ΕΘΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΦΑΡΜΑΚΩΝ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Ανάπτυξη συστήματος Διαχείρισης Συνεδρίων τύπου Α Εσωτερικού Αντικείμενο του έργου Σκοπός του έργου είναι η μηχανογραφική υποστήριξη της διοργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων/ συνεδρίων τύπου Α Εσωτερικού από επιστημονικούς φορείς μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, πανεπιστημιακές κλινικές, κλινικές Ε.Σ.Υ., ιδιωτικά θεραπευτήρια, που εφεξής θα αναφέρονται ως Διοργανωτές. Για το σκοπό αυτό θα αναπτυχθεί από τον ΕΟΦ ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, επέκταση του ήδη υπάρχοντος συστήματος που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των συνεδρίων εξωτερικού τύπου Α, που έχει ως στόχο : α) Την άσκηση της αρμοδιότητας του ΕΟΦ, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. β) Την τήρηση των κανόνων δεοντολογίας μεταξύ των επαγγελματιών υγείας (Ε.Υ) και των εταιρειών προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ, οι οποίες εφεξής θα αναφέρονται ως Εταιρείες, γ) Τη συγκράτηση της φαρμακευτικής δαπάνης και της λοιπής δαπάνης προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ. δ) Τη διαπίστωση του επιστημονικού χαρακτήρα των εγκρινόμενων εκδηλώσεων και στον έλεγχο της χρηστής κατάρτισης και εκτέλεσης του προϋπολογισμού τους. Το πληροφοριακό σύστημα θα αποτελείται από τα εξής υποσυστήματα: 1) την εφαρμογή υποβολής των αιτήσεων ενός Διοργανωτή προς τον ΕΟΦ για έγκριση συνεδρίων εσωτερικού τύπου Α, 2) την επέκταση της Πύλης Εξυπηρέτησης Εταιριών του Οργανισμού για να είναι δυνατή α) η καταχώρηση των απολογιστικών στοιχείων για τα συνέδρια του εσωτερικού β) η δυνατότητα ακυρώσεων και αντικαταστάσεων συμμετοχών (σε προκαθορισμένο χρονικό όριο) σε συνέδρια του εξωτερικού, 3) την επέκταση της εσωτερικής εφαρμογής Διαχείρισης Συνεδρίων/Εκδηλώσεων του Οργανισμού έτσι ώστε να υποστηρίζονται οι διοικητικές διαδικασίες του ΕΟΦ για τα συνέδρια εσωτερικού, καθώς και η παροχή αναλυτικότερης κ αποδοτικότερης πληροφόρησης για τις ενεργές συμμετοχές των επαγγελματιών υγείας σε συνέδρια τύπου Α. Τεχνικές απαιτήσεις Βασικές προδιαγραφές Η αρχιτεκτονική του συστήματος θα πρέπει να ακολουθεί την αρχιτεκτονική Multi-tier και η υλοποίησή του να βασίζεται στα πρότυπα που καθορίζει το J2EE 6 ή νεότερης έκδοσης Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει ολοκληρωμένη αρχιτεκτονική ασφάλειας ώστε να επιτρέπει το φυσικό διαχωρισµό των εξυπηρετητών που υλοποιούν το σύστημα Υποχρεωτική απαίτηση η εγκατάσταση και χρήση Ανοιχτού Πηγαίου Κώδικα (Open Source) υλοποιημένου σε γλώσσα Java σύμφωνα με το πρότυπο JSR-168, WSRP, Web Services RDBMS MIMER v.10. (που αποτελεί και τη Βάση Δεδομένων του Οργανισμού) ~ 1 ~
Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει έναν ισχυρό και ώριµο Application server, υψηλής απόδοσης Δεν θα απαιτείται επιπλέον λογισµικό-πελάτη για την πρόσβαση του χρήστη στο σύστημα εκτός από κάποιον δηµοφιλή web browser που θα διαθέτει ο προσωπικός υπολογιστής του χρήστη. Το σύστημα να έχει υλοποιηθεί σε γλώσσα προγραμματισμού JAVA και να εξασφαλίζει τη διαλειτουργικότητα (interoperability), επεκτασιμότητα (extensibility) και τη μεταφερσιμότητά (portability) του, επιτρέποντας την εγκατάσταση αυτού σε όλα σχεδόν τα λειτουργικά συστήματα (OSs) 32bit αλλά και 64bit σε επίπεδο διακομιστή (server) Το σύστημα (πηγαίος κώδικας και βάση δεδομένων) θα εγκατασταθεί στο data center του Οργανισμού και σε εξοπλισμό που θα υποδείξει ο Οργανισμός, σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές Λειτουργικές απαιτήσεις Ασφάλεια (αυθεντικοποίηση-εξουσιοδότηση) Το σύστημα θα προσφέρει single sign-on δυνατότητες Γραφικό περιβάλλον διαχείρισης και παραμετροποίησης (π.χ δημιουργία/μεταβολή ρόλων χρηστών/ομάδων ) της πολιτικής ασφάλειας (security policy) από διαπιστευμένο υπάλληλο του ΕΟΦ, διαχειριστή του συστήματος (system administrator). - Ομογενοποιημένο γραφικό περιβάλλον με τις ήδη υπάρχουσες εφαρμογές - Συνέπεια στη διάταξη φορμών (επαγγελματική εμφάνιση, απλότητα, αποτελεσματικότητα, κ.λπ.) Διαβαθμισμένη πρόσβαση ανάλογα με το ρόλο κάθε χρήστη όπως αυτή προσδιορίζεται από το είδος των υπηρεσιών και την ταυτότητά τους. Ο έλεγχος πρόσβασης πρέπει να µπορεί να ορίζεται σε επίπεδο χρηστών, οµάδων χρηστών, URL, φορμών, βάσης δεδοµένων και εφαρµογών. Οι ρυθµίσεις ασφάλειας πρέπει να µπορούν να γίνονται σε πραγµατικό χρόνο ώστε να µην επηρεάζουν την καλή λειτουργία του συστήματος.. Το σύστηµα ταυτοποίησης πρέπει να µπορεί να επικοινωνεί µε χρήση πρωτοκόλλων ασφάλειας (πχ SSL) µε τον authentication Server. Η παράμετρος της Ασφάλειας θα περιγραφεί εκτενέστερα, ανά ρόλο, επίπεδο διαβάθμισης, είδος υπηρεσίας κλπ, στην φάση της ανάλυσης απαιτήσεων από τον Ανάδοχο. Διεπαφή (User interface) και χρηστικότητα Το γραφικό περιβάλλον πρέπει να βασίζεται σε διεθνή πρότυπα Το γραφικό περιβάλλον να έχει αναπτυχθεί ακολουθώντας ορισμένες βασικές αρχές όπως: Η χρηστικότητα του συστήματος να βασίζεται στα πρότυπα που έχουν καθορίσει τα περιβάλλοντα λειτουργικών συστημάτων, με λειτουργίες που είναι ήδη γνώριμες στο χρήστη (π.χ. Drag-n-Drop, ελαχιστοποίηση, μεγιστοποίηση, κλείσιμο, progress bar), επιτυγχάνοντας με αυτό τον τρόπο την άμεση εξοικείωση του χρήστη με το περιβάλλον του συστήματος Το σύστημα πρέπει να λειτουργεί σε περιβάλλον web, με αποτέλεσμα την άμεση εξοικείωση του χρήστη με αυτό εφόσον ο χρήστης διαθέτει τις βασικές γνώσης πλοήγησης στο Διαδίκτυο Το γραφικό περιβάλλον και οι εκτυπώσεις να προσαρμόζονται αυτόματα στο ρόλο που έχει αποδοθεί στο χρήστη από το διαχειριστή του συστήματος. ~ 2 ~
Η πλοήγηση του χρήστη στην εφαρμογή να επιτυγχάνεται με κατάλληλα drop-down menus, περιγραφικά links και κουμπιά. Όλες οι εφαρμογές να παρέχουν on-line ηλεκτρονικό βοήθημα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί μέσα από το περιβάλλον εφαρμογής. Παράλληλα, επιπλέον βοήθειες να προσφέρονται στο χρήστη μέσω tool tips, βοηθητικών μηνυμάτων (help messages), οθόνες προόδου. Ακεραιότητα δεδομένων Τα δεδομένα του συστήματος να αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων του Οργανισμού και να είναι ενημερωμένα, όμοια και άμεσα διαθέσιμα σε όλους του χρήστες του συστήματος ανάλογα με την πιστοποίησή τους. Να διαθέτει μηχανισμούς backup και archiving τόσο σε επίπεδο διακομιστή (machine backup) όσο και σε επίπεδο λογισμικού (system/database backup). Οι διαδικασίες του backup και archiving να είναι εκτελέσιμες κατά τη διάρκεια λειτουργίας του συστήματος (online backup) και να μπορούν να είναι προγραμματισμένες (automatic) αλλά και εξαναγκασμένες (forced/manual). Νομικές απαιτήσεις Το σύστημα οφείλει να είναι εναρμονισμένο πλήρως με το σύνολο της νομοθεσίας και των εγκυκλίων που διέπουν τις διαδικασίες του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ). Ειδικότερα : Εμπιστευτικότητα και ασφάλεια δεδομένων Τυχόν ευαίσθητα δεδομένα (δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κ.ά.) που θα αποθηκεύονται στο σύστημα, θα τηρούνται βάσει της οδηγίας 95/46/EC της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των υποδείξεων των νόμων της Ελληνικής Δημοκρατίας. Τα δεδομένα (data) της εφαρμογής ανήκουν στον Εθνικό Οργανισμό Φαρμάκων (ΕΟΦ). Ο Ανάδοχος υποχρεούται να μην ανακοινώσει, διαθέσει ή δημοσιοποιήσει με οποιονδήποτε τρόπο σε τρίτους, οι οποίοι δεν σχετίζονται με τους σκοπούς της παρούσης και για τους οποίους δεν υπάρχει τέτοια υποχρέωση ή δικαίωμα από το νόμο ή δικαστική απόφαση, πληροφορίες που έχουν λάβει και επεξεργάζονται στα πλαίσια της παροχής υπηρεσιών εκ μέρους τους. Ειδικότερα αναλαμβάνουν να τηρούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Ν.2472/1997 περί προστασίας του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τις σχετικές πράξεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Τα παραπάνω υπερτερούν και επιβιώνουν της λύσης ή της λήξης της παρούσας παροχής υπηρεσιών. ~ 3 ~
Πνευματική ιδιοκτησία λογισμικού Ο Εθνικός Οργανισμός Φαρμάκων (ΕΟΦ) είναι αποκλειστικός κύριος και δικαιούχος της Εφαρμογής Λογισμικού. Γίνεται αποδεκτό ότι οι ορισμοί, πληροφορίες, οδηγίες, κατευθύνσεις, συμβουλές, ιδέες και εκφράσεις που περιέχονται στην Εφαρμογή Λογισμικού, στα επιμέρους τμήματά του καθώς και στις τυχόν τροποποιήσεις, προσθήκες ή βελτιώσεις του αποτελούν εμπιστευτικές πληροφορίες και αποκλειστική ιδιοκτησία του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ). Χωρίς την έγγραφη άδεια του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ) με την οποία θα καθορίζεται το είδος, η έκταση και το περιεχόμενο των παρακάτω ενεργειών, δεν επιτρέπεται: (α) Η άμεση ή έμμεση πρόσβαση ή χρησιμοποίηση του Λογισμικού Εφαρμογών ή μέρους του από οποιονδήποτε τρίτο για τις ανάγκες αυτού ή της Υπηρεσίας του, (β) Η εγκατάσταση ή λειτουργία του Λογισμικού αυτού σε περισσότερους από έναν Η/Υ, εκτός από την περίπτωση συστήματος Η/Υ πολλαπλών χρήσεων που λειτουργεί με έναν επεξεργαστή, (γ) Η αντιγραφή ή η αναπαραγωγή με οποιονδήποτε τρόπο του Λογισμικού αυτού ή της σχετικής τεκμηρίωσης καθώς και η συνεργεία στη διενέργεια τέτοιων πράξεων από πρόσωπα τρίτα, φυσικά ή νομικά, έστω κι αν η αναπαραγωγή αυτή γίνεται προκειμένου να χρησιμοποιηθεί το Λογισμικό Εφαρμογών από το προσωπικό της Υπηρεσίας του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ) και (δ) Η διάθεση, εκχώρηση, μεταβίβαση με ή χωρίς αντάλλαγμα κατά οποιονδήποτε τρόπο σε τρίτα πρόσωπα φυσικά ή νομικά των δικαιωμάτων χρήσης του Λογισμικού Εφαρμογών ή σε οποιαδήποτε προσαρμογή του ή αντίγραφο του. Δεν επιτρέπεται, επίσης, η προσαρμογή, μετάφραση, ανάλυση του Λογισμικού Εφαρμογών στα μερικότερα τμήματά του ή η δημιουργία παραγώγων του ή η τροποποίηση, προσαρμογή, μετάφραση ή και δημιουργία παραγώγων του Λογισμικού Εφαρμογών με βάση το έντυπο υλικό. Ο Εθνικός Οργανισμός Φαρμάκων (ΕΟΦ) διατηρεί όλα τα νόμιμα δικαιώματά του, όπως αυτά απορρέουν και προσδιορίζονται στους νόμους, τις διεθνείς συμβάσεις και τις Κοινοτικές Οδηγίες, που έχουν καταστεί εσωτερικό δίκαιο, κατά οποιουδήποτε φυσικού ή νομικού προσώπου αγοράζει, πωλεί, μεταπωλεί, διαθέτει, παραχωρεί με ή χωρίς αντάλλαγμα ή κατά οποιοδήποτε τρόπο χρησιμοποιεί παράνομα αντίγραφα του Λογισμικού Εφαρμογών. ~ 4 ~
Λειτουργική περιγραφή συστημάτων Το πληροφοριακό σύστημα θα αποτελείται από τρία υποσυστήματα: 1. Εφαρμογή υποβολής των αιτήσεων ενός Διοργανωτή προς τον ΕΟΦ για έγκριση συνεδρίων εσωτερικού Με τη χρήση της διαδικτυακής εφαρμογής ένας εξουσιοδοτημένος Διοργανωτής θα μπορεί να καταθέσει αίτηση για έγκριση μιας επιστημονικής εκδήλωσης/συνεδρίου στην Ελλάδα από τον ΕΟΦ. Ο επιστημονικός φορέας θα έχει πιστοποιηθεί ως έγκυρος χρήστης της συγκεκριμένης υπηρεσίας μέσω της επίσημης εφαρμογής πιστοποίησης χρηστών (online Υπηρεσίες) που παρέχεται από την Πύλη του ΕΟΦ www.eof.gr. Κατόπιν θα συμπληρώνει ηλεκτρονικά ειδικά διαμορφωμένη αίτηση όπου θα καταθέτει: Α. Στοιχεία αιτούντος (προ-συμπληρωμένα με δυνατότητα διόρθωσης). - ΒΛΕΠΕ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι Β. Στοιχεία εκδήλωσης (θέμα, τίτλος, τόπος, χώρος, τύπος εκδήλωσης (πανελλήνιο, περιφερειακό, τοπικό, κλινική/νοσοκομείο), ημερομηνία, κατ εκτίμηση αριθμός συμμετεχόντων, πρόσωπο επικοινωνίας,) - ΒΛΕΠΕ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι Γ. Στοιχεία προϋπολογισμού εξόδων (βασισμένος στον αριθμό συμμετεχόντων και το πρόγραμμα) όπως κόστος γραμματειακής υποστήριξης, κόστος συνεδριακού υλικού, οπτικοακουστικού εξοπλισμού, ενοίκιο αίθουσας(ες) ανά μέρα, έξοδα μετακινήσεων και διαμονής προσκεκλημένων, γεύματα (είδος, αριθμός προσκεκλημένων, αριθμός ημερών), λοιπά έξοδα, μη προβλεπόμενα έξοδα, κ.α. - ΒΛΕΠΕ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι Δ. Αναφόρτωση υλικού (π.χ. σύμβαση PCO, προϋπολογισμός, πρόγραμμα κ.λπ. σε ηλεκτρονική μορφή) Οι επιμέρους κατηγορίες δαπανών θα περιγραφούν εκτενέστερα στην φάση της ανάλυσης απαιτήσεων από τον Ανάδοχο. Με την οριστικοποίηση της αίτησης από τον φορέα θα αποστέλλεται αυτόματα ηλεκτρονικό μήνυμα επιτυχούς καταχώρησης με αριθμό πρωτοκόλλου και ημ/νία υποβολής στον Διοργανωτή(email). Οι αιτήσεις θα υποβάλλονται σε συγκεκριμένους μήνες όπως ρητά αναφέρεται στην Ισχύουσα Εγκύκλιο. Η ηλεκτρονική αίτηση θα είναι διαθέσιμη στο εσωτερικό σύστημα Διαχείρισης Συνεδρίων/Εκδηλώσεων του Οργανισμού για επεξεργασία και έγκριση ή απόρριψη. Αν τα στοιχεία της αίτησης θεωρηθούν από το προσωπικό του Οργανισμού ως ελλειπή ή ότι χρήζουν διευκρινήσεων (θα ενημερώνεται ο Διοργανωτής μέσω ειδικής φόρμας παρατηρήσεων/σχολίων), τότε θα υποστηρίζεται μηχανογραφικά η δυνατότητα υποβολής διευκρινήσεων από το Διοργανωτή και η τελική αποδοχή ή απόρριψη της αίτησης από τον ΕΟΦ. Ε. Πρόσκληση ενδιαφέροντος από/προς Εταιρείες Ο Διοργανωτής, αφού έχει εγκριθεί η αίτησή του για διεξαγωγή επιστημονικής εκδήλωσης/συνεδρίου, θα μπορεί μέσα από την εφαρμογή να κοινοποιήσει σε Εταιρείες της επιλογής του την επιθυμία του να λάβει χρηματοδότηση με αποστολή πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος (όνομα Διοργανωτή, τίτλος συνεδρίου, τόπος διεξαγωγής, ημ/νία, όνομα υπευθύνου, στοιχεία επικοινωνίας, αναλυτικό πρόγραμμα, ανάλυση δαπανών, προϋπολογισμός, παρατηρήσεις κλπ.) Αντίστοιχα, ο Διοργανωτής θα μπορούσε να δεχτεί από Εταιρείες, προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος για το συγκεκριμένο συνέδριο (όνομα Εταιρείας, όνομα υπευθύνου, στοιχεία επικοινωνίας, παρατηρήσεις κλπ.). ~ 5 ~
ΣΤ. Απολογισμός Ο Διοργανωτής υποχρεούται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος (όπως αυτό ορίζεται από την Ισχύουσα Εγκύκλιο) από την πραγματοποίηση της επιστημονικής εκδήλωσης/συνεδρίου να υποβάλλει τα απολογιστικά του στοιχεία : Πραγματοποιηθέντα έσοδα-έξοδα, Αναφόρτωση υπεύθυνης δήλωσης του επιστημονικού υπευθύνου της εν λόγω εκδήλωσης/συνεδρίου, ότι τα οικονομικά στοιχεία που αναγράφονται είναι αληθή. - ΒΛΕΠΕ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ ~ 6 ~
2. Εφαρμογή της Πύλης Εξυπηρέτησης Eταιριών του Οργανισμού α) συνέδρια εσωτερικού τύπου Α Οι εταιρίες που ενδιαφέρονται να χρηματοδοτήσουν συνέδρια του εσωτερικού θα έχουν εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στην ηλεκτρονική Πύλη Εξυπηρέτησης Εταιριών του Οργανισμού. Η εφαρμογή των Εταιριών που είναι ήδη σε παραγωγική λειτουργία θα επεκταθεί έτσι ώστε να υποστηρίζει και τη διαδικασία των συνεδρίων του εσωτερικού στο ίδιο περιβάλλον της εφαρμογής. Ο χρήστης που εκπροσωπεί την Εταιρία μέσα από το νέο περιβάλλον της εφαρμογής, θα έχει τη δυνατότητα εύκολα και με πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης να ενημερώνεται για εγκεκριμένα συνέδρια ή να δέχεται προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος από Διοργανωτές (όπως αναφέρθηκε και στην ενότητα 1.Ε) Λειτουργίες που θα υλοποιηθούν είναι οι ακόλουθες : Αναζήτηση εγκεκριμένου συνεδρίου με πολλαπλά κριτήρια (όνομα Διοργανωτή, τίτλος συνεδρίου, τόπος διεξαγωγής, ημ/νία διεξαγωγής από-έως, κλπ όπως αυτά θα καθοριστούν στη φάση της ανάλυσης απαιτήσεων από τον Ανάδοχο), Παροχή αναλυτικής πληροφόρησης (προϋπολογιστικά στοιχεία) ανά επιλεγμένο εγκεκριμένο συνέδριο και εκτύπωσης αυτού σε μορφή.doc ή.pdf, Δυνατότητα αποστολής πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος για χρηματοδότηση σε εγκεκριμένο συνέδριο Διοργανωτή (όνομα Εταιρείας, όνομα υπευθύνου, στοιχεία επικοινωνίας, σχόλια κλπ.) ή απάντηση σε πρόσκληση από Διοργανωτή, Κατάθεση απολογιστικών στοιχείων των συμμετεχόντων Ε.Υ και αναφόρτωση του Ειδικού Εντύπου, Αναζήτηση (μέσω ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ονοματεπώνυμο, ειδικότητας, κ.λπ.) επαγγελματία υγείας και αν χρειαστεί να επεξεργασία/τροποποίηση των στοιχείων του (μόνο στην περίπτωση που δεν έχει ήδη συμμετάσχει σε κάποια άλλη ηλεκτρονική αίτηση για συνέδριο), όπως αντίστοιχα έχει υλοποιηθεί στα Συνέδρια Εξωτερικού τύπου Α, Εκτύπωση όλης της πληροφορίας που αφορά στο συνέδριο σε μορφή.doc και.pdf β) συνέδρια εξωτερικού τύπου Α Επιπλέον της λειτουργικότητας της εφαρμογής που είναι ήδη σε παραγωγική λειτουργία, ο χρήστης της εφαρμογής να έχει τη δυνατότητα να προβαίνει σε επανακοινοποίηση εγκεκριμένου αιτήματος συμμετοχής επαγγελματιών υγείας σε συνέδρια εξωτερικού, λόγω ακύρωσης ή/και αντικατάστασης συμμετοχών. Αυτές οι ενέργειες θα μπορούν να γίνουν σε προκαθορισμένο χρονικό όριο πριν την έναρξη του συνεδρίου (7 εργάσιμες ημέρες) που θα ορίζεται παραμετρικά από το διαχειριστή του συστήματος. Η διαδικασία της επανακοινοποίησης θα υλοποιείται με την επανεπεξεργασία του αρχικού εγκεκριμένου αιτήματος (δλδ θα έχει τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου), την ακύρωση επαγγελματία/ών υγείας και αντικατάσταση αυτού/ών με ίσο ή μικρότερο αριθμό (δλδ οι αντικαταστάσεις/προσθήκες θα είναι μικρότερες ή ίσες από τις ακυρώσεις) και εφόσον έχουν γίνει οι απαραίτητοι έλεγχοι όπως και στην αρχική διαδικασία υποβολής. Το τροποποιημένο αίτημα θα επανυποβάλλεται με τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου, νέα ημ/νία επανακοινοποίησης και θα εγκρίνεται/απορρίπτεται μόνο η αντικατάσταση. Επανακοινοποίηση για την ίδια επιστημονική εκδήλωση/συνέδριο μπορεί να γίνει ΜΟΝΟ ΜΙΑ(1) φορά και μέχρι το προκαθορισμένο χρονικό όριο πριν την έναρξη της εκδήλωσης. ~ 7 ~
3. Σύστημα Διαχείρισης Συνεδρίων/Εκδηλώσεων του Οργανισμού Τα σύστημα Διαχείρισης Συνεδρίων θα επεκταθεί έτσι ώστε να παρέχει στον χρήστη του Οργανισμού τη δυνατότητα να παρακολουθεί όλη τη πληροφορία που αφορά στα συνέδρια του εσωτερικού (όπως και στα συνέδρια του εξωτερικού) Συμπληρωματικές λειτουργίες που θα υλοποιηθούν : Αναζήτηση με όλα τα δυνατά κριτήρια των αιτήσεων Διοργανωτών ή Εταιριών για συνέδρια εσωτερικού και εξωτερικού, Ενημέρωση Διοργανωτών για τυχόν διευκρινήσεις που απαιτούνται στις αιτήσεις τους, όπως περιγράφηκε στην ενότητα 1.Δ, Έγκριση ή απόρριψη οριστικά των αιτήσεων των Διοργανωτών, Να έχει πρόσβαση στο αρχείο των επαγγελματιών υγείας και να μπορεί real time να ενημερώνεται για τις κινήσεις του (δλδ πόσες ενεργές συμμετοχές έχει στο έτος αναφοράς, πόσες ακυρώσεις, μη εγκρίσεις κλπ) Να παρακολουθεί το σύστημα των ακυρώσεων συμμετοχών από τις εταιρίες, Να παρακολουθεί την τήρηση των αυτόματων ελέγχων του συστήματος (π.χ. χρονικό όριο αιτήσεων, χρονικό όριο ακυρώσεων, έλεγχος αριθμού συμμετοχών ενός επαγγελματία υγείας στο εσωτερικού και στο εξωτερικό, κ.α.), Μηχανισμός επανεξέτασης κάποιου αιτήματος με προσθήκη ειδικής ενδειξης (flagging) και τοποθέτησή του σε λίστα εκκρεμοτήτων. Οι αιτήσεις που θα βρίσκονται σε κατάσταση επανεξέτασης, να αποστέλλονται σε μέλος ή μέλη της επιτροπής για γνωμοδότηση, Δυνατότητα παραγωγής διοικητικών εκτυπωτικών αναφορών (ανά κατάσταση αίτησης, εταιρία, ημ.πρωτοκόλλου από-έως), Κατάσταση για Πρόεδρο Αναφορά ανά εταιρία για υπογραφή Προέδρου Αναφορά ανά εταιρία για Επιτροπή και ανάρτηση στη Διάυγεια Αναφορά συμμετοχών επαγγελματιών υγείας ανά χρονικό διάστημα, ΑΜΚΑ Αναφορά για εταιρίες με προϋπολογιστικά και απολογιστικά στοιχεία Δυνατότητα παραγωγής οικονομικών-στατιστικών αναφορών Παρακολούθηση εσόδων/χρηματοδοτήσεων εξόδων/δαπανών, συγκεντρωτικά ανά περίοδο (από έως) με ομαδοποίηση : Εταιρεία/χορηγό Διοργανωτή Τόπο διεξαγωγής Ξενοδοχειακή μονάδα Κατάσταση αίτησης Κατηγορία δαπάνης Επαγγελματία υγείας, σε απολογιστικό και προϋπολογιστικό επίπεδο καθώς και συγκριτικά στοιχεία. Δυνατότητα σε διαβαθμισμένο χρήστη του συστήματος για εξαγωγή (export) δεδομένων (συνολικά ή μέρους αυτών) και επεξεργασία τους σε αρχείο excel, εάν παραστεί έκτακτη ανάγκη εξειδικευμένης πληροφόρησης, η οποία δεν έχει προβλεφθεί κατά την φάση ανάλυσης απαιτήσεων ή υλοποίησης της εφαρμογής. ~ 8 ~
Το σύστημα αναφορών θα περιγραφεί εκτενέστερα στη φάση της ανάλυσης απαιτήσεων από τον Ανάδοχο. Εγγύηση καλής λειτουργίας Ο ανάδοχος οφείλει να παρέχει στον Οργανισμό εγγύηση καλής λειτουργίας διάρκειας ενός (1) έτους, από την οριστική παραλαβή των μηχανογραφικών υπηρεσιών που περιλαμβάνει τις παρακάτω υπηρεσίες: Βελτιώσεις αλλαγές στις καταστάσεις αναφορών, Εναρμόνιση εφαρμογής σύμφωνα με τις αλλαγές που προκύπτουν στη σχετική νομοθεσία, Προσαρμογές της εφαρμογής στις τρέχουσες εκδόσεις του συστήματος της Βάσης Δεδομένων (RDBMS), Προσαρμογές της εφαρμογής στις τρέχουσες εκδόσεις των λειτουργικών συστημάτων (Windows, Solaris), Τροποποιήσεις εγχειριδίων χρήσης εφόσον προκύπτουν αλλαγές/ τροποποιήσεις της εφαρμογής, Υπηρεσίες τηλεφωνικής υποστήριξης των χρηστών στη λειτουργία της εφαρμογής (help desk), εργάσιμες ώρες και ημέρες, Αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων στη λειτουργία των εφαρμογών και της Βάσης Δεδομένων και άμεση επίλυσή τους, Υποστήριξη των χρηστών για την αποδοτικότερη και παραγωγικότερη χρήση των συστημάτων, Καταγραφή αναγκών και σχεδιασμός τροποποιήσεων συστήματος βάσει νομοθετικών ή λειτουργικών αλλαγών που προκύπτουν, με την συνεργασία του εκάστοτε αρμόδιου προσωπικού του ΕΟΦ, Προσαρμογές του συστήματος στις τρέχουσες εκδόσεις των λειτουργικών συστημάτων (Windows, Solaris), Τροποποιήσεις εγχειριδίων χρήσης εφόσον προκύπτουν αλλαγές/ τροποποιήσεις στις εφαρμογές, Παράδοση πηγαίου κώδικα στο σύνολό του, Προσαρμογές στις αλλαγές των εκδόσεων JAVA και προβλημάτων συμβατότητας με τις τρέχουσες εκδόσεις των δημοφιλών προγραμμάτων περιήγησης (web browsers), ή τυχόν προσαρμογές στα προβλήματα που προκύπτουν από αναβαθμίσεις των εν λόγω περιηγητών. Εκπαίδευση χρηστών Ο ανάδοχος οφείλει να προσφέρει υπηρεσίες εκπαίδευσης στους χρήστες του Οργανισμού και στους διαχειριστές του συστήματος (administrators), εφόσον πρόκειται για νέο προσωπικό ή προσωπικό σε ανάληψη νέας αρμοδιότητας. Σημειώνεται ότι τα σεμινάρια θα διεξαχθούν στο χώρο του Οργανισμού σε εργάσιμες ώρες και ημέρες ενώ η απαιτούμενη υλικοτεχνική υποδομή θα παρασχεθεί από αυτόν. Οι προσφέροντες πρέπει να καταθέσουν στην προσφορά τους διαθέσιμο σχέδιο εκπαίδευσης (χρονοδιάγραμμα, διάρκεια, ενότητες, τυχόν απαιτήσεις υποδομής κ.λπ.). Για κάθε ενότητα θα πρέπει να καταγράφονται τα αναλυτικά οι στόχοι της ενότητας, η διάρκεια, η περίληψη της ύλης, η ομάδα εκπαιδευομένων, το ονοματεπώνυμο εκπαιδευτή/ών. ~ 9 ~
Τεχνική ικανότητα αναδόχου Οι προσφέροντες οφείλουν να αποδείξουν την εμπειρία και τεχνογνωσία στους παρακάτω τομείς: υλοποίηση και ολοκλήρωση πληροφοριακών συστημάτων και, ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων μέσω τεχνολογιών διαδικτύου, αποδεδειγμένη εμπειρία σε: o Σύγχρονα εργαλεία ανάπτυξης διαδικτυακών (web-based) εφαρμογών (JAVA, XML) και εμπειρία σε γλώσσα προγραμματισμού Java (J2EE) o RDBMS MIMER (που αποτελεί και τη Βάση Δεδομένων του Οργανισμού για την ήδη υπάρχουσα εφαρμογή) o Glassfish application server o Διαδικτυακές εφαρμογές λογισμικού o Linux operating system (UBUDU) καταθέτοντας τα ακόλουθα στοιχεία τεκμηρίωσης: Α. Κατάλογο των κυριότερων σχετικών έργων που εκτέλεσαν κατά τα τρία (3) τελευταία έτη (2011,2012,2013). α/α ΠΕΛΑΤΗΣ ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ ΣΥΝΑΦΕΙΑ ΜΕ ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΡΓΟ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ (ΑΠΟ- ΕΩΣ) ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΟΣΟΣΤΟ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΟ ΕΡΓΟ ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΟ ΕΡΓΟ Β. Από τα παραπάνω έργα, ένα τουλάχιστον παρόμοιο με το αντικείμενο του υπό ανάθεση έργου, το οποίο έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς από τον προσφέροντα, θα πρέπει να παρουσιαστεί αναλυτικά. Η Επιτροπή Διαγωνισμού διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει από τον προσφέροντα επίδειξη σχετικών εγκατεστημένων συστημάτων. Η τεχνική ικανότητα θα δηλώνεται με Υπεύθυνη Δήλωση Εάν δεν κατατεθούν τα ανωτέρω δικαιολογητικά, η προσφορά θα απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Χρόνος Παράδοσης Ο χρόνος παράδοσης ορίζεται σε ενενήντα (90) ημερολογιακές ημέρες από την υπογραφή της σύμβασης. ~ 10 ~
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι Ημερομηνία: Αρ. πρωτ. : ΑΙΤΗΣΗ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΕΟΦ Επιστημονική εκδήλωση (τύπου Α Εσωτερικού) ----------------------------------------------------------------- Α. Στοιχεία Αιτούντος ΟΝΟΜΑ ΙΔΙΟΤΗΤΑ ΑΙΤΟΥΝΤΟΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΥ ΦΟΡΕΑ- ΔΙΟΡΓΑΝΩΤΗ ( όνομα, διεύθυνση, τηλ., FAX, e-mail ) ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥ ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΦΟΡΕΑ-ΔΙΟΡΓΑΝΩΤΗ ( όνομα, διεύθυνση, τηλ., FAX, e-mail, αποδεικτικό της έννομης σχέσης με τον επιστημονικό φορέα ) ΛΟΙΠΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ~ 11 ~
Β. Στοιχεία εκδήλωσης : (εκδήλωση κατηγορίας Α / Β/ Γ )* ΘΕΜΑ-ΤΙΤΛΟΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΤΟΠΟΣ - ΧΩΡΟΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ (κατ εκτίμηση) ΟΝΟΜΑΤΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΩΝ *διαγράψτε αναλόγως ~ 12 ~
Γ. Στοιχεία προϋπολογισμού εξόδων βασισμένος σε αριθμό ατόμων. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΟΣΤΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΥΛΙΚΟ ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΑΙΘΟΥΣΑ(ΕΣ) ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ( αίθουσες * ημέρες ) ΕΙΣΙΤΗΡΙΑ /ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ ΠΡΟΣΚΕΚΛΗΜΕΝΩΝ ΔΙΑΜΟΝΗ ΠΡΟΣΚΕΚΛΗΜΕΝΩΝ (αριθμός προσκεκλημένων* αριθμό διανυκτερεύσεων* ) ΓΕΥΜΑΤΑ/ΔΕΙΠΝΟ/ΚΑΦΕΣ/ΑΝΑΨΥΚΤΙΚΑ ~ 13 ~
ΠΡΟΣΚΕΚΛΗΜΕΝΩΝ (αριθμός προσκεκλημένων* αριθμό ημερών* ) ΛΟΙΠΑ ΕΞΟΔΑ (αναλυτικά) ΑΠΡΟΒΛΕΠΤΑ ΣΥΝΟΛΟ ΕΞΟΔΩΝ ~ 14 ~
Δ. Οικονομικός απολογισμός εσόδων εξόδων εκδήλωσης ΠΡΟΒΛΕΠΟΜΕΝΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΑΙΤΟΥΝΤΑ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟ ΦΟΡΕΑ (Ονοματεπώνυμο, τίτλος, τηλέφωνο, fax) ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ: 1. Προϋπολογισμός 2. Προσχέδιο / Αναλυτικό Επιστημονικού Προγράμματος ~ 15 ~
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ ΕΝΤΥΠΟ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Ε.Υ. ΣΕ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ- ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ( συμπληρώνεται από τον Επαγγελματία Υγείας) Προς την εταιρεία χορηγό: (κατάθεση του εντύπου συμμετοχής από την χορηγό εταιρεία στον ΕΟΦ) Σας γνωστοποιώ την συμμετοχή μου στην Επιστημονική Εκδήλωση, με θέμα: που θα πραγματοποιηθεί (πόλη, χώρα) από..././. έως..././. Έχω γνωστοποιήσει στον φορέα εργασίας μου, την συμμετοχή μου στην εκδήλωση αυτή, για τη λήψη της σχετικής εκπαιδευτικής άδειας ( άρθρο 11 παρ.18ν.2889/2001)** ΝΑΙ ΟΧΙ Ονοματεπώνυμο : ΑΜΚΑ : Ειδικότητα : Ιδιότητα* : e-mail : Φορέας εργασίας : Έχω έως σήμερα λάβει επιχορήγηση από Εταιρεία/ες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ για τη συμμετοχή μου σε (αριθμός) παρόμοιου Τύπου εκδηλώσεις, κατά το τρέχον έτος. Δηλώνω ότι τα αναγραφόμενα είναι σύμφωνα με την ισχύουσα εγκύκλιο του ΕΟΦ. Ημερομηνία Ο/Η ΔΗΛ ~ 16 ~ Σφραγίδα & Υπογραφή *(π.χ. Επιμελητής Α. Καθηγητής, Ειδικευόμενος κ.λ.π.)**( για τους εργαζόμενους στο Δημόσιο και Ασφαλιστικούς φορείς για εργάσιμες μέρες και ώρες)
Πίνακας τεχνικών προδιαγραφών ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ ΕΠΙΘΥΜΗΤΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 1. ΓΕΝΙΚΑ 1.1 Εμπειρία σε αντίστοιχα πληροφοριακά συστήματα, ειδικότερα εμπειρία: 1.1.1 στην ανάλυση διαδικτυακών συστημάτων >5 ετών 1.1.2 στην σχεδίαση διαδικτυακών συστημάτων >5 ετών 1.1.3 προγραμματισμό διαδικτυακών εφαρμογών >5 ετών 1.1.4 Να δοθεί κατάλογος σχετικών εγκατεστημένων ή υπό εγκατάσταση πληροφοριακών συστημάτων 2. ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 2.1. Αποδεδειγμένη εμπειρία στη σχεδίαση βάσεων δεδομένων σε περιβάλλον RDBMS >5 ετών 2.2. Αποδεδειγμένη εμπειρία στο RDBMS MIMER >5 ετών 2.3. Αποδεδειγμένη εμπειρία σχεδίασης σε περιβάλλον WEB APPLICATION SERVER >5 ετών 3. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ 3.1. Αποδεδειγμένη εμπειρία προγραμματισμού σε περιβάλλον JAVA >5 ετών 3.2. Αποδεδειγμένη εμπειρία προγραμματισμού σε περιβάλλον WEB APPLICATION SERVER >5 ετών 3.3. Αποδεδειγμένη εμπειρία προγραμματισμού και ανάπτυξης εφαρμογών σε λειτουργικό Linux >5 ετών operating system (UBUDU) 4. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ 4.1 Εκπαίδευση των χρηστών του συστήματος 4.1.1 Η εκπαίδευση θα γίνεται στους χώρους του Οργανισμού 4.1.2 Ειδικευμένο προσωπικό >5 ετών 4.1.3 Τροποποιήσεις εγχειριδίων χρήσης εφόσον προκύπτουν αλλαγές/τροποποιήσεις στις εφαρμογές ~ 17 ~ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΣΤΗΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ
ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ ΕΠΙΘΥΜΗΤΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 5. ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (ΕΜΠΕΙΡΙΑ-ΣΠΟΥΔΕΣ) 5.1 Σύνθεση της προτεινόμενης ομάδας εργασίας ως προς την ειδικότητα και την εμπειρία στα πληροφοριακά συστήματα ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΣΤΗΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ~ 18 ~