«Έλεγχος νομιμότητας πτυχίων, πιστοποιητικών και λοιπών στοιχείων προσωπικού μητρώου υπαλλήλων» ΑΔΑ : ΒΛΓΕΧ-363
Εγχειρίδιο χρήσης Καταχώρησης στοιχείων του προσωπικού μητρώου των υπαλλήλων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης Α Αθήνας στον ιστοτόπο «ΑΘΗΝΑ» για την πραγματοποίηση ελέγχου νομιμότητας πτυχίων, πιστοποιητικών και λοιπών στοιχείων. (Σύμφωνα με την, με αριθμ. Πρωτ. ΔΙΔΑΔ/Φ.34/42/οικ.33906 με ΑΔΑ : ΒΛΓΕΧ-363, Εγκύκλιο του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης) i
Περιεχόμενα Ενότητα 1 η :Γενικά....σελ iii Ενότητα 2 η : Είσοδος στις υπηρεσίες σχολείων και στην υπηρεσία καταχώρησης 2.1. Πιστοποιημένη είσοδος στις υπηρεσίες σχολείων.... σελ. 1 2.2. Είσοδος στην υπηρεσία καταχώρησης στοιχείων προσωπικού μητρώου υπαλλήλων. σελ.2 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 3.1. Εμφάνιση και Καταχώρηση-Προσθήκη προσόντων. σελ.4 3.2. Συμπλήρωση πεδίων παράθυρου καταγραφής στοιχείων προσόντων.σελ.8 Ενότητα 4 η : Οριστικοποίηση-εκτύπωση στοιχείων προσωπικού 4.1. Οριστικοποίηση και Εκτύπωση στοιχείων προσωπικού μητρώου υπαλλήλων....σελ.14 4.2 Άρση οριστικοποίησης σε περίπτωση διόρθωσης.. σελ.16 ii
Γενικά Το παρόν εγχειρίδιο αφορά την καταχώρηση στοιχείων του προσωπικού μητρώου των υπαλλήλων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης Α Αθήνας στον ιστοτόπο «ΑΘΗΝΑ» για την πραγματοποίηση ελέγχου νομιμότητας πτυχίων, πιστοποιητικών και λοιπών στοιχείων σύμφωνα με την, με αριθμ. Πρωτ. ΔΙΔΑΔ/Φ.34/42/οικ.33906 με ΑΔΑ : ΒΛΓΕΧ-363, Εγκύκλιο του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης). Σύμφωνα με την ανωτέρω εγκύκλιο, οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού των υπηρεσιών καλούνται, με ευθύνη των αρμοδίων προϊσταμένων, να προβούν στην ενημέρωση των προσωπικών μητρώων των υπαλλήλων τους και στην επικαιροποίηση των περιλαμβανομένων σε αυτά στοιχείων καθώς και να ελέγξουν τη νομιμότητα πρόσληψης/μετάταξης και μετατροπής της εργασιακής σχέσης σε αορίστου χρόνου των υπαλλήλων και συγκεκριμένα όλων των πτυχίων, των πιστοποιητικών και στοιχείων που σχετίζονται με την πρόσληψη, τη μετάταξη, ή τη μετατροπή της εργασιακής σχέσης σε αορίστου χρόνου, καθώς και του συνόλου των στοιχείων που συμπεριλαμβάνονται στο προσωπικό μητρώο των υπαλλήλων (τίτλοι σπουδών- πτυχία, μεταπτυχιακά, διδακτορικά, πιστοποιητικά γνώσης Η/Υ, βεβαιώσεις προϋπηρεσίας κ.α.), τα οποία αποδεικνύουν την κατοχή των βασικώνκύριων, πρόσθετων ή επικουρικών προσόντων- και από τα οποία τεκμηριώνεται η νομιμότητα της υπαλληλικής σχέσης και κατάστασης. Σκοπός του παρόντος εγχειριδίου είναι η λεπτομερής και κατανοητή καθοδήγηση στη διαδικασία πιστοποιημένης εισόδου στην υπηρεσία καταχώρησης στοιχείων προσωπικού στον ιστοτόπο «ΑΘΗΝΑ» και η παροχή πληροφοριών και οδηγιών για τη καταχώρηση, οριστικοποίηση και εκτύπωση στοιχείων προσωπικού. iii
Ενότητα 2 η : Είσοδος στις υπηρεσίες σχολείων και στην υπηρεσία καταχώρησης Υποενότητα 2.1. Πιστοποιημένη είσοδος στις υπηρεσίες σχολείων Από τον προτιμώμενο φυλλομετρητή ιστοσελίδων (Firefox, Chrome, Internet Explorer, νέων εκδόσεων κ.α.) επισκέπτεστε την ιστοσελίδα athena.net.gr/athena/sxoleia/ 1 όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο οθόνης που περιλαμβάνει και το μενού εισόδου 2 : 1 2 Εφόσον εισάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης 3, κάνετε κλικ στο κουμπί «Σύνδεση» 4 όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο οθόνης: 3 4 Ενότητα 2 η : Είσοδος στις υπηρεσίες σχολείων και στην υπηρεσία καταχώρησης 1
Υποενότητα 2.2. Είσοδος στην υπηρεσία καταχώρησης στοιχείων προσωπικού Εφόσον ολοκληρώσατε επιτυχώς την είσοδο στις υπηρεσίες σχολείων του «ΑΘΗΝΑ», θα οδηγηθείτε στο μενού της διαχείρισης σχολείου, όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο οθόνης: Παρατηρήστε τον σύνδεσμο με κόκκινο πλαίσιο και τίτλο «Καταχώρηση Προσωπικού» 5 κάτω από το μενού «Απασχολούμενοι» και πάνω από το μενού «Εκτυπώσεις» όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο οθόνης, καθώς επίσης και τον σύνδεσμο με τις οδηγίες χρήσης 6 όπου και κάνετε κλικ πάνω τους για να κατεβάσετε το εγχειρίδιο χρήσης: 5 6 Ενότητα 2 η : Είσοδος στις υπηρεσίες σχολείων και στην υπηρεσία καταχώρησης 2
Κάνετε κλικ πάνω στον σύνδεσμο με κόκκινο πλαίσιο και τίτλο «Καταχώρηση Προσωπικού» όπως αυτό φαίνεται στην προηγούμενη σελίδα στο σημείο 5. Παρατηρήστε ότι οδηγήστε στη λίστα με τους εκπαιδευτικούς που ανήκουν οργανικά ή με κύρια/προσωρινή τοποθέτηση του σχολείου σας 7 όπου και πρέπει να καταχωρήσετε τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου τους: 8 9 11 12 11 7. Λίστα υπάλληλων για καταχώρηση στοιχείων προσωπικού μητρώου 12 10 Παρατηρήστε ότι σε κάθε υπάλληλο υπάρχουν οι στήλες «Καταχωρημένα προσόντα» 8 και «Οριστικοποίηση» 9 όπου και περιέχουν τα κουμπιά «Εμφάνιση» 10, κατάστασης οριστικοποίησης 11 και εκτύπωσης 12. Στην επόμενη ενότητα θα περιγραφεί η διαδικασία Καταχώρησης στοιχείων προσωπικού. Ενότητα 2 η : Είσοδος στις υπηρεσίες σχολείων και στην υπηρεσία καταχώρησης 3
Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού Υποενότητα 3.1: Εμφάνιση και Καταχώρηση-Προσθήκη προσόντων Η κάτωθι διαδικασία που περιγράφει την καταχώρηση και προσθήκη προσόντων συγκεκριμένου υπαλλήλου θα πρέπει να επαναληφθεί για κάθε υπάλληλο στη λίστα 7. Αφού κάνετε κλικ πάνω στον σύνδεσμο με κόκκινο πλαίσιο και τίτλο «Καταχώρηση Προσωπικού» όπως αυτό φαίνεται στην προηγούμενη ενότητα στην υποενότητα 2.2 στη σελίδα 4 στο σημείο 5. οδηγήστε στη λίστα με τους εκπαιδευτικούς που ανήκουν οργανικά ή με κύρια/προσωρινή τοποθέτηση του σχολείου σας 7 όπου και πρέπει να καταχωρήσετε τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου τους: 10 8 9 11 12 11 7. Λίστα υπάλληλων για καταχώρηση στοιχείων προσωπικού μητρώου 12 Παρατηρήστε ότι σε κάθε υπάλληλο υπάρχουν οι στήλες «Καταχωρημένα προσόντα» 8 και «Οριστικοποίηση» 9 όπου και περιέχουν τα κουμπιά «Εμφάνιση» 10, κατάστασης οριστικοποίησης 11 και εκτύπωσης 12. Η θεωρητική βασική διαδικασία Καταχώρησης περιλαμβάνει τα εξής βήματα: Εμφάνιση προσόντων 10, Προσθήκη προσόντων Οριστικοποίηση Εκτύπωση. 10 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 4
Το πρώτο βήμα που πρέπει να ακολουθήσετε, είναι η προβολή της δυνατότητας προσθήκης καταχώρησης προσόντων. Για να το πραγματοποιήσετε, αρκεί να κάνετε κλικ πάνω στο κουμπί «Εμφάνιση» 13 όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο οθόνης: 13 Παρατηρήστε ότι οδηγήστε στο κάτωθι μενού προσθήκης προσόντων: 14 15 16 18 17 όπου: το κουμπί της «Εμφάνισης» μετετράπη σε «Απόκρυψη» 14 όπου κάνοντας κλικ πάνω του οδηγήστε στο στιγμιότυπο 13 Εμφανίζεται ο τύπος του τίτλου πτυχίου 15 Εμφανίζεται το κουμπί προσθήκης προσόντος 16 Εμφανίζεται το κουμπί «Οριστικοποίηση» 17 όπου θα αναλυθεί στην ενότητα 4. Παραμένει σε αρνητική κατάσταση το εικονίδιο προβολής κατάστασης οριστικοποίησης 18 όπου θα αναλυθεί στην ενότητα 4. Το δεύτερο βήμα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι η προσθήκη προσόντος. Για να πραγματοποιηθεί αυτό θα πρέπει να επιλέξετε τον τίτλο πτυχίου 19 κάνοντας κλικ στο βέλος της ανάπτυξης της αναδυόμενης λίστας του τίτλου πτυχίου 20, όπως αυτό φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο όπου και προβάλλεται παράδειγμα επιλογής βασικού τίτλου σπουδών εσωτερικού ως προσόν διορισμού: 19 20 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 5
Το τρίτο βήμα είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί της προσθήκης 21, όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: 21 Προκύπτει νέο παράθυρο καταγραφής στοιχείων προσόντων. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να επισημανθεί ότι στο σύστημα καταχώρησης έχουν δημιουργηθεί αναδυόμενες λίστες για οποιαδήποτε πληροφορία απαιτείται να καταχωρηθεί, όπως π.χ. Τμήματα Πανεπιστημίων, Πιστοποιητικά Ξένων γλωσσών, κτλ. Έτσι, παρακαλούμε τους καταχωριστές των στοιχείων να ελέγχουν ενδελεχώς εάν το πεδίο που συμπληρώνουν να περιέχει το στοιχείο που ζητείται (π.χ. Τμήμα Πανεπιστημίου) και μετά να προβαίνουν σε χειροκίνητη συμπλήρωση του πεδίου ώστε να καταστεί η εργασία καταχώρησης των ανωτέρω στοιχείων από τους Διευθυντές εύκολη, απρόσκοπτη, συνεπής και χωρίς συγχύσεις και παρερμηνείες. Παρατηρήστε το νέο παράθυρο καταγραφής στοιχείων προσόντων όπου εμφανίζονται συνοπτικές οδηγίες υποβοήθησης ως κέιμενο 22 ή ως εικονίδια ερωτηματικού 23 όπου αφήνοντας τον κέρσορα του ποντικιού πάνω τους εμφανίζεται η βοήθεια: 22 23 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 6
Εμφάνιση στιγμιότυπου οθόνης όπου παρουσιάζεται η αναδυόμενη βοήθεια 24 όταν αφήσετε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω στο εικονίδιο του ερωτηματικού 25 : 25 24 Παρατηρήστε επίσης ότι μπορείτε να κλείσετε το νέο παράθυρο καταγραφής στοιχείων προσόντων κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο κλεισίματος παραθύρου 26 : 26 Επίσης χρήσιμο είναι να μελετήσετε τα παραδείγματα 1 και 2, πτυχίου και Πιστοποίησης ΤΠΕ αντίστοιχα, όπως αυτά εμφανίζονται ως έγγραφα και καταχωρημένα στο σύστημα καταχώρησης του «ΑΘΗΝΑ» (θα προστεθούν κι άλλα) κάνοντας κλικ πάνω στα αριθμημένα κουμπιά όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: Στην επόμενη υποενότητα 3.2 «Συμπλήρωση πεδίων παράθυρου καταγραφής στοιχείων προσόντων» θα περιγραφεί η πλήρης καταχώρηση επιμέρους στοιχείων ενός τίτλου σπουδών. Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 7
Υποενότητα 3.2 Συμπλήρωση πεδίων παράθυρου καταγραφής στοιχείων προσόντων. Εφόσον έχετε κάνει κλικ στο κουμπί «προσθήκη» όπως αυτό περιγράφηκε στην υποενότητα 3.1. στη σελίδα 6, προκύπτει το παράθυρο καταγραφής στοιχείων προσόντων, σύμφωνα με το κάτωθι στιγμιότυπο: Στο σημείο αυτό χρήσιμο είναι να μελετήσετε τα παραδείγματα 1 και 2, πτυχίου και Πιστοποίησης ΤΠΕ αντίστοιχα, όπως αυτά εμφανίζονται ως έγγραφα και καταχωρημένα στο σύστημα καταχώρησης του «ΑΘΗΝΑ» (θα προστεθούν κι άλλα) κάνοντας κλικ πάνω στα αριθμημένα κουμπιά 27 όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: 27 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 8
Παράδειγμα 1 πτυχίου 28 και ορθής καταχώρησης στο «ΑΘΗΝΑ» 29 : 28 29 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 9
28 29 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 10
Το πρώτο βήμα που πρέπει να εκτελέσετε είναι να επιλέξετε το Τμήμα ή τη Σχολή Αποφοίτησης 30 όπως αυτό φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: 30 30 Στο σημείο αυτό θα πρέπει να επισημανθεί ότι στο σύστημα καταχώρησης έχουν δημιουργηθεί αναδυόμενες λίστες για οποιαδήποτε πληροφορία απαιτείται να καταχωρηθεί, όπως π.χ. Τμήματα Πανεπιστημίων, Πιστοποιητικά Ξένων γλωσσών, κτλ. Έτσι, παρακαλούμε τους καταχωριστές των στοιχείων να ελέγχουν ενδελεχώς εάν το πεδίο που συμπληρώνουν να περιέχει το στοιχείο που ζητείται (π.χ. Τμήμα Πανεπιστημίου) και μετά να προβαίνουν σε χειροκίνητη συμπλήρωση του πεδίου, ώστε να καταστεί η εργασία καταχώρησης των ανωτέρω στοιχείων από τους Διευθυντές εύκολη, απρόσκοπτη, συνεπής και χωρίς συγχύσεις και παρερμηνείες. Για να επιλέξετε Σχολή/Τμήμα, αρκεί να κάνετε κλικ στο βέλος της αναδυόμενης λίστας 31 και να επιλέξετε το Τμήμα 32 (είναι ταξινομημένα ανά ειδικότητα) όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: 31 32 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 11
Μόνο σε περίπτωση που δεν υπάρχει η σχολή ή το Τμήμα, επιλέγετε τη «Καμία επιλογή-χειροκίνητη συμπλήρωση Σχολής και Τμήματος» 32 και καταχωρείτε τη Σχολή χειροκίνητα 33, όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: 32 33 Για τα υπόλοιπα πεδία όπως «Εκδούσα Αρχή», «Ονοματεπώνυμο», «Αριθμός Πρωτοκόλλου», «Αριθμός πτυχίου», «Ημερομηνία ανακήρυξης», «Βαθμός Πτυχίου» και «Παρατηρήσεις» η καταχώρηση μπορεί να γίνει χειροκίνητα. Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση των πεδίων, αρκεί να κάνετε κλικ στο κουμπί της τροποποίησης/εισαγωγής (ανάλογα ένα τροποποιείτε ή εισάγετε νέο προσόν) 34 για να καταχωρήσετε την εγγραφή, ή στο κουμπί ακύρωση 35 για να ακυρώσετε την εγγραφή, όπως φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: 34 35 Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 12
Η διαδικασία που περιγράφηκε στις σελίδες 8 έως 12 της παρούσα υποενότητας πρέπει να επαναληφθεί για όλους τους τίτλους που θα προσκομίσει ο εκπαιδευτικός και που συνάδουν με τη λίστα εγγράφων που ζητούνται για έλεγχο. Ενότητα 3 η : Καταχώρηση στοιχείων προσωπικού 13
Ενότητα 4 η : Οριστικοποίηση-εκτύπωση στοιχείων προσωπικού Υποενότητα 4.1: Οριστικοποίηση στοιχείων προσωπικού Η κάτωθι διαδικασία περιγράφει την οριστικοποίηση στοιχείων προσωπικού. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής όλων των τίτλων σπουδών του εκπαιδευτικού όπως αυτή περιγράφηκε στην ενότητα 3 σελ 4 έως 13, πρέπει να κάνετε οριστικοποίηση. Αυτό επιτυγχάνεται κάνοντας κλικ στο κουμπί οριστικοποίησης 36 που εμφανίζεται κάτω από τα καταχωρημένα προσόντα του εκπαιδευτικού σύμφωνα με το κάτωθι στιγμιότυπο: 36 Παρατηρήστε ότι εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου για την επιβεβαίωση της οριστικοποίησης όπου και κάνετε κλικ στο ΟΚ 37 : 37 Ενότητα 4 η : Οριστικοποίηση και Εκτύπωση στοιχείων προσωπικού 14
Παρατηρήστε ότι το εικονίδιο κατάστασης οριστικοποίησης 37 συγκεκριμένο εκπαιδευτικό άλλαξε και από αρνητική κατάσταση: για τον Πλέον δηλώνει θετική 38 και εμφανίζεται και το κουμπί εκτύπωσης 39 : 37 38 39 Στο σημείο αυτό ολοκληρώθηκε η καταχώρηση προσόντων του εκπαιδευτικού και θα πρέπει να επαναλάβετε την διαδικασία για όλους όσους έχουν αρνητική κατάσταση εικονιδίου οριστικοποίησης Το επόμενο βήμα είναι η εκτύπωση για έλεγχο και υπογραφή από μέρους του εκπαιδευτικού των στοιχείων του που καταχωρήθηκαν στο σύστημα. Αυτό επιτυγχάνεται εάν οριστικοποιήσουμε την κατάσταση του εκπαιδευτικού όπως περιγράφηκε στα σημεία 37, 38, 39 της παρούσης σελίδας και μετά κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του εκτυπωτή όπως αυτό φαίνεται στο σημείο 39: 39 Προκύπτει έγγραφο όπου και εκτυπώνετε, παραδίδετε στον εκπαιδευτικό που του ελέγχει, το υπογράφει και το επιστρέφει στον καταχωριστή και θα συνοδεύσει τον φάκελο του σχολείου με τα έγγραφα των τίτλων σπουδών. Στην επόμενη υποενότητα θα αναλυθεί η περίπτωση όπου πρέπει να διορθωθούν καταχωρημένα στοιχεία εκπαιδευτικού, όπου η κατάσταση καταχώρησης είναι οριστικοποιημένη. Ενότητα 4 η : Οριστικοποίηση και Εκτύπωση στοιχείων προσωπικού 15
4.2. Άρση οριστικοποίησης σε περίπτωση διόρθωσης Υπάρχει περίπτωση να γίνει κάποιο λάθος ή παράλειψη στην καταχώρηση των στοιχείων των προσόντων του εκπαιδευτικού και να χρειαστεί να γίνουν διορθώσεις αφού έχει οριστικοποιηθεί. Αυτό επιτυγχάνεται κάνοντας κλικ στο κουμπί της «Άρσης Οριστικοποίησης» 40 όπως αυτό φαίνεται στο κάτωθι στιγμιότυπο: 39 Προκύπτει παράθυρο επιβεβαίωσης άρσης οριστικοποίησης όπου και κάνετε κλικ στο ΟΚ: Ενότητα 4 η : Οριστικοποίηση και Εκτύπωση στοιχείων προσωπικού 16
Τέλος, προβαίνετε στη διόρθωση των λανθασμένων στοιχείων χωρίς να ξεχάσετε να κάνετε κλικ στο κουμπί τροποποίηση όπως αυτό φαίνεται στη σελίδα 12 της υποενότητας 3.2., επαναλαμβάνετε την οριστικοποίηση όπως αυτή φαίνεται στη σελίδα 14 της παρούσης υποενότητας 4.2 και επανεκτυπώνετε όπως αυτό περιγράφεται στη σελίδα 15 της παρούσης υποενότητας 4.2. Τέλος οδηγιών Ενότητα 4 η : Οριστικοποίηση και Εκτύπωση στοιχείων προσωπικού 17