«Περιεχόµενα 03 Εισαγωγή Ένα ολοκληρωµένο πληροφοριακό σύστηµα 04 Περιγραφή Εργαλείο εφαρµογής διαδικασιών 05 Χαρακτηριστικά Τι περιλαµβάνει το epolis 06 Πλεονεκτήµατα Λύσεις και οφέλη του προγράµµατος 08 Τεχνικά χαρακτηριστικά Νέος τρόπος δουλειάς για καλύτερα αποτελέσµατα 09 Mε την εγγύηση της ACE-Hellas Ποιοι είµαστε, τι παρέχουµε 10 Εταιρικό προφίλ Λίγα λόγια για την ACE-Hellas
ΕΙΣΑΓΩΓΗ «epolis: Ένα ολοκληρωµένο πληροφοριακό σύστηµα Aύξηση της παραγωγικότητας και βελτιστοποίηση των διαδικασιών Το epolis είναι ένα ολοκληρωµένο πληροφοριακό σύστηµα που προσφέρει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για τον προγραµµατισµό και την παρακολούθηση της εξέλιξης των έργων, την παραγωγή και την οργάνωση των σχετικών εγγράφων και αναφορών καθώς και τη διαχείριση των διαδικασιών. Το epolis είναι σχεδιασµένο ώστε να χρησιµοποιείται εύκολα από όλους τους χρήστες και στόχος του είναι η αύξηση της παραγωγικότητας, η υλοποίηση των έργων εντός προϋπολογισµού και χρονοδιαγραµµάτων και η παροχή κάθε είδους πληροφορίας προς τη διοίκηση για τη διευκόλυνση της λήψης αποφάσεων. epolis Το απαραίτητο εργαλείο για τη διαχείριση των έργων και την εφαρµογή των διαδικασιών. Σε ποιους απευθύνεται Το epolis απευθύνεται στους τελικούς δικαιούχους δράσεων που χρηµατοδοτούνται από εθνικά και ευρωπαϊκά προγράµµατα όπως το ΕΣΠΑ. Φορείς που µπορούν βελτιώσουν την παραγωγικότητα τους µε την χρήση της εφαρµογής είναι µεταξύ άλλων: Οργανισµοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης Α και Β βαθµού Οργανισµοί του ευρύτερου ηµόσιου τοµέα που διαθέτουν διεύθυνση ή γραφείο Προγραµµατισµού και Τεχνική υπηρεσία Φορείς που δηµοπρατούν και εκτελούν δράσεις όπως τεχνικά έργα, µελέτες, προµήθειες και υπηρεσίες 03
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ «Εργαλείο εφαρµογής διαδικασιών Το epolis είναι επίσης απαραίτητο στους φορείς που διαθέτουν ένα σύστηµα ποιότητας και θέλουν ένα εργαλείο για την αποτύπωση και την εφαρµογή των διαδικασιών που ακολουθούν. Η διαχείριση των έργων µε τη χρήση του epolis καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις για την εφαρµογή διαδικασιών που πιστοποιούν τη διαχειριστική επάρκεια του φορέα. Το epolis βελτιστοποιεί διαδικασίες όπως: Προγραµµατισµός έργων ενεργειών Σχεδιασµός και ωρίµανση έργων ιενέργεια διαγωνισµών και ανάθεση συµβάσεων Παρακολούθηση και διαχείριση έργου, πιστοποίηση φυσικού αντικείµενου Οικονοµική διαχείριση έργου Μια νέα προσέγγιση στη διαχείριση έργων Η υφιστάµενη κατάσταση στους Οργανισµούς και φορείς χαρακτηρίζεται από πλήθος µη τεκ- µηριωµένων διαδικασιών και έλλειψη τυποποίησης των εντύπων που χρησιµοποιούνται. Με στόχο τη βελτίωση αυτής της κατάστασης η εφαρµογή epolis έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι: Σύµφωνη µε τους νόµους και τις διατάξεις του Ελληνικού ηµοσίου αλλά και των οδηγιών της ΕΕ για τα συγχρηµατοδοτούµενα έργα Πραγµατιστική και ευέλικτη ώστε να αντιµετωπίζει τις ειδικές καταστάσεις και τις διαρκείς αλλαγές Εύκολη στη χρήση για να εφαρµόζεται στην πράξη από όλο το προσωπικό και να µην απαξιώνεται στην πορεία Ανεπτυγµένη σε σύγχρονες τεχνολογίες, µε δυνατότητα χρήσης σε δίκτυα και διασύνδεση µε άλλες εφαρµογές 04
ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ «Τι περιλαµβάνει το epolis Το epolis αποτελείται από υποσυστήµατα που µπορούν να λειτουργήσουν είτε ανεξάρτητα, είτε σε συνεργασία όπου και επιτυγχάνεται το βέλτιστο αποτέλεσµα. ιαχείριση προγραµµατισµού έργων ιαχείριση προγραµµατισµού έργων µε καταγραφή των χρηµατοδοτούµενων δράσεων Σύνταξη και παρακολούθηση ετήσιων τεχνικών προγραµµάτων έργων µε δυνατότητα αναθεώρησης Παρακολούθηση της χρηµατοδότησης από εθνικές και ευρωπαϊκές πηγές, των πληρωµών των έργων καθώς και της ανάλυσης τους σε πηγές χρηµατοδότησης και επιλέξιµες δαπάνες Παρακολούθηση υποέργων / δράσεων Τεχνικά έργα (µε δηµοπράτηση και αυτεπιστασίες), Μελέτες (µε διαγωνισµό και ίδια µέσα), Προµήθειες, Υπηρεσίες, άλλες δράσεις Πλήρη φάκελο υποέργου µε όλα τα στοιχεία και το ιστορικό Αναλυτικά στοιχεία για τους διαγωνισµούς, τις υπογραµµένες συµβάσεις και τα χρονοδιαγράµµατα Αναλυτικά στοιχεία και την παρακολούθηση του φυσικού αντικείµενου και τις πληρωµές του έργου ιαχείριση εγγράφων και αυτόµατη παραγωγή εντύπων Πλήρη σειρά στατιστικών και πληροφοριακών αναφορών ιαχείριση διαδικασιών Εργαλεία σχεδιασµού και αποτύπωσης των διαδικασιών και του συστήµατος ποιότητας του οργανισµού ιαχείριση και ανάκτηση πληροφοριών και ενεργειών από την εκτέλεση των διαδικασιών Αυτόµατη παραγωγή καθηκόντων εργασιών για κάθε χρήστη. Το epolis µπορεί επίσης να ολοκληρωθεί µε σύνδεση µε άλλα πληροφοριακά συστήµατα του οργανισµού, όπως για παράδειγµα των οικονοµικών υπηρεσιών. 05
ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ «Λύσεις και οφέλη του προγράµµατος Το epolis προσφέρει µια σειρά από λύσεις σε προβλήµατα και απαιτήσεις που προκύπτουν σε όλα τα επίπεδα του οργανισµού. Τα οφέλη από τη χρήση του προγράµµατος γίνονται γρήγορα αισθητά τόσο από τον µηχανικό της Τεχνικής Υπηρεσίας, όσο και από τα στελέχη και τη διοίκηση του φορέα. Για τη ιοίκηση Συγκέντρωση σε ένα κεντρικό σηµείο όλων των πληροφοριών για τα έργα, τις µελέτες, τις προµήθειες και τις άλλες δράσεις του οργανισµού Εύκολη και άµεση πρόσβαση σε επιτελικές συγκεντρωτικές πληροφορίες που διευκολύνουν τη λήψη αποφάσεων ιαχείριση των δικαιωµάτων των χρηστών στην πρόσβαση, καταχώρηση και άντληση των πληροφοριών Αύξηση της παραγωγικότητας του φορέα και προώθηση της υλοποίησης των έργων εντός προϋπολογισµού και χρονοδιαγράµµατος Προώθηση της τυποποίησης των εγγράφων Για τον Προγραµµατισµό Πλήρης καταγραφή όλων των χαρακτηριστικών των χρηµατοδοτούµενων δράσεων και έργων Εύκολη και εποπτική σύνταξη και αναθεώρηση των ετήσιων τεχνικών προγραµµάτων του φορέα Άµεση και διαρκής πληροφόρηση για όλα τα στοιχεία σχετικά µε ποσά, χρηµατοδοτήσεις, πληρωµές, και πιστώσεις Εύχρηστο εργαλείο αποτύπωσης και παρακολούθησης του συστήµατος ποιότητας και των διαδικασιών που εφαρµόζει ο φορέας Άµεση εποπτεία της τρέχουσας κατάστασης των διαδικασιών του συστήµατος ποιότητας Για τους Υπεύθυνους των έργων Αυτόµατη δηµιουργία και συµπλήρωση των εντύπων του οργανισµού όπως αποφάσεις, διαβιβαστικά, διακηρύξεις κλπ. Αρχειοθέτηση όλων των σχετικών µε το έργο εγγράφων που υπάρχουν σε κάθε είδους ηλεκτρονική µορφή δηµιουργώντας έτσι το ιστορικό του έργου Άµεση και διαρκής πληροφόρηση για όλα τα στοιχεία κάθε έργου, τους διαγωνισµούς, τις συµβάσεις, τις προθεσµίες, την υλοποίηση και τις πληρωµές Στατιστικές πληροφορίες από πολλά έργα µε αναφορές και γραφικές παραστάσεις για κάθε συνδυασµό πληροφοριών Αυτόµατη ενηµέρωση κάθε µέρα για τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν µε βάση τις διαδικασίες του συστήµατος ποιότητας του φορέα Επισηµάνσεις και προειδοποιήσεις για χρονικά όρια και προθεσµίες Για όλους τους χρήστες Σύγχρονο, εύχρηστο και ευέλικτο περιβάλλον εργασίας που απαιτεί ελάχιστο χρόνο για την εκµάθηση του Κάθε χρήστης διαµορφώνει τις οθόνες του προγράµ- µατος ανάλογα µε τις ιδιαίτερες λειτουργικές και αισθητικές προτιµήσεις Ισχυρά και ευέλικτα εργαλεία αναζήτησης, οµαδοποίησης και ταξινόµησης σε κάθε επίπεδο της εφαρµογής Περιβάλλον εργασίας ειδικά σχεδιασµένο ώστε να ελαχιστοποιείται ο χρόνος καταχώρησης των στοιχείων Έτοιµες εκτεταµένες βιβλιοθήκες βασικών στοιχείων για ευκολία στην αναζήτηση και καταχώρηση 06
ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ «Νέος τρόπος δουλειάς για καλύτερα αποτελέσµατα Το epolis είναι εφαρµογή βασισµένη σε σύγχρονες τεχνολογίες, µε δυνατότητα χρήσης σε δίκτυα και διασύνδεση µε άλλες εφαρµογές. Συγκεκριµένα: Ανάπτυξη σε τεχνολογία.νετ Εγκατάσταση σε κεντρικό εξυπηρετητή και χρήση SQL Server 2008 για την αποθήκευση και διαχείριση των δεδοµένων ικτυακή εφαρµογή διαθέσιµη σε πολλούς χρήστες µε κεντρική διαχείριση πρόσβασης και ελέγχου Τα δικαιώµατα πρόσβασης ρυθµίζονται τόσο οριζόντια, δηλαδή ανά λειτουργία και οθόνη όσο και κάθετα δηλαδή ανά έργο υνατότητα διασύνδεσης µε άλλα πληροφοριακά συστήµατα κατά παραγγελία Εξαγωγή των αναφορών σε διαφόρους τύπους εγγράφων (html, xls, pdf) 08
ΜΕ ΤΗΝ ΕΓΓΥΗΣΗ ΤΗΣ ACE-HELLAS «Ποιοι είµαστε, τι παρέχουµε Το epolis είναι µια εφαρµογή λογισµικού που σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε από την ACE-Hellas, µια από τις µεγαλύτερες εταιρίες παροχής ολοκληρωµένων λύσεων στον τοµέα της πληροφορικής, του τεχνικού λογισµικού και της διαχείρισης έργων. H ACE-Hellas διαθέτει: Εµπειρία 25 ετών στο λογισµικό διαχείρισης δηµοσίων και ιδιωτικών έργων Χιλιάδες πελάτες στον ιδιωτικό και δηµόσιο τοµέα µηχανικοί, τεχνικές εταιρίες, τεχνικές υπηρεσίες του ευρύτερου δηµόσιου τοµέα Τεχνογνωσία τόσο στην ανάπτυξη σύγχρονου και εύχρηστου λογισµικού, όσο και στη διαχείριση έργων Συµµετοχή στο Έργο «Ολοκληρωµένο Πληροφοριακό σύστηµα για τις υποστηρικτικές λειτουργίες των Ν.Α.» και ειδικά στα υποσυστήµατα Προγραµµατισµού και ιαχείρισης τεχνικών έργων Εµπειρία σε θέµατα προγραµµατισµού και διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων προγραµµάτων του Γ ΚΠΣ και του ΕΣΠΑ Τι παρέχουµε Το epolis είναι ένα σύνθετο προϊόν που χρησιµοποιείται ταυτόχρονα από πολλούς χρήστες που βρίσκονται σε διαφορετικά επίπεδα του οργανογράµµατος ενός φορέα ή οργανισµού. Για την, όσο το δυνατόν, πιο γρήγορη και οµαλή ενσωµάτωση του λογισµικού στην καθηµερινή λειτουργία του οργανισµού, η ACE-Hellas διαθέτει µαζί µε την εφαρµογή και µια σειρά από πρόσθετες υπηρεσίες: Μελέτη, καθορισµός και αντιµετώπιση των αναλυτικών απαιτήσεων και ιδιαίτερων αναγκών κάθε πελάτη Εγκατάσταση της εφαρµογής σε υφιστάµενες υποδοµές και παροχή τυχόν συµπληρωµατικών προϊόντων και υπηρεσιών Παραµετροποίηση της εφαρµογής µε καταχώρηση των στοιχείων βιβλιοθήκης, οργανογράµµατος και συναλλασσόµενων καθώς και προσαρµογή του χώρου εργασίας και των δικαιωµάτων πρόσβασης των χρηστών Εκπαίδευση των χρηστών στο περιβάλλον και στον τρόπο λειτουργίας της εφαρµογής ιαρκή υποστήριξη των χρηστών, είτε τηλεφωνικά, είτε µε τη χρήση συστήµατος αποµακρυσµένης βοήθειας Τακτικές νέες εκδόσεις του προγράµµατος µε βελτιώσεις, νέες δυνατότητες, εκτυπώσεις και έντυπα σύµφωνα µε τις απαιτήσεις των χρηστών 09
ETAIΡΙΚΟ ΠΡΟΦΙΛ «Λίγα λόγια για την ACE-Hellas Η ΑCE-Hellas, µέλος του οµίλου Quest, ιδρύθηκε το 1979 και αποτελεί µια από τις µεγαλύτερες εταιρείες παροχής ολοκληρωµένων λύσεων στον τοµέα της πληροφορικής και των εφαρµογών τεχνικού λογισµικού. Στρατηγικός στόχος της ACE-Hellas είναι να προσφέρει στους πελάτες της ολοκληρωµένες επιχειρηµατικές λύσεις, σχεδιασµένες µε τέτοιο τρόπο, ώστε να παρέχουν λειτουργικές και αποτελεσµατικές λύσεις σε όλες τις τεχνολογικές και επικοινωνιακές τους ανάγκες. Συνεχής ανάπτυξη και επέκταση σε νέες δραστηριότητες, σχέσεις εµπιστοσύνης µε πελάτες και συνεργάτες, στρατηγικές συνεργασίες, επένδυση στην καινοτοµία, υπηρεσίες προστιθέµενης αξίας που χαρακτηρίζονται από υψηλή ποιότητα και αξιοπιστία: αυτές οι παράµετροι χαρακτηρίζουν την επιτυχηµένη πορεία της ACE-Hellas στην ελληνική αγορά. Για την καλύτερη οργάνωση των δραστηριοτήτων της εταιρείας και την πληρέστερη κάλυψη των αναγκών των πελατών της, η ΑCE-Hellas έχει αναπτύξει πέντε business units: CAD Solutions, ERP Solutions, Mobile Solutions, Hardware Solutions, Retail Solutions.
«Mάθετε περισσότερα για το epolis Βρείτε περισσότερες πληροφορίες καθώς και Demo της εφαρµογής στο δικτυακό τόπο www.ace-hellas.gr. Θα χαρούµε να επικοινωνήσετε µαζί µας και να µιλήσετε µε κάποιον από τους εξειδικευµένους συνεργάτες µας. Ζητήστε µας µια αναλυτική παρουσίαση του προγράµµατος, είτε στο χώρο σας, είτε µέσω Internet µε τη χρήση συστήµατος παρουσιάσεων από απόσταση.