Πληροφοριακά Συστήµατα και οργανισµοί Μέρος ΙΙ. Κεφάλαιο 3. Ευαγγελάτος Ανδρέας

Transcript

1 Κεφάλαιο 3 Πληροφοριακά Συστήµατα και οργανισµοί Μέρος ΙΙ Ο επίδραση των Πληροφοριακών Συστηµάτων στην διοικητική λειτουργία των οργανισµών Ευαγγελάτος Ανδρέας Εργαστήριο Πολυµέσων Επικοινωνίας

2 1. Εκπαιδευτικοί στόχοι του κεφαλαίου Μετά την ολοκλήρωση του παρόντος κεφαλαίου θα πρέπει: 1. Να κατανοείται την έννοια του οργανισµού. 2. Να είστε ικανοί να αναλύσετε την σχέση µεταξύ ενός ΠΣ και του οργανισµού στον οποίο ανήκει. 3. Να κατανοείται τις βασικές θεωρίες που ερµηνεύουν τους τρόπους µε τους οποίους τα ΠΣ επηρεάζουν τους οργανισµούς. 4. Να κατανοείται τον βασικό µηχανισµό λήψης διοικητικών αποφάσεων στους οργανισµούς. 5. Να κατανοείται τον βασικό µηχανισµό της επίδρασης ενός ΠΣ στην διαδικασία λήψης διοικητικών αποφάσεων σε έναν οργανισµό. 6. Να κατανοείται την επίδραση που µπορεί να έχουν τα ΠΣ στην διαδικασία της λήψης αποφάσεων από την διοίκηση ενός οργανισµού. 2

3 2. Παράγοντες που επηρεάζουν τον σχεδιασµό Οι κυριότεροι οργανωτικοί παράγοντες που πρέπει να λαµβάνονται υπ όψιν κατά τον σχεδιασµό ενόςπσείναι: 1. Το περιβάλλον µέσα στο οποίο λειτουργεί ο οργανισµός. 2. Ηδοµή του οργανισµού: Ιεραρχία, εξειδίκευση, προτυποποιηµένες διαδικασίες και λειτουργίες. 3. Η κουλτούρα και ακολουθούµενες πολιτικές µέσα στον οργανισµό. 4. Ο τύπος του οργανισµού. 5. Η φύση και το στυλ της ηγεσίας. 6. Η έκταση της υποστήριξης και της κατανόησης από την ανώτατη διοίκηση. 7. Οι κύριες ενδιαφερόµενες οµάδες που επηρεάζονται από το σύστηµα. 8. Τα είδη των εργασιών, αποφάσεων και επιχειρηµατικών διεργασιών που προορίζεται να εξυπηρετήσει το σύστηµα. 9. Τα αισθήµατα και τις συµπεριφορές του προσωπικού του οργανισµού που θα χρησιµοποιεί το σύστηµα. 10. Το ιστορικό του οργανισµού σε επενδύσεις σε τεχνολογία, υπάρχουσες δεξιότητες, σχετικό λογισµικό και ανθρώπινοι πόροι. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

4 3. Κατάτµηση των ΠΣ του οργανισµού Προµηθευτές Παραγωγή Λογιστήριο Μάρκετινγκ & Πωλήσεις Χρηµατοοικονοµικά Ανθρώπινοι πόροι Πελάτες Προµηθευτές Προµηθευτές Όρια οργανισµού Επιχειρη- µατικές διεργασίες Επιχειρη- µατικές διεργασίες Επιχειρη- µατικές διεργασίες Επιχειρη- µατικές διεργασίες Επιχειρη- µατικές διεργασίες Όρια οργανισµού Πελάτες Πελάτες Προµηθευτές Συστήµατα παραγωγής Λογιστικά συστήµατα Συστήµατα Χρηµατοοικονοµικής διαχείρισης Συστήµατα Μάρκετινγκ & Πωλήσεων Συστήµατα Ανθρώπινων πόρων Πελάτες Στους περισσότερους σηµερινούς οργανισµούς έχουν αναπτυχθεί χωριστά ΠΣ ανά τοµέα επιχειρηµατικής διεργασίας. Στα συστήµαταδεαυτάσπάνιαπεριλαµβάνονται οι προµηθευτές και οι πελάτες, επιτείνοντας το πρόβληµα της κακής µεταξύ τους επικοινωνίας. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

5 4. Ενοποίηση των ΠΣ του οργανισµού Ολοκληρωµένο επιχειρησιακό ΠΣ (ERP) Παραγωγή Λογιστήριο Προµηθευτές Όρια οργανισµού Επιχειρηµατική διεργασία Επιχειρηµατική διεργασία Επιχειρηµατική διεργασία Επιχειρηµατικές διεργασίες ολόκληρης της επιχείρησης Όρια οργανισµού Πελάτες Ανθρώπινοι πόροι Μάρκετινγκ & Πωλήσεις Χρηµατοοικονοµικά Τα ολοκληρωµένα επιχειρησιακά συστήµατα στους οργανισµούς αντιµετωπίζουν το πρόβληµα της κατάτµησης και µη επικοινωνίας των επιµέρους ΠΣ που λειτουργούν στα διάφορα τµήµατα της επιχείρησης, συνδέοντας µεταξύ τους τις διάφορες επιχειρησιακές λειτουργίες, αρκετές φορές δε και τους πελάτες και τους προµηθευτές\. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

6 5.α. Μοντέλα διοίκησης Σύµφωνα µε τον Henri Fayol (1920), οι πέντε κλασσικές λειτουργίες του στελέχους είναι (α) προγραµµατισµός, (β) οργάνωση, (γ) συντονισµός, (δ) λήψη αποφάσεων και (ε) έλεγχος. Η προσέγγιση αυτή αποτελεί το παραδοσιακό µοντέλο του µάνατζµεντ (classical model of management). Προγραµµατισµός Έλεγχος Οργάνωση Λήψη αποφάσεων Συντονισµός Βλέπε Laudon & Laudon σελ. 99 6

7 5.β. Μοντέλα διοίκησης Σύµφωνα µε τοσυµπεριφορικό µοντέλο του µάνατζµεντ (behavioral model of management) η συµπεριφορά ενός στελέχους έχει πέντε χαρακτηριστικά γνωρίσµατα: 1) Πολύ δουλειά που χαρακτηρίζεται από έντονο και αδιάκοπο ρυθµό, και ενασχόληση µε πολλές και διαφορετικές δραστηριότητες. 2) Οι δραστηριότητες µε τις οποίες ασχολούνται είναι κατατµηµένες (ασχολούνται µαζί τους για µικρή χρονική διάρκεια, πολλές φορές). 3) Τα στελέχη προτιµούν τις διαδόσεις, τις εικασίες τα κουτσοµπολιά. Θέλουν τρέχουσες, συγκεκριµένες και έκτατες πληροφορίες (οι τυπωµένες θεωρούνται συνήθως παλιές). 4) Προτιµούν τις µορφές προφορικής επικοινωνίας από τις γραπτές, επειδή τα προφορικά µέσα έχουν µεγαλύτερη ευελιξία. 5) ίνουν µεγάλη προτεραιότητα στην κατάρτιση ενός ποικίλου και σύνθετου δικτύου επαφών το οποίο λειτουργεί ως ανεπίσηµο σύστηµα πληροφοριών. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

8 5.γ. Μοντέλα διοίκησης Συνοψίζοντας το συµπεριφορικό µοντέλο του µάνατζµεντ ο Kotter θεωρεί ότι τα επιτυχηµένα υψηλόβαθµα στελέχη ασχολούνται κυρίως µε τρεις κρίσιµες δραστηριότητες: 1) απανούν σηµαντικό µέρος του χρόνου τους στην κατάρτιση των προσωπικών τους προτεραιοτήτων και στόχων, βραχυπρόθεσµων και µακροπρόθεσµων. 2) απανούν πολύ µεγάλο µέρος του χρόνου τους στην ανάπτυξη ενός διαπροσωπικού δικτύου που αποτελείται από ανθρώπους που βρίσκονται σεόλαταεπίπεδατουοργανισµού, από την αποθήκη έως τα µέλη της ανώτατης διοίκησης. 3) Τα στελέχη χρησιµοποιούν τα δίκτυα τους για να προωθήσουν τις προσωπικές τους προτεραιότητες και να πετύχουν τους δικούς τους στόχους. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

9 5.δ. Μοντέλα διοίκησης Με βάση το συµπεριφορικό µοντέλο του µάνατζµεντ ο Mintzberg θεωρεί ότι η συµπεριφορά των διοικητικών στελεχών περιλαµβάνει δέκα ρόλους οι οποίοι ονοµάζονται διοικητικοί και µπορούν να συνοψιστούν σε τρεις, τους διαπροσωπικούς, τους πληροφοριακούς και τους ρόλους λήψης αποφάσεων. Συγκεκριµένα: ιαπροσωπικοί ρόλοι (interpersonal roles): Είναιοιρόλοιπουπαίζουντα στελέχη όταν ενεργούν ως βιτρίνα αλλά και ηγέτες της επιχείρησή τους (πχ όταν µοιράζουν βραβεία, ή ότανµιλούν για να υποκινήσουν το προσωπικό). Πληροφοριακοί ρόλοι (informational roles): Είναιοιρόλοιπουπαίζουντα στελέχη όταν ενεργούν ως νευρικά κέντρα για τους οργανισµούς δεχόµενοι και εν συνεχεία κατανέµοντας σε όσους πρέπει να τις γνωρίζουν κρίσιµες πληροφορίες (πχ ενέργειες του ανταγωνισµού που ίσως επηρεάσουν την λειτουργία του οργανισµού αργότερα). Ρόλοι λήψης αποφάσεων (decisional roles): Είναι οι ρόλοι που παίζουν τα στελέχη όταν ξεκινούν δραστηριότητες, χειρίζονται ανωµαλίες, κατανέµουν πόρους, και επιλύουν συγκρούσεις. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

10 6. ιαδικασία λήψης απόφασης Η διαδικασία λήψης αποφάσεων σύµφωνα µε τον Simon (1970) αποτελείται από αρκετές διαφορετικές δραστηριότητες, οι οποίες µπορούν να οργανωθούν σε τέσσερα διαφορετικά στάδια, της συλλογής των πληροφοριών, του σχεδιασµού, της επιλογής και της εφαρµογής. Συγκέντρωση πληροφοριών και καθορισµός του Καθορισµός των εναλλακτικών λύσεων για την επίλυση του Αξιολόγηση των εναλλακτικών λύσεων και επιλογή της βέλτιστης λύσης Εφαρµογή της βέλτιστης λύσης και παρακολούθηση της επίλυσης του Συλλογή πληροφοριών Σχεδιασµός Επιλογή Εφαρµογή Βλέπε Laudon & Laudon σελ

11 6. ιαδικασία λήψης απόφασης Η διαδικασία λήψης αποφάσεων σύµφωνα µε τον Simon (1970) αποτελείται από αρκετές διαφορετικές δραστηριότητες, οι οποίες µπορούν να οργανωθούν σε τέσσερα διαφορετικά στάδια, της συλλογής των πληροφοριών, του σχεδιασµού, της επιλογής και της εφαρµογής. Συγκέντρωση πληροφοριών και καθορισµός του Καθορισµός των εναλλακτικών λύσεων για την επίλυση του Αξιολόγηση των εναλλακτικών λύσεων και επιλογή της βέλτιστης λύσης Εφαρµογή της βέλτιστης λύσης και παρακολούθηση της επίλυσης του Συλλογή πληροφοριών Σχεδιασµός Επιλογή Εφαρµογή MIS, TPS DSS DSS MIS, TPS, Project plan software. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

12 6. ιαδικασία λήψης απόφασης Η διαδικασία λήψης αποφάσεων σύµφωνα µε τον Simon (1970) αποτελείται από αρκετές διαφορετικές δραστηριότητες, οι οποίες µπορούν να οργανωθούν σε τέσσερα διαφορετικά στάδια, της συλλογής των πληροφοριών, του σχεδιασµού, της επιλογής και της εφαρµογής. Συγκέντρωση πληροφοριών και καθορισµός του Καθορισµός των εναλλακτικών λύσεων για την επίλυση του Αξιολόγηση των εναλλακτικών λύσεων και επιλογή της βέλτιστης λύσης Εφαρµογή της βέλτιστης λύσης και παρακολούθηση της επίλυσης του Συλλογή πληροφοριών Σχεδιασµός Επιλογή Εφαρµογή ΟΡΘΟΛΟ- ΓΙΚΟΤΗΤΑ Λογικό µοντέλο συµπεριφοράς? Βλέπε Laudon & Laudon σελ

13 7. Μοντέλα λήψης αποφάσεων ιακρίνουµε δύο κατηγορίες µοντέλων λήψης αποφάσεων, τα ατοµικά που αναφέρονται στα άτοµασανλήπτες αποφάσεων και τα οργανωσιακά, τα οποία αναφέρονται στους οργανισµούς σαν λήπτες αποφάσεων. Ατοµικά µοντέλα αποφάσεων Οργανωσιακά µοντέλα αποφάσεων Λογικό µοντέλο Μοντέλο του γνωστικού στυλ Γραφειοκρατικό µοντέλο Πολιτικό µοντέλο Μοντέλο του σκουπιδοντενεκέ Μοντέλο του συστηµατικού λήπτη αποφάσεων Μοντέλο του διαισθητικού λήπτη αποφάσεων Μείωση της αβεβαιότητας Αντανάκλαση των οργανωσιακών δοµών εξουσίας Λήψη αποφάσεων τυχαία, αποτέλεσµα της τρέχουσας ροής καταστάσεων και ιαδικασιών Βλέπε Laudon & Laudon σελ

14 8. Επιπτώσεις στον σχεδιασµό ΠΣ Οισυνέπειεςτηςέρευναςπάνωστηνλήψηαποφάσεωνσταάτοµα καιτους οργανισµούς, υποδεικνύει την δυσκολία του σχεδιασµού ενός ΠΣ, και κάνει σαφές ότι τα ΠΣ πρέπει να διαθέτουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: 1. Να είναι ευέλικτα και να παρέχουν πολλές επιλογές χειρισµού των δεδοµένων και αξιολόγησης των πληροφοριών. 2. Να έχουν την δυνατότητα να υποστηρίζουν µεγάλης ποικιλίας διοικητικά στυλ, δεξιότητες και γνώσεις. 3. Να είναι ισχυρά, µε την έννοια ότι θα πρέπει να περιλαµβάνουν πολλαπλά αναλυτικά και διαισθητικά µοντέλα αξιολόγησης δεδοµένων, καθώς και την δυνατότητα παρακολούθησης πολλών εναλλακτικών ενεργειών και των επιπτώσεών τους. 4. Να κατανοούν τις οµαδικές διεργασίες και να αντανακλούν τα οργανωσιακά µοντέλα λήψης αποφάσεων. 5. Να είναι ευαίσθητα στις γραφειοκρατικές και πολιτικές απαιτήσεις της οργάνωσης στην οποία είναι ενταγµένα. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

15 Απορίες - Ερωτήσεις ΑΠΟΡΙΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ:?????? 15