνζνζηφ θάζε ηξία ή ηέζζεξα ρξφληα. Ζ δηνξγάλσζε ζπλεδξίσλ απνηειεί έλαλ απφ ηνπο πιένλ αλαπηπζζφκελνπο θαη δπλακηθνχο ηνκείο γηα ην ειιεληθφ ηνπξηζηηθφ πξντφλ (ζπλεδξηαθφο ηνπξηζκφο) 2. 1 www.hapco.gr παξάδεηγµα εηαηξείαο πνπ αζρνιείηαη µε ηνλ ζπλεδξηαθφ ηνπξηζµφ θαη φρη µφλν. 2 http://www.traveldailynews.gr-πλεδξηαθφο Σνπξηζκφο ζηελ Διιάδα Γηαθαίλεηαη ε εμέιημε έζησ θαη κε αξγά βήκαηασεηάξηε, 8 Ηνπλίνπ 2005 5
Σα ηειεπηαία ρξφληα θαη εηδηθφηεξα κεηά ηε δηνξγάλσζε ησλ Οιπκπηαθψλ Αγψλσλ ηεο Αζήλαο ην 2004, δφζεθε ε επθαηξία ζηελ Διιάδα λα αλαπηχμεη ηηο αλαγθαίεο ππνδνκέο γηα ηε δηνξγάλσζε ζπλεδξηψλ. Δθηφο απφ ηνπο κέρξη ηφηε ζπλεδξηαθνχο ρψξνπο, δεκηνπξγήζεθαλ εγθαηαζηάζεηο πνπ ίζσο λα είλαη αθφκα πην ζχγρξνλεο απφ ηηο ήδε ππάξρνπζεο. ήκεξα ζηελ Διιάδα ππάξρνπλ ζχγρξνλεο μελνδνρεηαθέο κνλάδεο, αιιά θαη εμεηδηθεπκέλνη ρψξνη νξγάλσζεο ζπλεδξίσλ, πνπ κπνξνχλ λα πξνζθέξνπλ ππεξεζίεο πςεινχ επηπέδνπ θαη δηαζέηνπλ ηελ αλάινγε ππνδνκή γηα λα θηινμελήζνπλ φρη κφλν κηθξέο εθδειψζεηο, αιιά θαη παγθφζκηα ζπλέδξηα. πγρξφλσο ε δεκηνπξγία κεγάισλ ζηαδίσλ ηα νπνία δπζηπρψο ζήκεξα δε ρξεζηκνπνηνχληαη απφ ηελ πνιηηεία κε ηέηνην ηξφπν ψζηε θαη λα δηαηεξνχληαη αιιά θαη λα απνζβεζζεί ην θφζηνο θαηαζθεπήο ηνπο, κπνξεί λα βνεζήζεη ζε πεξαηηέξσ αλάπηπμε ηνπ ζπλεδξηαθνχ ηνπξηζκνχ κηαο θαη ηα ζηάδηα απηά κπνξνχλ λα δίλνληαη γηα κεγάιεο ζπλαληήζεηο θαη ζπλεζηηάζεηο κεγάισλ εηαηξηψλ. Ζ δηεζλνπνίεζε απηήο ηεο κνξθήο ηνπξηζκνχ είρε σο απνηέιεζκα λα αθππλίζεη ην ελδηαθέξνλ πνιιψλ θξαηηθψλ θαη ηδησηηθψλ επηρεηξήζεσλ ζε παγθφζκηα θιίκαθα. Σα επαγγεικαηηθά ηαμίδηα αληηπξνζσπεχνπλ ζήκεξα πάλσ απφ ην 20% ηεο Γηεζλνχο Σνπξηζηηθήο θίλεζεο εθ ησλ νπνίσλ ην κεγαιχηεξν κέξνο αθνξά ζπλέδξηα θαη ζεκηλάξηα 3. Οη επηρεηξήζεηο άξρηζαλ λα δείρλνπλ ηδηαίηεξν ελδηαθέξνλ ζε απηή ηε κνξθή ηνπξηζκνχ, θαζψο αληηκεηψπηδαλ ην πξφβιεκα ηεο επνρηθφηεηαο θαη ν ζπλεδξηαθφο ηνπξηζκφο θαηαλέκεηαη ρξνληθά ζε φιε ηελ πεξίνδν ηνπ έηνπο, κε απνηέιεζκα ηα θέξδε ησλ επηρεηξήζεσλ λα απμεζνχλ θαη λα κεησζεί ε επνρηθφηεηα. ήκεξα ζηελ Διιάδα πάλσ απφ ην 82% ησλ ζπλεδξηαθψλ ρψξσλ βξίζθνληαη ζε μελνδνρεηαθέο επηρεηξήζεηο θαη νη πεξηζζφηεξνη απφ απηνχο ηνπο ρψξνπο είλαη εμνπιηζκέλνη κε ηελ ηειεπηαία ιέμε ηεο ηερλνινγίαο 4. Γεληθά ηα ζπλέδξηα πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη είλαη δηαθφξσλ εηδψλ φπσο επηζηεκνληθά, εκπνξηθά, ζπκπφζηα κε έθζεζε, θνηλσληθνχ, θνκκαηηθνχ ή θαη πνιηηηθνχ πεξηερνκέλνπ, δηεζλψλ νξγαληζκψλ, ζπζθέςεηο, ζεκηλάξηα θαη ηέινο workshops. Ο ηφπνο, ν ρξφλνο δηεμαγσγήο, ε δηάξθεηα θαη γεληθφηεξα φινη νη ζπληειεζηέο κηαο άξηηαο δηνξγάλσζεο απνηεινχλ ηα ζέκαηα πνπ απαξηίδνπλ έλα ζπλέδξην. Ζ παξνχζα κειέηε αλαθέξεηαη ζηελ αλάπηπμε ελφο εθηελνχο θαη ιεπηνκεξνχο επηρεηξεκαηηθνχ ζρεδίνπ, γηα ηελ ζρεδίαζε θαη αλάπηπμε ελφο ζπλεδξηαθνχ πνιπρψξνπ, κε ηελ νλνκαζία LESVOS CENTER, ζα 3 http://www.boussias.com/specialreports/spdetails.asp?specialreportid=305 4 Βαινγηάλλε Κ(2005), πλεδξηαθφο ηνπξηζκφο, http://www.boussias.com/specialreports 6
εζηηάζεη αξρηθά ζην πξψην θεθάιαην ζηελ νξηνζέηεζε θαη αλάπηπμε ησλ ζεσξεηηθψλ δεδνκέλσλ πνπ ραξαθηεξίδνπλ έλα επηρεηξεκαηηθφ ζρέδην θαη ζηε ζπλέρεη ζα δψζεη βαξχηεηα ζηελ εθαξκνγή ησλ ζεσξεηηθψλ δεδνκέλσλ ηνπ επηρεηξεκαηηθνχ ζρεδηαζκνχ, ζηελ αλάπηπμε ηνπ πξναλαθεξφκελνπ πνιπρψξνπ. 7
ΚΔΦΑΛΑΗΟ 2 Ο ΘΔΧΡΖΣΗΚΖ ΔΡΔΤΝΑ 2.1 ΔΗΑΓΧΓΖ Πνηα ε έλλνηα άξαγε ηνπ επηρεηξεκαηηθνχ ζρεδηαζκνχ; Γηα πνην ιφγν ν ζχγρξνλνο επηρεηξεκαηίαο θαιείηαη λα ζρεδηάζεη ηηο θηλήζεηο ηνπ πξψηνπ πξνβεί ζηελ νπνηαδήπνηε αλάπηπμε κηαο επηρείξεζεο; Ζ απάληεζε δίλεηαη απφ ηε κειέηε ησλ κεγάισλ επηρεηξεκαηηψλ αιιά θαη ησλ θαηλνηφκσλ δξάζεσλ. ηε πξψηε πεξίπησζε βιέπνπκε φηη φινη νη επηηπρεκέλνη επηρεηξεκαηίεο, πέξα απφ ην έλζηηθην πξνέβεζαλ θαη ζε θαιά ζρεδηαζκέλα ζηξαηεγηθά πιάλα ηα νπνία ηνπο βνήζεζαλ λα κεηνπζηψζνπλ ην έλζηηθην ηνπ ζε επηηπρεκέλεο επηρεηξεκαηηθέο δξάζεηο. ηε δεχηεξε πεξίπησζε πνιινί θαηλνηφκνη μεράζηεθαλ κέζα ζηελ ηζηνξία, δηφηη δε κπφξεζαλ λα κεηνπζηψζνπλ ηηο ηδέεο ηνπο ζε επηρεηξεζηαθέο πξαγκαηηθφηεηεο νη νπνίεο ζα ηνπο έδηλαλ ηε δπλαηφηεηα λα κεηαηξέςνπλ ηηο ηδέεο ηνπο είηε ζε πξντφληα είηε ζε ππεξεζίεο. Παξαδείγκαηα έρνπκε πνιιά ζπγθεθξηκέλα έλα ζεηηθφ παξάδεηγκα είλαη ν Thomas Alva Edison, ν νπνίνο θαηά ηε δηάξθεηα ηεο δσήο ηνπ θαηνρχξσζε πάλσ απφ 1000 παηέληεο. Ζ ηθαλφηεηα ηνπ λα θαηλνηνκεί, θαη φρη απιά λα εθεπξίζθεη, δειαδή ε ηθαλφηεηα ηνπ φρη κφλν λα έρεη λέεο ηδέεο, αιιά λα ηηο κεηαηξέπεη ζε πξντφληα πνπ πσινχληαη κε επηηπρία ζηελ αγνξά, ήηαλ απφξξνηα ηεο δπλακηθήο ηνπ λα αλαπηχζζεη ζηξαηεγηθά πιάλα αλάπηπμεο ηεο θάζε ηδέαο ηνπ ζε πξαγκαηηθφηεηα γηα ηνπο θαηαλαισηέο. Ζ δπλακηθή ηνπ απηή ηνλ βνήζεζε λα δεκηνπξγήζεη κηα ππέξ-επηρείξεζε ηελ General Electric ε νπνία ην 1920 είρε αμία πεξίπνπ 21,6 δηο δνιάξηα 5. Σν ζπγθεθξηκέλν παξάδεηγκα καο δείρλεη ηε ζεκαζία ηνπ επηρεηξεκαηηθνχ ζρεδηαζκνχ. O Shu Tzu, αλαθέξεη φηη ν ζηξαηεγφο πξέπεη λα έρεη ζθεθηεί ηε κάρε πξηλ απηή γίλεη. Οπζηαζηηθά ν κεγάινο Κηλέδνο ζηξαηειάηεο έδσζε κηα πξψηε εηθφλα ηεο ζεκαζίαο ηνπ ζηξαηεγηθνχ ζρεδηαζκνχ εθαηνκκχξηα ρξφληα πξηλ ηελ αλάπηπμε ηνπ ζχγρξνλνπ επηρεηξεκαηηθνχ θφζκνπ 6. Ο ηξαηεγηθφο ρεδηαζκφο είλαη πάλσ απφ φια, κηα ζθέςε πνπ ζηφρν έρεη ηνλ πξνζδηνξηζκφ ή επαλαπξνζδηνξηζκφ ή ηελ επηρείξεζε κέζα ζην πεξηβάιινλ ηεο. 5 Hansen, S.O and Wakonen, J.(1997), Innovation a winning solution, International Journal of Technology Management, no 4 6 Sun T(2003), Ζ ηέρλε ηνπ πνιέκνπ, Πεξίπινπο 8
Με ηνλ φξν «ηξαηεγηθφο ρεδηαζκφο» ελλννχκε κηα ζεηξά απφ εθζέζεηο/ πξνηάζεηο, πνπ έρνπλ ζα ζηφρν λα θαζνδεγήζνπλ ηελ ιήςε απνθάζεσλ ζε ζρέζε κε ηηο κειινληηθέο δξαζηεξηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο. Απηέο νη εθζέζεηο δείρλνπλ πεξηζζφηεξν ην ζηίγκα, ηε πνξεία πνπ πξέπεη λα αθνινπζήζεη κηα επηρείξεζε. Λακβάλνπλ ππ φςηλ ην επηρεηξεκαηηθφ πεξηβάιινλ θαη ηελ εμέιημε ηνπ 7. 2.2 ΓΟΜΖ ΚΑΗ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΟ ΣΖ ΜΔΛΔΣΖ ΚΟΠΗΜΟΣΖΣΑ Ζ Μειέηε θνπηκφηεηαο είλαη ε αλάιπζε ελφο επηρεηξεζηαθνχ πξνβιήκαηνο ψζηε λα δηαπηζηψλεηαη αλ απηφ κπνξεί λα επηιπζεί απνηειεζκαηηθά. Οη ιεηηνπξγηθέο (ζα έρεη απνηέιεζκα;), νηθνλνκηθέο (θφζηνο θαη νθέιε) θαη ηερληθέο (κπνξεί λα θαηαζθεπαζηεί;) πηπρέο απνηεινχλ κέξε ηεο κειέηεο. Σα απνηειέζκαηα ηεο κειέηεο θαζνξίδνπλ θαηά πφζνλ ε ιχζε είλαη εθηθηή απφ φιεο ηηο παξαπάλσ απφςεηο θαη, θαηά ζπλέπεηα, αλ ζα πξέπεη λα πινπνηεζεί. Θα πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη ε νηθνλνκηθή ζθνπηκφηεηα κίαο επηινγήο ή ελφο Έξγνπ ζπλήζσο εθηηκάηαη κέζσ ηεο Αλάιπζεο Κφζηνπο-Οθέινπο, πνπ κπνξεί λα πξαγκαηνπνηείηαη είηε ζηα πιαίζηα ηεο Μειέηεο θνπηκφηεηαο, είηε σο αλεμάξηεηε κειέηε θαη ζηε ζπλέρεηα ηα απνηειέζκαηά ηεο λα ελζσκαηψλνληαη ζηε ζπλνιηθή Μειέηε θνπηκφηεηαο. Ζ εθπφλεζε Μειέηεο θνπηκφηεηαο είλαη ζπλήζσο κία πνιχπινθε εξγαζία πνπ ζα πξέπεη λα αλαιακβάλεηαη απφ εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ ή λα αλαηίζεηαη ζε εμσηεξηθέο εηαηξείεο ζπκβνχισλ κε ζρεηηθή εκπεηξία ζηελ εθπφλεζε ηέηνησλ κειεηψλ, θαζψο θαη κε ππφβαζξν ζρεηηθφ κε ηα εμεηαδφκελα αληηθείκελα. Οη Μειέηεο θνπηκφηεηαο γηα Έξγα κεγάιεο θιίκαθαο εθπνλνχληαη ζπλήζσο απφ νκάδα εηδηθψλ πξνθεηκέλνπ λα θαιχπηνληαη φιεο νη πηπρέο ηεο ζθνπηκφηεηαο ηεο εμεηαδφκελεο ιχζεο. Γηα παξάδεηγκα, ζηελ πεξίπησζε ηνπ Έξγνπ θαηαζθεπήο κίαο γέθπξαο, είλαη αλαγθαίνο ν δηνξηζκφο αξρηηέθηνλα ή πνιηηηθνχ κεραληθνχ ζηελ νκάδα Μειέηεο θνπηκφηεηαο (γηα λα εμεηάζεη ηελ ηερληθή ζθνπηκφηεηα ηεο πξνηεηλφκελεο ιχζεο), νηθνλνκνιφγνπ ή ρξεκαηννηθνλνκηθνχ αλαιπηή (γηα λα εμεηάζεη ηελ νηθνλνκηθή 7 Coffey C et al(1997), Management and Organizational Behavior 2 nd Illinois, Irwin Inc 9
ζθνπηκφηεηα), πεξηβαιινληνιφγνπ (γηα λα εθηηκήζεη ηηο επηπηψζεηο θάζε ιχζεο ζην πεξηβάιινλ), θαη ζπγθνηλσληνιφγνπ (γηα λα εμεηάζεη ηε ιεηηνπξγηθή απνηειεζκαηηθφηεηα π.ρ. πξνβιεπφκελν θφξην νρεκάησλ, επηπηψζεηο ζηελ θπθινθνξία ηεο θαηαζθεπαζκέλεο γέθπξαο). Ηδηαίηεξα ζηηο πεξηπηψζεηο κεγάισλ επελδχζεσλ/ Έξγσλ πνπ πξνηείλνληαη γηα λα ιάβνπλ ρξεκαηνδφηεζε απφ ηελ ΔΔ (π.ρ. επελδχζεηο ζπγρξεκαηνδνηνχκελεο απφ ην Σακείν πλνρήο ή ην Μέζν Πξνεληαμηαθψλ Γηαξζξσηηθψλ Πνιηηηθψλ [ISPA]) ε Μειέηε θνπηκφηεηαο απνηειεί πξναπαηηνχκελν γηα ηνλ θάθειν ηεο αίηεζεο θαη ζα πξέπεη λα εθπνλείηαη πνιχ πξνζεθηηθά θαη απφ εμεηδηθεπκέλνπο ζπκβνχινπο, ψζηε λα αηηηνινγείηαη ε αίηεζε γηα ζπγρξεκαηνδφηεζε θαη λα ιακβάλεηαη ε ζρεηηθή έγθξηζε. Ζ Μειέηε θνπηκφηεηαο ζπλήζσο αλαιακβάλεηαη σο κέξνο ηεο ζπλνιηθήο δηαδηθαζίαο ηεο Έθζεζεο Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ, ψζηε λα ηίζεηαη έλα ζπζηεκαηηθφ πιαίζην γηα ηηο ελαιιαθηηθέο ιχζεηο πνπ παξνπζηάδνληαη ζηελ Έθζεζε Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ. Γηα ην ιφγν απηφ, ηα ζέκαηα πνπ νξίδνληαη ηφζν ζηελ Έθζεζε Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ φζν θαη ζηε Μειέηε θνπηκφηεηαο είλαη αξθεηά παξφκνηα. Χζηφζν, ε Μειέηε θνπηκφηεηαο κπνξεί λα εθπνλείηαη πξηλ απφ ηελ Έθζεζε Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ ψζηε λα ειαρηζηνπνηνχληαη νη ελαιιαθηηθέο ιχζεηο, κε ηνλ απνθιεηζκφ ησλ ιχζεσλ πνπ είηε είλαη αλέθηθηεο είηε απνδεηθλχνληαη νη ιηγφηεξν εθηθηέο. ηελ πεξίπησζε απηή ηα απνηειέζκαηα ηεο Μειέηεο θνπηκφηεηαο ζα πξέπεη λα πεξηιακβάλνληαη ζην έγγξαθν ηεο Έθζεζεο Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ, είηε θάησ απφ ηε ζρεηηθή επηθεθαιίδα είηε σο παξάξηεκα (αλ είλαη πνιχ αλαιπηηθά θαη εθηελή). Αλ θαη ε Μειέηε θνπηκφηεηαο αλαηίζεηαη ζπλήζσο εμσηεξηθά ζε εμεηδηθεπκέλε εηαηξεία ζπκβνχισλ, νη ππεχζπλνη ζρεδηαζκνχ ηνπ Έξγνπ ζα πξέπεη λα είλαη εμνηθεησκέλνη κε ηα βαζηθά ζέκαηα πνπ πεξηιακβάλνληαη ζηε Μειέηε θνπηκφηεηαο ψζηε λα είλαη ζε ζέζε λα πξνκεζεχζνπλ ηα θαηάιιεια δεδνκέλα ζηνπο εμσηεξηθνχο ζπκβνχινπο θαη λα εξκελεχνπλ ηα απνηειέζκαηα πξνθεηκέλνπ λα ηα ρξεζηκνπνηήζνπλ ζηελ παξνπζίαζε ηεο Έθζεζεο Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ. 10
Σα Σππηθά Πεξηερφκελα ηεο Μειέηεο θνπηκφηεηαο είλαη ηα αθφινπζα: 1 Δπηηειηθή χλνςε: Πεξηγξαθή ηνπ πξνβιήκαηνο ή ηελ επθαηξίαο, ησλ απαηηήζεσλ ηνπ Έξγνπ, ηα απνηειέζκαηα ηεο εθηίκεζεο ζθνπηκφηεηαο θαη ην ζπλνιηθφ ηειηθφ απνηέιεζκα. 2 Γηαηχπσζε ηνπ Πξνβιήκαηνο: Αξρηθά πεξηγξάθεηε ην επηρεηξεζηαθφ πεξηβάιινλ πνπ πεξηέρεη ην επηρεηξεζηαθφ πξφβιεκα (ή ηελ επθαηξία), ιακβάλνληαο ππφςε ην εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ (π.ρ. δηαζέζηκα πξντφληα θαη ππεξεζίεο, ηερλνινγία θαη εκπνξηθέο ή ιεηηνπξγηθέο ηάζεηο, θαηαζηαηηθέο ή λνκνζεηηθέο αιιαγέο), ην επηρεηξεζηαθφ φξακα, ηε ζηξαηεγηθή ή ηνπο ζηφρνπο, ηελ επηρεηξεζηαθή νξγάλσζε (π.ρ. κνλάδεο ζρεηηθέο κε ην Έξγν απηφ, εζσηεξηθέο γξακκέο επηθνηλσλίαο) θαη ηηο Δπηρεηξεζηαθέο δηαδηθαζίεο (π.ρ. ζχλαςε δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ, δηαρείξηζε εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο, πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα, δηαρείξηζε αλζξσπίλσλ πφξσλ, ζηξαηεγηθφο ζρεδηαζκφο, ρξεκαηννηθνλνκηθά/ ινγηζηηθή, logistics, ηερληθέο ππεξεζίεο. ηε ζπλέρεηα, δίλεηε κηα πιήξε πεξηγξαθή ηνπ βαζηθνχ πξνβιήκαηνο (ή ηεο επθαηξίαο), αλαθέξνληαη νη ιφγνη γηα ηνπο νπνίνπο ην πξφβιεκα πθίζηαηαη (ή δίλνληαη ζηνηρεία πνπ λα ππνζηεξίδνπλ φηη ε επθαηξία πθίζηαηαη), πεξηγξάθνληαη νη επηπηψζεηο πνπ ην πξφβιεκα έρεη ζηηο επηρεηξεζηαθέο δξαζηεξηφηεηεο (ή ηηο ζεηηθέο επηπηψζεηο πνπ ζα έρεη ε εθκεηάιιεπζε ηεο επθαηξίαο), θαη αλαθέξνληαη ηα ρξνληθά πιαίζηα εληφο ησλ νπνίσλ ην πξφβιεκα πξέπεη λα επηιπζεί (ή εληφο ησλ νπνίσλ είλαη πηζαλφλ λα πθίζηαηαη ε επθαηξία). 3 Γηαηχπσζε ησλ Απαηηήζεσλ: Αλαθέξνληαη ηα θχξηα επηρεηξεζηαθά θίλεηξα γηα ην ζπγθεθξηκέλν Έξγν (π.ρ. αιιαγέο ζην λνκνζεηηθφ πιαίζην, ζπγθεθξηκέλε αλάγθε ησλ πνιηηψλ πνπ πξέπεη λα θαιπθζεί εληφο ζπγθεθξηκέλεο ρξνληθήο πεξηφδνπ, πεξηνξηζκέλν ρξνληθφ πιαίζην γηα ηελ απνξξφθεζε θεθαιαίσλ απφ ηελ ΔΔ). Γηα θάζε επηρεηξεζηαθφ πξφβιεκα (ή επθαηξία) πεξηγξάθνληαη νη αλαιπηηθέο επηρεηξεζηαθέο απαηηήζεηο (π.ρ. εθπαίδεπζε ησλ εξγαδνκέλσλ ζηηο λέεο δηαδηθαζίεο, ζχζηαζε λέαο επηρεηξεζηαθήο κνλάδαο, αχμεζε θαηά 20% ησλ πθηζηάκελσλ ζπλδέζεσλ ζην δίθηπν χδξεπζεο, αλαβάζκηζε ησλ πθηζηάκελσλ πιεξνθνξηαθψλ δηθηχσλ). 4. Δθηίκεζε θνπηκφηεηαο: Γίλνληαη αλαιπηηθέο πεξηγξαθέο ηεο θάζε ελαιιαθηηθήο ιχζεο. Δθηηκάηαη ε ζθνπηκφηεηα (ή πηζαλφηεηα) ε θάζε ελαιιαθηηθή ιχζε ε νπνία ζα ηθαλνπνηήζεη ηηο απαηηήζεηο πνπ νξίδνληαη παξαπάλσ. Γηα λα εθηηκεζεί ε ζπλνιηθή ζθνπηκφηεηα ηεο θάζε επηινγήο, δηαζπάηαη ηε ιχζε ζε ζπληζηψζεο θαη 11
βαζκνινγείηαη ε ζθνπηκφηεηα θάζε ζπληζηψζαο. Γηα λα δηαζθαιηζηεί φηη ε βαζκνιφγεζε ηεο ζθνπηκφηεηαο ζα είλαη αθξηβήο, ρξεζηκνπνηνχληαη φιεο νη πηζαλέο θαηάιιειεο κέζνδνη γηα λα πξνζδηνξηζηεί ε πηζαλή ζθνπηκφηεηα ηεο ιχζεο. Γηα παξάδεηγκα, αλ πξφθεηηαη γηα ηελ πηνζέηεζε λέαο ηερλνινγίαο, αλαπηχζζεηαη έλα κηθξφ πξσηφηππν θαη ππνβάιιεηέ ζε δνθηκέο ψζηε λα δηαπηζησζεί αλ ηα νθέιε πνπ πξνθχπηνπλ αληαπνθξίλνληαη ζηα πξνζδνθψκελα απφ ηελ αλάιεςε ηνπ Έξγνπ, ή αλ εμεηάδνληαη αιιαγέο ζε επηρεηξεζηαθέο δηαδηθαζίεο, πξαγκαηνπνηνχληαη έξεπλεο θαη ζπλεληεχμεηο κε ην πξνζσπηθφ, ή αλ εμεηάδεηε ε αγνξά, κίζζσζε ή ρξεκαηνδνηηθή κίζζσζε λένπ πξντφληνο/ ππεξεζίαο, δηεμάγεηε έξεπλα αγνξάο. ηε ζπλέρεηα πεξηγξάθεηε ην πξαγκαηηθφ απνηέιεζκα ηεο εθηίκεζεο ζε ζχγθξηζε κε ην πξνζδνθψκελν απνηέιεζκα. Σέινο, πεξηγξάθνληαη επίζεο νη θίλδπλνη θαη νη ππνζέζεηο εξγαζίαο πνπ ζπλδένληαη κε ηε ζθνπηκφηεηα θάζε επηινγήο. 5. Καηάηαμε σο πξνο ηε θνπηκφηεηα: Καηάξηηζε ελφο θαηάινγνπ κε ηα θξηηήξηα πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ γηα ηελ θαηάηαμε ησλ ελαιιαθηηθψλ επηινγψλ (π.ρ. ηερληθή ζθνπηκφηεηα/ εθηθηφηεηα πινπνίεζεο, επηπηψζεηο ζην πεξηβάιινλ/ αεηθνξία, νηθνλνκηθή βησζηκφηεηα, θνηλσληθή απνδνρή) θαη πεξηγξάθεηε ν κεραληζκφο βαζκνιφγεζεο/ ζηάζκηζεο πνπ ρξεζηκνπνηήζεθε γηα ηελ εμαγσγή ηνπ ζπλνιηθνχ απνηειέζκαηνο. 6 Απνηέιεζκα θνπηκφηεηαο: Με βάζε ηελ θαηάηαμε σο πξνο ηε ζθνπηκφηεηα, πξνζδηνξίδεηε ε επηινγή πνπ έρεη επηηχρεη ηελ πςειφηεξε ζπλνιηθή βαζκνινγία θαη ζπλεπψο είλαη ε πεξηζζφηεξν εθηθηή πξνο πινπνίεζε. πλνςίδνπκε ηνπο θχξηνπο ιφγνπο γηα ηνπο νπνίνπο ε επηινγή απηή είλαη πηζαλφηεξν λα ηθαλνπνηήζεη ηηο επηρεηξεζηαθέο απαηηήζεηο. 7 Παξάξηεκα: Δπηζπλάπηεηε ηπρφλ ηεθκεξίσζε ζρεηηθή κε ηε κειέηε, φπσο: απνηειέζκαηα αλάιπζεο θφζηνπο-νθέινπο πνπ πξαγκαηνπνηήζεθε γηα ηελ εμέηαζε ηεο νηθνλνκηθήο βησζηκφηεηαο θάζε επηινγήο, έγγξαθα θαη ζηαηηζηηθέο έξεπλαο αγνξάο, εθζέζεηο αμηνιφγεζεο θηλδχλσλ, αλαιπηηθά απνηειέζκαηα εθηίκεζεο ζθνπηκφηεηαο θιπ. 2.3 ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΑΝΑΛΤΖ Αλάιπζε Κφζηνπο-Οθέινπο (Cost-Benefit Analysis CBA) είλαη έλα εξγαιείν/ κία ηερληθή νηθνλνκηθήο εθηίκεζεο πνπ ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηε ζχγθξηζε ησλ αλακελφκελσλ νθειψλ απφ πξνηεηλφκελεο επελδχζεηο/ Έξγα, κε ηα ζρεηηθά 12
κεγέζε θφζηνπο, ψζηε λα βνεζνχληαη νη ρξήζηεο ζηνλ πξνζδηνξηζκφ ηεο ελαιιαθηηθήο ιχζεο κε ην κέγηζην θαζαξφ φθεινο (νθέιε κείνλ θφζηνο). Όζν πεξηζζφηεξν ηα νθέιε ππεξβαίλνπλ ην θφζηνο, ηφζν πεξηζζφηεξν ζα σθειεζνχλ νη ηειηθνί ρξήζηεο (ε θνηλσλία) απφ ηε δξαζηεξηφηεηα ηνπ Έξγνπ ή απφ ηε ζρεηηθή απφθαζε πνιηηηθήο. ε απηά ηα πιαίζηα, ε Αλάιπζε Κφζηνπο-Οθέινπο κπνξεί λα ρξεζηκνπνηείηαη φρη κφλν θαηά ηελ εθπφλεζε ηεο Έθζεζεο Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ηεο πιένλ πξνηηκψκελεο ελαιιαθηηθήο ιχζεο, αιιά θαη θαηά ην ηάδην Αξρηθνχ Δληνπηζκνχ Αλαγθψλ & Οξηζκνχ Πξνηεξαηνηήησλ, ψζηε λα δίλεηαη πςειφηεξε πξνηεξαηφηεηα ζηηο επελδχζεηο/ ηα Έξγα πνπ απνδεηθλχνληαη πην θεξδνθφξα θαη απνδνηηθά φρη κφλν απφ ρξεκαηηθή αιιά θαη απφ θνηλσληθννηθνλνκηθή άπνςε. Θα πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη, φπνπ απηφ είλαη δπλαηφλ, ε Αλάιπζε Κφζηνπο- Οθέινπο ζα πξέπεη λα πξαγκαηνπνηείηαη απφ εζληθή ζθνπηά θαη φρη απφ θξαηηθή ή ππεξεζηαθή ζθνπηά. Ζ πξνζέγγηζε απηή νξίδεηαη ζπρλά σο «νηθνλνκηθή Αλάιπζε Κφζηνπο-Οθέινπο» (Economic CBA) θαη πξνηηκάηαη θαζψο νη ελέξγεηεο κίαο ππεξεζίαο ή ελφο ηκήκαηνο είλαη δπλαηφλ λα επηβάιινπλ θφζηε ή νθέιε ζε κεκνλσκέλα άηνκα ή ζην έζλνο σο ζχλνιν (π.ρ. ε αχμεζε ηνπ κεγέζνπο ελφο πξνγξάκκαηνο γηα ηνπ νπνίνπ ηε ιεηηνπξγία είλαη ππεχζπλν έλα ζπγθεθξηκέλν ηκήκα κπνξεί λα βνεζήζεη ηε ιεηηνπξγία ηνπ ηκήκαηνο, κπνξεί σζηφζν λα απαηηεί κεγάιε αχμεζε ζην θφξν εηζνδήκαηνο πνπ επηβάιιεηαη ζε κεκνλσκέλα άηνκα). Με άιια ιφγηα, ε νηθνλνκηθή Αλάιπζε Κφζηνπο-Οθέινπο επηδηψθεη λα θαηαγξάςεη φια ηα νθέιε θαη ηα κεγέζε θφζηνπο, αλεμάξηεηα απφ ην πνηνο επεξεάδεηαη απφ απηά. Βέβαηα, ζηελ πεξίπησζε επελδχζεσλ ή έξγσλ φπνπ ην θφζηνο θαη ηα νθέιε πεξηνξίδνληαη σο πξνο ηηο επηπηψζεηο ηνπο ζε κία κφλνλ ππεξεζία ή ζε έλα κφλνλ ηκήκα (π.ρ. αγνξά λέσλ θνξεηψλ Ζ/Τ ηχπνπ notebook γηα έλα ηκήκα, απφθαζε κίζζσζεο ή αγνξάο θηηξίνπ γηα κία ππεξεζία), ζα πξέπεη λα ρξεζηκνπνηείηαη «ρξεκαηννηθνλνκηθή Αλάιπζε Κφζηνπο-Οθέινπο» (Financial CBA), δειαδή λα εμεηάδνληαη ηα νθέιε θαη ην θφζηνο γηα ηελ επηκέξνπο ππεξεζία ή ην επηκέξνπο ηκήκα. 13
Ζ εθπφλεζε Αλάιπζεο Κφζηνπο/ Οθέινπο είλαη ζπλήζσο ζχλζεηε θαη πνιχπινθε εξγαζία πνπ ζα πξέπεη λα δηεθπεξαηψλεηαη απφ εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ ή λα αλαηίζεηαη ζε εμσηεξηθνχο ζπκβνχινπο, θαζψο πεξηιακβάλεη ζχλζεηνπο ππνινγηζκνχο θαη πξνεγκέλεο κεζφδνπο ρξεκαηννηθνλνκηθήο αλάιπζεο πνπ απαηηνχλ ζρεηηθφ ππφβαζξν γλψζεσλ θαη εμνηθείσζε κε ηερληθέο εθηίκεζεο επελδχζεσλ. Ηδηαίηεξα ζε πεξηπηψζεηο κεγάισλ επελδχζεσλ/ Έξγσλ, φπνπ ε Αλάιπζε Κφζηνπο-Οθέινπο κπνξεί λα απνηειεί πξνυπφζεζε γηα ηελ αίηεζε ρξεκαηνδφηεζεο πξνο ηελ ΔΔ (π.ρ. επελδχζεηο γηα επεμεξγαζία απνβιήησλ, πξνκήζεηα θαη θαζαξηζκφο λεξνχ, κεηαθνξέο, θιπ.), ε Αλάιπζε Κφζηνπο-Οθέινπο ζα πξέπεη λα εθπνλείηαη πνιχ πξνζεθηηθά θαη απφ εμεηδηθεπκέλνπο ζπκβνχινπο, ψζηε λα αηηηνινγεί ηελ αίηεζε γηα ζπγρξεκαηνδφηεζε θαη λα ιακβάλεη ηε ζρεηηθή έγθξηζε. Σα ζεκαληηθφηεξα κέξε ηεο Αλάιπζεο Κφζηνπο-Οθέινπο είλαη ηα εμήο: 1. Καζνξηζκφο ηεο δηάξθεηαο δσήο ηεο επέλδπζεο/ ηνπ Έξγνπ (πεξίνδνο αλάιπζεο). 2. Πξνζδηνξηζκφο φισλ ησλ ζρεηηθψλ κεγεζψλ θφζηνπο θαη ησλ νθειψλ κίαο δεδνκέλεο επέλδπζεο /πξφηαζεο /επηινγήο. 3. Δθηίκεζε φισλ ησλ ζρεηηθψλ κεγεζψλ θφζηνπο θαη ησλ νθειψλ κίαο δεδνκέλεο επέλδπζεο/ πξφηαζεο/ επηινγήο (απφδνζε ρξεκαηηθψλ αμηψλ). 4. Καηάξηηζε ησλ ηακεηαθψλ ξνψλ γηα ηελ πεξίνδν αλάιπζεο. 5. Αλαγσγή ησλ ηακεηαθψλ ξνψλ ζε παξνχζεο αμίεο. 6. Τπνινγηζκφο ηεο Καζαξήο Παξνχζαο Αμίαο (Net Present Value NPV). 7. Αμηνιφγεζε ησλ ελαιιαθηηθψλ επηινγψλ θαη εθινγή ηεο πξνηηκψκελεο επηινγήο. 2.4 ΑΝΑΛΤΖ ΔΤΑΗΘΖΗΑ Ζ αλάιπζε επαηζζεζίαο έρεη γηα ρξφληα αλαγλσξηζηεί σο κία πεξηνρή νηθνλνκηθήο αλάιπζεο φπνπ ε δεκηνπξγία καζεκαηηθψλ εμηζψζεσλ πνπ λα αλαπαξηζηνχλ θαηαζηάζεηο είλαη κηα γφληκε εξγαζία. Σέηνηεο θαηαζηάζεηο κπνξνχλ λα αλαπαξαζηαζνχλ ζε πξνγξάκκαηα ζε Ζ/Τ, φπνπ νπνηνζδήπνηε κε πξφζβαζε κπνξεί λα ρξεζηκνπνηήζεη. 14
ΚΔΦΑΛΑΗΟ 3 Ο ΘΔΧΡΖΣΗΚΖ ΜΔΛΔΣΖ ΓΗΑ ΣΑ ΞΔΝΟΓΟΥΔΗΑ ΜΔ ΤΝΔΓΡΗΑΚΟΤ ΥΧΡΟΤ 3.1 MARKETING PLAN 3.1.1 ΔΣΑΗΡΗΚΖ ΑΠΟΣΟΛΖ Παξνρή ππεξεζηψλ πςειήο πνηφηεηαο ζηνπο επηζθέπηεο, επελδχνληαο ζηελ πξνζσπηθή επαθή κε ηνλ πειάηε θαη εθπέκπνληαο πνιππνίθηιεο ππεξεζίεο πςειήο πνηφηεηαο ζε θαιέο ηηκέο 3.2 ΠΑΡΔΥΟΜΔΝΔ ΤΠΖΡΔΗΔ χκθσλα κε ηελ επηζπλαπηφκελε κειέηε πεξίπησζεο ε LESVOS ζα ζηνρεχζεη ζηελ αγνξά ησλ ζπλεδξίσλ αιιά θαη ζηελ αγνξά ησλ θαηαλαισηψλ πνπ απνζθνπνχλ ζηελ εχθνιε άκεζε θαη ρσξίο θφπν δηαζθέδαζε. Ζ εηαηξεία ζηνρεχεη λα απμήζεη ην κεξίδην αγνξάο ζην 10% κέζα ζε 5 ρξφληα. πλαθφινπζα, ε εηαηξεία ζα επελδχζεη ζηνλ εκπινπηηζκφ ηνπ πξνζθεξφκελνπ πξντφληνο κε πνιινχο ηξφπνπο o Γηα ηελ ηθαλνπνίεζε ησλ αλαγθψλ ησλ εηαηξηψλ ζα παξέρνληαη ππεξεζίεο πξφζβαζεο ζην δηαδίθηπν (είηε απφ ηνλ πξνζσπηθφ ππνινγηζηή ηνπ πειάηε είηε απφ ηνπο ππνινγηζηέο ηεο LESVOS), θαζψο θαη γξακκαηεηαθή ππνζηήξημε o Γηα ηελ παξνρή ππεξεζηψλ ςπραγσγίαο ζηνπο ρξήζηεο ηνπ ρψξνπ, αιιά θαη ζηνπο ληφπηνπο θαηνίθνπο ζα αλαβαζκηζηνχλ νη ήδε ππάξρνπζεο ππνδνκέο ηεο εηαηξείαο. πγθεθξηκέλα ε ιεηηνπξγία ηνπ κπαξ, ηνπ εζηηαηνξίνπ θαη ηεο θαθεηέξηαο ζα αλαθαηληζηνχλ γηα λα ηθαλνπνηήζνπλ ηνπο ληφπηνπο, ηνπο πειάηεο ηνπ μελνδνρείνπ, θαζψο θαη ηελ αγνξά ησλ θνηλσληθψλ εθδειψζεσλ (γάκνη, βαθηίζηα, θ.α.). o Παξάιιεια, ζχκθσλα κε ηελ κειέηε πεξίπησζεο πνπ εθπνλήζεθε απφ ηνλ δηεπζπληή, ππάξρνπλ ρψξνη πνπ ζα αμηνπνηεζνχλ γηα ηνλ εκπινπηηζκφ ηνπ πξνζθεξφκελνπ πξντφληνο (π.ρ. roof garden, spa and wellness center, business center, θ.ιπ.). Οη ππεξεζίεο απηέο ηαηξηάδνπλ κε ην πξνθίι ηνπ πειάηε πνπ ζέιεη λα πξνζειθχζεη ε εηαηξεία (ζπλεδξηαθφο ηνπξηζκφο, επαγγεικαηίεο ηαμηδηψηεο), κε ηξφπν πνπ ζα έδηλε ζεκαληηθά αληαγσληζηηθά πιενλεθηήκαηα ζηε κνλάδα δηεπξχλνληαο ηα πνηνηηθά ραξαθηεξηζηηθά ηεο πειαηείαο ηνπ θαη επαλαπξνζειθχνληαο ηνπο ληφπηνπο. 15
o Όζνλ αθνξά ηελ ιεηηνπξγία ηνπ εζηηαηνξίνπ πνπ πξναλαθέξζεθε, ζα παξέρνληαη νινθιεξσκέλεο ππεξεζίεο catering, κηα ππεξεζία πνπ παξφιν πνπ είλαη πξνζνδνθφξα, δελ έρεη αξθεηφ πξνζσπηθφ γηα λα αληαπνθξηζεί ζηελ δήηεζε. Με ηελ θαηάιιειε ζηειέρσζε ηνπ ηκήκαηνο απηνχ. Οη θαηεπζχλζεηο φζνλ αθνξά ην πξντφλ αθνξνχλ ηελ αλαβάζκηζε ησλ πξνζθεξφκελσλ ππεξεζηψλ κέζσ ηνπ εκπινπηηζκνχ ηεο παξερφκελεο εκπεηξίαο θαη ηελ ηθαλνπνίεζεο ησλ πειαηψλ. Ζ ζπλνιηθή εκπεηξία ηνπ ρξήζηε ησλ ππεξεζηψλ ζα πεξηιακβάλεη ρξήζε δηαδηθηχνπ, Spa & Wellness Centre, δνξπθνξηθή ηειεφξαζε, θιηκαηηζκφ, ζπλεδξηαθφ θέληξν, αλαβαζκηζκέλε μελνδνρεηαθή ππνζηήξημε (εζηηαηφξην, κπαξ, θαθεηέξηα). 3.3ΣΗΜΟΛΟΓΗΑΚΖ ΠΟΛΗΣΗΚΖ Έξεπλα ζρεηηθή κε ηηο ηηκέο πνπ παξέρνπλ γηα παξφκνηεο ππεξεζίεο νδεγεί ζην ζπκπέξαζκα φηη νη ηηκέο ηνπ LESVOS ζα πξέπεη λα θπκαίλνληαη ζε κεζαία επίπεδα.ζ ηηκνινγηαθή πνιηηηθή ζα δίλεη θίλεηξα ζε λένπο, θαζψο θαη ζηνλ ζπλεδξηαθφ ηνπξηζκφ θαη ζηνπο business travelers, λα θάλνπλ επαλαιεπηηθέο επηζθέςεηο. Απηφ ζα κεηψζεη ζεκαληηθά ηα θφζηε πξνψζεζεο, θαζψο είλαη ηξεηο θνξέο πην αθξηβφ λα πξνζειθχζεηο έλαλ λέν πειάηε απφ ην λα δηαηεξήζεηο έλαλ ήδε ππάξρνληα. χκθσλα κε ηελ κειέηε πεξίπησζεο πνπ εθπνλήζεθε απφ ηελ δηεχζπλζε, απαηηείηαη δηαθνξνπνίεζε ηεο ηηκνινγηαθήο πνιηηηθήο αλάινγα κε ηνλ πειάηε. Σν πξψην ζεκείν δηαθνξνπνίεζεο ζα είλαη νη ρακειφηεξεο ηηκέο ζηηο on-line θξαηήζεηο, γεγνλφο πνπ ζα απμήζεη ηελ πεζκέλε λεαξή πειαηεία. Δπηπιένλ πξνο απηήλ ηελ θαηεχζπλζε ζα κπνξνχζαλ είλαη θαη ηα θνηηεηηθά παθέηα πνπ ζα πξνζθέξνληαη ηνπο ρεηκεξηλνχο κήλεο. Γηα ηελ ηφλσζε ηνπ ζπλεδξηαθνχ ηνπξηζκνχ θαη ησλ business travelers ζα παξέρνληαη θίλεηξα γηα επαλαιεπηηθέο επηζθέςεηο κε ρακειφηεξεο ηηκέο. Κάηη ηέηνην επζπγξακκίδεηαη κε ηελ ζηξαηεγηθή ηεο επηρείξεζεο λα ζηξαθεί πξνο απηέο ηνηο δεκνγξαθηθέο νκάδεο. Οη ηηκέο ζα κπνξνχλ λα θξαηεζνχλ ρακειά δηφηη ζα κεησζεί ε επνρηθφηεηα ηεο δήηεζεο, κεηψλνληαο ηελ αλάγθε πξφζιεςεο επνρηαθνχ πξνζσπηθνχ ηνπο θαινθαηξηλνχο κήλεο. Έηζη ηα θφζηε ζα επηκεξηζηνχλ ηζφπνζα ζε φιε ηελ ρξνληά. 16
3.3.1 ΥΧΡΟ Θα ζπλερηζηνχλ νη ζπλεξγαζίεο κε ηα ππάξρνληα πξαθηνξεία ηαμηδηψλ. εκαληηθή εμέιημε ζα απνηειέζεη ε δπλαηφηεηα λα θιείζεη θαλείο δσκάηηα κέζσ δηαδηθηχνπ κε ηελ ρξήζε πηζησηηθήο θάξηαο. 3.4 ΠΡΟΧΘΖΖ Σν πξψην βήκα ζρεηηθά κε ηελ πξνψζεζε θαη πξνβνιή ηνπ μελνδνρείνπ LESVOS είλαη ε δεκηνπξγία δηαδηθηπαθνχ ηφπνπ (ηζηνζειίδαο). Μηα ηέηνηα θίλεζε ζα απμήζεη ζεκαληηθά ηελ πξνβνιή ηεο κνλάδαο κε ζεκαληηθά ρακειφ θφζηνο. Απηή ε ππεξεζία ζα πξνζθέξεη δπλαηφηεηα on line θξάηεζεο δσκαηίσλ ζηνπο ελδηαθεξφκελνπο κε ρακειφηεξεο πξνζθεξφκελεο ηηκέο πξνο ηνλ πειάηε, αιιά θαη κεγαιχηεξα θέξδε γηα ηελ εηαηξεία, θαζψο εμαιείθεηαη ε πξνκήζεηα ηνπ ηαμηδησηηθνχ πξαθηνξείνπ. Ζ ππεξεζία απηή ζα κπνξνχζε λα ζπλδπαζηεί κε ηνπξηζηηθά portals, θαζψο θαη κε δηαδηθηπαθνχο ηφπνπο αεξνπνξηθψλ θαη λαπηηιηαθψλ εηαηξεηψλ. Οη ππεξεζίεο CRS θαη GDS, ζα δψζνπλ ηελ δπλαηφηεηα ζηελ LESVOS λα δηαηεξήζεη έλα εθηελέζηαην πειαηνιφγην, κε εκθαλή κειινληηθά νθέιε. Ο έιεγρνο ησλ θξαηήζεσλ απηψλ ζα γίλεηαη ζηα πιαίζηα ησλ θαζεθφλησλ ηεο γξακκαηείαο ηνπ μελνδνρείνπ. Μηα ηέηνηα ππεξεζία αλακέλεηαη λα πηνζεηεζεί απφ λεαξνχο ζε ειηθία πειάηεο, θαζψο επλνείηαη απφ ηελ νινέλα θαη απμαλφκελε δηείζδπζε ηνπ δηαδηθηχνπ ζηελ Διιάδα. Δπηπιένλ, επεηδή ε κεγάιε πιεηνςεθία ησλ εγρψξησλ ηνπξηζηψλ ηαμηδεχεη κε πινίν πξνο ηελ Υίν, ζα δηαλέκνληαη δηαθεκηζηηθά έληππα ζηα πινία ηεο γξακκήο ηεο ΝΔΛ (Ναπηηιηαθή Δηαηξεία Λέζβνπ) κε ηελ νπνία ζπλεξγαδφκαζηε γηα ηελ εμαζθάιηζε θαιχηεξσλ ππεξεζηψλ ζηνπο ηαμηδηψηεο. Παξάιιεια, ζα επηρεηξεζεί ην ίδην θαη ζηα αεξνπιάλα ηεο γξακκήο, πιήηηνληαο ην πιενλέθηεκα ησλ μελνδνρείσλ πνπ βξίζθνληαη θνληά ζην αεξνδξφκην. Παξφκνηα δηάρπζε πιεξνθνξηψλ κπνξεί λα γίλεη θαη κε ζπλεξγαδφκελν γξαθείν ελνηθηάζεσο απηνθηλήησλ. Θεσξείηαη ζεκαληηθφ λα γίλεη πξνψζεζε θαη ζηα ηνπηθά έληππα, ζηνρεχνληαο ζηνπο ληφπηνπο ηνπξίζηεο. Ζ πξνβνιή ζα γίλεη ζε ηνπηθέο εθεκεξίδεο θαη πεξηνδηθά κε έκθαζε ζηελ πςειή πνηφηεηα ησλ ππεξεζηψλ. 17
3.5 ΓΗΟΗΚΖΣΗΚΟ ΠΛΑΝΟ Αξρηθά ε εηαηξεία, ζχκθσλα κε ην ζηξαηεγηθφ πιάλν πνπ εθπνλήζεθε απφ ηελ δηεχζπλζε ζα επελδχζεη αξρηθά ζην αλζξψπηλν δπλακηθφ. Θα ππάξμεη ζεκαληηθή αλαλέσζε ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ, θαζψο θαη επέλδπζε ζην ήδε ππάξρνλ πξνζσπηθφ. Έκθαζε ζα δνζεί ζηελ πξνζέιθπζε λέσλ θαη κε θαιφ επίπεδν θαηάξηηζεο εξγαδνκέλσλ πνπ λα αληαπνθξίλνληαη ζηηο απαηηήζεηο ηεο πειαηείαο πνπ επηδηψθεη λα πξνζειθχζεη ην μελνδνρείν LESVOS. Θεσξείηαη αλαγθαία ε αλάπηπμε πξνγξακκάησλ ελδνεπηρεηξεζηαθήο εθπαίδεπζεο θαη θαηάξηηζεο ησλ ήδε εξγαδνκέλσλ ζην μελνδνρείν. 3.6 ΣΡΑΣΖΓΗΚΖ ΓΗΟΡΓΑΝΧΖ ΤΝΔΓΡΗΧΝ Ζ δηνξγάλσζε ελφο ζπλεδξίνπ έρεη λα θάλεη πέξα απφ ηνλ ίδην ην ρψξν, ην εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ, ην ζσζηφ πξνγξακκαηηζκφ θ.ι.π θαη κε ηε ρξήζε ηνπ αλάινγνπ εμνπιηζκνχ, πνπ νπζηαζηηθά απνηειεί ηε βάζε αλάπηπμεο θαη δηεθπεξαίσζεο ηνπ. Ο εμνπιηζκφο ρξεζηκνπνηείηαη γηα λα δηεπθνιχλεη ηε δηεμαγσγή, θαζψο ρσξίο απηφλ πνιιέο εξγαζίεο δελ είλαη δπλαηφλ λα δηεθπεξαησζνχλ. Γηα παξάδεηγκα είλαη αδχλαην λα γίλεη έλα ζπλέδξην ρσξίο λα ππάξρνπλ ερεηηθά ζπζηήκαηα φπσο κηθξφθσλα, ερεία ή νζφλεο πξνβνιήο, δηφηη ρσξίο ηα παξαπάλσ πψο ζα κπνξνχζαλ νη ζχλεδξνη λα αθνχλε ηνλ νκηιεηή ή λα βιέπνπλ ηα θχξηα ζεκεία ηεο νκηιίαο ηνπ κε ηηο δηάθνξεο θσηνγξαθίεο πνπ ίζσο πεξηέρεη. Σνλ εμνπιηζκφ κπνξεί λα ηνλ δηαζέηεη ην μελνδνρείν ζην νπνίν ζα πξαγκαηνπνηεζεί έλα ζπλέδξην, λα ηνλ λνηθηάζνπλ νη νξγαλσηέο απφ θάπνηα γξαθεία νπηηθναθνπζηηθνχ εμνπιηζκνχ ή λα ηνλ λνηθηάζεη ην μελνδνρείν θαη έπεηηα λα ηνλ λνηθηάζεη ζηνπο νξγαλσηέο. ηελ πεξίπησζε πνπ ζα γίλεη ελνηθίαζε απφ θάπνηα εηαηξεία, πξέπεη ν μελνδφρνο λα θαιέζεη αξθεηά γξαθεία θαη λα πάξεη πξνζθνξέο ψζηε λα βξεη ζην ηέινο ηελ πην ζπκθέξνπζα 8. 8 http://www.meetingexpectations.com/index.html 18
3.6.1 Ο ΔΞΟΠΛΗΜΟ ΣΧΝ ΥΧΡΧΝ Ο εμνπιηζκφο πνπ ρξεηάδεηαη έλα μελνδνρείν γηα ηελ δηεμαγσγή ζπλεδξίσλ είλαη αξρηθά απηφο πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί ζην ρψξν δηάθνξνη ηχπνπ θαζηζκάησλ, ηξαπέδηα, ηξαπεδνκάληηια, έδξαλα, αλαιφγηα θαη έπεηηα ν νπηηθναθνπζηηθφο εμνπιηζκφο, ηνλ νπνίν είηε ηνλ έρεη ην μελνδνρείν, είηε ηνπ ηνλ λνηθηάδεη θάπνην γξαθείν νπηηθναθνπζηηθνχ εμνπιηζκνχ. Σν μελνδνρείν, ζηελ πεξίπησζε πνπ δελ έρεη ηνλ αλάινγν νπηηθναθνπζηηθφ εμνπιηζκφ δεηάεη πξνζθνξέο απφ δηάθνξα γξαθεία ελνηθίαζεο εμνπιηζκνχ θαη θαηαιήγεη ζην ηέινο ζε ζπλεξγαζία κε απηή κε ηελ πην ζπκθέξνπζα πξνζθνξά. Ζ επηινγή θαζηζκάησλ θαη ηξαπεδηψλ ζα πξέπεη λα γίλεη κε βάζε θάπνηα θξηηήξηα, ηα νπνία είλαη 9 : Αληνρή θαη ζηεξεφηεηα Δπθνιία απνζήθεπζεο Δπθνιία θαη ειαζηηθφηεηα ζηε ρξήζε(πνιιαπιή ρξήζε) Σα θαζίζκαηα πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη πεξηζζφηεξν γηα ζπλέδξηα έρνπλ δηαζηάζεηο 46x46 cm θαη 43 cm χςνο. Οη ζηνηβαδφκελεο θαξεθινπνιπζξφλεο, πνπ δελ πξνζδίδνπλ βέβαηα ηδηαίηεξε επηζεκφηεηα, έρνπλ δηαζηάζεηο κεγαιχηεξεο (51x51x43). Οη αλαδηπινχκελεο, φπσο θαη νη ζηνηβαδφκελεο, είλαη εχθνιεο ζηε κεηαθνξά θαη ζηελ απνζήθεπζε, δελ είλαη φκσο άλεηεο νχηε πάληα ζηαζεξέο. Γηα ην ιφγν απηφ ζα πξέπεη λα επηιέγνληαη κε πξνζνρή θαη λα είλαη θαιήο πνηφηεηαο. Σα θαζίζκαηα ηχπνπ 46x46x43 ρξεζηκνπνηνχληαη θπξίσο ζε ζπλεζηηάζεηο 10. Σα ηξαπέδηα έρνπλ χςνο ζπλήζσο 76 cm. Οη δηαζηάζεηο ηνπ θιαζηθνχ ηεηξάγσλνπ ηξαπεδηνχ είλαη 76x76x76. Δλψ ηα 76-78 cm ζεσξνχληαη ηππηθφ πιάηνο, ην κήθνο είλαη δπλαηφλ λα είλαη κεγαιχηεξν, νπφηε έρνπκε ηξαπέδηα ηχπνπ παξαιιεινγξάκκνπ. Σα ηξαπέδηα κε πιάηνο (βάζνο) 45-46 cm είλαη ηνπ ηχπνπ ηξαπέδηα έδξαλα θαη ρξεζηκνπνηνχληαη κφλν απφ ηε κία ηνπο πιεπξά θπξίσο γηα ζπζθέςεηο. Ζ πξαθηηθή νδήγεζε ζηε ιχζε, γηα εμνηθνλφκεζε ρψξνπ, αθφκε κηθξφηεξεο δηάζηαζεο ζηα ηξαπέδηα έδξαλα, απηήο ησλ 38-40 cm. Σξαπέδηα κε ην θιαζηθφ πιάηνο ησλ 76 cm ρξεζηκνπνηνχληαη ζαλ ηξαπέδηα ηεο «θεθαιήο» ηνπ ζπλεδξίνπ. Απηνχ ηνπ πιάηνπο ηξαπέδηα 9 Sydney Convention and Visitor Bureau (1997), Sydney Convention Delegate Study, SCVB, Sydney 10 http://www.novotel.com/novotel/gb/cote_affaires/seminaires/label_atria/index.shtml 19
ρξεζηκνπνηνχληαη επίζεο ζαλ βάζεηο εθζεκάησλ 11. Σα ζηξνγγπιά ηξαπέδηα ρξεζηκνπνηνχληαη πεξηζζφηεξν γηα ζπλεζηηάζεηο θαη πνηθίινπλ ζε δηαζηάζεηο. Ζ δηάκεηξνο ηνπ 1,20 m παξέρεη δπλαηφηεηα εζηίαζεο γηα 4-6 άηνκα, ηνπ 1,50 m γηα 8-10 άηνκα θαη ηνπ 1,80 m γηα 10-12 άηνκα. Σέηνηα ηξαπέδηα εμππεξεηνχλ επίζεο θαη κηθξέο νκάδεο εξγαζίαο (workshops). Μία κηθξή πνζφηεηα εκηθπθιηθψλ ηξαπεδηψλ βνεζά ηδηαίηεξα ζε πξσηφηππεο δηαηάμεηο. Σξαπέδηα ηχπνπ «ζεπαξληίλαο» καο δίλνπλ ηε δπλαηφηεηα γηα πξσηφηππε θαη ιεηηνπξγηθή δηάηαμε ζε εζηηάζεηο ηχπνπ κπνπθέ 12. 3.6.2 ΔΞΔΓΡΔ ΚΑΗ ΑΝΑΛΟΓΗΑ Οη εμέδξεο, πνπ δηαηίζεληαη ζε κεγάιε πνηθηιία κεγεζψλ θαη ηχπσλ, ρξεζηκνπνηνχληαη γηα λα ππεξπςψζνπλ είηε ην ηξαπέδη ησλ ηηκψκελσλ πξνζψπσλ ζε ζπλεζηίαζε, είηε ηε ζέζε ησλ νκηιεηψλ ζηα ζπλέδξηα. Αηέιεηεο ή κηθξνθζνξέο θαιχπηνληαη κε ραιί ή κνθέηα. Υξεηάδεηαη ηδηαίηεξε πξνζνρή γηα ηπρφλ αηπρήκαηα (ζεκαληηθφ χςνο ρσξίο ζθαινπάηηα, κνθέηα ή ραιί πνπ αλαδηπιψλεη) 13. Σα αλαιφγηα δηαηίζεληαη θαη απηά ζε πνηθηιία. Απφ άπνςε ζρήκαηνο, ελδηαθέξνπλ νη ηχπνη αλαινγηψλ πνπ έξρνληαη ζε απεπζείαο επαθή κε ην δάπεδν (ή εμέδξα) θα νη ηχπνη πνπ είηε απνηεινχλ εληαίν ζηαζεξφ ζχλνιν κε ηξαπέδη, είηε αθνπκπνχλ πάλσ ζε απηφ. Πξνηηκψληαη νη ηχπνη πνπ δηαζέηνπλ κφληκν ιακπηήξα θαη έηνηκεο θαισδηψζεηο κηθξνθσληθψλ εγθαηαζηάζεσλ, πνπ λα απνιήγνπλ φηαλ ρξεηαζηεί ζε πξίδεο. Βαζηθφ ζηνηρείν ζηε δηεμαγσγή ελφο ζπλεδξίνπ είλαη ν νπηηθναθνπζηηθφο εμνπιηζκφο. Τπάξρνπλ μελνδνρεία πνπ ρσξίο λα δηαζέηνπλ ηέηνην εμνπιηζκφ ζπκκεηέρνπλ ζηελ αγνξά ζπλεδξίσλ. ηελ πεξίπησζε απηή έρνπλ ηε δπλαηφηεηα λα ππνδείμνπλ ζηνλ νξγαλσηή εηδηθέο επηρεηξήζεηο γξαθεία, πνπ λνηθηάδνπλ ηέηνην εμνπιηζκφ, δηαζέηνληαο θαη ην θαηάιιειν πξνζσπηθφ. Γηεπζχλζεηο ηέηνησλ γξαθείσλ θαη πξνζθνξέο ηηκψλ ηνπο ζα πξέπεη λα παξέρνληαη απφ ηνλ μελνδφρν ζηνλ νξγαλσηή. Οη θχξηνη ιφγνη πνπ ζπλήζσο μελνδνρεηαθέο κνλάδεο δε δηαζέηνπλ ην ζχλνιν ή ηκήκα ηνπ αλαγθαίνπ εμνπιηζκνχ, είλαη νη εμήο 14 : Γηνξγαλψλνπλ κηθξφ αξηζκφ ζπλεδξίσλ κέζα ζην ρξφλν, νπφηε θαη ε απφζβεζε 11 http://www.findarticles.com/p/articles/mi_m5072/is_9_22/ai_61645094 12 http://strategis.ic.gc.ca/sc_mangb/stepstogrowth/engdoc/step7/ssg-7-6.php 13 Aeberhand, W. (1995), "Hotel renovations: a designer s view", European Hotelier, pp.59-65 14 Claydon, T (1996), "Union de-recognition: a re-examination", in Beardwell, I. (Eds),Contemporary Industrial Relations: A Critical Analysis, Oxford University Press, Oxford, 20