Page 1 of 5 ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΕΣ Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΑΝΟΙΓΜΑ ΧΡΗΣΗΣ EUROFASMA ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ - MANAGER KAI Πριν προχωρήσετε στην εκτέλεση της εργασίας "Άνοιγµα Νέας Χρήσης " θα πρέπει: α. Η συγκεκριµένη εταιρία να µην χρησιµοποιείται από άλλο σταθµό εργασίας (ισχύει σε περίπτωση δικτύου) β. Να πάρετε backup 'όλα τα αρχεία της τρέχουσας χρήσης (π.χ 2000). γ. Η εφαρµογή έχει την δυνατότητα να διαχειρίζεται δυο χρήσεις. Για το λόγο αυτό,σε περίπτωση που υπάρχει και προηγούµενη χρήση (π.χ.1999) να πάρετε back up όλα τα αρχεία και αυτής της χρήσης σε ξεχωριστές δισκέτες. Οι δισκέτες των backup τρέχουσας και προηγούµενης χρήσης ΕΝ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΟΥΝ ΓΙΑ ΕΠΟΜΕΝΗ ΦΥΛΑΞΗ. Για να ξεκινήσετε να εργάζεστε στην νέα χρήση (π.χ.2001)θα πρέπει να εκτελέσετε την εργασία "Βοηθητικά-Εργασίες Αρχής /Τέλους Χρήσης -Άνοιγµα Νέας Χρήσης". Στην ερώτηση "Άνοιγµα νέας χρήσης (από 01/01/01 (Ν/Ο)" δίνετε Ναι (Ν) και στην οθόνη "Καθορισµός περιόδων χρήσης" πατάτε F10 για αποδοχή των περιόδων της νέας χρήσης. Κατόπιν θα εµφανιστεί το µήνυµα "Το Άνοιγµα Νέας Χρήσης έγινε " και πατώντας Εnter η εργασία θα έχει ολοκληρωθεί. Η εργασία αυτή θα µεταφέρει το αρχείο λογαριασµών (Λογιστικό Σχέδιο) στη νέα χρήση (π.χ.2001) χωρίς υπόλοιπα. Η µέχρι τώρα τρέχουσα χρήση (π.χ.2000) θα µετατραπεί σε "Προηγούµενη" χωρίς να αλλοιωθούν τα στοιχεία της. Για να µπορέσετε να δουλέψετε στην νέα χρήση (2001) θα πρέπει να γίνει δηµιουργία των κάτωθι αρχείων από την εργασία "Βοηθητικά Εργασίες Συντήρησης Αρχείων ηµιουργία ": 1.Aρχείο Κινήσεων Ηµέρας (Προσωρινό) 2.Αρχείο Κινήσεων Περιόδου Λογαριασµών
Page 2 of 5 3.Αρχείο Αιτιολογιών. Τώρα πλέον µπορείτε να δουλεύετε παράλληλα και στις δύο χρήσεις (2000-2001), επιλέγοντας την επιθυµητή χρήση από την εργασία "Λοιπά " - "Αλλαγή Χρήσης ". Στην τελευταία γραµµή της οθόνης η εφαρµογή θα σας δείχνει ανά πάσα στιγµή σε ποια χρήση βρίσκεστε. τo 2001 σαν Τρέχουσα και το 2000 σαν Προηγούµενη. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΕΣ Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΕΝ ΙΑΜΕΣΟ ΑΝΟΙΓΜΑ ΥΠΕΡ Ω ΕΚΑΜΗΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ MANAGER KAI EUROFASMA Πριν προχωρήσετε στην εκτέλεση της εργασίας "Ενδιάµεσο 'Άνοιγµα Υπερδωδεκάµηνης Χρήσης" θα πρέπει: α) Να έχουν καταχωρηθεί όλες οι εγγραφές µέχρι και 31/12/00 και επίσης να έχουν οριστικοποιηθεί. εν πρέπει σε καµία περίπτωση να έχετε εγγραφές στο προσωρινό αρχείο όταν θα εκτελείτε αυτή την εργασία. Επίσης θα πρέπει να είσαστε βέβαιοι ότι δεν θα υπάρξει ανάγκη να καταχωρηθούν άλλες εγγραφές για το 2000. Μετά την εκτέλεση της εργασίας δεν θα πρέπει να καταχωρηθούν άλλες εγγραφές στο 2000. β) Η συγκεκριµένη εταιρία να µην χρησιµοποιείται από άλλο σταθµό εργασίας (ισχύει µόνο σε περίπτωση δικτύου). γ)να πάρετε Backup όλα τα αρχεία. (Βοηθητικά - Εργασίες Συντήρησης Αρχείων - Φύλαξη Αρχείων/ Backup) Οι δισκέτες των Backup ΕΝ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΟΥΝ ΓΙΑ ΕΠΟΜΕΝΗ ΦΥΛΑΞΗ. Για να ξεκινήσετε να εργάζεστε στη Νέα Υπερδωδεκάµηνη Χρήση (π.χ 2001) θα πρέπει να εκτελέσετε την εργασία "Βοηθητικά - Εργασίες Αρχής/ Τέλους Χρήσης - Ενδιάµεσο Άνοιγµα Υπερ12µηνης Χρήσης ".Στην ερώτηση "Ενδιάµεσο Άνοιγµα Υπερ12µηνης Χρήσης (από01/01/01)
Page 3 of 5 (Ν/Ο):" δίνετε Ναι (Ν) και στην οθόνη "Καθορισµός Περιόδων Χρήσης " πατάτε το πλήκτρο F10, για αποδοχή των περιόδων της Νέας Χρήσης. Κατόπιν θα εµφανιστεί το µήνυµα: Το Άνοιγµα Υπερ12µηνης Χρήσης έγινε και πατώντας enter η εργασία θα έχει ολοκληρωθεί. Η εργασία αυτή θα µεταφέρει το αρχείο λογαριασµών (λογιστικό σχέδιο) στη Νέα Χρήση(π.χ. 2001), µεταφέροντας το σύνολο της χρέωσης και της πίστωσης του κάθε λογαριασµού στην απογραφή. Η µέχρι τώρα τρέχουσα χρήση (π.χ.2000) θα µετατραπεί σε προηγούµενη χωρίς να αλλοιωθούν τα στοιχεία της. Για να µπορέσετε να δουλέψετε στην νέα "χρήση"(2001) θα πρέπει να γίνει δηµιουργία των κάτωθι αρχείων από την εργασία "Βοηθητικά Εργασίες Συντήρησης Αρχείων ηµιουργία ". 1.Αρχείο Κινήσεων Ηµέρας 2.Αρχείο Κινήσεων Περιόδου Λογαριασµών 3.Αρχείο Αιτιολογιών. Τώρα πλέον µπορείτε να δουλεύετε παράλληλα και στις δύο "χρήσεις" (2000-2001), επιλέγοντας την επιθυµητή χρήση από την εργασία Λοιπά - "Αλλαγή Χρήσης ". Στην τελευταία γραµµή της οθόνης η εφαρµογή θα σας δείχνει ανά πάσα στιγµή σε ποια χρήση βρίσκεστε. τo 2001 σαν Τρέχουσα και το 2000 σαν Προηγούµενη. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΕΣ Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤHN METAΦΟΡΑ ΤΩΝ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΣΤΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ MANAGER KAI EUROFASMA ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ : Την εργασία αυτή την εκτελείτε αφού έχετε οριστικοποιήσει όλες τις κινήσεις που αφορούν την παλαιά χρήση, ακόµη και τις τυπικές
Page 4 of 5 Κινήσεις Αποτελεσµάτων. Πριν εκτελέσετε την εργασία " Μεταφορά Υπολοίπων" θα πρέπει να ελέγξετε στις "Γενικές Παραµέτρους" το πεδίο "Απαγορεύονται µεταβολές κινήσεων µέχρι και" θα πρέπει να είναι για την Προηγούµενη Χρήση "30/12/00" και για τη Νέα Χρήση (Τρέχουσα) 31/12/00. Με την επιλογή της εργασίας "Βοηθητικά - Εργασίες Αρχής/ Τέλους. Περ. /Χρήσης - Μεταφορά Υπόλοιπων" (αφού έχετε πάρει Backup τα Αρχεία και της Τρέχουσας και της Προηγούµενης Χρήσης), επιλέγετε την οµάδα Λογαριασµών για τους οποίους θέλετε να γίνει η αυτόµατη µεταφορά υπολοίπων. (Πρέπει να τρέξετε την εργασία χωριστά για τους Λογαριασµούς της Γενικής Λογιστικής, τους Λογαριασµούς Τάξεως και αυτούς της Αναλυτικής. ηλαδή αν σας ενδιαφέρουν και οι τρεις οµάδες θα πρέπει να εκτελέσετε την εργασία αυτή τρεις φορές.) Στη συνέχεια σας εµφανίζετε το µήνυµα "Μηδενισµός Υπολοίπων προηγ. Χρήσης (Ν/Ο):" Πληκτρολογείτε Ν(ναι), αν επιθυµείτε να δηµιουργήσετε κινήσεις µηδενισµού υπολοίπων στην Προηγούµενη Χρήση (π.χ.2000). Στην οθόνη "Μεταφορά Υπολοίπων στη νέα Χρήση" τα πεδία που πρέπει να συµπληρώσετε είναι τα εξής : Ηµεροµηνία: συµπληρώνεται αυτόµατα από την εφαρµογή µε την ηµεροµηνία έναρξης(π.χ. 01/01/01) για τα "Στοιχεία κινήσεων νέας Χρήσης" και µε την ηµεροµηνία λήξης (π.χ.31/12/00)για τα "Στοιχεία κινήσεων προηγ. Χρήσης". Κωδ. Παραστατ.: Θα χρησιµοποιήσετε το παραστατικό "'Άνοιγµα Ισολογισµού" για τα Στοιχεία κινήσεων νέας Χρήσης" και το παραστατικό " Κλείσιµο Ισολογισµού" για τα "Στοιχεία κινήσεων προηγ. Χρήσης". Α/Α Παραστατ.: Θα συµπληρώσετε τον αύξοντα αριθµό των παραστατικών. Αντισυµβ. Λογ : Tο πεδίο αυτό θα συµπληρωθεί αυτόµατα από τον Kωδικό Λογαριασµού που έχετε ορίσει για το συγκεκριµένο παραστατικό στο πεδίο Αντισυµβ. Λογ. που θα χρεοπιστωθεί κατά την ηµιουργία των κινήσεων Μεταφοράς Υπολοίπων (Λογαριασµός Ανοίγµατος Ισολογισµού), για τα "Στοιχεία κινήσεων νέας χρήσης" και Μηδενισµού Υπολοίπων (Λογαριασµός Κλεισίµατος Ισολογισµού ), για τα "Στοιχεία κινήσεων Προηγ.Χρήσης" Όλοι οι λογαριασµοί απαιτείται να είναι τύπου Αποτελεσµάτων. Στα "Όρια Λογαριασµών" µπορείτε να επιλέξετε τους λογαριασµούς για τους οποίους θέλετε να γίνει η µεταφορά υπολοίπων.
Page 5 of 5 Στη συνέχεια πληκτρολογείτε F10 και επιλέγετε σε ποιο αρχείο ( Ηµερήσιο Κινήσεων ή Κινήσεων Περιόδου) θα γίνει η µεταφορά υπολοίπων. ΠΡΟΣΟΧΗ!!!: Απαιτείται να µην έχει γίνει διαγραφή λογαριασµού στο Αρχείο της Τρέχουσας Χρήσης ο οποίος υπάρχει στην Προηγούµενη. Στην περίπτωση που το έχετε κάνει και έχετε µεταφέρει τις κινήσεις ανοίγµατος ισολογισµού στο ηµερήσιο αρχείο, θα πρέπει να εκτελέσετε την εργασία Κινήσεις\ Γενικής Λογιστικής\ Κινήσεις Ηµέρας \Έλεγχος Κινήσεων για να σας εµφανιστούν οι λογαριασµοί που έχετε διαγράψει. ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Η µεταφορά υπολοίπων δεν µεταφέρει υπόλοιπα για λογαριασµούς που είναι χαρακτηρισµένοι σαν ΕΣΟ ΩΝ, ΕΞΟ ΩΝ και ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ. Για να γίνει µεταφορά ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΤΑΞΕΩΣ θα πρέπει να ανοιχτούν στον 89 ενδιάµεσοι λογαριασµοί π.χ 89.02 και 89.03 που να είναι τύπου ΤΑΞΕΩΣ γιατί δεν επιτρέπεται να αναµειγνύονται λογαριασµοί τύπου ΤΑΞΕΩΣ ΜΕ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΥ ΤΥΠΟΥ. Τo 2001 σαν Τρέχουσα και το 2000 σαν Προηγούµενη. Πρέπει να τονισθεί ότι σε περίπτωση που η επιχείρηση τηρήσει τα βιβλία της σε ΕΥΡΩ από 01/01/01 θα πρέπει να δηµιουργηθεί ΝΕΑ ΕΤΑΙΡΙΑ και η Μεταφορά Υπολοίπων πρέπει να γίνει ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ Μπορείτε να εκτυπώσετε την σελίδα πατώντας το εικονίδιο µε τον εκτυπωτή στο Toolbar του internet explorer