ΤΕΧΝΙΚΕΣ. Ε. Πλούσιες Εικόνες. 1. Τι είναι η Τεχνική «Πλούσιες Εικόνες»;

ΤΕΧΝΙΚΕΣ Ε. Πλούσιες Εικόνες 1. Τι είναι η Τεχνική «Πλούσιες Εικόνες»; Οι Πλούσιες Εικόνες αποτελούν μέρος της Μεθοδολογίας Λογισμικών του Peter Checkland και δημιουργήθηκαν έχοντας ως βασικό στόχο τη συγκέντρωση πληροφοριών σχετικά με μία πολύπλοκη κατάσταση [1]. Η ιδέα για τη χρήση σχεδίων και εικόνων πάνω σε διάφορα ζητήματα, είναι συνηθισμένη σε αρκετές μεθόδους επίλυσης προβλημάτων ή δημιουργικής σκέψης (συμπεριλαμβανομένης και της θεραπείας) διότι η διαισθητική μας επίγνωση (συνείδηση) επικοινωνεί ευκολότερα με τις εντυπώσεις και τα σύμβολα παρά με λέξεις. Τα σχέδια μπορούν να δημιουργήσουν και να καταγράψουν ουσιαστικές γνώσεις για μία κατάσταση [2]. Οι πλούσιες εικόνες δημιουργούνται στο στάδιο της προ-ανάλυσης, πριν κάποιος κατανοήσει ποια μέρη της κατάστασης προς επίλυση πρέπει να θεωρούνται σαν στοιχεία διαδικασίας και ποια σαν στοιχεία δομής. Η συγκεκριμένη τεχνική μπορεί να βοηθήσει στον έγκαιρο εντοπισμό παραλήψεων ή περιττών ελέγχων στη διαδικασία, από όπου θα προκύψουν σχετικά εύκολα, πολύ σημαντικά θέματα [3]. Πρόκειται για μία τεχνική που χρησιμοποιείται ευρέως για καλύτερη κατανόηση του πολιτιστικού και πολιτικού πλαισίου των οργανισμών στις διοικητικές συσκέψεις ή την ανάπτυξη λογισμικού [4]. Η συγκεκριμένη τεχνική χαρακτηρίζεται ως μία μέθοδος κατάργησης προτύπων (paradigm breaking technique) που θα μπορούσε να βοηθήσει τους συμμετέχοντες να επικαλεστούν τη φαντασία τους ώστε να διευκολυνθεί η δημιουργία πρωτότυπων ιδεών. Αυτού του είδους οι τεχνικές χρησιμοποιούν μη-σχετικά ερεθίσματα ή υποχρεωτικούςεπιτηδευμένους συσχετισμούς, έτσι ώστε να ενθαρρύνουν και να διευκολύνουν την δημιουργική σκέψη και καινοτομία. Επίσης, βοηθούν τους συμμετέχοντες να χρησιμοποιούν όλες τις αισθήσεις τους και να εκφράζονται εφαρμόζοντας άλλους τρόπους επικοινωνίας όπως μέσω των σχεδίων, των ονείρων και της εναλλαγής ρόλων [6], [7]. Παρακάτω ακολουθεί ένα παράδειγμα μίας πλούσιας εικόνας που χρησιμοποιήθηκε κατά τη διάρκεια μίας περίπτωσης τηλεφωνικής γραμμής βοήθειας. 93

Σχήμα 1: Μέρος πλούσιας εικόνας περίπτωσης τηλεφωνικής γραμμής βοήθειας [2] Οι Πλούσιες Εικόνες (περιλήψεις καταστάσεων) χρησιμοποιούνται για να απεικονίσουν πολύπλοκες καταστάσεις. Αποτελεί μία προσπάθεια όπου συμπεριλαμβάνετε μία πραγματική κατάσταση μέσω μίας απεικόνισης με καρτούν όλων των ιδεών που έχουν εκφραστεί, το σχέδιο, τους συσχετισμούς, τα κοινά σημεία, τις επιρροές, τις αιτίες και τα αποτελέσματα και ούτω καθ εξής. Μαζί με αυτές τις αντικειμενικές έννοιες, οι πλούσιες εικόνες πρέπει να απεικονίζουν και υποκειμενικά στοιχεία όπως τον χαρακτήρα, τις απόψεις και προκαταλήψεις, τα χαρακτηριστικά, τις αντιλήψεις και την ανθρώπινη φύση [2]. Πρόκειται για μία πολύ χρήσιμη τεχνική, η οποία θα μπορούσε να κάνει την εργασία πιο ευχάριστη. Η συγκεκριμένη μέθοδος επικεντρώνεται στο γεγονός ότι: [5]. - Βοηθάει στην απάντηση της ερώτησης, «σε ποιον» ανήκει το πρόβλημα. Ποιος είναι ο υπεύθυνος για αυτό; Ένα άτομο ή περισσότεροι; Όταν τα άτομα το γνωρίζουν αυτό, μαθαίνουν και τις αρμοδιότητες τους όπως για παράδειγμα την παραγωγή ιδεών. Η άποψή σας, καθώς είστε για παράδειγμα ο αρμόδιος για τη λύση του προβλήματος, θα έχει περισσότερη ισχύ στις διαφωνίες. - Ενθαρρύνει τα άτομα να σκέφτονται διαφορετικές λύσεις σε κάποιο πρόβλημα. 2. Πώς να εφαρμόσετε την τεχνική «Πλούσιες Εικόνες» σε έναν οργανισμό; [6], [8] Αποτελεί μία μέθοδο που βοηθάει τους συμμετέχοντες να προσεγγίζουν τα προβλήματα από μία τελείως διαφορετική οπτική και μπορεί να αλλάξει τον τρόπο σκέψης των ατόμων. Οι πλούσιες εικόνες χρησιμοποιούνται ως εξής: - Ζητείται από τα μέλη της ομάδας να γράψουν και να αναπτύξουν ένα σύντομο ορισμό του προβλήματος σε ένα πίνακα παρουσιάσεων. - Ο συντονιστής έπειτα, ζητά από το κάθε μέλος της ομάδας να σχεδιάσει δύο εικόνες οι οποίες μπορούν να είναι μεταφορικές αναπαραστάσεις (metaphors) της κατάστα- 94

σης, για παράδειγμα ένα όχημα ή ζώο. Η πρώτη εικόνα πρέπει να απεικονίζει πώς θα ήθελε ο συμμετέχων να εξελιχθεί η κατάσταση στο μέλλον και η δεύτερη, πώς τη βλέπει τώρα. - Κάθε συμμετέχοντας πρέπει να περιγράψει την εικόνα του παρόντος πρώτα. Θα πρέπει να περιγράψει τόσο τις ιδιότητες όσο και τις σχέσεις των αντικειμένων του σχεδίου καθώς και το λόγο για τον οποίο σχεδιάστηκαν με τον συγκεκριμένο τρόπο. Μετά συνεχίζει με την περιγραφή της μελλοντικής εικόνας κατά τον ίδιο τρόπο. - Από τις περιγραφές που δίνονται, μπορούν να παραχθούν νέες ιδέες. Η τεχνική των Πλούσιων Εικόνων βοηθάει την ομάδα να δει την αντίληψη του κάθε συμμετέχοντα για το πρόβλημα καθώς και τις μελλοντικές του προσδοκίες. Τέτοιες εικόνες, μπορούν να παρουσιάσουν πολύ αποτελεσματικά έναν όγκο πληροφοριών όπως μοτίβα, σχέσεις και ιδιότητες. Εύκολα η ομάδα μπορεί με μία ματιά να επεξεργαστεί και να σχολιάσει τις εικόνες και να αντιληφθεί το πρόβλημα σε όλο του το σύνολο. Η συγκεκριμένη μέθοδος παρουσιάζει πολλές πληροφορίες που δεν θα είχαν αποκαλυφθεί με κάποια άλλη πιο συμβατική τεχνική. Επίσης, οι συμμετέχοντες μπορούν να δουν ταυτόχρονα τις διαφορές των εικόνων του μέλλοντος και του παρόντος. Τα ερεθίσματα που προκύπτουν μπορούν μετά να συσχετιστούν ξανά με το πρόβλημα [9]. Πρώτα, ψάξτε τα στοιχεία που συνθέτουν την κατάσταση (τα στοιχεία δηλαδή που δεν αλλάζουν εύκολα στο χρόνο και είναι αρκετά σταθερά: οι άνθρωποι, η οργάνωση, η ιεραρχία της διοίκησης) Έπειτα, αναζητήστε διαδικαστικά στοιχεία της κατάστασης (πρόκειται για στοιχεία που μεταβάλλονται: οι δραστηριότητες που πραγματοποιούνται) Τέλος, ψάξτε για τρόπους με τους οποίους η δομή και οι διαδικασίες αλληλεπιδρούν. Έτσι, θα πάρετε μία ιδέα του κλίματος της κατάστασης, δηλαδή του πώς σχετίζονται μεταξύ τους η δομή και οι διαδικασίες. 3. Ποιοι είναι οι παράγοντες επιτυχίας κατά την εφαρμογή της Τεχνικής «Πλούσιες Εικόνες»; [10], [2] Ακολουθεί μία λίστα με τους παράγοντες που παίζουν καθοριστικό ρόλο στην επιτυχή εφαρμογή της συγκεκριμένης τεχνικής: Ένα ζήτημα ουσιώδους σημασίας είναι το κατά πόσο έχει πειστεί η ομάδα για την αποτελεσματικότητα της μεθόδου πριν ξεκινήσει η διαδικασία, διότι πολλοί άνθρωποι αισθάνονται μειονεκτικά και ανασταλτικά επειδή δεν σχεδιάζουν καλά. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Σχήμα 2: Οι Πλούσιες Εικόνες σαν Τεχνική Κατάργησης Προτύπων. Εάν η ομάδα «δεν γνωρίζει από πού να ξεκινήσει», τότε η παρακάτω ακολουθία ίσως βοηθήσει [2]: Ο συντονιστής πρέπει να πείσει την ομάδα ότι οι εικόνες δεν χρειάζεται να είναι έργα τέχνης, αρκεί να είναι κατανοητές σε αυτούς που τις σχεδιάζουν και να μπορούν να περιγραφούν εύκολα στην ομάδα. Ο συντονιστής οφείλει να είναι καταρτισμένος και έμπειρος στο να ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες να δίνουν όσο περισσότερες πληροφορίες γίνεται, καθώς περιγράφουν τις εικόνες τους. Δυστυχώς, υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι συμμετέχοντες παραλείπουν πληροφορίες γιατί ο συντονιστής δεν έκανε τις σωστές ερωτήσεις. 95

Για να ερμηνεύσετε καλύτερα μία κατάσταση, χρησιμοποιείστε σύμβολα, σκηνές ή εικόνες που αντιπροσωπεύουν την κατάσταση. Βάλτε όσο περισσότερα χρώματα χρειάζεται και σχεδιάστε τα σύμβολα σε μία μεγάλη κόλλα χαρτί. Επειδή μπορεί να γίνει πολύ διασκεδαστικό το συγκεκριμένο στάδιο, προσπαθήστε να μην παρασυρθείτε και ξεφύγετε από το στόχο της διαδικασίας με το να χρησιμοποιείτε πολύπλοκα σύμβολα και εικόνες. Αποφεύγετε να γράφετε πράγματα σαν σχόλια στην εικόνα σας (μία σύντομη περίληψη είναι αρκετή και θα βοηθούσε να εξηγήσετε το διάγραμμα στα υπόλοιπα μέλη). Προτιμήστε λέξεις και κείμενο μόνο όταν αδυνατείτε να αποδώσετε τις ιδέες σας σε εικόνες. Η ομάδα δεν πρέπει να επεμβαίνει στο στυλ ή την οργάνωση των δικών σας εικόνων απλά τοποθετήστε οποιοδήποτε στοιχείο στο χαρτί με βάση το ένστικτό σας. Σε κάποιο μετέπειτα στάδιο, ίσως η διάταξη και η οργάνωση των στοιχείων καταφέρουν να αποκωδικοποιήσουν κάποιο μήνυμα από την τοποθέτηση αυτή. Αποφύγετε να σκέφτεστε με όρους συστημάτων, δηλαδή, χρησιμοποιώντας διατυπώσεις όπως, «Λοιπόν, η κατάσταση που αντιμετωπίζουμε αποτελείται από ένα σύστημα μάρκετινγκ, ένα σύστημα παραγωγής και ένα σύστημα ελέγχου ποιότητας». Υπάρχουν δύο λόγοι για να μην το κάνετε αυτό: ο πρώτος, γιατί η λέξη «σύστημα» δηλώνει εσωτερικούς συσχετισμούς και ίσως η έλλειψη αυτών των δομημένων σχέσεων να αποτελεί την καρδιά του προβλήματος έτσι, χρησιμοποιώντας τον όρο «σύστημα», η ομάδα καταλήγει σε λάθος προσεγγίσεις. Ωστόσο, δεν πρέπει να πιστεύουμε ότι δεν θα υπάρχει καμία σύνδεση μεταξύ των σχεδίων. Ο δεύτερος λόγος είναι ότι μη σκεπτόμενοι με όρους συστημάτων, θα μπείτε σε μία τροχιά σκέψης όπως την αναζήτηση λύσεων έτσι ώστε τα συστήματα αυτά να γίνουν αποδοτικότερα. Βεβαιωθείτε ότι η εικόνα περιλαμβάνει όχι μόνο δεδομένα και πραγματικές πληροφορίες για την κατάσταση, αλλά και υποκειμενικές πληροφορίες. Κοιτάξτε τους κοινωνικούς ρόλους που θεωρούνται, από όσους συμμετέχουν, σημαντικοί για την κατάσταση και κοιτάξτε και τα είδη συμπεριφοράς που περιμένει κανείς από τους ανθρώπους σε αυτούς τους ρόλους. Στην περίπτωση που εμφανιστούν οποιεσδήποτε συγκρούσεις, πρέπει να αναδειχθούν. Τέλος, συμπεριλάβετε και τον εαυτό σας στην εικόνα. Βεβαιωθείτε ότι οι ρόλοι και οι συσχετισμοί σας στην διαδικασία, είναι ξεκάθαροι. Θυμηθείτε ότι δεν είστε απλώς αντικειμενικοί παρατηρητές, αλλά έχετε αξίες, πιστεύω και κανόνες που δίνουν αξία και «χρώμα» στις αντιλήψεις σας. 4. Μελέτη περίπτωσης: Αναπτύσσοντας ένα Επιχειρηματικό μοντέλο χρησιμοποιώντας την Τεχνική των «Πλούσιων Εικόνων» Οι παρακάτω μελέτες περίπτωσης απεικονίζουν τη χρήση της τεχνικής των «Πλούσιων Εικόνων». Μελέτη περίπτωσης 1: Γενικό Ιατρείο [6] Κάποιο Γενικό Ιατρείο ήθελε να βελτιώσει τον τρόπο με τον οποίο έκλεινε τα ραντεβού καθώς από τη μία, οι τηλεφωνικές γραμμές μπλοκάρανε κάθε πρωί για δύο ώρες με κλήσεις από ασθενείς που επιθυμούσαν να κλείσουν κάποιο ραντεβού και από την άλλη οι ουρές ασθενών στο ιατρείο για να κανονίσουν ραντεβού σπαταλούσαν τον πολύτιμο χρόνο του προσωπικού. Ανατέθηκε λοιπόν σε έναν συντονιστή δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων να επιληφθεί της κατάστασης ζήτησε από τους ιατρούς να αντικατοπτρίσουν την κατάσταση που επικρατούσε στο ιατρείο, σχεδιάζοντας το κέντρο μίας πόλης και αντίστοιχα, να κάνουν το ίδιο για το πώς φαντάζονταν την ιδανική κατάσταση. Στην πρώτη περίπτωση, οι εικόνες έδειχναν μία πόλη συνωστισμένη, με κίνηση, μποτιλιάρισμα και ανθρώπους αγανακτισμένους. Ήταν μία εικόνα ενός ιατρείου χωρίς τα κατάλληλα μέσα επικοινωνίας με τους ασθενείς του. 96

Οι εικόνες της ιδανικής πραγματικότητας παρουσίαζαν μία πόλη με πεζοδρόμια, μεγάλους και άνετους δρόμους, ανισόπεδους κόμβους και σύγχρονα μέσα συγκοινωνίας όπως, μετρό και κινούμενα πεζοδρόμια σε εμπορικά κέντρα επίσης, υπήρχαν πινακίδες παντού που κατηύθυναν τους πεζούς και τους ταξιδιώτες. Η δραστηριότητα αυτή χρειάστηκε μόνο λίγα λεπτά για να ολοκληρωθεί και έδειξε τι πίστευε το προσωπικό του Γενικού Ιατρείου για το σύστημα επικοινωνίας του ιατρείου και πώς θα ήθελαν να αλλάξει με την εφαρμογή μίας πιο σύγχρονής και εξελιγμένης τεχνολογίας. Οι εικόνες που απεικόνιζαν αποτελεσματικά την έκταση του προβλήματος, παρουσίασαν σημαντικές προτάσεις όπως, η χρήση τελευταίας τεχνολογίας επικοινωνιών για παράδειγμα, ραντεβού μέσω e-mail ή μηνύματα μέσω κινητού τηλεφώνου με την εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος διεπικοινωνίας και επεξεργασίας φυσικών γλωσσών (Natural Language Processing interface). Με αυτό τον τρόπο, οι ασθενείς που είχαν πρόσβαση στο συγκεκριμένο σύστημα θα το χρησιμοποιούσαν και όσοι δεν είχαν τη δυνατότητα αυτή, θα εφάρμοζαν τον παραδοσιακό τρόπο επικοινωνίας με περισσότερη ευκολία πια. Μελέτη περίπτωσης 2: Λογιστήριο Γενικού Νοσοκομείου [10] Το λογιστήριο κάποιου Βρετανικού Γενικού Νοσοκομείου ήθελε να αναπτύξει ένα καινούριο στρατηγικό πλάνο. Ένας συντονιστής ζήτησε από εφτά άτομα να σχεδιάσουν αυτοκίνητα που αντιπροσωπεύουν την άποψή τους για την παρούσα κατάσταση του λογιστηρίου και αυτοκίνητα για την ιδανική κατάσταση. Οι πρώτες εικόνες έδειχναν μικρά, καχεκτικά αμάξια χωρίς οδηγούς και με ελάχιστους επιβάτες- γεγονός που αντικατοπτρίζει απουσία σωστής διαχείρισης και οργάνωσης. Οι άλλες εικόνες όμως, έδειχναν περιποιημένα, γρήγορα αμάξια με σοφέρ και αρκετούς επιβάτες (αντιπροσωπεύουν τους πελάτες). Υπήρχαν επίσης, πινακίδες στο δρόμο που έδιναν τις σωστές κατευθύνσεις στα αυτοκίνητα. Η δραστηριότητα διήρκησε 15 λεπτά και έδειξε στους υπεύθυνους την άποψη όλων για το τμήμα λογιστηρίου και τι χρειάζεται να αλλάξει. Με λίγα λόγια, τα σχέδια έδειξαν την έκταση του προβλήματος σε όλους με γρήγορο και αποδοτικό τρόπο. 5. Βιβλιογραφία Άρθρα/ Μελέτες: [6]Proctor, T., Hua Tan, K. and Fuse, K., (2004), Cracking the Incremental Paradigm of Japanese Creativity, Creativity and Innovation Management, Vol. 13, Issue 4, pp. 207-215. [7]McFadzean, Elspeth (1998), The Creativity Continuum: towards a classification of creative problem solving techniques, Blackwell Publishers Ltd, Vol. 7, Issue 3, pp. 131-139. [8]McFadzean, Elspeth (1998), Enhancing creative thinking within organizations, Management Decision, Vol. 36, Issue 5, pp. 309-315. [9]McFadzean, Elspeth (1999), Techniques to enhance creative thinking, Team Performance Management: An International Journal, Vol. 6, Issue 3/4, pp. 62-72. [10]McFadzean, Elspeth (1999), Creativity in MS/OR: Choosing the Appropriate Technique, Interfaces, Vol. 29, Issue 5, pp. 110-122. Βιβλία: [1]Checkland, P. and Scholes, J., Soft Systems Methodology in Action, Wiley, Chichester, 1990. Ιστοσελίδες: [2] http://systems.open.ac.uk/materials/t552/pages/ rich/richappendix.html [3]http://www.jiscinfonet.ac.uk/InfoKits/processreview/rich-pictures [4]http://lsn.curtin.edu.au/tlf/tlf1995/campbellwilliams.html [5]http://www.teachingexpertise.com/articles/ problem-what-problem-644 [11]http://www.psychology.uiowa.edu/Faculty/ wasserman/glossary/stimuli.html 6. Γλωσσάριο Συντονιστής: «Ο συντονιστής είναι κάποιος κατάλληλα καταρτισμένος που βοηθάει μία ομάδα ανθρώπων να κατανοήσουν τους κοινούς στόχους τους και τους ενθαρρύνει να κατακτήσουν τις επιδιώξεις τους χωρίς να πάρει ο ίδιος θέση στη συζήτηση. Ο συντονιστής προσπαθεί να βοηθήσει την ομάδα να καταφέρει να συμφωνήσει από κοινού σε όποιες διαφωνίες προϋπάρχουν ή προκύπτουν στη συνεδρία έτσι ώστε να δημιουργήσει γερή βάση για μελλοντικά σχέδια.» Ερεθίσματα [11]: «Τα ερεθίσματα είναι γεγονότα του ευρύτερου περιβάλλοντος που επηρεάζουν τη συμπεριφορά. Ένα και μόνο ερέθισμα μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές λειτουργίες». ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ 97

7. Λέξεις-κλειδιά Πλούσιες Εικόνες Τεχνική κατάργησης προτύπων Πρωτότυπες ιδέες Πίνακας Παρουσιάσεων Φαντασία Δημιουργικότητα Σχέδια Ερωτήση 3: Οι Πλούσιες Εικόνες πρέπει να είναι: Λεπτομερή έργα τέχνης Κατανοητά Περιέχουν όσο περισσότερο κείμενο γίνεται Επιλογή Απάντηση: Κατανοητά 8. Ερωτήσεις Ερωτήση 1: Περιγράψτε εν συντομία την ακολουθία που εφαρμόζεται από μία ομάδα στην τεχνική «Πλούσιες Εικόνες». Ερωτήση 4: Η εικόνα που έχετε σχεδιάσει πρέπει να περιλαμβάνει: Μόνο δεδομένα και πραγματικές πληροφορίες για την κατάσταση Μόνο υποκειμενικές πληροφορίες Επιλογή Και τα δύο Απάντηση: Abu dalykai Ερωτήση 2: Ορίστε την έννοια «Πλούσιες Εικόνες».