Διοίκηση Εξωτερικής Εμπορικής Δραστηριότητας Ενότητα 11: Βήμα 7: Πότε να εξάγω; (Ετοιμότητα και Χρονοπρογραμματισμός) Καθ. Αλεξανδρίδης Αναστάσιος Δρ. Αντωνιάδης Ιωάννης Τμήμα Διοίκηση Επιχειρήσεων (Κοζάνη)
Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο TEI Δυτικής Μακεδονίας και στην Ανώτατη Εκκλησιαστική Ακαδημία Θεσσαλονίκης» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3
Σκοποί ενότητας Σκοπός της διάλεξης είναι: Να εξετάσει το βαθμό εσωτερικής ετοιμότητας μιας επιχείρησης για να εξάγει. Να εισαγάγει τον εκπαιδευόμενο στην έννοια του προϋπολογισμού και χρηματοδότησης εξαγωγικής δραστηρίοτητας. Να προσφέρει ενα πλαίσιο προγραμματισμού ενεργείων για την προετοιμασία για εξαγωγές. 4
Περιεχόμενα ενότητας 7.1 Ανάλυση εσωτερικών προϋποθέσεων (internal requirements). 7.2 Υπολογισμοί κόστους αρχικής επένδυσης (setup costing). 7.3 Προϋπολογισμός λειτουργίας. 7.4 Έναρξη εργασιών (start up) και θέματα ρευστότητας (liquidity). 7.5 Προγραμματισμός ενεργειών / Χρονοδιαγράμματα. 5
7.1 Ανάλυση εσωτερικών προϋποθέσεων (1/6) Πλαίσιο θεώρησης και ανάλυσης. Πριν ξεκινήσουμε την εξαγωγική δραστηριοποίηση, θα πρέπει να ρίξουμε μία προσεκτική ματιά στις υφιστάμενες συνθήκες της επιχείρησής μας, και να αναλογιστούμε θέματα όπως: Η εξαγωγική δράση θα αντιμετωπιστεί ως εντελώς νέο εγχείρημα, ή ως φυσική εξέλιξη των μέχρι τώρα λειτουργιών της επιχείρησης; Ποιο είναι το πιο κατάλληλο μοντέλο διοίκησης; Πώς θα διασφαλίσουμε ομαλή ενσωμάτωση (integration) με τη λειτουργία της επιχείρησης; Τι είδους και τι δυσκολίας απαιτήσεις δημιουργούνται για την επιχείρησή μας, και πόσο έτοιμη είναι να ανταποκριθεί; Τι νέα μέτρα / ρυθμίσεις θα χρειαστούν, και πότε; Τα παραπάνω θέματα θα πρέπει να ιεραρχηθούν βάσει σημασίας, ώστε να διαπιστώσουμε πότε θα μπορέσουμε να είμαστε έτοιμοι. 6
7.1 Ανάλυση εσωτερικών προϋποθέσεων (2/6) 7.1.1 Προσωπικό Ρεσεψιόν / Τηλεφωνικό Κέντρο. Γνώση απαραίτητων ξένων γλωσσών. 7.1.2 Προσωπικό Τεχνική Υποστήριξη. Οργάνωση (δομή, ρόλοι, διαδικασίες, σύστημα αξιολόγησης, κλπ.). Γνώση απαραίτητων ξένων γλωσσών. Εγχειρίδια στα Αγγλικά. Αρμοδιότητα για εκπαίδευση νέων συνεργατών. Υποστήριξη από τηλεφωνικό κέντρο (γραμμή 24/7;). Απάντηση σε e-mails (το αργότερο μέσα σε 24 ώρες;). 7
7.1 Ανάλυση εσωτερικών προϋποθέσεων (3/6) 7.1.3 Προσωπικό Εφοδιαστική Αλυσίδα (Logistics). Γνώση απαραίτητων ξένων γλωσσών. Διαχείριση μεταφορικού έργου. Τήρηση αρχείου. Διαχείριση αποθεμάτων. Καθορισμός ιδανικού όγκου ανά αποστολή (κόστος). Υποστήριξη από τηλεφωνικό κέντρο (γραμμή 24/7;). Υλικά συσκευασίας. 8
7.1 Ανάλυση εσωτερικών προϋποθέσεων (4/6) 7.1.4 Προσωπικό Λογιστήριο & Οικονομική Διαχείριση. Γνώση απαραίτητων ξένων γλωσσών. Γνώση και εφαρμογή όρων πληρωμής. Καλή επαφή και συνεργασία με τις τράπεζες. Ικανότητα για γενική και ειδική πληροφόρηση σχετικά με την επιχείρηση. Δυνατότητα είσπραξης οφειλών. 7.1.5 Προσωπικό Τιμολόγηση. Τιμολόγηση στη σωστή γλώσσα. Τιμολόγηση στη σωστή μορφή (έγγραφα, διαδικασίες, κλπ.). 9
7.1 Ανάλυση εσωτερικών προϋποθέσεων (5/6) 7.1.6 Προσωπικό Τμήμα Μάρκετινγκ. Γνώση απαραίτητων ξένων γλωσσών. Διαθέσιμοι πόροι για λειτουργίες μάρκετινγκ. Διαθεσιμότητα πωλητών εξωτερικού. Αξιοποίηση ειδικών εκπαιδευτικών προγραμμάτων; Δημιουργία και διαχείριση πόρων όπως δικτυακός τόπος, παρουσία σε διεθνείς εκθέσεις, διαφημιστικά σποτ, μπροσούρες, καταχωρήσεις στον Τύπο, δημόσιες σχέσεις, κλπ. 10
7.1 Ανάλυση εσωτερικών προϋποθέσεων (6/6) 7.1.7 Παραγωγική δυναμικότητα / Διαθεσιμότητα προϊόντων Κατανόηση δομής / δυνατοτήτων διαθέσιμης παραγωγικής δυναμικότητας. Υπάρχει η δυνατότητα η παραγωγική υποδομή της επιχείρησης να παράγει προσαρμοσμένα προϊόντα (π.χ. ειδικά μεγέθη, συσκευασίες, κλπ.) παράλληλα με τη συνήθη προϊοντική γραμμή; Υπάρχει στις εξαγωγικές αγορές αντίστοιχη εποχικότητα όπως στην εγχώρια; Διαθέτει η παραγωγική υποδομή της επιχείρησης συστήματα και πιστοποιήσεις ποιότητας; Ανάγκη να καθοριστούν συγκεκριμένοι χρόνοι παράδοσης (lead times) στην παραγωγή των εξαγωγικών προϊόντων. 11
7.2 Υπολογισμοί κόστους αρχικής επένδυσης (setup costing) Αφορά τα έξοδα και τις επενδύσεις που πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί πριν από την έναρξη της εξαγωγικής μας δράσης. Παράδειγμα: 12
7.3 Προϋπολογισμός Λειτουργίας (1/2) Πίνακας 1: Προϋπολογισμός Λειτουργίας. Πηγή: Διδάσκων (2015). 13
7.3 Προϋπολογισμός Λειτουργίας (2/2) Θα πρέπει να έχει γίνει πρόβλεψη και προϋπολογισμός για τα παρακάτω κονδύλια κόστους: Εσωτερικές παράμετροι. Εξωτερικές παράμετροι. Μισθοί και εργοδοτικές εισφορές. Τοπικές προσαρμογές προϊόντος. Ταξίδια, έξοδα παράστασης. Τοπικές προσαρμογές Εκπαίδευση προσωπικού. συσκευασίας. Επισκέψεις σε εκθέσεις. Δείγματα. Προωθητικό υλικό. Μεταφορικά. Μελέτες έρευνας αγοράς. Ασφάλιση. Απόκτηση και διατήρηση Κεφάλαιο κίνησης για την πατεντών και εμπορικών αυξημένη παραγωγή. σημάτων. Κεφάλαιο κίνησης για τις Εκπαίδευση / ενημέρωση αυξημένες πιστώσεις. συνεργατών και πελατών. Έξοδα δοκιμών και πιστοποιήσεων. 14
7.4 Έναρξη εργασιών (start up) και θέματα ρευστότητας (liquidity) (1/2) Η ύπαρξη και το βάθος ρευστότητας (διαθεσιμότητας κεφαλαίων) αποτελεί τον πιο βασικό περιορισμό σχετικά με το ΠΟΤΕ θα ξεκινήσει και το ΠΟΣΟ ΓΡΗΓΟΡΑ εκτυλιχθεί η εξαγωγική δράση. Καθώς η διαθεσιμότητα κεφαλαίων σε βάθος χρόνου εξαρτάται από μία σειρά παραγόντων, και χαρακτηρίζεται από αβεβαιότητα, είναι χρήσιμο η επιχείρηση να προσπαθήσει να μελετήσει υποθετικά σενάρια εξέλιξης των χρηματοοικονομικών της μεγεθών. 15
7.4 Έναρξη εργασιών (start up) και θέματα ρευστότητας (liquidity) (2/2) Τα σενάρια αυτά προκύπτουν από την ανάλυση ευαισθησίας, δηλαδή μία μέθοδο που καταδεικνύει τι θα συμβεί στη ρευστότητα, τα κέρδη ή άλλα αποτελέσματα του project μας σε περίπτωση μεταβολής παραμέτρων όπως, ενδεικτικά: Υψηλότερη ή χαμηλότερη τιμή διάθεσης του προϊόντος. Μεγαλύτερος ή μικρότερος βαθμός διείσδυσης στην αγορά. Πιο εκτεταμένες ή μικρότερες αρχικές επενδύσεις. Ανάληψη περισσότερων ή λιγότερων αρμοδιοτήτων (π.χ. τεχνική υποστήριξη). 16
7.4 Έναρξη εργασιών (start up) και θέματα ρευστότητας (liquidity) Για να αντιληφθείτε τον ρόλο της ρευστότητας, σχεδιάστε ένα διάγραμμα βάσει των προϋπολογιστικών στοιχείων, όπου θα φαίνονται (για χρονικό ορίζοντα έως 3 έτη): τα προσδοκώμενα έσοδα, έξοδα και κέρδη. το χρονικό διάστημα κατά το οποίο η εξαγωγική δράση θα σωρεύει ζημίες. το χρονικό σημείο κατά το οποίο τα σωρευμένα κέρδη θα ισοσκελίσουν τις σωρευμένες ζημίες. Σχήμα 1: Απεικόνιση Εσόδων, Εξόδων και Κερδών. Πηγή: Διδάσκων (2015). Στη βάση των παραπάνω, προσαρμόστε την έναρξη των εργασιών και την έκταση των δραστηριοτήτων σας ανάλογα με τις χρηματοοικονομικές δυνατότητες και προοπτικές σας! 17
7.5 Προγραμματισμός ενεργειών / Χρονοδιαγράμματα (1/3) Σχήμα 2: Προγραμματισμός ενεργειών / Χρονοδιαγράμματα. Πηγή: https://upload.wikimedia.org (Ανακτήθηκε 10 Οκτωβρίου (2015). 18
7.5 Προγραμματισμός ενεργειών / Χρονοδιαγράμματα (2/3) Πίνακας 1: Προγραμματισμός ενεργειών / Χρονοδιαγράμματα. Πηγή: Swedish Trade Council and SEVE (2007). 19
7.5 Προγραμματισμός ενεργειών / Χρονοδιαγράμματα (3/3) Πίνακας 2 : Προγραμματισμός ενεργειών / Χρονοδιαγράμματα. Πηγή: Swedish Trade Council and SEVE (2007). 20
Στη μνήμη του Τάσου Αλεξανδρίδη ενός οραματιστή της εξωστρέφειας των ελληνικών επιχειρήσεων. Τέλος Ενότητας
Σημείωμα Αναφοράς Copyright ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, Καθ. Αλεξανδρίδης Αναστάσιος Δρ. Αντωνιάδης Ιωάννης. «Διοίκηση Εξωτερικής Εμπορικής Δραστηριότητας». Έκδοση: 1.0. Κοζάνη 2015. 22
Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά, Μη Εμπορική Χρήση Παρόμοια Διανομή 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/ Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο. που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο. που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο. Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. 23
Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς. το Σημείωμα Αδειοδότησης. τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων. το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει). μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους. 24
Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων Το Έργο αυτό κάνει χρήση των ακόλουθων έργων: Εικόνες/Σχήματα/Διαγράμματα/Φωτογραφίες. https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/8/88/r ACI_Matrix.png. Swedish Trade Council and SEVE (2007), How to Export in 8 steps, TRIM - Trade Management Implementation Programme. 25