Γηαδηθαζία Μεηάβαζεο xline ERP ηνπο Νένπο πληειεζηέο Φ.Π.Α. Δηεύζπλζε Υπεξεζηώλ Λνγηζκηθνύ Έθδνζε 1.00 Γεθέκβξηνο 2010
Εηζαγωγή Πξνθεηκέλνπ λα θαιπθζνύλ ζην xline ERP νη ηξνπνπνηήζεηο ζρεηηθά κε ηηο λέεο θαηεγνξίεο ΦΠΑ, όπσο απηέο δηακνξθώζεθαλ θαη ηίζεληαη ζε ηζρύ από ηελ 1 ε Ιαλνπαξίνπ 2011 θαη δεδνκέλνπ όηη νη ηξνπνπνηήζεηο απηέο γίλνληαη ζηελ έλαξμε ηεο δηαρεηξηζηηθήο ρξήζεο, ε Altec Software ζπληζηά ηελ αθξηβή ηήξεζε θαη εθηέιεζε ησλ παξαθάησ βεκάησλ. Σελίδα 2
Δηαδηθαζία κεηαηξνπήο δεδνκέλωλ κε βάζε ηνπο λένπο ζπληειεζηέο ΦΠΑ Oη ζπληειεζηέο ΦΠΑ πσιήζεσλ θαη αγνξώλ ηξνπνπνηνύληαη σο εμήο: - Σν 5,5% κεηαηξέπεηαη ζε 6,5% - Σν 11% κεηαηξέπεηαη ζε 13% - Σν 4% κεηαηξέπεηαη ζε 5% - Σν 8% κεηαηξέπεηαη ζε 9% Πξνζνρή: Βεβαησζείηε όηη έρεηε πάξεη backup ηεο εθαξκνγήο πξηλ ηελ έλαξμε ηεο δηαδηθαζίαο Σελίδα 3
Φάζε 1 Φάζε 1.1 Με ηελ εθηέιεζε ηνπ πξνγξάκκαηνο εκθαλίδεηαη ε παξαθάησ νζόλε Δπηινγή ησλ δύν checkbox ηα νπνία όηαλ ζα ηζεθαξηζηνύλ ζα αλάςεη ην button Δπόκελν Παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα Σελίδα 4
Φάζε 1.2 ηελ πεξίπησζε πνπ ππάξρεη εγθαηεζηεκέλν θαη Atlantis θαη xline, εκθαλίδεηαη ε παξαθάησ νζόλε. Παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα Αλ εκθαληζηεί ην παξαθάησ κήλπκα «Η ζύκβαζε ζαο έρεη ιήμεη», ζα πξέπεη λα επηθνηλσλήζεηε κε ην Σκήκα πκβάζεσλ ηεο Altec. Σελίδα 5
Φάζε 1.3 Σε πξώηε θνξά ηεο εηζαγσγήο ζηελ ελεκέξσζε λέσλ ζπληειεζηώλ ΦΠΑ εκθαλίδεηαη ην παξαθάησ κήλπκα Σελίδα 6
Δπηιέγνληαο «Yes» ζα γίλεη Πξόηαζε/ζπζρέηηζε λέσλ ζπληειεζηώλ ΦΠΑ Σεκείωζε : ε πεξίπησζε πνπ ρξεηαζηεί, κπνξεί λα γίλεη λέα πξόηαζε θαη απνζήθεπζε θάλνληαο δεμί click. Αλ δελ έρεη γίλεη ε θαηαρώξεζε ησλ λέσλ θαηεγνξηώλ ΦΠΑ ρεηξσλαθηηθά από ην ρξήζηε, ην πξόγξακκα ζα πξνηείλεη, ζα αλνίμεη θαη ζα ζπζρεηίζεη ηηο λέεο θαηεγνξίεο ΦΠΑ. Με βάζε ηηο λέεο θαηεγνξίεο ζα δεκηνπξγήζεη θαη ηα εηδηθά θαζεζηώηα. Αλ έρεη αλνίμεη ηηο λέεο θαηεγνξίεο ΦΠΑ ρεηξσλαθηηθά, ηόηε ην πξόγξακκα ηηο βξίζθεη θαη ηηο ζπζρεηίδεη κε ηηο παιηέο βάζε ησλ ζπληειεζηώλ ΦΠΑ. Γελ ηηο μαλαλνίγεη. Σν ίδην θάλεη θαη κε ηα εηδηθά θαζεζηώηα. Αλ ηα βξεη ηα δηαηεξεί αιιηώο ηα δεκηνπξγεί. Δπηηξέπεηαη ε κεηαβνιή ησλ θσδηθώλ θαη ησλ πεξηγξαθώλ ησλ λέσλ θαηεγνξηώλ ΦΠΑ. Η ελεκέξσζε γίλεηαη παηώληαο «Δλεκέξσζε θαηεγνξηώλ ΦΠΑ» Παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα Σελίδα 7
Φάζε 1.4 Δπηιέμηε εηαηξία πνπ ζα γίλεη ε κεηαηξνπή. Παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα Σελίδα 8
Φάζε 1.5 ηε παξαπάλσ νζόλε εκθαλίδνληαη νη επηινγέο ελεκέξσζε δεδνκέλσλ ηζεθάξνληαο ηελ αλάινγε επηινγή ζα εθηειεζηεί θαη ε αληίζηνηρε δηαδηθαζία. Παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα Σελίδα 9
Η αλαδήηεζε θαη ε πξόηαζε κπνξνύλ λα βαζηζηνύλ ζηελ θαηεγνξία ΦΠΑ ησλ ινγαξηαζκώλ ηνπ ινγηζηηθνύ ζρεδίνπ ή ζηνπο θσδηθνύο ησλ ινγαξηαζκώλ κε ρξήζε εηδηθώλ καζθώλ αλαδήηεζεο. Γηα ηε δηθή ζαο δηεπθόιπλζε, ε αλαδήηεζε ε πξόηαζε θαη ε ελεκέξσζε ινγαξηαζκώλ γίλεηαη γηα θάζε ζπληειεζηή μερσξηζηά. ην ζεκείν απηό ελεκεξώλεηαη ην ινγηζηηθό ζρέδην κε ηνπο λένπο ινγαξηαζκνύο. Σν ζύζηεκα πξνηείλεη κηα ζεηξά από λένπο ινγαξηαζκνύο ζύκθσλα κε ηε κάζθα Κσδηθνύ Λνγαξηαζκνύ. Ο ρξήζηεο κπνξεί λα αιιάμεη ηε κάζθα αλαδήηεζεο θαηά ηε θξίζε ηνπ. Σεκείωζε: Πξναηξεηηθή είλαη ε ρξήζε ηνπ button «Απελεξγνπνίεζε». Παηώληαο ην, απελεξγνπνηνύληαη νη ινγαξηαζκνί ησλ 5,5%,11%. Σελίδα 10
Παηώληαο «Αλαδήηεζε» ζα εκθαληζηνύλ νη ππάξρνληεο ινγαξηαζκνί ζύκθσλα κε ηε κάζθα. Σελίδα 11
Παηώληαο «Πξόηαζε» ην ζύζηεκα πξνηείλεη ηνπο λένπο ινγαξηαζκνύο. Ο ρξήζηεο έρεη ηε δπλαηόηεηα λα απνδερζεί, λα απνξξίςεη (θαζνξίδνληαο ην λέν θσδηθό) ή λα ηξνπνπνηήζεη ηνπο ινγαξηαζκνύο απηνύο. Σελίδα 12
Παηώληαο "Δλεκέξσζε" νη λένη ινγαξηαζκνί δεκηνπξγνύληαη ζην ινγηζηηθό ζρέδην. Μεηά ηελ νινθιήξσζε ηεο δεκηνπξγίαο ησλ λέσλ ινγαξηαζκώλ γηα θάζε λέν ζπληειεζηή, παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα. Σελίδα 13
Φάζε 1.6 ηελ παξαπάλσ νζόλε εκθαλίδνληαη όιεο νη κεηαβιεηέο ηηκνιόγεζεο πνπ έρνπλ ζπκπιεξσκέλε ηελ θαηεγνξία ΦΠΑ. Δπηιέγνληαο "Πξόηαζε" πξνηείλνληαη λέεο κεηαβιεηέο ηηκνιόγεζεο κε ηηο αληίζηνηρεο λέεο θαηεγνξίεο ΦΠΑ, θαηαιιήισο δηακνξθσκέλε πεξηγξαθή θαη πξνηεηλόκελν λέν ινγαξηαζκό ινγηζηηθήο. Τπάξρεη δπλαηόηεηα κεηαβνιήο ηνπο. ε πεξίπησζε πνπ γηα νπνηνδήπνηε ιόγν δελ κπνξεί λα πξνηαζεί λένο ινγαξηαζκόο ινγηζηηθήο, πξνηείλεηαη ν παιηόο ινγαξηαζκόο εληόο παξέλζεζεο. Η δηόξζσζε κπνξεί λα γίλεη από ην ρξήζηε πξηλ παηήζεη «Δλεκέξσζε» ή ελαιιαθηηθά κέζα από ηελ εθαξκνγή κεηά ηελ ελεκέξσζε. Παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα Σελίδα 14
Φάζε 1.7 ηελ παξαπάλσ νζόλε απηή εκθαλίδνληαη όιεο νη επηβαξύλζεηο πνπ έρνπλ ζπκπιεξσκέλε ηελ θαηεγνξία ΦΠΑ. Δπηιέγνληαο "Πξόηαζε" πξνηείλνληαη λέεο επηβαξύλζεηο κε ηηο αληίζηνηρεο λέεο θαηεγνξίεο ΦΠΑ θαη θαηαιιήισο δηακνξθσκέλε πεξηγξαθή. Παηώληαο «Δλεκέξσζε», δεκηνπξγνύληαη νη λέεο επηβαξύλζεηο, κε θαηαιιήισο δηακνξθσκέλα ζπλζεηηθά θσδηθώλ ινγηζηηθήο. Παξάιιεια κε ηε δεκηνπξγία ησλ λέσλ επηβαξύλζεσλ δεκηνπξγνύληαη θαη αληίζηνηρεο λέεο νκάδεο επηβαξύλζεσλ. Σέινο, ε εξγαζία νινθιεξώλεηαη κε ηελ ελεκέξσζε ησλ ζηνηρείσλ πειαηώλ θαη πξνκεζεπηώλ, όπσο επίζεο θαη ησλ αληίζηνηρσλ ηύπσλ ζπλαιιαγώλ κε ηηο λέεο νκάδεο επηβαξύλζεσλ. Παηήζηε «Δπόκελν» γηα ζπλέρεηα Σελίδα 15
Φάζε 1.8 ηελ ηειεπηαία ζειίδα ηνπ wizard εκθαλίδνληαη νδεγίεο γηα ηηο εξγαζίεο ειέγρνπ θαη ηξνπνπνηήζεσλ πνπ ζα πξέπεη λα αθνινπζήζνπλ. Σελίδα 16
Φάζε 2 Γηα ηελ νινθιήξσζε ηεο δηαδηθαζίαο κεηαηξνπήο, κεηά ηελ πεηπρεκέλε νινθιήξσζε ηεο Φάζεο 1 ζα πξέπεη λα αθνινπζήζεη ε εθηέιεζε ησλ παξαθάησ βεκάησλ. Φάζε 2.1 Σξνπνπνίεζε ησλ θνξκώλ εθηύπσζεο παξαζηαηηθώλ. Γηα ηελ εθηέιεζε ηεο θάζεο 2.1 αθνινπζείηε: Πωιήζεηο/Αγνξέο Παξάκεηξνη ΣρεδηαζκόΣπλαιιαγώλ Παξακεηξνπνίεζε Φόξκεο εθηύπωζεο Φξεκαηννηθνλνκηθά Παξάκεηξνη Σρεδηαζκόο Σπλαιιαγώλ Παξακεηξνπνίεζε Σπλαιιαγώλ Τακεηαθέο Αμηνγξάθωλ πειαηώλ Πξνκεζεπηώλ Εηδηθώλ Λνγαξηαζκώλ Αμηνγξάθωλ Σπλαιιαγέο πειαηώλ-πξνκεζεπηώλ Λνηπέο ζπλαιιαγέο πειαηώλ Λνηπέο ζπλαιιαγέο πξνκεζεπηώλ Λνηπέο ηξίηωλ-εηδηθώλ ινγαξηαζκώλ Εμνθιήζεηο κέζω αληηπξνζώπωλ Σπλαιιαγέο κεηαμύ πξνκεζεπηώλ Σπλαιιαγέο κεηαμύ ηξαπεδηθώλ-εηδηθώλ ινγαξηαζκώλ Φάζε 2.2 Γηόξζσζε ζπλζεηηθώλ ινγαξηαζκώλ ινγηζηηθήο Σεκείωζε Σπλζεηηθά Λνγηζηηθήο (δίλεηαη θαηάινγνο αλαιπηηθά ηη πξέπεη λα ηξνπνπνηήζεηε) Γηα ηελ εθηέιεζε ηεο θάζεο 2.2 αθνινπζείηε: 1)ΔΝΑΡΙΑ ΚΛΔΙΙΜΑΣΟ ΛΟΓΙΣΙΚΗ Λνγηζηηθή Παξάκεηξνη Πίλαθεο Σελάξηα Κιεηζίκαηνο πλζεηηθά Πεδία : Από Κσδηθό, Έσο Κσδηθό Σελίδα 17
2) ΠΡΟΣΤΠΑ ΑΡΘΡΑ Λνγηζηηθή Παξάκεηξνη Πίλαθεο Πξόηππα Άξζξα πλζεηηθά Πεδία : Λνγαξηαζκόο 3) ΠΑΓΙΑ Πάγηα Πάγηα Σηαζεξά Σηνηρεία Λνγαξηαζκνί Γ.Λ. πλζεηηθά Πεδία :Παγίνπ 4)ΚΑΣΗΓΟΡΙΔ ΠΑΓΙΩΝ Πάγηα Παξάκεηξνη Πίλαθεο Καηεγνξίεο Παγίωλ Λνγ. Γ.Λ. παγίνπ πλζεηηθά Πεδία :Παγίνπ 5)ΣΗΛΔ ΑΝΣΙΤΜΒΑΛΛΟΜΔΝΩΝ ΛΟΓΙΑΡΙΑΜΩΝ Λνγηζηηθή Παξάκεηξνη Πίλαθεο Ηκεξνιόγηα Σρεδηαδόκελα Ηκεξνιόγηα Αληηζπκβαιιόκελνη Γξακκέο πλζεηηθά Πεδία :Μάζθα Λνγηζηηθήο 6)ΣΟΙΥΔΙΑ ΚΟΣΟΤ ΑΓΟΡΩΝ/ΠΩΛΗΔΩΝ Αγνξέο Παξάκεηξνη Πίλαθεο Σηνηρεία Κόζηνπο πλζεηηθά Πεδία :Λνγαξηαζκόο, Λνγαξηαζκόο Φ.Π.Α. 7)ΦΑΚΔΛΟΙ ΚΟΣΟΛΟΓΗΗ Αγνξέο Σπλαιιαγέο Φάθεινη Κνζηνιόγεζεο πλζεηηθά Πεδία : Λνγαξηαζκόο Γ.Λ. Πξνβιέςεσλ, Λνγαξηαζκόο Γ.Λ. Κιεηζίκαηνο Σελίδα 18
8)ΣΤΠΟΙ ΤΝΑΛΛΑΓΩΝ ΠΔΛΑΣΩΝ Φξεκαηννηθνλνκηθά Παξάκεηξνη Σρεδηαζκόο ζπλαιιαγώλ Τύπνη ζπλαιιαγώλ Πειαηώλ Ελεκέξωζε Λνγηζηηθήο πλζεηηθά Πεδία : Κσδηθόο Γεληθήο Λνγηζηηθήο, Λνγαξηαζκνί Γεληθήο Λνγηζηηθήο Σάμεσο Υξεσζηηθόο, Λνγαξηαζκνί Γεληθήο Λνγηζηηθήο Σάμεσο Πηζησηηθόο 9)ΣΤΠΟΙ ΤΝΑΛΛΑΓΩΝ ΠΡΟΜΗΘΔΤΣΩΝ Φξεκαηννηθνλνκηθά Παξάκεηξνη Σρεδηαζκόο ζπλαιιαγώλ Τύπνη ζπλαιιαγώλ Πξνκεζεπηώλ Ελεκέξωζε Λνγηζηηθήο πλζεηηθά Πεδία : Κσδηθόο Γεληθήο Λνγηζηηθήο, Λνγαξηαζκνί Γεληθήο Λνγηζηηθήο Σάμεσο Υξεσζηηθόο, Λνγαξηαζκνί Γεληθήο Λνγηζηηθήο Σάμεσο Πηζησηηθόο 10) ΤΝΓΔΔΙ ΛΟΓΙΣΙΚΗ Πωιήζεηο Παξάκεηξνη Σρεδηαζκόο Σύλδεζεο κε Λνγηζηηθή (ηζρύεη γηα όιεο ηηο ελόηεηεο αληίζηνηρα) πλζεηηθά Πεδία : Λνγαξηαζκώλ Γ.Λ., 11) ΔΙΓΗ Λνγαξηαζκώλ Α.Λ. Απνζήθε Απνζέκαηα Είδε απνζήθεο πλζεηηθά Πεδία : Αγνξώλ, Πσιήζεσλ, Απνζεκάησλ, Μεηθηώλ απνηειεζκάησλ, Κόζηνπο Παξαγσγήο Σελίδα 19
12) ΤΠΗΡΔΙΔ Υπεξεζίεο Παξνρή Υπεξεζηώλ Οξηζκόο Υπεξεζηώλ πλζεηηθά Πεδία : Λνγαξηαζκόο Λνγηζηηθήο 13) ΔΠΙΒΑΡΤΝΔΙ Αγνξέο/Πωιήζεηο Παξάκεηξνη Πίλαθεο Επηβαξύλζεηο πλζεηηθά Πεδία : πλζεηηθά θσδηθώλ Λνγηζηηθήο Αγνξώλ, ΦΠΑ Αγνξώλ, Πσιήζεσλ, ΦΠΑ Πσιήζεσλ 14) ΜΔΣΑΒΛΗΣΔ ΣΙΜΟΛΟΓΗΗ Φξεκαηννηθνλνκηθά Σρεδηαζκόο Σπλαιιαγώλ Μεηαβιεηέο Τηκνιόγεζεο πλζεηηθά Πεδία : Δλεκεξνύκελνο Λνγαξηαζκόο 15) ΔΝΣΤΠΑ ΛΟΓΙΣΙΚΗ Λνγηζηηθή Παξάκεηξνη Πίλαθεο Σρεδηαζκόο Εληύπωλ Έληππα πλζεηηθά Πεδία : πκκεηέρνληεο Λνγαξηαζκνί, Κσδηθόο Λνγ. Γ.Λ. 16) ΛΟΓΑΡΙΑΜΟΙ ΛΟΓΙΣΙΚΗ ΦΠΑ Οξγάλωζε Πίλαθεο Γεληθήο Φξήζεο Πίλαθεο Λνγαξηαζκνί Λνγηζηηθήο ΦΠΑ πλζεηηθά Πεδία : Λνγαξηαζκόο Σελίδα 20
Φάζε 2.3 Έιεγρνο θαη ηξνπνπνίεζε ησλ Γεθπξώλ Γεληθήο Λνγηζηηθήο Γηα ηελ εθηέιεζε ηεο θάζεο 2.3 αθνινπζείηε: Φξεκαηννηθνλνκηθά/Απνζήθε/Αγνξέο/Πωιήζεηο/Πάγηα Παξάκεηξν η Σρεδηαζκόο Σύλδεζεο Λνγηζηηθήο Φάζε 2.4 Έιεγρνο θαη ηξνπνπνίεζε ησλ Πξόηππσλ άξζξσλ Γεληθήο Λνγηζηηθήο. Γηα ηελ εθηέιεζε ηεο θάζεο 2.4 αθνινπζείηε: Λνγηζηηθή Παξάκεηξνη Πίλαθεο Πξόηππα Άξζξα Φάζε 2.5 Έιεγρνο θαη ηξνπνπνίεζε ησλ Μνληέισλ Σηκνιόγεζεο. Γηα ηελ εθηέιεζε ηεο θάζεο 2.5 αθνινπζείηε: Φξεκαηννηθνλνκηθά Παξάκεηξνη Πίλαθεο Εηδηθνί Μνληέια Τηκνιόγεζεο ε εγθαηαζηάζεηο κε B θαηεγνξίαο βηβιίσλ (xline Έζνδα-Έμνδα) γηα ηελ νινθιήξσζε ηεο δηαδηθαζίαο κεηαηξνπήο ζα πξέπεη λα εθηειεζηεί ην αθόινπζν. Έιεγρνο θαη ηξνπνπνίεζε ησλ Πξόηππσλ άξζξσλ Δζόδσλ - Δμόδσλ. Γηα ηελ εθηέιεζε αθνινπζείηε: Έζνδα-Έμνδα Παξάκεηξνη Πίλαθεο Πξόηππα Παξαζηαηηθά Σελίδα 21