1.1 Βασικές έννοιες 1 Η Επιστημονική Διεύθυνση στο Δημόσιο Τομέα 1.1.1 Ορισμοί Στο ευρύτερο γνωστικό πεδίο του Μάνατζμεντ υπάρχουν, ως επί το πλείστον, διαφοροποιημένες απόψεις για τους περισσότερους από τους όρους που χρησιμοποιούνται. Ως εκ τούτου, προέχει, στο πλαίσιο της παρούσας διατριβής, η διατύπωση και ο ορισμός των βασικών εννοιών. Στον τομέα του μάνατζμεντ δεν υπάρχουν τυποποιημένοι ορισμοί για αρκετούς όρους που χρησιμοποιούνται ευρύτατα. Ωστόσο, ένα κοινό λεξιλόγιο και μια κοινή αντίληψη των βασικών όρων είναι απαραίτητες προϋποθέσεις για την επικοινωνία. Οι ορισμοί που έχουν κατά καιρούς διατυπωθεί για το μάνατζμεντ δίνουν έμφαση σε διαφορετικά σημεία ο καθένας. Ένας ορισμός που εμπεριέχει τα περισσότερα από τα βασικά σημεία είναι ο εξής: Μάνατζμεντ είναι ο τρόπος δουλειάς με άλλους και μέσω άλλων για την επιτυχία των αντικειμενικών στόχων του οργανισμού αλλά και των μελών του 1. Εξελίσσοντας αυτή τη σκέψη, οι Robbins & DeCenzo 2 δίνουν τον ορισμό: Μάνατζμεντ είναι η διαδικασία μέσω της οποίας επιτυγχάνονται 1 Βλ. Montana, P. & Charnov, B.H. «Μάνατζμεντ» σελ.14 Κλειδάριθμος, Αθήνα,1993. 2 Βλ. Stephen P. Robbins & David A. DeCenzo Fundamentals of Management 3 rd edition, p. 5, Prentice Hall, New Jersey 2001. 7
οι στόχοι με τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό, δουλεύοντας με άλλους και μέσω άλλων. Τα δύο καίρια στοιχεία που εισάγει ο ορισμός των Robbins και De Cenzo είναι η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα, έννοιες που αναφέρονται στο τι κάνει ο οργανισμός και στο πώς το κάνει. Για να είναι αποδοτική η λειτουργία ενός οργανισμού οφείλει να διαχειρίζεται έτσι τους πόρους του ώστε να διεκπεραιώνει τις δραστηριότητές του με το μικρότερο δυνατό κόστος. Η ελαχιστοποίηση του κόστους όμως δεν αρκεί για την επιτυχία ενός οργανισμού, καθώς πρέπει να εξισορροπείται με την αποτελεσματικότητα, δηλαδή με την επιτυχημένη ολοκλήρωση των στόχων του. Είναι χρήσιμο να οριστεί η έννοια του οργανισμού, καθώς αποτελεί το πεδίο άσκησης του μάνατζμεντ. Σύμφωνα με τους Robbins & DeCenzo 3 οργανισμός είναι μια συστηματικά δομημένη ομάδα ανθρώπων που συνεργάζονται για να επιτύχουν συγκεκριμένους στόχους. Η έννοια του οργανισμού, επομένως, δεν αναφέρεται αποκλειστικά σε ιδιωτικές κερδοσκοπικές επιχειρήσεις αλλά και σε εθελοντικές οργανώσεις, σε δημόσιες υπηρεσίες κ.λπ. Ωστόσο, όλοι οι οργανισμοί, όσο και αν διαφέρουν ως προς το χαρακτήρα τους, μοιράζονται τρία κοινά χαρακτηριστικά: έχουν έναν συγκεκριμένο σκοπό και αποτελούνται από ανθρώπους οργανωμένους σε ομάδες. 1.1.2 Ο ρόλος του στελέχους διεύθυνσης Το στέλεχος ενός οργανισμού έχει διπλό ρόλο: πρέπει να γίνεται διάκριση μεταξύ του ρόλου του ως μάνατζερ και του ρόλου του ως 3 Βλ. Stephen P. Robbins & David A. DeCenzo Fundamentals of Management 3 rd edition, p. 7, Prentice Hall, New Jersey 2001. 8
τεχνικού ή επιστήμονα, ανάλογα με το επαγγελματικό του πεδίο. Τα καθήκοντα του μάνατζερ παραμένουν ίδια, ανεξάρτητα από την ιεραρχική του θέση μέσα σε έναν οργανισμό. Πιο συγκεκριμένα, ο μάνατζερ προγραμματίζει, οργανώνει, στελεχώνει, συντονίζει, υποκινεί, καθοδηγεί και ελέγχει. Αυτό που διαφοροποιείται με την ιεραρχική ανέλιξη ενός στελέχους μέσα στον οργανισμό είναι το ποσοστό του χρόνου που διαθέτει σε διοικητικές δραστηριότητες (μάνατζμεντ) και το ποσοστό που διαθέτει σε δραστηριότητες που σχετίζονται με το γνωστικό του αντικείμενο. Για παράδειγμα, ο υπεύθυνος πωλήσεων σε μια επιχείρηση μπορεί να διατηρεί την ευθύνη κάποιων πελατών, παράλληλα όμως πρέπει να επιβλέπει και τους εργαζόμενους στο τμήμα πωλήσεων. Η βασική διάκριση επομένως, μεταξύ των μάνατζερ ενός οργανισμού και των υπόλοιπων εργαζόμενων είναι ότι οι μάνατζερ προΐστανται μιας ομάδας εργαζόμενων που είναι υπόλογοι σε αυτούς 4. Σύμφωνα με τον Henry Mintzberg 5 οι ρόλοι που αναλαμβάνει ένας μάνατζερ κατά τη διάρκεια της εργασίας του μπορούν να κατανεμηθούν σε τρεις ευρύτερες κατηγορίες: στους ρόλους που έχουν να κάνουν με τις διαπροσωπικές σχέσεις (ηγέτης, σύνδεσμος επαφών, μοντέλο προς μίμηση) σε αυτούς που έχουν να κάνουν με την επικοινωνία και τη ροή πληροφοριών στον οργανισμό (εκπροσωπεί τον οργανισμό, αναζητά και διανέμει τις πληροφορίες) τέλος, στους ρόλους που αφορούν τη λήψη αποφάσεων (διαπραγματεύεται, κατανέμει τους διαθέσιμους πόρους, επιλύει συγκρούσεις). 4 Βλ. H. Koontz & C. O Donnell, Principles of Management : An Analysis of Managerial Functions New York: Mc Graw Hill, 1995. 5 Βλ. Henry Mintzberg The Nature of Managerial Work (New York: Harper & Row, 1973) 9
1.2. Οι λειτουργίες της διεύθυνσης Σύμφωνα με τον ορισμό που διατύπωσε ο Henri Fayol το 1916 6, οι μάνατζερ πραγματοποιούν πέντε βασικές λειτουργίες: σχεδιάζουν, οργανώνουν, διοικούν, συντονίζουν και ελέγχουν. Στα μέσα της δεκαετίας του 1950, δύο καθηγητές του UCLA (Koontz & O Donnel ), χρησιμοποίησαν τους όρους σχεδιασμός, οργάνωση, στελέχωση, διεύθυνση και έλεγχος για να περιγράψουν το πλαίσιο του μάνατζμεντ σε ένα εγχειρίδιο που για τις επόμενες δεκαετίες ήταν το πιο αναγνωρισμένο στον τομέα 7. Τα σύγχρονα εγχειρίδια επικεντρώνονται στις τέσσερις πιο βασικές διαδικασίες του μάνατζμεντ: το σχεδιασμό, την οργάνωση, την ηγεσία και τον έλεγχο 8. Η διαδικασία του σχεδιασμού περιλαμβάνει τον καθορισμό των στόχων του οργανισμού, τη χάραξη της γενικής στρατηγικής για την επίτευξή τους και την ανάπτυξη ενός ιεραρχημένου συστήματος για τον συντονισμό των ενεργειών. Η οργάνωση αναφέρεται στον προσδιορισμό των ενεργειών που πρέπει να γίνουν, στον καταμερισμό τους ανάμεσα στους εργαζόμενους και στην θέσπιση ενός ιεραρχικού συστήματος ελέγχου και λήψης αποφάσεων. Η ηγεσία είναι η κεντρική λειτουργία του μάνατζμεντ. Οι μάνατζερ που ηγούνται του οργανισμού συντονίζουν τις ενέργειες των εργαζόμενων, τους παρέχουν κατάλληλα κίνητρα, καθορίζουν τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους και διόδους επικοινωνίας και επιλύουν τυχόν διαφορές και συγκρούσεις. Τέλος, η διαδικασία του ελέγχου είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση της ομαλής λειτουργίας του οργανισμού και της επιτυχίας των στρατηγικών σχεδίων που έχουν 6 Βλ. H. Fayol, Industrial and General Administration (Paris: Dunod, 1916) 7 Βλ. H. Koontz & C. O Donnell, Principles of Management : An Analysis of Managerial Functions (New York: Mc Graw Hill, 1995). 8 Βλ. Stephen P. Robbins & David A. DeCenzo Fundamentals of Management 3 rd edition, Prentice Hall, New Jersey 2001. 10
καταρτιστεί. Η αξιολόγηση της απόδοσης του οργανισμού πρέπει να γίνεται μέσω θεσπισμένων και μετρήσιμων δεικτών και με βάση τους στόχους που έχει θέσει ο οργανισμός, έτσι ώστε να παρακολουθείται η πορεία του και να μπορεί να διορθωθεί σε περίπτωση που παρατηρηθούν μεγάλες αποκλίσεις. 11
12