Σ αυτό το εργαστήριο θα ασχοληθούµε µε την κατασκευή και µορφοποίηση ενός συγκεκριµένου διαγράµµατος που θα απεικονίζει γραφικά κάποια αριθµητικά δεδοµένα ενός φύλλου εργασίας. Κυρίως όµως θα περιγράψουµε ένα τρόπο που διευκολύνει τη σχεδίαση περισσότερων από ένα διαγραµµάτων ιδίας µορφοποίησης στις περιπτώσεις όπου αυτά χρησιµεύουν σαν συγκριτικά εργαλεία για ορισµένα εξεταζόµενα αριθµητικά µεγέθη. Υποθέτουµε ότι οι υπεύθυνοι της εταιρίας «ALFA» που αντιπροσωπεύει ένα καλιούχο λίπασµα επιθυµούν να παρουσιάσουν µε παραστατικό τρόπο την ανοδική πορεία των πωλήσεών της µέσα στην καλλιεργητική δεκαετία 1986-1996. Προτίθενται λοιπόν να παραθέσουν από τα αρχεία της εταιρίας για κάθε έτος ξεχωριστά: τον ετήσιο τζίρο που έκανε η εταιρία από την πώληση αυτού του λιπάσµατος τα συνολικά διακινηθέντα κεφάλαια στην αγορά από την πώληση όλων των λιπασµάτων αυτής της κατηγορίας και βεβαίως το προκύπτον κάθε φορά µερίδιο αγοράς για την εταιρία. Θα πρέπει λοιπόν να καταχωρηθούν αρχικά σ ένα φύλλο εργασίας τα στοιχεία που περιγράφει ο παρακάτω πίνακας διαµορφώνοντας κατάλληλα τα πλάτη των στηλών, τη γραφή κ.λ.π. Έτος Ετήσιος ιακινηθέντα Μερίδιο Τζίρος Κεφάλαια Αγοράς 1986 1.500.000 19.000.000 7,89% 1987 3.900.000 25.000.000 15,60% 1988 4.300.000 26.300.000 16,35% 1989 5.350.800 31.350.000 17,07% 1990 6.500.000 33.870.000 19,19% 1991 7.580.000 39.000.000 19,44% 1992 7.900.600 40.000.000 19,75% 1993 13.000.000 64.300.000 20,22% 1994 15.980.000 71.710.000 22,28% 1995 23.000.000 77.340.000 29,74% 1996 32.540.000 90.000.000 36,16% 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 96
Από τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να ενσωµατωθούν στο (ίδιο) φύλλο εργασίας δύο διαγράµµατα ιδίας µορφοποίησης (έστω κυκλικού τύπου - πίτας) που θα αποδεικνύουν γραφικά την ανοδική πορεία της εταιρίας ALFA σχετικά µε τις πωλήσεις που πραγµατοποίησε στο συγκεκριµένο λίπασµα. Τα δύο αυτά διαγράµµατα θα εµφανίζουν το ποσοστό πωλήσεων που απέσπασε η εν λόγω εταιρία από την αγορά κατά την πρώτη (1986) και την τελευταία (1996) χρονιά αντίστοιχα. Για την κατασκευή του πρώτου κυκλικού διαγράµµατος πρέπει να κάνουµε συγκεκριµένα τις παρακάτω ενέργειες: 1. Επιλέγουµε την περιοχή Β6:C6 2. Ενεργοποιούµε το εργαλείο Οδηγός γραφηµάτων (ChartWizard) από τη Βασική γραµµή εργαλείων. 3. Εµφανίζεται το Βήµα 1 από 4 του οµώνυµου πλαισίου διαλόγου µε ενεργοποιηµένο το φάκελο Βασικοί τύποι. Στην περιοχή Τύπος γραφήµατος: επιλέγουµε την Πίτα ως µορφή του υπό κατασκευή διαγράµµατος ενώ δεξιά, στην περιοχή ευτερεύων τύπος γραφήµατος: επιλέγουµε ποια ακριβώς µορφή αυτού του τύπου γραφήµατος επιθυµούµε. Στην περίπτωσή µας διαλέγουµε τη µεσαία µορφή της κάτω σειράς που εµφανίζει το διάγραµµα µε αποµακρυσµένα τµήµατα σε απεικόνιση 3- και πατάµε το κουµπί Επόµενο > για να περάσουµε στην επόµενη οθόνη. 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 97
4. Στο εµφανιζόµενο πλαίσιο διαλόγου του 2 ου βήµατος βλέπουµε ενεργοποιηµένο το φάκελο Περιοχή δεδοµένων και ένα δείγµα του υπό δηµιουργία κυκλικού διαγράµµατος. Επίσης, στο κάτω µέρος του πλαισίου, βλέπουµε την περιοχή κελιών που έχουµε επιλέξει. Μπορούµε σ αυτό το σηµείο να την τροποποιήσουµε πληκτρολογώντας µία νέα περιοχή δεδοµένων προς απεικόνιση. Κάτω από την επιλεγείσα περιοχή (στο τµήµα Σειρά σε:) βλέπουµε ενεργοποιηµένο το ραδιόπληκτρο Γραµµές που µας δηλώνει την κατεύθυνση (προσανατολισµό) των κελιών που επιλέξαµε. Το αφήνουµε ως έχει και πατάµε το κουµπί Επόµενο >. 5. Στο 3 ο βήµα του οδηγού γραφηµάτων βλέπουµε ενεργοποιηµένο το φάκελο Τίτλοι. Στο πλαίσιο Τίτλος γραφήµατος: πληκτρολογούµε Έτος 1986 οπότε και εµφανίζεται πάνω από το δείγµα γραφήµατος (βλέπε επόµενο σχήµα). Για να εξαφανίσουµε το εικονιζόµενο υπόµνηµα στα δεξιά του γραφήµατος ενεργοποιούµε τον φάκελο Υπόµνηµα του οδηγού γραφηµάτων και απενεργοποιούµε (µε click) το πλαίσιο ελέγχου Εµφάνιση υποµνήµατος. Στη συνέχεια πατάµε το κουµπί Επόµενο >. 6. Στο 4 ο βήµα (και τελευταίο) του οδηγού γραφηµάτων καλούµαστε να επιλέξουµε τη θέση τοποθέτησης του γραφήµατος µέσα στο βιβλίο εργασίας µας. Συγκεκριµένα µέσω των διατιθέµενων ραδιοπλήκτρων µπορούµε να το καταχωρήσουµε είτε σ 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 98
ένα νέο φύλλο γραφήµατος του βιβλίου µας (εκτός των sheet1, sheet2, sheet3, κλπ που φαίνονται στο κάτω-αριστερό µέρος της οθόνης) είτε σ ένα από τα διαθέσιµα φύλλα εργασίας του βιβλίου µας. Στην πρώτη περίπτωση θα ενεργοποιήσουµε το ραδιόπληκτρο Σε νέο φύλλο εργασίας: και κατόπιν θα πληκτρολογήσουµε στο διπλανό πλαίσιο κειµένου τον επιθυµητό τίτλο στο δηµιουργούµενο φύλλο γραφήµατος. Ο τίτλος αυτός θα εµφανίζεται πρώτος στη σειρά sheet1, sheet2, Στη δεύτερη περίπτωση θα ενεργοποιήσουµε το ραδιόπληκτρο Ως αντικείµενο στο: και ξεδιπλώνοντας τον διπλανό πτυσσόµενο κατάλογο θα επιλέξουµε ένα από τα διαθέσιµα φύλλα (sheets) του βιβλίου µας. Επιλέγοντας τη δεύτερη περίπτωση αφήνουµε το προεπιλεγµένο φύλλο sheet1 και ενεργοποιούµε το κουµπί διαταγών Τέλος. Μέσα στο φύλλο εργασίας µας εµφανίζεται τώρα το κυκλικό διάγραµµα µε τη µορφή του παρακάτω σχήµατος: 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 99
Όντας αυτό επιλεγµένο µπορούµε να το µεταφέρουµε προς τα πάνω ώστε να τοποθετηθεί στα δεξιά της τελευταίας στήλης (Μερίδιο Αγοράς) ως εξής: 1. Θέτουµε το δείκτη του ποντικιού σ ένα οποιοδήποτε σηµείο του περιγράµµατός του ή σ ένα «καθαρό» σηµείο της (λευκής) περιοχής σχεδίασης. Ο δείκτης παίρνει τη µορφή πλαγίου βέλους. 2. Με πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σύρουµε προς τα πάνω µέχρις ότου το γράφηµα ευθυγραµµισθεί στα δεξιά της τελευταίας στήλης. Ενδεχοµένως το γράφηµα να χρειάζεται και µία σχετική σµίκρυνση στη νέα θέση. Για να µειώσουµε µία διάστασή του αρκεί να θέσουµε το δείκτη στην αντίστοιχη λαβή του περιγράµµατος (µαύρο ορθογώνιο) και µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο να σύρουµε προς τα µέσα µέχρι να πάρουµε την επιθυµητή διάσταση. Όµοια µειώνουµε και την άλλη διάσταση. Μπορούµε βέβαια να κάνουµε ταυτόχρονη (αυξο)µείωση και των δύο διαστάσεων αν επιλέξουµε µία γωνιακή λαβή του περιγράµµατος πριν σύρουµε το ποντίκι. Το φύλλο εργασίας µας πρέπει τώρα να µοιάζει µ αυτό του παρακάτω σχήµατος: 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 100
Για να µορφοποιήσουµε τον τίτλο του διαγράµµατος διπλοπατάµε πάνω του οπότε εµφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου: Στο φάκελο Μοτίβα (Patterns) και συγκεκριµένα στην περιοχή Περίγραµµα (Border) ορίζουµε µέσω των αντίστοιχων πτυσσόµενων καταλόγων το στυλ, το χρώµα και το πάχος που επιθυµούµε να έχει το περίγραµµα του τίτλου, καθώς και την ενδεχόµενη σκίασή του. Όµοια από το πλαίσιο Περιοχή (Area) επιλέγουµε ένα χρώµα (ενδεχοµένως να επιθυµούµε και εφέ γεµίσµατος) για την περιοχή που καταλαµβάνει ο τίτλος του γραφήµατος. 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 101
Στο φάκελο Γραµµατοσειρά (Font) µπορούµε να ορίσουµε από τα αντίστοιχα υποπλαίσια το είδος της γραµµατοσειράς, το στυλ γραφής και το µέγεθος για τα γράµµατα του τίτλου και τέλος Στο φάκελο Στοίχιση (Alignment) µπορούµε να ορίσουµε τόσο τη στοίχιση όσο και την τοποθέτηση του τίτλου µέσα στο περίγραµµα. Με παρόµοιο τρόπο µπορούµε να µορφοποιήσουµε τα δύο κοµµάτια της πίτας (που εκφράζουν αντίστοιχα τον ετήσιο τζίρο της εταιρίας και τα διακινηθέντα κεφάλαια της αγοράς). Αν επιθυµούµε να µορφοποιήσουµε οµοιόµορφα και τα δύο κοµµάτια της πίτας αρκεί να διπλοπατήσουµε σ ένα εσωτερικό σηµείο της και στο εµφανιζόµενο πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση σειράς δεδοµένων: του παρακάτω σχήµατος να ενεργήσουµε κατάλληλα µέσα από τους διατιθέµενους φακέλους. Στην περίπτωσή µας υποθέτουµε ότι επιθυµούµε ξεχωριστό χρώµα για κάθε κοµµάτι. Θα πρέπει λοιπόν να θέσουµε µε προσοχή το δείκτη του ποντικιού πάνω σε κάθε κοµµάτι ξεχωριστά και να κάνουµε διαδοχικά click µέχρι να το δούµε ν αποκτά λαβίδες γύρω του. 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 102
Μόνο τότε έχει επιλεγεί σωστά οπότε στην εµφανιζόµενη γραµµή εργαλείων Γράφηµα ενεργοποιούµε το εργαλείο Μορφοποίηση σηµείων δεδοµένων και στο παρουσιαζόµενο (παρόµοιο µε το προηγούµενο) οµώνυµο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουµε την κατάλληλη καρτέλα και ορίζουµε τα επιθυµητά χρώµατα (δες επόµενα σχήµατα). Αποµένει να κατασκευάσουµε ένα νέο κυκλικό διάγραµµα (αυτό του έτους 1996) ίδιας µορφοποίησης µε το προηγούµενο. Για να αποφύγουµε την ίδια διαδικασία κατασκευής µπορούµε να ακολουθήσουµε το εξής σκεπτικό: το διάγραµµα που µόλις κάναµε να το χαρακτηρίσουµε σαν προεπιλεγµένο (default). Αυτό θα έχει σαν αποτέλεσµα κάθε φορά που κατασκευάζουµε ένα νέο διάγραµµα, το Excel να δανείζεται τον τύπο, τη µορφοποίηση (και τον τίτλο) του προεπιλεγµένου διαγράµµατος. Χρήση του επιλεγµένου γραφήµατος ως προκαθορισµένου τύπου γραφήµατος 1. Κάνουµε κλικ στο υπάρχον γράφηµα που θέλουµε να το χρησιµοποιήσουµε σαν προεπιλεγµένο τύπο γραφήµατος. 2. Στο µενού Γράφηµα επιλέγουµε (κλικ) Τύπος γραφήµατος. 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 103
3. Στην καρτέλα Προσαρµοσµένοι τύποι και συγκεκριµένα στο πλαίσιο Επιλογή τύπου ενεργοποιούµε το ραδιόπληκτρο Από το χρήστη και στη συνέχεια κάνουµε κλικ στο κουµπί διαταγών Προσθήκη. Στο εµφανιζόµενο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη προσαρµοσµένου τύπου γραφήµατος πληκτρολογούµε ένα όνοµα στο πλαίσιο Όνοµα και προαιρετικά µία περιγραφή στο πλαίσιο Περιγραφή. Κατόπιν πατάµε ΟΚ για να επιστρέψουµε στο προηγούµενο πλαίσιο διαλόγου. 4. Ενεργοποιούµε τώρα το κουµπί διαταγών Ορισµός ως προεπιλεγµένου για να καταστήσουµε προεπιλεγµένο τον τύπο γραφήµατος που µόλις καταχωρήσαµε στους προσαρµοσµένους και στο εµφανιζόµενο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουµε Ναι. Τέλος ενεργοποιούµε το κουµπί διαταγών OK για να τερµατίσουµε αυτή τη διαδικασία. Έχοντας «ενηµερώσει» το Excel γι αυτόν τον τύπο γραφήµατος µπορούµε τώρα να προχωρήσουµε στην κατασκευή του νέου κυκλικού διαγράµµατος κάνοντας τις παρακάτω ενέργειες: 1. Κάνουµε ενεργό ένα κελί κάτω από το υπάρχον γράφηµα και επιλέγουµε το εργαλείο του οδηγού γραφηµάτων. 2. Στο παράθυρο του 1 ου βήµατος ενεργοποιούµε την καρτέλα Προσαρµοσµένοι τύποι και από το πλαίσιο Επιλογή τύπου διαλέγουµε Από το χρήστη. Έτσι εµφανίζεται (µεταξύ άλλων) στην περιοχή Τύπος γραφήµατος: και το όνοµα του τύπου που προηγουµένως είχαµε δώσει. Αφού το επιλέξουµε και δούµε στα δεξιά ένα δείγµα αυτού του τύπου γραφήµατος ενεργοποιούµε το κουµπί διαταγών Επόµενο>. 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 104
3. Στο 2 ο βήµα του οδηγού γραφηµάτων αρκεί να πληκτρολογήσουµε στο πλαίσιο Περιοχή δεδοµένων: την περιοχή των νέων µας δεδοµένων που στην περίπτωσή µας είναι B16:C16 και να ενεργοποιήσουµε το ραδιοπλήκτρο Γραµµές. Ήδη βλέπουµε να εµφανίζεται ένα δείγµα του νέου διαγράµµατος που όµως διατηρεί τη µορφοποίηση του αρχικού. Συνεχίζουµε τη διαδικασία ενεργοποιώντας το κουµπί Επόµενο>. 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 105
4. Στο 3 ο βήµα αρκεί από την καρτέλα Τίτλοι να καταχωρήσουµε Έτος 1996 στη θέση του παλιού τίτλου και στο 4 ο και τελευταίο βήµα να αφήσουµε το νέο γράφηµα ως αντικείµενο στο τρέχον φύλλο εργασίας και να ενεργοποιήσουµε το κουµπί Τέλος. Χρησιµοποιώντας τις λαβές της περιοχής του νέου γραφήµατος µπορούµε να διορθώσουµε τις διαστάσεις του ώστε να το ευθυγραµµίσουµε κάτω από το αρχικό γράφηµα. Επίσης µε δεξιό κλικ πάνω στον τίτλο του, µπορούµε να τον µορφοποιήσουµε (π.χ. έντονη και πλάγια γραφή στη γραµµατοσειρά). Αποµένει τέλος να πλαισιώσουµε τα κελιά D6 και D16 καθώς επίσης και να σχεδιάσουµε τα δεικτικά βέλη µε τη χρησιµοποίηση των εργαλείων σχεδίασης γραµµής και βέλους (ενδεχοµένως και να τα µορφοποιήσουµε ως προς το χρώµα, το πάχος της κορυφής τους κ.λ.π.). Το φύλλο εργασίας µας πρέπει τελικά να έχει πάρει περίπου την παρακάτω µορφή: 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 106
Προσοχή: Για πρακτικούς λόγους θα πρέπει πριν εγκαταλείψουµε την εργασία µας να διαγράψουµε την προεπιλεγµένη µορφή διαγράµµατος που ορίσαµε προηγουµένως. Έτσι, ακολουθώντας την περιγραφείσα διαδικασία στην ενότητα Χρήση του επιλεγµένου γραφήµατος ως προεπιλεγµένου τύπου γραφήµατος ενεργοποιούµε µέσα από την καρτέλα Προσαρµοσµένοι τύποι το ραδιόπληκτρο Από το χρήστη (του πλαισίου Επιλογή τύπου). Μέσα στην περιοχή Τύπος γραφήµατος: επιλέγουµε µε το ποντίκι τον τύπο που ορίσαµε (π.χ. kostas) και κατόπιν ενεργοποιούµε το κουµπί διαταγών ιαγραφή. Στο εµφανιζόµενο προειδοποιητικό µήνυµα επιλέγουµε Ναι και κατόπιν πατάµε το κουµπί διαταγών ΟΚ. 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 107