ΤΕΙ ΛΑΡΙΣΑΣ - ΛΑΜΙΑΣ Ενθάρρυνση Επιχειρηματικών Δράσεων, Καινοτομικών Εφαρμογών και Μαθημάτων Επιλογής Φοιτητών ΤΕΙ Λάρισας - Λαμίας PLEASE ENTER ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10 «ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ: ΕΛΕΓΧΟΣ» ΣΑΚΕΛΛΑΡΗΣ ΚΩΝ/ΝΟΣ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΕΤΟΣ 2007-08 1
Σκοπός εκπαιδευτικής ενότητας Στο κεφάλαιο αυτό θα μελετήσουμε την έννοια, τη διαδικασία και τα είδη του ελέγχου. Η λειτουργία του ελέγχου δίνει στα διοικητικά στελέχη κάθε πληροφορία για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, κυρίως σήμερα που τεχνολογικές εξελίξεις τρέχουν με γοργούς ρυθμούς, και το περιβάλλον της επιχ/σης εξαιρετικά ανταγωνιστικό. Θα πρέπει οι σπουδαστές να κατανοήσουν ότι ο έλεγχος ως διοικητική λειτουργία επιδιώκει τη μέτρηση των αποτελεσμάτων της επιχειρηματικής δραστηριότητας και τη σύγκρισή τους με τα σχεδιασμένα πρότυπα απόδοσης, με σκοπό τη διαπίστωση της εκπλήρωσης των αντικειμενικών στόχων ή τη λήψη διορθωτικών μέτρων, όταν διαπιστωθούν αποκλίσεις. Η πολυπλοκότητα του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος της επιχ/σης και η αλληλεπίδραση μεταξύ αυτών των δύο, όπως επίσης οι συνεχείς και ραγδαίες μεταβολές του εξωτερικού περιβάλλοντος, ιδιαίτερα κατά την τελευταία εικοσαετία, καθιστούν τη λειτουργία του ελέγχου όλο και πιο απαραίτητη για τις επιχ/σεις. 2
Περιεχόμενα Σύνδεση Ελέγχου και προγραμματισμού Ο έλεγχος, συγκριτικά με τις υπόλοιπες διοικητικές λειτουργίες της διοίκησης, είναι πιο στενά συνδεδεμένος με τον προγραμματισμό. Μέσου του ελέγχου μετράμε αν πραγματοποιήθηκαν οι αντικειμενικοί στόχοι που έχουν προσδιοριστεί από τον προγραμματισμό και επαναπροσδιορίζονται οι αντικειμενικοί στόχοι, μέσω των πληροφοριών που ο έλεγχος διαπιστώνει και μεταφέρει. Αυτό μας δίδει την ευκαιρία να κάνουμε κάποιες διορθωτικές κινήσεις όπου αυτές κρίνονται αναγκαίες, ή ακόμη να αναπροσαρμόσουμε κάποια από τα προγράμματά μας ή ακόμη να επιβραβεύσουμε κάθε θετική προσπάθεια στην πορεία υλοποίησης των προκαθορισμένων στόχων της επιχ/σης. Η αναγκαιότητα του ελέγχου Που επιβάλλουν τον έλεγχο στην επιχείρηση Η ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΙΝΑΙ ΑΝΑΓΚΑΙΑ ΓΙΑΤΙ Προλαμβάνει προβλήματα Αναπροσαρμόζει προγράμματα Παίρνει διορθωτικά μέτρα όπου χρειάζεται 3
Η διαδικασία του ελέγχου o Καθορισμός προτύπων απόδοσης: το πρότυπο απόδοσης αποτελεί ένα υπόδειγμα που περιγράφει τα αναμενόμενα αποτελέσματα από την ικανοποιητική εκτέλεση ενός έργου. Το έργο που επιδιώκεται να ελεγχεί σε μια επιχ/ση, μέσα από τον καθορισμό προτύπων απόδοσης, είναι δυνατον να αφορά την παραγωγή, την εργασία γραφείου κ.τ.λ. Τα πρότυπα απόδοσης μπορεί να είναι ιστορικά π.χ. αύξηση των πωλήσεων σε σχέση με το προηγούμενο έτος ή ιδανικά, να καθορίζονται σε σχέση με τους στόχους της επιχ/σης. o Σύγκριση της απόδοσης με τα πρότυπα: στο στάδιο αυτό εξετάζεται ο βαθμός σύμπτωσης ή διαφοράς (απόκλισης) των πραγματοποιούμενων αποδόσεων σε σύγκριση με τα καθορισμένα πρότυπα. Π.χ. αν το ποσοστό αστοχίας απόδοσης σε μια βιομηχανία έχει προσδιοριστεί στο 5% αλλά το ποσοστό ανέρχεται σε 10%, έχουμε αρνητική απόκλιση από το καθορισμένο πρότυπο. o Επιβράβευση ή διόρθωση των αποκλίσεων: η ιδέα του ελέγχου έχει για πολλούς εργαζόμενους την έννοια της τιμωρίας όπου παρατηρούνται αρνητικές αποκλίσεις. Ωστόσο, ο έλεγχος λειτουργεί ως ένα είδος επιβράβευσης όπου παρατηρούνται θετικές αποκλίσεις ή τήρηση των προτύπων. Φάσεις της διαδικασίας του ελέγχου 1η Φάση: Καθορισμός των προτύπων ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 2η Φάση: Σύγκριση της καταμετρημένης απόδοσης με τα πρότυπα Επαναπληροφόρηση 3η Φάση: Ενίσχυση των επιτυχιών / Διόρθωση των μειονεκτημάτων 4
Είδη ελέγχου Ο έλεγχος που αφορά κυρίως το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης, διενεργείται είτε από τα εσωτερικά όργανα ελέγχου (εσωτερικοί ελεγκτές), που ανήκουν στο προσωπικό της επιχ/σης, είτε από εξωτερικά όργανα ελέγχου (εξωτερικοί ελεγκτές), όπως είναι οι ορκωτοί λογιστές. Οι έλεγχοι μπορούν να είναι προληπτικοί, πριν την έναρξη των δραστηριοτήτων π.χ. έλεγχος υλικών, μηχανημάτων κ.ά., περιοδικοί π.χ. κάθε έξι μήνες ή και έκτακτοι. Επίσης υπάρχουν έλεγχοι γενικής φύσης π.χ. για όλες τις δραστηριότητες της επιχ/σης, ή ειδικής φύσης π.χ. έλεγχος που αφορά τις πωλήσεις, τα αποθέματα κ.ά. Τέλος οι οικονομικοί έλεγχοι διακρίνονται σε προϋπολογιστικούς και διαχειριστικούς. Ερωτήσεις για συζήτηση 1.Ποιοι είναι οι λόγοι που επιβάλλουν στη σημερινή επιχείρηση τον έλεγχο; 2.Ποιες είναι οι βασικότερες μέθοδοι ελέγχου; 3.Ποιες είναι οι φάσεις της διαδικασίας του ελέγχου; 4.Με ποιο τρόπο γίνεται η σύγκριση της καταμετρημένης απόδοσης με τα πρότυπα; 5.Ποια είναι τα βασικά χαρακτηριστικά ενός αποτελεσματικού ελέγχου; Εργασία εφαρμογής Αν ήσαστε υπουργός οικονομικών ή οικονομικός διαχειριστής του δήμου σας, τι μεθόδους ελέγχου θα χρησιμοποιούσατε και τι είδους μέτρα θα λαμβάνατε; Πιστεύετε ότι στην Ελλάδα υπάρχει επάρκεια μηχανισμών ελεγκτικού χαρακτήρα; Αιτιολογήστε την απάντησή σας με παραδείγματα. Βιβλιογραφία 1.Ζαβλάνος Μ., Οργάνωση και Διοίκηση, Εκδ. Ίων, Αθήνα, 1989 2.Χολέβας Γ., Οργάνωση και Διοίκηση, Εκδ. Interbooks, Αθήνα, 1995 3.Πεχλιβανίδης Παντ., Εισαγωγή στον Προγραμματισμό της Δράσης των Επιχειρήσεων, σελ. 75-78 4.Russel Ackoff, A. Concept of Corporate Planning, Long Range Planning, September 1998, p.3 5.Dawson T., Principles and Practice of Modern Management, Tudor Business Publising Ltd., 1993 6.Robbins S., Management, Prentice-Hall, 1991 7.Hellriegel D., Peirce J., Management, Scott Roresman, 1989 5