Αντιμετώπιση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam)

Vodafone Business E-mail Αντιμετώπιση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam) Οδηγός χρήσης

Καλώς ορίσατε Ο παρών οδηγός θα σας βοηθήσει να ρυθμίσετε τα κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπιση της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam) στους e-mail λογαριασμούς που διαθέτετε. Η κύρια αρχή, όσον αφορά την αντιμετώπιση της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam) δεν είναι η εξάλειψη, αλλά η διαχείρισή της - είναι προτιμότερο να λαμβάνετε μια μικρή ποσότητα spam αλληλογραφίας παρά να χάσετε ένα σημαντικό e-mail, επειδή έχει θεωρηθεί κατά λάθος ως ανεπιθύμητο. Στα πλαίσια αυτά, οι υπηρεσίες εταιρικού e-mail της Vodafone, σας παρέχουν εργαλεία αντιμετώπισης ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam) ώστε να ελαχιστοποιήσετε τη λήψη τέτοιων e-mails στους λογαριασμούς σας και να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε πάντα τα μηνύματα που σας στέλνουν οι συνεργάτες και οι πελάτες σας. Αυτός ο οδηγός προϋποθέτει την ύπαρξη ενός ενεργού λογαριασμού υπηρεσιών εταιρικού e-mail από τη Vodafone, με ένα όνομα χώρου (domain name) και με έναν (τουλάχιστον) ενεργό e-mail λογαριασμό. ανεπιθύμητη αλληλογραφία 3 αρχική σελίδα 4 εργαλεία αντιμετώπισης 6 προσωπικές ρυθμίσεις 9 άλλα θέματα ασφάλειας 11

ανεπιθύμητη αλληλογραφία (spam) Αργά ή γρήγορα, όποιος χρήστης διαθέτει ένα λογαριασμό e-mail θα αρχίσει να λαμβάνει μηνύματα από άτομα και εταιρείες που δεν γνωρίζει και με τις οποίες πιθανώς να μην επιθυμεί να συνεργαστεί. Αυτή είναι η ανεπιθύμητη αλληλογραφία, γνωστή και ως αλληλογραφία spam ή junk. Σύντομα θα εξοικειωθείτε με τις συνήθεις προσφορές για θαυματουργά βότανα ή με μηνύματα από αγνώστους που σας δίνουν σπουδαίες οικονομικές συμβουλές. Όλα αυτά τα μηνύματα είναι αλληλογραφία spam. Εκτιμάται ότι πάνω από το 80% όλων των e-mail που ανταλλάσσονται παγκοσμίως είναι spam. Πρόκειται για μηνύματα που αποστέλλονται μαζικά από αυτοματοποιημένα προγράμματα σε τεράστιες βάσεις δεδομένων με e-mail διευθύνσεις. Η αποστολή αυτών των μηνυμάτων κοστίζει ελάχιστα στους αποστολείς τους. Οι αποστολείς τέτοιων μηνυμάτων βελτιώνουν συνεχώς τις τεχνικές τους, καθιστώντας ολοένα και πιο δύσκολο τον εντοπισμό ενός μηνύματος spam μόνο από την επικεφαλίδα ή από τη διεύθυνση του αποστολέα. Το κόστος της αλληλογραφίας spam Για τη δική σας επιχείρηση, το βασικό κόστος από τη λήψη τέτοιου είδους αλληλογραφίας αφορά στο χρόνο (και τον εκνευρισμό) που δαπανούν οι χρήστες για να ξεκαθαρίσουν τα ενοχλητικά μηνύματα από τα σημαντικά ( αλλά και να μην τα χάσουν). Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πως από απλό και καθημερινό λάθος κάποιου χρήστη που τυχαία άνοιξε ένα spam μήνυμα, υπάρχει η πιθανότητα ακόμα και εγκατάστασης ιού στον υπολογιστή του χρήστη. Επιπλέον, τα μηνύματα spam επιβαρύνουν το χώρο αποθήκευσης δεδομένων και το γραμματοκιβώτιό σας, καταλαμβάνοντας πρακτικά το χώρο φύλαξης των μηνυμάτων που πραγματικά χρειάζεστε. 3

αρχική σελίδα ρυθμίσεων Η διαχείριση της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μπορεί να γίνει τόσο σε επίπεδο διαχειριστή υπηρεσίας όσο και σε επίπεδο χρήστη (λογαριασμός). Αντιμετώπιση spam σε επίπεδο διαχειριστή Η ρύθμιση των στοιχείων ελέγχου για την αντιμετώπιση της spam αλληλογραφίας σε επίπεδο domain name επιτρέπει στο διαχειριστή της υπηρεσίας να ορίσει προεπιλεγμένα επίπεδα για την αντιμετώπιση κακόβουλων μηνυμάτων σε όλους τους e-mail λογαριασμούς που έχουν διαμορφωθεί βάσει του συγκεκριμένου domain name συνολικά για όλη την επιχείρηση. Αυτά τα στοιχεία ελέγχου μπορούν να προσαρμοστούν με βάση την επισκόπηση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων αλληλογραφίας που χρησιμοποιούν το εν λόγω domain name. Επίσης, ο διαχειριστής μπορεί να προχωρήσει σε κάποιες επιπλέον παραμετροποιήσεις ανά χρήστη. Μετάβαση στην αρχική σελίδα αντιμετώπισης spam σε επίπεδο διαχειριστή Αφού συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης των υπηρεσιών εταιρικού e-mail και web site hosting της Vodafone (control panel), κάντε κλικ στην καρτέλα «Anti-Spam» (Ρυθμίσεις αντιμετώπισης αλληλογραφίας spam). Από την λίστα επιλογής, επιλέξτε το domain name που θέλετε να προστατεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Συνέχεια». Εάν διαθέτετε περισσότερα από ένα domain names, θα χρειαστεί να ρυθμίσετε κάθε ένα ξεχωριστά. Αντιμετώπιση spam σε επίπεδο χρήστη Μολονότι ο διαχειριστής μπορεί να αλλάξει τις ρυθμίσεις αντιμετώπισης αλληλογραφίας spam για ένα μεμονωμένο χρήστη, αυτή η διαδικασία μπορεί επίσης να γίνει από ένα χρήστη μέσω του κέντρου διαχείρισης (control panel). Μετάβαση στην αρχική σελίδα αντιμετώπισης spam σε επίπεδο χρήστη Αφού κάνετε εισαγωγή στο κέντρο διαχείρισης των υπηρεσιών φιλοξενίας εταιρικού e-mail και web site της Vodafone (control panel), κάντε κλικ στην καρτέλα «Χρήστες». Από τη λίστα «Διαχείριση χρηστών», επιλέξτε το όνομα του χρήστη που θέλετε να προστατεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Επεξεργασία». Στο κάτω μέρος της λίστας, κάντε κλικ στην επιλογή «Ρυθμίσεις Anti-Spam». 4

επισκόπηση της αρχικής σελίδας ρυθμίσεων Στην αρχική σελίδα των ρυθμίσεων αντιμετώπισης της spam αλληλογραφίας, η πρώτη καρτέλα σας προσφέρει μια επισκόπηση όλων των εισερχόμενων (ληφθέντων) και εξερχόμενων (απεσταλμένων) e-mail στο domain name ή το λογαριασμό χρήστη σας. Μπορείτε να δείτε πόσα e-mail απορρίφθηκαν, χαρακτηρίστηκαν ως spam ή κατηγοριοποιήθηκαν ως μολυσμένα από ιούς, κατά τη διάρκεια της ημέρας. Επίσης, μπορείτε να ανακτήσετε αυτές τις πληροφορίες για τουλάχιστον 30 ημέρες ή τον προηγούμενο χρόνο. Αυτές οι προβολές μπορούν να φιλτράρονται με χρήση των αναπτυσσόμενων μενού. Το πλαίσιο ρύθμισης παραμέτρων, σας δείχνει ποιες ρυθμίσεις αντιμετώπισης spam αλληλογραφίας έχετε ορίσει τη δεδομένη στιγμή. 5

εργαλεία αντιμετώπισης spam αλληλογραφίας Οι υπηρεσίες φιλοξενίας εταιρικού e-mail και web site της Vodafone, διαθέτουν εργαλεία με τα οποία μπορείτε να ρυθμίσετε τον αποκλεισμό και το φιλτράρισμα της spam αλληλογραφίας σε διαφορετικά επίπεδα, για διαφορετικούς e-mail λογαριασμούς και domain names. Οι δυνατότητες αυτές λειτουργούν με δύο διαφορετικούς τρόπους: Φιλτράρισμα spam αλληλογραφίας Τα φίλτρα της spam αλληλογραφίας πρακτικά χρησιμοποιούν μια σειρά αλγορίθμων για να καθορίσουν εάν ένα εισερχόμενο e-mail είναι ανεπιθύμητο (spam) ή όχι. Ελέγχουν τον αποστολέα του μηνύματος (εάν είναι πλαστός), το κείμενο που αναγράφεται στη γραμμή θέματος και εάν το περιεχόμενο του e-mail περιέχει ορισμένες λέξεις, συνδέσεις σε πιθανώς κακόβουλα web sites, εικόνες ή άλλα συνημμένα αρχεία. Όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο για ένα φίλτρο spam αλληλογραφίας, τόσο πιο αυστηρός είναι ο τρόπος με τον οποίο ελέγχονται τα e-mails προκειμένου να αξιολογηθούν ως spam ή όχι. Ωστόσο, η επιλογή του αυστηρότερου επιπέδου ελέγχου της αλληλογραφίας ενδέχεται να μην επιτρέψει στην υπηρεσία να λαμβάνει και e-mail μηνύματα που πρακτικά δεν είναι spam. Λίστες αποκλεισθέντων και επιτρεπόμενων αποστολέων Διαμορφώνοντας μια λίστα αποκλεισθέντων αποστολέων (blacklist) ως διαχειριστής, πρακτικά δημιουργείτε ένα κατάλογο από e-mail διευθύνσεις καθώς και domain names, μέσω των οποίων οι χρήστες της επιχείρησης λαμβάνουν συστηματικά spam e-mail. Η προσθήκη της e-mail διεύθυνσης του εκάστοτε αποστολέα στη λίστα αποκλεισμού, θα εμποδίσει τα μηνύματα από αυτήν τη διεύθυνση να φτάσουν στα γραμματοκιβώτια των χρηστών. Αντίθετα, εάν προσθέσετε τα e-mail ή τα domain names των πελατών, των προμηθευτών και άλλων σημαντικών συνεργατών κι επαφών σας σε μια λίστα επιτρεπόμενων αποστολέων (whitelist), τότε θα λαμβάνετε όλα τα e-mail που σας στέλνουν. 6

ρυθμίσεις αντιμετώπισης spam αλληλογραφίας Προεπιλεγμένη ρύθμιση Κατά την πρώτη σας επίσκεψη στη σελίδα ρυθμίσεων αντιμετώπισης της spam αλληλογραφίας, θα παρατηρήσετε πως ένα μέσο επίπεδο ελέγχου είναι ήδη ενεργό ως προεπιλογή. Προτείνουμε να μην τροποποιήσετε τη ρύθμιση τουλάχιστον για δύο εβδομάδες, ώστε να έχετε καλύτερη εικόνα της ποσότητας της αλληλογραφίας spam που λαμβάνετε βάσει ενός μέσου επιπέδου ελέγχου. Εάν διαπιστώσετε ότι λαμβάνετε υπερβολικά πολλά μηνύματα spam, τότε, απλά αυξήστε το επίπεδο ελέγχου μετακινώντας το σχετικό κυλιόμενο βέλος προς τα δεξιά. Να θυμάστε ότι, καθιστώντας πιο αυστηρές τις ρυθμίσεις αντιμετώπισης της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, αυξάνετε την πιθανότητα να θεωρηθεί spam ένα έγκυρο e-mail. Για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην καρτέλα «Ρύθμιση» (Setup) στη σελίδα «Anti-Spam» (Αντιμετώπιση spam αλληλογραφίας). Μπορείτε να ρυθμίσετε τα επίπεδα αντιμετώπισης της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για όλους τους χρήστες (γενικά), αλλά μπορείτε επίσης να έχετε άλλες ρυθμίσεις για μεμονωμένους χρήστες, εάν χρειάζεται. Είναι προτιμότερο να ξεκινήσετε με τη γενική ρύθμιση. Ρύθμιση όλων των χρηστών Το μενού «Χρήστες» (Users) εμφανίζει όλους τους χρήστες που περιλαμβάνονται στη λίστα επιλογής. Μετακινήστε το κυλιόμενο βέλος προς τα δεξιά για να αυξήσετε το επίπεδο ελέγχου spam αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ενημέρωση ρυθμίσεων». Είναι προτιμότερο να αυξάνετε το επίπεδο ελέγχου για ανεπιθύμητη αλληλογραφία κατά ένα μικρό περιθώριο κάθε φορά και, στη συνέχεια, να περιμένετε για να δείτε το αποτέλεσμα που έχει η ρύθμισή σας. Προσαρμογή ρυθμίσεων χρήστη Εάν ένας μεμονωμένος χρήστης δέχεται περισσότερα μηνύματα spam, τότε ο διαχειριστής μπορεί να παρακάμψει τη γενική ρύθμιση. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Χρήστες» και επιλέξτε την e-mail διεύθυνση που θέλετε να προσαρμόσετε. Μετακινήστε το κυλιόμενο βέλος προς τα δεξιά για να αυξήσετε το επίπεδο ελέγχου spam αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ενημέρωση ρυθμίσεων». 7

λίστες αποκλεισθέντων και επιτρεπόμενων αποστολέων Λίστες αποκλεισθέντων αποστολέων (blacklists) Προσθέτοντας μια e-mail ή IP 1 διεύθυνση στη λίστα αποκλεισθέντων αποστολέων, εξασφαλίζετε ότι απορρίπτονται όλα τα e-mail που ο εν λόγω αποστολέας σας στέλνει. Με τον τρόπο αυτό απαλλάσσεστε από τα μηνύματα που προέρχονται από μια γνωστή, ανεπιθύμητη προέλευση. Λίστες επιτρεπόμενων αποστολέων (whitelists) Οι λίστες επιτρεπόμενων αποστολέων πρακτικά αποτελούν ομάδες αξιόπιστων αποστολέων e-mails. Το να ορίσετε μια ή παραπάνω τέτοιες λίστες σας εξασφαλίζει ότι θα λαμβάνετε e-mails από συγκεκριμένους παραλήπτες ακόμα κι αν αυτά φαίνονται ως πιθανό spam στο ανάλογο φίλτρο αλληλογραφίας της Vodafone. Εσείς απλά προσθέστε τις e-mail ή IP διευθύνσεις που επιθυμείτε στη λίστα επιτρεπόμενων αποστολέων. IP/CIDR Κάνοντας κλικ στην καρτέλα «IP/CIDR» μπορείτε να επιτρέπετε ή να απορρίπτετε e-mail που προέρχονται από μια σειρά IP διευθύνσεων. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να καλύψετε e-mails που προέρχονται από ένα ολόκληρο δίκτυο αντί για μηνύματα που προέρχονται μόνο από μεμονωμένες διευθύνσεις IP. 1 Μια διεύθυνση IP (Πρωτόκολλο Internet) είναι ένας αριθμός δικτύου για μια συγκεκριμένη διεύθυνση e-mail. 8

προσωπικές ρυθμίσεις Μέσω του κέντρου διαχείρισης των υπηρεσιών φιλοξενίας εταιρικού e-mail και web site της Vodafone (control panel), μπορείτε ως μεμονωμένος χρήστης να τροποποιήσετε τις προσωπικές σας ρυθμίσεις για την αντιμετώπιση της spam αλληλογραφίας. Συγκεκριμένα, μπορείτε να προσθέσετε περαιτέρω φίλτρα για τον έλεγχο της spam αλληλογραφίας, να προσαρμόσετε την αυστηρότητα του επιπέδου φιλτραρίσματος των ανεπιθύμητων μηνυμάτων και να ορίσετε τη δική σας λίστα επιτρεπόμενων και αποκλεισθέντων αποστολέων. Μετάβαση στις ρυθμίσεις αντιμετώπισης spam αλληλογραφίας σε επίπεδο χρήστη Συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης των υπηρεσιών φιλοξενίας εταιρικού e-mail και web site της Vodafone (control panel), με τα στοιχεία (username & password) που σας έχουν δοθεί και κάντε κλικ στην καρτέλα «Anti-Spam» (Αντιμετώπιση spam αλληλογραφίας). 9

προσωπικές ρυθμίσεις Προσθήκη νέων φίλτρων Τα φίλτρα σάς επιτρέπουν να ορίζετε ποια e-mail θα αποκλείονται, βάσει πολλών διαφορετικών χαρακτηριστικών, όπως το domain name, το θέμα τους κ.λπ. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Αναζήτηση» (Search), η οποία θα σας εμφανίσει όλα τα e-mail που αποκλείονται από την εφαρμογή αντιμετώπισης spam αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στη γραμμή μενού «Προσθήκη φίλτρου» και επιλέξτε ένα στοιχείο από τη λίστα επιλογής. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Προσθήκη φίλτρου». Καθώς προσθέτετε φίλτρα, νέα e-mail θα προστίθενται στη λίστα «Αναζήτηση» (Search) καθώς αποκλείονται από τα φίλτρα. Προσαρμογή του επιπέδου ελέγχου μηνυμάτων spam Μπορείτε να αλλάξετε την αυστηρότητα με την οποία ελέγχονται τα εισερχόμενα μηνύματα σύμφωνα με τις οδηγίες που περιέχονται στη σελ. 7. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Anti- Spam» (Αντιμετώπιση spam αλληλογραφίας), προσαρμόστε τη ρύθμιση «Φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας» χρησιμοποιώντας το κυλιόμενο βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Ανανέωση ρυθμίσεων». Προσθήκη στη λίστα επιτρεπόμενων και αποκλεισθέντων αποστολέων Μπορείτε να προσθέσετε e-mail διευθύνσεις και άλλα αναγνωριστικά σε μια λίστα επιτρεπόμενων διευθύνσεων (ώστε να λαμβάνετε πάντα τα e-mails που σας στέλνονται από αυτές) ή σε μια λίστα αποκλεισθέντων διευθύνσεων (ώστε να μην λαμβάνετε αλληλογραφία από αυτές στα εισερχόμενά σας), σύμφωνα με τις οδηγίες που περιλαμβάνονται στη σελίδα 8. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Lists» (Λίστες), η οποία θα σας εμφανίσει τις υπάρχουσες ρυθμίσεις επιτρεπόμενων και αποκλεισθέντων αποστολέων. Προσθέστε τις e-mail ή IP διευθύνσεις που θέλετε. 10

άλλα θέματα ασφάλειας Η spam αλληλογραφία είναι συνήθως ενοχλητικά μηνύματα που θα πρέπει να διαχειριστείτε. Ωστόσο, οι e-mail λογαριασμοί είναι επίσης ευάλωτοι σε άλλα σοβαρά θέματα ασφάλειας που θα πρέπει να γνωρίζετε τόσο εσείς όσο και οι χρήστες σας. Αυτά τα θέματα ασφάλειας σχετίζονται κυρίως με κακόβουλο λογισμικό ή εφαρμογές που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων, όπως οι ιοί, τα trojans ή οι εφαρμογές spyware. Στην αρχική σελίδα ρυθμίσεων, έχουν προβλεφθεί ειδικές σημάνσεις ώστε να επισημαίνονται και να αναγνωρίζετε ποια e-mails έχουν «μολυνθεί» με τέτοιου είδους λογισμικά, είτε εισερχόμενα είτε εξερχόμενα και να τα αντιμετωπίσετε εξ αρχής. Ιοί Οι ιοί είναι προγράμματα που στοχεύουν στη συγκέντρωση ή καταστροφή πληροφοριών και υπηρεσιών, όπως τα αρχεία ενός υπολογιστή. Οι ιοί μπορούν να μετακινηθούν μεταξύ υπολογιστών, μέσα σε αρχεία, προγράμματα ή e-mails. Οι υπηρεσίες φιλοξενίας εταιρικού e-mail της Vodafone υποστηρίζονται από ισχυρά φίλτρα αποκλεισμού ιών, τα οποία δεν είναι προσαρμόσιμα και έχουν ρυθμιστεί έτσι ώστε να παρέχουν μέγιστη προστασία στην επιχείρησή σας. Ωστόσο, αυτό δεν μπορεί να εγγυηθεί τη διακοπή κάθε εξωτερικής κακόβουλης ενέργειας, για αυτό θα πρέπει να υπάρχει πάντα εγκατεστημένο, στους υπολογιστές των χρηστών της επιχείρησής σας, και ένα λογισμικό αντιμετώπισης ιών. Trojans Οι «δούρειοι ίπποι» (Trojans) είναι ιοί που εγκαθίστανται στους υπολογιστές σας με πιο συνήθη σκοπό την εξαγωγή απόρρητων πληροφοριών από τον υπολογιστή ή τη χρήση τους για εκτέλεση ορισμένων ανεπιθύμητων ενεργειών (όπως την αποστολή e-mails). «Κρύβονται» σε e-mails ή προσκλήσεις που βασίζονται στο Web για να πραγματοποιήσουν λήψη ενός προγράμματος λογισμικού. Συνήθως παρουσιάζονται ως ο αποκλειστικός τρόπος για να προβάλετε ένα συγκεκριμένο βίντεο ή να παίξετε ένα παιχνίδι. Θα πρέπει να προειδοποιήσετε τους χρήστες σας να μην κάνουν λήψη ούτε να εγκαταστήσουν λογισμικό με αυτό τον τρόπο χωρίς την άδειά σας. Ηλεκτρονικό «ψάρεμα» Το ηλεκτρονικό «ψάρεμα» (phishing) είναι η πρακτική κατά την οποία γίνεται προσπάθεια να πειστούν οι χρήστες να αποκαλύψουν απόρρητους κωδικούς πρόσβασης, στοιχεία λογαριασμών, κ.ά. Συνήθως, λαμβάνετε ένα e-mail που υποτίθεται πως προέρχεται από μια τράπεζα ή μια κρατική υπηρεσία και στο οποίο ζητείται από τους χρήστες να επιβεβαιώσουν απόρρητα στοιχεία τους (όπως ΑΔΤ, ΑΦΜ ή αριθμό τραπεζικού λογαριασμού) με κάποια φαινομενικά εύλογη δικαιολογία. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι χρήστες γνωρίζουν ότι οποιαδήποτε απαίτηση των απόρρητων πληροφοριών τους μέσω e-mail είναι πιθανότητα απάτη. 11

Vodafone Group 2010. Η επωνυμία Vodafone και τα λογότυπα Vodafone είναι εμπορικά σήματα της Vodafone Group. Όλα τα ονόματα των προϊόντων και των εταιρειών που αναφέρονται στο παρόν, είναι εμπορικά σήματα των αντίστοιχων κατόχων τους.