http://www.ktpae.gr Αναφορικά µε τη δηµόσια διαβούλευση των ως άνω υποέργων συµµετείχαν 7 εταιρείες και ένας ηµόσιος Φορέας.

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ Κωδ ΟΠΣ (MIS) 270966 Πράξη ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ Υποέργα 3 έως 7 - Ψηφιοποίηση Ληξιαρχικών Πράξεων Ληξιαρχείων Οµάδων Α, Β, Γ, και Ε αντίστοιχα ιάρκεια ιαβούλευσης Από 17-5-2011 Έως 12-6-2011 Φορέας (Αναθέτουσα Αρχή) ΚτΠ ΑΕ Ονοµατεπώνυµο Υπεύθυνου Πάνος Κώτσιλας Επικοινωνίας για την Πράξη (όπως αναγράφεται στο εγκεκριµένο Τ Π) Τηλέφωνο 213 13 00 747 e-mail kotsilas@ktpae.gr Ηλεκτρονική ιεύθυνση διαβούλευσης (φορέα) http://www.ktpae.gr Αναφορικά µε τη δηµόσια διαβούλευση των ως άνω υποέργων συµµετείχαν 7 εταιρείες και ένας ηµόσιος Φορέας. Τα σχόλια που ελήφθησαν τηρούνται στο φάκελο της πράξης, και επεξεργάστηκαν από τον Φορέα ΚτΠ ΑΕ (Αναθέτουσα Αρχή). Συνηµµένα. 1) Πίνακας Αποτελεσµάτων ηµόσιας ιαβούλευσης

ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ Α/ Α Σχόλιο ή Παρατήρηση (ή κοινή οµάδα παρατηρήσεων) µε παραποµπή στο σχέδιο της διακήρυξης (άρθρο, παραγρ.) 1 Αναφορικά µε τα στοιχεία κάθε ΛΠ που θα καταχωρηθούν, ορίζεται ότι αυτά είναι «τα βασικότερα από τα στοιχεία αυτά είναι συµπληρωµένα στις ΛΠ». Η διατύπωση αυτή είναι ασαφής, καθώς δεν προσδιορίζει πόσα και ποια πεδία πρόκειται να ψηφιοποιηθούν. Είναι σηµαντικό να καθοριστεί ρητά στη διακήρυξη ότι τα πεδία που θα καταχωρούνται πρέπει να είναι εκείνα και µόνο αυτά που ταυτοποιούν µια ΛΠ µε ένα και µοναδικό πολίτη. Το παραπάνω σχόλιο είναι εξαιρετικά σηµαντικό αν σκεφτεί κανείς ότι η ενιαία Βάση εδοµένων του Εθνικού Ληξιαρχείου θα προκύψει από τα καταχωρηµένα στοιχεία 5 αντίστοιχων υποέργων. Απαιτείται εποµένως ο καθορισµός µιας καταρχήν ελάχιστης οµάδας πεδίων τα οποία διασφαλίζουν τη δυνατότητα ταυτοποίησης του ΛΠ. A.3.2.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα καταχωρηθεί, σελ. 36-38 2 Αναγράφεται ότι θα καταχωρηθούν τα στοιχεία µέρους (και όχι του συνόλου) των ψηφιοποιηµένων ΛΠ. Λαµβανοµένου υπόψη ότι µία ψηφιοποιηµένη ΛΠ δεν είναι αξιοποιήσιµη χωρίς την καταχώρηση των στοιχείων της, να αποσαφηνισθεί ο τελικός αριθµός των ψηφιοποιηµένων ΛΠ για τις οποίες θα καταχωρηθούν στοιχεία. Ενσωµατ ώθηκε στη ιακήρυξ η Τεκµηρίωση Απάντησης ΝΑΙ όθηκε διευκρίνιση / συµπληρώθηκε η διακήρυξη, ως εξής: Σηµειώνεται πως µόνο τα βασικότερα από τα στοιχεία αυτά είναι συµπληρωµένα στις ΛΠ. Ως εκ τούτου, ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταχωρήσει στο πλαίσιο του έργου όλα τα στοιχεία τα οποία είναι συµπληρωµένα. Για κάθε σαρωµένη ΛΠ θα καταχωρηθούν µεταδεδοµένα, άρα κάθε ΛΠ θα είναι αξιοποιήσιµη. Υποβάλλω ν (Φορέας, Οργανισµ ός, Εταιρεία ) SingularLog ic SingularLog ic A.3.2.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα καταχωρηθεί, σελ. 36 3 Στα αναγραφόµενα στοιχεία, είναι απαραίτητο να προστεθούν και άλλα τα οποία είναι αναγκαίο να συµπληρωθούν κατά την καταχώρηση π.χ. π.χ. ενεργή µη ενεργή ΛΠ Γάµου (για τις περιπτώσεις πολλών γάµων) ή πεδίο απόρρητης ΛΠ για τις υιοθεσίες. A.2.2.1 Τηρούµενα Ληξιαρχικά Βιβλία σελ. 18 4 Αναφέρεται ότι η σάρωση θα γίνει σε ανάλυση 300dpi και 8 bit. Η ζητούµενη ανάλυση δεν είναι απαραίτητη. Προτείνουµε να αλλάξει η ζητούµενη ανάλυση σε 1 bit µε 150 dpi, η οποία δίνει πολύ καλό αποτέλεσµα (οθόνη και εκτύπωση) µε το πλεονέκτηµα του µικρού µεγέθους αρχείου που δηµιουργεί (60 ΚΒ). Το µέγεθος του αρχείου δεν µπορεί να θεωρηθεί αµελητέο καθώς επηρεάζει σηµαντικά το συνολικό όγκο αποθήκευσης, ταυτόχρονα όµως επιβαρύνει και δικτυακά από τη µεταφορά του αρχείου µέσω του δικτύου ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Σε περίπτωση κακής ποιότητας της ΛΠ τότε και µόνο τότε µπορεί να αυξηθεί η ΝΑΙ Συµπληρώθηκε η διακήρυξη ως εξής: Ο Ανάδοχος υποχρεούται στο πλαίσιο της Φάσης Α: Ανάλυση Απαιτήσεων να προσδιορίσει τυχόν επιπλέον στοιχεία που πρέπει να καταχωρηθούν και τα οποία µπορεί να χαρακτηρίζουν µία ΛΠ εν µπορεί να ληφθεί υπόψη, αφού η ποιότητα των ΛΠ είναι αρκετές φορές τέτοια που απαιτεί υψηλή ποιότητας σάρωσης. SingularLog ic SingularLog ic

ανάλυση µέχρι έγχρωµη ψηφιοποίηση 24 bit και 300 dpi. A.3.1.2 Απαιτήσεις διασφάλισης ποιότητας σάρωσης Τεχνικές απαιτήσεις σελ. 26 5 Στα µεταδεδοµένα που απαιτείται να κρατούνται συµπεριλαµβάνεται και ο «Αριθµός Σελίδας ΛΠ». Ζητείται να απαλειφθεί δεδοµένου ότι: όλα τα βιβλία δεν διαθέτουν αρίθµηση σελίδας, κι επιπλέον σε κάποια βιβλία που υπάρχει αρίθµηση παρουσιάζονται συχνά λάθη όπως η παράλειψη του αριθµού σε κάποιες σελίδες ή η αρίθµηση µε τον ίδιο αριθµό διαφορετικών σελίδων. Ο αριθµός σελίδας αφορά µόνο στις δισέλιδες ΛΠ και όχι στον αριθµό σελίδας του Ληξιαρχικού Βιβλίου. SingularLog ic Α.3.1.5 Τεκµηρίωση σαρωµένων Ληξιαρχικών Πράξεων Μεταδεδοµένα, σελ. 32 6 Το Εθνικό Ληξιαρχείο είναι ένα έργο εξαιρετικής σηµασίας. Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει εµπειρία που να προκύπτει από την επιτυχή ολοκλήρωση ανάλογων έργων ψηφιοποίησης σε κατ ελάχιστο 10 Ληξιαρχεία. B.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 83 7 εδοµένου ότι ο ζητούµενος αριθµός ΛΠ που πρόκειται να σαρωθεί/τεκµηριωθεί στο παρόν έργο ανέρχεται σε 6.495.738 θεωρούµε υπερβολική την απαίτηση για εµπειρία σάρωσης/τεκµηρίωσης άνω των 15.000.000 σελίδων. Επειδή η σάρωση από τη φύση της δεν αποτελεί εργασία που απαιτεί ιδιαίτερη τεχνογνωσία προτείνουµε το ζητούµενο όριο των 15.000.0000 σελίδων να µειωθεί σε 1.000.000 σελίδες. Β.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σε. 84, σελ. 25 8 Πιστεύουµε ότι σε ένα σύνθετο έργο όπως παρουσιάζεται στη διακήρυξη, είναι απαραίτητο να αξιολογηθούν και τα ποιοτικά κριτήρια του έργου όπως η ιαχείριση και ιοίκηση Έργου, η Μεθοδολογία Ψηφιοποίησης και η ποιότητα του παραδοτέου. Εποµένως πιστεύουµε ότι το κριτήριο ανάθεσης του έργου θα πρέπει να περιλαµβάνει και ποιοτικά που προκύπτουν από την Τεχνική προσέγγιση του έργου. 9 Προτείνουµε σαν κριτήριο αξιολόγησης να αποτελεί και η Τεχνική Προσφορά µε ένα συντελεστή βαρύτητας. Η κατάταξη για τη συµφερότερη προσφορά προτείνουµε να είναι συνάρτηση του κόστους της Οικονοµικής προσφοράς και της βαθµολογίας της Τεχνικής Προσφοράς η οποία θα προκύψει από µια σειρά κριτηρίων. Β.4.1.2 ιαδικασία αξιολόγησης προσφορών, σελ. 96 εν µπορεί να ληφθεί υπόψη, διότι η συγκεκριµένη πρόταση δεν λειτουργεί υπέρ του ανταγωνισµού εν µπορεί να ληφθεί υπόψη αφού : 1. η σάρωση Ληξιαρχικών Βιβλίων, των οποίων η κατάσταση σε αρκετές περιπτώσεις είναι κακή, απαιτεί ιδιαίτερη τεχνογνωσία ώστε να µην προκληθούν φθορές στα Ληξιαρχικά Βιβλία 2. Υπάρχουν αρκετές εταιρείες, εξειδικευµένες στην σάρωση, που καλύπτουν την ελάχιστη προϋπόθεση συµµετοχής. Η φύση του έργου ενδείκνυται για προκήρυξη του έργου µε τον τρόπο που έχει επιλεχθεί. Η φύση του έργου ενδείκνυται για προκήρυξη του έργου µε τον τρόπο που έχει επιλεχθεί. SingularLog ic Q&R OTE OTE

10 Προτείνουµε λόγω της υψηλής εξειδίκευσης των στελεχών της οµάδας έργου όπως ζητούνται στην παράγραφο 3, κατ ελάχιστον το 30% του ανθρωποχρόνου που θα διατεθεί για το Έργο να καλύπτεται από υπαλλήλους του υποψήφιου Αναδόχου. B.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 84 11 Αναφορικά µε την εµπειρία του αναδόχου σε καταχώρηση/πληκτρολόγηση στοιχείων εγγράφων προτείνουµε η µονάδα µέτρησης να είναι οι χαρακτήρες και όχι οι σελίδες B.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 83 12 Αναφέρετε ότι όλα τα ποσοτικά στοιχεία του έργου είναι ενδεικτικά και κατά προσέγγιση. Σε περίπτωση που στην πράξη αποδειχθεί ότι ο αριθµός των ΛΠ προς σάρωση και/ή καταχώρηση είναι µεγαλύτερος των ποσοτικών στοιχείων που αναφέρονται στην διακήρυξη, η επιπλέον αµοιβή του Αναδόχου θα οριστεί βάσει της ανοιγµένης τιµής για σάρωση και καταχώρηση των ΛΠ; Έχει εξασφαλιστεί η τυχόν επιπλέον χρηµατοδότηση του έργου; Επίσης, να διευκρινίσετε ότι σε περίπτωση µη δυνατής επιπλέον χρηµατοδότησης του έργου, τότε η συµβατική υποχρέωση του Αναδόχου ολοκληρώνεται µε την συµπλήρωση των ποσοτικών στοιχείων που αναφέρονται στην διακήρυξη. 13 Αναφέρετε «Ειδικότερα, το έργο περιλαµβάνει: Τη σάρωση, των υφιστάµενων βιβλίων ΛΠ των Ληξιαρχείων που συµµετέχουν στο έργο και αφορούν κατ εκτίµηση σε 2.900.000 πληθυσµό» ΝΑΙ εν κρίνεται αναγκαία η αλλαγή στην απαίτηση σε αυτή τη φάση. Θα επανεξεταστεί το ζήτηµα από το Σ της ΚτΠ ΑΕ Έχει επιλεχθεί ως µονάδα µέτρησης να είναι οι σελίδες διότι θεωρούµε πως κάθε άλλη µονάδα µέτρησης (π.χ. οι χαρακτήρες) θα ήταν επισφαλής επιλογή Στη ιακήρυξη γίνεται σαφές ότι πιθανή επέκταση του φυσικού αντικειµένου θα επιφέρει επέκταση του οικονοµικού αντικειµένου βάσει του ανηγµένου κόστους σάρωσης και καταχώρησης. εν κρίνεται απαραίτητη οποιαδήποτε άλλη διευκρίνηση. Αναδιατυπώθηκε το σχετικό κοµµάτι της διακήρυξης ως εξής: OTE OTE Θα θέλαµε να µας διευκρινίσατε o πληθυσµός των 2.900.000 σε τι αναφέρεται; Μήπως εννοείτε ότι τα Ληξιαρχεία που συµµετέχουν στο έργο καλύπτουν γεωγραφικά περιοχή 2.900.000 κατοίκων; A.3 Αντικείµενο Έργου, σελ. 24 Τη σάρωση, των υφιστάµενων βιβλίων ΛΠ των Ληξιαρχείων που συµµετέχουν στο έργο, τα οποία καλύπτουν, γεωγραφικά, περιοχή 2.900.000 κατοίκων 14 Αναφέρετε «Σε περίπτωση που διαπιστωθεί πως κάποια Ληξιαρχεία έχουν µέρος ή το σύνολο των ΛΠ, που τηρούν, σε ηλεκτρονική µορφή (σαρωµένες ή καταχωρηµένες) σύµφωνα µε τις ποιοτικές προδιαγραφές που τίθενται στην παρούσα διακήρυξη, τότε δεν θα πραγµατοποιηθεί εκ νέου ψηφιοποίηση του υλικού. Η σχετική απόφαση θα παρθεί από την Αναθέτουσα Αρχή σε συνεργασία µε τον Φορέα Λειτουργίας.» Η Αναθέτουσα Αρχή και ο Φορέας δεν διαθέτουν αυτά τα στοιχεία. Μπορείτε να µας δώσετε κάποια εκτίµηση για τον αριθµό των ΛΠ που υπάρχουν ήδη σε ηλεκτρονική µορφή, τουλάχιστον για τα µεγαλύτερα ληξιαρχεία;

A.3.1.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα σαρωθεί και θα τεκµηριωθεί, σελ. 25 15 Αναφέρετε στην σελίδα 37, «Από τις Ληξιαρχικές Πράξεις που θα σαρωθούν στο πλαίσιο του παρόντος έργου, ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταχωρήσει το σύνολο των ληξιαρχικών στοιχείων, µε τις µεταβολές τους, κατ ελάχιστο 4.605.000 Ληξιαρχικών Πράξεων ξεκινώντας από τις πιο πρόσφατες και µέχρι το έτος που καθορίζεται στη συνέχεια, ανά είδος Ληξιαρχικού Βιβλίου.» Σε περίπτωση που διαπιστωθεί πως ο αριθµός των υφιστάµενων χειρόγραφων ΛΠ είναι µεγαλύτερος του προαναφερθέντος αριθµού ΛΠ, τότε θα γίνει καταχώρηση των στοιχείων των επιπλέον ΛΠ; Αν ναι, η καταχώρηση αποτελεί υποχρέωση του Αναδόχου εφόσον εξασφαλιστεί η πρόσθετη χρηµατοδότηση για την επιπλέον καταχώρηση; A.3.2.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα καταχωρηθεί, σελ.37-38 16 Να διευκρινιστεί τι ποσοστό της ποσότητας των ΛΠ Γεννήσεων και Γάµου αναφέρεται σε ΛΠ µε µεταβολές. A.3.2.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα καταχωρηθεί, σελ. 37-38 17 Αναφέρετε «σ. 38 Τα ληξιαρχικά στοιχεία που εµπεριέχονται σε κάθε είδος Ληξιαρχικής Πράξης παρατίθενται ενδεικτικά στην Ενότητα A.2.2.1 Τηρούµενα Ληξιαρχικά Βιβλία. Σηµειώνεται πως µόνο τα βασικότερα από τα στοιχεία αυτά είναι συµπληρωµένα στις ΛΠ και ως εκ τούτου µόνο αυτά υποχρεούται να καταχωρήσει ο Ανάδοχος στο πλαίσιο του έργου.» Θα θέλαµε να µας διευκρινίσετε ποια θεωρούνται βασικά στοιχεία µιας ΛΠ και αν απαιτείται η καταχώρηση του συνόλου των συµπληρωµένων στοιχείων µιας ΛΠ ή µόνο των βασικών. A.3.2.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα καταχωρηθεί, σελ. 38 18 Θα θέλαµε να διευκρινιστεί σε πόσο χρόνο η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να έχει ολοκληρώσει τον έλεγχο της κάθε παρτίδας. A.3.2.2.1 ειγµατοληπτικός Έλεγχος Καταχωρηµένων Στοιχείων, σελ. 40 19 Η διαδικασία αυτή ενδέχεται να είναι εξαιρετικά χρονοβόρα και να προκαλέσει σηµαντική καθυστέρηση στην υλοποίηση του χρονοδιαγράµµατος. Το κόστος αυτής της καθυστέρησης θα βαρύνει την Αναθέτουσα Αρχή; Υπάρχει η δυνατότητα ορισµού µέγιστου χρόνου παροχής διευκρινίσεων πέραν του οποίου η ΛΠ δεν θα καταχωρείται; Οι καταχωρηµένες αλλά µη ολοκληρωµένες ΛΠ θα συνυπολογίζονται στην συµβατική ποσότητα των ΛΠ; εν χρήζει διευκρίνισης εντός της διακήρυξης. Έχει οριοθετηθεί το φυσικό αντικείµενο (ΦΑ) του έργου. Εάν για επιχειρησιακούς λόγους κριθεί απαραίτητη η επέκταση του ΦΑ του έργου και εξασφαλιστεί η χρηµατοδότηση της ενέργειας, τότε και µόνο τότε το επιπλέον ΦΑ θα αποτελεί υποχρέωση του Αναδόχου. Η Αναθέτουσα Αρχή και ο Φορέας δεν διαθέτουν περεταίρω στοιχεία. ΝΑΙ όθηκε διευκρίνιση / συµπληρώθηκε, ως εξής: Σηµειώνεται πως µόνο τα βασικότερα από τα στοιχεία αυτά είναι συµπληρωµένα στις ΛΠ. Ως εκ τούτου, ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταχωρήσει στο πλαίσιο του έργου όλα τα στοιχεία τα οποία είναι συµπληρωµένα. Η ακριβής διαδικασία θα καθοριστεί στο πλαίσιο της Ανάλυσης Απαιτήσεων του έργου Η ακριβής διαδικασία θα καθοριστεί στο πλαίσιο της Ανάλυσης Απαιτήσεων του έργου. Σε κάθε περίπτωση η Αναθέτουσα Αρχή και ο Φορές θα φροντίσουν να

A.3.2.2.2 ιαδικασία διαχείρισης µη αναγνώσιµου υλικού, σελ. 41 20 Αν το έργο του Αναδόχου Β καθυστερεί για λόγους που δεν σχετίζονται µε τον Ανάδοχο Α, τότε να οριστεί µέγιστο χρονικό διάστηµα καθυστέρησης πέραν του οποίου ο Ανάδοχος Α απαλλάσσεται της ευθύνης µετάπτωσης του υλικού. A.3.3.3 Απαιτήσεις Μετάπτωσης Υλικού, σελ. 43 21 Λείπει η παράγραφος 1.2. Επίσης, για την τεκµηρίωση των ζητουµένων της παραγράφου 1 να προστεθούν τα ακόλουθα: Αναλυτική παρουσίαση των κάτωθι χαρακτηριστικών του υποψήφιου Αναδόχου: - προϊόντα και υπηρεσίες συναφή µε το αντικείµενο του έργου (αναλυτικά σχετικά µε την σάρωση / αρχειοθέτηση εγγράφων και την καταχώρηση δεδοµένων από έντυπα ή χειρόγραφα) - υποδοµές ψηφιοποίησης (κτιριακές εγκαταστάσεις (επιφάνεια σε τµ, θέσεις εργασίας, κλπ), εξοπλισµός και λογισµικά σάρωσης, εξοπλισµός και λογισµικά καταχώρησης δεδοµένων) ΝΑΙ ΝΑΙ (εν µέρει) µην δηµιουργηθούν ή να περιοριστούν στο ελάχιστο δυνατό οι καθυστερήσεις από τους δειγµατοληπτικούς ελέγχους που θα διενεργηθούν. Συµπληρώθηκε ως εξής: Η υποστήριξη αυτή θα παρασχεθεί κατά τη διάρκεια του έργου του Αναδόχου Α Έγινε επαναρίθµηση όσον αφορά στην 1.2. Η ζητούµενη τεκµηρίωση που αφορά στις απαιτήσεις της παραγράφου 1 θεωρούµε ότι είναι επαρκής. B.2.6.3 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 82 83, Παράγραφος 1 22 Λόγω της ιδιαιτερότητας του έργου και της έµφασης της διατήρησης της ποιότητας σε όλα τα στάδια υλοποίησης, προτείνουµε την προσθήκη / τροποποίηση των ελάχιστων κριτηρίων συµµετοχής, προκειµένου να διασφαλιστεί ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος έχει την πραγµατική εµπειρία και τεχνογνωσία για την υλοποίηση ενός τόσο κρίσιµου έργου. Να τροποποιηθούν τα ποσοτικά κριτήρια ως εξής: να έχει σαρώσει και τεκµηριώσει άνω των 25.000.000 βιβλιοδετηµένων σελίδων, σε σελίδες µεγέθους ίσου ή µεγαλύτερου του DIN Α4 να έχει καταχωρήσει/πληκτρολογήσει άνω των 10.000.000 σελίδων Να προστεθούν στις ελάχιστες προϋποθέσεις τα ακόλουθα: Να έχει λειτουργήσει κέντρο ή οµάδα καταχώρησης τουλάχιστον των 150 θέσεων εργασίας. Να έχει πραγµατοποιήσει σάρωση εγγράφων κάνοντας χρήση τουλάχιστον 10 παράλληλων συνεργείων σάρωσης (και κατά προτίµηση σε πανελλαδικό επίπεδο) Στην παράγραφο 2.1 να προστεθεί η παρακάτω ελάχιστη απαίτηση: Να αναφερθούν και να περιγραφούν αναλυτικά τρία τουλάχιστον έργα παρόµοια µε το κύριο ΝΑΙ (εν µέρει) Προστέθηκε η ελάχιστη προϋπόθεση : να έχει σαρώσει βιβλιοδετηµένες σελίδες µεγέθους ίσου ή µεγαλύτερου του DIN Α4 Οι λοιπές προτάσεις δεν µπορούν να ληφθεί υπόψη αφού θα περιόριζαν σηµαντικά τις εταιρείες που θα είχαν τη δυνατότητα να συµµετέχουν στον διαγωνισµό χωρίς (οι προτάσεις αυτές) να έχουν την ανάλογη προστιθέµενη αξία.

αντικείµενο του υπό ανάθεση Έργου, τα οποία έχουν ολοκληρωθεί επιτυχώς από τον υποψήφιο Ανάδοχο. Ένα από τα έργα αυτά θα πρέπει να έχει συµβατικό τίµηµα, για το τµήµα που υλοποίησε ο υποψήφιος Ανάδοχος, τουλάχιστον ίσο µε το 50% του προϋπολογισµού του υπό ανάθεση Έργου. B.2.6.3 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 83, Παράγραφος 2 23 Αναφέρετε «4. να διατεθούν στην Οµάδα Έργου κατ ελάχιστον οι εξής:. «δύο άτοµα, µε πλήρη απασχόληση, µε ειδικές γνώσεις και εµπειρία σε αναγνώριση δυσανάγνωστων κειµένων και ειδικότερα δυσανάγνωστων γραφικών χαρακτήρων. Οι ειδικές γνώσεις και η εµπειρία θα πρέπει να τεκµηριώνονται από ενεργή συµµετοχή σε έργα ή δραστηριότητες µε αντίστοιχο ρόλο...» Θα θέλαµε περισσότερες διευκρινήσεις για το ποιες είναι οι ειδικές γνώσεις που θα απαιτηθούν για τα συγκεκριµένα άτοµα και πως θα µπορούσαν να πιστοποιηθούν. Η διατύπωση είναι σσφής. B.2.6.3 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 84, Παράγραφος 3 24 Αναφέρετε «Να έχει συνολικό κύκλο εργασιών των τριών (3) τελευταίων διαχειριστικών χρήσεων µεγαλύτερο από το 200% του προϋπολογισµού του υπό ανάθεση Έργου. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστηµα µικρότερο των τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων, τότε ο συνολικός κύκλος εργασιών για όσες διαχειριστικές χρήσεις δραστηριοποιούνται, θα πρέπει να είναι µεγαλύτερος από το 200% του προϋπολογισµού του Έργου.» Να προστεθεί οι παρακάτω απαιτήσεις: Τουλάχιστον το 50% του συνολικού ετήσιου κύκλου εργασιών των τριών (3) τελευταίων διαχειριστικών χρήσεων να προέρχεται από υπηρεσίες σάρωσης και / ή καταχώρησης. Να έχει συνολικό κύκλο εργασιών από υπηρεσίες σάρωσης και / ή καταχώρησης των τριών (3) τελευταίων διαχειριστικών χρήσεων µεγαλύτερο από το 100% του προϋπολογισµού του υπό ανάθεση Έργου. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστηµα µικρότερο των τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων, τότε ο συνολικός κύκλος εργασιών για όσες διαχειριστικές χρήσεις δραστηριοποιούνται, θα πρέπει να είναι µεγαλύτερος από το 100% του προϋπολογισµού του Έργου. Οι προτάσεις δεν µπορούν να ληφθεί υπόψη αφού θα περιόριζαν σηµαντικά τις εταιρείες που θα είχαν τη δυνατότητα να συµµετέχουν στον διαγωνισµό χωρίς (οι προτάσεις αυτές) να έχουν την ανάλογη προστιθέµενη αξία.. B.2.6.3 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 85, Παράγραφος 4 25 Να προβλεφθεί και η περίπτωση µη λήψης προκαταβολής. Εφόσον οι καταβολές αναφέρονται σε ποσοστό του συµβατικού τιµήµατος, τότε και οι ποσότητες των παραδοτέων στις οποίες αναφέρονται αυτές οι καταβολές θα πρέπει να αναφέρονται σε ποσοστό του εν µπορεί να ληφθεί υπόψη αφού ο προτεινόµενος τρόπος πληρωµής δηµιουργεί πολύ µεγάλο διαχειριστικό

τελικού παραδοτέου. Προτείνουµε την εξής διαµόρφωση του τρόπου πληρωµής: κόστος. Β) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί ο µε τον παραπάνω τρόπο (4α) υπολογισθείς τόκος, επί της εισπραχθείσας προκαταβολής, και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία λήψης της προκαταβολής µέχρι την Γ) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4β) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την ) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4γ) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την Ε) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4δ) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την ΣΤ) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4ε) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την Ζ) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4στ) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από

την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την Η) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4ζ) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την ηµεροµηνία που θα παραληφθούν: Θ) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4η) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την Ι) Ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) του συµβατικού τιµήµατος, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4θ) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την Το υπόλοιπο του συµβατικού τιµήµατος µετά την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του συνόλου του Έργου, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της αποµειωµένης από την προηγούµενη πληρωµή (4ι) προκαταβολής και για το χρονικό διάστηµα από την ηµεροµηνία του υπολογισµού τόκου της προηγούµενης τµηµατικής πληρωµής µέχρι την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του Έργου. B.5.2 Τρόπος Πληρωµής Κρατήσεις, σελ. 103 104, Παράγραφος 4 26 Η µονάδα µέτρησης των υπηρεσιών µπορεί να αναφέρεται σε Ληξιαρχικές Πράξεις; Η ποσότητα θα µπορούσε να αναφέρεται στον συνολικό αριθµό ΛΠ προς σάρωση ή καταχώρηση, όπως αυτοί αναφέρονται στην διακήρυξη; ΝΑΙ ιαµορφώθηκε κατάλληλα ο πίνακας C.4.1.1 Υπηρεσίες C.4.1.1 Υπηρεσίες, σελ. 121 27 1.1 εδοµένης της κακής κατά κύριο λόγο φυσικής κατάστασης των τεκµηρίων βιβλιοδετηµένων τόµων του προς ψηφιοποίηση υλικού προτείνεται να διασφαλιστεί ότι δεν θα γίνει χειρισµός των τεκµηρίων και ψηφιοποίηση τους µε αυτοµατοποιηµένες τεχνολογίες (ροµποτικές µηχανές, κλπ) οι Θα µπορούσαν να χρησιµοποιηθούν ροµποτικές µηχανές για GLOBO

οποίες πιθανόν να βλάψουν την βεβαρυµµένη φυσική κατάσταση των βιβλιοδετηµένων τόµων. 28 1.2 Αναφέρετε ότι όλα τα ποσοτικά στοιχεία του έργου είναι ενδεικτικά και κατά προσέγγιση. Σε περίπτωση που στην πράξη αποδειχθεί ότι ο αριθµός των ΛΠ προς σάρωση και/ή καταχώρηση είναι µεγαλύτερος των ποσοτικών στοιχείων που αναφέρονται στην διακήρυξη, η επιπλέον αµοιβή του Αναδόχου θα οριστεί βάσει της ανοιγµένης τιµής για σάρωση και καταχώρηση των ΛΠ; Έχει εξασφαλιστεί η τυχόν επιπλέον χρηµατοδότηση του έργου; Επίσης, να διευκρινίσετε ότι σε περίπτωση µη δυνατής επιπλέον χρηµατοδότησης του έργου, τότε η συµβατική υποχρέωση του Αναδόχου ολοκληρώνεται µε την συµπλήρωση των ποσοτικών στοιχείων που αναφέρονται στην διακήρυξη. 29 1.3 Προτείνεται να τροποποιηθεί ο τρόπος πληρωµής έτσι ώστε να συνδέεται µε τις τµηµατικές παραδόσεις σε ποσοστό εξόφλησης ανα παραδοτέα φάση του έργου µεγαλύτερο του 80% του συνολικού κόστους των παραδοτέων της κάθε φάσης. όσα ληξιαρχικά βιβλία βρίσκονται σε καλή κατάσταση. Στη διακήρυξη γίνεται σαφές ότι σε κάθε περίπτωση τα Ληξιαρχικά Βιβλία δεν πρέπει να πάθουν την όποια ζηµιά. Στη διακήρυξη γίνεται σαφές ότι το οικονοµικό µέγεθος της όποιας επέκτασης του φυσικού αντικειµένου του έργου θα υπολογιστεί µε βάση το σχετικό ανηγµένο κόστος το οποίο θα έχει καθορίσει ο Ανάδοχος στην προσφορά του Με παρόµοια λογική έχουν καθοριστεί ένα από τα σενάρια πληρωµής GLOBO GLOBO 30 Αναφέρετε: «να έχει σαρώσει και τεκµηριώσει άνω των 15.000.000 σελίδων, σε σελίδες µεγέθους ίσου ή µεγαλύτερου του DIN Α4» Προτείνεται : 1. Να αυξηθεί ο αριθµός ο αριθµός των σελίδων του άνω εδαφίου στις 20.000.000 σελίδες προκειµένου να διασφαλιστεί στο ακέραιο η συµµετοχή εταιριών που εµπράκτως αποδεικνύουν την πλέον επιβεβαιωµένη εµπειρία να υλοποιήσουν το έργο. 2. Να οριοθετηθεί σαφώς η απαιτούµενη εµπειρία σάρωσης και τεκµηρίωσης του ως άνωθεν αριθµού σελίδων στο συγκεκριµένο είδος υλικού. Το υλικό του παρόντος έργου αφορά σάρωση σελίδων βιβλιοδετηµένων τόµων. Η σάρωση σελίδων βιβλιοδετηµένων τόµων είναι εντελώς διαφορετική και εξειδικευµένη διαδικασία ψηφιοποίησης η οποία απαιτεί εµπειρία στην διαχείριση και µεταχείριση του προς ψηφιοποίηση υλικού, καθώς απαιτούνται εξειδικευµένες γνώσεις και εµπειρία στον χειρισµό των σαρωτών βιβλίων και είναι εντελώς διαφορετική ως διαδικασία από την σάρωση ελεύθερων σελίδων εγγράφων, τόσο από άποψη τεχνογνωσίας όσο και από άποψη εµπειρίας. Συµπερασµατικά προτείνεται να τροποποιηθεί η ως άνω φράση ως εξής: «να έχει σαρώσει και τεκµηριώσει άνω των 20.000.000 σελίδων, σε σελίδες βιβλίων µεγέθους ίσου ή µεγαλύτερου του DIN Α4» ΝΑΙ (εν µέρει) Προστέθηκε η ελάχιστη προϋπόθεση : να έχει σαρώσει βιβλιοδετηµένες σελίδες µεγέθους ίσου ή µεγαλύτερου του DIN Α4 Οι λοιπές προτάσεις δεν µπορούν να ληφθεί υπόψη αφού θα περιόριζαν σηµαντικά τις εταιρείες που θα είχαν τη δυνατότητα να συµµετέχουν στον διαγωνισµό χωρίς (οι προτάσεις αυτές) να έχουν την ανάλογη προστιθέµενη αξία. GLOBO Β.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συµµετοχής, σελ. 83, Γραµµή 2 του Πίνακα «Συγκεκριµένα απαιτείται κατά τα τελευταία πέντε (5) χρόνια,»

31 Είναι ασαφής και άδικη η απαίτηση για καταχώρηση 9.000.000 σελίδων. Θα πρέπει να αλλάξει και να προσδιοριστεί αριθµός πεδίων ή χαρακτήρες. B.2.6 ΕΛΑΧΙΣΤΕΣ ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ, σελ.83 32 Είναι υπερβολική η απαίτηση για κατ ελάχιστον 50% του ανθρωποχρόνου να καλύπτεται από υπαλλήλους του αναδόχου, διότι ως γνωστόν σε έργα ψηφιοποίησης και data entry λόγω της φύσης τους (ένταση εργασίας σε σύντοµο χρονικό διάστηµα) απαιτείτε πρόσληψη επιπλέον έκτακτου προσωπικού από τις επιχειρήσεις µε σύµβαση εργασίας. B.2.6 ΕΛΑΧΙΣΤΕΣ ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ, σελ.84 33 Κρίνεται εξαιρετικά µικρό το χρονικό διάστηµα των 2 µηνών για την ολοκλήρωση της φάσης της µελέτης εφαρµογής µε βάση τις απαιτήσεις της προκήρυξης και το ότι θα πρέπει να γίνει επιτόπια επίσκεψη και ανάλυση απαιτήσεων σε 106 ληξιαρχεία διεσπαρµένα γεωγραφικά (εκ των οποίων τα 58 σε νησιά). Επίσης είναι εξαιρετικά µικρό το χρονικό διάστηµα των 2 µηνών για την ολοκλήρωση της Β φάσης για τους ίδιους λόγους και επιπλέον διότι θα πρέπει να αναπτυχθεί εφαρµογή για την καταχώρηση και έλεγχο των δεδοµένων µε βάση την µελέτη εφαρµογής (εκτός και αν ο φορέας έχει υπόψη του κάποιες ήδη έτοιµες εµπορικές λύσεις ή υποψήφιους ανάδοχους που έχουν κατά το παρελθόν συµµετάσχει σε έργα ψηφιοποίησης ληξιαρχείων). Προτείνεται να επιµηκυνθεί το χρονοδιάγραµµα από 2 σε 8 µήνες για τις Φάσεις Α και Β και κατ επέκταση το σύνολο του έργου κατά 6 µήνες. Έχει επιλεχθεί ως µονάδα µέτρησης να είναι οι σελίδες διότι θεωρούµε πως κάθε άλλη µονάδα µέτρησης (π.χ. οι χαρακτήρες) θα ήταν επισφαλής επιλογή εν κρίνεται αναγκαία η αλλαγή στην απαίτηση σε αυτή τη φάση. Θα επανεξεταστεί το ζήτηµα από το Σ της ΚτΠ ΑΕ Τα χρονικά πλαίσια που τίθενται από το ΕΣΠΑ είναι ασφυκτικά. Ως εκ τούτου, έχει γίνει προσπάθεια να κατανεµηθεί ο συνολικός χρόνος του έργου στις επιµέρους φάσεις µε τον πιο αποτελεσµατικό τρόπο ΕΡΑΤΟΣΘΕ ΝΗΣ ΜΕΛΕΤΗΤΙ ΚΗ Α.Ε. ΕΡΑΤΟΣΘΕ ΝΗΣ ΜΕΛΕΤΗΤΙ ΚΗ Α.Ε. ΕΡΑΤΟΣΘΕ ΝΗΣ ΜΕΛΕΤΗΤΙ ΚΗ Α.Ε. Α.4.2 Χρονοδιάγραµµα Υλοποίησης, σελ. 53 34 «Σε περίπτωση που διαπιστωθεί πως κάποια Ληξιαρχεία έχουν µέρος ή το σύνολο των ΛΠ, που τηρούν, σε ηλεκτρονική µορφή (σαρωµένες ή καταχωρηµένες) σύµφωνα µε τις ποιοτικές προδιαγραφές που τίθενται στην παρούσα διακήρυξη, τότε δεν θα πραγµατοποιηθεί εκ νέου ψηφιοποίηση του υλικού. Η σχετική απόφαση θα παρθεί από την Αναθέτουσα Αρχή σε συνεργασία µε τον Φορέα Λειτουργίας.» Η Αναθέτουσα Αρχή και ο Φορέας δεν διαθέτουν αυτά τα στοιχεία. Παρακαλούµε όπως αναγραφεί ο συνολικός αριθµός των ΛΠ που υπάρχουν ήδη σε ηλεκτρονική µορφή, για τα ληξιαρχεία που αναγράφονται στο παράρτηµα C.5, µέχρι κάποια χρονολογία προ 2010. A.3.1.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα σαρωθεί και θα τεκµηριωθεί, σελ. 25 35 Θα πρέπει να απαγορευθεί στον Ανάδοχο η πιθανή χρήση και µηχανισµών σάρωσης που έχουν στοιχεία φωτογραφικών µηχανών, αυτόµατους τροφοδότες ή συστήµατα αυτόµατου ξεφυλλίσµατος. Αυτά τα συστήµατα θα καταστρέψουν ανεπανόρθωτα τις εύθραυστες σελίδες των τόµων που χρονολογούνται από το 1858. Α.3.1.2. Απαιτήσεις διασφάλισης ποιότητας, σελ. 25 Θα µπορούσαν να χρησιµοποιηθούν συστήµατα αυτόµατου ξεφυλλίσµατος, π.χ. ροµποτικές µηχανές για όσα ληξιαρχικά βιβλία βρίσκονται σε καλή κατάσταση. Στη διακήρυξη γίνεται σαφές ότι σε κάθε περίπτωση τα

36 Παρακαλούµε όπως διευκρινισθεί η φράση «ανοιγµένο κόστος σάρωσης ανά ΛΠ», σε σχέση µε τις ποσότητες που κατά αναφορά σας είναι ενδεικτικά, και δεν αναφέρονται στους πίνακες της Οικονοµικής Προσφοράς Α.3.1.2. Απαιτήσεις διασφάλισης ποιότητας, σελ. 25 ΝΑΙ (εν µέρει) Ληξιαρχικά Βιβλία δεν πρέπει να πάθουν την όποια ζηµιά. Στους πίνακες της Οικονοµικής Προσφοράς θα πρέπει να αναφερθεί ο αριθµός των ΛΠ προς σάρωση και τεκµηρίωση µε το αντίστοιχο ανηγµένο κόστος καθώς και ο αριθµός των ΛΠ προς διπλή καταχώρηση µε το αντίστοιχο ανηγµένο κόστος. 37 «Από τις Ληξιαρχικές Πράξεις που θα σαρωθούν στο πλαίσιο του παρόντος έργου, ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταχωρήσει το σύνολο των ληξιαρχικών στοιχείων, µε τις µεταβολές τους, κατ ελάχιστο 4.605.000 Ληξιαρχικών Πράξεων ξεκινώντας από τις πιο πρόσφατες και µέχρι το έτος που καθορίζεται στη συνέχεια, ανά είδος Ληξιαρχικού Βιβλίου.» Παρακαλούµε όπως διευκρινισθεί το ακόλουθο :Εάν ο αριθµός των υφιστάµενων χειρόγραφων ΛΠ είναι µεγαλύτερος του δηλωµένου αριθµού ΛΠ, τότε πως θα χρηµατοδοτηθεί το έργο του Αναδόχου για την επιπλέον καταχώρηση; A.3.2.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα καταχωρηθεί, σελ. 37,38 38 «Τα ληξιαρχικά στοιχεία που εµπεριέχονται σε κάθε είδος Ληξιαρχικής Πράξης παρατίθενται ενδεικτικά στην Ενότητα A.2.2.1 Τηρούµενα Ληξιαρχικά Βιβλία. Σηµειώνεται πως µόνο τα βασικότερα από τα στοιχεία αυτά είναι συµπληρωµένα στις ΛΠ και ως εκ τούτου µόνο αυτά υποχρεούται να καταχωρήσει ο Ανάδοχος στο πλαίσιο του έργου.» Παρακαλούµε και σε σχέση µε την Παράγραφο Α.2.2.1.1.,Α.2.2.1.2, Α.2.2.1.3 όπως διευκρινισθεί το Στη στήλη ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ του πίνακα ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ της Οικονοµικής Προσφοράς προστέθηκαν τα εξής: ΛΠ προς σάρωση και τεκµηρίωση ΛΠ προς διπλή καταχώρηση εν χρήζει διευκρίνισης εντός της διακήρυξης. Έχει οριοθετηθεί το φυσικό αντικείµενο (ΦΑ) του έργου. Εάν για επιχειρησιακούς λόγους κριθεί απαραίτητη η επέκταση του ΦΑ του έργου και εξασφαλιστεί η χρηµατοδότηση της ενέργειας, τότε και µόνο τότε το επιπλέον ΦΑ θα αποτελεί υποχρέωση του Αναδόχου. όθηκε διευκρίνιση / συµπληρώθηκε η διακήρυξη, ως εξής: Σηµειώνεται πως µόνο τα βασικότερα από τα στοιχεία αυτά είναι

ακόλουθο: Ποια θεωρούνται βασικά στοιχεία µιας ΛΠ και επιπροσθέτως αν απαιτείται η καταχώρηση του συνόλου των συµπληρωµένων στοιχείων µιας ΛΠ ή µόνο των βασικών στοιχείων. A.3.2.1 Ποσότητα και είδος υλικού που θα καταχωρηθεί, σελ. 38 39 Να ορισθεί το εύρος σε χρόνο υποβολής οριστικών διευκρινήσεων από τον Ληξίαρχο προς τον Επιβλέποντα, βάση του συνολικού στενού χρονοδιαγράµµατος υλοποίησης του έργου. Α.3.2.2.2 ιαδικασία διαχείρισης, σελ. 42 40 Παρακαλούµε όπως διευκρινισθεί το ακόλουθο : Σε περίπτωση που το έργο του Αναδόχου Β καθυστερεί για διαφορετικές αιτίες και που δεν σχετίζονται µε τον Ανάδοχο Α, τότε να προσδιορισθεί ο µέγιστος χρόνος πέραν του οποίου ο Ανάδοχος Α θα απαλλάσσεται της ευθύνης και των ρητρών µετάπτωσης. A.3.3.3 Απαιτήσεις Μετάπτωσης Υλικού, σελ. 43 41 Ζητείται να προσδιορισθεί πως θα καλυφθεί το χρονικό διάστηµα που ενδεχοµένως θα υπάρξει µεταξύ του τέλος των υπηρεσιών ψηφιοποίησης σε ένα Ληξιαρχείο και της αρχής της παραγωγικής λειτουργίας του ΟΠΣ ΕΛ. Στην παράγραφο Α.3.1 του σχεδίου της ιακήρυξης αναφέρεται ότι: «Υποχρέωση του Αναδόχου αποτελεί η ολοκλήρωση της καταχώρησης των στοιχείων ΛΠ όλων των προαναφερθέντων κατηγοριών Ληξιαρχικών Βιβλίων, που αφορούν κάθε φορά σε κάποιο Ληξιαρχείο, το συντοµότερο δυνατό και χωρίς τη ύπαρξη νεκρών χρονικών διαστηµάτων, ώστε να µπορέσει το εν λόγω Ληξιαρχείο να χρησιµοποιήσει, π.χ. για την καταγραφή νέων µεταβολών ΛΠ, τα ηλεκτρονικά στοιχεία ΛΠ και κατ αυτόν τον τρόπο να περιορίσει στο ελάχιστο την καταγραφή νέων µεταβολών ΛΠ στα ήδη σαρωµένα Ληξιαρχικά Βιβλία.» ΝΑΙ συµπληρωµένα στις ΛΠ. Ως εκ τούτου, ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταχωρήσει στο πλαίσιο του έργου όλα τα στοιχεία τα οποία είναι συµπληρωµένα. Η ακριβής διαδικασία θα καθοριστεί στο πλαίσιο της Ανάλυσης Απαιτήσεων του έργου Ρήτρες καθυστέρησης, όσον αφορά στη µετάπτωση στοιχείων, επιβάλλονται µόνο όταν για την καθυστέρηση ευθύνεται ο Ανάδοχος του έργου της παρούσας διακήρυξης Στο πρόβληµα µε τα «νεκρά» χρονικά διαστήµατα δόθηκε λύση µε την ενσωµάτωση της υποχρέωσης του Αναδόχου για παροχή διαδικτυακής εφαρµογής καταχώρησης και σχετικών υπηρεσιών (εκπαίδευσης κλπ) ΜΗΕΣ / ΥΠΕΣΑΗ Πώς θα επιτευχθεί η απουσία αυτού του νεκρού διαστήµατος? Ο Υπεύθυνος Επικοινωνίας για την Πράξη Πάνος Κώτσιλας