MΑΘΗΜΑ 4ο. Η Λειτουργία του

Transcript

1 MΑΘΗΜΑ 4ο Η Λειτουργία του Προγραµµατισµού

2 ΙΙ. Φάσεις του Προγραµµατισµού Άσκηση Άσκηση: Τοποθετήστε λογικά µε τη σειρά τα παρακάτω στάδια του προγραµµατισµού èσύγκριση των εναλλακτικών λύσεων µε βάση τα δεδοµένα και την ανάλυση της κατάστασης èκαταγραφή & ανάλυση της εξωτερικής & εσωτερικής κατάστασης της επιχείρησης (ανάλυση περιβάλλοντος) èυλοποίηση των προγραµµατισµένων ενεργειών èκαθορισµός των στόχων (βραχυχρόνιων µακροχρόνιων) èπροσδιορισµός των εναλλακτικών λύσεων για το θέµα ή το πρόβληµα èαναζήτηση, διάγνωση και καταγραφή της ευκαιρίας ή του προβλήµατος èεπιλογή της καλύτερης λύσης και επιλογή κατεύθυνσης èδηµιουργία επιµέρους προγραµµάτων & προϋπολογισµών 3 ΙΙ. Φάσεις του Προγραµµατισµού èαναζήτηση, διάγνωση και καταγραφή της ευκαιρίας ή του προβλήµατος èκαταγραφή & ανάλυση της εξωτερικής & εσωτερικής κατάστασης της επιχείρησης (ανάλυση περιβάλλοντος) èκαθορισµός των στόχων (βραχυχρόνιων µακροχρόνιων) èπροσδιορισµός των εναλλακτικών λύσεων για το θέµα ή το πρόβληµα èσύγκριση των εναλλακτικών λύσεων µε βάση τα δεδοµένα και την ανάλυση της κατάστασης èεπιλογή της καλύτερης λύσης και επιλογή κατεύθυνσης èδηµιουργία επιµέρους προγραµµάτων & προϋπολογισµών èυλοποίηση των προγραµµατισµένων ενεργειών 4

3 ΙΙΙ. Αναγκαιότητα του Προγραµµατισµού Ο προγραµµατισµός δείχνει την κατεύθυνση και παρέχει αίσθηµα ευθύνης: ü Σαφής καθορισµός στόχων ü Βοηθά τα στελέχη να παίρνουν αποφάσεις στα πλαίσια µιας ευρύτερης προοπτικής ü Τα διοικητικά στελέχη συντονίζουν της ενέργειές τους προς κοινή κατεύθυνση αποτελεσµατικότερη εκτέλεση εργασιών από το ανθρώπινο δυναµικό ü Μειώνεται η αβεβαιότητα (προβλέψεις & σενάρια) ü Επίτευξη στόχων αίσθηµα επιτυχίας, δηµιουργίας, συντελεστών υλοποίησης στόχων (εργαζοµένων) Από τον προγραµµατισµό εξαρτώνται οι άλλες δραστηριότητες της διοίκησης. 5 ΙΙΙ. Αναγκαιότητα του Προγραµµατισµού Από τον προγραµµατισµό εξαρτώνται οι υπόλοιπες δραστηριότητες - λειτουργίες της διοίκησης. Οργάνωση: κατανέµονται και αξιοποιούνται σωστά οι πόροι ώστε να ανταποκριθούµε µε επιτυχία στους στόχους µας Διεύθυνση Ηγεσία: καθοδηγούνται οι προσπάθειες του ανθρώπινου δυναµικού ώστε να διασφαλίζονται υψηλά επίπεδα επίτευξης καθηκόντων Έλεγχος: διευκολύνεται η παρακολούθηση της επίτευξης των καθηκόντων & αναλαµβάνονται οι αναγκαίες διορθωτικές δράσεις 6

4 ΙV. Προγραµµατισµός και Διαχείριση Χρόνου Ø Συµβουλές για την προσωπική διαχείριση χρόνου Πες όχι σε αιτήµατα που σε αποσπούν από αυτό που θα έπρεπε πραγµατικά να κάνεις. Μην κολλάς σε λεπτοµέρειες τις οποίες µπορείς να αντιµετωπίσεις αργότερα ή να αφήσεις για άλλους. Έχε ένα σύστηµα για την παρακολούθηση s, τηλεφωνηµάτων και αιτηµάτων για συσκέψεις. Μην αφήνεις απρόσκλητους επισκέπτες ή άµεσα µηνύµατα να καταχρώνται το χρόνο σου. Βάλε προτεραιότητες στην εργασία σου µε βάση τη σπουδαιότητα και την αµεσότητά τους. Ακολούθησε προτεραιότητες: ξεκίνα από τα πιο σηµαντικά και επείγοντα καθήκοντα. Μην περιορίζεσαι από το ηµερολόγιο, αφήνοντας τους άλλους να ελέγχουν το πρόγραµµά σου. 7 V. Οι Στόχοι της Επιχείρησης Ø Στόχοι της επιχείρησης είναι: Οι αντικειµενικοί σκοποί της οι επιδιώξεις της Το αποτέλεσµα που θέλει να επιτύχει η επιχείρηση Ø Οι στόχοι παρέχουν: Προσανατολισµό στο επιθυµητό αποτέλεσµα Καθορισµό προτύπων για την αξιολόγηση των αποτελεσµάτων Ø Οι στόχοι πρέπει να είναι SMART: Specific - Συγκεκριµένοι Measurable - Μετρήσιµοι Achievable Ρεαλιστικοί Relative Σχετικοί Time-framed Χρονικά Περιορισµένοι 8

5 Γιατί χρειαζόµαστε στόχους? α. Καθορισµός προτύπων µέτρηση αποτελεσµάτων Αξιολόγηση είναι η σύγκριση του πραγµατικού αποτελέσµατος µε το πρότυπο που αναφέρει ο στόχος β. Δηµιουργία κινήτρων Όταν ένας στόχος έχει προσδιοριστεί µε σαφήνεια παρέχει µία βάση κινήτρων για: αύξηση της παραγωγικότητας επιτυχία των στόχων π.χ αύξηση πωλήσεων,µεριδίου αγοράς κ.λπ 9 Οργάνωση & Διοίκηση Επιχειρήσεων Ι Κατηγορίες Στόχων A.Παραγωγικοί Στόχοι Αναφέρονται στην βασική δραστηριότητα της επιχείρησης: Παραγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών για την ικανοποίηση των καταναλωτών: εντοπισµός µιας συγκεκριµένης ανάγκης µερίδας της αγοράς παραγωγή του προϊόντος που ικανοποιεί αυτή την ανάγκη Ο στόχος µπορεί να έχει σχέση µε την αγορά (πελάτες) τους υπάρχοντες αγοραστές(π.χ. αύξηση της ικανοποίησης ή βελτίωση της ποικιλίας των παρεχόµενων υπηρεσιών) τη γεωγραφική εξάπλωση (π.χ. προσέλκυση Κινέζων τουριστών) επέκταση της επιχ/σης µε την προσθήκη νέας πτέρυγας 10

6 Κατηγορίες Στόχων B. Οικονοµικοί Στόχοι Αυτοί οι στόχοι συνυπάρχουν µε τους παραγωγικούς, αλλά είναι ποσοτικοποιηµένοι και αφορούν στην απόδοση της επιχείρησης Παραδείγµατα οικονοµικών στόχων: ü Αύξηση του τζίρου ή του περιθωρίου κέρδους κατά 20% σε 2 έτη ü Μείωση της πληρότητας κατά 10% την επόµενη σεζόν ü Μείωση του κόστους παραγωγής στο εστιατόριο κατά 10% σε ένα έτος üαύξηση του µεριδίου αγοράς κατά 15% σε 3 έτη 11 Κατηγορίες Στόχων C. Κοινωνικοί Στόχοι Ø Έχουν έµµεση και όχι άµεση συσχέτιση µε βασικούς στόχους- επιδιώξεις της επιχείρησης. Ø Προκύπτουν από το ευρύτερο περιβάλλον και την κουλτούρα της κοινωνίας µέσα στην οποία λειτουργεί η επιχείρηση. Ø Παραδείγµατα κοινωνικών στόχων: ικανοποίηση των αναγκών του προσωπικού η βελτίωση των συνθηκών εργασίας υιοθέτηση µεθόδων παραγωγής φιλικών προς το περιβάλλον 12

7 VI. Διοίκηση Βάσει Στόχων (MBO) n Φιλοσοφία αυτής της προσέγγισης είναι να εισάγει όλα τα στελέχη στο συγκεκριµένο στόχο. n Μόλις ο στόχος γίνει κατανοητός από τα στελέχη και γενικά από τους εργαζοµένους, αυτοί θα προσπαθήσουν να τον πραγµατοποιήσουν. 13 VI. Διοίκηση Βάσει Στόχων (MBO) 14

8 Παράδειγµα Διοίκησης Βάσει Στόχων Ας υποθέσουµε ότι εργάζεστε γενικός διευθυντής σε µια µεγάλη βιοµηχανία τροφίµων. Υποθέτουµε ότι έχετε θέσει ως στόχο την αύξηση των πωλήσεων της βιοµηχανίας κατά 15%. Πώς θα µπορούσε να εφαρµοστεί η ΔΒΣ προς αυτή την κατεύθυνση? Κάθε τµήµα της επιχείρησης θα πρέπει να θέσεις υποστόχους που θα βοηθήσουν την επίτευξη του στρατηγικού στόχου. π.χ το τµήµα Μάρκετινγκ µπορεί να θέσει ως στόχο την αύξηση της αναγνωρισιµότητας των προϊόντων. Ως γενικός διευθυντής θα πρέπει να αξιολογήσετε τις προτάσεις των τµηµάτων προσεχτικά. Παράδειγµα Διοίκησης Βάσει Στόχων Ως γενικός διευθυντής θα πρέπει να αξιολογήσετε τις προτάσεις των τµηµάτων προσεχτικά: Ρωτήστε εάν οι στόχοι κάθε τµήµατος θα βοηθήσουν πραγµατικά στην επίτευξη του στρατηγικού στόχου. Ρωτήστε πώς µπορεί να επιτευχθούν αυτοί οι υποστόχοι. π.χ ζήτηστε από τον υπεύθυνο µια αναλυτική έκθεση για την σηµαντικότητα της αναγνωρισιµότητας και τον τρόπο µε τον οποίο θα κατορθώσει να επιτύχει τον στόχο του. Κάθε υποστόχος πρέπει να έχει ένα προκαθορισµένο πρόγραµµα που περιγράφει τις µεθόδους που θα χρησιµοποιηθούν για την επίτευξη και την αξιολόγηση του.

9 Πλεονεκτήµατα Διοίκησης Βάσει Στόχων ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ: ü Βελτίωση Επικοινωνίας Προϊσταµένου-Υφισταµένου ü Αποδοτικότερη/Αποτελεσµατικότερη επίτευξη στόχων ü Ανάπτυξη Υφισταµένων ü Βελτίωση Απόδοσης Εργαζοµένων ü Βελτίωση Κριτηρίων Αξιολόγησης ü Βελτίωση Διαδικασίας Προγραµµατισµού της επιχείρησης 17 Μειονεκτήµατα Διοίκησης Βάσει Στόχων ΔΥΣΚΟΛΙΕΣ - ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ελλιπής υποστήριξη από τη Διοίκηση Ασαφής καθορισµός στόχων Δεν υπάρχει επαρκής καθοδήγηση Αδυναµία τροποποίησης στόχων Δηµιουργεί γραφειοκρατία Σπατάλη χρόνου Αµεροληψία? Σχέσεις Υφισταµένου/ Προϊσταµένου Μη Αναγνώριση συµβολής υφισταµένου 18

10 VIΙ. Τύποι Προγραµµάτων - Διάκριση ως προς την Έκταση Στρατηγικά προγράµµατα u διαµορφώνουν τις µακροπρόθεσµες επιδιώξεις u καθορίζουν τις διοικητικές αποφάσεις- ενέργειες u καθορίζουν τις πολιτικές δράσεις που διαµορφώνουν το µέλλον u θέτουν τις βάσεις για τα λειτουργικά προγράµµατα. Λειτουργικά προγράµµατα u αφορούν µια λειτουργία u προσδιορίζουν τον τρόπο και τις λεπτοµέρειες υλοποίησης των συνολικών στόχων 19 VΙI. Τύποι Προγραµµάτων - Διάκριση ως προς το Χρόνο Μακροχρόνια προγράµµατα: Διάρκεια µεγαλύτερη από 3 χρόνια ασχολούνται τα στελέχη που βρίσκονται στο ανώτατο επίπεδο µάνατζµεντ Μεσοπρόθεσµα προγράµµατα: Διάρκεια από 1 έως 3 χρόνια ασχολούνται τα µεσαία και ανώτερα στελέχη Βαχυχρόνια προγράµµατα: Μικρότερη διάρκεια (συνήθως µέχρι ένα έτος) ασχολούνται τα στελέχη που βρίσκονται χαµηλότερα στην ιεραρχία Όλοι πρέπει να κατανοούν τα µακροπροθεσµα σχέδια ενός οργανισµού ώστε η προσπάθεια να οδηγεί και στην επίτευξη των στόχων / επιθυµητών αποτελεσµάτων. 20

11 Τα Ευρήµατα της έρευνας του Jacques σχετικά µε τους ορίζοντες προγραµµατισµού Οι άνθρωποι διαφέρουν ως προς την ικανότητα τους να σκέφτονται µε διαφορετικούς χρονικούς ορίζοντες: α. Οι περισσότεροι από εµάς εργαζόµαστε άνετα µόνο µε τρίµηνη προοπτική β. Λίγοι από εµάς εργάζονται αποτελεσµατικά µε προοπτική ενός έτους γ. Ένα πολύ σπάνιο άτοµο µπορεί να χειριστεί ένα χρονικό πλαίσιο 20ετίας. Προκειµένου να ανέλθετε στα ανώτερα επίπεδα της ιεραρχίας πρέπει να διαθέτετε διοικητική ικανότητα που να σας επιτρέπει να εργάζεστε σε µακροπρόθεσµη βάση. 21 Ερώτηση Εφαρµογής Μετά τη µελέτη των συνεχών υποδείξεων & παραπόνων των πελατών, η διεύθυνση ενός επαρχιακού ξενοδοχείου δυναµικότητας 50 κλινών προγραµµατίζει την εξασφάλιση της µεταφοράς των πελατών της από και προς το αεροδρόµιο, το οποίο βρίσκεται 25 χιλιόµετρα µακριά. Γνωρίζοντας ότι ο µέσος αριθµός µεταφερόµενων από το αεροδρόµιο είναι 18 άτοµα ηµερισίως, βοηθήστε τη διεύθυνση να δροµολογήσει την επίλυση του θέµατος της µεταφοράς, ακολουθώντας τη διαδικασία του προγραµµατισµού και αναλύοντας τις πιθανές εναλλακτικές λύσεις. 22