ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ΚΑΙ ΠΟΤΩΝ ZAX B Του Χ. Κακαρούγκα (Ma) www.touristikiekpaideysi.gr
ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΡΓΟ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Έλεγχο της ποσότητας: Τα προϊόντα ζυγίζονται (φρούτα λαχανικά, κρέας κ.λπ) ή μετρούνται (κιβώτια, φιάλες κ.λπ) και ελέγχεται αν η ποσότητα προς παραλαβή, ταιριάζει με την παραγγελμένη ποσότητα. Έλεγχο της ποιότητας: Ελέγχεται αν η ποιότητα των προς παραλαβή προϊόντων είναι σύμφωνα με τις προδιαγραφές ποιότητας που έχει καθορίσει η επιχείρηση. Ο έλεγχος της ποιότητας είναι το δυσκολότερο μέρος της διαδικασίας γιατί απαιτεί πείρα και πολύ εξειδικευμένες γνώσεις για ένα πραγματικά μεγάλο αριθμό προϊόντων. Έλεγχο των τιμών: Ελέγχεται αν οι αναφερόμενες στα τιμολόγια τιμές, ταιριάζουν με τις συμφωνημένες. ΟΙ ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Ικανό προσωπικό Ευκολίες και επαρκής εξοπλισμός Λεπτομερείς οδηγίες Σωστή διαδικασία Συχνοί έλεγχοι των μεθόδων και διαδικασιών παραλαβής ΙΚΑΝΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ Το προσωπικό παραλαβής πρέπει να είναι έντιμο, ικανό, σε ετοιμότητα και με σωστή κρίση. Πρέπει να κατέχουν γνώσεις: 1. Τεχνικές 2. Σε θέματα αγορών 3. Εμπορευματογνωσίας. Πρέπει να ελέγχουν τα αγαθά ποιοτικά αλλά και ποσοτικά. Γνώση και εφαρμογή των διαδικασιών παραλαβής. ΕΥΚΟΛΙΕΣ ΚΑΙ ΕΠΑΡΚΗΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ Το τμήμα παραλαβής πρέπει να βρίσκεται της εισόδου υπηρεσίας και των αποθηκών. Πρέπει να διαθέτει επαρκής χώρους. Ζυγαριές και ζυγαριές με πλατφόρμα.
Ανυψωτικά μηχανήματα και καρότσια. ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΣ ΟΔΗΓΙΕΣ Οι οδηγίες αποτρέπουν λάθη και διαφωνίες μεταξύ του ελέγχοντος και του ελεγχόμενου. Οι οδηγίες παραλαβής πρέπει να στηρίζονται στις προδιαγραφές του προϊόντος. Οι οδηγίες παραλαβής πρέπει να είναι γραμμένες με λεπτομέρεια και με ξεκάθαρο κατανοείτο τρόπο. Οι οδηγίες παραλαβής δεν επιτρέπουν στο παραλαμβάνοντα να αποφασίζει σύμφωνα με τις προσωπικές του εκτιμήσεις. Όλοι οι υπάλληλοι των παραλαβών πρέπει να γνωρίζουν και να ακολουθούν τις οδηγίες παραλαβής προϊόντων. ΣΩΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Η σωστή διαδικασία αναφέρεται: 1. Στο ζύγισμα γενικά των αγαθών. Όλα τα προϊόντα πρέπει να ζυγίζονται κατά την παραλαβή. 2. Στο ζύγισμα του κρέατος. Κάθε ποσότητα που εισάγεται στην επιχείρηση πρέπει να ζυγίζεται και να εφοδιάζεται με την καρτέλα κρέατος (meat tag) 3. Ποιοτικός έλεγχος δειγματοληπτικός ή σε όλη την ποσότητα του αγαθού. Αφανή (Θρεπτική αξία, χρόνος διατήρησης κ.λπ.) Οργανοληπτικά (εμφάνιση, σχήμα, υφή κ.λπ.) Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά ανάλογα με το αγαθό. ΣΩΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Καρτέλα κρέατος Η καρτέλα κρέατος πρέπει να είναι διάτρητη στην μέση ώστε να μπορεί να χωριστεί σε δυο κομμάτια τα οποία αναγράφουν τα ίδια στοιχεία. Μόλις παραληφθεί ένα κομμάτι κρέατός συμπληρώνεται μια καρτέλα κρέατος ή μισή καρφιτσώνεται στο κρέας και η μισή δίνεται στον έλεγχο. Όταν ένα κομμάτι κρέατος δίνεται στην κουζίνα τότε αφαιρείται η καρτέλα κρέατος και δίνεται στο έλεγχο. Αν κατά την απογραφεί βρεθούν πλεονάζουσες καρτέλες κρέατος στο έλεγχο σημαίνει ότι έχει χαθεί ποσότητα κρέατος. Πλεονεκτήματα της καρτέλας κρέατος 1. Ο υπάλληλος παραλαβής αναγκάζεται να ζυγίζει ένα προς ένα τα κομμάτια κρέατος.
2. Προσδιορίζεται το ημερήσιο κόστος κρέατος. 3. Διευκολύνεται ο έλεγχος. 4. Ανακαλύπτονται με ευκολία ελλείμματα κρέατος. 5. Παραδίδεται με ευκολία το κρέας στην κουζίνα. 6. Διευκολύνεται η απογραφή. 7. Φαίνεται με εύκολο τρόπο ποιο κρέας προτιμάται. 8. Εντοπίζεται εύκολα ο προμηθευτής του κάθε κομματιού κρέατος. ΣΩΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Καρτέλα Κρέατος (Meat Tag) ΣΥΧΝΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ ΤΩΝ ΜΕΘΟΔΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Απαραίτητα πρέπει να ελέγχονται οι διαδικασίες και οι μέθοδοι παραλαβής αγαθών, ώστε να διασφαλίζεται η σωστή λειτουργία του τμήματος παραλαβής. Οι έλεγχοι αυτοί αναφέρονται στον: 1. Ποσοτικό Έλεγχο: Σκοπός είναι να διασφαλιστεί ότι τα προς παραλαβή προϊόντα ζυγίζονται σωστά. 2. Ποιοτικό Έλεγχο: Σκοπός είναι να διασφαλιστεί ότι τα προς παραλαβή προϊόντα διαθέτουν τα απαραίτητα ποιοτικά χαρακτηριστικά. 3. Αιφνίδιοι Έλεγχοι: Σκοπός είναι να διασφαλιστεί ότι τηρούνται οι διαδικασίες και οι μέθοδοι παραλαβής. ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΕΙΣ Αμφισβητήσεις μεταξύ του υπαλλήλου παραλαβής και του προμηθευτή μπορεί να προκύψει όταν τα προς παραλαβή προϊόντα δεν συμφωνούν ποιοτικά και ποσοτικά με εκείνα που αναγράφονται στο τιμολόγιο. Όταν οι διαφορές που προκύπτουν είναι ποσοτικές τότε πρέπει να ελεγχτεί ο μεταφορέας και στην συνέχεια ο προμηθευτής. Όταν οι διαφορές που προκύπτουν είναι ποιοτικές τότε πρέπει να ελεγχτεί ο προμηθευτής. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να γίνει παραλαβή προϊόντων τα οποία δεν συμφωνούν με αυτά που αναγράφονται στο τιμολόγιο. ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ Σε περίπτωση που τα αγαθά προς παραλαβή δεν συμφωνούν με αυτά που αναγράφονται στο τιμολόγιο ποσοτικά ή ποιοτικά τότε ο υπάλληλος πρέπει να τα επιστρέψει στον προμηθευτή.
Ενέργειες επιστροφής: 1. Ενημέρωση του προμηθευτή τηλεφωνικά. 2. Σημείωση πάνω στο τιμολόγιο ή δελτίο αποστολής των προϊόντων που δεν παρελήφθησαν με αιτιολογία. 3. Αίτηση για έκδοση πιστωτικού σημειώματος. 4. Ενημέρωση του τμήματος που έκανε την παραγγελία. ΕΝΤΥΠΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ 1. Ημερολόγιο Αγορών Αναγράφονται όλες οι ημερήσιες αγορές. Βοήθα στον καλύτερο έλεγχο των παραλαβών, την τιμολόγηση, στον έλεγχο κ.λ.π. Εκδίδεται σε τρία αντίτυπα: το πρωτότυπο στο λογιστήριο με τα τιμολόγια αγορών, το δεύτερο στο τμήμα Ελέγχου για να ελεγχτούν οι τιμές, το τρίτο παραδίδεται στο γραφείο προμηθειών. 2. Ατομικό Δελτίο Παραλαβής Συμπληρωματικό στοιχείο εγκυρότητας κάθε τιμολογίου. Επισυνάπτεται στο κάθε τιμολόγιο Παραδίδεται στο λογιστήριο για να χρησιμοποιηθεί από τον ταμία όταν εξοφληθεί το τιμολόγιο. Ανάλογα με την επιχείρηση ενδέχεται να χρησιμοποιείται μόνο με αγαθά που δεν συνοδεύονται από αντίστοιχα τιμολόγια, επειδή περιέχει στοιχεία που περιλαμβάνονται στο τιμολόγιο. Το τμήμα παραλαβής πρέπει να διαθέτει σφραγίδα με σκοπό την επικύρωση του τιμολόγιου παραλαβής. Στοιχεία Σφραγίδας ή Πολλαπλών Σφραγίδων: 1. Ονοματεπώνυμο Υπεύθυνου/ων 2. Ημερομηνία 3. Παρελήφθη ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ Ορισμός: 1. Παραστατικό που εκδίδεται κατά την πώληση εμπορευμάτων ή την παροχή υπηρεσιών και περιγράφει αναλυτικά τα στοιχεία του πωλητή και του
αγοραστή, τα εμπορεύματα (ή / και τις παρεχόμενες υπηρεσίες) και την τιμή του καθενός καθώς και το Φ.Π.Α. που αναλογεί. 2. Απόδειξη Α) Αγοράς προϊόντων ή υπηρεσιών και Β) Χρέους από τον αγοραστή στον πωλητή. 3. Τριπλότυπο Έγγραφο. 4. Εκδίδεται από τον Πωλητή. Βασικά Στοιχεία Τιμολογίου: 1. Πλήρη στοιχεία πωλητή. 2. Πλήρη στοιχεία αγοραστή. 3. Ημερομηνία. 4. Μέθοδος πληρωμής. 5. Προϊόντα 6. Τιμή μονάδας προϊόντος. 7. Φ.Π.Α. 8. Συνολική Τιμή. 9. Θεωρημένο από την αρμόδια Δ.Ο.Υ. ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Το Δελτίο Αποστολής αποτελεί το μοναδικό και σημαντικότερο έγγραφο κατά την διακίνηση αγαθών. Εκδίδεται σε περιπτώσεις χονδρικής αλλά και λιανικής πώλησης εφόσον τα εμπορεύματα διακινηθούν από τον πωλητή. Μπορεί να συνενωθεί με άλλα έγραφα όπως Τιμολόγιο. Τριπλότυπο Έγγραφο. Εκδίδεται από τον Πωλητή. Βασικά Στοιχεία Δελτίου Αποστολής: 1. Πλήρη στοιχεία πωλητή. 2. Πλήρη στοιχεία αγοραστή. 3. Ημερομηνία και ώρα έναρξης διακίνησης ή παράδοσης. 4. Ποσότητα. 5. Μονάδα μέτρησης.
6. Τιμή Μονάδας. 7. Αξία. 8. Συνημμένα Παραστατικά. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ ΚΑΙ ΔΕΛΤΙΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ Πρέπει να ελέγχονται: 1. Τα στοιχεία τόσο του προμηθευτή όσο και του αγοραστή. 2. Ο τρόπος πληρωμής. 3. Η ποιότητα και η ποσότητα των αγαθών που παραλαμβάνονται σε σχέση με τα αναγραφόμενα στο τιμολόγιο/δελτίο αποστολής. ΕΛΕΓΧΟΣ ΛΑΧΑΝΙΚΩΝ ΚΑΙ ΦΡΟΥΤΩΝ Να είναι πρόσφατης συλλογής. Να προέρχονται από καρπούς ή φυτά που βρίσκονται στο κατάλληλο στάδιο ωρίμανσης. Να μην φέρουν χώματα ή λάσπες και να μην έχουν ρυπανθεί από ξένη ύλη. Να μην έχουν χρωματιστεί με τεχνητά μέσα ή με οποιοδήποτε τρόπο. Να μην έχουν προσβληθεί σε μεγάλο βαθμό από παράσιτα ή να εμφανίζουν αλλοίωση. Να μην προέρχονται από φυτά που ραντίστηκαν πρόσφατα από φυτοφάρμακα. Να έχουν την πραγματική τους ονομασία και όχι κάποια άλλη. Να μην αναμειγνύονται διαφορετικά είδη και ποιότητες. ΕΛΕΓΧΟΣ ΓΑΛΑΚΤΟΚΟΜΙΚΩΝ Τα τυροκομικά προϊόντα ελέγχονται κατά βάση οπτικά. Δεν πρέπει να παρουσιάζουν μούχλα ή άλλες αλλοιώσεις στο χρώμα τους. Η επιφάνεια των τυριών πρέπει να έχει φυσιολογική μορφή, ανάλογα με το είδος του. Η μυρωδιά των γαλακτοκομικών προϊόντων πρέπει να είναι η φυσιολογική ανάλογα με το είδος. ΕΛΕΓΧΟΣ ΝΩΠΩΝ ΨΑΡΙΩΝ Οσμή ευχάριστη και χαρακτηριστική. Μάτια καθαρά και λαμπερά. Βράγχια έντονα λαμπερά και κόκκινα με χαρακτηριστική οσμή.
Δέρμα λαμπερό Χρώμα γυαλιστερό, η γλοιώδης έκκριση να είναι διαφανείς και χωρίς οσμή. Σάρκα συμπαγής και ελαστική. Η πίεση με τα δάκτυλα να μην αφήνει αποτυπώματα. Τοιχώματα της κοιλίας ανέπαφα. ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΤΕΨΥΓΜΕΝΩΝ ΨΑΡΙΩΝ ΚΑΙ ΘΑΛΑΣΣΙΝΩΝ Καλό εξωτερικό στρώμα πάγου. Κατά την απόψυξη δεν πρέπει: 1. Το δέρμα να είναι ξηρό, ρυτιδωμένο και να σκίζεται εύκολα. 2. Το δέρμα να αλλάζει χρώμα, να γίνεται σκουρότερο. 3. Να οξειδώνεται (κιτρινίζει) το λίπος. 4. Αλλαγή στην γεύση και την οσμή. Τα οστρακόδερμα πρέπει να είναι ζωντανά. Τα αλλοιωμένα μαλάκια έχουν έντονη δυσάρεστη οσμή. Τα διατηρημένα αυγά ψαριών δεν πρέπει να έχουν δυσάρεστη οσμή, γεύση και εμφάνιση. ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΡΕΑΤΩΝ/ΚΥΝΗΓΙΟΥ Το κρέας εξετάζεται κυρίως με βάση το χρώμα του. Το χρώμα εξαρτάται από: Το είδος: Αρνί, Μοσχάρι γάλακτος, Χοιρινό, Κουνέλι (Ανοικτό χρώμα)- Βοδινό, Πρόβατο, Κατσίκια (Σκούρο χρώμα)- Κυνήγια τριχωτά και πτερωτά (Πολύ σκούρο χρώμα). Τη φυλή: Άλλες φυλές έχουν λευκό χρώμα και άλλες σκούρο. Το φύλο: Τα αρσενικά ζώα έχουν σκούρο χρώμα τα θηλυκά ανοικτό. Την ηλικία: Τα νεαρά ζώα έχουν χρώμα ανοικτότερο από τα ηλικιωμένα. Την τροφή: Ανάλογα με την τροφή καθορίζεται το χρώμα το κρέατος, μοσχάρι που τρέφεται με αμυλούχες τροφέ (λευκό χρώμα), μοσχάρι που τρέφεται χορτάρι (κόκκινο χρώμα)- χοιρινά που τρέφεται με υπολείμματα τροφών κόκκινο κρέας ενώ με καλαμπόκι κιτρινωπό. Τη μυϊκή μάζα: Ανάλογα με το ζώο παρατηρούνται μυς ανοικτού και σκοτεινού χρώματος. Την υγιεινή: Τα ασθενή ζώα έχουν σκούρο χρώμα, τα ισχνά και αναιμικά έχουν υποκίτρινο.
Την αφαίμαξη: Όσο περισσότερο αίμα παραμένει στο ζώο τόσο το κρέας έχει σκούρο χρώμα (κυνήγι). Τη συντήρηση: Η κακή συντήρηση μετατρέπει το χρώμα του κρέατος από κόκκινο σε καφέ. Τα θηράματα διακρίνονται σε δύο κατηγορίες: Τα πτερωτά και τα τριχωτά θηράματα. Το κρέας των θηραμάτων διαφέρει σε πολλά σημεία από το αντίστοιχο των σφαγμένων κατοικίδιων ζώων. Τα σημαντικότερα από αυτά είναι: 1. Το θήραμα δεν αφαιμάσσετε με αποτέλεσμα τη γρήγορη αλλοίωση και σήψη του κρέατος των θηραμάτων. 2. Ο εκσπλαχνισμός όταν καθυστερεί, έχει ως αποτέλεσμα την μετά το θάνατο διέλευση μικροβίων, από το έντερο στο κρέας. 3. Η μεταφορά του θηράματος μετά το θάνατο στο ψυγείο γίνεται καθυστερημένα. 4. Τα βλήματα πυροβόλων όπλων προκαλούν τραύματα και στη συνέχεια είσοδο μικροβίων από το δέρμα ή το έντερο στο κρέας. 5. Το κρέας των θηραμάτων είναι πολύ πιο σκληρό από το αντίστοιχο των κατοικίδιων ζώων ή πτηνών. ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΟΥΛΕΡΙΚΩΝ Η καλή ποιότητα των πουλερικών ξεχωρίζει από: 1. Το λείο δέρμα (χωρίς εξογκώματα) και τα λεία πόδια. 2. Το στέρνο- στήθος πρέπει να είναι γεμάτο κρέας. 3. Το ακρόστερνο πρέπει να είναι ευλύγιστο. 4. Το ράμφος τους πρέπει να είναι μαλακό και ίσιο. ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΠΡΩΤΗ ΦΟΡΑ 1. Προσδιορισμός των αναγκών ποσοτικά και ποιοτικά. 2. Σχεδιασμός και Σύνταξη προδιαγραφών του προϊόντος. 3. Αποστολή των προδιαγραφών στους προμηθευτές. 4. Αποστολή δειγμάτων από τους προμηθευτές. 5. Μελέτη και σύγκριση των δειγμάτων σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχειρήσεις. 6. Επιλογή του κατάλληλου προϊόντος.
7. Παραγγελία μικρής δοκιμαστικής ποσότητας. 8. Αν ο προμηθευτής και το προϊόν καλύπτουν τις ανάγκες της επιχείρησης τότε η παραγγελία επαναλαμβάνεται σε μεγαλύτερη ποσότητα. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΤΕΣΤ ΕΝΟΣ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ Κατά την διαδικασία τεστ ενός προϊόντος ελέγχονται: Α. Ποσοτικά χαρακτηριστικά (βάρος, απόδοση κ.λπ.) Β. Αφανή χαρακτηριστικά (Θρεπτική αξία, χρόνος διατήρησης κ.λπ.) Γ. Οργανοληπτικά χαρακτηριστικά (εμφάνιση, σχήμα, υφή κ.λπ.) Δ. Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά ανάλογα με το αγαθό. Αναλυτικά πραγματοποιείται: Ζύγισμα, γευστικό τεστ, οσφραντικό τεστ, οπτικό τεστ και ανάλυση των θρεπτικών συστατικών με βάση τις προδιαγραφές του προϊόντος. Τα προϊόντα πρέπει να ελέγχονται με βάση τις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησης όπως περιγράφονται στις απαιτούμενες προδιαγραφές. Η ταυτότητα των προϊόντων πρέπει να παραμένει κρυφή από όσους συμμετέχουν στο τεστ. Συμπλήρωση ειδικού έντυπου βαθμολογίας. ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ Τι είναι και πώς ενημερώνεται το ημερολόγιο παραλαβών. Τι είναι το τιμολόγιο; Ποιος το εκδίδει και ποια στοιχεία αναφέρονται σε αυτό; Περιγράψτε συνοπτικά τους ελέγχους που πραγματοποιεί το τμήμα παραλαβών. Ποιες διαδικασίες ακολουθούνται (και με τη σωστή χρονική σειρά) στην περίπτωση προμήθειας προϊόντος για πρώτη φορά. Ποιες διαδικασίες ακολουθούνται κατά τη διάρκεια τεστ ενός προϊόντος. ΠΗΓΕΣ http://www.alfa-omega.gr/article.asp?aid=1001 http://www.poese.gr/default.aspx?tabid=252 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ Ορισμός: Αποθήκη είναι ο χώρος της επιχείρησης από τον οποίο περνούν και φυλάσσονται, προσωρινά, τα προϊόντα που αποκτά ή πωλεί η επιχείρηση.
Το τμήμα αποθηκών περιλαμβάνει: αποθήκες τροφίμων και ποτών, ψυγεία και καταψύξεις. Για να επιτευχτεί η σωστή λειτουργία των αποθηκών πρέπει: 1. Να αξιοποιηθεί το μέγιστο των επιφανειών αποθήκευσης. 2. Να αξιοποιηθούν όλα τα τεχνικά μέσα και να προγραμματιστούν οι εργασίες. 3. Να τηρούνται οι κανόνες υγιεινής και ασφάλειας. 4. Να τηρούνται προγράμματα μυοκτονιών, καθαριότητας και συντήρησης. 5. Τα αγαθά να ταξινομούνται και να φυλάσσονται με τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η σωστή: Α) Συντήρηση τους και Β) Λειτουργία της αποθήκης. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ, ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Κατανομή των αγαθών: Ανάλογα με: 1. Τις ομοιότητες που τα χαρακτηρίζουν π.χ. φρούτα, κρέατα, αντοχής, ευπαθή κ.λ.π. 2. Την συχνότητα χρήσης (δημοτικότητα). Εξοπλισμός: Ανάλογα με την δυναμικότατα και τα χαρακτηριστικά των αγαθών. Αναλυτικά: 1. Ζυγαριά δαπέδου. 2. Ζυγαριά επιτραπέζια. 3. Αμαξίδια χειροκίνητα. 4. Σκάλα μεταλλική. 5. Ράφια μεταλλικά. 6. Γραφείο, Υπολογιστής κ.λ.π. Χαρακτηριστικά του χώρου: Πρέπει να βρίσκετε κοντά στην κουζίνα αλλά και στον χώρο παραλαβής. Πρέπει να είναι ανάλογος του όγκου των αποθεμάτων. Το δάπεδο πρέπει να είναι αντοχής και να καθαρίζεται εύκολα. Οι διαστάσεις των πόρτων πρέπει να διευκολύνουν την κίνηση καροτσιών. Να υπάρχει επαρκής εξαερισμός και φωτισμός. Να διατηρείται η θερμοκρασία στα επιθυμητά επίπεδα ανάλογα με το είδος των αγαθών.
Οι διάδρομοι πρέπει να είναι ελεύθεροι. Ράμπες και ανελκυστήρες πρέπει να διευκολύνουν την μετακίνηση των αγαθών. Πρέπει να υπάρχουν μέσα πυρασφάλειας. Θέση των αποθεμάτων: 1. Ανάλογα με το είδος. 2. Ανάλογα με το βάρος και τον όγκο, τα βαριά και ογκώδη αντικείμενα χαμηλά. 3. Τα αγαθά δεν πρέπει να ακουμπάνε στο πάτωμα. 4. Τα αγαθά πρέπει να αποθηκεύονται χωρίς την εξωτερική συσκευασία/περίβλημα (χαρτόκουτα). 5. Άμεση πρόσβαση στα δημοφιλή προϊόντα. Ώρες λειτουργίας και κλειδιά της αποθήκης: 1. Υπεύθυνος των αποθηκών είναι ο αποθηκάριος. 2. Για λόγους ασφαλείας οι αποθήκες πρέπει να έχουν συγκεκριμένο ωράριο λειτουργίας (συνήθως πρωινές), όλες τις άλλες ώρες πρέπει να είναι κλειδωμένες. 3. Υπεύθυνος για τα κλειδιά είναι ο αποθηκάριος, τα κλειδιά στο τέλος της βάρδιας παραδίδονται στο τμήμα ασφαλείας ή στον διευθυντή σε κλειστό υπογεγραμμένο φάκελο. 4. Πέρα του ωραρίου οι αποθήκες δεν παραδίδουν αγαθά, αν υπάρχει έκτακτη ανάγκη η αποθήκη ανοίγει με την επίβλεψη προϊσταμένου. Οι αποθήκες πρέπει: Να προστατεύονται από διακυμάνσεις της θερμοκρασίας. Να προστατεύονται από έντονες οσμές. Να προστατεύονται από έντονο φώς. Να προστατεύονται από την υγρασία. Να προστατεύονται από φθορές, κλοπές, έντομα, τρωκτικά και πυρκαγιά. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Κεντρική Αποθήκη (κύρια): Η αποθήκη που εφοδιάζει τα τμήματα μια επιχείρησης. Αποθήκη Ημέρας: Εφοδιάζεται από την Κεντρική Αποθήκη και περιέχει όλα τα είδη που είναι απαραίτητα για την καθημερινή λειτουργία της κουζίνας. Άμεση
πρόσβαση από την κουζίνα, συνήθως βρίσκεται κοντά στο γραφείο το Chef για καλύτερο έλεγχο. Κάβα: Αποθήκη κρασιού και αλκοολούχων ποτών. Ορισμένες φορές το κρασί και τα αλκοολούχα ποτά φυλάσσονται χωριστά. Συντήρηση: Αποθηκευτικός χώρος για τρόφιμα που πρέπει να συντηρηθούν σε θερμοκρασίες από 0 έως 5 βαθμούς κελσίου. Κατάψυξη: Αποθηκευτικός χώρος για τρόφιμα που πρέπει να συντηρηθούν σε θερμοκρασίες έως -18 βαθμούς κελσίου. Διαφορές αποθήκες ανάλογα με τα είδη που φυλάσσονται π.χ. αποθήκη αναλωσίμων κ.λ.π. ΕΛΕΓΧΟΣ ΨΥΞΗΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ Για κάθε είδους τροφίμου υπάρχουν ορισμένες αρχές για τον τρόπο εφαρμογής του ψύχους έτσι ώστε να έχουμε το καλύτερο αποτέλεσμα συντήρησης. Κρέας: Όταν το κρέας ψυχθεί έγκαιρα και συντηρηθεί προσεκτικά, μπορεί να διατηρηθεί στους 0 βαθμούς Κελσίου για 5-10 μέρες. Πολλές φορές το κρέας συντηρείται και για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα οπότε και γίνεται πιο τρυφερό λόγω ωρίμανσης. Ψάρια: Τα ψάρια είναι εξαιρετικά ευπαθές προϊόν και η αλλοίωσή τους προχωρά ακόμα και όταν διατηρούνται στους 0 βαθμούς Κελσίου, μέσα σε τριμμένο πάγο. Ο συνδυασμός πάγου και ψυκτικού θαλάμου έχει πολύ καλά αποτελέσματα. Η θερμοκρασία ψύξης πρέπει να κυμαίνεται από 1 βαθμούς Κελσίου έως +1 βαθμούς Κελσίου. Φρούτα και Λαχανικά: Η θερμοκρασία συντήρησης των φρούτων και λαχανικών είναι στους 0 έως 18 βαθμούς Κελσίου ανάλογα με το είδος. Γάλα: Το γάλα (παστεριωμένο) πρέπει να διατηρείται στο ψυγείο < +5 βαθμούς Κελσίου. Οι ανοιχτές συσκευασίες πρέπει να καταναλώνονται το πολύ σε 2 με 3 ημέρες. Αυγά: Οι χρησιμοποιούμενοι για αποθήκευση αυγών χώροι πρέπει να είναι τελείως καθαροί και άοσμοι γιατί τα αυγά έχουν την ιδιότητα να απορροφούν τις οσμές. Για συντήρηση λίγων ημερών τα αυγά πρέπει να συντηρούνται σε χώρους όπου η θερμοκρασία τους είναι 10 με 15 βαθμούς Κελσίου. Η συνιστώμενη θερμοκρασία συντήρησης στο ψυγείο είναι 0-5 βαθμούς Κελσίου και τα αυγά μπορούν να συντηρηθούν για 4 με 6 μήνες. ΥΓΡΟΜΕΤΡΙΚΗ ΘΕΡΜΟΚΡΑΣΙΑ Ορισμός περιεκτικότητα της ατμόσφαιρας σε υδρατμούς. Υπάρχουν δυο ομάδες υγρομετρικών παραμέτρων :
1. Εκείνες που εξαρτώνται μόνο από το ποσό των υδρατμών στον αέρα και είναι γνωστές σαν απόλυτες μέτρησης. 2. Εκείνες που εξαρτώνται όχι μόνο από το ποσό των υδρατμών, αλλά επίσης και από τη θερμοκρασία του αέρα.αυτές οι τελευταίες είναι γνωστές σαν σχετικές μετρήσεις. Η υγρασία του θαλάμου σε σχέση με τη θερμοκρασία πρέπει να είναι: 1. 0 βαθμούς 90% 2. 1 βαθμό 85% 3. 2 βαθμό 80% 4. 3 βαθμούς 78% ΑΠΟΓΑΦΗ Ορισμός: Η εργασία της εξακρίβωσης και καταγραφής της ποσοτικής κατάστασης των αγαθών που βρίσκονται στην επιχείρηση μια δεδομένη χρονική στιγμή. Πλεονεκτήματα: 1. Βοηθά στον προγραμματισμό των αγορών. 2. Ελέγχει την κατανάλωση αγαθών. 3. Δίνει την αξία των αγαθών σε δεδομένη χρονική στιγμή. 4. Εντοπίζει παλιά αποθέματα και βοήθα στην διάθεση τους. ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ Τι εξοπλισμό πρέπει να έχει η αποθήκη ημέρας και σε ποιο σημείο του χώρου της κουζίνας πρέπει να βρίσκεται; ΠΗΓΕΣ http://www.cp.teithe.gr/eclass/cp102/document/8_%d3%f5%ed%f4%de%f1%e7 %F3%E7.pdf ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ Ορισμός: Αποθέματα ονομάζονται οι οποιεσδήποτε ποσότητες διαφόρων αγαθών που διαθέτει κάθε ξενοδοχειακή ή επισιτιστική επιχείρηση και προσωρινά παραμένουν αχρησιμοποίητες, με σκοπό να χρησιμοποιηθούν σε μια δεδομένη χρονική στιγμή ώστε να εξασφαλιστεί η ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία της. Τα αποθέματα είναι ένα πρόβλημα συνηθισμένο για κάθε επιχείρηση γιατί η διατήρηση τους δημιουργεί έξοδα (προσωπικό, ενοικίαση χώρου,
συντήρηση, δέσμευση κεφαλαίου κ.λ.π). Γι αυτό τα μεγάλα αποθέματα (πέρα των αναγκών) πρέπει να αποφεύγονται. Τα παραπάνω οδηγούν στο συμπέρασμα ότι μια ορθή επιχειρηματική πολιτική επάνω στα αποθέματα εξασφαλίζει σημαντικές προϋποθέσεις για την σωστή λειτουργία της με ευνοϊκές επιπτώσεις στο κόστος λειτουργίας. Μέθοδοι αγορών με σκοπό την διατήρηση ικανοποιητικών αποθεμάτων: 1. Σύμφωνα με το Προσφερόμενο Μενού. 2. Σύμφωνα με την μέθοδο Par Stock. ΜΕΘΟΔΟΣ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΣΦΕΡΟΜΕΝΟ ΜΕΝΟΥ Η μέθοδος αυτή βασίζεται στον ακριβή υπολογισμό της ποσότητας που χρειάζεται η επιχείρηση για την παρασκευή ενός μενού για ένα προβλεπόμενο ύψος πωλήσεων. Παράδειγμα: Αν για ένα μενού χρειάζονται 10 κιλά μοσχαρίσιες μπριζόλες τότε ο υπεύθυνος των προμηθειών θα δώσει παραγγελία για 10 κιλά μπριζόλες συν ένα επιπλέων ποσοστό ασφαλείας για την κάλυψη τυχόν λάθους. Για τα δευτερεύοντα υλικά του μενού συνήθως χρησιμοποιείται η μέθοδος Par Stock που θα αναλυθεί παρακάτω. ΜΕΘΟΔΟΣ PAR STOCK Με τη μέθοδο του par stock, ο υπεύθυνος των προμηθειών διατηρεί κατάλληλα αποθέματα, τα οποία, επιτρέπουν την απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησης. Par-stock είναι ο όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει την ανώτερη και κατώτερη ποσότητα αποθέματος που διατηρείται για κάθε ένα είδος. Σύμφωνα με την μέθοδο Par-stock οι τμηματάρχες υπολογίζουν την ανώτατη ποσότητα από κάθε είδος που θα χρειαστούν για τις καθημερινές τους ανάγκες, ο δε υπεύθυνος αγορών δίνει παραγγελίες γι' αυτά τα προϊόντα όταν τα απόθεμα στην αποθήκη πέσουν κάτω από το προκαθορισμένο ανώτατο επίπεδο καθημερινής ζήτησης. Το ανώτατο επίπεδο αποθέματος καθορίζεται από τους προϊσταμένους των τμημάτων, τον υπεύθυνο του τμήματος των προμηθειών και τον F&B manager (ή τον διευθυντή). Παράδειγμα Υπολογισμού Par Stock Είδος: Coca Cola με Par Stock 3 Ημερήσια Κατανάλωση: 30 φιάλες Γενικό απόθεμα 3Χ30=90 φιάλες Ανάλυση Αποθέματος:
30 φιάλες στο ψυγείο 30 φιάλες στην κάβα ημέρας 30 φιάλες στην αποθήκη ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΑΝΩΤΑΤΟΥ ΟΡΙΟΥ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ Οι παράγοντες που πρέπει να λάβουν υπόψη είναι: 1. Οι αποθηκευτικές δυνατότητες της επιχείρησης. 2. Οι ιδιαιτερότητες της επιχείρησης (δυναμικότητα, προβλεπόμενη πληρότητα, έκτακτες εκδηλώσεις, περίοδοι χαμηλής κίνησης και αιχμής, ημερομηνία λήξης της λειτουργίας σε περίπτωση εποχιακής επιχείρησης κ.ά.). 3. Οι περιορισμοί της οικονομικής διεύθυνσης σχετικά με τα διαθέσιμα κεφάλαια για αποθέματα. 4. Η επιθυμητή συχνότητα των παραγγελιών. 5. Η συχνότητα χρήσης του είδους. 6. Το μέγεθος, η συσκευασία, η διάρκεια της αποθηκευτικής ζωής και το κόστος του είδους. 7. Το κατώτατο όριο par-stock. 8. Οι απαιτήσεις των προμηθευτών σχετικά με το κατώτατο όριο των παραγγελιών. 9. Οργάνωση και λειτουργία του τμήματος Food & Beverage. 10. Η διαθεσιμότητα των προϊόντων. 11. Η γενική κατάσταση της αγοράς κ.λπ. REORDER POINT/ REORDER QUALITY Reorder Point: Το ελάχιστο επίπεδο αποθέματος ενός προϊόντος (επίπεδο ασφαλείας). Όταν το επίπεδο αποθέματος ενός προϊόντος φτάσει ή πέσει κάτω από το Reorder Point πρέπει να γίνει παραγγελία. Reorder Quality: Το ελάχιστο επίπεδο ποιότητας ενός προϊόντος. Όταν το επίπεδο ποιότητας ενός προϊόντος φτάσει ή πέσει κάτω από το Reorder Quality πρέπει να γίνει παραγγελία π.χ. ένα μήνα πριν λήξουν οι Coca Cola στα Mini Bar πρέπει να μαζευτούν ώστε να διατεθούν και αντικατασταθούν. L.I.F.O./ F.I.F.O. L.I.F.O. (Last in first out) το τελευταίο εισαχθέν στην αποθήκη είναι το πρώτο που εξάγεται (ρούχα, υποδήματα, ηλεκτρικές συσκευές κτλ)
F.I.F.O. (First in first out) το πρώτο εισαχθέν στην αποθήκη είναι το πρώτο που εξάγεται (ευπαθή προϊόντα) ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ Τι είναι η μέθοδος Par Stock. Ποιοι παράγοντες λαμβάνονται υπόψη για τον προσδιορισμό του ανώτατου ορίου αποθέματος. Ποια είναι η έννοια των όρων α) reorder point, β) reorder quality. Να αναφέρετε πέντε (5) από τους παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη για τον προσδιορισμό του ανωτάτου ορίου αποθέματος. Περιγράψτε συνοπτικά α)τη μέθοδο F.I.F.O και β) τη μέθοδο L.I.F.O. ΒΑΣΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΔΙΑΝΟΜΗΣ, ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΟΡΙΣΜΟΙ Διανομή: Δραστηριότητα της αποθήκης που αφορά την εξαγωγή και την διάθεση των αγαθών στα διαφορά τμήματα της επιχείρησης. Επικοινωνία: Διαδικασία μέσω της οποίας τα τμήματα παραγωγής και κατανάλωσης επικοινωνούν με το τμήμα προμηθειών τις ανάγκες τους σε πρώτες ύλες. Έλεγχος: Ένα άρτιο πλέγμα δραστηριοτήτων διαχείρισης: αγορών, παραλαβών, αποθήκευσης, διακίνησης, παραγωγής και διάθεσης των προϊόντων. ΒΑΣΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ Για να επιτευχθούν οι παραπάνω λειτουργίες απαραίτητη προϋπόθεση είναι κάθε συναλλαγή να καταγράφεται. Γι αυτό οι επισιτιστικές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια σειρά από έγγραφα. Τα έγγραφα αυτά είναι: 1. Δελτίο παραγγελιάς 2. Δελτίο προμηθείας 3. Δελτίο ενδοτμηματικής 4. Δελτίο φθοράς ΔΕΛΤΙΟ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ Έγγραφο με το οποίο η επισιτιστική επιχείρηση παραγγέλνει αγαθά από προμηθευτές. Διπλότυπο έγγραφο με συγκεκριμένη γραμμογράφηση.
Απαραίτητα στοιχεία: 1. Ημερομηνία 2. Όνομα προμηθευτή 3. Στοιχεία ξενοδοχείου 4. Όνομα τμήματος 5. Στοιχεία αγαθών προς παραγγελία 6. Ποσότητα 7. Κόστος 8. Σχόλια 9. Υπογραφή τμηματάρχη 10. Υπογραφή γενικού διευθυντή ΔΕΛΤΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ Έγγραφο με σκοπό την προμήθεια των τμημάτων από την αποθήκη Τριπλότυπο έγγραφο με συγκεκριμένη γραμμογράφηση Απαραίτητα στοιχεία: 1. Όνομα τμήματος 2. Ημερομηνία 3. Όνομα αποθήκης 4. Περιγραφή αγαθών 5. Ποσότητα αγαθών 6. Μονάδα μέτρησης αγαθών 7. Σχόλια 8. Υπογραφή υπεύθυνου παραλήπτη 9. Υπογραφή αποθηκάριου ΔΕΛΤΙΟ ΕΝΔΟΤΜΗΜΑΤΙΚΗΣ Έγγραφο με σκοπό την καταγραφή αγαθών που διακινούνται μεταξύ των τμημάτων Τριπλότυπο έγγραφο με συγκεκριμένη γραμμογράφηση
Απαραίτητα στοιχεία: 1. Ημερομηνία 2. Τμήμα που αποστέλλει 3. Τμήμα που παραλαμβάνει 4. Περιγραφή προϊόντος 5. Ποσότητα 6. Σχόλια 7. Υπογραφή υπεύθυνου παραλήπτη ΔΕΛΤΙΟ ΦΘΟΡΑΣ Έγγραφο που καταγράφει την φθορά τροφίμων και ποτών Διπλότυπο έγγραφο με συγκεκριμένη γραμμογράφηση Απαραίτητα στοιχεία: 1. Όνομα τμήματος 2. Ημερομηνία 3. Περιγραφή είδους 4. Ποσότητα 5. Αιτιολογία φθοράς 6. Υπογραφή τμηματάρχη 7. Υπογραφή ελεγκτή ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ Ποια είναι η χρήση και η χρησιμότητα του δελτίου παραγγελίας;