ΤΕΙ ΛΑΡΙΣΑΣ - ΛΑΜΙΑΣ. Ενθάρρυνση Επιχειρηματικών Δράσεων, Καινοτομικών Εφαρμογών και Μαθημάτων Επιλογής Φοιτητών ΤΕΙ Λάρισας - Λαμίας PLEASE ENTER

Transcript

1 ΤΕΙ ΛΑΡΙΣΑΣ - ΛΑΜΙΑΣ Ενθάρρυνση Επιχειρηματικών Δράσεων, Καινοτομικών Εφαρμογών και Μαθημάτων Επιλογής Φοιτητών ΤΕΙ Λάρισας - Λαμίας PLEASE ENTER ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 «ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ: ΟΡΓΑΝΩΣΗ» ΣΑΚΕΛΛΑΡΗΣ ΚΩΝ/ΝΟΣ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΕΤΟΣ

2 Σκοπός εκπαιδευτικής ενότητας Στόχος της συγκεκριμένης ενότητας είναι να κατανοήσει ο κάθε φοιτητής το ρόλο της λειτουργίας της οργάνωσης στην διαδικασία έναρξης κάθε επιχειρηματικής δραστηριότητας. Πιο συγκεκριμένα εξετάζεται η φύση και ο σκοπός της οργάνωσης, αναλύονται οι βασικές διαστάσεις αυτής και τα κύρια κριτήρια κατακερματισμού της εργασίας. Επίσης έμφαση δίδεται στη διαδικασία της εκχώρησης εξουσίας και στις σχέσεις μεταξύ προϊσταμένων και υφισταμένων. Η διερεύνηση των όρων αποτελεσματικής οργάνωσης της επιχειρηματικής δράσης είναι ένα διαχρονικό και επίκαιρο αντικείμενο. Από την περίοδο της ανάπτυξης της διοικητικής σκέψης, μέχρι και σήμερα, όλο και περισσότεροι αναλυτές επιχειρούν να φωτίσουν το σύνθετο φαινόμενο της οργάνωσης. Τέλος θα πρέπει να καταστεί σαφές από τους σπουδαστές ότι η λειτουργία της οργάνωσης αφορά το σχεδιασμό, τη διάρθρωση και τη συγκρότηση της επιχειρηματικής λειτουργίας. Με άλλα λόγια καθένας που συμμετέχει σε μια επιχειρηματική δραστηριότητα θα πρέπει να γνωρίζει ποιος είναι ο αντικειμενικός σκοπός της επιχείρησης ή του οργανισμού, γιατί οργάνωση είναι η διαδικασία του κατακερματισμού της εργασίας μεταξύ ομάδων ή ατόμων και ο συντονισμός των ενεργειών τους με σκοπό την επίτευξη των στόχων του οργανισμού. 2

3 Περιεχόμενα Ο ρόλος και η σπουδαιότητα του οργανογράμματος Το οργανόγραμμα μιας επιχείρησης αποτελεί μια τυπική, γραφική απεικόνιση της δομής, όπου αποτυπώνονται οι ρόλοι στους οποίους έχει κατατμηθεί η επιχειρηματική λειτουργία. Στο σχήμα που ακολουθεί παρουσιάζεται ένα τυπικό παράδειγμα περιγραφής του οργανογράμματος μιας βιομηχανίας χημικών προϊόντων. Στο οργανόγραμμα μιας επιχείρησης, απεικονίζεται όμως μόνο η επίσημη σχεδίαση της δομής. Δηλαδή, αποτυπώνονται οι τυπικά προβλεπόμενοι διοικητικοί ρόλοι. Ελληνική Βιομηχανία Χημικών Προϊόντων ΔΣ Γεν. Διευθυντής Χρημ/κων Υπηρεσιών Προσωπικού Η/Υ Μάρκετινγκ Έρευνα Αγοράς Προωθ.Προϊόντων Διαφήμιση Δημόσιες Σχέσεις Εξαγωγές Βιομ/κη Πώληση Εμπορική Πώληση Εργοστασίου Εκπρόσωποι Πωλήσεων κατά Γεωγραφική Περιοχή Τεχνικές Υπηρεσίες Έρευνα Εργαστήρια Παραγωγή Αποθήκες Αποστολές Η/Υ Όπως φαίνεται και στον παρακάτω πίνακα, στο οργανόγραμμα δεν εκφράζεται το σύνολο της επιχειρηματικής λειτουργίας. Το οργανόγραμμα αποτελεί μια επίσημη τυπική πρόβλεψη δράσης της επιχείρησης. Το οργανόγραμμα δείχνει: Την κατανομή της εργασίας σε μέρη Τις σχέσεις ιεραρχίας Το επίπεδο διοίκησης με βάση τα διαδοχικά επίπεδα Τη διαίρεση της επιχείρησης σε κεντρικές και περιφερειακές μονάδες Τις υπηρεσιακές και τυπικές οδούς επικοινωνίας Το οργανόγραμμα δε δείχνει: Την άτυπη οργάνωση που αποτελεί προέκταση και συμπλήρωμα της τυπικής Όλες τις οδούς επικοινωνίας, τυπικές και άτυπες Το βαθμό εξουσίας και ευθύνης των διαφόρων ατόμων 3

4 Τυπική & Άτυπη οργάνωση Σε όλες τις μορφές επιχειρηματικής δραστηριότητας συνυπάρχουν δύο τύποι οργάνωσης: τυπική και άτυπη οργάνωση, όπως αποτυπώνονται στο παρακάτω σχήμα: Τυπική και άτυπη οργάνωση Δ/ΝΤΗΣ Δ/ΝΤΗΣ Δ/ΝΤΗΣ Προϊστά -μενος Προϊστάμενος Προϊστάμενος Προϊστά -μενος Προϊστά -μενος ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ (πηγαίνουν μαζί για πρόγευμα) ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ (παίζουν μαζί τένις) ΕΡΓΟΔΗΓΟΣ ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ (παίζουν μαζί τάβλι) Παρατηρούμε ότι η τυπική δομή μιας επιχείρησης εκφράζει τη συνειδητά συντονισμένη δράση του προσωπικού της για την επίτευξη των σκοπών της. Η ουσία της τυπικής οργάνωσης είναι ο συνειδητός κοινός σκοπός, και υφίσταται σύμφωνα με τον (Koontz H. O Donnel C., 1980) όταν τα άτομα είναι: είναι ικανά να επικοινωνούν μεταξύ τους είναι πρόθυμα να ενεργήσουν έχουν ένα κοινό σκοπό Μέσου της τυπικής οργάνωσης γίνεται η μεταβίβαση της εξουσίας και της ευθύνης στα διάφορα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας. Ωστόσο, η τυπική οργάνωση δεν είναι στατική αλλά μεταβάλλεται κάθε φορά που αλλάζει και η οργανωτική δομή. Η τυπική οργάνωση αποτελεί το μέσο για την επίτευξη των στόχων της επιχ/σης. Η άτυπη οργάνωση συνυπάρχει με την τυπική οργάνωση και αναφέρεται στις σχέσεις μεταξύ των ατόμων που εργάζονται στην ίδια επιχ/ση, και αποτελείται από ομάδες που δημιουργούνται για να καλύψουν επικοινωνιακές ανάγκες των μελών τους, όπως παίζουν σκάκι ή τάβλι κ.ά. Οι σχέσεις τους δημιουργούνται αυθόρμητα στα πλαίσια της φυσικής τους παρουσίας στην επιχ/ση, δεν απεικονίζονται στο οργανόγραμμα, αλλά είναι εξίσου σημαντικές και αναγκαίες στη διαδικασία επίτευξης των στόχων του οργανισμού. 4

5 Κριτήρια τμηματοποίησης της διοικητικής δράσης Τμηματοποίηση είναι η ομαδοποίηση των εξειδικευμένων δραστηριοτήτων σε λειτουργικές οργανωτικές μονάδες, ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι της επιχ/σης με τρόπο αποτελεσματικό. Ωστόσο, η μορφή της τμηματοποίησης που θα χρησιμοποιηθεί εξαρτάται από την υπάρχουσα κατάσταση, καθώς επίσης από την πολιτική, τους στόχους, την οργανωτική δομή, τη φιλοσοφία και τις προτεραιότητες της εκάστοτε επιχ/σης. Οι βασικότερες μορφές τμηματοποίησης είναι: o τμηματοποίηση βάσει των λειτουργιών της επιχ/σης Οργάνωση με βάση τις λειτουργίες της επιχείρησης Δ/ΤΗΣ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ Δ/ΤΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟ -ΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Δ/ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Δ/ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 5

6 o τμηματοποίηση βάσει των σταδίων επεξεργασίας των προϊόντων της επιχ/σης Τμηματοποίηση βάσει των σταδίων επεξεργασίας των προϊόντων ΕΡΕΥΝΑ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΝΕΩΝ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΕΞΑΡΤΗΜΑΤΩΝ ΓΡΑΜΜΗ ΣΥΝΑΡΜΟΛΟΓΗΣΗΣ o τμηματοποίηση βάσει τα προϊόντα ή τις σειρές των προϊόντων της επιχ/σης Τμηματοποίηση με βάση τα προϊόντα Προϊόντος Α Προϊόντος Β Σειράς Προϊόντων Γ Πωλήσεις Πωλήσεις Πωλήσεις Παραγωγή Παραγωγή Παραγωγή Τεχνικές Υπηρεσίες Τεχνικές Υπηρεσίες Τεχνικές Υπηρεσίες 6

7 o τμηματοποίηση με βάση τους πελάτες της επιχ/σης Τμηματοποίηση με βάση τους πελάτες ΒΑΡΔΑΣ ΛΑΜΠΡΟ- ΠΟΥΛΟΣ ΚΛΑΟΥ- ΔΑΤΟΣ ΛΟΙΠΑ ΚΑΤΑ- ΣΤΗΜΑΤΑ o τμηματοποίηση βάσει γεωγραφικών περιοχών της επιχ/σης Τμηματοποίηση βάσει γεωγραφικών περιοχών ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ ΠΕΛ/ΝΗΣΟΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΕΛΛΑΔΑ ΠΕΡΙΟΧΗ ΑΤΤΙΚΗΣ ΝΗΣΙΑ ΒΟΡΕΙΟΣ ΕΛΛΑΔΑ 7

8 Ερωτήσεις για συζήτηση 1.Ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ τυπικής και άτυπης οργάνωσης; 2.Πως δημιουργούνται τα διάφορα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας σε μια επιχ/ση; 3.Περιγράψτε πως αλλάζει η οργανωτική δομή μιας νέας επιχ/σης με τη ανάπτυξή της; 4.Πόσο σημαντική είναι η λειτουργία της οργάνωσης στην διαδικασία επίτευξης των στόχων και γιατί; 5.Ποιά είναι τα στάδια της δημιουργίας ενός οργανογράμματος; Εργασία εφαρμογής Επιλέξτε στην περιοχή σας μια επιχ/ση και μελετήστε οργανόγραμμά της. Γιατί επέλεξε αυτόν τον τύπο οργανογράμματος; Θα προτείνατε κάτι διαφορετικό; Αν ναι παρουσιάστε την δική σας πρόταση ή τυχόν αλλαγές στο ήδη υπάρχον. Βιβλιογραφία 1. Ζαβλάνος Μ., Οργάνωση και Διοίκηση, Εκδ. Ίων, Αθήνα, Νικολάου-Σμοκοβίτη Λ., Οργανισμοί, Διοίκηση και Κοινωνία, Εκδ.Σταμούλης, Αθήνα, Πεχλιβανίδης Παντ., Εισαγωγή στον Προγραμματισμό της Δράσης των Επιχειρήσεων, σελ Χολέβας Γ, Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων: Θεωρία και Πράξη, Management, Εκδόσεις Σμπίλιας ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ σελ Καρασαββίδου χατζηγρηγορίου Ε., Λήψη Επιχειρηματικών αποφάσεων: προσέγγιση με την επιχειρησιακή έρευνα, Εκδ. University Studio Press, Κόντης Θεμ., Αρχές Διοίκησης Επιχειρήσεων, Ο.Ε.Δ.Β.., σελ Russel Ackoff, A. Concept of Corporate Planning, Long Range Planning, September 1998, p.3 8