2. Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών

Transcript

1 2. Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών

2 To Περιβάλλον του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (Interested Parties or Stakeholders) Άτομα ή Ομάδες Που έχουν άμεσο ενδιαφέρον για την εκτέλεση ή/και για την επιτυχία του έργου Επηρεάζονται θετικά ή αρνητικά ή από το έργο Π.χ. Οι Δήμοι Λαρισαίων και Βόλου ανακοινώνουν το έργο των Μεσογειακών Αγώνων του 2013 στο Βόλο και Λάρισα Για το παραπάνω έργο: Ποιοι έχουν άμεσο ενδιαφέρον για την εκτέλεση του έργου; Ποιοι ενδιαφέρονται για την επιτυχία του έργου Ποια άτομα ή ομάδες επηρεάζονται θετικά / αρνητικά από το έργο Ποια άτομα ή ομάδες μπορούν να επηρεάσουν θετικά / αρνητικά το έργο Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών, του συγκεκριμένου ενδιαφέροντος κάθε μέρους και η ιεράρχηση τους ανάλογα με το βαθμό σπουδαιότητας του κάθε μέρους για το έργο, η ανάπτυξη σχεδίου επικοινωνίας

3 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Κάθε έργο επηρεάζεται άμεσα ή έμμεσα από Τα συγκεκριμένα συμφέροντα των ενδιαφερομένων μερών Στο προηγούμενο παράδειγμα των Μεσογειακών Αγώνων του 2013, με ποιο τρόπο μπορούν τα ενδιαφερόμενα μέρη να επηρεάσουν θετικά ή αρνητικά το έργο; Τις πρακτικές της διαχείρισης του έργου Π.χ. ο τρόπος που αποφασίζει για τις προμήθειες / αναθέσεις συμβάσεων, το σχέδιο επικοινωνίας, κ.λπ. Την ωριμότητα του οργανισμού στη διαχείριση του έργου Πρότυπα (standards), τάσεις (τεχνολογικές, κοινωνικές κ.λπ.), τρέχοντα ζητήματα Π.χ. Παραδοσιακή αρχιτεκτονική, πρότυπα ΕΛΟΤ. Ευαισθησία της κοινωνίας για το περιβάλλον. Υψηλή ανεργία. Σκανδαλολογία για θέματα δημοσίων συμβάσεων.

4 Απεικόνιση του Περιβάλλοντος του Έργου Ενδιαφερόμενα Μέρη (+/-) Χορηγός του έργου - Project Sponsor Κύριος του Έργου Project Owner Διαχειριστής του Έργου - Project Manager Ομάδα Έργου Project Team Οργανισμός Έργου, Εργαζόμενοι Περιφερειακές, Εθνικές, Τοπικές & Διεθνείς Κυβερνητικές Αρχές, Φορείς, Νομοθετικά σώματα κ.λπ. Χρήστες, Πελάτες,.. Προμηθευτές Ανταγωνιστές Ομάδες ειδικού ενδιαφέροντος, τοπικές κοινωνίες Πολιτικοί.. Εσωτερικό Περιβάλλον Εξωτερικό Περιβάλλον

5 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Διαχείριση Προσδοκιών και Αντιλήψεων Ικανοποίηση = Αντιλαμβανόμενο Όφελος Προσδοκώμενο Όφελος Προσδοκίες Αντιλήψεις Παραδείγματα Διαδικασιών Δημοσιοποίηση της τεκμηρίωσης του έργου Όχι υπερβολικές υποσχέσεις Συχνές αναφορές για την πρόοδο του έργου Στρατηγική Χρήση εργαλείων όπως Quality Function Deployment (QFD) για τον καθορισμό των απαιτήσεων του έργου Ανάδειξη των θετικών πλευρών του έργου Ενώ το κυρίως έργο απορροφά το συντριπτικά μεγαλύτερο μέρος των πόρων, περιφερειακές πτυχές του έργου μπορεί να είναι καθοριστικές για το πώς θα κριθεί η επιτυχία του.

6 Ο ρόλος των ενδιαφερομένων μερών Επιχειρησιακοί Στόχοι Για ποιο λόγο αναλαμβάνεται το έργο? Αντικειμενικοί Στόχοι του Έργου Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών Αποτελέσματα (S.M.A.R.T.) Βασικοί στόχοι Συμπληρωματικοί Στόχοι Μη Στόχοι Εύρος του Έργου Work Breakdown Structure (WBS) Περιγραφή πακέτων εργασίας Παραδοτέα του έργου (προδιαγραφές) Δραστηριότητες Σχέδιο Επικοινωνιών Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου

7 Διαχείριση των Ενδιαφερόμενων Μερών (1/ Προσδιορισμός Ενδιαφερομένων Μερών Διαχωρίστε σε εσωτερικά (στελέχη και τμήματα του οργανισμού και άλλων συμμετεχόντων) και εξωτερικά Κριτήρια (αν η απάντηση σε κάποιο από αυτά είναι ΝΑΙ τότε πιθανόν να αποτελούν βασικό ενδιαφερόμενο μέρος) Επηρεάζεται το άτομο ή ο οργανισμός έμμεσα ή άμεσα από το έργο Είναι σε θέση από την οποία μπορεί να επηρεάσουν (θετικά ή αρνητικά το έργο) Έχουν έλεγχο και μπορούν να επηρεάσουν τους πόρους του έργου (εξοπλισμό / υλικά, προσωπικό, χρηματοδότηση) Κατέχουν εξειδικευμένη γνώση / δεξιότητες / ικανότητες που απαιτούνται στο έργο Θα υπάρξει ωφέλεια για αυτούς από το έργο ή θα προσπαθήσουν να φέρουν εμπόδια ή να ματαιώσουν το έργο

8 Διαχείριση των Ενδιαφερόμενων Μερών (2/ Αναζητήστε τις απαιτήσεις των βασικών ενδιαφερομένων μερών Παραδοτέα, επίπεδο συμμετοχής, συχνότητα ενημέρωσης / επικοινωνίας, συγκρουόμενα συμφέροντα Προσδιορίστε δραστηριότητες (work), ανάγκες επικοινωνιών, πιθανούς κινδύνους για το έργο Συμμετοχή των ισχυρών / βασικών ενδιαφερομένων μερών στη διαμόρφωση των στόχων και του εύρους του έργου Εργαλεία Διάγραμμα Αξιολόγησης Βαρύτητας Πίνακας Ανάλυσης Δράσεων Quality Function Deployment Συνεχής παρακολούθηση αλλαγών σε αντιλήψεις των ενδιαφερομένων μερών

9 Καταγραφή & Αξιολόγηση Ενδιαφερόντων των Ενδιαφερομένων Μερών (3/ Παράδειγμα Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας ενδιαφέρεται να αναπτύξει ένα νέο συγκρότημα στο οποίο θα εγκατασταθούν όλες οι σχολές, υπηρεσίες συμπεριλαμβανομένων των φοιτητικών εστιών. Ενδιαφερόμ ενο Μέρος Προτερα ιότητα Ενδιαφέρον Τρόπος Δράσης W.B.S. Φοιτητές 2 Συμμετοχή στο Κόστος, Καλύτερες Συνθήκες Διαμονής Διοικητικοί Υπάλληλοι Λειτουργία ασύλου 2 Α. Τρόπος Μετακίνησης Β. Λειτουργικότητα Χώρων Συμμετοχή εκπροσώπων στην ομάδα παρακολούθησης του έργου Επέκταση αστικής συγκοινωνίας Καταγραφή & ανάλυση απαιτήσεων

10 Καταγραφή & Αξιολόγηση Βαρύτητας Ενδιαφερομένων Μερών 1... Ισχύς... 5 Α/Α Ενδιαφερόμενο Μέρος Όνομα Ισχύς (1-5) Ενδιαφέρον (1-5) Α Παραγωγή Α. Αγγέλου 2 4 Β Παραγωγή Β. Βασιλείου 4 5 Γ Προμήθειες Γ. Γεωργίου 2 1 Δ Μάρκετινγκ Δ. Δήμου 5 4 Ε Γ 2 3 Διατηρείται ικανοποιημένος Z Ελάχιστη Προσπάθεια, Παρακολούθηση 1... Ενδιαφέρον... 5 Ε 1 Δ Ρόλοι κλειδιά. Συμμετοχή στις αποφάσεις Συνεχής Πληροφόρηση 2 Α Β Προτεραιότητες

11 Διάθεση Υπέρ (1) αδιαφορία (2) κατά (3) Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών 3Χ3 Προτεραιότητα = Ισχύς Χ Διάθεση (3) (6) (9) (2) (4) (6) (1) (2) (3) Ισχύς Αδύναμη (1) Μεσαία (2) Ισχυρή (3)

12 Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών: Salience Model Προτεραιότητες (α) (b) κ.λπ. Ισχύς f e b Νομιμοποίηση a d c g Αναγκαιότητα

13 Ανάλυση Ενδιαφερομένων Μερών: Salience Model

14 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Παράδειγμα Σχεδίου Επικοινωνίας Ενδιαφερόμενα Μέρη Επικοινωνία Χρόνος επικοινωνίας Τρόπος Μέσο Διανομής Υπευθυνότη τα Χορηγός Μηνιαίως 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Σύντομη αναφορά Διαχειριστής έργου Υπεύθυνος Λογιστηρίου Μηνιαίο Δελτίο Δαπανών 2 εβδομάδες πριν τον επόμενο μήνα Σύντομος λογιστικός πίνακας όλων των προβλεπόμ ενων δαπανών Υπεύθυνος οικονομικής παρακολούθ ησης του έργου Δ/νση Πελατών Μηνιαίως 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Αναφορά μίας (1) σελίδας & Ανάρτηση σε πίνακα πληροφορι ών Σύνδεσμος με τον Κύριο του έργου

15 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Παράδειγμα ΚΥΡΙΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ + ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤ ΗΣ ΕΡΓΟΥ + ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ + ΥΠΑΛΛΗΛ ΟΙ + ΝΕΟΣ ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ + ΙΝΦΟΔΥΝ ΑΜΙΚΗ Project: Μετεγκ ατάστα ση ΠΡΟΗΓΟΥΜ ΕΝΟΣ ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ - ΕΡΓΟΛΑΒΟΣ ΑΝΑΚΑΙΝΙΣΗΣ ΜΕΣΙΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ + ΑΝΤΑΓΩΝΙ ΣΤΕΣ - ΠΕΛΑΤΕΣ +

16 Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη Παράδειγμα ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Ενδιαφερόμενο Μέρος ΚΥΡΙΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΙΝΦΟ- ΔΥΝΑΜΙΚΗ Προτερ αιό τητα Μετεγκατάστασης Ενδιαφέρον Τρόπος Δράσης W.B.S. ή άλλα σχέδια 1 Ενδιαφέρεται για την επιτυχία του έργου Τακτική Ενημέρωση για την πορεία του έργου 3 Ευκολία Μετακίνησης -Να ληφθεί υπ όψη στην επιλογή τοποθεσίας 3 Καλύτερο Περιβάλλον -Κοινοποίηση Σχεδίων και δυνατότητα υποβολής προτάσεων σε συγκεκριμένο πλαίσιο περιορισμών και χρόνου. -Συλλογή Απαιτήσεων από τμήματα 2 Βελτίωση Λειτουργικότητας 1 Να μπορούν να παραδώσουν έγκαιρα 2 Να διαταραχθεί όσο το δυνατό λιγότερο η τρέχουσα δουλειά τους Σχέδιο Επικοινωνι ών Δ.Υ. Χ.Χ.Χ - Μελέτη Ροής Εργασιών Χ.Χ.Χ Συμμετοχή στη σχεδίαση του χρονοδιαγράμματος που αφορά εγκατάσταση συστημάτων και δοκιμαστική λειτουργία Ενημέρωση για οποιεσδήποτε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα Σχέδιο Πόρων Σχέδιο επικοινωνι ών

17 Ανάλυση ενδιαφερομένων μερών - Πρακτική Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη στο παράδειγμα του έργου Εσωτερική Εκπαίδευση Νεοπροσληφθέντων 17

18 Μελέτη Περίπτωσης: Οργάνωση προγράμματος εσωτερικής εκπαίδευσης νεοπροσληφθέντων Η εταιρεία συμβούλων «Συμβουλευτείτε μας" σχεδιάζει να επεκταθεί και να προσλάβει 10 νέους υπαλλήλους. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να αναπτυχθεί ένα εσωτερικό πρόγραμμα εκπαίδευσης. Οι στόχοι του προγράμματος εκπαίδευσης είναι ενημέρωση για τη λειτουργία της εταιρείας (υπηρεσίες, διαδικασίες, πελάτες, κλπ.) και εφαρμοσμένη (hands on) κατάρτιση στην επικοινωνία, τη διαχείριση των συγκρούσεων και επίτευξη συμβιβασμών. Η αρχική κατάρτιση θα γίνει εκτός των εγκαταστάσεων της εταιρείας, από εξωτερικούς εκπαιδευτές. Επιπλέον, η εκπαίδευση περιλαμβάνει κυκλικές τοποθετήσεις των νέων υπαλλήλων σε θέσεις εργασίας για μία εβδομάδα στο back office και το μάρκετινγκ των υπηρεσιών. Οι εκπαιδευόμενοι θα λειτουργήσουν για ένα διάστημα ως νέοι (junior) σύμβουλοι έχοντας ως μέντορα έναν έμπειρο σύμβουλο. Το όλο πρόγραμμα θα πρέπει να έχει μία συνεχή ροή και επομένως το χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να συντονισθεί μεταξύ των εξωτερικών εκπαιδευτών και εκπαιδευομένων. Τον Νοέμβριο η κ. Στεφάνου προτάθηκε από τη διοίκηση της εταιρείας να αναλάβει το σχεδιασμό και την προετοιμασία του προγράμματος εκπαίδευσης. Αυτή θα πρέπει να συντονίζει το πρόγραμμα με όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο και να οργανώσει το χώρο και τις υποστηρικτικές λειτουργίες (υλικό κατάρτισης, διατροφή, κλπ.). Θα συνεργάζεται με το διευθυντή μάρκετινγκ της εταιρείας, κ. Ανακόντα. Το πρώτο πρόγραμμα εκπαίδευσης θα ξεκινήσει τον Μάρτιο και στη συνέχεια θα υλοποιείται κάθε χρόνο στην ίδια βάση.

19 Εργαλεία - Παράδειγμα QFD Απαιτήσεις Χρηστών Συντελεστές βαρύτητας Όγκος Βάρος Πίεση κενού Θερμοκρασία Αδιάβροχη Τεστ πτώσης Κατανάλωση Ενέργειας Χρόνος επανάληψης Χρόνος εκκίνησης Τεχνικές προδιαγραφές Εύκολος καθαρισμός Μικρό μέγεθος Ελαφρύ Γρήγορη επανάληψη Προσαρμόσιμο Ασφάλεια χρήσης Ευκολία χρήσης Αξιοπιστία Σκορ Σχετική βαρύτητα 4% 4% 16% 20% 8% 5% 15% 16% 12%

20 QFD- Πρακτική Αναπτύξτε ένα σχέδιο QFD για το έργο Μετεγκατάσταση Γραφείων 20