Εγχειρίδιο Συντονιστή Υπηρεσίας Τηλεδιασκέψεων e:presence

Εγχειρίδιο Συντονιστή Υπηρεσίας Τηλεδιασκέψεων e:presence Έκδοση 1.0 Ιούλιος 2019

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Περιεχόμενα 1 Εισαγωγή 2 Λογαριασμός Συντονιστή 3 Δημιουργία λογαριασμού Συντονιστή 3 Είσοδος στον λογαριασμό Συντονιστή 5 Διαχείριση λογαριασμού Συντονιστή 5 Οργάνωση Διαχείριση τηλεδιασκέψεων 7 Κουμπί διαχείρισης τηλεδιάσκεψης 8 Κουμπί λήξης τηλεδιάσκεψης 9 Κουμπί κλείδωματος/ξεκλείδωματος δωματίου 10 Κουμπί αλλαγής κατάστασης συμμετέχοντα: Ανενεργός/Ενεργός 11 Δημιουργία τηλεδιασκέψεων 12 Προσθήκη τηλεδιασκέψεων 12 Προσθήκη συμμετεχόντων 14 Ορισμός/αλλαγή στοιχείων για την είσοδο των συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη 17 Δημιουργία δοκιμαστικής τηλεδιάσκεψης 19 Εμφάνιση Αναζήτηση τηλεδιασκέψεων 19 Επεξεργασία τηλεδιασκέψεων 22 Προσθήκη/Επεξεργασία Συντονιστών τμήματος (μόνο για Συντονιστές Οργανισμών) 25 Υποστήριξη χρηστών 28 Χρήση ΤeamViewer 28 1

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η υπηρεσία e:presence απευθύνεται κυρίως στην ακαδημαϊκή και ερευνητική κοινότητα της Ελλάδας δίνοντας τη δυνατότητα στα μέλη της να οργανώσουν και να πραγματοποιήσουν υψηλής ευκρίνειας τηλεδιασκέψεις, μειώνοντας το σχετικό κόστος μετακινήσεων και αυξάνοντας την παραγωγικότητα. Οι τηλεδιασκέψεις μέσω της υπηρεσίας e:presence έχουν πλέον αντικαταστήσει τη συντριπτική πλειοψηφία συναντήσεων, που παραδοσιακά πραγματοποιούνταν μέσω της επιβεβλημένης φυσικής παρουσίας των συμμετεχόντων, όπως Συμβούλια Ιδρυμάτων, Συνεδριάσεις για την εξέλιξη μελών ΔΕΠ, Συναντήσεις για ερευνητικά και αναπτυξιακά προγράμματα, Επιτροπές για εξέταση μεταπτυχιακών εργασιών ή διδακτορικών διατριβών. Η υπηρεσία τηλεδιασκέψεων e:presence βασίζεται πάνω στην προηγμένη τεχνολογία τηλεδιασκέψεων της εταιρείας Zoom ενώ επιπλέον προσφέρει ένα εύχρηστο διαχειριστικό περιβάλλον με αυξημένες δυνατότητες και υλοποιεί μια εξαιρετικά εύκολη διαδικασία άμεσης πρόσβασης σε τηλεδιασκέψεις για τον τελικό χρήστη. Στις επόμενες ενότητες του παρόντος εγχειριδίου δίνονται όλες οι απαραίτητες οδηγίες για τους Συντονιστές της υπηρεσίας σχετικά με τη δημιουργία και διαχείριση των τηλεδιασκέψεων για το Τμήμα ή τον Οργανισμό στον οποίο ανήκουν. Στη νέα έκδοση της υπηρεσίας, που έγινε διαθέσιμη στους χρήστες τον Ιούλιο του 2019 υπάρχουν τα εξής νέα χαρακτηριστικά: Απαιτείται η εγκατάσταση του zoom client για τον οποίο και θα προτείνεται αναβάθμιση όποτε είναι διαθέσιμη. Η εγκατάσταση είναι απλή και δεν απαιτεί πρόσθετα. Η είσοδος σε τηλεδιάσκεψη θα γίνεται με το πάτημα ενός κουμπιού. Δεν απαιτείται η ενεργοποίηση του zoom client (καθώς ενεργοποιείται αυτόματα) ούτε η εισαγωγή email και PIN από πλευράς χρήστη. Υποστήριξη περισσότερων λειτουργικών συστημάτων: o o o o o o o o o o Mac OS X (MacOS 10.7 ή νεότερο) Windows (XP SP3 ή νεότερο) Ubuntu 12.04 ή νεότερο Mint 17.1 ή νεότερο Red Hat Enterprise Linux 6.4 ή νεότερο Oracle Linux 6.4 ή νεότερο CentOS 6.4 ή νεότερο Fedora 21 ή νεότερο OpenSUSE 13.2 ή νεότερο ArchLinux (64 bit) Υποστήριξη περισσότερων περιηγητών: o o o Windows: Edge, IE7+, Firefox, Chrome Mac: Safari5+, Firefox, Chrome Linux: Firefox, Chrome Υποστήριξη έξυπνων κινητών συσκευών: o ios o Android o Surface PRO 2 (Win 8.1) o Surface PRO 3 (Win 10) o Blackberry 2

Στην καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» έχει φτιαχτεί ένα νέο κουμπί «Δοκιμαστική Τηλεδιάσκεψη» το οποίο επιτρέπει τη δημιουργία μιας δοκιμαστικής τηλεδιάσκεψης, διάρκειας 45' με άμεση έναρξη και με τον Συντονιστή ως πρώτο συμμετέχοντα. Η μέγιστη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης διαμορφώνεται στις 12 ώρες. Δεν δηλώνεται πλέον το πλήθος των συμμετεχόντων σε μια τηλεδιάσκεψη. Μπορούν να συμμετέχουν μέχρι και 100 σε κάθε μία. Στις υπόλοιπες διαφορές που χρήζουν αναφοράς: Στη διαχείριση μιας τηλεδιάσκεψης, η επιλογή ενεργός/ανενεργός για κάποιον συμμετέχοντα, δεν τον αποσυνδέει. Αυτό που κάνει είναι να μην του επιτρέπει τη σύνδεση εφόσον όμως δεν είναι ήδη συνδεδεμένος. Δεν υποστηρίζονται πλέον τα VidyoRoom. Όσον αφορά τη σύνδεση τερματικών τηλεδιάσκεψης Η.323/SIP, πλέον οι χρήστες πρώτα καταχωρούν σε ένα πεδίο την IP του τερματικού τους και μετά μας καλούν από αυτό (ενώ στην προηγούμενη έκδοση της υπηρεσίας, καλούσαμε εμείς τα τερματικά). Προσοχή: Δεν υποστηρίζονται τερματικά Η.323 παλιάς τεχνολογίας (π.χ. δεν υποστηρίζονται Video codecs H.261 και H.263). ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Κάθε Συντονιστής της υπηρεσίας διατηρεί έναν λογαριασμό στη σελίδα της υπηρεσίας (https://www.epresence.gr). ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Ο λογαριασμός Συντονιστή δημιουργείται κατόπιν αίτησης του ενδιαφερόμενου μέσω της σχετικής φόρμας από την καρτέλα «Πρόσβαση». Μπορεί να αιτηθεί να γίνει Συντονιστής τηλεδιασκέψεων για το Τμήμα στο οποίο ανήκει ή και για ολόκληρο τον Οργανισμό του. Στην παράγραφο «Πρόσβαση Συντονιστή», θα πρέπει να πατήσει τον σύνδεσμο «Αίτηση εκχώρησης δικαιωμάτων Συντονιστή». 3

Στο σημείο αυτό, μπορεί να επιλέξει κάποιος την είσοδο στην υπηρεσία μέσω κεντρικής υπηρεσίας ταυτοποίησης (όποιος έχει ιδρυματικό λογαριασμό και ανήκει στους φορείς της Υποδομής Ταυτοποίησης και Εξουσιοδότησης, www.aai.grnet.gr) ή ως εξωτερικός χρήστης (η εφαρμογή θα παράγει έναν κωδικό για την πρώτη φορά που θα κάνει είσοδο στην υπηρεσία). Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί μια φόρμα την οποία θα πρέπει να συμπληρώσει με τα στοιχεία του. Στην περίπτωση που περάσει από ταυτοποίηση θα προσυμπληρωθούν όποια στοιχεία είναι γνωστά από το Ίδρυμα του. Αφού συμπληρώσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία της αίτησης, θα πρέπει να πατήσει το κουμπί «Αποθήκευση». Προσοχή: Σε περίπτωση που κάποιος είναι ήδη χρήστης της υπηρεσίας, θα πρέπει να αιτηθεί δικαιώματα Συντονιστή από την διαχείριση του λογαριασμού του πατώντας το σχετικό κουμπί (βλέπετε την παράγραφο «Διαχείριση λογαριασμού»). 4

Όταν γίνει δεκτή η αίτηση, ο αιτούμενος θα λάβει ένα email (Προσοχή: ενδεχομένως αυτό το email να πάει σε φάκελο ανεπιθύμητων ανάλογα με τον εξυπηρέτη ταχυδρομείου του). Πατώντας το σύνδεσμο σε αυτό το email θα του ζητηθεί να επικαιροποιήσει τα στοιχεία του λογαριασμού του ώστε να ολοκληρωθεί η διαδικασία (όπως ακριβώς συμβαίνει και στους απλούς χρήστες). ΕΙΣΟΔΟΣ ΣΤΟΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Η είσοδος των Συντονιστών στην υπηρεσία γίνεται μέσω της επιλογής «Είσοδος» από την κεντρική σελίδα της υπηρεσίας, όπως ακριβώς και για τους απλούς χρήστες. Ανάλογα με το email που έχει δηλώσει ο Συντονιστής, μπορεί να χρησιμοποιήσει την κεντρική δομή ταυτοποίησης χρηστών του Ιδρύματός του ή να εισάγει το πλήρες email του και το password που του έχει δοθεί για την είσοδο στον λογαριασμό του. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Μετά την είσοδο, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί τα στοιχεία του λογαριασμού του μέσω της σχετικής επιλογής που εμφανίζεται όταν πατήσει στο βελάκι δεξιά από τα αρχικά του ονόματός του («Ο Λογαριασμός μου»). 5

Υπάρχουν τέσσερα εικονίδια στη διαχείριση του λογαριασμού των χρηστών και Συντονιστών. Με το πρώτο από αριστερά υπάρχει η δυνατότητα να αιτηθεί αλλαγή ρόλου στην υπηρεσία (εφόσον για παράδειγμα κάποιος είναι ήδη χρήστης της υπηρεσίας και θέλει να γίνει Συντονιστής). Πατώντας το δεύτερο κουμπί μπορεί ο Συντονιστής να δει το ιστορικό συμμετοχής του σε τηλεδιασκέψεις. Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα να επεξεργαστεί κάποιος τα στοιχεία του λογαριασμού του πατώντας το τρίτο κουμπί από αριστερά. 6

Στην καρτέλα που εμφανίζεται, ο Συντονιστής μπορεί να αλλάξει Επώνυμο, Όνομα και Τηλέφωνο. Επίσης, μπορεί να ανεβάσει φωτογραφία του. Δεν μπορεί να αλλάξει το email του όπως και τον ρόλο του στον Οργανισμό/Τμήμα που έχει δηλώσει αρχικά. Στην περίπτωση εσωτερικού χρήστη, μπορεί να προσθέσει και δευτερεύοντα email. Στην περίπτωση εξωτερικού χρήστη, μπορεί να αλλάξει και τον κωδικό εισόδου στην υπηρεσία. Με την επιλογή «Αποθήκευση» οι αλλαγές καταχωρούνται. Με το κουμπί που βρίσκεται στη δεξιά άκρη, μπορεί κάποιος να διαγράψει το λογαριασμό που διατηρεί στην υπηρεσία και να ανωνυμοποιήσει τα στατιστικά στοιχεία που διατηρούνται για αυτόν. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Μετά την επιτυχημένη είσοδο, από την καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» ο Συντονιστής (όπως και ο απλός χρήστης) θα μπορεί να δει τις τρέχουσες και μελλοντικές τηλεδιασκέψεις στις οποίες έχει προσκληθεί. Ως Συντονιστής όμως θα μπορεί να βλέπει, να επεξεργάζεται αλλά και να διαχειρίζεται πλέον και τις τηλεδιασκέψεις που ο ίδιος έχει δημιουργήσει (ή κάποιος Συντονιστής Τμήματος, αν έχει δικαιώματα Συντονιστή Οργανισμού) είτε συμμετέχει ο ίδιος είτε όχι. Για κάθε τρέχουσα τηλεδιάσκεψη την οποία συμμετέχει, θα υπάρχει ένα ενεργό, πράσινο κουμπί με την ένδειξη του τρόπου με τον οποίο θα συμμετέχει ( Desktop Mobile Σύνδεση ή Η323 σύνδεση ) το οποίο πρέπει να πατήσει για να συνδεθεί στο συγκεκριμένο προγραμματισμένο γεγονός, ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται για τους χρήστες της υπηρεσίας. Οι μελλοντικές τηλεδιασκέψεις θα φαίνονται στην αντίστοιχη στήλη δεξιά. 7

Kατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης, ο Συντονιστής έχει δικαίωμα να τη λήξει πρόωρα, να την κλειδώσει αποκλείοντας άλλους συμμετέχοντες από το να μπορούν να εισέλθουν σε αυτήν, καθώς και να απενεργοποίησει κάποιον συμμετέχοντα μη δίνοντας του το δικαίωμα να συμμετέχει σε αυτήν, εφόσον δεν έχει συνδεθεί μέχρι εκείνη τη στιγμή. ΚΟΥΜΠΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Το κουμπί της Διαχείρισης της τηλεδιάσκεψης εμφανίζεται στην καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» στις Τρέχουσες τηλεδιασκέψεις. 8

Όταν ο Συντονιστής πατήσει το κουμπί «Διαχείριση» εμφανίζονται οι επιλογές του για τη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη. Φαίνονται οι συμμετέχοντες σε αυτήν με τα στοιχεία τους, αν είναι ενεργοί ή όχι, αν είναι συνδεδεμένοι εκείνη τη στιγμή και τα κουμπιά λήξης της τηλεδιάσκεψης καθώς και κλειδώματος του δωματίου της τηλεδιάσκεψης. ΚΟΥΜΠΙ ΛΗΞΗΣ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Σε περίπτωση που μια τηλεδιάσκεψη έχει ολοκληρωθεί πριν την καθορισμένη ώρα λήξης, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να λήξει χειροκίνητα την τηλεδιάσκεψη. Αυτό δίνεται ως δυνατότητα για δύο λόγους: 1. Για να μη δεσμεύονται πόροι του συστήματος. 2. Για να μην παραμένουν συνδεδεμένοι οι συμμετέχοντες σε αυτήν, έχοντας την πεποίθηση ότι η τηλεδιάσκεψη είναι ακόμα σε εξέλιξη. Πατώντας το κουμπί λήξης της τηλεδιάσκεψης θα πρέπει να επιβεβαιωθεί η σχετική πρόθεση. 9

Με τη λήξη της τηλεδιάσκεψης, αποσυνδέονται όλοι οι ενεργοί συμμετέχοντες, ενώ η τηλεδιάσκεψη δεν είναι πια διαθέσιμη προς διαχείριση. Η λήξη μιας τηλεδιάσκεψης σημαίνει ότι κανείς δεν έχει δικαίωμα να τη διαχειριστεί πλέον, αλλά παραμένει στο ιστορικό του Συντονιστή για να δει την αναφορά χρήσης της (ποιος συνδέθηκε και για πόση ώρα) στην οποία αναφορά θα αναγράφεται πλέον και η ακριβής ώρα της πρόωρης λήξης. ΚΟΥΜΠΙ ΚΛΕΙΔΩΜΑΤΟΣ/ΞΕΚΛΕΙΔΩΜΑΤΟΣ ΔΩΜΑΤΙΟΥ Για να επιτρέπεται η είσοδος των ορισθέντων συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη, το δωμάτιο τηλεδιάσκεψης είναι εξ ορισμού ξεκλείδωτο. Όταν ο Συντονιστής δει τις επιλογές Διαχείρισης τηλεδιάσκεψης, το κουμπί κλειδώματος θα είναι κόκκινο έτσι ώστε πατώντας το να κλειδώσει το σχετικό δωμάτιο. Όταν το σχετικό κουμπί πατηθεί, θα γίνει πράσινο για να υποδηλώσει ότι με το πάτημά του πλέον το δωμάτιο θα ξεκλειδώσει. Όταν το δωμάτιο είναι κλειδωμένο δεν μπορεί κανείς να συνδεθεί σε αυτό (το κουμπί σύνδεσης δεν θα μπορεί να πατηθεί), αλλά οι ήδη συνδεδεμένοι συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη δεν αποσυνδέονται. 10

ΚΟΥΜΠΙ ΑΛΛΑΓΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΑ: ΑΝΕΝΕΡΓΟΣ/ΕΝΕΡΓΟΣ Με το κουμπί αλλαγής της κατάστασης του συμμετέχοντα, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να μην επιτρέπει την συμμετοχή σε όσους χρήστες δεν επιθυμεί να συμμετέχουν εκείνη την ώρα στην τηλεδιάσκεψη καθώς και να τους δίνει εκ νέου την δυνατότητα εισόδου σε αυτήν όταν και αν χρειαστεί. Προσοχή: Το κουμπί αυτό δεν μπορεί να διώξει συμμετέχοντα που είναι ήδη συνδεδεμένος στην τηλεδιάσκεψη. Η κατάσταση «Ενεργός» δηλώνει ότι ο συμμετέχοντας έχει τη δυνατότητα εισόδου στο δωμάτιο τηλεδιάσκεψης και είναι η εξ ορισμού κατάστασή του όταν δηλώνεται σε μια τηλεδιάσκεψη (έτσι εμφανίζεται από την πλευρά του χρήστη στις τρέχουσες τηλεδιασκέψεις του ένα πράσινο κουμπί για την είσοδό του σε αυτήν). Πατώντας στην πράσινη ένδειξη κουμπί «Ενεργός», ο Συντονιστής μπορεί να απενεργοποιήσει τον συγεκριμένο συμμετέχοντα, αφού πρώτα επιβεβαιώσει τη συγκεκριμένη του επιλογή. Η επιλογή θα αλλάξει σε κόκκινο με την ένδειξη «Ανενεργός» η οποία αν εκ νέου πατηθεί μπορεί να ενεργοποιήσει τον συγκεκριμένο συμμετέχοντα. Η αλλαγή κατάστασης από την Διαχείριση τηλεδιασκέψεων αφορά στη δυνατότητα των χρηστών να συνδέονται σε αυτήν και μόνο και δεν σχετίζεται σε καμία περίπτωση στη δυνατότητά τους να συμμετέχουν σε άλλες τηλεδιασκέψεις του ίδιου ή αλλων Συντονιστών. Από πλευράς χρήστη, για όσες τηλεδιασκέψεις έχουν δηλωθεί ανενεργοί, στην καρτέλα των τρεχουσών τηλεδιασκέψεών τους, θα υπάρχει το κουμπί «Σύνδεση» και θα έχει αχνή/διάφανη μορφή χωρίς να μπορεί να πατηθεί. 11

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Η βασική εργασία ενός Συντονιστή είναι η δημιουργία τηλεδιασκέψεων. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω του κουμπιού «+Τηλεδιάσκεψη» που βρίσκεται στην καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις». ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Εμφανίζεται η σελίδα για τον ορισμό και επεξεργασία της τηλεδιάσκεψης. Πλέον, σε αυτήν τη σελίδα, ο Συντονιστής δεν χρειάζεται να ορίσει το πλήθος των συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη για κάθε τύπο συσκευής που θα χρησιμοποιηθεί. Κάθε τηλεδιάσκεψη μπορεί να έχει συνολικά μέχρι 100 χρήστες. 12

Αρχικά θα πρέπει να οριστεί ένας τίτλος για την τηλεδιάσκεψη. Στην «Έναρξη» και «Λήξη» ο Συντονιστής πρέπει να ορίσει την ημέρα και ώρα έναρξης και λήξης της τηλεδιάσκεψης. Η διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης δεν μπορεί να ξεπεράσει τις 12 ώρες. Αν όμως υπάρχει ανάγκη για ακόμα μεγαλύτερη διάρκεια, ο Συντονιστής θα πρέπει να επικοινωνήσει με την ομάδα διαχείρισης στο support@epresence.grnet.gr. Όταν επιλεγεί το πεδίο «Κρυφή» οι λεπτομέρειες της τηλεδιάσκεψης που θα δημιουργηθεί δεν θα φαίνονται στο ημερολόγιο της υπηρεσίας που είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες (καρτέλα «Ημερολόγιο»). Το μήνυμα στα Ελληνικά και στα Αγγλικά που μένουν ως πεδία στην δημιουργία της τηλεδιάσκεψης θα σταλούν ως σχόλια με την πρόκληση για την συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη εφόσον συμπληρωθούν. Συνήθως, σε αυτό το σημείο ο Συντονιστής ενημερώνει για λεπτομέρειες που αφορούν τη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη ή οδηγίες που κρίνει αναγκαίες για τη σύνδεση των συμμετεχόντων (συμπληρώνει και το αγγλικό κείμενο αν έχει συμμετέχοντες που δεν μιλούν την ελληνική γλώσσα). 13

Ο κωδικός θέσης ΑΠΕΛΛΑ συμπληρώνεται μόνο στην περίπτωση που πρόκειται για συνεδρίαση εκλεκτορικού σώματος. Προσοχή: Στο πεδίο αυτό μπαίνει μόνο ο κωδικός θέσης, χωρίς το «APP» μπροστά. Όταν συμπληρωθούν όλα τα στοιχεία πρέπει να πατηθεί το κουμπί «Αποθήκευση και Συνέχεια» ώστε να προχωρήσει η διαδικασία με την εισαγωγή των συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη. Σε περίπτωση σφάλματος (για παράδειγμα όταν δεν έχει περαστεί τίτλος, όταν η λήξη της τηλεδιάσκεψης δεν έπεται της έναρξής της, ή όταν το ανώτατο όριο σε διάρκεια τηλεδιάσκεψης έχει ξεπεραστεί) θα βγει αντίστοιχο μήνυμα σφάλματος. Σε κάθε άλλη περίπτωση, θα υπάρξει στην κορυφή της σελίδας η ενημέρωση ότι η τηλεδιάσκεψη αποθηκεύτηκε με επιτυχία ενώ πατώντας τον σύνδεσμο «εδώ» θα οδηγηθεί ο Συντονιστής στο κάτω μέρος της σελίδας όπου μπορεί να εισάγει τους συμμετέχοντες. ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ Για την προσθήκη συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη υπάρχει ένα πεδίο όπου ο Συντονιστής καλείται να εισάγει τα email αυτών που θα προσκαλέσει. Με τη συμπλήρωση των 5 πρώτων ψηφίων από το email, γίνεται διαθέσιμη μια λίστα από τα email που έχουν καταχωρηθεί στην βάση δεδομένων της υπηρεσίας ως χρήστες και ταιριάζουν ακριβώς με τον συγκεκριμένο συνδυασμό. Αν βρει ο Συντονιστής το email που τον ενδιαφέρει, το επιλέγει, και θα εμφανιστούν τα στοιχεία του από κάτω, οπότε με την επιλογή «Προσθήκη» θα τον ορίσει ως συμμετέχοντα. Προσοχή: Αν το email του χρήστη υπάρχει μεν στη βάση μας, αλλά ο χρήστης για κάποιο λόγο δεν το έχει ενεργοποιήσει/επιβεβαιώσει, θα υπάρχει δίπλα στο email σχετική επισήμανση, έτσι ώστε να το γνωρίζετε εγκαίρως και τυχόν να επιλέξετε κάποιο εναλλακτικό email του χρήστη για να τον προσκαλέσετε. 14

Στην περίπτωση που ο χρήστης δεν υπάρχει στην βάση δεδομένων της υπηρεσίας, θα εμφανιστεί ένα σχετικό μήνυμα που θα προτρέπει τον Συντονιστή να δημιουργήσει έναν νέο χρήστη για την υπηρεσία. Πατώντας το σχετικό πράσινο κουμπί «+Δημιουργία Νέου Χρήστη», στη φόρμα δημιουργίας νέου χρήστη που θα εμφανιστεί, απαιτείται από τον Συντονιστή να συμπληρώσει το email του συμμετέχοντα και το αν αυτός θα περάσει από ταυτοποίηση του email του (δηλαδή email από φορείς που ταυτοποιούνται κεντρικά aai.grnet.gr κι επομένως στο πεδίο Εξωτερικός δηλώνεται «Όχι»), ή δεν θα περάσει από ταυτοποίηση (Εξωτερικός: «Ναι»). Αν για κάποιον χρήστη επιλεγεί να είναι εξωτερικός χρήστης ενώ θα μπορούσε το email του να περνάει από ταυτοποίηση ή, αντίθετα, επιλεγεί να είναι εσωτερικός χρήστης ενώ το email του δε φαίνεται να ανήκει σε κάποιο από τα domain που περνάνε από ταυτοποίηση, θα εμφανιστέι σχετικό ενημερωτικό μήνυμα. 15

Επιλέγοντας το κουμπί «Αποθήκευση χρήστη και εισαγωγή στους συμμετέχοντες», βγαίνει σχετικό μήνυμα και στέλνεται email για την ενεργοποίηση του λογαριασμού e:presence στον χρήστη που μόλις δημιουργήθηκε. Με αυτόν τον τρόπο θα εμφανιστεί σε λίστα στο τέλος της σελίδας με το Ονοματεπώνυμό του, το email του, το αν έχει δηλωθεί εξωτερικός χρήστης ή όχι, ο τύπος της συσκευής που θα χρησιμοποιήσει καθώς και το αν του έχει αποσταλεί email πρόσκλησης, και τέλος, αν έχει επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του μέσω του σχετικού συνδέσμου που περικλείεται στην πρόσκληση που έλαβε. Από αυτά τα πεδία ο Συντονιστής μπορεί να αλλάξει μόνο τον τύπο συσκευής με την οποία θα συνδεθεί ο προσκεκλημένος. Οι τύποι των συσκευών που μπορούν να επιλεγούν είναι δύο: 1. Desktop Mobile: Σταθερός ή φορητός υπολογιστής, ταμπλέτα ή κινητό τηλέφωνο. Κάθε συμμετέχοντας θεωρείται από το σύστημα ότι θα συνδεθεί με προσωπικό υπολογιστή/ταμπλέτα/τηλέφωνο εκτός αν οριστεί διαφορετικά πατώντας στο πεδίο της συσκευής στη γραμμή του ονόματός του. Στην περίπτωση που ένας υπολογιστής στηθεί σε αίθουσα με speakerphone και εξωτερική κάμερα για κάλυψη περισσότερων συμμετεχόντων, η πρόσκληση για την συμμετοχή τους θα είναι μία και θα πρέπει να σταλεί μόνο στον τεχνικό της αίθουσας. 16

2. H.323: Τερματικά συστήματα τηλεδιάσεψης που υποστηρίζουν αμφίδρομη επικοινωνία φωνής, video και data. Συνήθως καλύπτουν τις ανάγκες τηλεδιασκέψεων αιθουσών από όπου μπορούν να συμμετέχουν περισσότεροι του ενός. Για κάθε τέτοια συμμετοχή θα ορίζεται ένας συμμετέχοντας ως email, ο οποίος προτείνεται να είναι ο τεχνικός της αίθουσας. Πατώντας τον μεγεθυντικό φακό στην αρχή της γραμμής (αριστερά) του κάθε συμμετέχοντα ο Συντονιστής μπορεί να μάθει περισσότερα στοιχεία της εγγραφής του χρήστη στην υπηρεσία. Για παράδειγμα αν είναι επιβεβαιωμένος ή όχι, που σημαίνει αν έχει κάνει είσοδο έστω και μια φορά με το συγκεκριμένο email στην υπηρεσία ολοκληρώνοντας την ενεργοποίηση του λογαριασμού του. ΟΡΙΣΜΟΣ/ΑΛΛΑΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΙΣΟΔΟ ΤΩΝ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ ΣΤΗΝ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗ Τα στοιχεία που μπορεί να ορίσει/αλλάξει στους συμμετέχοντες ο Συντονιστής είναι τα παρακάτω: 1. Συσκευή σύνδεσης: H συσκευή με την οποία αναμένεται να συμμετέχει ο χρήστης στη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη. Σε κάποια άλλη τηλεδιάσκεψη ο χρήστης ενδέχεται να χρησιμοποιήσει άλλη συσκευή. Αυτόματα ορίζεται να είναι Desktop Mobile. Πατώντας πάνω στο σχετικό πεδίο, ο Συντονιστής μπορεί να το αλλάξει αυτό, επιβεβαιώνοντας τη σχετική του ενέργεια με ένα ενημερωτικό μήνυμα. 17

2. Αποστολή μηνύματος πρόσκλησης: Επιλέγοντας τον χρήστη που προστέθηκε (τικάροντας το πλαίσιο αριστερά από το όνομά του) και πατώντας το κουμπί «Αποστολή Email Συμμετοχής» αποστέλλεται στον συμμετέχοντα σχετικό μήνυμα για την τηλεδιάσκεψη (Από προεπιλογή, όλοι οι νέοι συμμετέχοντες είναι ήδη επιλεγμένοι). Όταν αυτό γίνει, θα υπάρχει ένα κάτω από τη στήλη με το εικονίδιο του μηνύματος. Σε περίπτωση που ο χρήστης επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του μέσω του συνδέσμου που περικλείεται στο μήνυμα που θα λάβει, θα υπάρχει η σχετική σήμανση και στη διπλανή στήλη. Ακόμα κι αν δεν έχει σταλεί πρόσκληση στους συμμετέχοντες σε μια τηλεδιάσκεψη, εκείνοι θα μπορούν να τη βλέπουν και να συνδεθούν σε αυτή (όταν φτάσει η ώρα έναρξής της) όσο βρίσκονται στη λίστα των συμμετεχόντων κι εφόσον συνδεθούν στον λογαριασμό τους. Σε κάθε περίπτωση, 15 λεπτά πριν την έναρξη των τηλεδιασκέψεων και 15 λεπτά πριν τον τεραμτισμό τους, στέλνεται ενημερωτικό μήνυμα σε όλους τους συμμετέχοντες σε αυτές. 3. Διαγραφή συμμετέχοντα: Σε περίπτωση που ο Συντονιστής επιθυμεί να διαγράψει έναν συμμετέχοντα από τη σχετική λίστα, αρκεί να πατήσει το κόκκινο κουμπί στο τέλος της γραμμής που περιέχει το email του (x), και να επιβεβαιώσει την επιλογή του στο σχετικό ερώτημα που θα προκύψει. Η διαγραφή χρηστών από τη συγκεκριμένη λίστα δεν σχετίζεται με τη δυνατότητά τους να εισέρχονται στον λογαριασμό που διατηρούν στην υπηρεσία ή όχι, αλλά μόνο στο να βλέπουν και να μπορούν να συνδεθούν στη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη. Για οποιαδήποτε αλλαγή αφορά στην ταυτοποίηση ή όχι ενός χρήστη ή ακόμα και στη διαγραφή του από την βάση δεδομένων της υπηρεσίας σε περίπτωση κακής καταχώρησής του, θα πρέπει να ένημερωθούν οι διαχειριστές της υπηρεσίας (support@epresence.grnet.gr). 18

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΔΟΚΙΜΑΣΤΙΚΗΣ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Στη νέα έκδοση της υπηρεσίας υπάρχει η δυνατότητα αυτοματοποιημένης προσθήκης τηλεδιάσκεψης από τον Συντονιστή προκειμένου να ελέγξει τη συνδεσιμότητα συμμετεχόντων σε τηλεδιασκέψεις τους (σε περίπτωση που δεν καλύπτονται από τη χρήση του Demo Room). Για τον σκοπό αυτό υπάρχει στην καρτέλα των τηλεδιασκέψεων το μπλε κουμπί «+Δοκιμαστική Τηλεδιάσκεψη». Πατώντας το, εμφανίζεται η καρτέλα δημιουργίας τηλεδιάσκεψης για εκείνη την ημέρα/ώρα με προσυμπληρωμένα τον τίτλο της (αν και μπορεί να τον αλλάξει ο Συντονιστής) καθώς και την διάρκειά της (διαρκεί 45 λεπτά και δεν αλλάζει). Πατώντας το «Αποθήκευση και Συνέχεια» θα φανεί ως συμμετέχοντας ο Συντονιστής (προσυμπληρωμένο) ενώ υπάρχει η δυνατότητα πρόσκλησης σε οποιονδήποτε επιθυμεί, καθώς και βεβαίως να αλλάξει τον τύπο χρήστη οποιουδήποτε συμμετέχοντα. ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Από την καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» ο Συντονιστής μπορεί να δει τα παρακάτω: 19

1. Τρέχουσες τηλεδιασκέψεις: Αυτές που έχει δημιουργήσει ο ίδιος ή κάποιος συντονιστής του Τμήματος του Οργανισμού του (αν πρόκειται για Συντονιστή Οργανισμού) ή/και έχει προσκληθεί ο ίδιος να συμμετάσχει. Οι τρέχουσες τηλεδιασκέψεις αφορούν σε τηλεδιασκέψεις που έχουν ξεκινήσει (η ώρα έναρξής τους έχει φτάσει και είναι σε εξέλιξη). Σε περίπτωση που έχουν δημιουργηθεί από τον συντονιστή, ο ίδιος θα βλέπει και το κουμπί διαχείρισής τους. Σε περίπτωση που έχει προσκληθεί, θα βλέπει το κουμπί για σύνδεση μέσω της συσκευής που έχει οριστεί. Τέλος, σε περίπτωση που την έχει δημιουργήσει ο ίδιος κι έχει προσκαλέσει τον εαυτό του, θα εμφανίζονται και τα δύο κουμπιά, διαχείρισης καθώς και σύνδεσης. 2. Μελλοντικές τηλεδιασκέψεις: Αυτές που έχει προσκληθεί ο ίδιος να συμμετάσχει αλλά είναι ορισμένες να ξεκινήσουν σε μελλοντική στιγμή. Για αυτές που έχει φτιάξει ο ίδιος υπάρει ένα εικονίδιο με μολυβάκι όπου πατώντας το μπορεί να τις επεξεργαστεί (επόμενη παράγραφος). 3. Επιλογές αναζήτησης τηλεδιασκέψεων: Ο Συντονιστής μπορεί να δει όλες τις τηλεδιασκέψεις που έχει δημιουργήσει (μελλοντικές, τρέχουσες, παρελθούσες) ο ίδιος ή οι Συντονιστές των Τμημάτων του Οργανισμού του (αν πρόκειται για Συντονιστή Οργανισμού). 20

Από προεπιλογή εμφανίζονται οι τηλεδιασκέψεις της τρέχουσας ημέρας. Με την ένδειξη «ΟΝ» επισημαίνονται οι τρέχουσες τηλεδιασκέψεις. Ο Συντονιστής μπορεί να καθορίζει πόσες τηλεδιασκέψεις θα εμφανίζονται ανά σελίδα (10, 20, 30, 40, 50, όλες). Επίσης, μπορεί να αναζητήσει με βάση την ημερομηνία στην οποία έχει προγραμματιστεί ή έχει γίνει η τηλεδιάσκεψη. Επιλέγοντας την ημερομηνία, εμφανίζονται οι τηλεδιασκέψεις για εκείνη την ημέρα. Με το κουμπί εμφάνισης όλων, εμφανίζονται όλες οι τηλεδιασκέψεις που αφορούν στον συγκεκριμένο λογαριασμό Συντονιστή. 21

Μπορεί ο συντονστής να ταξινομήσει τις τηλεδιασκέψεις με βάση τον μοναδικό αριθμό τους (ID), την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης καθώς και να εμφανίσει πρώτα τις κρυφές ή ορατές τηλεδιασκέψεις πατώντας πάνω στις αντίστοιχες ονομασίες των στηλών. Πατώντας το κουμπί της αναζήτησης, ανοίγει σχετικό μενού με πεδία αναζήτησης τηλεδιασκέψεων προς συμπλήρωση με βάση το ID τηλεδιάσκεψης, τον τίτλο της, την κατάστασή της (ορατή ή κρυφή), την ημερομηνία έναρξης μέσα σε καθορισμένο διάστημα, τον Οργανισμό/Τμήμα που έχει δικαίωμα να δει ο Συντονιστής ή/και στοιχεία του Συντονιστή που τη δημιούργησε. Δεν είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν όλα αυτά τα πεδία. Προσυμπληρώνονται το πεδίο του Οργανισμού αν πρόκειται για Συντονιστή Οργανισμού καθώς και το πεδίο του Τμήματος αν πρόκεται για Συντονιστή Τμήματος. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Ο Συντονιστής έχει την δυνατότητα να επεξεργαστεί οποιαδήποτε τηλεδιάσκεψη έχει δημιουργήσει ο ίδιος ή ένας Συντονιστής Τμήματος στον Οργανισμό του (αν ο ίδιος είναι Συντονιστής Οργανισμού) και δεν έχει λήξει ακόμα. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω της αναζήτησης τηλεδιάσκεψης (το κάτω μέρος της σελίδας στην καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» όπου εξ ορισμού απεικονίζονται οι σημερινές τηλεδιασκέψεις (είτε έχουν λήξει είτε όχι), ενώ από τις επιλογές αναζήτησης μπορεί να βρεθεί οποιαδήποτε έχει δημιουργηθεί από τον Συντονιστή. 22

Δεξιά από τα στοιχεία κάθε τηλεδιάσκεψης υπάρχουν τρία τετράγωνα πεδία με σύμβολα (κουμπιά). Όταν δεν έχει λήξει (ή ούτε καν ξεκινήσει) μια τηλεδιάσκεψη, στο πρώτο πεδίο υπάρχει το εικονίδιο με το μολύβι. Πατώντας το, ο Συντονιστής μπορεί να αλλάξει τα στοιχεία της (ίδιες επιλογές με αυτές της δημιουργίας της). Αν δεν έχει ξεκινησει η τηλεδιάσκεψη και δεν έχει δηλωθεί κανένας προσκεκλημένος, μπορεί να αλλάξει όλα τα διαθέσιμα πεδία και να αποθηκεύσει εκ νέου την τηλεδιάσκεψη. Αν ήδη έχει ξεκινήσει η τηλεδιάσκεψη, δεν μπορεί να αλλαχθεί η ώρα έναρξής της (θα προκύψει μήνυμα σφάλματος αν επιχειρηθεί τέτοια αλλαγή). 23

Μπορούν όμως να προστεθούν συμμετέχοντες, να διαγραφούν συμμετέχοντες, να επιμηκυνθεί η διάρκειά της κλπ. Στο δεύτερο πεδίο με εικονίδια δεξιά στην λίστα που εμφανίζονται οι τηλεδιασκέψεις, υπάρχει ένα εικονίδιο με διπλότυπα, για να δηλώσει τη δυνατότητα της αντιγραφής της συγκεκριμένης τηλεδιάσκεψης. Πατώντας το, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να αντιγράψει την εν λόγω τηλεδιάσκεψη με τα ίδια ακριβώς στοιχεία (συσκευές, τίτλος, μηνύματα, ώρα έναρξης και λήξης) καθώς και συμμετέχοντες. Το μόνο που αλλάζει είναι ότι ορίζεται η επόμενη ημέρα από αυτήν της αρχικής τηλεδιάσκεψης ως ημερομηνία έναρξής της, κάτι όμως που μπορεί να αλλάξει ο Συντονιστής (όπως και το σύνολο των στοιχείων της, μιας που δεν έχει ξεκινήσει ακόμα). Πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση Λεπτομερειών Τηλεδιάσκεψης», αυτή καταχωρείται με τα τρέχοντα στοιχεία. Σημείωση: Η Αντιγραφή τηλεδιάσκεψης γίνεται και μέσα από την επεξεργασία της, πατώντας το σχετικό κουμπί που βρίσκεται εκεί. Στο τρίτο πεδίο όσο η τηλεδιάσκεψη δεν έχει ακόμα ξεκινήσει, υπάρχει το κουμπί της διαγραφής μιας τηλεδιάσκεψης. Με το πάτημά του, ο Συντονιστής μπορεί να διαγράψει μια τηλεδιάσκεψη που δημιούργησε εφόσον δεν πρόκειται να λάβει χώρα και αφού επιβεβαιώσει απαντώντας στο σχετικό ερώτημα. Δεν μπορεί να διαγράψει τηλεδιασκέψεις που έχουν ξεκινήσει (ή έχουν λήξει). Σε περίπτωση που έχει ξεκινήσει, το εικονίδιο της διαγραφής φαίνεται αχνά ενώ στην περίπτωση που έχει λήξει δε φαίνεται καθόλου. 24

Στην περίπτωση που μια τηλεδιάσκεψη έχει λήξει, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να δει πέραν του εικονιδίου της Αντιγραφής αυτό της Αναφοράς χρήσης (αντί γι αυτό της Επεξεργασίας). Πατώντας το σχετικό εικονίδιο, φαίνονται στο πρώτο κομμάτι (πάνω) τα στοιχεία της τηλεδιάσκεψης. Στο κάτω μέρος υπάρχει και κουμπί για αντιγραφή της. Στο κάτω κομμάτι φαίνονται τα στοιχεία των συμμετεχόντων μαζί με την αναφορά σχετικά με το αν συνδέθηκαν, από ποια συσκευή και για πόσο χρονικό διάστημα συνολικά. Αν πατηθεί ο μεγεθυντικός φακός (expand) δίπλα από το ονοματεπώνυμο, φαίνονται εκτός από τα στοιχεία του χρήστη που συνδέθηκε, αναλυτικά και ποια χρονικά διαστήματα συνδέθηκε: ΠΡΟΣΘΗΚΗ/ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΟΣ (ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΕΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ) Ένας Συντονιστής Οργανισμού, μπορεί να προσθέσει κάποιον Συντονιστή Τμήματος, εφόσον αυτός δεν είναι ήδη χρήστης της υπηρεσίας μας, οπότε και θα πρέπει να το αιτηθεί από την διαχείριση του λογαριασμού του για να εγκριθεί η αλλαγή. Για να προσθέσει έναν Συντονιστή, θα πρέπει να πάει στην καρτέλα «Χρήστες» και να πατήσει το κουμπί «+Προσθήκη Συντονιστή». Από την ίδια σελίδα μπορεί επιπλέον να αναζητήσει Συντονιστές, καθώς και να στείλει σε όλους κάποιο ενημερωτικό μήνυμα. 25

Πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση» δημιουργείται ο λογαριασμός Συντονιστή που εκκρεμεί μέχρι να τον επιβεβαιώσει ο κάτοχος του email που δηλώθηκε. Όσο ο λογαριασμός είναι ακόμα ανεπιβεβαίωτος, ο Συντονιστής οργανισμού, πατώντας στην πρώτη στήλη πάνω στον μεγεθυντικό φακό (expand), εμφανίζονται δύο κουμπια με τα οποία μπορεί να αλλάξει τον τύπο χρήστη από εξωτερικό σε εσωτερικό και το αντίστροφο, καθώς και να ξαναστείλει το email ενεργοποίησης. 26

Δεξιά από κάθε εγγραφή Συντονιστή Τμήματος υπάρχει το εικονίδιο της επεξεργασίας και το εικονίδιο της διαγραφής (όταν ένας Συντονιστής έχει δημιουργήσει τηλεδιασκέψεις ή συμμετάσχει σε τουλάχιστον μία δεν μπορεί να διαγραφεί και το κουμπί της διαγραφής αλλάζει σε απογορευτικό σήμα). Πατώντας το κουμπί της επεξεργασίας, ο Συντονιστής Οργανισμού μπορεί να αλλάξει στοιχεία του λογαριασμού του Συντονιστή Τμήματος ή ακόμα και να τον απενεργοποιήσει (ξετικάροντας το πεδίο «Ενεργός») αν δεν επιθυμεί να μπορεί να κάνει είσοδο αυτός στον λογαριασμό του. 27

Με την επιλογή «Αποθήκευση αλλαγών» ολοκληρώνονται και εφαρμόζονται οι αλλαγές. ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΧΡΗΣΗ ΤEAMVIEWER Σε περίπτωση που ο Συντονιστής θέλει να υποστηρίξει από απόσταση συμμετέχοντες σε τηλεδιασκέψεις του, είναι διαθέσιμο ένα εκτελέσιμο του Team Viewer που μπορεί να τρέξει ο κάθε χρήστης επιτρέποντας την απομακρυσμένη πρόσβαση στον υπολογιστή του. Το εκτελέσιμο είναι διαθέσιμο μέσω της καρτέλας «Υποστήριξη», από όπου πρέπει να επιλεγεί η υπο καρτέλα «Teamviewer». 28

Εκεί, θα πρέπει να πατηθεί το μπλε κουμπί «e:presence Quick Support», από όπου θα ζητηθεί μέσω της σελίδας του Team Viewer από τον χρήστη να κατεβάσει και να τρέξει το εκτελέσιμο που έχει φτιαχτεί για την υπηρεσία. Όταν γίνει αυτό, ο χρήστης θα έχει στην διάθεσή του έναν αριθμό ID και έναν κωδικό που θα πρέπει να δώσει στον Συντονιστή για να έχει πρόσβαση στο μηχάνημά του. Το συγκεκριμένο εκτελέσιμο δεν αφήνει κάποιο πρόγραμμα εγκατεστημένο στο μηχάνημα/κινητό του χρήστη μετά το κλείσιμό του. Θα πρέπει ο χρήστης να μην έχει ήδη ανοικτή εφαρμογή TeamViewer στο μηχάνημά του ενώ από την πλευρά του Συντονιστή απαιτείται να τρέχει την αντίστοιχη εφαρμογή έκδοσης, 11 και άνω. 29