ΤΠΗΡΕΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΤΣΗΜΑΣΩΝ ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Οδθγόσ Εγκατάςταςθσ και Διαμόρφωςθσ τθσ Τπθρεςίασ Σθλεομοιότυπου (Fax Service) ςε Λειτουργικά υςτιματα Windows XP ΤΠ ΕΔ/41 Αφγουςτοσ 2011
Α. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ B. ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 2 ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011
A. Εγκατάςταςη τησ εφαρμογήσ Σο λογιςμικό τθσ εφαρμογισ Fax Client μπορείτε να το προμθκευτείτε από το directory iss > SOFTWARE > NOC > Fax Client του SVN repository τθσ Τπθρεςίασ Πλθροφορικϊν υςτθμάτων. Εναλλακτικά, μπορείτε να προμθκευτείτε το λογιςμικό από το Γραφείο Εξυπθρζτθςθσ Χρθςτϊν (Help Desk) τθσ Τπθρεςίασ Πλθροφορικϊν υςτθμάτων ςτο εςωτερικό τθλζφωνο 4444 ι ςτο θλεκτρονικό ταχυδρομείο helpdesk@ucy.ac.cy Μεταβείτε ςτο φάκελο όπου είναι αποκθκευμζνα τα αρχεία εγκατάςταςθσ τθσ εφαρμογισ και επιλζξετε με διπλό κλικ το αρχείο Setup όπωσ φαίνεται πιο κάτω: Επιλζξετε Next ςτο ακόλουκο παράκυρο που κα εμφανιςτεί για να ξεκινιςει θ διαδικαςία εγκατάςταςθσ:
Κάντε κλικ δίπλα από τθν επιλογι ακολοφκωσ επιλζξετε Next. I accept the terms in the license agreement και το ακόλουκο παράκυρο που κα εμφανιςτεί ενεργοποιιςτε τθν επιλογι Do not check for updates κάνοντασ κλικ ςτο κουτί δίπλα από αυτι. Ακολοφκωσ επιλζξετε Next: ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011 2
Επιλζξετε Typical Client και ακολοφκωσ Next: το ακόλουκο παράκυρο ο οδθγόσ εγκατάςταςθσ ςασ ενθμερϊνει για οριςμζνεσ απαιτιςεισ που πρζπει να ικανοποιοφνται ζτςι ϊςτε να προχωριςει θ εγκατάςταςθ του Fax Client. Επιλζγοντασ Next, οι όποιεσ απαιτιςεισ ςε επιπλζον λογιςμικό / ενθμερϊςεισ κα εγκαταςτακοφν αυτόματα και κα μπορείτε να προχωριςετε με τθν εγκατάςταςθ: ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011 3
Επιλζξετε Apply για να εφαρμοςτοφν οι εγκαταςτάςεισ επιπλζον λογιςμικοφ / ενθμερϊςεων που τυχόν είναι απαραίτθτεσ για τθν ολοκλιρωςθ εγκατάςταςθσ του Fax Client. Επιλζξετε Next για να προχωριςει θ διαδικαςία εγκατάςταςθσ: ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011 4
τθν ακόλουκθ οκόνθ που κα εμφανιςτεί καλείςτε να επιλζξετε το φάκελο όπου κα αποκθκευτεί το λογιςμικό. υςτινεται όπωσ κρατιςετε τθν προεπιλεγμζνθ τοποκεςία (C:\Program Files\RightFax). Επιλζξετε Next: Επιλζξετε Apply για να εφαρμοςτοφν οι προθγοφμενεσ επιλογζσ ςασ και να προχωριςει θ διαδικαςία: ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011 5
το ςθμείο αυτό περιμζνετε να ολοκλθρωκοφν οι διαδικαςίεσ εγκατάςταςθσ, δεν χρειάηεται να προβείτε ςε οποιαδιποτε ενζργεια: Ακολοφκωσ επιλζξετε Next: ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011 6
το ςθμείο αυτό κα πρζπει να καταχωριςετε τον εξυπθρετθτι τθσ Τπθρεςίασ RightFax. υμπλθρϊςτε ςτθν τοποκεςία που δεικνφεται πιο κάτω τα εξισ: faxsrv.ucy.ac.cy. Ακολοφκωσ επιλζξετε Next. Επιλζξετε Apply: ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011 7
Αναμζνετε για μερικά δευτερόλεπτα μζχρι να ολοκλθρωκεί θ διαδικαςία διαμόρφωςθσ των παραμζτρων του λογιςμικοφ: Η διαδικαςία εγκατάςταςθσ του λογιςμικοφ ζχει ολοκλθρωκεί. Επιλζξετε Close. Ακολουκείςτε το ςφνδεςμο Χριςθ τθσ Εφαρμογισ για μια ειςαγωγι ςτον τρόπο χριςθσ του ςυςτιματοσ και τισ κφριεσ λειτουργίεσ του. ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ ΚΑΙ ΣΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ 2011 8
B. Χρήςη τησ Εφαρμογήσ τθ ςυνζχεια του παρόντοσ οδθγοφ παρατίκενται πλθροφορίεσ ςχετικά με τισ πιο κάτω λειτουργίεσ: 1. Εκκίνθςθ και πρόςβαςθ ςτθν Τπθρεςία Fax 2. Αλλαγι κωδικοφ πρόςβαςθσ ςτθν Τπθρεςία Fax 3. Η διεπαφι τθσ εφαρμογισ 4. Δθμιουργία νζου εγγράφου για αποςτολι 5. Σθλεφωνικόσ Κατάλογοσ
1. Εκκίνηςη και πρόςβαςη ςτην Υπηρεςία Fax Εκκινιςτε τθν εφαρμογι Fax Clientεπιλζγοντασ Start > All Programs > Captaris > RightFax FaxUtil: Σθν πρϊτθ φορά που κα εκκινιςετε τθν εφαρμογι κα παρουςιαςτεί το ακόλουκο μινυμα ςφάλματοσ. Επιλζξετε OK και θ εφαρμογι κα προχωριςει κανονικά: 2 ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ 2011
το ςθμείο αυτό καλείςτε να ειςάγετε το όνομα χριςτθ και τον κωδικό που ςασ ζχουν δοκεί για πρόςβαςθ ςτθν υπθρεςία Fax. Ειςάγετε τα ςτοιχεία ςασ και επιλζξετε OK: Προτρζπεςτε όπωσ για ςκοποφσ αςφαλείασ προβείτε ςε αλλαγι του κωδικοφ πρόςβαςισ ςασ ςτθν Τπθρεςία Fax. χετικζσ οδθγίεσ παρουςιάηονται ςτθν αμζςωσ επόμενθ ενότθτα. 2. Αλλαγή κωδικοφ πρόςβαςησ ςτην Υπηρεςία Fax Για να αλλάξετε τον κωδικό πρόςβαςθσ ςασ μεταβείτε από τθ βαςικι γραμμι εργαλείων ςτο Tools και ζπειτα επιλζξετε Options: το παράκυρο Options που κα εμφανιςτεί, μεταβείτε ςτθν τζταρτθ καρτζλα User Information και ζπειτα επιλζξετε το κουμπί Change Password. Θα εμφανιςτεί το ακόλουκο παράκυρο, όπου ςτο πεδίο Old Password καταχωρείτε τον υφιςτάμενο κωδικό ςασ και ςτα πεδία New Password και Confirmation καταχωρείτε τον νζο κωδικό πρόςβαςθσ ςασ. Μόλισ ςυμπλθρϊςετε τα ςτοιχεία αυτά επιλζξετε OΚ και ξανά ΟΚ για να μεταβείτε πίςω ςτο κυρίωσ μενοφ τθσ εφαρμογισ. ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ 2011 3
3. Η διεπαφή τησ εφαρμογήσ Ακολουκεί ςφντομθ επεξιγθςθ των εικονιδίων που βρίςκονται ςτθν κφρια γραμμι εργαλείων τθσ εφαρμογισ. θμειϊνεται ότι, για να μπορείτε να κάνετε χριςθ οριςμζνων από αυτά τα εργαλεία κα πρζπει να ζχετε πρϊτα επιλζξει το fax ι άλλο ζγγραφο ςτο οποίο κζλετε να γίνουν οι ενζργειεσ. ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ 2011 4
Η επόμενθ απεικόνιςθ παρουςιάηει τθν κφρια οθόνη τθσ εφαρμογισ. το αριςτερό τμιμα ο χριςτθσ κα βλζπει τουσ τρεισ προκακοριςμζνουσ φακζλουσ εγγράφων (All, Main και Trash) κακϊσ επίςθσ και όποιουσ άλλουσ φακζλουσ τυχόν δθμιουργιςει. Επεξθγείται πιο κάτω θ ςθμειολογία των εικονιδίων που παρουςιάηονται δίπλα από τα ζγγραφα. ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ 2011 5
4. Δημιουργία νζου εγγράφου για αποςτολή Από τθ γραμμι εργαλείων τθσ εφαρμογισ επιλζξετε το εικονίδιο. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλζξετε Fax > New από τθ γραμμι εντολϊν είτε να χρθςιμοποιιςετε το ςυνδυαςμό Ctrl + N. Θα εμφανιςτεί το ακόλουκο παράκυρο, ςτο οποίο κα πρζπει να ςυμπλθρϊςετε τον αρικμό fax του παραλιπτθ (είτε να χρθςιμοποιιςετε κάποια από τισ αποκθκευμζνεσ επαφζσ ςασ ςτον τθλεφωνικό κατάλογο), κακϊσ επίςθσ και όποιεσ άλλεσ πλθροφορίεσ κρίνετε απαραίτθτεσ. Για να περιλάβετε Cover Sheet μαηί με το fax ςασ, μεταβείτε ςτθ δεφτερθ καρτζλα που αναγράφει Cover Sheet Notes. Για να επιςυνάψετε κάποιο ζγγραφο, μεταβείτε ςτθν τρίτθ καρτζλα, Attachments, αναηθτιςτε το ζγγραφο από τα αρχεία του υπολογιςτι ςασ και επιςυνάψτε το. Για να αποςτείλετε το ζγγραφο που δθμιουργιςατε επιλζξετε το κουμπί Send. ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ 2011 6
5. Τηλεφωνικόσ Κατάλογοσ (Phonebook) Η Τπθρεςία Fax παρζχει ςτουσ χριςτεσ τθσ τθ δυνατότθτα να δθμιουργιςουν ζνα τθλεφωνικό κατάλογο από αρικμοφσ fax και θλεκτρονικζσ διευκφνςεισ. Ο χριςτθσ μπορεί να προςκζτει είτε μεμονωμζνεσ επαφζσ είτε ομάδεσ επαφϊν (groups). Η δθμιουργία ομάδων επιτρζπει τθν αποςτολι ενόσ εγγράφου ςε πολλοφσ παραλιπτεσ ταυτόχρονα. Τπάρχει, επίςθσ, θ ζννοια των ιδιωτικϊν και κοινϊν καταχωριςεων. Ιδιωτικζσ είναι οι καταχωριςεισ ςτον τθλεφωνικό κατάλογο τισ οποίεσ μπορεί να δει μόνο ο χριςτθσ. Κοινζσ είναι οι επαφζσ τισ οποίεσ μπορεί να δει οποιοςδιποτε άλλοσ χριςτθσ τθσ εφαρμογισ FaxUtil ςτο δίκτυο. Καταχϊρηςη νζασ επαφήσ ςτον τηλεφωνικό κατάλογο: i. Επιλζξετε το εικονίδιο του τθλεφωνικοφ καταλόγου από τθ γραμμι διεργαςιϊν του FaxUtil: ii. Επιλζξετε New Entry. Θα εμφανιςτεί θ ακόλουκθ οκόνθ, όπου ςτο πεδίο ID καλείςτε να καταχωριςετε το όνομα με το οποίο κζλετε να εμφανίηεται θ νζα επαφι. το πεδίο Fax Number κα πρζπει να ςυμπλθρϊςετε τον ολοκλθρωμζνο αρικμό fax. Σονίηεται ότι το ψηφίο 9 θα πρζπει να μπαίνει πάντοτε μπροςτά από τον αριθμό. Εάν επικυμείτε, μπορείτε να ορίςετε τθν επαφι αυτι ωσ published, επιλζγοντασ το αντίςτοιχο κουτί. Μπορείτε, επίςθσ, να ςθμειϊςετε κάποια ςυμπλθρωματικά ςτοιχεία, όπωσ για παράδειγμα φυςικι διεφκυνςθ, οργανιςμόσ εργοδότθςθσ, δευτερεφουςα γραμμι fax. Μόλισ ςυμπλθρϊςετε τα ςτοιχεία που επικυμείτε, επιλζξετε OK. Η νζα επαφι κα εμφανίηεται ςτον τθλεφωνικό κατάλογο του FaxUtil. ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ 2011 7
Για να δθμιουργιςετε ομάδα επαφϊν (group), επιλζξετε το εικονίδιο του τθλεφωνικοφ καταλόγου και ακολοφκωσ επιλζξετε New Group. τθν ακόλουκθ οκόνθ που κα εμφανιςτεί καλείςτε να δϊςετε μοναδικό όνομα (ID) για τθν ομάδα επαφϊν. Ακολοφκωσ, επιλζγετε επαφζσ από το αριςτερό παράκυρο και πατϊντασ το εικονίδιο τισ μεταφζρετε δεξιά, ςτο group δθλαδι που κζλετε να δθμιουργιςετε. Για να αφαιρζςετε κάποια επαφι από τθν ομάδα, επιλζξετε τθν από το δεξί παράκυρο και ακολοφκωσ πιζςτε. Άλλεσ λειτουργίεσ τηλεφωνικοφ καταλόγου: Ο τθλεφωνικόσ κατάλογοσ τθσ εφαρμογισ FaxUtil περιλαμβάνει επιπλζον τθσ λειτουργίεσ Σροποποίθςθσ (Edit Entry), Διαγραφισ (Delete Entry) και Εκτφπωςθσ (Print Selected).. Επιλζξετε το εικονίδιο του τθλεφωνικοφ καταλόγου από τθ γραμμι διεργαςιϊν του FaxUtil. Θα εμφανιςτεί ο τθλεφωνικόσ κατάλογοσ με όλεσ τισ επαφζσ που ζχετε καταχωριςει. Δεξιά υπάρχουν τα κουμπιά Edit Entry, Delete Entry, New Entry, New Group και Print Selected. Για να τροποποιιςετε ι να διαγράψετε κάποια επαφι, επιλζξετε πρϊτα το όνομα τησ επαφήσ από τη λίςτα του τηλεφωνικοφ καταλόγου και ζπειτα επιλζξετε το κουμπί τθσ λειτουργίασ που επικυμείτε να εκτελεςτεί. Εάν κζλετε να εκτυπϊςετε τα ςτοιχεία του τθλεφωνικοφ καταλόγου για όλεσ ι επιλεγμζνεσ επαφζσ, επιλζγετε τισ επαφζσ και ακολοφκωσ το κουμπί Print Selected. ΣΟΜΕΑ ΔΙΚΣΤΩΝ 2011 8