ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 1 Συστημική Προσέγγιση στη Διαχείριση Έργων (ΔΕ) Σύμφωνα International Project Management Association (IPMA) www.ipma.ch http://www.pmgreece.gr : Ελληνικό Δίκτυο Διαχειριστών Έργων. Πηγές (δες τους παραπάνω ιστοτόπους): 1. Austrian, PMA, PM Baseline (English Version 2.3, Nov. 2006). 2. R. Gareis s Happy Projects (Manz, 2005) 3. Krezner, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 7 th ed., Wiley, 2000 1. Βασικές Έννοιες ΔΕ Κύριος του έργου (project owner): Οργανισμός ή άτομο που αναθέτει σε μια Ομάδα Έργου (project team), συντονιζόμενη από ένα Διαχειριστή του Έργου (project manager), την υλοποίηση ενός έργου. Ως έργο νοείται: μια ενέργεια ή διαδικασία ή δράση που υλοποιείται εντός χρονικών και οικονομικών περιορισμών και προδιαγραφών, ή το προκαθορισμένο και επιδιωκόμενο προϊόν (το αποτέλεσμα) μιας σχεδιασμένης και προγραμματισμένης χρήσης δεδομένων συντελεστών παραγωγής, το οποίο υλοποιείται σε προκαθορισμένα χρονικά όρια. Η Διαχείριση Έργου αρχίζει με την ανάθεση της ευθύνης της διαχείρισης (project assignment) και τελειώνει με την αποδοχή του έργου (project acceptance) από τον κύριο του έργου. Η εκπόνηση του έργου δεν ταυτίζεται με τη διαχείριση του έργου. Το έργο μπορεί να είναι επιτυχές (δηλαδή, να γίνει αυτό που πρέπει) ακόμα και με κακή διαχείρισή του. Η διαχείριση μπορεί να είναι επιτυχής αλλά το έργο να αποτύχει. Η Διαχείριση Έργων αφορά: στη διαχείριση των συντελεστών παραγωγής στη διαδικασία μετατροπής (μεταμόρφωσης) των συντελεστών παραγωγής σε χρήσιμα (από συγκεκριμένη σκοπιά) έργα αποδεκτής ποιότητας στη χρήση/λειτουργία των έργων για παραγωγή χρήσιμων υπηρεσιών /αγαθών που ικανοποιούν προκαθορισμένες προδιαγραφές στη διαχείριση των επιπτώσεων, από τη δημιουργία και τη λειτουργία των έργων, στο κοινωνικό, το πολιτιστικό και το φυσικό περιβάλλον. Σε κάθε περίπτωση παραπάνω, διαμορφώνεται ένα συγκεκριμένο έργο, μια συγκεκριμένη ανάγκη για δράση προκειμένου να γίνει να υλοποιηθεί -- κάτι. Τα έργα είναι κοινωνικά συστήματα που χαρακτηρίζονται από πολυπλοκότητα και δυναμική συμπεριφορά.
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 2 Για τη διαχείρισή τους, αναγνωρίζονται και μελετώνται τα όριά τους (όρια ανάλυσης του συστήματος), διερευνάται η αναγκαιότητα αύξησης ή μείωσης του βαθμού πολυπλοκότητας του συστήματος και αντιμετωπίζονται τα δυναμικά φαινόμενα του έργου. Για την αξιολόγηση της Διαχείρισης Έργου (ΔΕ) προϋποτίθενται: 1. σκοπιά της αξιολόγησης, 2. στόχος της διαχείρισης και 3. κριτήρια αξιολόγησης. Προϋποθέσεις επιτυχίας στη ΔΕ είναι: Σαφής προσδιορισμός των στόχων του έργου: Τι αποτελεί και τι δεν αποτελεί στόχο. Οι μηστόχοι προσδιορίζουν τα όρια της ανάλυσης. Διαμόρφωση προγράμματος δράσης για την εκπόνησης του έργου, με βάση τις διαδικασίες που εκτελούνται (process-oriented) και έλεγχος της πορείας του προγράμματος. Αναγνώριση των σχέσεων και αλληλεπιδράσεων του έργου με το περιβάλλον του (context) και σχεδιασμός διαδικασιών διαχείρισής τους. Βασικό κριτήριο αξιολόγησης της επιτυχίας του έργου: Η ικανοποίηση των προσδοκιών του κύριου του έργου καθώς και η αποδοχή αποτελεσμάτων και επιπτώσεων από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (stakeholders), δηλαδή, όλους όσους επηρεάζονται από το έργο και τις επιπτώσεις του. Η Διαχείριση Έργων (ΔΕ) αποτελείται από τις εξής Διαδικασίες 1. Διαδικασία Εκκίνησης Σχεδιασμός Διαχείρισης (Project-Start Process) 2. Συντονισμός Έργου (project co-ordination) 3. Έλεγχος Πορείας Έργου (project controlling) 4. Διαχείριση Κρίσεων (project crisis management) 5. Κλείσιμο το Έργου (project close-down).
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 3 2. Αντικείμενο/Στόχοι της Διαδικασίας Εκκίνησης 1. Το πλαίσιο εκπόνησης του έργου (project context): Μεταφορά πληροφορίας από την «προ-έργου» κατάσταση στην «μετά-έργο» κατάσταση. Ευρύτερες στρατηγικές, εξαρτήσεις από άλλα έργα. Αναγνώριση των ενδιαφερομένων μερών (του περιβάλλοντος του έργου: Εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον) και των σχέσεών τους με το έργο. 2. Καθορισμός και Συμφωνία επί των Στόχων και του Αντικειμένου του έργου. Τι αναμένεται και τι ΔΕΝ αναμένεται να γίνει. Αναγνώριση πακέτων εργασίας. 3. Διαμόρφωση σχεδίων/ προγραμμάτων / πλάνων για το έργο. Του χρονοδιαγράμματος των επιμέρους εργασιών, του προγράμματος διακύμανσης των αναγκών σε πόρους και προγράμματος διακύμανσης προσόδων και δαπανών 4. Σχεδιασμός της οργανωτικής δομής και του πλαισίου λειτουργίας (project organization): Συμφωνητικό ανάθεσης έργου στον μάνατζερ και την ΟΕ Διαμόρφωση Ομάδας Έργου και Οργανισμού του έργου Κατανομή ρόλων, καθηκόντων και ευθυνών στον κύριο του έργου, τον μάνατζερ, κάθε μέλος της ΟΕ, κάθε συνεργάτη, την ΟΕ
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 4 την ομάδα του κύριου του έργου Διαμόρφωση κανόνων λειτουργίας Διαμόρφωση επικοινωνιακού συστήματος μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών. Σύσταση /δημιουργία Αρχείων /Εντύπων τεκμηρίωσης (project management documentation). 5. Σύσταση /διαμόρφωση του έργου ως κοινωνικό σύστημα. Διαμόρφωση της κουλτούρας του έργου: Όνομα, Logo, τεχνήματα, ειδικός χώρος, ιδιάζουσα «γλώσσα», κοινωνικές εκδηλώσεις. 6. Σχεδιασμός διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων (=αποκλίσεων, θετικών ή αρνητικών, από το αναμενόμενο) ως προς το στόχο, το χρονοδιάγραμμα, τις δαπάνες, τα έσοδα, κλπ. PROJECT ORGANIZATION CHART Project Contributor Project Contributor Project Contributor Sub team 1 Project Team Member Project Team Member Project Contributor Sub team 2 Project Team Project Manager Project Organisation Project Owner (Team) Project Contributor 3. Αντικείμενο / Στόχοι του Συντονισμού 1. Διαμόρφωση ενός πλάνου (κατάστασης) για το: Ποιος λαμβάνει ποια πληροφορία, καθώς αφενός μεν υπάρχουν εμπιστευτικές πληροφορίες, αφετέρου δε, πρέπει να γίνεται έγκυρη πληροφόρηση των μελών της ομάδας του έργου και των εκπροσώπων των ενδιαφερομένων μερών για την πορεία του έργου.
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 5 Πως θα μεταβιβάζεται η πληροφορία: προφορικώς, γραπτώς, ηλεκτρονικώς, κατ ιδίαν, σε συσκέψεις, κλπ. 2. Διασφάλιση συνεχούς και αποτελεσματικής επικοινωνίας μεταξύ του μάνατζερ, των μελών της Ομάδας Εργασίας και των μελών της Ομάδας του κύριου του έργου. Επιτυγχάνεται με Τα έντυπα τεκμήρια (documents) Πρακτικά συναντήσεων (εναρκτήρια συνάντηση, τακτικές ή έκτακτες συσκέψεις workshops, ατομικές συναντήσεις του μάνατζερ με τα μέλη της ΟΕ, κλπ.). Λίστες «προς-ενέργεια» 3. Συνεχής έλεγχος και προσαρμογή των σχέσεων με τους εκπροσώπους των ενδιαφερομένων μερών 4. Συνεχής υποστήριξη για την ολοκλήρωση κάθε πακέτου εργασίας 5. Συνεχής έλεγχος διαθεσιμότητας των αναγκαίων πόρων.
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 6 4. Αντικείμενο / Στόχοι του Ελέγχου 1. Έλεγχος προόδου. (Που είμαστε;) 2. Σύγκριση με το αναμενόμενο (Πού έπρεπε να είμαστε;) 3. Διορθωτικές ενέργειες για τυχόν αποκλίσεις. Προσαρμογή των αρχικών θέσεων στη νέα κατάσταση. Η προσαρμογή αυτή αφορά σε: στόχους, προθεσμίες, ευθύνες, σχέσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη, το οργανωτικό πλαίσιο, κλπ. 4. Ανάπτυξη Αναφορών Έργου (project reports, Εκθέσεων Προόδου) για κάθε πόρο (ανθρώπινο δυναμικό, υλικά, χρήματα), είτε ή για το όλο έργο ή για τμήματά του. Διαμόρφωση /προσαρμογή της «γενικής εικόνας» του έργου (the "Big Project Picture"). Οι διαδικασίες ελέγχου λαμβάνουν χώρα σε τακτά χρονικά διαστήματα. Αρχίζει με τη «μύηση» (το ξεκίνημα) στο έργο και τελειώνει με την κατάθεση του τελικής αναφοράς για την ολοκλήρωση και την επίδοση του έργου. 5. Αντικείμενο / Στόχοι της Διαχείρισης Κινδύνων και Κρίσεων Στη Διαχείριση Κινδύνου θεωρούμε ενδεχόμενες αποκλίσεις από τα κατά κανόνα, τα συνήθως, «αναμενόμενα». Στη Διαχείριση Κρίσεων θεωρούμε extreme καταστάσεις και εξελίξεις, μέσα όμως σε ένα διάστημα (διακύμανση) από το χειρότερο δυνατό σενάριο (το χειρότερο που μπορεί να συμβεί) στο καλύτερο δυνατό σενάριο. 1. Διαχείριση Κινδύνων Η Διαχείριση Κινδύνου συνεπάγεται τρία Στάδια: 1. Αναγνώριση και Αξιολόγηση του Κινδύνου: Τι μπορεί να συμβεί και σε ποιο πακέτο εργασίας; Πόσο σοβαρό θα είναι ως προς την εξέλιξη του έργου; 2. Σχεδιασμός και υλοποίηση μέτρων (ενεργειών) για αποφυγή (πρόληψη) του κινδύνου, δηλαδή μέριμνα ώστε να μην διαμορφωθούν «επικίνδυνες» συνθήκες, και για διορθωτικές ενέργειες, δράσεις αποκατάστασης, αν παρά την προφύλαξη, ο κίνδυνος πραγματοποιηθεί. 3. Έλεγχος του Κινδύνου Υλοποιείται στα πλαίσια του Ελέγχου της πορείας. Επανελέγχονται οι σχεδιασμένες δράσεις/αντιδράσεις βάσει τυχόν νέων δεδομένων. Αναγνωρίζονται και αξιολογούνται τυχόν νέοι κίνδυνοι. Σχεδιάζονται μέτρα για τους τυχόν νέους κινδύνους.
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 7 2. Διαχείριση Κρίσεων Οι Κρίσεις και οι Ευκαιρίες ανακύπτουν χωρίς προειδοποίηση. Στα πλαίσια της Διαδικασίας Εκκίνησης και της Διαδικασίας Ελέγχου είναι δυνατόν να διαμορφωθούν Σενάρια για ενδεχόμενες Κρίσεις στην εξέλιξη του έργου, συνοδευμένα από Εναλλακτικές Αντιδράσεις (Responses). Η αντιμετώπιση μιας Κρίσης αρχίζει με τον Ορισμό την αναγνώριση-- της Κρίσης και τελειώνει με την ενημέρωση των αρμοδίων (π.χ. Κύριο του Έργου) ότι η Κρίση τελείωσε. 6. Αντικείμενο / Στόχοι του Κλεισίματος (Close-Down) 1. Συναισθηματικό κλείσιμο. «Διάλυση» της Ομάδας Έργου. Απαλλαγή από ευθύνες. Αναγνώριση προσφοράς. Τερματισμός των σχέσεων και καναλιών επικοινωνίας με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Ευχαριστίες. Κοινωνική εκδήλωση για το κλείσιμο. 2. Ουσιαστικό κλείσιμο ως προς το περιεχόμενο με αξιολόγηση της επίδοσης του έργου. Πιστοποιητικό Αποδοχής έργου από τον κύριο του έργου. Αξιολόγηση του συνόλου αλλά και της επίδοσης κάθε εμπλεκόμενου μέλους. 3. Εκπλήρωση τελικών υποχρεώσεων (π.χ. πληρωμή bonus στα μέλη της Ομάδας ή τιμολογίων). 4. Σχεδιασμός των υπολοίπων ενεργειών και της «μετά-έργο» φάσης. 5. Δημιουργία και κατάθεση των τελικών αναφορών ( as-is ή as-built ) documentation). 6. Μεταφορά της πληροφορίας που παράχθηκε στους κατάλληλους αποδέκτες. Τελική έκθεση Συνάντηση workshop για ανταλλαγή εμπειριών Δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 8 7. Δομή του Έργου Το έργο διαιρείται σε δραστηριότητες ή πακέτα εργασίας (work packages). Αυτή η δομική ανάλυση του έργου (work breakdown structure), απεικονίζει το αντικείμενο του έργου και αποτελεί εργαλείο διαχείρισης. Βάσει αυτής, προγραμματίζεται η χρήση πόρων, εκτιμάται το κόστος και σχεδιάζονται οι επικοινωνίες και οι ροές πληροφοριών και αναφορών μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών. Ως προς το βάθος της κατάτμησης, κάθε πακέτο εργασίας πρέπει να: μπορεί να ανατεθεί σε συγκεκριμένο άτομο που θα έχει την ευθύνη υλοποίησης και την εξουσία επί της διαδικασίας έχει μηδενική ή ελάχιστη εξάρτηση από άλλα πακέτα ώστε να ελέγχεται η επίδοση του, ανεξάρτητα από την επίδοση των άλλων είναι αναγνωρίσιμο, με συγκεκριμένα αποτελέσματα έχει μετρήσιμους δείκτες για την πραγματοποιούμενη σταδιακή πρόοδο. 8. Το Περιβάλλον του Έργου Είναι το σύνολο των παραγόντων που επηρεάζουν και επηρεάζονται από το έργο. Από τη σκοπιά της διαχείρισης, το περιβάλλον του έργου ορίζεται αναφορικά με το περιεχόμενο, το χρόνο και την κοινωνία (social context). Ως προς περιεχόμενο, το περιβάλλον του έργου περιέχει στοιχεία που αναφέρονται στη συμβολή του έργου στους στρατηγικούς στόχους του Οργανισμού σε συνδυασμό και με άλλα έργα (παράλληλα έργα). Ως προς το χρόνο, αναγνωρίζονται τα αίτια και η ανάγκη που οδήγησαν στο έργο, πριν αυτό αρχίσει, αλλά και το πού αποβλέπει (ανώτερος στόχος). Οι κοινωνικοί παράγοντες που συν-θεωρούνται για την αναγνώριση του περιβάλλοντος του έργου διακρίνονται σε : Εσωτερικούς και Εξωτερικούς παράγοντες. Εσωτερικοί Παράγοντες Σχετίζονται με την εσωτερική οργάνωση και τη λειτουργία της ομάδας έργου (process oriented). Είναι ο ίδιος ο μάνατζερ του έργου, ο κύριος του έργου και η oμάδα έργου. Οι σχέσεις μεταξύ τους σχετίζονται με τις διαδικασίες εκπόνησης του έργου. Η Ομάδα Έργου: Είναι ένα σύστημα με μέλη, σκοπό, δομή και περιορισμούς. Η ικανότητα της ομάδας δεν είναι απλώς το άθροισμα των ικανοτήτων των μελών της, αλλά κάτι περισσότερο το οποίο αναδύεται από τη συνοχή και τη συνεργασία μεταξύ των μελών. Σημασία έχει η μαζική συμπεριφορά της ομάδας ως ενιαίο σύνολο, όχι η επίδοση του κάθε μέλους. Οι στόχοι των μελών υποτάσσονται στο στόχο της ομάδας.
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 9 Project Environment Graph Environment xy Environment xy Project Organisation Project Owner (-team) Project Manager Project Team Project xy Environment xy Environment xy Εξωτερικοί Παράγοντες Σχετίζονται με παράγοντες εκτός έργου, όπως π.χ. πελάτες, τράπεζες, προμηθευτές, άλλα τμήματα του Οργανισμού όπως τμήμα προμηθειών ή οικονομική υπηρεσία κ.λπ. Σχετίζονται με προσδοκίες από το έργο (results-oriented) και επηρεάζονται ελάχιστα ή καθόλου από τον μάνατζερ. Ο μάνατζερ μπορεί να διαμορφώσει και να επηρεάσει τις σχέσεις του έργου με τους παράγοντες αυτούς. Ο σχεδιασμός των σχέσεων αυτών γίνεται πριν ακόμα ξεκινήσουν οι κυρίως εργασίες του έργου: Αναγνωρίζονται οι σημαντικοί παράγοντες ή φορείς επηρεασμού της εξέλιξης του έργου και διερευνώνται οι σχέσεις τους με το έργο, αφενός μέσω μοντέλων και αφετέρου μέσω επαφών και επικοινωνίας με εκπροσώπους των φορέων. Η απεικόνιση μιας σχέσης και της σημαντικότητάς της μπορεί να είναι λεκτική περιγραφή, γραμμή επιρροής, διάγραμμα ροών, ή υποκειμενική βαθμολόγηση σε αυθαίρετη κλίμακα (π.χ. από 0 έως 10).
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 10 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΙΣ ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ ΤΟΥ ΡΜ: Αναφορά στο Πλαίσιο Διαχείρισης του Έργου 1. Έργο: Αναμόρφωση του Προγράμματος Σπουδών του Τμήματος ΠΜ 2. Το πρόβλημα: Ένα έργο αποσκοπεί στην κάλυψη μιας ανάγκης. Στην επίλυση συγκεκριμένου προβλήματος, δηλαδή, στην άρση ή τον περιορισμό μιας διαφορά μεταξύ της υφιστάμενης κατάστασης και της επιθυμητής. Εν προκειμένω, Ποιο ακριβώς είναι το πρόβλημα (ποια η ακριβής διατύπωση του) που οδήγησε τη ΓΣ να απαιτήσει την εκπόνηση του έργου αυτού; Ποιος ζημιώνεται αν δεν γίνει το έργο της Επιτροπής Σπουδών; 3. Κύριος του Έργου (ΚΕ): Η ΓΣ του Τμήματος 4. Ομάδα Κύριου του Έργου (ΟΚΕ): Η Επιτροπή ΠΣ που ορίστηκε από το Τμήμα, αποτελούμενη από τους Διευθυντές των Τομέων. Αρμόδια να προσδιορίσει, εκ μέρους του Τμήματος, το ακριβές περιεχόμενο (scope) του έργου. 5. Σκοπιμότητα του ΚΕ: Σε τι αποσκοπεί η ΓΣ ζητώντας την εκπόνηση του έργου; Σε ποιον δίνει λογαριασμό η ΓΣ; Την Κοινωνία; Τη Σύγκλητο; Τους φοιτητές; Άλλους; 6. Αξιολόγηση α. Του Έργου/Προϊόντος: Ποιος θα αξιολογήσει το τελικό προϊόν (το πρόγραμμα σπουδών), με ποια διαδικασία ακριβώς και με ποια κριτήρια; Ποια θα είναι ακριβώς η τελική μορφή; Πως θα διασφαλιστεί η τελική έγκριση και η εφαρμογή; β. Της Επιτροπής Σπουδών / ΟΚΕ: Με ποια κριτήρια; Είναι ενδεχόμενο η ΟΚΕ να δείξει έντονο ενδιαφέρον και να εργαστεί εξαιρετικά αλλά να αδρανήσουν άλλοι παράγοντες εκπόνησης του έργου. Εν γένει, είναι δυνατόν το έργο να είναι ικανοποιητικό και η διαχείρισή του απαράδεκτη. Όπως και το αντίθετο: Ικανοποιητική και επιτυχής διαχείριση με απαράδεκτο προϊόν. 7. Μάνατζερ του έργου, ΜΕ (project manager): Ο Πρόεδρος του Τμήματος ή άλλο πρόσωπο που ορίζεται από την ΟΚΕ 8. Ομάδα Έργου, ΟΕ (project team): Θα οριστεί από τον ΚΕ ή την ΟΚΕ. Είναι η Ομάδα που θα κάνει τη δουλειά. Δεν ταυτίζεται με την ΟΚΕ. Συντονίζεται από τον ΜΕ. Αποτελείται από Μέλη και Συνεργάτες. Ορισμός της ΟΕ σημαίνει ορισμό των Ρόλων που απαιτούνται για την εκπόνηση του έργου, όχι ορισμό προσώπων. Αφού οριστούν οι απαιτήσεις και οι ευθύνες του κάθε ρόλου, επιλέγονται τα κατάλληλα πρόσωπα, είτε ως μέλη της ΟΕ ή ως συνεργάτες. Στην ΟΕ μπορεί να συμμετέχουν και μέλη της ΟΚΕ, όπως π.χ. ένας Διευθυντής Τομέα, εφόσον θέλει και μπορεί να εκπονήσει το αντίστοιχο μέρος του έργου --να καλύψει συγκεκριμένο ρόλο. Η ΟΕ θα περιλαμβάνει υπο-ομάδες, κάθε μια με συγκεκριμένο αντικείμενο. Κάθε υποομάδα συντονίζεται από ένα μέλος της ΟΕ το οποίο ελέγχεται από τον ΜΕ.
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 11 Κάθε υπο-ομάδα έχει συγκεκριμένο αντικείμενο έργου, με προθεσμίες και πόρους που της διατίθενται. 9. Οργανισμός Έργου (project organization): Αποτελείται από τον ΚΕ (ή την ΟΚΕ), την ΟΕ, τον Μάνατζερ και τους εξωτερικούς συνεργάτες. Είναι ένα «ζωντανό» και εξελισσόμενο όργανο. 10. Σκοπιά του Έργου (project scope): Ορίζεται από την ΟΚΕ και αποτυπώνεται δια μέσου των εξής: Χρονικός ορίζοντας (time horizon) Ζητήματα που θα μελετηθούν (objects of consideration) Στόχοι του έργου (Objectives) Κριτήρια Αξιολόγησης Πακέτα Εργασίας (Work packages): Σε κάθε Ζήτημα και κάθε Στόχο αντιστοιχεί συγκεκριμένο σύνολο πακέτων εργασίας. 11. Περιβάλλον του Έργου: Εσωτερικό: Ο Πρόεδρος, τα μέλη της Επιτροπής, τα μέλη της ΟΕ. Εξωτερικό: Οι κοινωνικοί φορείς ή κοινωνικές ομάδες που η ΟΚΕ θεωρεί ότι πρέπει να έχουν άποψη και μπορούν να επηρεάσουν το έργο. Η άποψή τους θα ζητηθεί στην αρχή, ενδιάμεσα, ή /και στο τέλος του έργου. 12. Συντονισμός και Διάχυση Πληροφοριών: Ποιοι ενημερώνονται κατά την εξέλιξη του έργου, κάθε πότε, με ποιο τρόπο. Αναγνώριση φάσεων του έργου. Χρονικές προθεσμίες για ανάδραση. Χρονικοί σταθμοί αναφοράς για εισήγηση και έγκριση τμημάτων του έργου. 13. Διαχείριση Κρίσεων: Καθορισμός του πως θα αντιμετωπιστούν τυχόν αναπάντεχες εξελίξεις, όπως π.χ. μη ολοκλήρωση του έργου έγκαιρα και αδυναμία εφαρμογής του το 2009-10 αδιαφορία ή αμέλεια κάποιου μέλους της ΟΕ να ολοκληρώσει έγκαιρα το μέρος του αδυναμία εξεύρεσης αναγκαίων πόρων έντονες συγκρούσεις εντός της ΟΕ ή της ΟΚΕ άρνηση μέλους ΔΕΠ να συνεργαστεί μη έγκρισής του από τη ΓΣ. Ο σχεδιασμός της διαχείρισης κρίσεων γίνεται υποχρεωτικά στην αρχή του έργου. 14. Απόδοση Λογαριασμού και Ευθυνών: Καθορισμός από την αρχή των επιπτώσεων στα μέλη της ΟΕ και της ΟΚΕ που δεν εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους. Η εμπειρία δείχνει ότι μη απόδοση λογαριασμού και μη επίπτωση από πλημμελή εκτέλεση των καθηκόντων συνεπάγεται αμέλεια και αδιαφορία. Αδυναμία επιβολής επιπτώσεων ερμηνεύεται ως αδιαφορία για το αν το έργο θα υλοποιηθεί ή όχι. Προσοχή: Ο προσδιορισμός των στοιχείων 2, 5, 6 και 10 είναι η βάση για την περαιτέρω ανάλυση. Χωρίς αυτά, ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΡΓΟ ΠΡΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ. Τυχόν αγνόησή τους συνεπάγεται είτε αφανείς επιδιώξεις ή αδιαφορία για την ουσία του αποτελέσματος. Η ΟΚΕ θα έχει επιτελέσει εξαιρετικό έργο για το Τμήμα και τους φοιτητές ακόμα και αν το έργο της περιοριστεί στον προσδιορισμό αυτών των στοιχείων.
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 12 ΔΙΑΔΙΚΑΣΤΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗ Προς διευκόλυνση της ΟΚΕ να προσδιορίσει το Πρόβλημα, τη Σκοπιμότητα και τη Σκοπιά του έργου, παραθέτω στη συνέχεια προκαταρκτικές σκέψεις ως προς τα ζητήματα που μπορεί να συμπεριληφθούν στον προβληματισμό. Η ευθύνη της επιλογής ανήκει είτε στην ΟΚΕ ή στον ΚΕ (τη ΓΣ) μετά από εισήγηση της ΟΚΕ. (Η διαμόρφωση της Εισήγησης προς το πολυπληθές συλλογικό όργανο της ΓΣ και η διαμόρφωση συναίνεσης αντιμετωπίζεται με ειδικές διαδικασίες). Η επιλογή των ζητημάτων που ΔΕΝ θα ληφθούν υπόψη είναι εξίσου σημαντική με την επιλογή των ζητημάτων που θα ληφθούν: Ορίζονται έτσι τα Όρια του Προβλήματος. Αφού προσδιοριστούν τα παραπάνω, και στο βαθμό που υπάρχει ενδιαφέρον από την ΟΚΕ, προτίθεμαι να υποδείξω τα επόμενα πρακτικά διαδικαστικά βήματα για εκπόνηση του έργου. Επισημαίνεται ότι η εκπόνηση του έργου δεν ταυτίζεται με τη διαχείριση του έργου. Σκοπιά του Έργου Από τίνων τη σκοπιά θα γίνει η ανάλυση και για ποιόν χρονικό ορίζοντα; Ενδεικτικές σκοπιές είναι οι εξής: 1. Των φοιτητών που αποφοιτούν το 2013 2. Των φοιτητών που θα αποφοιτήσουν το 2023 3. Των γονέων των φοιτητών 4. Των τεχνικών επιχειρήσεων 5. της Πολιτείας 6. Των μελών ΔΕΠ 7. Άλλο 1 8. Άλλο 2 9. κ.ο.κ. Ζητήματα που θα μπορούσαν να μελετηθούν, να αντιμετωπιστούν, να ληφθούν υπόψη ή να αποκλειστούν από κάθε συζήτηση: Α. Ως προς την Υποδομή του Τμήματος/ΔΠΘ 1. Δυνατότητες του Υπολογιστικού Κέντρου 2. Οι δυνατότητες των εργαστηρίων μας και εύρος εργαστηριακών μαθημάτων Β. Ως προς την έξωθεν καλή μαρτυρία Κοινωνία 3. Ο συγκερασμός των υποχρεώσεων του Τμήματος για διαμόρφωση χρηστών πολιτών και κοινωνικά αποδεκτών μηχανικών 4. Οι σύγχρονες τάσεις για θεώρηση του πλήρους κύκλου ζωής στο σχεδιασμό και την κατασκευή των έργων, για ενεργειακά ή βιοκλιματικά κτίρια, για αεοφορικές κατασκευές, για ελαχιστοποίηση του παραγόμενου CO2 στον κύκλο ζωής μιας κατασκευής, κ.ο.κ. Γ. Ως προς την Ποιότητα 5. Διεθνή πρότυπα ως προς τις ώρες διδασκαλίας ανά διάλεξη (π.χ. μέχρι 2 ώρες ) Δ. Ως προς τα Όρια αντοχής των άμεσα εμπλεκόμενων Ε. Ως προς τις απαιτήσεις των άμεσα ενδιαφερομένων 6. Οι επιλογές των φοιτητών για κατευθύνσεις 7. Τα όρια αντοχής των φοιτητών (ώρες εργασίας ανά βδομάδα) 8. Τα ενδιαφέροντα των φοιτητών σήμερα (πώς αποτυπώνονται;)
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 13 9. Ουσία και περιεχόμενο των Διπλωματικών Εργασιών. Αξιολόγηση τους βάσει διεθνών προτύπων. 10. Οι επιδιώξεις των μελών ΔΕΠ 11. Ο συγκερασμός διδασκαλίας και έρευνας. 12. Οι ώρες μαθημάτων ανά μέλος ΔΕΠ 13. Οι αντιστοιχίες μεταξύ δυνατοτήτων μελών ΔΕΠ και αντικειμένων διδασκαλίας 14. Ο ρόλος των προαπαιτούμενων μαθημάτων. 15. Οι επικαλύψεις μεταξύ μαθημάτων ή και Τομέων 16. Κατάργηση υφιστάμενων μαθημάτων βάσει περιεχομένου τους και σύγχρονων αντιλήψεων. 17. Η ζήτηση για αποφοίτους: Τι ακριβώς χρειάζεται η αγορά; Σε 5 χρόνια; Σε 15; 18. Συνεργασία με την Πράξη Επαφές με εργοτάξια, Μελετητές, κλπ. 19. Οι ανάγκες της αγοράς για συγκεκριμένες ειδικότητες (πώς αποτυπώνονται;) 20. Οι δυνατότητες (υλικοτεχνική υποδομή) του ΔΠΘ 21. Η ποιότητα των συγγραμμάτων 22. Η αντιστοιχία απαιτήσεων (φορτίου) και ωρών στο πρόγραμμα. 23. Τα προγράμματα άλλων ΑΕΙ του εσωτερικού και του εξωτερικού. 24. Η αξιολόγηση του Τμήματος και του νέου ΠΣ από ευρωπαϊκούς οργανισμούς 25. Πιθανότητα ανταγωνισμού με ιδιωτικά ΑΕΙ στην Ελλάδα 26. Σχέση του ΠΣ με τα Μεταπτυχιακά Προγράμματα στο ΔΠΘ, σε άλλα ΑΕΙ της χώρας ή στο εξωτερικό. 27. Χρήση Αγγλικών σε μαθήματα ή σε Διπλωματικές 28. Εισαγωγή μαθημάτων κοινωνικών επιστημών, ιστορίας, φιλολογίας, κατά το πρότυπο των διεθνώς αναγνωρισμένων άριστων ΑΕΙ. Δυνατότητες συνεργασίας με άλλα Τμήματα του ΔΠΘ εκτός Πολυτεχνικής Σχολής. και πλήθος άλλων! Στόχοι του Έργου Ενδεικτικοί Στόχοι είναι οι εξής: 1. Να διαμορφωθεί μέχρι τις 30-04-08 και να κατατεθεί στη ΓΣ, ένα ΠΣ που θα καλύπτει τις ανάγκες των, όπως αυτές διατυπώνονται στο., και το οποίο είναι αποδεκτό από τους. τάδε και τάδε. 2. Να διαμορφωθεί μέχρι τις 31-03-08 και να κατατεθεί στη ΓΣ για προκαταρκτική έγκριση, ένα ΠΣ που θα έχει κατά μέγιστο «τόσα» μαθήματα και «τόσες» ώρες ανά εβδομάδα, το 20% των μαθημάτων του θα είναι στο πεδίο. «τάδε», θα περιέχει όλα τα υποχρεωτικά μαθήματα που περιλαμβάνει το πρόγραμμα του «μέσου» τμήματος της ΕΕ, θα λαμβάνει υπόψη του τις σύγχρονες τάσεις σπουδών όιπως τεκμηριώνονται από τις θέσεις των. «τάδε» φορέων. Η λογική είναι ότι οι στόχοι πρέπει να έχουν προθεσμία, να είναι σαφείς και κυρίως να είναι ελέγξιμοι. Το Περιβάλλον του Έργου Εξωτερικό Περιβάλλον: Οι Φορείς των οποίων θα ζητηθεί η άποψη μπορεί να είναι, για παράδειγμα: Εκτός ΔΠΘ 1. Το ΤΕΕ
ΔΠΘ - Δ. Παναγιωτακόπουλος, Σημειώσεις Μαθήματος ΔΤΕ 14 2. Ο Σύλλογος ΠΜ 3. Άλλα Τμήματα ΠΜ στην Ελλάδα 4. Άλλα Τμήματα ΠΜ στην ΕΕ 5. Ο ΣΕΒ 6. Η Ένωση Κατασκευαστών Μεγάλων Έργων 7. Το ΥΠΕΧΩΔΕ 8.????? 9. Άλλο; Εντός ΔΠΘ 1. Ο Σύλλογος Φοιτητών 2. Επιτροπές Ετών 3. Η Σύγκλητος / Πρυτανεία 4. Η Κοσμητεία / τα άλλα Τμήματα της ΠΣ 5. Ο ΕΣΔΕΠ 6. Ο Σύλλογος ΕΔΤΠ/ΕΙΔΙΠ 10. Ο Σύλλογος Διοικητικού Προσωπικού Άλλα? Εσωτερικό Περιβάλλον: Σχετίζονται με την εσωτερική οργάνωση και τη λειτουργία της ομάδας έργου. Είναι ο ίδιος ο μάνατζερ του έργου (ο Πρόεδρος του Τμήματος), ο Κύριος του έργου και η Ομάδα Έργου. Οι σχέσεις μεταξύ τους σχετίζονται με τις διαδικασίες εκπόνησης του έργου.