Διαχείριση Έργων Πληροφορικής

Transcript

1 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Μελέτη Σκοπιμότητας Feasibility Study Μ. Τσικνάκης Ε. Μανιαδή, Α. Μαριδάκη

2 Μάθημα στο eclass Ονομασία: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΕΑΡΙΝΟ 2017 Κωδικός Μαθήματος στο eclass: TP364 Κωδικός Πρόσβασης: Project Management Folder Documents ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΤΜΗΜΑ του Μαθήματος ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑΚΟ ΤΜΗΜΑ του Μαθήματος 2

3 Διαδικασία Προσδιορισμού Προβλήματος και Ανάλυσης Έργου Σχεδιασμού και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος 1. ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ 2. ΠΡΟΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ; OXI ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ ΝΑΙ 3. ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ 4. ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕΧΡΙ ΚΑΙ ΤΟ ΓΕΝΙΚΟ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ 8. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ 6. ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΤΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ 5. ΛΕΠΤΟΜΕΡΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ 7. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΓΊΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ 9. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 10. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ

4 Σκοπός και Περιεχόμενα Μαθήματος Να ορίσει τι είναι προδιαγνωστική μελέτη και μελέτη σκοπιμότητας, για ποιο λόγο γίνονται, πότε γίνονται, πως γίνονται και ποια είναι περιεχόμενά τους Θα εξεταστούν: οι παράγοντες που δηλώνουν την ύπαρξη πληροφοριακού προβλήματος σ έναν οργανισμό οι ενδείξεις για διερεύνηση του ανασχεδιασμού του πληροφοριακού συστήματος ή/και της αυτοματοποίησής του τα χαρακτηριστικά που δηλώνουν ότι το πρόβλημα που έχει δημιουργηθεί μπορεί να λυθεί ή όχι με τη χρήση πληροφορικής Τέλος, θα περιγραφούν: η Προδιαγνωστική Μελέτη και η Μελέτη Σκοπιμότητας

5 Βαθμός Αρτιότητας Λειτουργίας ενός Οργανισμού Προσδιορίζεται από τις τιμές ορισμένων βασικών χαρακτηριστικών, όπως: Αποτελεσματικότητα (Effectiveness) Εκφράζει το μέτρο κατά το οποίο ο οργανισμός ανταποκρίνεται στην αποστολή του, δηλαδή κατά πόσο πετυχαίνει τους στόχους του και κατά πόσο οι υπηρεσίες που προσφέρει είναι οι αναμενόμενες, τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά Αποδοτικότητα (Efficiency) Εκφράζει το μέτρο επιτυχίας του συνδυασμού των πόρων (ανθρώπων, μηχανών,κεφαλαίων) που διαθέτει ο οργανισμός για την επίτευξη της αποστολής του Αξιοπιστία (Reliability) Εκφράζει το μέτρο κατά το οποίο ο Οργανισμός πετυχαίνει τους στόχους του με συνέπεια Ευελιξία (Flexibility) - Ικανότητα Προσαρμογής (Adaptability) Εκφράζει την ικανότητα του Οργανισμού να ανταποκρίνεται και να προσαρμόζεται σε αλλαγές και τροποποιήσεις που προέρχονται από το περιβάλλον του, όπως επίσης και την ικανότητα εκτέλεσης έκτακτων έργων χωρίς αξιόλογη διαταραχή της λειτουργίας του

6 Ύπαρξη Πληροφοριακού Προβλήματος Ο μετασχηματισμός των «γεγονότων» σε πληροφορίες καθυστερεί χρονικά ή Δεν έχει τα αναμενόμενα ποιοτικώς αποτελέσματα, δηλαδή δεν παρέχονται έγκαιρα πληροφορίες στις εκτελεστικές και ελεγκτικές διαδικασίες και λειτουργίες, αλλά και σε όλα τα επίπεδα της διοίκησης

7 Επακόλουθα ύπαρξης προβλήματος Διατάραξη της εύρυθμης λειτουργίας του Οργανισμού Επιδείνωση της ποιότητας της εξυπηρέτησης που προσφέρεται Ελλιπής λειτουργία του συστήματος ελέγχου Διατάραξη των σχέσεων του Οργανισμού με το περιβάλλον του

8 Διαδικασία Προσδιορισμού Προβλήματος και Ανάλυσης Έργου Σχεδιασμού και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος 1. ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ 2. ΠΡΟΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ; OXI ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ ΝΑΙ 3. ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ 4. ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕΧΡΙ ΚΑΙ ΤΟ ΓΕΝΙΚΟ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ 8. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ 6. ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΤΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ 5. ΛΕΠΤΟΜΕΡΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ 7. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΓΊΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ 9. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 10. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

9 Περαιτέρω διερεύνηση προβλήματος (Ι) Συνήθης αιτία δημιουργίας πληροφοριακού προβλήματος: το χάσμα που υπάρχει μεταξύ ενός στατικού πληροφοριακού συστήματος και μιάς μεταβαλλόμενης οργανωτικής δομής Ενδείξεις για διερεύνηση του ανασχεδιασμού του πληροφοριακού συστήματος και της χρήσης πληροφορικής: Αύξηση του όγκου των πρωτογενών πληροφοριών που απαιτούν επεξεργασία Αλλαγή των απαιτήσεων σε πληροφορίες Απαίτηση για τη μείωση του χρόνου επεξεργασίας Συνήθως σε συνδυασμό με απαίτηση για βελτίωση της ποιότητας των αποτελεσμάτων της επεξεργασίας (μείωση λαθών) Προβληματική λειτουργία του συστήματος επικοινωνίας των εσωτερικών λειτουργιών (τόσο μεταξύ τους όσο και με το περιβάλλον)

10 Περαιτέρω διερεύνηση προβλήματος (ΙΙ) Υψηλό υπαλληλικό κόστος Λάθη των επεξεργασιών Εκτέλεση περιττών επεξεργασιών Μείωση της αποτελεσματικότητας (Effectiveness) του Οργανισμού Αδυναμία εκτέλεσης εργασιών ή ολόκληρων λειτουργιών με τα συμβατικά υπαλληλικά μέσα

11 Από ποιους διαπιστώνεται το πρόβλημα και πως συνεχίζουμε Από έμπειρους ειδικούς σ αυτό τον τομέα σε συνεργασία με στελέχη του Οργανισμού που γνωρίζουν καλά τις λεπτομέρειες λειτουργίας του συστήματος Η σχετική εργασία αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική, αφού στα συμπεράσματα της θα στηριχτεί όλη η περαιτέρω πορεία Η ανάγκη προσεκτικής διερεύνησης και αντιμετώπισης των προβλημάτων και των εναλλακτικών λύσεων οδηγεί στη διεξαγωγή μιας προδιαγνωστικής μελέτης (Preliminary Study)

12 ΠΡΟΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ

14 Αντικείμενο Προδιαγνωστικής Μελέτης Παροχή στη Διοίκηση και στους μελλοντικούς χρήστες του συστήματος μιας πολύ γενικής εικόνας του νέου συστήματος. Εκτίμηση για τη σκοπιμότητα της συνέχισης του έργου Ιδιαίτερα χρήσιμη στην περίπτωση μεγάλων έργων στα οποία απαιτείται σημαντική δαπάνη χρήματος και χρόνου για την εκτέλεση της μελέτης σκοπιμότητας που θα εξετασθεί παρακάτω Απαντά στο ερώτημα «Είναι σκόπιμη η δαπάνη χρήματος, χρόνου και πόρων για την παραπάνω μελέτη ή και ανάπτυξη ενός νέου πληροφοριακού συστήματος;» Είναι σημαντική η απάντηση στο παραπάνω ερώτημα γιατί συνήθως η ανάπτυξη νέου πληροφοριακού συστήματος ξεκινά με ένα έγγραφο που δεν προσδιορίζει το πραγματικό πρόβλημα ή το προσδιορίζει ανεπαρκώς

15 Γιατί γίνεται η Προδιαγνωστική Μελέτη Συνήθως στη φάση αυτή δεν έχει διασαφηνιστεί ποιος θα κάνει τη μελέτη σκοπιμότητας τι μέσα θα χρειαστούν για την ολοκλήρωσή της και ποια θα είναι τα χαρακτηριστικά στοιχεία κόστους της πιθανής λύσης Έτσι, η Διοίκηση χρειάζεται μια έκθεση που θα δείχνει ποιο θα είναι το περιεχόμενο, το κόστος και η διάρκεια της μελέτης σκοπιμότητας και θα κάνει προτάσεις σχετικά με το φορέα που θα την αναλάβει

16 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (1/4) Εξωτερικοί Σύμβουλοι και Ειδικοί Στελέχη του Οργανισμού Μικτές Ομάδες

17 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (2/4) Εξωτερικοί Σύμβουλοι και Ειδικοί Διαθέτουν θεωρητικά και πρακτικά εκπαιδευμένο προσωπικό με εμπειρία σε παρόμοια έργα Το έργο που μπορεί να ανατεθεί στους εξωτερικούς συμβούλους είναι: Εκτέλεση όλων των φάσεων ανάπτυξης του νέου συστήματος ή Διεξαγωγή μόνο της προδιαγνωστικής μελέτης Επόμενες φάσεις από στελέχη του οργανισμού ή από άλλους εξωτερικούς συμβούλους ή μικτές ομάδες

18 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (3/4) Στελέχη του Οργανισμού Στελέχη έμπειρα σε αντίστοιχα έργα που μπορούν να αναλάβουν τη διεξαγωγή της προδιαγνωστικής μελέτης Οικονομικό όφελος για τον Οργανισμό Αύξηση πιθανοτήτων επιτυχίας του έργου, λόγω συνδυασμού γνώσεων των στελεχών σε: Ειδικές τεχνικές μεθόδους Λειτουργία του οργανισμού

19 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (4/4) Μικτές Ομάδες Συνδυασμός των πλεονεκτημάτων των δύο προηγούμενων Εξωτερικοί υπάλληλοι Στελέχη οργανισμού Αποτελεί και εκπαίδευση για τα στελέχη του Οργανισμού, τα οποία έτσι αποκτούν γνώσεις και εμπειρία, που θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν σε μελλοντικά έργα

20 Προϊόν Προδιαγνωστικής Μελέτης Εισήγηση (με βάση τις αναμενόμενες ποσοτικές και ποιοτικές ωφέλειες του νέου συστήματος) Για την εκτέλεση του έργου ή και επομένως σύνταξη μιας Μελέτης Σκοπιμότητας και Ανάλυση των υπαρχουσών Διαδικασιών Για την εγκατάλειψή του

21 Εισήγηση Προδιαγνωστικής μελέτης Αν η Εισήγηση Προδιαγνωστικής μελέτης καταλήγει στην εκτέλεση του έργου θα πρέπει επίσης να περιέχει: Αντικείμενο (Subject) Εμβέλεια (Scope) Αντικειμενικούς σκοπούς (Objectives) Χρονική διάρκεια Κόστος Φορέα (εξωτερικοί σύμβουλοι, στελέχη του Οργανισμού, μικτές ομάδες κ.λ.π.) που θα την εκτελέσει Προϊόν της προτεινόμενης μελέτης σκοπιμότητας

22 Είναι αναγκαία η προδιαγνωστική μελέτη; Ορισμένοι θεωρούν ότι είναι πολυτέλεια Γιατί συνήθως περιλαμβάνει και εργασίες που θα ξαναγίνουν πιο αναλυτικά σε επόμενες φάσεις. πρέπει να γίνεται μόνο για έργα που κατ εκτίμηση προϋποθέτουν μεγάλες δαπάνες, μεγάλο χρόνο ανάπτυξης ή είναι ζωτικής σημασίας για τον Οργανισμό. Εντούτοις, ο χωρισμός του όλου έργου σε σαφείς διαδοχικές φάσεις δικαιολογείται από τους παρακάτω λόγους:

23 Πλεονεκτήματα μοιράσματος του έργου σε διαδοχικές φάσεις Επανάληψη ορισμένων εργασιών αυξάνει τις πιθανότητες σχεδιασμού ενός πετυχημένου συστήματος Δημιουργία σημείων ελέγχου (π.χ. τέλος φάσεως) Εξέταση του έργου που εκτελέστηκε και διαπίστωση αν ικανοποιεί τις απαιτήσεις τους ή απαιτεί αναθεώρηση ριζική ή μερική Τα περισσότερα έργα είναι αρκετά πολύπλοκα Δύσκολη η εκτίμηση των δαπανών που απαιτούνται, αν δεν έχει προχωρήσει ο σχεδιασμός σε λεπτομέρειες

25 ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ

26 Εισαγωγικά Η συνέχιση του έργου εξαρτάται από το αποτέλεσμα της Προδιαγνωστικής μελέτης. Έτσι, πρέπει να προσδιοριστεί αν υπάρχουν δραστηριότητες που μπορούν είναι σκόπιμο, να αυτοματοποιηθούν. Όμως η τελική απόφαση για τον αναλυτικό σχεδιασμό και την κατασκευή ενός νέου αυτοματοποιημένου πληροφοριακού συστήματος θα βασιστεί σε αναλυτικά και τεκμηριωμένα στοιχεία, που θα παρουσιάζουν τα τεχνικά, οικονομικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του νέου συστήματος, καθώς και τα πλεονεκτήματά του (ποσοτικά και ποιοτικά) σε σύγκριση με το παλιό σύστημα Τα παραπάνω είνα ζητήματα στα οποία προσπαθεί να δώσει απαντήσεις η μελέτη σκοπιμότητας

27 Στόχος μελέτης σκοπιμότητας (1/3) 1. Να περιγράψει την υπάρχουσα κατάσταση και να εντοπίσει τα κύρια προβλήματα` 2. Να περιγράψει εναλλακτικές λύσεις (πληροφοριακά συστήματα) για τη στήριξη των λειτουργιών του Οργανισμού 3. Για κάθε εναλλακτική λύση εκτιμάται: Προβλεπόμενος χρόνος και κόστος υλοποίησης Απαιτούμενα μέσα και προσωπικό (συνολική εκτίμηση κόστους) Προσδοκώμενα οφέλη Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας

28 Στόχος μελέτης σκοπιμότητας (1/2) 4. Να δώσει εκτίμηση των: Χρόνου για την υλοποίηση των προτεινόμενων λύσεων Κόστους των προτεινόμενων λύσεων Διαδικασιών των κυρίων φάσεων και των προτεραιοτήτων για την υλοποίηση των προτεινόμενων λύσεων Μέσων για την υλοποίηση των προσπαθειών Γενικής συμπεριφοράς της προτεινόμενης λύσης (χρόνοι απόκρισης, ευχρηστία, απλοποίηση διαδικασιών)

29 Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας (1/2) 1. Περιγραφή της υπάρχουσας κατάστασης κύρια προβλήματα 2. Εναλλακτικές λύσεις προτεινόμενα Πληροφοριακά Συστήματα 3. Διαδικασίες Κύριες φάσεις Προτεραιότητες Υλοποίησης 4. Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης 5. Απαιτούμενα μέσα (Υλικό, Λογισμικό, Στελέχωση, Εγκαταστάσεις, Αναλώσιμα, Εκπαίδευση)

30 Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας (2/2) 6. Προϋπολογισμός συνολικού κόστους των αναγκαίων μέσων και τα αναμενόμενα οφέλη. 7. Κίνδυνοι για πιθανή αποτυχία του Πληροφοριακού Συστήματος. 8. Δυνατότητες επέκτασης. 9. Συμβατότητα και επικοινωνίες με Υπάρχοντα Συστήματα. 10. Αναμενόμενη συμπεριφορά του νέου Συστήματος σύμφωνα με κάποιο φορτίο (εκτιμήσεις). Το ζητούμενο είναι όλα τα παραπάνω να εκφράζονται ποσοτικά

31 Μελέτη Σκοπιμότητας Πρότυπη δομή Πρότυπο έγγραφο για την Μελέτη Σκοπιμότητας αλλά και σχετική αναλυτική συζήτηση θα γίνει στο Εργαστήριο του Μαθήματος. 31

32 Q&A 32