Περιεχόμενα. 1 Tο βιβλίο Τα βασικά iii. Ευχαριστίες...x

Περιεχόμενα Ευχαριστίες...x 1 Tο βιβλίο... 1 Χωρίς τεχνικούς όρους!...1 Χρήσιμες εργασίες......2...και ο ευκολότερος τρόπος για να τις εκτελέσετε...2 Σύντομη παρουσίαση...2 Τι νέο υπάρχει στο Word 2002;...4 2 Τα βασικά... 7 Μία τελευταία λέξη (ή και δύο)...6 Περιήγηση στα στοιχεία του Word...8 Δημιουργία νέου εγγράφου...10 Εργασία με ένα υπάρχον έγγραφο...12 ΝΕΟ Εύρεση εγγράφου...13 Επεξεργασία κειμένου...14 ΝΕΟ Μορφοποίηση κειμένου...15 Μετακίνηση και αντιγραφή κειμένου...16 Τόσο πολλοί τρόποι για να το κάνετε...18 Διόρθωση ορθογραφίας και γραμματικής...20 Εκτύπωση εγγράφου...21 Βοήθεια...22 Πρόσθετη βοήθεια...23 Χρήση γραμμών εργαλείων του Word...24 iii

iv Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά 3 Προσαρμογή του εγγράφου σας... 25 Δημιουργία διαφορετικών τύπων εγγράφων...26 Πρότυπα, στυλ, Οδηγοί, και άμεση μορφοποίηση...28 ΝΕΟ Μορφοποίηση του εγγράφου σας...30 Προσαρμοσμένη μορφοποίηση κειμένου...32 Προσαρμοσμένη μορφοποίηση παραγράφου...34 Αυτόματη μορφοποίηση εγγράφου...35 Διαμόρφωση σελίδας...36 Μορφοποίηση κατά τη δημιουργία...38 Προσαρμογή προτύπου...40 Σχεδιασμός προτύπου...42 Δημιουργία των δικών σας στυλ...44 Καθορισμός αλλαγών στυλ...45 Αλλαγή προτύπου...46 4 Σύνταξη επιστολής... 47 Δημιουργία επιστολής...48 Δημιουργία προσωπικού προτυπωμένου επιστολόχαρτου...50 Σχεδιασμός προτυπωμένων επιστολόχαρτων...51 ΝΕΟ Προσθήκη υδατογραφήματος...52 Εκτύπωση φακέλου...54 Εκτύπωση ετικέτας διεύθυνσης...55 Συγχώνευση αλληλογραφίας: ευλογία και κατάρα...56 Δημιουργία ομαδικής επιστολής...58 Εκτύπωση φακέλων από λίστα παραληπτών...60 Δημιουργία λίστας παραληπτών...62 Διαχείριση λίστας παραληπτών...64

Περιεχόμενα v 5 Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φαξ... 65 Χρήση του Word για τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας...66 Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...67 Καθορισμός προεπιλεγμένης μορφοποίησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...68 Αποστολή εγγράφου ως μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...70 Αποστολή αρχείου εγγράφου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...71 Έλεγχος του κρυφού περιεχομένου σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...72 Αποστολή εγγράφου ως φαξ...73 Δημιουργία συνοδευτικής σελίδας φαξ...74 6 Δημιουργία μεγάλου εγγράφου... 75 Οργάνωση με χρήση στυλ...76 Εύρεση θεμάτων σε ένα έγγραφο...78 Αρίθμηση επικεφαλίδων...79 Αναδιοργάνωση εγγράφου...80 Φυλλομέτρηση στο έγγραφό σας...82 Αρίθμηση σελίδων και δημιουργία επαναλαμβανόμενων κεφαλίδων ή υποσέλιδων...83 Δημιουργία μεταβλητών επαναλαμβανόμενων κεφαλίδων ή υποσέλιδων...84 Εύρεση κειμένου...86 Αντικατάσταση κειμένου...88 Αντιγραφή πληροφοριών από πολλές θέσεις...89 Δημιουργία κεφαλαίων...90 Αλλαγή προσανατολισμού σελίδας σε ένα έγγραφο...91 Αλλαγή περιθωρίων σε ένα έγγραφο...92 Δημιουργία πίνακα περιεχομένων...93 Δημιουργία ευρετηρίου...94 Εκτύπωση διπλής όψης...96

vi Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά 7 Δημιουργία ενός τεχνικού εγγράφου... 97 Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων...98 Δημιουργία υποσημειώσεων...99 Δημιουργία υποσημειώσεων...99 Δημιουργία εξίσωσης...100 ΝΕΟ Εισαγωγή διαγράμματος...101 Εισαγωγή δεδομένων του Excel...102 Εισαγωγή γραφήματος του Excel...104 Προσθήκη λεζαντών σε πίνακες και εικόνες...105 Δημιουργία πίνακα εικόνων...106 Αρίθμηση γραμμών...107 Δημιουργία παραπομπών...108 8 Οργάνωση με πίνακες και λίστες... 109 Δημιουργία πίνακα...110 Η ανατομία ενός πίνακα...112 ΝΕΟ Προσαρμογή της εμφάνισης ενός πίνακα...113 Προσθήκη ή διαγραφή γραμμών και στηλών...114 Τοποθέτηση στοιχείων σε έναν πίνακα...115 Προσαρμογή της διάταξης ενός πίνακα...116 Στοίχιση πίνακα...118 Μετακίνηση πίνακα...119 Δημιουργία λίστας με κουκκίδες ή αρίθμηση...120 Δημιουργία λίστας πολλών επιπέδων...121 Προσαρμογή λίστας...122 ΝΕΟ Σχεδιασμός λίστας...123 Οργάνωση των πληροφοριών σας...124

Περιεχόμενα vii 9 Προσθήκη εικόνων και σχεδίων... 125 Εισαγωγή εικόνων clip art...126 Εισαγωγή εικόνας...127 Επεξεργασία εικόνας...128 Τοποθέτηση εικόνας...130 ΝΕΟ Δημιουργία σχεδίου...132 Προσθήκη περιγράμματος σε εικόνα...134 Μορφοποίηση σχεδίου...135 ΝΕΟ Μείωση του μεγέθους αρχείου εικόνας...136 10 Ηλεκτρονική έκδοση εντύπων... 137 Ροή κειμένου σε στήλες...138 Δημιουργία παράπλευρης διάταξης...139 Προσθήκη γραμμικού περιγράμματος σελίδας...140 Προσθήκη καλλιτεχνικού περιγράμματος σελίδας...141 Προσθήκη περιγράμματος ή σκίασης σε παράγραφο...142 Ρύθμιση της απόστασης μεταξύ χαρακτήρων...143 Δημιουργία εμβόλιμης επικεφαλίδας...144 ΝΕΟ Συνδυασμός κειμένου και γραφικών...145 Τοποθέτηση στοιχείων στη σελίδα...146 Προσαρμογή της αναδίπλωσης κειμένου...148 Δημιουργία αρχιγραμμάτων...150 Δημιουργία αποφθέγματος...151 Δημιουργία καλλιτεχνικού κειμένου...152 Δημιουργία σημειώσεων περιθωρίου...154 Γραφή κειμένου με πλάγιο προσανατολισμό...156 Ροή κειμένου σε πλαίσια κειμένου και Αυτόματα Σχήματα...157 ΝΕΟ Δημιουργία φυλλαδίου...158

viii Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά 11 Συνεργασία με άλλους... 159 Δημιουργία ηλεκτρονικού εγγράφου...160 Χρήση υπερσυνδέσμων...162 Μορφοποίηση ηλεκτρονικού εγγράφου...164 Μετατροπή εγγράφου σε ιστοσελίδα...166 Δημιουργία ιστοσελίδας...167 Δημιουργία τοποθεσίας Ιστού...168 ΝΕΟ ΝΕΟ ΝΕΟ Αποθήκευση εγγράφου στο Internet...169 Κοινή χρήση εγγράφων με την τοποθεσία SharePoint...170 Ταυτόχρονη επεξεργασία εγγράφου...171 Σχολιασμός εγγράφου σε σύνδεση...172 Αποστολή εγγράφου για αναθεώρηση...174 Αναθεώρηση εγγράφου...176 Εξέταση αναθεωρήσεων...177 Σύγκριση εγγράφων...178 Συνδυασμός αναθεωρήσεων...179 Έλεγχος των δυνατοτήτων αναθεώρησης...180 Επισήμανση κειμένου...181 Κοινή χρήση προτύπων...182 12 Εναλλακτικές μέθοδοι προσθήκης περιεχομένου... 183 Εισαγωγή κειμένου που χρησιμοποιείται συχνά...184 Αυτόματη διόρθωση κειμένου...186 ΝΕΟ Χρήση έξυπνων ετικετών...188 Αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών από το Word...189 ΝΕΟ Μετάφραση ξενόγλωσσου κειμένου...190 ΝΕΟ Σάρωση κειμένου...192 ΝΕΟ Μετατροπή φαξ σε έγγραφο του Word...193 Σύνοψη εγγράφου...194

Περιεχόμενα ix 13 Έλεγχος του εγγράφου σας... 195 Έλεγχος γραμματικής και ορθογραφίας...196 Τι θα ελεγχθεί...198 Ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος σε άλλη γλώσσα...200 Εύρεση εναλλακτικής διατύπωσης...202 Βελτίωση της διάταξης με το συλλαβισμό...203 Μικροβελτιώσεις του εγγράφου...204 Έλεγχος διαφορετικών εκδόσεων...206 Τι συνέβη στο έγγραφό μου;...207 ΝΕΟ Τυποποίηση της μορφοποίησης...208 ΝΕΟ Αλλαγή μορφοποίησης...210 Επανέλεγχος του εγγράφου...211 Έλεγχος της διάταξης...212 14 Προσαρμογή και συντήρηση του Word... 213 Προσθαφαίρεση στοιχείων...214 Αλλαγή του τρόπου αποθήκευσης αρχείων από το Word...215 Προσαρμογή του παραθύρου του Word...216 Διατήρηση της ασφάλειας στο σύστημά σας...218 Διαχείριση γραμμών εργαλείων και μενού...220 Αναδιάταξη γραμμών εργαλείων...221 Αναδιάταξη κουμπιών γραμμών εργαλείων και μενού...222 Προσαρμογή γραμμών εργαλείων και μενού...224 Δημιουργία πλήκτρων συντόμευσης...226 Δημιουργία δικών σας διαταγών...227 Μεταφορά στυλ, Αυτόματου Κειμένου, και μακροεντολών...229 ΝΕΟ Επισκευή εγγράφου...230 Έλεγχος του Βοηθού του Office...231 Ευρετήριο... 233

Δημιουργία μεγάλου εγγράφου Στο κεφάλαιο αυτό Οργάνωση με χρήση στυλ Εύρεση θεμάτων σε ένα έγγραφο Αρίθμηση επικεφαλίδων Αναδιοργάνωση εγγράφου Φυλλομέτρηση στο έγγραφό σας Αρίθμηση σελίδων και δημιουργία επαναλαμβανόμενων κεφαλίδων ή υποσέλιδων Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου Αντιγραφή πληροφοριών από πολλές θέσεις Δημιουργία κεφαλαίων Αλλαγή προσανατολισμού σελίδας και περιθωρίων σε ένα έγγραφο Δημιουργία πίνακα περιεχομένων και ευρετηρίου Εκτύπωση διπλής όψης Ποια είναι διαφορά ανάμεσα στη δημιουργία ενός μεγάλου εγγράφου και τη δημιουργία ενός μικρού; Λοιπόν, η μια διαφορά είναι ότι το μεγάλο έγγραφο μπορεί να σας προκαλέσει πολύ μεγαλύτερο πονοκέφαλο! Αν το έγγραφό σας αποτελείται απλώς από πολλές σελίδες κειμένου χωρίς κανένα άλλο στοιχείο επικεφαλίδες, γραφικά, ενότητες η μόνη διαφορά ανάμεσα σε αυτό και ένα μικρό έγγραφο ίσως είναι ότι θα χρειαστεί να προσθέσετε αριθμούς σελίδων. Πολλά μεγάλα έγγραφα όμως περιέχουν στοιχεία όπως πίνακες, γραφικά, επικεφαλίδες διαφορετικών επιπέδων, υποσημειώσεις, κ.ο.κ. Όταν ένα έγγραφο περιέχει τόσο πολλά στοιχεία, είναι σημαντικό να τα οργανώσετε με συνεπή τρόπο ώστε οι αναγνώστες σας να μπορούν να καταλάβουν πώς και πού θα βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται. Με το παράθυρο εργασιών Στυλ και μορφοποίηση, μπορείτε να εφαρμόσετε στυλ γρήγορα και να δημιουργήσετε μια πλήρως κατανοητή ιεραρχία επικεφαλίδων, όπως και να μορφοποιήσετε το σώμα του κειμένου, τις λεζάντες, και άλλα στοιχεία για να δώσετε μια ομοιόμορφη εμφάνιση στο έγγραφό σας. Το Microsoft Word 2002 μπορεί να σας βοηθήσει να διαιρέσετε ένα μεγάλο έγγραφο σε κεφάλαια ή ενότητες, να προσθέσετε επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες ή υποσέλιδα, και να αριθμήσετε τις σελίδες. Το Word σάς παρέχει επίσης μια μεγάλη ποικιλία στυλ για πίνακες περιεχομένων και ευρετήρια, και σας καθοδηγεί κατά τη δημιουργία τους. Ένα μεγάλο έγγραφο πρέπει να σχεδιαστεί προσεκτικά και μπορεί να αναθεωρηθεί πολλές φορές. Μπορεί να συμβούν πράγματα αναπάντεχα: για παράδειγμα, οι υπεύθυνοι του τμήματος μάρκετινγκ να αλλάξουν το όνομα του προϊόντος για το οποίο γράφετε. Εσείς πρέπει να παρουσιάσετε την αναφορά σας σε μια μεγάλη σύσκεψη το πρωί. Θα χρειαστείτε ολόκληρη τη νύχτα για να κάνετε αλλαγές. Μην πανικοβάλλεστε! Δε θα χρειαστεί να δουλέψετε μέχρι τις πρώτες πρωινές ώρες, επειδή το Word μπορεί να κάνει τις αλλαγές για λογαριασμό σας μέσα σε λίγα λεπτά. Χρησιμοποιώντας τα ισχυρά εργαλεία του Word, θα ξεχάσετε τους πονοκεφάλους που σας προκαλούσαν τα μεγάλα έγγραφα! 75

76 Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά Οργάνωση με χρήση στυλ Τα στυλ παραγράφων κάνουν κάτι περισσότερο από γρήγορη μορφοποίηση των παραγράφων. αναθέτουν ένα επίπεδο διάρθρωσης σε κάθε παράγραφο ενός εγγράφου. Το Word χρησιμοποιεί αυτά τα επίπεδα για να κατανοεί την οργάνωση του εγγράφου σας ποιες παράγραφοι είναι ε- πικεφαλίδες, ποιες δευτερεύουσες επικεφαλίδες, και ποιες κείμενο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καθορισμένη ιεραρχία διάρθρωσης του Word ή να δημιουργήσετε τη δική σας δομή καθορίζοντας τα επίπεδα διάρθρωσης των στυλ σας. ΔΕΙΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία στυλ, δείτε την ενότητα "Δημιουργία των δικών σας στυλ" στη σελίδα 44. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της προβολής Διάρθρωσης για να βλέπετε την ιεραρχία των επικεφαλίδων σας, δείτε την ενότητα "Αναδιοργάνωση εγγράφου" στη σελίδα 80. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη μεταφορά στυλ μεταξύ προτύπων και εγγράφων, δείτε την ενότητα "Μεταφορά στυλ, Αυτόματου Κειμένου, και μακροεντολών" στη σελίδα 229. Δημιουργία ιεραρχίας επικεφαλίδων 1 Ξεκινήστε το Word και ανοίξτε το έγγραφό σας αν αυτό δεν είναι ήδη ανοιχτό. Μεταφερθείτε σε Κανονική προβολή. 2 Διαλέξτε Επιλογές από το μενού Εργαλεία. 4 Πατήστε στο κουμπί Στυλ και μορφοποίηση για να εμφανίσετε το ομώνυμο παράθυρο εργασιών αν αυτό δεν είναι ήδη ανοιχτό. 5 Πατήστε σε μια παράγραφο. 3 Στην καρτέλα Προβολή του πλαισίου διαλόγου Επιλογές, ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου και πατήστε στο OK. 6 Παρατηρήστε το στυλ που έχει ανατεθεί στην παράγραφο. 7 Αν χρειάζεται, εφαρμόστε κάτι από τα εξής: Ένα κατάλληλο στυλ επικεφαλίδας σε μια παράγραφο επικεφαλίδας. Ένα κατάλληλο στυλ σώματος κειμένου (όπως το Βασικό) σε μια παράγραφο σώματος κειμένου. Ένα κατάλληλο ειδικό στυλ (ένα στυλ λεζάντας, για παράδειγμα) σε μια ειδική παράγραφο.

Καθορισμός ενός στυλ ως επικεφαλίδας 1 Πατήστε σε μια παράγραφο, το στυλ της οποίας θέλετε να καθορίσετε ως επικεφαλίδα σε μια διάρθρωση. Κεφάλαιο 6: Δημιουργία μεγάλου εγγράφου 77 2 Δείξτε στο στυλ, πατήστε στο κάτω βέλος, και επιλέξτε Τροποποίηση από το μενού που εμφανίζεται. 3 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, αν θέλετε να αποθηκεύσετε την αλλαγή του στυλ στο πρότυπό σας. 5 Καθορίστε ένα επίπεδο διάρθρωσης. 7 Πατήστε στο OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Τροποποίηση στυλ. 4 Πατήστε στο κουμπί Μορφοποίηση και επιλέξτε Παράγραφος από το μενού που εμφανίζεται. 6 Πατήστε στο OK. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Για να βλέπετε τα ονόματα των στυλ όλων των παραγράφων σας καθώς δουλεύετε, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Ε- πιλογές και, στην καρτέλα Προβολή, καταχωρίστε μια τιμή (για παράδειγμα 0,7") στο πλαίσιο Πλάτος περιοχής στυλ. πατήστε στο OK. Τώρα θα βλέπετε όλα τα στυλ παραγράφων στην αριστερή πλευρά της σελίδας.

78 Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά Εύρεση θεμάτων σε ένα έγγραφο Όσο μεγαλύτερο γίνεται ένα έγγραφο, τόσο πιο δύσκολο είναι να βρείτε ένα συγκεκριμένο θέμα μέσα σε αυτό. Σε τέτοιες περιπτώσεις, θα εκτιμήσετε πραγματικά τη λειτουργία Χάρτη εγγράφου του Word. Όταν εμφανίζετε το Χάρτη εγγράφου, μπορείτε να δείτε μια προβολή διάρθρωσης του εγγράφου σας και, με ένα πάτημα του ποντικιού ή δύο, μπορείτε να μεταφερθείτε αμέσως στο κατάλληλο θέμα. Η δομή της διάρθρωσης βασίζεται στα επίπεδα επικεφαλίδων που έχουν ανατεθεί στα στυλ που χρησιμοποιήσατε. Περιήγηση με το Χάρτη εγγράφου ΔΟΚΙΜΑΣΤΕ ΑΥΤΟ: Σύρετε το περίγραμμα μεταξύ του Χάρτη εγγράφου και της περιοχής κειμένου για να μεγαλώσετε ή να μικρύνετε την περιοχή του Χάρτη Εγγράφου. 1 Πατήστε στο κουμπί Χάρτης εγγράφου. 3 Επιλέξτε ένα θέμα. Πατήστε σε ένα σύμβολο συν για να αναπτύξετε τη λίστα επικεφαλίδων κάτω από αυτό. Πατήστε σε ένα σύμβολο πλην για να συμπτύξετε τη λίστα επικεφαλίδων ακριβώς κάτω από αυτό. Όταν πατάτε σε ένα θέμα, το Word σάς μεταφέρει στο συγκεκριμένο θέμα του εγγράφου. 4 Εξετάστε το περιεχόμενο. Αν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε το Χάρτη εγγράφου για να εντοπίσετε και να αναθεωρήσετε άλλα θέματα. Όταν τελειώσετε, πατήστε πάλι στο κουμπί Χάρτης εγγράφου για να κρύψετε το Χάρτη εγγράφου. 2 Πατήστε στον τύπο προβολής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε: Προβολή Διάταξης Web για να δείτε εύκολα όλο το περιεχόμενο του εγγράφου. Προβολή Διάταξης εκτύπωσης για να δείτε τη μορφοποίηση και τις αλλαγές γραμμών που θα χρησιμοποιηθούν στο τυπωμένο έγγραφο. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Δείξτε σε ένα θέμα για να δείτε ολόκληρη την περιγραφή του, αν η επικεφαλίδα είναι υπερβολικά μεγάλη και δε φαίνεται ολόκληρη στην περιοχή του Χάρτη εγγράφου. ΔΕΙΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαμόρφωση της δομής του εγγράφου σας, δείτε την ενότητα "Οργάνωση με χρήση στυλ" στη σελίδα 76.

Κεφάλαιο 6: Δημιουργία μεγάλου εγγράφου 79 Αρίθμηση επικεφαλίδων Μια πρακτική που είναι ευρέως αποδεκτή είναι η αρίθμηση κάθε επιπέδου επικεφαλίδας σε ορισμένα μεγάλα έγγραφα ώστε, όταν ένα συγκεκριμένο έγγραφο αναθεωρείται ή είναι υπό συζήτηση σε κάποια σύσκεψη, να είναι εύκολο να γίνεται αναφορά στις σχετικές ενότητες. Το Word χρησιμοποιεί τη ρύθμιση επιπέδου διάρθρωσης κάθε στυλ ως βάση για την ιεραρχία α- ρίθμησης. Αρίθμηση των επικεφαλίδων 3 Επιλέξτε Κουκκίδες και αρίθμηση από το μενού Μορφή. ΔΕΙΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την τροποποίηση ενός στυλ, δείτε την ενότητα "Τροποποίηση στυλ σε ένα έγγραφο" στη σελίδα 45. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση των επιπέδων διάρθρωσης, δείτε την ενότητα "Οργάνωση με χρήση στυλ" στη σελίδα 76. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Για να αριθμήσετε όλες τις γραμμές ενός εγγράφου, επιλέξτε Διαμόρφωση σελίδας από το μενού Αρχείο και πατήστε στο κουμπί Αρίθμηση γραμμών της καρτέλας Διάταξη. 2 Πατήστε στην πρώτη παράγραφο επικεφαλίδας. 1 Επαληθεύστε ότι έχουν εφαρμοστεί τα σωστά στυλ σε όλες τις επικεφαλίδες. 4 Πατήστε στην καρτέλα Αριθμημένη διάρθρωση. 5 Πατήστε σε έναν από τους συνδυασμούς που υπάρχουν στην κάτω γραμμή. 6 Πατήστε στο OK. 7 Βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες του εγγράφου σας είναι αριθμημένες σωστά. Αν δε σας αρέσει ο τρόπος αρίθμησης, πατήστε στο κουμπί Αναίρεση της Βασικής γραμμής εργαλείων.

80 Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά Αναδιοργάνωση εγγράφου Η προβολή Διάρθρωσης είναι ένας καλός τρόπος να βλέπετε τη δομή του εγγράφου σας και να τροποποιείτε τη σειρά παρουσίασης των θεμάτων του. Η δομή διάρθρωσης θεωρεί ότι έχετε χρησιμοποιήσει συγκεκριμένα στυλ για να οργανώσετε το έγγραφό σας σε μια ιεραρχία θεμάτων και δευτερευόντων θεμάτων. ΔΟΚΙΜΑΣΤΕ ΑΥΤΟ: Σύρετε το σύμβολο συν ή πλην ενός θέματος αριστερά, για να προβιβάσετε γρήγορα το επίπεδο διάρθρωσης του θέματος, δεξιά για να το υποβιβάσετε, ή στο δεξιό άκρο για να το μετατρέψετε σε σώμα κειμένου. Αν αλλάξετε το επίπεδο διάρθρωσης, θα αλλάξει και το στυλ που είναι εφαρμοσμένο στη συγκεκριμένη παράγραφο. Εμφάνιση της διάρθρωσης εγγράφου 1 Ξεκινήστε το Word, και ανοίξτε το έγγραφό σας αν αυτό δεν είναι ήδη ανοιχτό. Μεταφερθείτε σε προβολή Διάρθρωσης. 4 Πατήστε εδώ για να αλλάξετε το επίπεδο διάρθρωσης μιας επικεφαλίδας προβιβάζοντας ή υποβιβάζοντάς την κατά ένα επίπεδο ή καθορίζοντας απευθείας το επίπεδο διάρθρωσης. 5 Πατήστε για να αναπτύξετε ή να συμπτύξετε το περιεχόμενο που υπάρχει κάτω από μια επικεφαλίδα. 2 Καθορίστε τα επίπεδα επικεφαλίδων που θέλετε να εμφανιστούν. Ένα σύμβολο συν σημαίνει ότι υπάρχει περιεχόμενο κάτω από την επικεφαλίδα Ένα σύμβολο πλην σημαίνει ότι δεν υπάρχει περιεχόμενο κάτω από την επικεφαλίδα 3 Πατήστε σε μια επικεφαλίδα. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Για να αναπτύξετε ή να συμπτύξετε γρήγορα μια ενότητα, διπλοπατήστε στο σύμβολο συν που υπάρχει δίπλα στην επικεφαλίδα της. Μια υπογράμμιση σημαίνει ότι το περιεχόμενο κάτω από την επικεφαλίδα είναι συνεπτυγμένο και δεν εμφανίζεται.

Κεφάλαιο 6: Δημιουργία μεγάλου εγγράφου 81 Μετακίνηση μιας παραγράφου 1 Αναπτύξτε τη διάρθρωση ώστε να φαίνεται και η παράγραφος που θέλετε να μετακινήσετε και η θέση προορισμού της. 2 Πατήστε στην παράγραφο που θέλετε να μετακινήσετε. 3 Πατήστε εδώ για να μετακινήσετε την παράγραφο προς τα πάνω ή προς τα κάτω στο έγγραφο. Μετακίνηση μιας ενότητας 1 Πατήστε στο σύμβολο συν για να επιλέξετε ολόκληρη την ενότητα. 2 Πατήστε για να μετακινήσετε το θέμα επάνω ή κάτω στο έγγραφο. ΠΡΟΣΟΧΗ: Να είστε πολύ προσεκτικοί με την επεξεργασία κειμένου όταν βρίσκεστε σε προβολή Διάρθρωσης. Για παράδειγμα, αν το κείμενο μιας ενότητας είναι συνεπτυγμένο κάτω από την επικεφαλίδα του, μπορεί να νομίζετε ότι διαγράφετε μόνο την επικεφαλίδα αλλά στην πραγματικότητα να διαγράφετε όλο το κείμενο αυτής της ενότητας. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Όταν επιλέγετε και μετακινείτε μια ενότητα, μετακινούνται και όλες οι παράγραφοί της, ακόμα και εκείνες που δεν είναι ανεπτυγμένες και δεν εμφανίζονται. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Για να μετακινήσετε γρήγορα μια ενότητα, πατήστε στο σύμβολο συν δίπλα στην επικεφαλίδα της, και μετά σύρετε την επικεφαλίδα προς τα πάνω ή προς τα κάτω στο έγγραφο.

82 Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά Φυλλομέτρηση στο έγγραφό σας Όταν επεξεργάζεστε ή ελέγχετε την ορθογραφία και τη γραμματική ενός εγγράφου, συνήθως το κάνετε σε στάδια: μπορεί, για παράδειγμα, να ελέγξετε πρώτα τους πίνακες, στη συνέχεια τα γραφικά, κλπ. Μπορείτε να κινηθείτε μέσα στο έγγραφό σας μεταφερόμενοι στην επόμενη παρουσία ενός συγκεκριμένου στοιχείου, με τη βοήθεια ενός μικρού κουμπιού που πραγματοποιεί μια πολύ σημαντική λειτουργία. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα στα δεξιά για το αποτέλεσμα που θέλετε. Αναζήτηση κατά στοιχείο 1 Πατήστε στο κουμπί Επιλογή αντικειμένου αναζήτησης, στο κάτω μέρος της κατακόρυφης ράβδου κύλισης. 2 Πατήστε στον τύπο στοιχείου που ψάχνετε. 3 Πατήστε στο κατάλληλο κουμπί για να μεταφερθείτε στην επόμενη ή στην προηγούμενη παρουσία του στοιχείου. Στοιχεία του κουμπιού "Επιλογή αντικειμένου αναζήτησης" Κουμπί Αποτέλεσμα Εμφάνιση της καρτέλας Μετάβαση σε του πλαισίου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση Εμφάνιση της καρτέλας Εύρεση του πλαισίου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση Μεταφορά στην επόμενη ή στην προηγούμενη διόρθωση Μεταφορά στην επόμενη ή στην προηγούμενη επικεφαλίδα Μεταφορά στο επόμενο ή το προηγούμενο γραφικό Μεταφορά στον επόμενο ή τον προηγούμενο πίνακα Μεταφορά στο επόμενο ή το προηγούμενο πεδίο Μεταφορά στην επόμενη ή την προηγούμενη σημείωση τέλους Μεταφορά στην επόμενη ή την προηγούμενη υποσημείωση Μεταφορά στο επόμενο ή το προηγούμενο σχόλιο Μεταφορά στην επόμενη ή την προηγούμενη ενότητα Μεταφορά στην επόμενη ή την προηγούμενη σελίδα 4 Συνεχίστε να πατάτε στα κουμπιά για να μετακινείστε μέσα στο έγγραφο, εντοπίζοντας κάθε παρουσία του στοιχείου που σας ενδιαφέρει. ΔΕΙΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του Χάρτη εγγράφου για την εύρεση θεμάτων σε ένα μεγάλο έγγραφο, δείτε την ενότητα "Εύρεση θεμάτων σε ένα έγγραφο" στη σελίδα 78.

Κεφάλαιο 6: Δημιουργία μεγάλου εγγράφου 83 Αρίθμηση σελίδων και δημιουργία επαναλαμβανόμενων κεφαλίδων ή υποσέλιδων Εκτός από τους αριθμούς σελίδων, ένα μεγάλο έγγραφο έχει συνήθως και έναν τύπο αναγνωριστικού κειμένου που ονομάζεται επαναλαμβανόμενη κεφαλίδα ή υποσέλιδο στην κορυφή ή στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε αυτό το στοιχείο μία φορά, και το Word το τοποθετεί στις σελίδες που καθορίζετε. Στην ο- θόνη σας μπορείτε να δείτε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα της σελίδας σας μόνο σε προβολή Διάταξης εκτύπωσης ή σε Προεπισκόπηση ε- κτύπωσης. Δημιουργία κεφαλίδας 1 Επιλέξτε Κεφαλίδες και υποσέλιδα από το μενού Προβολή. 2 Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιηθεί ως κεφαλίδα στην ομώνυμη περιοχή. Χρησιμοποιήστε στηλοθέτες, κενά διαστήματα, στοίχιση παραγράφων, και ρυθμίσεις γραμματοσειρών για να προσαρμόσετε τη διάταξη. Δημιουργία υποσέλιδου 1 Πατήστε στο κουμπί Εναλλαγή μεταξύ κεφαλίδας και υποσέλιδου. 3 Χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων ή τις καταχωρίσεις του Αυτόματου Κειμένου για να καταχωρίσετε πληροφορίες. 2 Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιηθεί ως υποσέλιδο στην ομώνυμη περιοχή. 4 Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο. 3 Χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων ή τις καταχωρίσεις του Αυτόματου Κειμένου για να καταχωρίσετε πληροφορίες. 4 Αν δε θέλετε να προσθέσετε και υποσέλιδο, πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Η επαναλαμβανόμενη κεφαλίδα ή το υποσέλιδο βρίσκεται σε διαφορετική στρώση από εκείνη του κειμένου στο έγγραφό σας. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο του εγγράφου σας όταν επεξεργάζεστε μια επαναλαμβανόμενη κεφαλίδα ή υποσέλιδο, και το αντίστροφο. ΔΟΚΙΜΑΣΤΕ ΑΥΤΟ: Δε χρειάζεται να εμβαθύνετε πολύ στις επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες αν το μόνο στοιχείο που χρειάζεστε στην κεφαλίδα ή στο υποσέλιδο είναι ο α- ριθμός σελίδας. Στο μενού Εισαγωγή, επιλέξτε Αριθμοί σελίδας και χρησιμοποιήστε το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου για να καθορίσετε τη θέση που θέλετε να εμφανίζονται οι αριθμοί στη σελίδα.

84 Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά Δημιουργία μεταβλητών επαναλαμβανόμενων κεφαλίδων ή υποσέλιδων Κοιτάξτε τα περισσότερα βιβλία και θα δείτε ότι οι μονές και ζυγές σελίδες συνήθως έχουν εναλλασσόμενες επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες ή υποσέλιδα. Αυτό είναι ένα αρκετά βασικό σχέδιο, ειδικά σε έγγραφα διπλής όψης, και μπορείτε να το δημιουργήσετε και εσείς πολύ εύκολα στο Word. Οι επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες ή υποσέλιδα είναι ορατές στην οθόνη όταν βλέπετε το έγγραφο σε προβολή Διάταξης εκτύπωσης ή σε Προεπισκόπηση εκτύπωσης, και εμφανίζονται στις καθορισμένες σελίδες του έντυπου εγγράφου. Καθορισμός διαφορετικών κεφαλίδων ή υποσέλιδων 1 Με το έγγραφό σας ανοιχτό, επιλέξτε Διαμόρφωση σελίδας από το μενού Αρχείο για να ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας. Πατήστε στην καρτέλα Διάταξη αν δεν είναι ήδη στο προσκήνιο. 2 Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να έχετε διαφορετικές κεφαλίδες ή υποσέλιδα στις μονές και στις ζυγές σελίδες. 3 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να έχετε διαφορετική ή κενή κεφαλίδα ή υποσέλιδο στην πρώτη σελίδα. 4 Πατήστε στο OK. Δημιουργία κεφαλίδας ή υποσέλιδου πρώτης σελίδας 1 Με το σημείο 2 Πληκτρολογήστε εισαγωγής στην τις πληροφορίες αρχή του εγγράφου, της κεφαλίδας. επιλέξτε Κεφαλίδες και υποσέλιδα από το μενού Προβολή. Χρησιμοποιήστε μοναδικές πληροφορίες για την πρώτη σελίδα, ή αφήστε την περιοχή της κεφαλίδας ή του υποσέλιδου κενή για να εξαιρέσετε την πρώτη σελίδα. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Είναι κοινή πρακτική να μη χρησιμοποιούνται κεφαλίδες ή υποσέλιδα στην πρώτη σελίδα ενός εγγράφου ή στην πρώτη σελίδα κάθε κεφαλαίου ενός βιβλίου. Αφήστε τις περιοχές κεφαλίδας και υποσέλιδου κενές για να εξαιρέσετε αυτά τα στοιχεία για την πρώτη σελίδα. 3 Πατήστε στο κουμπί Εναλλαγή μεταξύ κεφαλίδας και υποσέλιδου για να μεταφερθείτε στο υποσέλιδο. 4 Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες του υποσέλιδου. ΠΡΟΣΟΧΗ: Πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον τρεις σελίδες στο έγγραφό σας για να ορίσετε επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες ή υποσέλιδα πρώτης σελίδας, μονών σελίδων, και ζυγών σελίδων. Αν το έγγραφό σας δεν έχει τρεις τουλάχιστον σελίδες, πατήστε Ctrl+Enter δύο φορές για να προσθέσετε δύο εικονικές σελίδες. Μπορείτε να τις διαγράψετε μετά μόνοι σας. Χρησιμοποιήστε όποια μορφοποίηση και στοίχιση θέλετε 5 Πατήστε στο κουμπί Εμφάνιση επόμενου για να μεταφερθείτε στο υποσέλιδο ζυγής σελίδας.

Κεφάλαιο 6: Δημιουργία μεγάλου εγγράφου 85 Δημιουργία επαναλαμβανόμενης κεφαλίδας ή υποσέλιδου ζυγής σελίδας 1 Καταχωρίστε τις πληροφορίες του υποσέλιδου. Τοποθετήστε το κείμενο στην αριστερή πλευρά ώστε να εμφανίζεται στην εξωτερική πλευρά μιας ζυγής σελίδας. 2 Πατήστε στο κουμπί Εναλλαγή μεταξύ κεφαλίδας και υποσέλιδου για να μεταφερθείτε σε κεφαλίδα ζυγής σελίδας. Δημιουργία επαναλαμβανόμενης κεφαλίδας ή υποσέλιδου μονής σελίδας 1 Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες της κεφαλίδας. Τοποθετήστε το κείμενο στη δεξιά πλευρά ώστε να εμφανίζεται στην εξωτερική πλευρά μιας μονής σελίδας. 2 Πατήστε στο κουμπί Εναλλαγή μεταξύ κεφαλίδας και υποσέλιδου για να μεταφερθείτε σε υποσέλιδο μονής σελίδας. 3 Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες της κεφαλίδας. 4 Πατήστε στο κουμπί Εμφάνιση επόμενου για να μεταφερθείτε σε κεφαλίδα μονής σελίδας. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Η μορφοποίηση κεφαλίδων και υποσέλιδων βασίζεται στα στυλ Κεφαλίδα και Υποσέλιδο. Αν θέλετε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη εμφάνισή τους, μπορείτε να τροποποιήσετε αυτά τα στυλ ακριβώς όπως και οποιοδήποτε άλλο. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αν μερικές φορές δυσκολεύεστε να καταλάβετε ποια κεφαλίδα ή υποσέλιδο επεξεργάζεστε, απλώς ρίξτε μια ματιά στη μικρή ετικέτα που υπάρχει στο επάνω αριστερό μέρος της κεφαλίδας ή του υποσέλιδου. 3 Καταχωρίστε τις πληροφορίες του υποσέλιδου. 4 Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο στη γραμμή εργαλείων Κεφαλίδες και υποσέλιδα. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Τα κουμπιά Εισαγωγή ημερομηνίας, Εισαγωγή ώρας, Εισαγωγή αριθμού σελίδας, και Εισαγωγή αριθμού σελίδων, και οι περισσότερες καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου εισάγουν πεδία τα οποία παρέχουν τις απαιτούμενες πληροφορίες. Το πεδίο αλλάζει την ημερομηνία όποτε ενημερώνεται για παράδειγμα, όταν το έγγραφο τυπώνεται. ΔΟΚΙΜΑΣΤΕ ΑΥΤΟ: Χρησιμοποιήστε δύο προκαθορισμένες ετικέτες για τα προεπιλεγμένα στυλ επαναλαμβανόμενων κεφαλίδων ή υποσέλιδων. Πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά για να χρησιμοποιήσετε στηλοθέτη στοιχημένο στο κέντρο στη μέση της επαναλαμβανόμενης κεφαλίδας ή του υποσέλιδου. πατήστε Tab ξανά για να χρησιμοποιήσετε το δεξιά στοιχημένο στηλοθέτη στη δεξιά άκρη της επαναλαμβανόμενης κεφαλίδας ή του υποσέλιδου.

86 Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά Εύρεση κειμένου Αν δεν είστε βέβαιοι για την ακριβή θέση ενός τμήματος κειμένου στο έγγραφό σας, το Word μπορεί να το εντοπίσει για λογαριασμό σας. Μπορείτε να διευρύνετε την αναζήτηση ώστε το Word να βρίσκει παρόμοιες λέξεις, ή να την περιορίσετε σε ένα καθορισμένο τμήμα του εγγράφου ή σε κείμενο με ειδική μορφοποίηση. Εύρεση μίας παρουσίας του κειμένου 1 Επιλέξτε Εύρεση από το μενού Επεξεργασία για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. 2 Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να βρείτε. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Για να περιορίσετε την αναζήτηση σε ένα συγκεκριμένο τμήμα του εγγράφου, επιλέξτε το πριν ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Εύρεση όλων των παρουσιών του κειμένου 1 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να βρείτε και να επιλέξετε, ή να επισημάνετε, κάθε παρουσία του κειμένου αναζήτησης. 2 Επιλέξτε Κύριο έγγραφο για να ψάξετε σε ολόκληρο το έγγραφο. 3 Πατήστε στο κουμπί Εύρεση επόμενου. Συνεχίστε να πατάτε στο κουμπί Εύρεση επόμενου για να διατρέξετε το έγγραφο και να βρείτε όλες τις παρουσίες του κειμένου. 3 Πατήστε στο κουμπί Εύρεση όλων για να δείτε όλες τις παρουσίες του επιλεγμένου κειμένου. ΔΟΚΙΜΑΣΤΕ ΑΥΤΟ: Αν διαλέξατε να επιλεγούν όλες οι παρουσίες ενός συγκεκριμένου τμήματος κειμένου αλλά στη συνέχεια επεξεργαστείτε μόνο μία από αυτές, όλες οι υπόλοιπες δε θα παραμείνουν επιλεγμένες. Για να επεξεργαστείτε κάθε παρουσία κειμένου, κάντε αναζήτηση κάθε μίας ξεχωριστά, πραγματοποιήστε τις διορθώσεις που θέλετε, και κατόπιν πατήστε στο κουμπί Εύρεση επόμενου για να προχωρήσετε στην επόμενη παρουσία και να την επεξεργαστείτε με τη σειρά της. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Όταν χρησιμοποιείτε τη διαταγή Εύρεση επόμενου, το κουμπί Επιλογή αντικειμένου αναζήτησης στο κάτω μέρος της κατακόρυφης ράβδου κύλισης χρησιμοποιεί αυτόματα τις πληροφορίες που καταχωρίσατε στο πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Για να βρείτε ένα τμήμα κειμένου μετά το κλείσιμο του πλαισίου διαλόγου, πατήστε στο κουμπί Εύρεση επόμενου/μετάβαση σε, κάτω από το κουμπί Ε- πιλογή αντικειμένου αναζήτησης.

Κεφάλαιο 6: Δημιουργία μεγάλου εγγράφου 87 Τροποποίηση της αναζήτησης 1 Πατήστε στο κουμπί Λεπτομέρειες αν είναι ορατό, για να εμφανίσετε το πλήρες πλαίσιο διαλόγου. 3 Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου που χρειάζονται για να προσαρμόσετε την αναζήτηση: Ταίριασμα πεζών-κεφαλαίων για να βρείτε μόνο κείμενο το οποίο ταιριάζει ακριβώς με τη γραφή πεζών-κεφαλαίων που έχετε ορίσει στο πλαίσιο κειμένου Εύρεση του. Μόνο ολόκληρες λέξεις για να βρείτε κείμενο μόνον αν αυτό ταιριάζει με ολόκληρες τις λέξεις του κειμένου αναζήτησης και όχι με τμήματά τους. Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ για να χρησιμοποιήσετε ειδικούς χαρακτήρες όπως οι χαρακτήρες μπαλαντέρ. Να ακούγεται σαν (αγγλικά) για να βρείτε λέξεις που έχουν παρόμοιο ήχο αλλά γράφονται διαφορετικά (για παράδειγμα, οι αγγλικές λέξεις their και there). Εύρεση όλων των τύπων λέξης (αγγλικά) για να βρείτε όλες τις λέξεις που είναι παράγωγα αυτής που ορίσατε (για παράδειγμα, τον πληθυντικό ή τον αόριστο χρόνο της) στο πλαίσιο Εύρεση του. ΔΟΚΙΜΑΣΤΕ ΑΥΤΟ: Στο έγγραφό σας, πληκτρολογήστε to be or not to be is asked too often. Στο πλαίσιο Εύρεση του πληκτρολογήστε o?t και ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ. Πατήστε στο κουμπί Εύρεση επόμενου μέχρι να γίνει αναζήτηση σε ολόκληρη την πρόταση. Στη συνέχεια αλλάξτε το κείμενο στο πλαίσιο Εύρεση του σε o*t και επαναλάβετε την αναζήτηση. Κατόπιν, ως κείμενο αναζήτησης χρησιμοποιήστε τη λέξη to, ε- νεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Να ακούγεται σαν (αγγλικά), και ψάξτε στο έγγραφο. Τέλος, χρησιμοποιήστε τη λέξη is στο πλαίσιο αναζήτησης, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εύρεση όλων των τύπων λέξης (αγγλικά), και ψάξτε στο έγγραφο. Παρατηρήστε τα διάφορα αποτελέσματα της αναζήτησης. 2 Επιλέξτε Επάνω, Κάτω, ή Παντού για να καθορίσετε αν η αναζήτηση θα γίνει σε ολόκληρο το έγγραφο ή μόνο σε ένα τμήμα του. (Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνον όταν το πλαίσιο ελέγχου Επισύναψη όλων των στοιχείων που βρέθηκαν σε δεν είναι ενεργοποιημένο.) 6 Πατήστε στο κουμπί Εύρεση επόμενου για να βρείτε το κείμενο, ή στο Εύρεση όλων αν διαλέξατε να επιλεγούν όλες οι παρουσίες του κειμένου. 4 Πατήστε στο κουμπί Μορφοποίηση για να καθορίσετε τη μορφοποίηση που έχει το τμήμα κειμένου που ψάχνετε. 5 Πατήστε στο κουμπί Ειδική για να αναζητήσετε κάποιο ειδικό στοιχείο που σχετίζεται με το κείμενο. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Οι χαρακτήρες "μπαλαντέρ" χρησιμοποιούνται ως υποκατάστατα άλλων χαρακτήρων. Οι πιο συνηθισμένοι χαρακτήρες μπαλαντέρ είναι οι? και *. Ο χαρακτήρας? αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε μεμονωμένο χαρακτήρα και ο * οποιοδήποτε πλήθος χαρακτήρων. Για να δείτε μια πλήρη λίστα των χαρακτήρων μπαλαντέρ, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ και πατήστε στο κουμπί Ειδική.

88 Ελληνικό Microsoft Word 2002 με μια ματιά Αντικατάσταση κειμένου Όταν θέλετε να αντικαταστήσετε μια λέξη ή φράση με μια άλλη σε πολλές θέσεις του εγγράφου σας, αφήστε το Word να το κάνει για λογαριασμό σας. Είναι ένας θαυμάσιος τρόπος χρήσης της ισχύος και της ταχύτητας του Word για να κάνετε γρήγορα αυτές τις βαρετές αλλαγές σε ολόκληρο το έγγραφό σας. Αντικατάσταση κειμένου 5 Πληκτρολογήστε το κείμενο αντικατάστασης. Αν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε το κουμπί Μορφοποίηση για να καθορίσετε τη μορφοποίηση που πρέπει να έχει το κείμενο αντικατάστασης. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Ειδική για να καθορίσετε κάποιο στοιχείο που δεν είναι κείμενο. 1 Επιλέξτε Αντικατάσταση από το μενού Επεξεργασία για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με την καρτέλα Αντικατάσταση στο προσκήνιο. Πατήστε στο κουμπί Λεπτομέρειες, αν υπάρχει, για να εμφανίσετε το πλήρες πλαίσιο διαλόγου. 2 Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να βρείτε. 6 Πατήστε σε ένα από τα παρακάτω κουμπιά: Αντικατάσταση για να αντικαταστήσετε την πρώτη παρουσία κειμένου και να βρείτε την επόμενη. Αντικατάσταση όλων για να αντικαταστήσετε όλες τις παρουσίες του κειμένου αναζήτησης με το κείμενο αντικατάστασης. Εύρεση επόμενου για να βρείτε την επόμενη παρουσία του κειμένου αναζήτησης χωρίς να γίνει αντικατάσταση. 7 Πατήστε στο κουμπί Άκυρο όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας. 4 Για να αντικαταστήσετε στοιχεία που δεν είναι κείμενο, πατήστε στο κουμπί Ειδική και καθορίστε αυτά τα στοιχεία. 3 Για να περιορίσετε την αναζήτηση, πατήστε στο κουμπί Μορφοποίηση και καθορίστε τη μορφοποίηση του κειμένου αναζήτησης. ΔΕΙΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διεύρυνση ή τον περιορισμό μιας αναζήτησης, δείτε την ενότητα "Εύρεση κειμένου" στη σελίδα 86. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αντικατάσταση ιδιοτήτων μορφοποίησης μόνο, δείτε την ενότητα "Τυποποίηση της μορφοποίησης" στη σελίδα 208 ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αν χρησιμοποιήσατε το κουμπί Αντικατάσταση όλων και τα αποτελέσματα δεν είναι αυτά που περιμένατε, πατήστε στο κουμπί Αναίρεση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Μπορείτε κατόπιν να δοκιμάσετε την αντικατάσταση ξανά, αυτή τη φορά χρησιμοποιώντας πιο συγκεκριμένες παραμέτρους αναζήτησης.

Αντιγραφή πληροφοριών από πολλές θέσεις Αν θέλετε να μετακινήσετε στοιχεία μέσα στο έγγραφό σας ή να αντιγράψετε πληροφορίες από άλλα έγγραφα του Word ή του Microsoft Office, το Πρόχειρο του Office είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Είναι παρόμοιο με το Πρόχειρο των Windows αλλά, σε αντίθεση με αυτό, μπορεί να Κεφάλαιο 6: Δημιουργία μεγάλου εγγράφου 89 αποθηκεύσει μέχρι και 24 διαφορετικά στοιχεία (με την προϋπόθεση ότι όλα αντιγράφηκαν από έγγραφα εφαρμογών του Office). Αφού αντιγράψετε τα στοιχεία και τα τοποθετήσετε στο Πρόχειρο, μπορείτε να εισαγάγετε ένα μόνο στοιχείο ή όλα τα στοιχεία μαζί. Αντιγραφή και εισαγωγή περιεχομένου 1 Επιλέξτε Πρόχειρο του Office από το μενού Επεξεργασία για να εμφανίσετε το παράθυρο εργασιών Πρόχειρο, αν αυτό δεν είναι ήδη ανοιχτό. 2 Πατήστε στο κουμπί Απαλοιφή όλων αν δε θέλετε να χρησιμοποιήσετε κανένα από τα στοιχεία που υπάρχουν αυτή τη στιγμή στο Πρόχειρο. 4 Πατήστε στη θέση όπου θέλετε να εισαγάγετε το περιεχόμενο. 5 Πατήστε στο κουμπί Επικόλληση όλων για να εισαγάγετε όλα τα στοιχεία από το Πρόχειρο στο έγγραφό σας. 6 Πατήστε σε ένα στοιχείο για να εισαγάγετε μόνον αυτό. 3 Εντοπίστε και επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε να αντιγράψετε από οποιοδήποτε έγγραφο του Office, και πατήστε στο κουμπί Αντιγραφή της Βασικής γραμμής εργαλείων. Για να μετακινήσετε ένα στοιχείο, πατήστε στο κουμπί Αποκοπή της Βασικής γραμμής εργαλείων. Συνεχίστε την επιλογή στοιχείων από διάφορες θέσεις του εγγράφου ή από άλλα έγγραφα. 7 Αν εισαγάγατε ένα μόνο στοιχείο, πατήστε στο κουμπί Ενεργειών Επιλογές επικόλλησης για να καθορίσετε τον τρόπο που θέλετε να εισαχθεί το περιεχόμενό σας. 8 Συνεχίστε τη συλλογή και την εισαγωγή κειμένου σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Αν υπάρχει στο Πρόχειρο κάποιο στοιχείο που δε χρειάζεστε, δείξτε σε αυτό, πατήστε στο κάτω βέλος, και επιλέξτε Διαγραφή από το μενού που εμφανίζεται.