Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση

Copyright Wilson Learning Corporation 1991. All Rights Reserved. Η Wilson Learning Corporation κατέχει όλα τα δικαιώµατα, συµπεριλαµβανοµένου του copyright σε αυτά τα υλικά. Η Wilson Learning δίνει την άδεια χρήσης αυτών των υλικών µόνο για ένα άτοµο και µόνο σε σχέση µε το εκπαιδευτικό πρόγραµµα που τα υλικά αυτά παραχωρήθηκαν. εν παραχωρείται κανένα δικαίωµα αναπαραγωγής, µετάδοσης, εκχώρησης ή δηµιουργίας παράγωγων εργασιών βασισµένων σε αυτά τα υλικά, χωρίς την έγγραφη άδεια της Wilson Learning Corporation. WLC 029177 2/91 Version 1.2

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Περιεχόµενα ΣΕΛΙ Α Εισαγωγή... Το Σχέδιο ράσης: Αναπληροφόρηση... Έννοιες Κλειδιά σχετικά µε την Αναπληροφόρηση... Αναπληροφόρηση: Η πρακτική... Το παράδοξο της Αναπληροφόρησης για τον Ηγέτη-Μάνατζερ... GPAR... Πολύπλευρη Αναπληροφόρηση... Ασκήσεις... Άσκηση #1: ιδάσκοντας το Μοντέλο της Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης... Άσκηση #2: ιδάσκοντας το GPAR σε άλλους... Άσκηση #3: Χρησιµοποιώντας το GPAR... Άσκηση #4: Αναπτύσσοντας ένα Σχέδιο Πηγών Αναπληροφόρησης... Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 1

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Αυτό το κοµµάτι του σεµιναρίου έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να εφαρµόσετε τις έννοιες και τις δεξιότητες που µάθατε στην ενότητα Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση του προγράµµατος The Leader Manager. Η Αναπληροφόρηση πρέπει να είναι αµφίδροµη. Όλοι µέσα στην επιχείρηση έχουν την ευθύνη της επικοινωνίας, για να υποστηρίξουν την επίδοση. Οι Ηγέτες-µάνατζερ, µε τον αυξανόµενο όγκο αναφορών και το µειωµένο εύρος ελέγχου, πρέπει τόσο να δώσουν Αναπληροφόρηση όσο και να ζητήσουν να λάβουν Αναπληροφόρηση, προκειµένου να κατανοήσουν τις λειτουργίες της µονάδας εργασίας και να βρουν τρόπους για το πώς να τις βελτιώσουν. Αυτό το κοµµάτι του σεµιναρίου προσφέρει έννοιες, διαδικασίες και δεξιότητες για την βελτίωση της δικής σας στοχοθέτησης. Είναι δικό σας έργο τώρα το να ερµηνεύσετε αυτά που µάθατε στην πράξη. Παρόλο που έχετε ολοκληρώσει το σεµινάριο, η πραγµατική δουλειά για να γίνετε ηγέτης-µάνατζερ µόλις ξεκινάει. Ο Οδηγός ράσης για την Στοχοθέτηση περιλαµβάνει: Κατευθύνσεις για να συµπληρωθεί το Σχέδιο ράσης Επισκόπηση των εννοιών κλειδιών σχετικά µε την αναπληροφόρηση Ασκήσεις που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την αναπληροφόρηση στην Μονάδα σας Άσκηση #1: ιδάσκοντας το Μοντέλο της Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης Εισαγωγή στο µοντέλο για τους εργαζόµενους, κατάλληλο να χρησιµοποιηθεί σε συνάντηση εργασίας. Άσκηση #2: ιδάσκοντας το GPAR σε άλλους Εισαγωγή στο GPAR για τους εργαζόµενους, κατάλληλο να χρησιµοποιηθεί σε συνάντηση εργασίας. Άσκηση #3: Χρησιµοποιώντας το GPAR Σας βοηθάει να αναγνωρίσετε τις καταστάσεις που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το GPAR και να συλλάβετε το κύριο µέρος του µηνύµατος που θέλετε να µεταδώσετε. περιβάλλον. Άσκηση #4: Αναπτύσσοντας ένα Σχέδιο Πηγών Αναπληροφόρησης Μειώνει τη συσσώρευση της αναπληροφόρησης στον Ηγέτη-Μάνατζερ µε το σχεδιασµό άλλων πηγών αναπληροφόρησης για τα µέλη της µονάδας. 2 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Σχέδιο ράσης: Αναπληροφόρηση Το Σχέδιο ράσης σας βοηθάει να χτίσετε σε ό,τι έχετε µάθει µε τον σχεδιασµό ακριβών και συγκεκριµένων ενεργειών που θα ξεκινήσετε τις επόµενες εβδοµάδες. Το Σχέδιο ράσης αποτελείται από µερικές απλές καταστάσεις (λίστες). Θα καταγράψετε τις ιδέες σας στις παρακάτω περιοχές: Μέρος Α. ΤΙ ΘΑ ΚΑΝΕΤΕ 1. Γράψτε µία σύντοµη περιγραφή κάθε ενέργειας 2. Προσδιορίστε ποιος θα ασχοληθεί 3. Περιγράψτε το επιθυµητό αποτέλεσµα Μέρος Β. ΕΙΚΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ 4. Καταγράψτε τα παραδοτέα ή τα χειροπιαστά τεκµήρια 5. Συµπεριλάβετε το χρονικό πλαίσιο µέσα στο οποίο θα πραγµατοποιηθούν αυτά τα βήµατα. Το δικό σας Σχέδιο ράσης θα βασιστεί στις ιδέες που θα έχετε αποκοµίσει από το εκπαιδευτικό υλικό, την ανατροφοδότηση που θα λάβετε από την µονάδα σας µέσω της «Έρευνας για την Ηγεσία» και στην εµπειρία σας για το τι είναι απαραίτητο. Προκειµένου να ολοκληρώσετε το Σχέδιο ράσης για τους Στόχους, ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Βήµα 1: Επανεξετάστε και θυµηθείτε τις εµπειρίες σας από το σεµινάριο Επανεξετάστε τις απαντήσεις σας στις τέσσερις ερωτήσεις σχετικά µε το να «Κάντε πράξη τη Στοχοθεσία». Βρίσκονται στο εγχειρίδιό σας «Ανατροφοδότηση Έρευνας Ηγεσίας» Θυµηθείτε ιδέες που είχατε κατά τη διάρκεια αυτής της ενότητας του σεµιναρίου σχετικά µε την πρακτική της Στοχοθεσίας. Βήµα 2: Αναλογιστείτε αυτά που θα θέλατε να αλλάξετε Αναλογιστείτε τρέχουσες επιδεξιότητες µάνατζµεντ ή δραστηριότητες µε τις οποίες θα θέλατε να ασχοληθείτε. Πιθανό να σας βοηθήσουν οι ασκήσεις που ακολουθούν στον Οδηγό ράσης. Βήµα 3: Βήµα 4: Βήµα 5: Περιγράψτε (οραµατιστείτε) αυτά που θα θέλατε να αναπτύξετε ή να βελτιώσετε Συµπληρώστε τη φόρµα του Σχεδίου ράσης Μοιραστείτε τις εµπειρίες σας µε κάποιον συνέταιρο Σχέδιο ράσης Ηγέτη-Μάνατζερ Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 3

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ Αποστολή Στόχοι Ανατροφοδότηση Αναγνώριση ΤΙ ΘΑ ΚΑΝΩ ΕΓΩ ΕΙΚΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ Εργασία Ποιος εµπλέκεται Επιθυµητό αποτέλεσµα Παραδοτέο ή άλλο Χειροπιαστό Μέχρι πότε Υποστήριξη 4 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση ΕΝΝΟΙΕΣ ΚΛΕΙ ΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Αναπληροφόρηση: Η Πρακτική Η ΑΝΑΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ απαντάει στο ερώτηµα «ΠΩΣ ΠΡΟΟ ΕΥΟΥΜΕ;» Η αναπληροφόρηση είναι πληροφορίες σχετικά µε την επίδοση που βοηθάει τόσο τους µάνατζερ όσο και τους εργαζόµενους να βελτιωθούν µέσα στην µονάδα εργασίας και να συνδέσουν τα σηµεία των προµηθευτών, των πελατών και της διοίκησης. Το παράδοξο των στόχων του Ηγέτη-Μάνατζερ Ο ηγέτης-µάνατζερ πρέπει να ισορροπήσει τις ανάγκες των εργαζοµένων και του οργανισµού για τους στόχους. Οι ανάγκες των υπαλλήλων περιλαµβάνουν: Να είναι η αναπληροφόρηση θετική, συγκεκριµένη, σχετική και συχνή Να αναγνωρίζονται για τις γνώσεις που έχουν Ελευθερία να κάνουν ερωτήσεις για ό,τι δεν καταλαβαίνουν Να τους κάνουν οι ηγέτες-µάνατζερ ερωτήσεις Να αισθάνονται ότι οι ενέργειές τους είναι σηµαντικές για ην επιτυχία του οργανισµού Οι ανάγκες του οργανισµού περιλαµβάνουν: Να αισθάνονται οι εργαζόµενοι ότι ασχολούνται και ότι είναι πολύτιµοι Οι εργαζόµενοι που είναι ενισχυµένοι µε γνώσεις και εξουσία, να παίρνουν ποιοτικές αποφάσεις Να έχουν την άδεια να µεταδίδει άσχηµα νέα Η αναπληροφόρηση να καταλήγει σε µάθηση και βελτίωση Ευθύτητα στην αναπληροφόρηση από διάφορες κατευθύνσεις Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 5

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ G P A R Το GPAR είναι ένα µοντέλο που θα σας οδηγήσει για να κατευθύνετε µία συζήτηση αµφίδροµης αναπληροφόρησης. Η δουλειά σας σαν ηγέτης-µάνατζερ είναι να αναγνωρίστε πότε µπορεί να χρησιµοποιηθεί αποτελεσµατικά και να καθοδηγήσετε συζητήσεις που θα περιλαµβάνουν τα στοιχεία. GOAL ΣΤΟΧΟΣ αναφέρετε τους σχετικούς Στόχους PERFORMANCE ΕΠΙ ΟΣΗ ΠΕΡΙΓΡΑΨΤΕ την πρόοδο της Επίδοσης ACTION ΕΝΕΡΓΕΙΑ αποφασίστε ποιες θα είναι οι επόµενες Ενέργειες REINFORCEMENT ΕΝΙΣΧΥΣΗ Ενισχύστε την πρόοδο και τον προγραµµατισµό Απλές περιπτώσεις που είναι χρήσιµη η µέθοδος GPAR: Ενίσχυση της υψηλής επίδοσης Κατανόηση προβληµάτων και διερεύνηση λύσεων ιόρθωση µη επαρκούς επίδοσης Αξιολόγηση του στόχου και της σηµασίας του ιευκρίνιση συγχύσεων Ενθάρρυνση της ενδυνάµωσης Αναγνώριση της προσπάθειας και της επιτυχίας 6 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση ΠΟΛΥΠΛΕΥΡΗ ΑΝΑΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Το µοντέλο της Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης µας βοηθά να σκεφτούµε πού µπορούµε να λάβουµε και να προσφέρουµε Αναπληροφόρηση εκτός της οµάδας εργασίας µας. Η Αναπληροφόρηση που δίνεται εκτός της οµάδας εργασίας οδηγεί στη βελτίωση της ποιότητας και της παραγωγής, σε όλο τον οργανισµό. Τόσο οι εσωτερικοί όσο και οι εξωτερικοί προµηθευτές και πελάτες µπορεί να έχουν πληροφορίες σχετικά µε τα προϊόντα ή υπηρεσίες σας που θα µπορούσαν να σας βοηθήσουν αν βελτιώσετε την ποιότητα. Μπορείτε να τους προµηθεύσετε µε πληροφορίες που έχετε που θα τους οδηγήσουν σε αυξηµένη αποτελεσµατικότητα. Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 7

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ ΑΣΚΗΣΕΙΣ Στις επόµενες σελίδες παρέχεται µία συλλογή από δραστηριότητες που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε στη δουλειά σας για να βελτιώσετε την πρακτική της αναπληροφόρησης. Κάποιες περιλαµβάνουν την άµεση συµµετοχή των µελών των µονάδων εργασίας. Άλλες περιλαµβάνουν την προσωπική σας συµµετοχή και δραστηριότητα. ραστηριότητες εφαρµογής των στόχων περιλαµβάνουν: ΑΣΚΗΣΗ #1: ιδάσκοντας το Μοντέλο της Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης Φύλλο Πληροφοριών Φύλλο Καταιγισµού Ιδεών Ερωτήσεις Συζήτησης ΑΣΚΗΣΗ #2: ιδάσκοντας το GPAR σε άλλους Φύλλο Πληροφοριών Καταιγισµός Ιδεών: Πότε να τον χρησιµοποιείτε ΑΣΚΗΣΗ #3: Χρησιµοποιώντας το GPAR Προετοιµασία µίας GPAR συζήτησης Αξιολόγηση της χρήσης GPAR ΑΣΚΗΣΗ #4: Αναπτύσσοντας ένα Σχέδιο Πηγών Αναπληροφόρησης Φύλλο Εργασίας ιαλέξτε ασκήσεις ανάλογα µε τις ανάγκες σας. Πριν αρχίσετε την άσκηση, απαντήστε στον εαυτό σας στις παρακάτω ερωτήσεις: 1. Τι θέλω να επιτύχω; 2. Πώς θα γνωρίζω ότι έχω επιτύχει; 3. Ποιος θα χρειαστεί να συµµετέχει; Σηµείωση: Για κάθε άσκηση που απαιτείται συνεργασία µε άλλα µέλη της οµάδας εργασίας, θα χρειαστεί να βγάλετε αντίγραφα απ όλες τις φόρµες και να τις µοιράσετε. 8 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση ΑΣΚΗΣΗ #1: ιδάσκοντας το Μοντέλο της Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης Σκοπός Η εξοικείωση των µελών µε τις αρχές του Μοντέλου της Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης. Σε ποιους απευθύνεται Ηγέτες-Μάνατζερ σε συνεργασία µε τα µέλη της οµάδας εργασίας Υπόβαθρο Η προϋπόθεση για να είναι η αναπληροφόρηση επιτυχηµένη είναι η αµφίδροµη επικοινωνία. Με το να µοιραστείτε το Μοντέλο της Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης µε τα µέλη της µονάδας τα βοηθάµε να είναι πιο έτοιµα να αναγνωρίσουν καταστάσεις για να αναζητήσουν και να παρέχουν πληροφόρηση µε εσάς, τους προµηθευτές και τους πελάτες. Έτσι θα έχετε όλοι κοινή άποψη και γλώσσα για να µιλάτε για το τρόπο δουλειάς µε τους άλλους. ιαδικασία Μπορεί να θέλετε να διεξάγετε αυτές τις δραστηριότητες σαν µέρος µίας συνάντησης προσωπικού. Τα µέλη της µονάδας µπορεί να δουλέψουν µέγιστα σε συνεργασία ή σε µικρές οµάδες. ιαλέξτε όσα βήµατα από τα παρακάτω ανάλογα µε τις ανάγκες σας. Βήµα 1: Βήµα 2: Βήµα 3: Χρησιµοποιήστε το Φύλλο Πληροφοριών Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης για να παρουσιάσετε τις αρχές του µοντέλου στην µονάδα εργασίας σας. Ζητήστε από τα µέλη της µονάδας να συµπληρώσουν το φύλλο καταιγισµού ιδεών πολύπλευρης αναπληροφόρησης προκειµένου να εντοπίσετε συνδετικά σηµεία κλειδιά και να αναγνωρίσετε συγκεκριµένη αναπληροφόρηση που θα αναζητάτε και θα δίνετε σε κάθε συνδετικό σηµείο. Χρησιµοποιήστε τις Ερωτήσεις Συζήτησης σε µία συνάντηση εργασίας ώστε να συζητηθούν οι κύριες ανησυχίες σχετικά µε την επικοινωνία και την αναπληροφόρηση στα σηµεία σύνδεσης. Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 9

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ Πολύπλευρη Αναπληροφόρηση Φύλλο Πληροφοριών, σελίδα 1 Το Μοντέλο Πολύπλευρης Αναπληροφόρησης παρέχει έναν τρόπο σκέψης για την αµφίδροµη επικοινωνία στους οργανισµούς. Βασίζεται στην προϋπόθεση ότι κάθε µονάδα εργασίας έχει διαφορετικούς προµηθευτές και πελάτες για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της. Αυτές οι οµάδες εξαρτώνται η µία από την άλλη για να επιτυχία τους. Στο κεντρικό κύκλο είναι η «Μονάδα Εργασίας». Μία ποικιλία ατόµων και οµάδων εµπλέκονται για να υποστηρίξουν τη µονάδα να επιτύχει τους στόχους της. Στον αριστερό κύκλο είναι οι «Προµηθευτές». Μία µονάδα έχει εσωτερικούς και εξωτερικούς προµηθευτές. Ο προµηθευτής είναι µία οµάδα ή ένα άτοµο που σας προµηθεύει µε προϊόντα και υπηρεσίες απαραίτητες για να κάνετε τη δουλειά σας. Στο δεξί κύκλο είναι οι «Πελάτες». Μία µονάδα έχει εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες. Ο πελάτης είναι µία οµάδα ή ένα άτοµο που χρησιµοποιεί τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχετε για να κάνουν τη δουλειά τους. Στην κορυφή είναι η «ιοίκηση». Η ιοίκηση θέτει τους στόχους και βοηθάει να διατηρηθεί η έννοια της αποστολής που καθοδηγεί τον οργανισµό. Το µοντέλο µας βοηθάει να κατανοήσουµε µε ποιόν συνδέεται η εργασία µας και µε ποιόν τρόπο θα µπορούσαµε να επωφεληθούµε αµοιβαία µέσω της αναπληροφόρησης για την επίδοση. 10 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Πολύπλευρη Αναπληροφόρηση Φύλλο Πληροφόρησης, σελίδα 2 ΕΡΩΤΗΣΗ ΚΛΕΙ Ι Πως µπορεί η σχετικά µε την επίδοση αµφίδροµη επικοινωνία µε τους προµηθευτές, πελάτες και τη διοίκηση να µας βοηθήσει να βελτιώσουµε την επίδοση και να επιτύχουµε επίδοση µε ικανοποίηση; ΑΠΑΝΤΗΣΗ Όλοι χρειαζόµαστε ο ένας τον άλλον για να κάνουµε τις δουλειές µας. Αντικρουόµενες προτεραιότητες, γεωγραφική απόσταση, διαφορετικές απόψεις και ανταγωνιστική πίεση συχνά µας εµποδίζουν να υποστηρίξουµε ο ένας τον άλλον. Αναζητώντας και δίνοντας αναπληροφόρηση ο ένας στον άλλον µαθαίνουµε τι µπορούµε να κάνουµε για να βελτιώσουµε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες µας. Μπορούµε να αναπτύξουµε µεγαλύτερη πίστη και εµπιστοσύνη κι έτσι συντοµότερα να επιλύσουµε προβλήµατα και διαφορές. Συνδετικά Σηµεία Σε κάθε συνδετικό σηµείο µεταξύ της µονάδας σας και της άλλης πλευράς, υπάρχει πάντα µία δυνητική ευκαιρία και ένα εµπόδιο στην επίδοση. Ευκαιρίες στη Συνδετικά Σηµεία Με τους προµηθευτές: Μείωση του κόστους των προϊόντων/ υπηρεσιών που χρειαζόµαστε Επίτευξη καλύτερης ποιότητας µε λιγότερο άγχος για τα άτοµα που εµπλέκονται. Λήψη πληροφοριών και καθοδήγησης για το επιχειρησιακό µέλλον από τους εξωτερικούς προµηθευτές εφόσον δουλεύουν και µε ανταγωνιστές. Με τους πελάτες: Πιο ξεκάθαρη κατανόηση των προσδοκιών των πελατών Λήψη πληροφοριών σύγκρισης σχετικά µε την επίδοσή µας Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη Μάθηση µελλοντικών ευκαιριών πώλησης, αύξηση ανταγωνιστικότητας Με τη διοίκηση: ιαµόρφωση του µέλλοντός µας µε την επικοινωνία για τις ανάγκες και τις επιθυµίες µας Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 11

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ Πολύπλευρη Αναπληροφόρηση Φύλλο Πληροφόρησης, σελίδα 3 Τι µπορεί να πάει στραβά: Να αγνοήσουµε ευκαιρίες Να εκτελέσουµε ακατάλληλες ενέργειες Να ενεργούµε σαν να είχαµε ακούσει την αναπληροφόρηση αλλά στην πραγµατικότητα να µην έχουµε δώσει προσοχή και να µην δραστηριοποιούµαστε Να δηµιουργηθούν παρεξηγήσεις 12 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Πολύπλευρη Αναπληροφόρηση Φύλλο Καταιγισµού Ιδεών Οδηγίες: Μπορούµε να σκεφτούµε τις συνδέσεις µας µε τους προµηθευτές, πελάτες και διοίκηση σαν πηγές αναπληροφόρησης που µπορεί να µας υποστηρίξουν να επιτύχουµε τους στόχους µας. ίπλα σε κάθε κύκλο, σηµειώστε πρόχειρα τα ονόµατα των κύριων προµηθευτών, πελατών και οµάδων διοίκησης τόσο εσωτερικούς όσο και εξωτερικούς, στους οποίους βασίζεται η δουλειά σας είτε εκείνοι βασίζονται σε εσάς. Μετά απαντήστε στις τρεις ερωτήσεις για να συµπληρώσετε τον πίνακα. Τι είδους αναπληροφόρηση από αυτούς θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας; Τι είδους αναπληροφόρηση θα µπορούσατε να τους δίνετε που θα σας βοηθούσε να επιτύχετε τους στόχους σας; Ποιοι κοινοί στόχοι θα µπορούσαν να ενδυναµωθούν αυξάνοντας την αναπληροφόρηση µεταξύ σας; ΙΟΙΚΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΠΕΛΑΤΕΣ Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 13

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ 14 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Πολύπλευρη Αναπληροφόρηση Ερωτήσεις Συζήτησης Ποιο είναι το κύριο δυνατό µας σηµείο µε: Προµηθευτές κλειδιά Πελάτες κλειδιά Ανθρώπους κλειδιά της ιοίκησης Ποιο είναι το κύριο εµπόδιο ή πρόβληµα πάνω στο οποίο πρέπει να δουλέψουµε µε: Προµηθευτές κλειδιά Πελάτες κλειδιά Ανθρώπους κλειδιά της ιοίκησης Πώς θα ενδυναµώσουµε ή θα βελτιώσουµε την επικοινωνία και τη διαδικασία αναπληροφόρησης µε : Τη µονάδα εργασίας µας Προµηθευτές κλειδιά Πελάτες κλειδιά Ανθρώπους κλειδιά της ιοίκησης Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 15

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ ΑΣΚΗΣΗ #2: ιδάσκοντας το GPAR σε άλλους Σκοπός Να υποστηρίξουµε τα µέλη της µονάδας να γίνουν καταρτισµένα στη χρήση του µοντέλου επικοινωνίας GPAR. Σε ποιους απευθύνεται Ηγέτες-Μάνατζερ και µέλη της µονάδας εργασίας Υπόβαθρο Η αµφίδροµη επικοινωνία θα είναι ευκολότερη εάν τα µέλη της µονάδας καταλαβαίνουν και µπορούν να χρησιµοποιήσουν το µοντέλο GPAR µε εσάς. ιαδικασία Χρησιµοποιήστε το τη λίστα Φύλλο Πληροφοριών GPAR για να παρουσιάσετε το µοντέλο στα µέλη της µονάδας. Στη συνέχεια, ζητήστε τους σε καταιγισµό ιδεών αν καταγράψουν καταστάσεις που θα ήθελαν να προσφέρουν αναπληροφόρηση και να λάβουν αναπληροφόρηση από εσάς. 16 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Επισκόπηση Μοντέλο Αναπληροφόρησης GPAR Φύλλο Πληροφόρησης Το GPAR είναι ένα µοντέλο επικοινωνίας που καθοδηγεί µία συζήτηση αµφίδροµης επικοινωνίας. Το GPAR διευκολύνει τα µέλη της µονάδας και τον ηγέτη-µάνατζερ να µοιραστούν πληροφορίες, σχετικά µε την πρόοδο της επίδοσης και τις ανάγκες. Τα Βήµατα GOAL ΣΤΟΧΟΣ Αναφέρετε τους σχετικούς Στόχους PERFORMANCE ΕΠΙ ΟΣΗ Περιγράψτε την πρόοδο της Επίδοσης ACTION ΕΝΕΡΓΕΙΑ Αποφασίστε ποιες θα είναι οι επόµενες Ενέργειες REINFORCEMENT ΕΝΙΣΧΥΣΗ Ενισχύστε την πρόοδο και τον προγραµµατισµό Πότε να χρησιµοποιείτε το GPAR Το GPAR είναι ένα εργαλείο υποστήριξης τόσο της αναζήτησης όσο και της παροχής αναπληροφόρησης. Θα σας φανεί χρήσιµο στην επικοινωνία σας µε τον ηγέτη-µάνατζερ, τα µέλη της µονάδας εργασίας, τους προµηθευτές και τους πελάτες. Κάποιες περιπτώσεις που θα µπορούσατε να χρησιµοποιήσετε το GPAR για αναζήτηση αναπληροφόρησης είναι: Να συζητηθούν προβλήµατα και να βρεθούν λύσεις Να περιγραφεί σύγχυση ή παρανόηση και να ζητηθεί αποσαφήνιση Να ζητηθούν αντιδράσεις ή αξιολόγηση της απόδοσής σας σε µία εργασία Κάποιες περιπτώσεις που θα µπορούσατε να χρησιµοποιήσετε το GPAR για παροχή αναπληροφόρησης είναι: Να αναφερθεί η πρόοδος προς κάποιον στόχο Να δοθούν πληροφορίες σε κάποιον που πιστεύετε πως θα έπρεπε να γνωρίζει Να δοθεί αναπληροφόρηση στον ηγέτη-µάνατζερ σας για την καθοδήγηση που σας κάνει Να δοθούν πληροφορίες σε προµηθευτή ή πελάτη που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε το προϊόν σας ή τη διαδικασία Απαιτούµενη Κατάρτιση Το GPAR, όπως και κάθε άλλο εργαλείο επικοινωνίας, χρειάζεται συχνή εξάσκηση προκειµένου σας είναι οικείο και άνετο στη χρήση. Όσο περισσότερο το χρησιµοποιείτε τόσο µεγαλύτερη αυτοπεποίθηση θα νιώθετε. Ακόµα καλύτερα, θα δείτε διαφορά στην ποιότητα της επικοινωνίας που έχετε στην εργασία σας. Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 17

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ Μοντέλο Αναπληροφόρησης GPAR Καταιγισµός Ιδεών: Πότε να τον χρησιµοποιείτε Οδηγίες: Με καταιγισµό ιδεών καταγράψτε τις καταστάσεις που θα νοµίζατε ότι θα ήταν χρήσιµο να χρησιµοποιηθεί το GPAR για αναζήτηση ή παροχή αναπληροφόρησης. Σκεφτείτε και τις καταστάσεις που αναφέρονται στο Φύλλο Πληροφόρησης. Επίσης και άλλες που σας έρχονται στο µυαλό. Περιγραφή Κατάστασης Ποιος εµπλέκεται; GPAR µε άλλα µέλη της µονάδας εργασίας GPAR µε προµηθευτές και πελάτες GPAR µε τον ηγέτη- µάνατζερ σας 18 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση ΑΣΚΗΣΗ #3: Χρησιµοποιώντας το GPAR Σκοπός Να αναπτυχθούν ιδέες σχετικά µε το πότε είναι η κατάλληλη περίσταση για να χρησιµοποιηθεί το GPAR και να διαµορφωθεί το ουσιώδες µέρος του µηνύµατος που θέλετε να µεταδώσετε. Σε ποιους απευθύνεται Ηγέτες-Μάνατζερ ή µέλη µονάδας εργασίας Υπόβαθρο Το να φτάσει κάποιος να είναι καταρτισµένος σε κάποια καινούρια δεξιότητα χρειάζεται χρόνος και εξάσκηση. Το GPAR είναι γρήγορο, εύκολο να χρησιµοποιηθεί ως µοντέλο που µπορείτε να το προσαρµόσετε έτσι ώστε να ταιριάζει µε το φυσικό σας τρόπο επικοινωνίας. Ίσως επιθυµείτε να χρησιµοποιήσετε τις παρακάτω ασκήσεις προκειµένου να δοµήσετε τις GPAR συζητήσεις σας µέχρι να αισθανθείτε πιο άνετα µε αυτό. ιαδικασία Χρησιµοποιήστε τις φόρµες στις ακόλουθες σελίδες. Βήµα 1: Προετοιµαστείτε για τις λίγες πρώτες σας GPAR συζητήσεις χρησιµοποιώντας τη φόρµα «Προετοιµασία µίας GPAR συζήτησης». Βήµα 2: Αξιολογήστε την απόδοσή σας και την ποιότητα των πληροφοριών που λάβατε. Μπορεί να θέλετε να παρέχετε αυτή τη φόρµα και στα µέλη της µονάδας που χρησιµοποιούν το GPAR έτσι ώστε να αξιολογήσουν και εκείνα τη χρήση του. Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 19

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ Προετοιµασία µίας GPAR συζήτησης Η κατάσταση Σκεφτείτε µία κατάσταση στο χώρο εργασίας σας για την οποία επιθυµείτε να αναζητήσετε ή να παρέχετε αναπληροφόρηση. Μπορεί να αναζητάτε αναπληροφόρηση για τον εαυτό σας, να παρέχετε αναπληροφόρηση σε ένα µέλος της µονάδας εργασίας ή να επιλύσετε ένα πρόβληµα µε κάποιον που είναι σε άλλη οµάδα µε την οποία δουλεύετε. Περιγράψτε εν συντοµία την κατάσταση εδώ. Σύντοµη Περιγραφή του GPAR σας G Στόχος Ονοµάστε το σχετικό στόχο απόδοσης P Επίδοση Κρατήστε σηµειώσεις σχετικά µε την απόδοση και την πρόοδο που θέλετε να κατανοήσετε. Ποιες ερωτήσεις θα κάνετε; A Ενέργειες Ποιες ενέργειες ίσως θελήσετε να συζητήσετε; Ποιες ερωτήσεις µπορείτε να κάνετε για να ενθαρρύνετε τις ενέργειες; R Ενισχύσατε Πώς θα µπορούσε να προχωρήσει µπροστά η πρόοδος και τα σχέδια; 20 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Αξιολόγηση της χρήσης σας του GPAR Οδηγίες: Η αυτό-αναπληροφόρηση είναι το πιο πολύτιµο είδος επικοινωνίας που παρέχουµε. Εξετάστε τις παρακάτω ερωτήσεις ώστε να βελτιώσετε τη χρήση του GPAR. 1. Τι ποιότητας πληροφορίες λάβατε; Είστε ικανοποιηµένος από το αποτέλεσµα; 2. Τι παραπάνω θα θέλατε να µάθετε; Πως θα µπορούσατε να πάρετε αυτές τις πληροφορίες; 3. Χρειάζεστε να προχωρήσετε στο επόµενο στάδιο συζήτησης; Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 21

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ ΑΣΚΗΣΗ #4: Αναπτύσσοντας ένα Σχέδιο Πηγών Αναπληροφόρησης Σκοπός Να βοηθηθούν τα µέλη της µονάδας να σχεδιάσουν µία ποικιλία πηγών αναπληροφόρησης για την απόδοση. Σε ποιους απευθύνεται Ηγέτες-Μάνατζερ που δουλεύουν ατοµικά µε µέλη της µονάδας Υπόβαθρο Ο ηγέτης-µάνατζερ δε είναι απαραίτητο να είναι ο ίδιος υπεύθυνος για το σύνολο της αναπληροφόρησης στη µονάδα του. Μπορείτε να ενεργήσετε ως καταλύτης µίας ευρύτερης διαδικασίας βελτίωσης. Αυτό µπορείτε να το επιτύχετε δηµιουργώντας ένα περιβάλλον όπου τα µέλη της µονάδας λαµβάνουν αναπληροφόρηση από κατάλληλες πηγές για τους στόχους τους και τα εργασιακά τους ενδιαφέροντα. Ο σκοπός ενός Πλάνου Πηγών Αναπληροφόρησης είναι η συνεχής βελτίωση της απόδοσης των ατόµων και της µονάδας τους. Επίσης διευκολύνει τους εργαζόµενους να λάβουν αναγνώριση και καταξίωση για αυτά που κάνουν. ιαδικασία Αυτή η διαδικασία θα έπρεπε να είναι συµµετοχική µε κάθε εργαζόµενο µέλος. Εξετάζουµε δύο επιλογές που περιλαµβάνουν: ηµιουργείστε το πλάνο µαζί σε µία συνάντηση εργασίας, ίσως να είναι ανασκόπηση των στόχων και επικαιροποίηση. ηµιουργήστε τα πλάνα ξεχωριστά και συναντηθείτε προκειµένου να καταλήξετε σε µία τελική λίστα. Χρησιµοποιώντας το Φύλλο Εργασίας Πλάνου Πηγών Αναπληροφόρησης, συµπληρώστε τις τέσσερις ερωτήσεις στην επόµενη σελίδα. Βγάλτε αντίγραφα του φύλλου εργασίας και της σελίδας ερωτήσεων για κάθε εργαζόµενο. 22 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163

Ο Ηγέτης-Μάνατζερ Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση 1. Ποιος είναι ο στόχος; Καταγράψτε δύο ή τρεις στόχους που συγκροτούν το µεγαλύτερο µέρος της εργασίας του εργαζοµένου. 2. Ποιος µπορεί να παρέχει αναπληροφόρηση; Για κάθε στόχο αναγνωρίστε άτοµα ή οµάδες που έχουν κοινό ενδιαφέρον. Μπορεί να βρίσκονται στο εσωτερικό ή στο εξωτερικό του οργανισµού. Μπορεί να είναι: Συνάδελφοι Πελάτες «κλειδιά» Προµηθευτές «κλειδιά» Μάνατζερ που αντιµετωπίζεται ως πελάτης ή προµηθευτής Κάποιος από τον ίδιο κλάδο ή επαγγελµατικό χώρο 3. Σχετικά µε ποιο θέµα γίνεται η αναπληροφόρηση; Προσδιορίστε συγκεκριµένα σχετικά µε ποιο θέµα θέλετε να λάβετε αναπληροφόρηση. Αυτό θα σας βοηθήσει να γνωρίζετε τι ζητάτε. 4. Με ποιο τρόπο θα τη λάβετε; Σχεδιάστε τη µέθοδο που θα λάβετε την αναπληροφόρηση. Ερωτήσεις που θα µπορούσατε να κάνετε στον εαυτό σας είναι: Προφορικώς ή γραπτώς; Πόσο συχνά; Συνθήκες-συνάντηση, τηλέφωνο ή άλλος τρόπος επικοινωνίας; Πως αυτό µπορεί να γίνει αναπόσπαστο µέρος της καθηµερινότητας της εργασιακής µας σχέσης; Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163 23

Αναζητώντας και ίνοντας Αναπληροφόρηση Ο Ηγέτης Μάνατζερ Φύλλο Εργασίας Πλάνου Πηγών Αναπληροφόρησης Όνοµα: Ποιος είναι ο στόχος; Ποιος µπορεί να παρέχει αναπληροφόρηση; Σχετικά µε ποιο θέµα γίνεται η αναπληροφόρηση Με ποιο τρόπο θα τη λάβετε; 24 Copyright Wilson Learning Corporation WLC 29163