ΤΕΙ ΛΑΡΙΣΑΣ - ΛΑΜΙΑΣ Ενθάρρυνση Επιχειρηματικών Δράσεων, Καινοτομικών Εφαρμογών και Μαθημάτων Επιλογής Φοιτητών ΤΕΙ Λάρισας - Λαμίας PLEASE ENTER ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 «ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ» ΣΑΚΕΛΛΑΡΗΣ ΚΩΝ/ΝΟΣ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΕΤΟΣ 2007-08 1
Σκοπός εκπαιδευτικής ενότητας Στο κεφάλαιο αυτό γίνεται μια προσπάθεια προσέγγισης της λειτουργίας του προγραμματισμού, που αποτελεί το υπόβαθρο κάθε επιχειρηματικής δραστηριότητας, μιας και πάνω του οικοδομούνται οι υπόλοιπες διοικητικές λειτουργίες και ο καθορισμός των επιχειρηματικών στόχων. Προγραμματισμός είναι η διαδικασία καθορισμού των στόχων και η επιλογή μιας μελλοντικής πορείας δράσης για την επίτευξη των στόχων αυτών. Επειδή το μέλλον μιας επιχείρησης είναι δύσκολο να προβλεφθεί με ακρίβεια, τα διοικητικά στελέχη είναι υποχρεωμένα να προγραμματίσουν ελαχιστοποιώντας τα λάθη και το ρίσκο που κρύβει κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα. Με άλλα λόγια ο προγραμματισμός γεφυρώνει το κενό ανάμεσα στη θέση που βρισκόμαστε τώρα και σε εκείνη που αποσκοπούμε να βρεθούμε μελλοντικά. 2
Περιεχόμενα Οι φάσεις του προγραμματισμού ΠΡΩΤΗ ΦΑΣΗ : ΚαθορισμόςτωνστόχωνήΑναγνώριση και καθορισμός των Προβλημάτων ΔΕΥΤΕΡΗ ΦΑΣΗ : Προτάσεις των Διοικητικών Στελεχών ΤΡΙΤΗ ΦΑΣΗ : Λήψη αποφάσεων ΤΕΤΑΡΤΗ ΦΑΣΗ : Εφαρμογή του προγράμματος δράσης ΠΕΜΠΤΗ ΦΑΣΗ : Αξιολόγηση του προγράμματος Καθορισμός των στόχων Οι στόχοι αποτελούν το σημείο εκκίνησης, αφού παρέχουν την κατεύθυνση για όλες τις δραστηριότητες της διοίκησης. Οι στόχοι αποτελούν τη βάση του προγραμματισμού για αυτό θα πρέπει να χαρακτηρίζονται από σαφήνεια, ρεαλισμό, ιεράρχη ανάλογα με τη σπουδαιότητά τους, και να έχουν συνέπεια ως προς τον τρόπο υλοποίησής τους. Οι στόχοι προσφέρουν μια σειρά πλεονεκτημάτων για την επιχείρηση όπως αυτά απεικονίζονται στην παρακάτω διαφάνεια. Οι στόχοι κατατάσσονται σε τρεις κατηγορίες: Παραγωγικοί, Οικονομικοί και Κοινωνικοί. 3
Τα πλεονεκτήματα των στόχων Κατεύθυνση των στόχων Περιορισμοί ΣΤΟΧΟΙ Πηγή Δικαιωμάτων Καθορισμός Προτύπων Δημιουργία Κινήτρων Τα τελευταία χρόνια έχει δοθεί μεγάλη έμφαση σε μια νέα προσέγγιση διοίκησης των επιχειρήσεων, γνωστή ως Management By Objectives (M.B.O.) ή Διοίκηση Βάση Στόχων. Η Διοίκηση Βάση αντικειμενικών Στόχων είναι ένα σύστημα διοίκησης όπου αυτός που προΐσταται μιας διοικητικής ιεραρχίας θέτει σε κάθε υφιστάμενο του, σαφείς στόχους προς επίτευξη μέσα από ειλικρινή και εποικοδομητικό διάλογο. Η φιλοσοφία της διοίκησης βάσει στόχων (Δ.Β.Σ.) ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΣ Κοινός Καθορισμός και Αποδοχή Στόχων Αποσκοπεί Δέσμευση των Υφισταμένων Που οδηγεί στη Βελτίωση της Απόδοσης των Εργαζομένων 4
Η διαδικασία της Διοίκησης Βάση αντικειμενικών Στόχων αποβλέπει στην καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των ατόμων μελών της επιχείρησης, με κύριο στόχο την συμμετοχή των εργαζόμενων στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων και κατά συνέπεια τη βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων. Η διαδικασία της Διοίκησης Βάση Στόχων πραγματοποιείται σε πέντε στάδια όπως αυτά απεικονίζονται στην παρακάτω διαφάνεια. Προτάσεις διοικητικών στελεχών Μετά τον καθορισμό των στόχων, τα διοικητικά στελέχη πρέπει να αναπτύξουν προτάσεις σχετικά με το μελλοντικό περιβάλλον μέσα στο οποίο θα υλοποιηθούν οι στόχοι. Η διαδικασία αυτή προϋποθέτει αντικειμενική και ορθολογική πρόβλεψη των γεγονότων ή συνθηκών που θα επηρεάσουν την επίτευξη των στόχων. Λήψη των αποφάσεων Στην Τρίτη φάση του προγραμματισμού έχουμε την επιλογή της καλύτερης εναλλακτικής λύσης για την επίτευξη των στόχων. Τα στάδια λήψης μιας απόφασης περιλαμβάνουν: 1.Τον προσδιορισμό των διάφορων εναλλακτικών λύσεων 2.Την ανάλυση των εναλλακτικών λύσεων 3.Την επιλογή της καλύτερης εναλλακτικής Εφαρμογή του προγράμματος δράσης Σ αυτή τη φάση έχουμε την ανάληψη πρωτοβουλιών από τα διοικητικά στελέχη για μετατροπή του προγράμματος ή των προγραμμάτων σε δράση. Αξιολόγηση του προγράμματος Κάθε πρόγραμμα πρέπει να υποβάλλεται σε έλεγχο τόσο κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του όσο και μετά την ολοκλήρωσή του. Μέσου του συστήματος πληροφόρησης, η διοίκηση μπορεί να τροποποιήσει το ήδη υπάρχων πρόγραμμα ή να σχεδιάσει μελλοντικά προγράμματα με μεγαλύτερη ασφάλεια. Η αναγκαιότητα ύπαρξης του προγραμματισμού Ο προγραμματισμός είναι απαραίτητος για κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα κυρίως για τους εξής λόγους: 5
1. Το σύγχρονα μεταβαλλόμενο επιχειρησιακό περιβάλλον σε συνδυασμό με τη δυναμική των έντονων ανταγωνιστικών τάσεων της αγοράς, προϋποθέτει την ύπαρξη ενός άρτια μελετημένου προγράμματος δράσης. 2. Η επιχ/ση είναι υποχρεωμένη να προσαρμόζεται στις αλλαγές του περιβάλλοντος, πράγμα που σημαίνει την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών και δέσμευση κεφαλαίων σε αυτόματο μηχανολογικό εξοπλισμό. Η προσαρμογή στα νέα δεδομένα και τις ανάγκες απαιτεί μακροχρόνιο και συστηματικό προγραμματισμό και στελέχη ικανά με γνώσεις και φαντασία. 3. Ο προγραμματισμός βοηθά τα διοικητικά στελέχη να αποφασίζουν με γνώμονα το μέλλον και τους εργαζόμενους να κατανοούν τις απαιτήσεις και τις υποχρεώσεις τους, επιτυγχάνοντας τους επιχειρηματικούς και τους ατομικούς τους στόχους. 4. Από τον προγραμματισμό εξαρτώνται οι υπόλοιπες επιχειρηματικές δραστηριότητες όπως οργάνωση, στελέχωση, καθοδήγηση, αξιολόγηση, έλεγχος κα Ερωτήσεις για συζήτηση 1.Γιατί ο προγραμματισμός είναι αναγκαίος για τη σημερινή επιχείρηση; 2.Ποια κατά τη γνώμη σας είναι η πιο σημαντική φάση του προγραμματισμού; 3.Ποια είναι τα πλεονεκτήματα των στόχων; 4.Γιατί ο καθορισμός των στόχων απαιτεί καθολική συμμετοχή των ατόμων μιας επιχείρησης; 5.Ποιά είναι τα στάδια της Διοίκησης Βάση των Στόχων; Εργασία εφαρμογής Αν υποθέσουμε ότι στην επιχείρησή σας αποφασίσετε να εφαρμόσετε ένα πρόγραμμα Διοίκησης Βάση των Στόχων, περιγράψτε ειδικά τα βήματα υιοθέτησης του προγράμματος και τις δυσκολίες που πιθανών αντιμετωπίσετε. Πιστεύετε ότι ένα τέτοιο πρόγραμμα είναι εφαρμόσιμο στον Ελλαδικό χώρο; Βιβλιογραφία 1.Κωστούλας Γιώργος, Μάνατζμεντ 2, Planning.Από το Επείγον στο Σημαντικό, Ελληνική Ευροεκδοτική, σελ. 24-26 2.Κόντης Θεμ., Αρχές Διοίκησης Επιχειρήσεων, Ο.Ε.Δ.Β.., σελ.145-150 3.Πεχλιβανίδης Παντ., Εισαγωγή στον Προγραμματισμό της Δράσης των Επιχειρήσεων, σελ. 75-78 4.Russel Ackoff, A. Concept of Corporate Planning, Long Range Planning, September 1998, p.3 6