Νέες προδιαγραφές Version: 3.00 Date: 22/02/2016 Department: Product Management
Περιεχόμενα Συνοπτική περιγραφή νέων προδιαγραφών... 3 Γενικά... 3 Εμπορικό... 3 Χρηματοοικονομικά... 7 Μισθοδοσία... 7 Γενική Λογιστική Έσοδα Έξοδα Πάγια... 8 Παραγωγή... 9 Customization... 9 Αναλυτικά... 10 Διαχείριση έργων, δραστηριοτήτων και μέσων... 10 Διαχείριση εγγυοδοσίας ειδών... 13 Αρχείο πληρωμών SEPA (ISO20022)... 15 Σύνδεση με Outlook... 18 Page 2 of 21
Συνοπτική περιγραφή νέων προδιαγραφών Γενικά Αυξήθηκε το μέγεθος του πεδίου "Σταθμός εργασίας" από 16 σε 25 χαρακτήρες. Οθόνη πελάτη. Πλέον, εφόσον έχει οριστεί delay, στην οθόνη πελάτη εμφανίζονται εναλλάξ το είδος με την αξία του και το σύνολο του παραστατικού πριν την καταχώρησή του. Στα στοιχεία εταιρειών τα passwords για Taxis και ΙΚΑ είναι πλέον κρυπτογραφημένα. Εμπορικό Προστέθηκε η δυνατότητα στην εργασία <Email import> να εκτελείται και ως batch job με την προσθήκη πρότυπων δεδομένων. Στην εργασία εμφανίζεται toolbar με την επιλογή "Εκτέλεση" και "Πρότυπα δεδομένα". Επιλέγοντας "Εκτέλεση", εκτελείται ταυτόχρονα ο έλεγχος email και η εισαγωγή όλων. Αυτό έχει ως συνέπεια να μπορεί να προγραμματιστεί η εκτέλεση της εργασίας και με το scheduler. Στα υποκαταστήματα συναλλασσομένων προστέθηκε button για την αυτόματη μεταφορά των στοιχείων συναλλασσόμενου στο υποκατάστημα. Προστέθηκε η εκτύπωση «Ισοζύγιο χαρακτηριστικών» στις γενικές εκτυπώσεις Αποθήκης. Προστέθηκε η σύμβαση του παραστατικού στις διαθέσιμες συνθήκες των τιμολογιακών πολιτικών αγορών και πωλήσεων. Αυξήθηκε το μέγεθος του πεδίου "Μάσκα κωδικού SN" από 30 σε 50 χαρακτήρες. Στο αρχείο εγγυήσεων προστέθηκε το υποκατάστημα πελάτη και προμηθευτή. Στις φόρμες εκτύπωσης των παραστατικών πώλησης προστέθηκε υπολογιζόμενο πεδίο με το σύνολο των πόντων της κάρτας. Κατά την έκδοση δωροεπιταγής, βάσει συμπλήρωσης πόντων, ενημερώνεται αυτόματα η ημερομηνία ισχύος και λήξης της δωροεπιταγής βάσει του πεδίου μήνες εγγύησης από το αρχείο ειδών. Ως ημερομηνία ισχύος θα τίθεται η ημερομηνία έκδοσης από το αντίστοιχο παραστατικό. Page 3 of 21
Στις πωλήσεις προστέθηκε η παράμετρος «Αυτόματη εξαργύρωση πόντων» όπου με την επιλογή της, όταν συμπληρωθούν πόντοι πελατών δεν εμφανίζεται μήνυμα σχετικά με την εξαργύρωση των πόντων αλλά πραγματοποιείται αυτόματη η εξαργύρωση. Προστέθηκαν σε νέα σελίδα στην προβολή των καρτών bonus οι πόντοι ανά πελάτη καθώς και οι πόντοι εξαργύρωσης ανά χρήστη και περίοδο με τη μορφή pivot analysis. Προστέθηκε η εκτύπωση «Αρνητικά Υπόλοιπα παρτίδων» στην Αποθήκη. Στους πιστωτικούς ελέγχους προστέθηκε η συνάρτηση <DTURNOVR Τζίρος προηγούμενου 12μηνου>. Προστέθηκε η επιλογή "Υπολογισμός βάσει: [Τιμής συμφωνίας συνήθη προμηθευτή και υφιστάμενων αξιών markup τιμολ. κατηγορίας ειδών]" στον υπολογισμό των εναλλακτικών τιμών, στην εργασία της Αλλαγής τιμών πώλησης αποθήκης. Στην εργασία <Αλλαγή τιμών πώλησης> προστέθηκε η επιλογή [Τιμής κόστους και δοτού ποσοστού] και στον υπολογισμό των εναλλακτικών τιμών. Στην εργασία <Αλλαγή τιμών πώλησης>, στα στοιχεία υπολογισμού εναλλακτικών τιμών προστέθηκε η επιλογή [Υπολογισμός βάσει της τιμής κόστους markup τιμολογιακής κατηγορίας ειδών]. Στο σχεδιασμό στηλών παραστατικών αγορών και πωλήσεων προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής των πεδίων "Κωδικός 1" - "Κωδικός 2" της παρτίδας. Προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής του πεδίου "Παρατηρήσεις 2" στο σχεδιασμό στηλών στα παραστατικά αγορών και στα παραστατικά αποθήκης. Προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής του επωνύμου πωλητή στο σχεδιασμό στηλών των παραστατικών πωλήσεων. Προστέθηκε η δυνατότητα εξαίρεσης μηδενικών γραμμών σε πιστωτικά έκπτωσης. Στην εκτύπωση «Στατιστική ειδών ανά χαρακτηριστικό» προστέθηκε και η αποτύπωση αξιών. Page 4 of 21
Πραγματοποιήθηκε αλλαγή ως προς το μέγεθος του πεδίου "Web page" στην προβολή του είδους. Προστέθηκε η δυνατότητα φίλτρου ημερολογιακού διαστήματος στην εκτύπωση «Ισοζύγιο παρτίδων». Στην εργασία Υπολογισμού τιμών κόστους προστέθηκαν ως φίλτρα όλα τα default πεδία ομαδοποίησης των ειδών. Προστέθηκε η δυνατότητα συμμετοχής τιμολογίου στη VIES χωρίς να περιλαμβάνεται στη δήλωση Intrastat. Προστέθηκε η δυνατότητα εφαρμογής των εγκρίσεων στις ενέργειες CRM (soactions). Ενέργεια μη εγκεκριμένη θα μπορεί να εμφανίζεται στο Ημερολόγιο (ομαδικό ή προσωπικό) αλλά δεν θα πραγματοποιείται έλεγχος διαθεσιμότητας των προσώπων κατά την καταχώρησή της. Σε μη εγκεκριμένη ενέργεια δε θα υπάρχει δυνατότητα συνέχειας, συμμετοχής σε εργασία της εφαρμογής και χρήση των buttons που υπάρχουν μέσα σ αυτή (πχ. Email για αποστολή, απάντηση προώθηση κτλ). Προστέθηκε η εκτύπωση «Καρτέλα χαρακτηριστικών» στις γενικές εκτυπώσεις Αποθήκης. Κατά τον μετασχηματισμό παραστατικών αγορών μεταφέρονται και τα κέντρα κόστους γραμμών. Στη «Στατιστική έργων» προστέθηκαν πεδία σχετικά με τα Έσοδα με και χωρίς ΦΠΑ. Στις παραμέτρους Αγορών Πωλήσεων προστέθηκε παράμετρος ώστε αν έχουν καταχωρηθεί δεδομένα στα πεδία τριγωνικών συναλλαγών να μην πραγματοποιείται διαγραφή τους στην περίπτωση που αλλαχθεί ο συναλλασσόμενος του παραστατικού. Στην αντιγραφή ειδών σε λοιπές εταιρείες προστέθηκε η επιλογή [Εισαγωγή και μεταβολή και διαγραφή]. Η τιμή προστέθηκε και στον τύπο ενημέρωσης της αντιγραφής των συναλλασσομένων. Στην εργασία Παραγωγής κωδικών ΕΑΝ προστέθηκαν τα φίλτρα "Ομάδα", "Εμπ. κατηγορία", "Κατασκευαστής", "Μάρκα" και "Μοντέλο". Page 5 of 21
Προστέθηκε η μεταφορά του business unit του συναλλασσόμενου στην επικεφαλίδα του παραστατικού κατά την επιλογή του σε παραστατικό είσπραξης και πληρωμής. Προστέθηκε στη λίστα εργασιών των Δικαιωμάτων χρηστών η εργασία δημιουργίας τοπικής εγκατάστασης. Προστέθηκε η δυνατότητα εξαγωγής των ταμειακών εξόδων σε αρχείο μορφής.xxf Προστέθηκε η οντότητα των προμηθευτών στη διαχείριση των συμβάσεων. Στην εργασία <Συναλλαγματικές διαφορές Χρηματικών λογαριασμών> προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής ημερομηνίας τόσο για την ισοτιμία βάσει της οποίας θα υπολογιστεί η διαφορά αξίας όσο και για την ημερομηνία καταχώρησης της εγγραφής με τη συναλλαγματική διαφορά. Στους Σταθμούς εργασία προστέθηκε στο tab <Τηλεφωνία /Μηχανισμός καρτών> το πεδίο "Τύπος μηχανής" και το flag "Καταχώριση κατόπιν έγκρισης". Εάν στο flag "Καταχώριση κατόπιν έγκρισης" επιλέξετε [Ναι], τότε στο παραστατικό λιανικής πώλησης εάν επιλέξετε το tab πληρωμή με κάρτα και δε βρεθεί ανεξόφλητο υπόλοιπο καταχωρείται αυτόματα το παραστατικό. Στη default οθόνη των παραστατικών λιανικής πώλησης προστέθηκαν τα πεδία "Πληρωμή με κάρτα", "Τηλεφωνική έγκριση", "Ποσό" και "Δόσεις" που αφορούν στο EDPS. Τα πεδία εμφανίζονται εφόσον δημιουργηθεί σταθμός εργασίας με παραμετροποίηση στους μηχανισμούς καρτών. Page 6 of 21
Χρηματοοικονομικά Προστέθηκε η δυνατότητα ελέγχου και απαγόρευσης κίνησης αξιογράφου με ημερομηνία μικρότερη της ημερομηνίας δημιουργίας /παραλαβής του (ο έλεγχος πραγματοποιείται απευθείας από το selector). Προστέθηκε η δυνατότητα μεταφοράς τύπων σειρών (που δημιουργούν τα σώματα αξιογράφων) και κινήσεων αξιογράφων σε άλλες εταιρείες. Στα Χρηματοοικονομικά προστέθηκε η «Στατιστική εισπράξεων πληρωμών» στην οποία αποτυπώνονται και τα εμβάσματα ως διακριτός τίτλος. Στον πίνακα διακανονισμού του τρόπου πληρωμής προστέθηκε η στήλη "Ημερομηνία έναρξης". Η ημερομηνία έναρξης του διακανονισμού έχει προτεραιότητα έναντι της ημερομηνίας έναρξης του τρόπου πληρωμής. Στους τρόπους πληρωμής προστέθηκε η δυνατότητα υπολογισμού του διακανονισμού βάσει της ημερομηνίας φόρτωσης. Μισθοδοσία Στην εργασία ενημέρωσης λογιστικής από μισθοδοσία προστέθηκαν τα φίλτρα "Χρήση" και "Περίοδος (μισθοδοσίας)". Στο αρχείο οριστικής Φ.Μ.Υ. προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής της διαδρομής αποθήκευσης του παραγόμενου αρχείου. Στην ακύρωση ενημέρωσης λογιστικής από μισθοδοσία προστέθηκε το φίλτρο "Υποκαταστήματα". Στην εργασία του αρχείου τράπεζας προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής της διαδρομής αποθήκευσης του παραγόμενου αρχείου. Στην εργασία δημιουργίας αρχείου επικουρικών ταμείων προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής της διαδρομής αποθήκευσης του παραγόμενου αρχείου. Στο αρχείο εργαζομένων, κατά την πληκτρολόγηση ημερομηνιών αδείας, η εφαρμογή προτείνει τις ημέρες αδείας ανάμεσα στις δύο ημερομηνίες, σύμφωνα με τις ημέρες της εβδομάδας όπως ορίζονται στο ωράριο εργασίας. Page 7 of 21
Στην εργασία <Αρχείο τράπεζας> προστέθηκαν τα φίλτρα "Χρήση" και "Περίοδος". Στην εκτύπωση «Εισφορές ασφαλιστικών ταμείων», προστέθηκε η δυνατότητα εμφάνισης των κρατήσεων για κατασκηνώσεις (ΜΣ 3386). Στην εργασία ενημέρωσης δαπανών εμπορικού προστέθηκε η δυνατότητα το πληρωτέο ποσό να προκύπτει και με ανάλυση των στοιχείων που συνθέτουν το κόστος. Γενική Λογιστική Έσοδα Έξοδα Πάγια Αυξήθηκε το μήκος των πεδίων μεταβλητών εντύπων στους λογαριασμούς των Εσόδων Εξόδων, ώστε να μπορούν να εισαχθούν περισσότερες από 3 ή 4 μεταβλητές. Αυξήθηκε το μήκος των πεδίων μεταβλητών εντύπων στους λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής ώστε να μπορούν να εισαχθούν περισσότερες από 3 ή 4 μεταβλητές. Προστέθηκε το φίλτρο του υποκαταστήματος στην εργασία <Λογ. Εγγραφές κλεισίματος>. Προστέθηκαν οι συντελεστές απόσβεσης στις οντότητες στις γραμμές των παραστατικών παγίων. Δημιουργήθηκε εργασία για την αντιγραφή των αθροιστών σε άλλα λογιστικά σχήματα. Η εργασία είναι διαθέσιμη στο menu των παραμέτρων λογιστικής Εκτυπώσεις & Έντυπα. Προστέθηκε το φίλτρο του ημερομηνιακού διαστήματος στο Αναλυτικό ισοζύγιο των εκτυπώσεων ΔΛΠ. Προστέθηκε η εκτύπωση «Κέρδη ζημιές παγίων» και στα ΔΛΠ. Στις σχετικές εργασίες των κινήσεων λογαριασμών Εσόδων Εξόδων προστέθηκαν τα φίλτρα "Σειρά" και "Τύπος". Προστέθηκε η ενημέρωση των πεδίων "Αξία υποβολής ΜΥΦ" & "Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ" των λογαριασμών λογιστικής κατά την αντιγραφή λογιστικού σχεδίου. Page 8 of 21
Παραγωγή Στην εκτύπωση «Απαιτήσεις εντολών» προστέθηκε το φίλτρο κωδικός παραστατικού (εντολής). Προστέθηκε σε ανεκτέλεστα παραστατικά παραγωγής ο έλεγχος υπολοίπου αποθέματος και υπολοίπου παρτίδων βάσει ανάλωσης FIFO. Customization Δόθηκε η δυνατότητα να καταχωρούνται σε πίνακες της εφαρμογής επιπλέον περιορισμοί XU_, XI_, XF_, XR_ από το χρήστη. Προστέθηκε η δυνατότητα να χρησιμοποιούνται custom πεδία τύπου nvarchar στον SQL Server. Page 9 of 21
Αναλυτικά Διαχείριση έργων, δραστηριοτήτων και μέσων Στις δραστηριότητες των έργων προστέθηκε η δυνατότητα συμμετοχής των υλικών αποθήκης προϋπολογιστικά και απολογιστικά και διαμορφώθηκε καρτέλα έργου με ξεχωριστές κινήσεις από την επικεφαλίδα ή τις γραμμές των παραστατικών. Μεταφορά υλικών στα μέσα Στο browser των ειδών (με δεξί κλικ) προστέθηκε η εργασία <Μεταφορά σε μέσα>. Με την εργασία δημιουργείται το είδος και ως μέσο ενημερώνοντας αυτόματα και τα πεδία "Ενότητα υλικού", "Υλικό" και "Κόστος μον./αω" του μέσου. Το πεδίο "Κόστος μον./αω" ενημερώνεται με την τιμή κόστους περιόδου του είδους. Αν υπάρχει ήδη συνδεδεμένο μέσο με το είδος τότε γίνεται απλή ενημέρωση των τιμών του. Page 10 of 21
Διαχείριση έργων και μέσα Στο grid των μέσων, στη φόρμα Στοιχείων δραστηριότητας των έργων, προστέθηκε η στήλη "Ποσότητα" η οποία χρησιμοποιείται στην περίπτωση που το μέσο αφορά υλικό. Όταν το μέσο της γραμμής είναι υλικό, η "Ποσότητα" ενεργοποιείται και το "Ποσ. Συμμετοχής (%)" απενεργοποιείται. Αντίστοιχα όταν το μέσο της γραμμής είναι πρόσωπο ή πάγιο ενεργοποιείται το "Ποσ. Συμμετοχής (%)" και απενεργοποιείται η "Ποσότητα". Αν το μέσο είναι υλικό, τότε το κόστος υπολογίζεται ως εξής: [Κόστος = Πρότυπο κόστος μέσου * Ποσότητα]. Αν το μέσο είναι πρόσωπο ή πάγιο, τότε [Κόστος = Κόστος μον./αω * Ποσ.συμμετοχής(%) * ΑΩ]. Ο υπολογισμός αυτός εκτελείται με την επιλογή <Υπολογισμός κόστους> και εφόσον το πεδίο του κόστους είναι μηδενικό. Αν η τιμή του κόστους στη γραμμή αλλαχθεί «με το χέρι», τότε δεν εκτελείται ο παραπάνω υπολογισμός και ως κόστος γραμμής μέσου παραμένει η τιμή που έχει ορίσει ο χρήστης. Όταν καταχωρείται το κόστος γραμμής μέσου (είτε από τη σχετική επιλογή είτε με «το χέρι»), υπολογίζεται και το άθροισμα του κόστους των γραμμών και ενημερώνεται το πεδίο "Κόστος" δραστηριότητας. Δημιουργία ενεργειών μέσων μέσα από δραστηριότητα έργου Στο grid των μέσων, μέσα από τη φόρμα της δραστηριότητας ενός έργου, με δεξί κλικ σε κάθε γραμμή εμφανίζεται μενού σειρών ενεργειών ώστε ο χρήστης να μπορεί να δημιουργήσει νέα ενέργεια με προτεινόμενες τις τιμές έργου, δραστηριότητας, μέσου, έναρξης και λήξης. Επιπρόσθετα, αν το μέσο είναι υλικό προτείνεται και η τιμή της ενότητας και το υλικό ενώ αν το μέσο είναι πρόσωπο προτείνεται η τιμή του χειριστή της ενέργειας. Page 11 of 21
Οι ενέργειες που προτείνονται στο δεξί κλικ των γραμμών είναι ίδιες με αυτές που φαίνονται και στο Έργο (tab Στοιχεία έργου καταχώρηση ενέργειας) και οι οποίες έχουν οριστεί στις παραμέτρους CRM (Παράμετροι CRM CRM Entries Παράμετροι ανά χρήστη). Εκτύπωση καρτέλας έργου Στην εκτύπωση «Καρτέλες έργων» προστέθηκαν τα φίλτρα "Ανάλυση εμπορικών συναλλαγών" και "Ανάλυση ταμειακών συναλλαγών". Τα φίλτρα ενεργοποιούνται με την επιλογή "Στοιχεία από: [headers παραστατικών]" και βάσει αυτών αναλύεται η κίνηση. Page 12 of 21
Διαχείριση εγγυοδοσίας ειδών Στην αποθήκη προστέθηκε η δυνατότητα παρακολούθησης των ειδών εγγυοδοσίας με διαφορετική λογική από αυτή του set ειδών που χρησιμοποιούνταν έως τώρα. Αποθήκη Στο αρχείο ειδών αποθήκης, στη σελίδα <Μέτρηση, Εναλλακτικοί κωδικοί>, προστέθηκε το grid <Εγγυοδοσία/Παρελκόμενα> στο οποίο ορίζετε τα είδη εγγυοδοσίας που περιέχονται στο συγκεκριμένο είδος, όπως επίσης και τη σχέση μονάδων ποσοτήτων των ειδών εγγυοδοσίας με τη μονάδα μέτρησης του κανονικού είδους. Παραστατικά πώλησης Στο σχεδιασμό των τύπων παραστατικών πώλησης, σελίδα <Εμπορικά>, προστέθηκε η παράμετρος "Επιμ/σμός εκπτ. σε εγγυοδοσία". Με τη συγκεκριμένη παράμετρο επιλέγετε αν θέλετε να επιμερίζεται ή όχι η αξία των εκπτώσεων στα είδη εγγυοδοσίας στις γραμμές των παραστατικών. Στις γραμμές των παραστατικών πώλησης, εφόσον επιλέξετε τα «κανονικά» είδη, αυτόματα προστίθενται στις επόμενες γραμμές και τα είδη εγγυοδοσίας με τις ποσότητες που τους αναλογούν όπως έχει οριστεί μέσα στο αρχείο του είδους. Η σχέση των ποσοτήτων δεν είναι αυστηρή, οπότε και ο χρήστης μπορεί να τη μεταβάλλει στις γραμμές των παραστατικών πώλησης. Page 13 of 21
Στη «Στατιστική αποθήκης» μπορείτε να δείτε την ποσότητα υπολοίπου των ειδών εγγυοδοσίας ανά πελάτη. Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα ξεχωριστής εμφάνισης των ειδών αυτών στις γραμμές των φορμών εκτύπωσης των παραστατικών. Page 14 of 21
Αρχείο πληρωμών SEPA (ISO20022) Εισαγωγή Για τη δημιουργία xml αρχείου πληρωμών τραπεζών βάσει SEPA, επιλέγετε την εργασία <Αρχείο πληρωμών SEPA (ISO 20022)> μέσα από το menu Μισθοδοσία Εργασίες περιόδου Βοηθητικές εργασίες. Η συγκεκριμένη εργασία είναι διαθέσιμη και μέσα από το ευρετήριο εργαζομένων με δεξί κλικ και την επιλογή <Αρχεία.> Εικόνα 1 Παραμετροποίηση Για την ορθή εκτέλεση της εργασίας θα πρέπει : 1. Στον εργαζόμενο tab Λοιπά στοιχεία να είναι συμπληρωμένα τα πεδία: "Τράπεζα", "Υποκ.τράπεζας" και "IBAN". Εικόνα 2 2. Στην τράπεζα θα πρέπει να είναι συμπληρωμένα τα πεδία: a. Υποκατάστημα: θα πρέπει να υπάρχει εγγραφή υποκαταστήματος και να είναι συμπληρωμένος και ο κωδικός BIC. b. Αρχείο μισθοδοσίας: θα πρέπει να είναι επιλεγμένη η γραμμογράφηση της αντίστοιχης τράπεζας υποβολής. c. Κωδικός εντολέα /χρεοπιστώσεων (SEPA): συμπληρώνονται κατά περίπτωση εφόσον τα ζητά η αντίστοιχη τράπεζα. Εικόνα 3 Page 15 of 21
3. Στο χρηματικό λογαριασμό που αφορά συγκεκριμένη τράπεζα θα πρέπει να υπάρχουν συμπληρωμένα τα εξής: a. Τράπεζα: θα πρέπει να συνδέσετε το χρηματικό λογαριασμό με την τράπεζα. b. Υποκ.τράπεζας: συμπληρώνετε το υποκατάστημα της τράπεζας που έχετε επιλέξει και στον οποίο έχετε συμπληρώσει το κατάλληλο κωδικό BIC. c. ΙΒΑΝ: συμπληρώνετε το λογαριασμό IBAN από τον οποίο θα γίνει η πληρωμή. Εικόνα 4 Σημ. σε περίπτωση που η εγκατάστασή σας δεν διαθέτει το module των χρηματικών λογαριασμών, τότε τα πεδία IBAN και BIC πρέπει να συμπληρωθούν με «το χέρι» στην εργασία. Στοιχεία αρχείου Εικόνα 5 Στοιχεία αρχείου / λογαριασμού Τράπεζα: επιλέγετε την τράπεζα στην οποία επιθυμείτε να στείλετε αρχείο πληρωμής. Αρχείο: συμπληρώνεται αυτόματα το όνομα του αρχείου σύμφωνα με τις προδιαγραφές. Μπορείτε επιλέγοντας το βέλος να επιλέξετε το σημείο αποθήκευσης του παραγόμενου αρχείου. Page 16 of 21
Ημερομηνία χρέωσης: Συμπληρώνεται η ημερομηνία που επιθυμείτε να χρεωθεί η μισθοδοσία. Α/Α: Προτείνεται αυτόματα ο αριθμός 1. Εφόσον αποσταλεί εκ νέου αρχείο την ίδια ημέρα θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μία αύξουσα αρίθμηση. Αιτιολογία Μισθοδοσίας: Συμπληρώνεται η αιτιολογία που θα εμφανίζεται στο αρχείο. Χρημ. Λογ/μός: Επιλέγετε τον χρηματικό λογαριασμό της εταιρείας που αφορά την τράπεζα που έχετε ήδη επιλέξει. Με την επιλογή του συμπληρώνονται τα στοιχεία IBAN, BIC, Κωδ. Εντολέα, κωδ. Χρεοπιστώσεων. Στοιχεία εργαζομένων Ημερ/κό διαστημα: Επιλέγετε το διάστημα υπολογισμού της μισθοδοσίας. Μισθ. Περίοδοι: Επιλέγετε τον τύπο μισθολογικής περιόδου για το διάστημα υπολογισμού της μισθοδοσίας. Χρήση: Επιλέγετε τη χρήση υπολογισμού της μισθοδοσίας. Περίοδος: : Επιλέγετε την περίοδο υπολογισμού της μισθοδοσίας, εφόσον έχετε επιλέξει χρήση. Από Έως κωδικό: Φίλτρο επιλογής εργαζομένων βάσει κωδικού. Τρόπος πληρωμής: Φίλτρο τρόπου πληρωμής εφόσον έχει οριστεί αντίστοιχα στα στοιχεία πληρωμής των εργαζομένων. Ποσό προς απόδοση: Επιλέγετε το μισθολογικό στοιχείο πληρωμής (αυτόματα προτείνεται το 3200- Πληρωτέο ποσό). Σημείωση: Μετά την ολοκλήρωση της εργασίας, ελέγχετε το hyperlink [Αποτελέσματα] για ενδεχόμενα σφάλματα κατά τον υπολογισμό του αρχείου. Στο tab <Αποστολή> μπορείτε χειροκίνητα να συνδεθείτε στην ιστοσελίδα της επιλεγμένης τράπεζας για την αποστολή του αρχείου. Στο tab <Αποτελέσματα> μπορείτε να ελέγξετε, σύμφωνα με την μορφή του αρχείου, τα δεδομένα που περιέχει. Page 17 of 21
Σύνδεση με Outlook Οι παρακάτω οδηγίες αφορούν τη σύνδεση του Soft1 με Outlook εκδόσεων από office 2010 και έπειτα (32bit 64bit). Εγκατάσταση /Παραμετροποίηση Για τη σύνδεση του Outlook με το Soft1 θα πρέπει να εγκαταστήσετε τα αρχεία που προτείνονται μέσα από τις Επιλογές συστήματος Εργαλεία - Soft1 Add-ons Outlook. Εικόνα 6 Με την εγκατάσταση των αρχείων, στο Outlook θα εμφανιστεί το tab <Soft1 CRM> (εικ.2)όπου στην επιλογή <Connect> θα πρέπει να ορίσετε τις παραμέτρους της σύνδεσής σας (εικ.3). Εικόνα 7 Page 18 of 21
Εικόνα 8 Στις παραμέτρους της σύνδεσης ορίζετε το φάκελο της εγκατάστασης, τη σύνδεση της βάσης δεδομένων, το χρήστη της εφαρμογής και το password του και τον κωδικό της εταιρείας και του υποκαταστήματος. Από την επιλογή <Παράμετροι/Configuration> (εικ.4) ορίζετε τις παραμέτρους βάσει των οποίων θα ενημερώνεται το Soft1 είτε το Outlook με εγγραφές. Συγκεκριμένα: Εικόνα 9 Αποθήκευση email: επιλέγετε αν τα emails που θα καταχωρούνται θα έχουν μόνο στοιχεία (διευθύνσεις θέμα email) είτε τα στοιχεία και το σώμα του email είτε θα είναι ολόκληρο το μήνυμα. Συνδεδεμένες εγγραφές: επιλέγετε αν θα πραγματοποιείται επανενημέρωση των εγγραφών που έχουν ήδη ενημερωθεί. Σειρά email /appointment /task/ κλήσης: επιλέγετε τη Σειρά με την οποία θα αποθηκευτεί η κάθε ενέργεια στο Soft1 CRM. Προβολή: επιλέγετε την προβολή με την οποία θα αποθηκευτεί η κάθε ενέργεια στο CRM. Page 19 of 21
Στην περιοχή του <Συγχρονισμού> ορίζετε : το ημερολογιακό διάστημα για το οποίο θέλετε να ενημερώνεται το CRM με εγγραφές όταν επιλέξετε [Συγχρονισμός] τις ενέργειες που θα συγχρονιστούν (συναντήσεις, εργασίες, επαφές όχι emails) και τον τρόπο καταχώρησης των ενεργειών (από το Outlook προς το Soft1 CRM, από το Soft1 CRM προς το Outlook είτε αμφίδρομη ενημέρωση). Στις παραμέτρους ανά χρήστη μπορείτε να ορίσετε ανά χρήστη με ποια σειρά και προβολή θα αποθηκεύεται η κάθε ενέργεια. Λειτουργία Μέσα από το Outlook και την ενότητα του Soft1 CRM έχετε επίσης διαθέσιμες τις εξής επιλογές: Archive / Αρχειοθέτηση Εικόνα 10 Επιλέγοντας τα emails που θέλετε και την επιλογή <Αρχειοθέτηση>, τότε πραγματοποιείται εισαγωγή των emails στο σύστημα σύμφωνα με τις παραμέτρους που έχετε ορίσει. Αν επιλέξετε "Αρχειοθέτηση (οθόνη)", τότε εμφανίζεται το email με την προβολή στην οποία θα καταχωρηθεί στο Soft1. Με την επιλογή "Connect to /Σύνδεση με" η εγγραφή που θα αρχειοθετηθεί θα είναι συνέχεια μια ήδη υπάρχουσας εγγραφής. Δηλαδή επιλέγοντας "Connect to" εμφανίζεται οθόνη στην οποία πραγματοποιείτε αναζήτηση της εγγραφής στην οποία θα συνδεθεί η νέα εγγραφή που θα εισαχθεί στο σύστημα. Synchronize / Συγχρονισμός Με το συγχρονισμό πραγματοποιείτε έλεγχο ως προς μεταβολές στις εγγραφές που έχουν ήδη καταχωρηθεί και γίνεται επανενημέρωση. Follow up / Μετατροπή σε Η ενέργεια που επιλέγετε θα καταχωρηθεί ως συνάντηση / εργασία / κλήση / ευκαιρία πώλησης και όχι ως email. Page 20 of 21
Related record /Σχετική εγγραφή Επιλέγοντας κάποιο email και <Σχετική εγγραφή> εμφανίζεται η εγγραφή που έχει καταχωρηθεί στο Soft1. Unlink / Αποσύνδεση Οι εγγραφές που έχουν ενημερώσει το Soft1 ενημερώνονται ως προς τη σύνδεση αυτή με Id εγγραφής. Με την επιλογή της αποσύνδεσης διαγράφεται η σύνδεση αυτή (όχι η εγγραφή). History of actions /Ιστορικό ενέργειας Εμφανίζεται το ιστορικό της ενέργειας που έχετε επιλέξει. User Group journal / Προσωπικό Ομαδικό ημερολόγιο Εμφανίζεται το προσωπικό /ομαδικό ημερολόγιο του χρήστη. Info: Οι επιλογές, εκτός του προσωπικού/ομαδικού ημερολογίου, εμφανίζονται και με δεξί κλικ επί των εγγραφών του Outlook. Η εισαγωγή των tasks και των appointments φέρει πάνω τις και υπενθυμίσεις. Στη δημιουργία νέου email με την επιλογή «Αποστολή και Αρχειοθέτηση» πραγματοποιείται η αποστολή του email και ταυτόχρονα η αρχειοθέτησή του. Στη δημιουργία νέου email με την επιλογή «Διευθύνσεις» κάνετε ανεύρεση των emails μέσα από Πρόσωπα, Επαφές /στελέχη, Πελάτες, Προμηθευτές του Soft1. Ο συγχρονισμός δεν αφορά σε διαγραφές. Παράδειγμα: αν κάνετε διαγραφή πχ. μιας επαφής στο Soft1 και δεν διαγράψετε την επαφή αυτή από το Outlook σε επόμενο συγχρονισμό, η επαφή αυτή θα δημιουργηθεί εκ νέου στο Soft1. Αν η εγκατάσταση είναι client /server τότε στον client θα πρέπει να δημιουργήσετε PARAMS.CFGαρχείο με HOST:XXX.XXX.XXX.XXX Page 21 of 21