Η Ένωση εταιρειών "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Για το έργο: «Εθνικό Ποινικό Μητρώο» Aρ. Σύμβασης: Αναθέτουσα Αρχή: Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων Εγχειρίδιο Χρήσης Portal (για υπαλλήλους Κ.Ε.Π.) Έκδοση 1.0 Δεκέμβριος 2014
Aρ. Σύμβασης: Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή Γενικά Στοιχεία Λειτουργίας... 3 2. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ... 5 2.1. Εισαγωγή στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 5 2.2. Υποβολή Νέας Αίτησης Π.Μ.... 6 2.3. Αιτήματα Π.Μ.... 9 2.4. Άτομα σε Αιτήματα... 10 2.5. Εκτύπωση Αντιγράφου Π.Μ.... 10 "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 2 από 10
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Η διαδικτυακή πύλη του Εθνικού Ποινικού Μητρώου παρέχει πληροφόρηση για θέματα ποινικού μητρώου των υπηρεσιών ποινικού μητρώου των Εισαγγελιών Πρωτοδικών της χώρας και του Τμήματος Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης, καθώς επίσης και για τους τρόπους και τις διαδικασίες που απαιτούνται προκειμένου να εκδοθεί αντίγραφο ποινικού μητρώου. Μέσα από την διαδικτυακή πύλη του Εθνικού Ποινικού Μητρώου τόσο οι πολίτες όσο και οι δημόσιες υπηρεσίες μπορούν να λάβουν ηλεκτρονικά την φόρμα αίτησης για έκδοση αντιγράφου ποινικού μητρώου, να καταθέτουν ηλεκτρονικά τις αιτήσεις αυτές και εφόσον είναι πιστοποιημένοι να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τα αντίγραφα ποινικού μητρώου. Την πρώτη φορά που ο υπάλληλος των ΚΕΠ επιλέγει να συνδεθεί στη διαδικτυακή πύλη του Εθνικού Ποινικού Μητρώου το σύστημα τονυποχρεώνει πρώτα να δώσει τον συμφωνημένο κωδικό και συνθηματικό, προκειμένου να του επιτραπεί η πρόσβαση. Ο κωδικός αυτός προτείνεται να φυλαχθεί στον browser που χρησιμοποιεί ώστε να μην χρειαστεί να πληκτρολογηθεί ξανά. ΠΡΟΣΟΧΗ. Αν ο υπάλληλος, ή κάποιος άλλος χρήστης που γνωρίζει τον κωδικό και το συνθηματικό, προσπαθήσει να αποκτήσει πρόσβαση στις ελεγχόμενες υπηρεσίες του portal χωρίς να περάσει από το σύστημα των Κ.Ε.Π. τότε το σύστημα του επιτρέπει μεν το login του απαγορεύει όμως κάθε άλλη ενέργεια. Δεν μπορεί να δει τις εκκρεμότητες ή να κάνει οποιαδήποτε εκτύπωση Αντιγράφου Ποινικού Μητρώου. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 3 από 10
Στη συνέχεια καταχωρεί το σωστό κωδικό και συνθηματικό και στο μενού προστίθεται η επιλογή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Αυτόματα μεταφέρεται αμέσως μετά στην οθόνη καταχώρισης αίτησης για Αντίγραφο Ποινικού Μητρώου, στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 4 από 10
2. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ 2.1. Εισαγωγή στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Από το μενού επιλέγουμε ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ. Εμφανίζονται τρεις επιλογές, - Υποβολή Νέας Αίτησης Π.Μ. - Αιτήματα Π.Μ. - Άτομα σε Αιτήματα - Εκτύπωση Αντιγράφου Π.Μ. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 5 από 10
2.2. Υποβολή Νέας Αίτησης Π.Μ. Στην παρούσα φόρμα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να καταχωρήσει ηλεκτρονικά αίτημα για έκδοση αντιγράφου ποινικού μητρώου. Οι ομάδες πεδίων με τα Στοιχεία Διεύθυνσης και τα Στοιχεία Επικοινωνίας αφορούν τον χρήστη που έχει διαπιστευτεί ή τον Φορέα. Στην περίπτωση των ΚΕΠ αφορά τα στοιχεία της κεντρικής υπηρεσίας. Τα στοιχεία αυτά δεν χρειάζεται να σας απασχολούν ούτε πρέπει ποτέ να τα μεταβάλλετε για κανέναν λόγο. Τα πεδία της Αίτησης, επίσης δεν χρειάζεται να μεταβληθούν γιατί θα είναι προσυμπληρωμένα από το σύστημα. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 6 από 10
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΕΔΙΩΝ Το εικονίδιο (Νέα Εγγραφή) είναι απενεργοποιημένο και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Οι χρήστες του ΚΕΠ δεν επιτρέπεται να καταχωρήσουν σε μία αίτηση στοιχεία δεύτερου προσώπου. Το σύστημα αυτόματα έχει δημιουργήσει μια νέα εγγραφή και σας επιτρέπει να καταχωρήσετε τα στοιχεία του πολίτη που κάνει το αίτημα. Αυτά είναι: Σκοπός της Αίτησης: Πρέπει να επιλεγεί από την διαθέσιμη λίστα ο σκοπός της αίτησης, σε συνενόηση με τον Πολίτη. Αριθμός Αντιγράφων: Συμπληρώνεται σε περίπτωση που ο πολίτης επιθυμεί πάνω από ένα αντίγραφα. Παραλαβή έως: Συμπληρώνεται σε περίπτωση που ο πολίτης επιθυμεί την παράδοση του Αντιγράφου, κατά προτεραιότητα, μέχρι κάποια συγκεκριμμένη ημερομηνία. Η ημερομηνία αυτή θα μεταβιβαστεί στην αρμόδια Εισαγγελία που είναι υπεύθυνη να δώσει προτεραιότητα στο συγκεκριμένο αίτημα. *Επώνυμο: Το Επώνυμο του αιτούντος. *Όνομα: Το Όνομά του αιτούντος. *Όνομα Πατέρα: Το Όνομα του πατέρα του αιτούντος. *Όνομα Μητέρας: Το Όνομα της μητέρας του αιτούντος. Όνομα συζύγου: Συμπληρώνεται μόνο σε περίπτωση που η αιτούσα το αντίγραφο είναι έγγαμη. Το Όνομα και το Επώνυμο του Συζύγου της. *Χώρα Γέννησης: Κωδικοποιημένο πεδίο. Συμπληρώνεται από το παράθυρο που ανοίγει με το πάτημα του κουμπιού με την εικόνα του μεγενθυντικού φακού. Αν η χώρα είναι Ελλάδα, αφήνετε την προσυμπληρωμένη επιλογή. Αν είναι άλλη πρέπει να την επιλέξετε από την διαθέσιμη λίστα. Αν η χώρα που θέλετε δεν υπάρχει πρέπει να επιλέξετε την «ΑΓΝΩΣΤΗ» με κωδικό 001. (*)Δήμος ή Κοινότητα Γέννησης: Συμπληρώνεται μόνο αν η χώρα γέννησης είναι Ελλάδα. Κωδικοποιημένο πεδίο. Συμπληρώνεται από το παράθυρο που ανοίγει με το πάτημα του κουμπιού με την εικόνα του μεγενθυντικού φακού. Αν προσπαθείτε να εντοπίσετε μια κοινότητα και δεν υπάρχει στις επιλογές, προσπαθήστε να εντοπίσετε τον δήμο στον οποίο υπάγεται αυτή, με την βοήθεια του Πολίτη. (*)Ημερομηνία Γέννησης: Η ημερομηνία γέννησης σαν τρία διαφορετικά πεδία. Θα πρέπει να καταχωρηθεί πρώτα η Ημέρα (1 ή 2 ψηφία, πχ 7), μετά ο Μήνας (1 ή 2 ψηφία, πχ 12) και στο τέλος το έτος (4 ψηφία, πχ 1987). Ταυτότητα Αριθμός: Ο αριθμός της Αστυνομικής ταυτότητας. Ταυτότητα Ημερομηνία Έκδοσης: Η ημερομηνία έκδοσης σαν τρία διαφορετικά πεδία, Ημέρα, Μήνας και Έτος (όπως και στην Ημερομηνία Γέννησης). Ταυτότητα Αρχή έκδοσης: Αρχή που εξέδωσε την ταυτότητα. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 7 από 10
Διαβατήριο Αριθμός: Ο αριθμός του διαβατηρίου. Διαβατήριο Ημερομηνία Έκδοσης: Η ημερομηνία έκδοσης σαν τρία διαφορετικά πεδία, Ημέρα, Μήνας και Έτος (όπως και στην Ημερομηνία Γέννησης). Άλλο έγγραφο Αριθμός: Αν υπάρχει άλλο έγραφο που επιτρέπεται να χρησιμοποιηθεί ως μέσο ταυτοποίησης, τότε δώστε τον αριθμό αυτού του εγγράφου πρώτα και μετά μια μικρή περιγραφή του (πχ «2912001 ΑΔ.ΟΔΗΓ»). Άλλο έγγραφο Ημερομηνία Έκδοσης: Η ημερομηνία έκδοσης σαν τρία διαφορετικά πεδία, Ημέρα, Μήνας και Έτος (όπως και στην Ημερομηνία Γέννησης). Σημειώσεις: 1. Όλα τα πεδία με αστεράκι «*» είναι υποχρεωτικά πεδία. Εξαίρεση ο Δήμος ή κοινότητα Γέννησης που είναι υποχρεωτικός, μόνο για τους γεννημένους στην Ελλάδα και το πεδίο Ημερομηνία Γέννησης που είναι υποχρεωτικό μόνο το έτος γέννησης. 2. Όλα τα πεδία συμπληρώνονται με ΚΕΦΑΛΑΙΑ γράμματα, όπως ακριβώς αναγράφονται στο έγγραφο ταυτοποίησης που προσκομίζει ο πολίτης. Σε περίπτωση αλλοδαπού θα συμπληρώνονται με Λατινικούς χαρακτήρες, για τους Έλληνες με Ελληνικά γράμματα. 3. Πρέπει να είναι συμπληρωμένα τα στοιχεία από ένα έγγραφο ταυτοποίησης, είτε ταυτότητα, είτε διαβατήριο, είτε κάποιο άλλο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σαν τέτοιο. Για την παραλαβή του Αντιγράφου του Ποινικού Μητρώου δεν χρειάζεται να προσκομίσει το ίδιο αυτό ταυτοποιητικό έγγραφο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί και οποιοδήποτε άλλο. Οδηγίες αναζήτησης. Για να αναζητήσετε την χώρα που θέλετε στο παράθυρο επιλογής χωρών πρέπει να δώσετε στο κενό πεδίο ακριβώς πάνω από την «Περιγραφή» ένα μέρος την περιγραφής της χώρας. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 8 από 10
Αν για παράδειγμα ψάχνετε την «ΒΟΡΕΙΑ ΙΡΛΑΝΔΙΑ» αρκεί να δώσετε «%ΙΡΛΑ%». Το «επί τοις εκατό» (%) πριν από τη λέξη σημαίνει οτιδήποτε και να υπάρχει πριν και αν το δώσετε και μετά τότε οτιδήποτε και να υπάρχει μετά. Ιδιαίτερη προσοχή όταν ψάχνεται, πρέπει να γράφετε πάντα ΚΕΦΑΛΑΙΑ. Αν τα δώσετε με πεζά ΔΕΝ θα είναι επιτυχής η αναζήτηση. Με τη συμπλήρωση όλων των υποχρεωτικών πεδίων και όποιων άλλων πεδίων θεωρούνται απαραίτητα, πατάει ο χρήστης το button και εμφανίζεται ο αριθμός αιτήματος που δόθηκε από το σύστημα. Αυτός ο αριθμός ΠΡΕΠΕΙ να αναγραφεί στην αίτηση που παραλαμβάνει ο Πολίτης ώστε να διευκολυνθεί η αναζήτηση του αντιγράφου κατά την παραλαβή του. 2.3. Αιτήματα Π.Μ. Στην παρούσα φόρμα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ενημερωθεί για την εξέλιξη των αιτημάτων του, για κάθε αίτημα βλέπει την εξέλιξη όλων των υποαιτημάτων του. Για τα αιτήματα που έχουν ολοκληρωθεί, μπορεί να εκτυπώσει το αντίγραφο ποινικού μητρώου επιλέγοντας το εικονίδιο του εκτυπωτή. Προκειμένου να εντοπίσει μια εγγραφή πρέπει να ξέρει τον αριθμό του αιτήματος. Είναι ο αριθμός αυτός που έγραψε με το χέρι του ο υπάλληλος στην αίτηση του πολίτη αμέσως μετά την υποβολή της. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 9 από 10
2.4. Άτομα σε Αιτήματα Αν δεν υπάρχει αυτός ο αριθμός (του Αιτήματος), αν για οποιονδήποτε λόγο χάθηκε η αίτηση ή δεν αναγράφεται, τότε θα πρέπει να πάτε στην οθόνη «Άτομα σε Αιτήματα» που σας επιτρέπει να αναζητήσετε μια εγγραφή όχι μόνο με τον αριθμό της αίτησης αλλά και με τα Ταυτοποιητικά στοιχεία του πολίτη. Προσοχή: Αν τα κριτήρια που δίνετε έχουν σαν αποτέλεσμα την εμφάνισή πάνω από μίας εγγραφής τότε το σύστημα, για λόγους ασφάλειας, δεν σας επιτρέπει να δείτε τα αποτελέσματα. Πρέπει να δώσετε επιπλέον κριτήρια, ώστε να εμφανιστεί μία και μόνο εγγραφή. Θυμηθείτε ότι στην αναζήτηση πρέπει να γράφετε πάντα ΚΕΦΑΛΑΙΑ και ότι μπορείτε να χρησιμοποιείσετε τον χαρακτήρα «%». 2.5. Εκτύπωση Αντιγράφου Π.Μ. Στην παρούσα φόρμα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα με τον Κωδικάριθμο Αντιγράφου Ποινικού Μητρώου, Αριθμό Πρωτοκόλλου, Ημ/νία Πρωτοκόλλου να επιβεβαιώσει ότι υπάρχει έγκυρο αντίγραφο με αυτά τα στοιχεία και από ποια εισαγγελία έχει βεβαιωθεί και υπάρχει και η δυνατότητα εκτύπωσης. "UniSystems Α.Ε. SINGULARLOGIC A.Ε." Σελίδα 10 από 10