ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ, ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ, ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ ΚΑΙ ΠΑΡΑ ΟΣΗ

HTML
DOWNLOAD

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ, ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ, ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ ΚΑΙ ΠΑΡΑ ΟΣΗ"

Ἰεζάβελ Καλύβας
8 χρόνια πριν
Προβολές:

1 1. ΣΚΟΠΟΣ Η διαδικασία αυτή περιγράφει τον τρόπο µε τον οποίο γίνεται ο χειρισµός, η συσκευασία, η αποθήκευση και η παράδοση των προϊόντων στους Πελάτες της εταιρείας, έτσι ώστε να προστατεύεται η ποιότητά τους και εµποδίζεται η φθορά, καταστροφή και µείωση της αξίας τους. 2. ΙΑ ΙΚΑΣΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ Χειρισµός 2.1 Ο χειρισµός των προϊόντων γίνεται µε ιδιαίτερη προσοχή, από κατάλληλα εκπαιδευµένο προσωπικό. Κατά τη µεταφορά των προϊόντων τηρούνται όλες οι σχετικές διαδικασίες, τα απαραίτητα µέσα και οι οδηγίες που προβλέπει ο κατασκευαστικός οίκος για την ασφαλή διακίνηση των προϊόντων. Αποθήκευση 2.2 Η αποθήκευση προϊόντων γίνεται σύµφωνα µε τα παρακάτω κριτήρια: Ανά οίκο Ανά είδος Ανά θερµοκρασία συντήρησης Ανά ηµεροµηνία λήξης (FIFO) Τα είδη δεν εφάπτονται στο δάπεδο της αποθήκης. Ο χώρος της αποθήκης εξασφαλίζει σωστές συνθήκες για τα προϊόντα. Τα προφυλάσσει επίσης από την απ ευθείας έκθεση στον ήλιο. 2.3 Τηρείται η συντήρηση αντιδραστηρίων σε ς ψύξης 2 µε 8 ο C ή / και κατάψυξης 10 µε 25 ο C. Όσο αφορά τα προϊόντα των οποίων η θερµοκρασία είναι δωµατίου χρησιµοποιούνται ράφια µεταλλικά ή εντοιχισµένα. Σε καθηµερινή βάση γίνεται έλεγχος των θερµοκρασιών των θαλάµων σύµφωνα µε το έντυπο D Καταστατικό Ελέγχου Θερµοκρασίας Θαλάµων. 2.4 Ο έλεγχος της αποθήκης περιλαµβάνει τις εξής διαδικασίες οι οποίες τηρούνται σε τακτά χρονικά διαστήµατα: Τακτοποίηση εισερχοµένων προϊόντων στις ανάλογες θέσεις τους Απόψυξη και καθαρισµός των θαλάµων Καθαρισµός αποθηκευτικού χώρου Αποµάκρυνση ληγµένων προϊόντων Εξαερισµός της αποθήκης Απεντόµωση και µυοκτονία Ο έλεγχος πρόσβασης στο χώρο της αποθήκης διασφαλίζεται κατά τις εργάσιµες ώρες από τον Υπεύθυνο Αποθήκης και κατά τις µη εργάσιµες ώρες, από το υπάρχον σύστηµα συναγερµού. Σε περίπτωση διακοπής ρεύµατος στον χώρο της αποθήκης τίθεται σε λειτουργία γεννήτρια, ενώ σε περίπτωση πληµµύρας τίθεται σε λειτουργία αντλία. Στην αποθήκη τηρούνται επίσης µέσα πυρόσβεσης σύµφωνα µε τη αντίστοιχη νοµοθεσία. Συσκευασία 2.5 Τα προϊόντα παραλαµβάνονται συσκευασµένα. Κατά τον έλεγχο εισερχοµένων, λαµβάνεται µέριµνα, ώστε να µην καταστραφεί η αρχική συσκευασία του κατασκευαστή και να χρησιµοποιηθεί για την επανασυσκευασία των προϊόντων. Εάν η αρχική συσκευασία δεν µπορεί ή δεν πρέπει να επαναχρησιµοποιηθεί, τα προϊόντα επανασυσκευάζονται µε νέα υλικά συσκευασίας. 2.6 Τα αντιδραστήρια συσκευάζονται ανάλογα µε την απαιτούµενη θερµοκρασία αποστολής: -70 ο C Ξηρός πάγος -20 ο C Ξηρός πάγος Σελ 1 Από 4

2 -20 ο C Υγρός πάγος όταν ο ξηρός πάγος απαγορεύεται + 4 ο C Υγρός πάγος ή παγοκύστες +20 ο C Χωρίς πάγο Τα αντιδραστήρια συσκευάζονται µε επαρκή ποσότητα πάγου (ξηρού ή υγρού) η οποία καθορίζεται από τη χιλιοµετρική απόσταση από το τόπο παράδοσης καθώς και το χρόνο παράδοσης. Τα προϊόντα που αποστέλλονται µε ξηρό ή υγρό πάγο συσκευάζονται σε κιβώτια από φελιζόλ για την σωστή διατήρησή τους κατά την διανοµή. Οι ποσότητες παγοκυστών και ξηρού πάγου έχουν οριστεί µετά από τεστ προσοµοίωσης και έχουν καταγραφεί σε αντίστοιχο πρωτόκολλο. 2.7 Για την προετοιµασία των αποστολών σε Πελάτες, ο Υπεύθυνος Αποθήκευσης και Συσκευασίας έχοντας τις παραγγελίες πωλήσεων προετοιµάζει κάθε παραγγελία χωριστά, προσέχοντας τα εξής: για κάθε είδος διάθεση αντίστοιχης ποσότητας, τα LOT ή τα SERIAL NUMBER των οποίων ειδών σηµειώνει επί της παραγγελίας ιενέργεια προσεκτικού πακεταρίσµατος Αναγραφή σε κάθε δέµα µε µαρκαδόρο και ευανάγνωστα γράµµατα της επωνυµίας του παραλήπτη και της διεύθυνσής του Τελικός έλεγχος εξερχόµενων 2.8 Εφόσον τα εξερχόµενα προϊόντα κριθούν αποδεκτά, µετά από τους παραπάνω ελέγχους και τις πιθανές διορθωτικές ενέργειες διενεργείται ο τελικός έλεγχος των προς αποστολή στον Πελάτη προϊόντων, όπου ο Υπεύθυνος Αποθήκευσης και Συσκευασίας: Επιλέγει τα είδη προς αποστολή σύµφωνα µε το έντυπο παραγγελίας που του έχει προωθήσει ο Υπεύθυνος Εισαγωγών-Εξαγωγών Σηµειώνει τα στοιχεία ιχνηλασιµότητας των ειδών στο έντυπο παραγγελίας Ελέγχει ποιοτικά (ταύτιση ειδών) και ποσοτικά τα είδη σύµφωνα µε το τιµολόγιο που έχει εκδώσει ο Υπεύθυνος Παραγγελιών Συσκευάζει τα είδη σύµφωνα µε τις οδηγίες του κατασκευαστή Επιβεβαιώνει τον τελικό έλεγχο σφραγίζοντας το αντίγραφο του παραστατικού διακίνησης µε την σφραγίδα «ΤΕΛΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ» υπογράφοντας το τιµολόγιο και συµπληρώνοντας την ηµεροµηνία. ιανοµή 2.9 Τα προϊόντα στην πόλη που βρίσκεται η έδρα της εταιρίας, διανέµονται µε φορτηγό της εταιρείας ή µε µεταφορική εταιρία όταν κριθεί απαραίτητο Στους υπόλοιπους προορισµούς αποστέλλονται µε µεταφορική εταιρεία ή εταιρεία ταχυµεταφοράς Η φόρτωση στα φορτηγά (είτε της εταιρείας είτε της µεταφορικής εταιρείας) γίνεται µε την ευθύνη του Υπεύθυνου Αποθήκευσης και Συσκευασίας. Ο ίδιος φροντίζει να ενηµερώσει τους υπεύθυνους της µεταφορικής εταιρείας για την σωστή µεταχείριση και προφύλαξη των υλικών κατά την µεταφορά, δεδοµένου ότι είναι επιστηµονικά προϊόντα Στους µεταφορείς παραδίδονται τα απαραίτητα συνοδευτικά έγγραφα ( ελτίο Αποστολής ή Τιµολόγιο) εις διπλούν, ένα για τον Πελάτη και το άλλο επιστρέφεται στην ΑΝΤΙΣΕΛ από τους µεταφορείς µε την υπογραφή του παραλήπτη. Σελ 2 Από 4

3 2.13 Το αντίγραφο της φορτωτικής, που επιβεβαιώνει την παραλαβή, αρχειοθετείται στον σχετικό φάκελο ΦΟΡΤΩΤΙΚΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ από το Λογιστήριο. Κατά περίπτωση γίνεται και τηλεφωνική επιβεβαίωση µε τον Πελάτη από το Τµήµα Εφοδιαστικής Ο οδηγός του φορτηγού της εταιρείας παραδίδει τα είδη στον χώρο που έχει υποδείξει ο Πελάτης. Φροντίζει ο ίδιος για την εκφόρτωση των ειδών και την µεταφορά τους στην αποθήκη του Πελάτη. Το ελτίο Αποστολής παραδίδεται υπογεγραµµένο στο Τµήµα Εφοδιαστικής και στη συνέχεια στο Λογιστήριο για αρχειοθέτηση. Αρχεία 2.15 Στα παραστατικά πωλήσεων καταχωρούνται οπωσδήποτε οι αριθµοί παρτίδας (LOT NUMBERS) εφόσον πρόκειται για αντιδραστήρια και αναλώσιµα ή αριθµοί σειράς (SERIAL NUMBERS) εφόσον πρόκειται για όργανα, για λόγους ιχνηλασιµότητας αλλά και για την διευκόλυνση των διαδικασιών ανάκλησης προϊόντων. Τα αρχεία αυτά τηρούνται για διάστηµα δέκα ετών Τα αρχεία των παραγγελιών τηρούνται ηλεκτρονικά επ αόριστον. 3. ΑΡΜΟ ΙΟΤΗΤΕΣ Υπεύθυνος Αποθήκευσης και Συσκευασίας 3.1 Έχει την ευθύνη: της διατήρησης κατάλληλων αποθηκευτικών συνθηκών, ώστε αφενός να διασφαλίζεται η διατήρηση των φυσικών χαρακτηριστικών και να εµποδίζεται η φθορά των προϊόντων και αφετέρου να υπάρχει δυνατότητα για εύκολη παρακολούθηση των φυλασσόµενων υλικών και προϊόντων της καταγραφής της θερµοκρασίας των χώρων διατήρησης/ αποθήκευσης των προϊόντων ελέγχου πρόσβασης στο χώρο της αποθήκης, ώστε να αποκλείεται η είσοδος σε µη εξουσιοδοτηµένα άτοµα φροντίδας και επίβλεψης του επιµελή και τακτικού καθαρισµού όλων των χώρων της αποθήκης, ώστε να αποφεύγεται η συσσώρευση σκόνης επί των συσκευασιών των προϊόντων απεντόµωσης και µυοκτονίας του χώρου της αποθήκης φροντίδας για τη σωστή συσκευασία των αποστολών, την ενηµέρωση των µεταφορικών εταιρειών, τη σωστή φόρτωση των προς αποστολή ειδών και την συνοδεία τους µε κατάλληλα συνοδευτικά παραστατικά τήρησης όλων των διαδικασιών και µέσων που διαθέτει η επιχείρηση για την ασφαλή αποθήκευση των προϊόντων στο χώρο τη αποθήκης και την διακίνησή τους. Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας 3.2 Έχει την ευθύνη: διασφάλισης ότι λαµβάνονται όλα τα απαιτούµενα µέσα και µέτρα για την προστασία των προϊόντων από φθορά, καταστροφή ή µείωση της αξίας των τακτικών επιθεωρήσεων από κοινού µε τους Προϊστάµενους του Τµήµατος Εφοδιαστικής και του Τεχνικού Τµήµατος των χώρων της αποθήκης για να ελέγξει την τήρηση των ενδεδειγµένων συνθηκών αποθήκευσης, την κατάσταση των προϊόντων, της συσκευασίας και της σήµανσής τους και γενικά την επάρκεια των χώρων και την εύρυθµη λειτουργία της αποθήκης φροντίδας και επίβλεψης του επιµελή και τακτικού καθαρισµού όλων των χώρων της αποθήκης, ώστε να αποφεύγεται η συσσώρευση σκόνης στα προϊόντα Σελ 3 Από 4

4 4. ΣΧΕΤΙΚΑ D ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΘΕΡΜΟΚΡΑΣΙΑΣ ΘΑΛΑΜΩΝ D ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΘΕΡΜΟΜΕΤΡΩΝ ΘΑΛΑΜΩΝ ΨΥΞΗΣ ΚΑΙ ΚΑΤΑΨΥΞΗΣ Σελ 4 Από 4

5 D-15-01/1 ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΘΕΡΜΟΚΡΑΣΙΑΣ ΘΑΛΑΜΩΝ Μήνας: Έτος: Αριθµός Θαλάµου: Ώρα 8:30 16:00 ψυγείο κατάψυξη ψυγείο κατάψυξη Ηµέρα Όρια θερµοκρασιών και αποκλίσεις 2 ο µε 8 ο C -10 ο µε 25 ο C 2 ο µε 8 ο C -10 ο µε 25 ο C Σελ 1 Από 1

6 D-15-02/1 ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΘΕΡΜΟΜΕΤΡΩΝ ΘΑΛΑΜΩΝ ΨΥΞΗΣ ΚΑΙ ΚΑΤΑΨΥΞΗΣ Ηµεροµηνία ΑΡΙΘΜΟΣ ψυγείο ΘΑΛΑΜΟΥ 1 κατάψυξη Υπεύθυνος Ονοµατεπώνυµο Υπογραφή Σελ 1 Από 2

7 D-15-02/1 ΑΡΙΘΜΟΣ ΘΑΛΑΜΟΥ 7 ψυγείο Κατάψυξη Υπεύθυνος Ονοµατεπώνυµο Υπογραφή Σελ 2 Από 2

Σχετικά έγγραφα

ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΕΛΕΓΧΟΙ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΟΚΙΜΕΣ

ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΕΛΕΓΧΟΙ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΟΚΙΜΕΣ 1. Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να καθορίσει τις µεθόδους και τον τρόπο ελέγχου κατά την εκτέλεση των παρακάτω διαδικασιών: Έλεγχο εισερχοµένων Εγκατάσταση οργάνων Παροχή υπηρεσιών τεχνικής