Περιεχόμενα. Περιεχόμενα...v

Περιεχόμενα Περιεχόμενα...v Κεφάλαιο 1: Ρυθμίσεις γραμμών εργαλείων και μενού...1 Κεφάλαιο 2: Διαχείριση παραθύρων και προβολές...18 Κεφάλαιο 3: Εύρεση, αντικατάσταση, και μετάβαση σε συγκεκριμένο στοιχείο...35 Κεφάλαιο 4: Προετοιμασία εκτύπωσης...48 Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας...59 Κεφάλαιο 6: Στυλ, αρίθμηση, και ταξινόμηση παραγράφων...79 Κεφάλαιο 7: Περιγράμματα και σκίαση...105 Κεφάλαιο 8: Εργαλεία γλώσσας...118 Κεφάλαιο 9: Στήλες...138 Κεφάλαιο 10: Πίνακες...145 Κεφάλαιο 11: Προσθήκη φύλλων εργασίας και γραφημάτων...178 Κεφάλαιο 12: Διαμόρφωση σελίδας...190 Κεφάλαιο 13: Πρότυπα...209 Κεφάλαιο 14: Μακροεντολές...218 Κεφάλαιο 15: Συγχώνευση αλληλογραφίας...232 Κεφάλαιο 16: Σχεδίαση...263 Κεφάλαιο 17: Επεξεργασία εικόνας...291 v

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2000 Κεφάλαιο 18: Χρήση πεδίων...310 Κεφάλαιο 19: Ομαδική εργασία με έγγραφα...318 Κεφάλαιο 20: Εργασία με μεγάλα έγγραφα...330 Κεφάλαιο 21: Φόρμες...358 Κεφάλαιο 22: Διαχείριση αρχείων...373 Ευρετήριο...383 vi

Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Στόχος κεφαλαίου Σκοπός αυτού του κεφαλαίου είναι να μάθουμε επιπλέον δυνατότητες μορφοποίησης χαρακτήρων και παραγράφων, χρησιμοποιώντας τα πλαίσια διαλόγου Γραμματοσειρά και Παράγραφος. Επίσης θα μάθουμε να προσθέτουμε, να επεξεργαζόμαστε, να διαγράφουμε, και να τυπώνουμε σχόλια. Τέλος, θα μάθουμε να δημιουργούμε και να τροποποιούμε καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου. Εισαγωγή Το πρόγραμμα Microsoft Word 2002 παρέχει πολλές λειτουργίες για την επεξεργασία χαρακτήρων και παραγράφων. Οι περισσότερες από αυτές βρίσκονται στα πλαίσια διαλόγου Γραμματοσειρά και Παράγραφος. ΤΥΠ 67 59

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Το πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά Προκειμένου να δώσουμε περισσότερη έμφαση στα έγγραφά μας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πλαίσιο διαλόγου της εντολής Γραμματοσειρά του μενού Μορφή, το οποίο ενσωματώνει τις περισσότερες δυνατότητες της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης αλλά και πολλές επιπλέον. Το πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά, όπως βλέπουμε στην Εικόνα 5.1, περιέχει τις καρτέλες Γραμματοσειρά, Απόσταση χαρακτήρων, και Κίνηση. Εικόνα 5.1 Η καρτέλα Γραμματοσειρά του πλαισίου διαλόγου Γραμματοσειρά Καρτέλα Γραμματοσειρά Στο πλαίσιο Γραμματοσειρά αυτής της καρτέλας επιλέγουμε τη γραμματοσειρά που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Στο τμήμα Προεπισκόπηση, στο κάτω 60 ΤΥΠ 68

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας μέρος του πλαισίου διαλόγου, εμφανίζεται ένα δείγμα της επιλεγμένης γραμματοσειράς με τα χαρακτηριστικά που έχουμε καθορίσει. Αυτή την επιλογή μπορούμε επίσης να την κάνουμε και από το πτυσσόμενο πλαίσιο Γραμματοσειρά της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης. Γραμματοσειρές True Type Στο κάτω μέρος του πλαισίου προεπισκόπησης, το πρόγραμμα μας ενημερώνει αν η επιλεγμένη γραμματοσειρά είναι True Type ή όχι. Οι γραμματοσειρές True Type εμφανίζονται στην οθόνη μας όπως ακριβώς θα τυπωθούν και στο χαρτί όταν στείλουμε το έγγραφό μας για εκτύπωση. Στυλ γραμματοσειράς Στο πλαίσιο Στυλ καθορίζουμε τις ιδιότητες γραμματοσειράς του κειμένου, δηλαδή κανονική γραφή, έντονη γραφή, πλάγια γραφή, ή και έντονη και πλάγια γραφή. Αυτά τα στυλ γραμματοσειράς μπορούμε να τα επιλέξουμε και από τη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης, με τα κουμπιά Έντονη γραφή και Πλάγια γραφή, ή χρησιμοποιώντας τους συνδυασμούς πλήκτρων: Ctrl + B για Έντονη γραφή Ctrl + I για Πλάγια γραφή Μέγεθος γραμματοσειράς Εδώ επιλέγουμε το Μέγεθος της γραμματοσειράς. Το πρόγραμμα προτείνει κάποια προκαθορισμένα μεγέθη μεταξύ 8 και 72 στιγμών. Μπορούμε όμως να πληκτρολογήσουμε ακριβώς το μέγεθος που θέλουμε να έχουν οι χαρακτήρες του κειμένου μας. Για παράδειγμα, θα μπορούσαμε να πληκτρολογήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε τα μεγέθη 6, 25, 50, 150, 500, και άλλα. Για να κατανοήσουμε πώς το πρόγραμμα υπολογίζει τα μεγέθη των γραμματοσειρών, πρέπει να γνωρίζουμε ότι μία ίντσα, δηλαδή 2,54 εκατοστά, αντιστοιχεί σε 72 στιγμές. Για παράδειγμα, 12 στιγμές ισοδυναμούν με το 1/6 μίας ίντσας, δηλαδή με 0,42 εκατοστά περίπου. 61 ΤΥΠ 69

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Το μέγεθος γραμματοσειράς του κειμένου μπορούμε να το καθορίσουμε και από τη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης, με το πτυσσόμενο πλαίσιο Μέγεθος γραμματοσειράς. Χρώμα γραμματοσειράς Στο πλαίσιο Χρώμα γραμματοσειράς επιλέγουμε το χρώμα των χαρακτήρων. Όταν πατάμε στο κάτω βέλος που υπάρχει στα δεξιά του πλαισίου, εμφανίζεται μια παλέτα με τα διαθέσιμα χρώματα. Εάν το χρώμα που θέλουμε δεν υπάρχει στην παλέτα, μπορούμε να το καθορίσουμε πατώντας στο κουμπί Περισσότερα χρώματα. Και αυτή την επιλογή μπορούμε να την κάνουμε από τη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης, χρησιμοποιώντας το κουμπί Χρώμα γραμματοσειράς, ή από το κουμπί Χρώμα γραμματοσειράς της γραμμής εργαλείων Σχεδίασης. Στυλ υπογράμμισης Στο πλαίσιο Στυλ υπογράμμισης επιλέγουμε το είδος της υπογράμμισης που θέλουμε. Αν πατήσουμε στο κάτω βέλος που υπάρχει στα δεξιά του πλαισίου, θα εμφανιστούν τα διαθέσιμα στυλ υπογράμμισης. Εάν θέλουμε την προκαθορισμένη υπογράμμιση που προτείνει το πρόγραμμα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το κουμπί Υπογράμμιση της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης, ή το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + U. Χρώμα υπογράμμισης Εδώ επιλέγουμε το χρώμα της υπογράμμισης. Μπορούμε και εδώ να καθορίσουμε διαφορετικά χρώματα αν οι επιλογές της παλέτας χρωμάτων δεν μας ι- κανοποιούν. Εφέ Στην ομάδα επιλογών Εφέ καθορίζουμε τα πρόσθετα χαρακτηριστικά που θέλουμε να έχει το κείμενό μας: 62 ΤΥΠ 70

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Διακριτή διαγραφή Διπλή διακριτή διαγραφή Εκθέτης Δείκτης Σκιά Σχεδιάζει μια γραμμή στη μέση του ύψους του κειμένου Σχεδιάζει μια διπλή γραμμή στη μέση του ύψους του κειμένου Μικραίνει το μέγεθος των επιλεγμένων χαρακτήρων και τους μεταφέρει ψηλότερα από τη γραμμή βάσης Μικραίνει το μέγεθος των επιλεγμένων χαρακτήρων και τους μεταφέρει χαμηλότερα από τη γραμμή βάσης Προσθέτει σκιά στους χαρακτήρες Περίγραμμα Εμφανίζει μόνο το και όχι το γέμισμά τους Ανάγλυφα Χαραγμένα Μικρά κεφαλαία Όλα κεφαλαία Κρυφό Δίνει ααννάάγγλλυυφφηη όψη στο κείμενο Δίνει την εντύπωση ότι το κείμενο είναι χχααρρααγγμμέέννοο Μετατρέπει το κείμενο σε ΜΙΚΡΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ Μετατρέπει όλους τους χαρακτήρες σε ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΣ Κρύβει το κείμενο από την οθόνη και από την εκτύπωση Προεπισκόπηση Στο πλαίσιο αυτό, όπως είπαμε και πιο πάνω, το πρόγραμμα μας δείχνει ποια θα είναι η μορφή του κειμένου μας αφού εφαρμόσουμε τις επιλογές που έχουμε κάνει. Εφαρμογή εφέ στο κείμενο Προκειμένου να κατανοήσουμε την εφαρμογή εφέ σε κείμενο, θα δούμε ένα παράδειγμα. Για να καταχωρίσουμε τον αριθμό «10 εις την έκτη» (10 6 ) κάνουμε τα εξής: Πληκτρολογούμε τα ψηφία 106. Επιλέγουμε τον αριθμό 6. Επιλέγουμε την εντολή Γραμματοσειρά από το μενού Μορφή. Ανοίγουμε την καρτέλα Γραμματοσειρά. Στην ομάδα επιλογών Εφέ, ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Εκθέτης. Ένα σημάδι ελέγχου εμφανίζεται στο πλαίσιο, ενώ στο τμήμα Προεπισκόπηση βλέπουμε ένα δείγμα του αποτελέσματος των ρυθμίσεών μας. 63 ΤΥΠ 71

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Πατάμε στο OK. Με παρόμοιο τρόπο εφαρμόζονται και τα υπόλοιπα εφέ της καρτέλας. Καρτέλα Απόσταση χαρακτήρων Στις ενότητες που ακολουθούν περιγράφονται οι ρυθμίσεις που μπορούμε να κάνουμε στην καρτέλα Απόσταση χαρακτήρων. Εικόνα 5.2 Η καρτέλα Απόσταση χαρακτήρων του πλαισίου διαλόγου Γραμματοσειρά Κλίμακα Στο πλαίσιο Κλίμακα μπορούμε να αλλάξουμε το πλάτος των χαρακτήρων του κειμένου, δηλαδή να τους πλατύνουμε ή να τους συμπιέσουμε, ορίζοντας την κατάλληλη ποσοστιαία τιμή. Μπορούμε να καταχωρίσουμε οποιονδήποτε ακέραιο αριθμό μεταξύ 1 και 600. 64 ΤΥΠ 72

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Παράδειγμα επέκτασης και συμπίεσης κειμένου: Αυτό το κείμενο έχει κλίμακα 150% Αυτό το κείμενο έχει κλίμακα 80% Απόσταση Στο πλαίσιο Απόσταση μπορούμε να επιλέξουμε μεταξύ της κανονικής, της ε- κτεταμένης, ή της συμπυκνωμένης απόστασης χαρακτήρων. Εικόνα 5.3 Οι επιλογές απόστασης χαρακτήρων Εάν επιλέξουμε Εκτεταμένη ή Συμπυκνωμένη απόσταση, στο πλαίσιο Κατά μπορούμε να καθορίσουμε το μέγεθος της απόστασης αυτής σε στιγμές. Η λειτουργία αυτή διαφέρει από την κλίμακα, στο ότι ρυθμίζει την απόσταση μεταξύ των χαρακτήρων και όχι το πλάτος τους. Παράδειγμα εκτεταμένης και συμπυκνωμένης απόστασης κειμένου: Κείμενο με εκτεταμένη απόσταση χαρακτήρων 1,5 στ Κείμενο με συμπυκνωμένη απόσταση χαρακτήρων 1,5 στ Θέση Στο πλαίσιο Θέση ρυθμίζουμε την κατακόρυφη απόσταση των χαρακτήρων από τη γραμμή βάσης του κανονικού κειμένου. Εάν επιλέξουμε Υπερυψωμένη ή Χαμηλωμένη θέση, στο πλαίσιο Κατά μπορούμε να καθορίσουμε την αντίστοιχη απόσταση σε στιγμές. Παράδειγμα υπερυψωμένου και χαμηλωμένου κειμένου: Αυτό το κείμενο είναι υπερυψωμένο κατά 5 στ. Αυτό το κείμενο είναι χαμηλωμένο κατά 5 στ. 65 ΤΥΠ 73

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Καρτέλα Κίνηση Με την καρτέλα Κίνηση, μπορούμε να εφαρμόσουμε στο κείμενο διάφορα εφέ κίνησης. Απλώς επιλέγουμε το εφέ που θέλουμε, και στο πλαίσιο Προεπισκόπηση εμφανίζεται ένα δείγμα του κειμένου με τις καθορισμένες ρυθμίσεις. Φυσικά, αυτά τα εφέ κίνησης δεν μπορούν να τυπωθούν στο χαρτί. Εικόνα 5.4 Η καρτέλα Κίνηση του πλαισίου διαλόγου Γραμματοσειρά Συμβουλή Εάν η κίνηση δεν εφαρμοστεί στο επιλεγμένο κείμενο, διαλέγουμε την εντολή Επιλογές από το μενού Εργαλεία, πατάμε στην καρτέλα Προβολή, και στη συνέχεια ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Κινούμενο κείμενο. 66 ΤΥΠ 74

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Μορφοποίηση παραγράφων Για τη μορφοποίηση των παραγράφων του κειμένου, μπορούμε να χρησιμοποιούμε τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης αλλά και το πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος που εμφανίζεται όταν επιλέγουμε την ομώνυμη ε- ντολή από το μενού Μορφή. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου μάς επιτρέπει να κάνουμε περισσότερες ρυθμίσεις και, όπως βλέπουμε στην Εικόνα 5.5, περιέχει τις καρτέλες Εσοχές και διαστήματα και Αλλαγή γραμμής και σελίδας. Εικόνα 5.5 Η καρτέλα Εσοχές και διαστήματα του πλαισίου διαλόγου Παράγραφος Καρτέλα Εσοχές και διαστήματα Στην καρτέλα Εσοχές και διαστήματα μπορούμε να κάνουμε τις παρακάτω ε- πιλογές. 67 ΤΥΠ 75

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 68 Στοίχιση Με τον πτυσσόμενο κατάλογο Στοίχιση μπορούμε να ρυθμίσουμε τη στοίχιση της παραγράφου. Τις ίδιες ρυθμίσεις μπορούμε επίσης να κάνουμε και με τα κουμπιά στοίχισης της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης. Εσοχές Στην περιοχή Εσοχές καθορίζουμε την αριστερή και τη δεξιά εσοχή που θέλουμε να έχει μια παράγραφος. Επίσης, μπορούμε να επιλέξουμε ειδικές εσοχές, όπως εσοχή ή προεξοχή πρώτης γραμμής. Αυτές τις ρυθμίσεις μπορούμε επίσης να τις κάνουμε χρησιμοποιώντας τους α- ντίστοιχους σημειωτές του οριζόντιου χάρακα. Απλώς σύρουμε τον κατάλληλο σημειωτή στη θέση που θέλουμε. Επίσης, μπορούμε να ορίσουμε εσοχή και προεξοχή πρώτης γραμμής χρησιμοποιώντας το πλαίσιο επιλογής στηλοθέτη στο αριστερό μέρος του οριζόντιου χάρακα. Απλώς επιλέγουμε τον τύπο εσοχής που θέλουμε και πατάμε στο χάρακα στη θέση που θέλουμε να οριστεί η εσοχή (ή η προεξοχή). Τέλος, μπορούμε να αυξήσουμε και να μειώσουμε την αριστερή εσοχή με τη χρήση των κουμπιών Αύξηση εσοχής και Μείωση εσοχής της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης. Διάστημα Σε αυτή την ομάδα επιλογών καθορίζουμε την απόσταση πριν και μετά από μια παράγραφο. Τα πλαίσια Πριν και Μετά μας επιτρέπουν να αυξάνουμε ή να μειώνουμε την απόσταση μεταξύ των παραγράφων, χωρίς να αλλάζουμε την α- πόσταση των γραμμών του κειμένου (διάστιχο) στο εσωτερικό των παραγράφων. Στο πλαίσιο Πριν καθορίζουμε σε στιγμές την απόσταση πριν από την επιλεγμένη παράγραφο, ενώ στο πλαίσιο Μετά καθορίζουμε την απόσταση μετά την επιλεγμένη παράγραφο. Διάστιχο Διάστιχο ονομάζεται η κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών μιας παραγράφου. Το Word 2002 εξ ορισμού χρησιμοποιεί μονό διάστιχο. Στο πλαίσιο Διάστιχο, επιλέγουμε εάν θέλουμε διάστιχο: Μονό, μία γραμμή ΤΥΠ 76

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας 1,5 γραμμή Διπλό, δύο γραμμές Τουλάχιστον. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί το διάστιχο (σε στιγμές) που ε- πιλέγουμε στο πλαίσιο Σε, αλλά μπορεί να το αυξήσει όταν μια γραμμή περιέχει χαρακτήρες μεγαλύτερου μεγέθους Ακριβώς. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί το διάστιχο (σε στιγμές) που επιλέγουμε στο πλαίσιο Σε Πολλαπλό. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί ένα πολλαπλάσιο του μονού διάστιχου, σύμφωνα με το συντελεστή που έχουμε καταχωρίσει στο πλαίσιο Σε Διάστιχο ονομάζεται η κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών μιας παραγράφου. Καθορίζει πόσο πυκνές ή αραιές θα είναι οι γραμμές του κειμένου. Το κείμενο αυτό έ- χει Μονό διάστιχο Διάστιχο ονομάζεται η κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών μιας παραγράφου. Καθορίζει πόσο πυκνές ή αραιές θα είναι οι γραμμές του κειμένου. Το κείμενο αυτό έχει διάστιχο 1,5 γραμμή Διάστιχο ονομάζεται η κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών μιας παραγράφου. Καθορίζει πόσο πυκνές ή αραιές θα είναι οι γραμμές του κειμένου. Το κείμενο αυτό έχει Διπλό διάστιχο Στον παραπάνω πίνακα βλέπουμε ένα δείγμα κειμένου με διαφορετικές ρυθμίσεις διάστιχου. Προεπισκόπηση Στο πλαίσιο αυτό, το πρόγραμμα μας εμφανίζει ένα δείγμα κειμένου με τις ρυθμίσεις που έχουμε επιλέξει. 69 ΤΥΠ 77

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Στηλοθέτες Το κουμπί αυτό εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Στηλοθέτες, στο οποίο μπορούμε να ορίσουμε τις θέσεις των στηλοθετών μιας παραγράφου, δηλαδή τις θέσεις στις οποίες θα τοποθετείται το σημείο εισαγωγής όταν πατάμε το πλήκτρο Tab. Καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας Στην καρτέλα αυτή μπορούμε να κάνουμε διάφορες ρυθμίσεις που έχουν σχέση με τις αλλαγές γραμμών και σελίδων μέσα σε μια παράγραφο. Εικόνα 5.6 Η καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας του πλαισίου διαλόγου Παράγραφος Στο τμήμα Σελιδοποίηση μπορούμε να κάνουμε επιλογές που έχουν σχέση με τη σελιδοποίηση του εγγράφου μας. 70 ΤΥΠ 78

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Εάν η πρώτη γραμμή μιας παραγράφου βρίσκεται μόνη της στο τέλος μιας σελίδας, ονομάζεται ορφανή. Εάν η τελευταία γραμμή μιας παραγράφου, βρίσκεται μόνη της στην αρχή μιας σελίδας, ονομάζεται χήρα. Η ενεργοποίηση της επιλογής Στοιχείο ελέγχου ''χήρας/ορφανής'' γραμμής δεν αφήνει το πρόγραμμα να χωρίσει μια παράγραφο εάν μένει μια «ορφανή» γραμμή ή μια «χήρα» γραμμή. Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση γραμμών μαζί, ορίζουμε στο πρόγραμμα να μην αλλάζει σελίδα μέσα σε μια παράγραφο. Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση με επόμενα, ρυθμίζουμε το πρόγραμμα ώστε να μην αλλάζει σελίδα μεταξύ της τρέχουσας και της επόμενης παραγράφου. Αν επιλέξουμε το πλαίσιο ελέγχου Αλλαγή σελίδας πριν, το πρόγραμμα προσθέτει μια μη αυτόματη αλλαγή σελίδας πριν από την παράγραφο. Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου Απόκρυψη αριθμών γραμμών, ρυθμίζουμε το πρόγραμμα να μην εμφανίζει τους αριθμούς γραμμών των παραγράφων. Αυτή η ρύθμιση ισχύει μόνον αν έχουμε ενεργοποιήσει την επιλογή Αρίθμηση γραμμών στην καρτέλα Διάταξη του πλαισίου διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας. Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου Να μην γίνεται συλλαβισμός, ρυθμίζουμε το πρόγραμμα να μην κάνει αυτόματο συλλαβισμό σε μια παράγραφο. Αυτή η ρύθμιση ισχύει μόνον αν έχουμε ενεργοποιήσει την επιλογή Αυτόματος συλλαβισμός του εγγράφου του πλαισίου διαλόγου Συλλαβισμός. Περισσότερα για το συλλαβισμό θα δούμε στο Κεφάλαιο 8. Αυτόματο Κείμενο Η λειτουργία Αυτόματου Κειμένου μάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέτουμε γρήγορα διάφορους τύπους κειμένου που χρησιμοποιούμε συχνά. Το Microsoft Word 2002 περιέχει αρκετές ενσωματωμένες καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου που χωρίζονται σε διάφορες κατηγορίες, αλλά μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε και δικές μας καταχωρίσεις. 71 ΤΥΠ 79

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Προσθήκη καταχώρισης Αυτόματου Κειμένου Προκειμένου να προσθέσουμε κείμενο από τις ενσωματωμένες καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου κάνουμε τα εξής: Τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής στην θέση που θέλουμε να εμφανιστεί το κείμενο. Δείχνουμε στην εντολή Αυτόματο Κείμενο του μενού Εισαγωγή. Εμφανίζεται μια λίστα με τις διαθέσιμες κατηγορίες καταχωρίσεων Αυτόματου Κειμένου. Εικόνα 5.7 Κειμένου Η λίστα με τις διαθέσιμες κατηγορίες καταχωρίσεων Αυτόματου Δείχνουμε σε έναν τύπο Αυτόματου Κειμένου και στη συνέχεια επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε. 72 ΤΥΠ 80

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Το κείμενο εμφανίζεται στη θέση του σημείου εισαγωγής. Μπορούμε επίσης να πατήσουμε στο κουμπί Όλες οι καταχωρήσεις της γραμμής εργαλείων Αυτόματο Κείμενο, για να εμφανίσουμε τη λίστα με τις διαθέσιμες καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου. Εικόνα 5.8 Η γραμμή εργαλείων Αυτόματο Κείμενο Προσθήκη νέας καταχώρισης Αυτόματου Κειμένου Το Microsoft Word 2002 μάς επιτρέπει να προσθέσουμε και δικές μας καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου. Αυτό επιτυγχάνεται με δύο τρόπους: με τη χρήση του κουμπιού Δημιουργία της γραμμής εργαλείων Αυτόματο Κείμενο και με τη χρήση του πλαισίου διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση. Προσθήκη νέας καταχώρισης Αυτόματου Κειμένου με το κουμπί Δημιουργία Για να προσθέσουμε μια νέα καταχώριση Αυτόματου Κειμένου με τη βοήθεια του κουμπιού Δημιουργία της γραμμής εργαλείων Αυτόματο Κείμενο, κάνουμε τα εξής: Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να προσθέσουμε. Πατάμε στο κουμπί Δημιουργία. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία αυτόματου κειμένου. Εικόνα 5.9 Το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία αυτόματου κειμένου 73 ΤΥΠ 81

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Το πρόγραμμα μας προτείνει ένα όνομα για το Αυτόματο Κείμενο. Αν δεν μας αρέσει, το διαγράφουμε και πληκτρολογούμε δικό μας. Πατάμε στο ΟΚ. Το Αυτόματο Κείμενο θα εμφανίζεται στις καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου με το όνομα που του δώσαμε. Προσθήκη νέας καταχώρισης Αυτόματου Κειμένου με το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση Ένας άλλος τρόπος για να καταχωρίσουμε Αυτόματο Κείμενο είναι να χρησιμοποιήσουμε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση. Αυτό γίνεται με τον παρακάτω τρόπο: Δείχνουμε στην εντολή Αυτόματο Κείμενο του μενού Εισαγωγή και στη συνέχεια επιλέγουμε Αυτόματο Κείμενο. Μπορούμε επίσης να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση επιλέγοντας την εντολή Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης από το μενού Εργαλεία. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση με ενεργό την καρτέλα Αυτόματο Κείμενο (Εικόνα 5.10). Στο πλαίσιο Εισαγωγή καταχωρήσεων Αυτόματου Κειμένου καταχωρίζουμε το Αυτόματο Κείμενο. Πατάμε στο κουμπί Προσθήκη. Στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση μπορούμε και να διαγράψουμε καταχωρίσεις απλώς επιλέγουμε την καταχώριση που θέλουμε να διαγράψουμε και πατάμε στο κουμπί Διαγραφή. Πατώντας στο κουμπί Εισαγωγή, εισάγουμε την επιλεγμένη καταχώριση στο έγγραφό μας. 74 ΤΥΠ 82

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Εικόνα 5.10 Το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση με ενεργό την καρτέλα Αυτόματο Κείμενο Προσθήκη Αυτόματου Κειμένου σε έγγραφο Όταν πληκτρολογήσουμε τους πρώτους χαρακτήρες μιας καταχώρισης Αυτόματου Κειμένου, το πρόγραμμα θα μας εμφανίσει μια συμβουλή Αυτόματου Κειμένου. Εάν θέλουμε να προσθέσουμε το Αυτόματο Κείμενο που μας προτείνει το πρόγραμμα, πατάμε το πλήκτρο ENTER ή το πλήκτρο F3. Για παράδειγμα, εάν έχουμε καταχωρίσει το αυτόματο κείμενο Πατάμε στο κουμπί και πληκτρολογήσουμε στους έξι πρώτους χαρακτήρες (Πατάμε) το πρόγραμμα θα εμφανίσει μια συμβουλή με το κείμενο Πατάμε στο κουμπί, όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα. 75 ΤΥΠ 83

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 Εικόνα 5.11 Μια συμβουλή Αυτόματου Κειμένου Συμβουλή Για να εμφανίζονται συμβουλές Αυτόματου Κειμένου, πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Εισηγήσεις Αυτόματης Καταχώρησης της καρτέλας Αυτόματο Κείμενο. Συμβουλές για την καταχώριση Αυτόματου Κειμένου Εάν θέλουμε να αποθηκεύσουμε και τη μορφοποίηση παραγράφου της καταχώρισής μας, μαζί με τη μορφοποίηση χαρακτήρων, ώστε, για παράδειγμα, η καταχώριση να είναι στοιχισμένη στο κέντρο της σελίδας, με έντονη και πλάγια γραφή, πρέπει μαζί με το κείμενο να επιλέξουμε και το σημάδι της παραγράφου ( ). Το μήκος των καταχωρίσεων Αυτόματου Κειμένου πρέπει να είναι τουλάχιστον πέντε χαρακτήρες. Όταν δημιουργούμε Αυτόματο Κείμενο μορφοποιημένο με ένα στυλ που έχουμε φτιάξει εμείς, συμβαίνει το εξής: όταν το σημείο εισαγωγής βρίσκεται σε κείμενο μορφοποιημένο με το συγκεκριμένο στυλ, στη γραμμή εργαλείων Αυτόματο Κείμενο είναι διαθέσιμες μόνον οι καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου που έχουν δημιουργηθεί σε αυτό το στυλ. Ωστόσο, στις συμβουλές οθόνης Αυτόματου Κειμένου εμφανίζονται όλες οι καταχωρίσεις, ανεξάρτητα από το στυλ του κειμένου στο οποίο βρίσκεται το σημείο εισαγωγής. 76 ΤΥΠ 84

Κεφάλαιο 5: Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας Ερωτήσεις και ασκήσεις επανάληψης Κεφαλαίου 5 1. Πληκτρολογήστε το παρακάτω κείμενο: 10-9, Η 2 Ο, +20 ο C, και m 2 2. Τι εννοούμε όταν λέμε πως μια γραμματοσειρά είναι True Type; 3. Πληκτρολογήστε το παρακάτω κείμενο χωρίς καμία μορφοποίηση: Φωνητικά Σχόλια Αν διαθέτουμε ένα μικρόφωνο, ηχεία, και κάρτα ήχου, το πρόγραμμα μας παρέχει τη δυνατότητα να εισαγάγουμε φωνητικά σχόλια στα έγγραφά μας. Για να το επιτύχουμε αυτό, απλώς πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή ηχητικού αντικειμένου στο τμήμα παραθύρου Σχόλια και στη συνέχεια πατάμε στο κουμπί Εγγραφή του παραθύρου ηχογράφησης για να ξεκινήσει η εγγραφή φωνής. Όταν είμαστε έτοιμοι, πατάμε στο κουμπί Διακοπή για να τερματίσουμε την εγγραφή, οπότε στη θέση του σχολίου εμφανίζεται ένα εικονίδιο ηχείου. Διπλοπατώντας στο εικονίδιο αυτό, μπορούμε να ακούσουμε το φωνητικό μας σχόλιο. 4. Εφαρμόστε εκτεταμένη απόσταση 3 στιγμών στους χαρακτήρες του τίτλου. 5. Εφαρμόστε το εφέ κίνησης Σπινθηρίζον κείμενο στην επικεφαλίδα. 6. Εφαρμόστε το εφέ Μικρά κεφαλαία στην επικεφαλίδα. 7. Εφαρμόστε απόσταση 8 στ μετά από κάθε παράγραφο του κειμένου, εξαιρώντας την επικεφαλίδα. 8. Εφαρμόστε σε όλες τις παραγράφους εκτός της επικεφαλίδας εσοχή πρώτης γραμμής 1 εκ. 9. Χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο, εφαρμόστε έντονη και πλάγια γραφή στο κείμενο Εισαγωγή ηχητικού αντικειμένου της δεύτερης παραγράφου. 10. Εφαρμόστε μέγεθος γραμματοσειράς 19 στ στον τίτλο. 77 ΤΥΠ 85

Οδηγός για το ECDL Advanced Επεξεργασία κειμένου: Word 2002 11. Εφαρμόστε διπλή υπογράμμιση στις λέξεις μικρόφωνο, ηχεία, και κάρτα ήχου της πρώτης παραγράφου του κειμένου. 12. Ορίστε την κλίμακα χαρακτήρων σε όλο το έγγραφο σε 110%. 13. Ορίστε τη θέση του τίτλου ώστε να είναι υπερυψωμένη κατά 7 στ. 14. Ορίστε την απόσταση μεταξύ των γραμμών όλου του κειμένου (εκτός από τον τίτλο) σε ακριβώς 18 στ. 15. Εφαρμόστε πλήρη στοίχιση σε όλο το κείμενο εκτός της επικεφαλίδας. 16. Τι ονομάζουμε χήρα και τι ορφανή γραμμή; 17. Πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε το πρόγραμμα ώστε να μην κόβει μια παράγραφο στη μέση όταν υπάρχει αλλαγή σελίδας; 18. Τι είναι και σε τι μας εξυπηρετεί το Αυτόματο Κείμενο; 19. Δημιουργήστε μια καταχώριση Αυτόματου Κειμένου με το ονοματεπώνυμό σας. 20. Προσθέστε το Αυτόματο Κείμενο που δημιουργήσατε στο τέλος του εγγράφου. 21. Διαγράψτε το Αυτόματο Κείμενο που μόλις προσθέσατε. 22. Αποθηκεύστε το έγγραφο με το όνομα Φωνητικά σχόλια. 78 ΤΥΠ 86