Η Υπηρεσία του Ηλεκτρονικού Ταχυδροµείου (E-mail)

Η Υπηρεσία του Ηλεκτρονικού Ταχυδροµείου (E-mail) Η υπηρεσία του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου (E-mail), είναι µια από τις περισσότερο δηµοφιλείς υπηρεσίες του ιαδικτύου (Internet). Μαζί µε την υπηρεσία του Παγκόσµιου Ιστού (World Wide Web - WWW) αποτελούν τις δύο περισσότερο χρησιµοποιούµενες σε καθηµερινή βάση υπηρεσίες του ιαδικτύου. Η υπηρεσία του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου προσφέρει τη δυνατότητα ανταλλαγής µηνυµάτων µεταξύ των χρηστών µε τρόπο ανάλογο µε αυτό του παραδοσιακού ταχυδροµείου. Ο χρήστης γράφει στον υπολογιστή του το µήνυµα το οποίο επιθυµεί να στείλει σε κάποιον άλλο χρήστη, το τοποθετεί σε µια τοπική ηλεκτρονική θυρίδα (mailbox) και είναι σίγουρος ότι το µήνυµά του θα φθάσει στον προορισµό του αφού προηγουµένως συµπληρώσει την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη. Στη συνέχεια η ταχυδροµική υπηρεσία του δικτύου είναι υπεύθυνη για την µεταφορά του µηνύµατος στον προορισµό του. Όταν το µήνυµαφθάσει στον προορισµό του τοποθετείται στο αντίστοιχο mailbox. Όταν ο παραλήπτης ζητήσει την εισερχόµενη αλληλογραφία του, τότε θα λάβει και το µήνυµα που του εστάλη. Τα δεδοµένα του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου αποστέλλονται από έναν E-mail client (λογισµικό που τρέχει στον υπολογιστή του χρήστη) προς το ηλεκτρονικό ταχυδροµικό κουτί του παραλήπτη, µε τη χρήση του πρωτοκόλλου SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Πρωτόκολλα όπως το POP3 και το IMAP4 χρησιµοποιούνται για τον έλεγχο και παραλαβή των δεδοµένων από το ηλεκτρονικό ταχυδροµικό κουτί στη πλευρά του παραλήπτη. Το ταχυδροµικό κουτί του παραλήπτη βρίσκεται σε κάποιον εξυπηρετητή (server), εποµένως δεν είναι απαραίτητη η συνεχή λειτουργία του υπολογιστή του παραλήπτη κατά την αποστολή του µηνύµατος. Ο αποδέκτης θα παραλάβει το µήνυµά του όταν ανοίξει τον υπολογιστή του και συνδεθεί µε τον ταχυδροµικό εξυπηρετητή. Οι διευθύνσεις του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου των χρηστών του Τ.Ε.Ι, βασίζονται στις διευθύνσεις του ιαδικτύου και έχουν τη µορφή: test@teipat.gr, όπου test είναι το όνοµα του χρήστη και teipat.gr, το ιεραρχικό όνοµα της περιοχής του ιαδικτύου, δηλαδή ο τοµέας του δικτύου στο οποίο εντάσσεται ο χρήστης (στη συγκεκριµένη περίπτωση ο τοµέας δικτύου του Τ.Ε.Ι Πάτρας). Τα δύο µέρη της ηλεκτρονικής διεύθυνσης χωρίζονται µεταξύ τους µε τον χαρακτήρα @ (διαβάζεται at).

Το πρόγραµµα Outlook Express 5 Το πρόγραµµα Outlook Express, είναι ένας δηµοφιλής e-mail client, ο οποίος επιτρέπει τη σύνθεση, αποστολή και λήψη µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Το πρόγραµµα αυτό απαιτεί λειτουργικό σύστηµαόπωςwindows 95/98/2000 ή Windows Me. Ρύθµιση Την πρώτη φορά που εκκινείτε το πρόγραµµα Outlook Express θα ξεκινήσει ένας βοηθός εγκατάστασης (setup wizard), πουθασαςζητήσειναδηλώσετεόλαταστοιχεία (E-Mail address, mail server κλπ) που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του προγράµµατος. Στη πρώτη οθόνη που εµφανίζεται, κάνετε αριστερό κλικ στο πεδίο Set up a Mail account. Στην επόµενη οθόνη καλείστε να συµπληρώσετε το όνοµά σας. Στο πεδίο Display name γράφετε το ονοµατεπώνυµό σας.

Με το ποντίκι (mouse) κάνετε αριστερό κλικ στο Next (Επόµενο). Στην επόµενη οθόνη σας ζητείται η ηλεκτρονική σας διεύθυνση. Αυτή αποτελείται από το username (όνοµα χρήστη) σας ακολουθούµενο από τον ειδικό χαρακτήρα @ (διαβάζεται at) και τη διεύθυνση του domain (τοµέα) στον οποίο ανήκετε.

Στη συνέχεια πρέπει να συµπληρώνετε το όνοµα του υπολογιστή που εξυπηρετεί το εισερχόµενο (Incoming Mail (POP3) Server) αλλά και το εξερχόµενο (Outgoing Mail (SMTP) Server) ταχυδροµείο (Για τους χρήστες του Τ.Ε.Ι και στις δύο περιπτώσεις συµπληρώνουµε στα αντίστοιχα πεδία: morias.teipat.gr, όπως φαίνεται στη φωτογραφία που ακολουθεί). Κατόπιν κάνετε αριστερό κλίκ στο κουµπί Next. Στην επόµενη οθόνη συµπληρώνετε το user name (όνοµα χρήστη) και το password (κωδικός πρόσβασης) που έχετε στον mail server. Στο πεδίο Account Name συµπληρώνετε το user name. Είναι προτιµότερο να αφήσετε το πεδίο του password κενό, ιδίως εάν στον υπολογιστή σας έχουν πρόσβαση και άλλοι χρήστες και επίσης να απενεργοποιήσετε την επιλογή Remember password (Αποµνηµόνευση κωδικού πρόσβασης) εάν αυτή είναι ενεργοποιηµένη (απλώς κάνετε αριστερό κλικ στο αντίστοιχο πεδίο). Το πρόγραµµα θα σας ζητάει το password (κωδικός πρόσβασης) κάθε φορά που πρέπει να συνδεθεί µε τονpop3 server (δηλαδή µε τονmorias.teipat.gr) γιαναδιαβάσει ήναστείλειµηνύµατα. Έπειτα κάνετε κλίκ στην επιλογή Νext.

Επιλέγετε το κουµπί Next και στην επόµενη οθόνη κάνετε κλίκ στο κουµπί Finish. Η εγκατάσταση των στοιχείων σας έγινε µε επιτυχία και εποµένως είσαστε έτοιµοι να χρησιµοποιήσετε το πρόγραµµα Outlook Express, για την αποστολή και λήψη µηνυµάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδροµείου.

Εκκίνηση του προγράµµατος Ξεκινώντας το πρόγραµµα Outlook Express από το µενού Start / Programs (Έναρξη / Προγράµµατα) των Windows, ή από το αντίστοιχο εικονίδιο στη εργαλείων των Windows, εµφανίζεταιτοκεντρικόπαράθυροτουπρογράµµατος (φωτογραφία που ακολουθεί). Το κεντρικό παράθυρο του Outlook Express περιέχει: τα µενού (στο πάνω µέρος), τη γραµµή εργαλείων(ακριβώς από κάτω), τον επιλογέα του φακέλου (folder) του υπολογιστή σας, του οποίου τα περιεχόµενα θέλετε να διαβάσετε, ένα παράθυρο χωρισµένο σε δύο οριζόντια µέρη. Στο πάνω µισό του παραθύρου εµφανίζονται τα περιεχόµενα (µηνύµατα) του επιλεγµένου φακέλου µε τον αποστολέα, το περιεχόµενο και την ηµεροµηνία παραλαβής τους. Στο κάτω µισό του παραθύρου εµφανίζεται το περιεχόµενο του συγκεκριµένου µηνύµατος που είναι επιλεγµένο. Οι φάκελοι (folders) που δηµιουργεί το Outlook Express στον δίσκο του υπολογιστή σας είναι οι παρακάτω:

Inbox (Εισερχόµενα) : Σε αυτό το φάκελο µεταφέρονται τα εισερχόµενα µηνύµατα κάθε φορά που το πρόγραµµα συνδέεται µε τονpop3 server. Outbox (Εξερχόµενα) : Σ αυτό το φάκελο γράφονται τα µηνύµατα προς αποστολή. Μπορείτε να γράψετε ένα µήνυµα off-line (ενώ δεν είσαστε συνδεδεµένοι µε τον server) και να το σώσετε σ αυτό το φάκελο. Την επόµενη φορά που θα συνδεθεί το πρόγραµµα µε τον POP3 server θα στείλει αυτόµατα όλα τα µηνύµατα που βρίσκονται στο Outbox και θα αντιγράψει τα καινούργια µηνύµατα που θα βρει στο server στο Inbox, τα οποία µπορείτε πλέον να διαβάσετε off-line, αφού θα βρίσκονται πλέον στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας (όπως αναφέρθηκε και στην αρχή αυτό είναι ένα από τα µεγαλύτερα πλεονεκτήµατα της υπηρεσίας του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου). Sent Items (Απεσταλµένα) : Σ αυτό το φάκελο το πρόγραµµα κρατάει αντίγραφα των µηνυµάτων που έχουν σταλεί. Deleted Items ( ιαγραµµένα) : Σ αυτό το φάκελο γράφονται τα µηνύµατα που έχουν σβηστεί από τους άλλους τρεις φακέλους, µέχρι να τα σβήσει µόνιµα ο χρήστης. (Λειτουργεί όπως το Recycle Bin (Κάδος ανακύκλωσεις) των Windows. Ηγραµµή εργαλείων αποτελείται από τις κάτωθι επιλογές: New Mail (Νέο µήνυµα) : Ανοίγει ένα κενό παράθυρο σύνθεσης (δηµιουργίας) νέου µηνύµατος. Reply (Απάντηση) : Απάντηση στον αποστολέα ενός µηνύµατος. Reply All (Απάντηση όλων) : Απάντηση σε όλους τους παραλήπτες ενός µηνύµατος. Forward (Προώθηση) : Προώθηση ενός µηνύµατος σε άλλον χρήστη. Print (Εκτύπωση) : Εκτύπωση µηνύµατος. Delete ( ιαγραφή) : ιαγράφει το επιλεγµένο µήνυµα. Send and Receive (Αποστολή και λήψη) : Με την επιλογή αυτή το πρόγραµµα συνδέεται µε τον POP3 server, αποστέλλει τα νέα µηνύµατα, αντιγράφει τα εισερχόµενα µηνύµατα και µετά διακόπτει τη σύνδεση. Address Book (Βιβλίο διευθύνσεων) : Ανοίγει τον κατάλογο µε τις διευθύνσεις των προσώπων που έχετε δηµιουργήσει.

Find (Εύρεση) : Ανοίγει παράθυρο µέσα από το οποίο µπορείτε να αναζητήσετε µηνύµατα αποθηκευµένα στον υπολογιστή σας. Σύνθεση (δηµιουργία) νέου µηνύµατος Επιλέγοντας την επιλογή New Message (Νέο µήνυµα) στην γραµµή εργαλείων, ανοίγει ένα παράθυρο σύνθεσης (δηµιουργίας) νέου µηνύµατος. Στο πεδίο To (Προς) : συµπληρώνετε το όνοµα του παραλήπτη (π.χ. noc@teipat.gr), στο πεδίο Cc (Κοινοποίηση) :τα ονόµατα των παραληπτών για κοινοποίηση (εάν υπάρχουν) και στο πεδίο Subject (Θέµα) :τον τίτλο του µηνύµατος (εάν θέλετε δεν είναι υποχρεωτικό). Στο κάτω µισό του παραθύρου γράφετε το περιεχόµενο του µηνύµατος. Εάν έχετε επιλέξει Reply to Author ανοίγει το ίδιο παράθυρο µετοόνοµατου αποστολέα του αρχικού µηνύµατος στη θέση του παραλήπτη και το αρχικό µήνυµα συµπεριλαµβάνεται στο προς σύνθεση µήνυµα. Η επιλογή ReplytoAllέχει το ίδιο αποτέλεσµα µε την προηγούµενη µόνο που στο πεδίο Cc: περιλαµβάνονται και τα ονόµατα των προς κοινοποίηση αποδεκτών. Με την επιλογή Send (Αποστολή) το πρόγραµµα συνδέεται µε τοserver και αποστέλλει το µήνυµα.

Η διαχείριση των παραληπτών, η καταχώρησή τους σε adress books (βιβλία διευθύνσεων) και η δηµιουργία groups (οµάδων) γίνεται από την κεντρική οθόνη του προγράµµατος (επιλέγετε Open the Address Book ). Εµφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου (παράθυρο που ακολουθεί), µέσα από το οποίο µπορείτε να προσθέσετε µια νέα εγγραφή: Με την επιλογή New Contact ανοίγει το παράθυρο:

Σ αυτό συµπληρώνετε το ονοµατεπώνυµο του παραλήπτη και την e-mail διεύθυνσή του καθώς επίσης (προαιρετικά) και στοιχεία σχετικά µε τη διεύθυνση κατοικίας του, το επάγγελµά του και κάποιες σηµειώσεις. Η e-mail διεύθυνση είναι απαραίτητη. Από τη στιγµή που θα προσθέσετε ένα όνοµα στη λίστα, µπορείτε να στείλετε µήνυµα στο αντίστοιχο πρόσωπο, απλά επιλέγοντας το όνοµα του από αυτή. Η επιλογή Open the Address Book στην κεντρική οθόνη του προγράµµατος ανοίγει τη λίστα µε όλα τα ονόµατα των παραληπτών που έχετε στον κατάλογο, µαζί µε τα προσωπικά τους στοιχεία. Απόαυτότοπαράθυρο µπορείτε επίσης να προσθέσετε νέα ονόµατα στον κατάλογο, όπως επίσης να τα βάλετε σε οµάδες µε την επιλογή New Group. Οµαδοποιώντας τα ονόµατα και δίνοντας ένα όνοµα σεκάποιαοµάδα, µπορείτε να στείλετε ένα µήνυµα σεόλατα µέλη της οµάδας, απλά επιλέγοντας το όνοµά τηςως παραλήπτη. Η επιλογή Insert (Εισαγωγή) και File Attachment (Συνηµµένο αρχείο) στο παράθυρο εγγραφής νέου µηνύµατος σας επιτρέπει να αποστείλετε αρχεία αυτούσια (π.χ. έγγραφα του Word κ.λ.π.) από τον προσωπικό σας υπολογιστή επισυνάπτοντάς τα στο µήνυµά σας, µε την προϋπόθεση ότι και ο παραλήπτης χρησιµοποιεί ένα ανάλογο πρόγραµµα.

Επιλέγοντας File Attachment ανοίγει ένα παράθυρο µε τα περιεχόµενα του δίσκου του υπολογιστή σας. Επιλέγετε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε και πατάτε το πλήκτρο Attach. Το συνηµµένο αρχείο εµφανίζεται τότε σαν εικονίδιο στο κάτω µισό του παραθύρου σύνθεσης νέου µηνύµατος. Η επιλογή Sign σας επιτρέπει να εισάγετε την «υπογραφή» σας στο τέλος κάθε µηνύµατος, εφ όσον φυσικά έχετε ορίσει κάποια από το µενού Tools / Options / Signatures. Αποστολή και παραλαβή ταχυδροµείου Επιλέγοντας Send and Receive στοκεντρικόπαράθυροτουoutlook Express, το πρόγραµµα συνδέεται µε τον POP3 server, για να στείλει νέα µηνύµατα και να παραλάβει εισερχόµενα µηνύµατα, εφ όσον υπάρχουν. Εάν δεν έχετε ορίσει το password σας µέσα από τις επιλογές του προγράµµατος, κάθε φορά που επιχειρείτε σύνδεση µε τον server, θα ανοίγει ένα παράθυρο, στο οποίο συµπληρώνετε το password σας. ιαχείριση µηνυµάτων και φάκελοι Το Outlook Express δηµιουργεί στο δίσκο του υπολογιστή σας τους φακέλους (folders) Inbox, Outbox, Sent Items και Deleted Items. Οι φάκελοι αυτοί δε διαφέρουν από τους υπόλοιπους φακέλους στο σκληρό δίσκο σας και η διαχείρισή τους γίνεται µε τον ίδιο τρόπο, από το κεντρικό παράθυρο του Outlook Express. Επιλέγοντας ένα φάκελο, τα περιεχόµενά του (µηνύµατα) εµφανίζονται στο πάνω µισό του παραθύρου.

Επιλέγοντας ένα µήνυµα το περιεχόµενό του εµφανίζεται στο κάτω µισό του παραθύρου. Έτσι µπορείτε να διαβάσετε το µήνυµα, να το τυπώσετε, να το διαγράψετε είτε να αντιγράψετε ένα τµήµα του σε κάποιο δικό σας κείµενο µε τις διαδοχικές επιλογές Copy / Paste (Αντιγραφή / Επικόλληση). Αν το µήνυµα περιλαµβάνει συνηµµένα αρχεία (attachments), αυτά εµφανίζονται σαν εικονίδια στο κάτω µέρος του παραθύρου. Με δεξί κλικ πάνω τους µπορείτε να τα δείτε, να τα τυπώσετε ή να τα αποθηκεύσετε σε κάποιο άλλο σηµείο του δίσκου σας. Εισαγωγή νέου χρήστη (ταυτότητας) στο πρόγραµµα Outlook Express Σε περίπτωση που στον υπολογιστή µας έχουν πρόσβαση περισσότερα του ενός άτοµα, τα οποία θέλουν επίσης να χρησιµοποιήσουν το Outlook Express για το ηλεκτρονικό τους ταχυδροµείο, αυτό είναι αρκετά εύκολο εξαιτίας των υπηρεσιών που παρέχει το συγκεκριµένο πρόγραµµα, διασφαλίζοντας παράλληλα και την ασφάλια των µηνυµάτων, δηλαδή ότι ένας χρήστης δε θα είναι σε θέση να διαβάσει τα µηνύµατα του άλλου χρήστη. Αυτό είναι εφικτό µε την επιλογή του προγράµµατος Add new Identity (Προσθήκη νέας Ταυτότητας). Η διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσει ο χρήστης είναι η εξής: Από τη στιγµή που έχουµε ανοίξει το πρόγραµµα Outlook Express, επιλέγουµε την επιλογή File / Identities / Add new Identity (Αρχείο / Ταυτότητες / Προσθήκη νέας Ταυτότητας), όπως φαίνεται και στην οθόνη που ακολουθεί.

Κάνοντας κλίκ στην επιλογή Add new Identity, θα εµφανισθεί ένα παράθυρο (οθόνη που ακολουθεί), στο οποίο θα πρέπει να δηλώσουµε τοονοµατεπώνυµο του νέου χρήστη του προγράµµατος που θέλουµε να εισάγουµε. Στο πεδίο Type your name πληκτρολογούµε τοονοµατεπώνυµο του νέου χρήστη. Όπως θα παρατηρήσετε η επιλογή Require password δεν είναι επιλεγµένη. Συνιστάται για καλύτερη ασφάλεια των δεδοµένων σας να επελέξετε την συγκεκριµένη επιλογή (κάνετε κλίκ στο λευκό πλαίσιο). Τότε θα σας εµφανισθεί η παρακάτω οθόνη: Στη συγκεκριµένη οθόνη στο πλαίσιο New password θα πρέπει να εισάγετε ένα κωδικό πρόσβασης τον οποίο θα γνωρίζετε µόνο εσείς και στο πλαίσιο Confirm New Password κάνετε επιβεβαίωση του κωδικού που δώσατε παραπάνω. Στη συνέχεια κάνετε κλίκ στο κουµπί OK. Τότε θα σας εµφανισθεί η αρχική οθόνη. Κάνετε πάλι κλίκ στο κουµπί ΟΚ. Θα εµφανισθεί στη συνέχεια το ακόλουθο εικονίδιο:

Η προσθήκη της νέας ταυτότητας έγινε µε επιτυχία, αλλά η πλήρης εισαγωγή της δεν έχει τελειώσει ακόµα. Θα πρέπει να συµπληρώσετε και τα υπόλοιπα στοιχεία (Setup Wizard αρχή συγκεκριµένου κεφαλαίου). Κάνουµε εποµένως κλίκ στο κουµπί Yes. Η οθόνη τώρα που θα σας εµφανισθεί είναι η παρακάτω: Στο σηµείο αυτό θα πρέπει πάλι να πληκτρολογήσετε το Ονοµατεπώνυµο του νέου χρήστη τον οποίο θέλετε να εισάγετε και έπειτα κάνετε κλίκ στο κουµπί Next. Για την συνέχεια στη συµπλήρωση των υπολοίπων στοιχείων απευθυνθείτε στην αρχή του συγκεκριµένου κεφαλαίου. Έτσι µε τον τρόπο αυτό µπορούµε ναεισάγουµε όσους νέους χρήστες επιθυµούµε στο πρόγραµµα Outlook Express. Τι πράττουµεόµως στην περίπτωση που θέλουµενα διαβάσουµε ήναστείλουµε ένα µήνυµα; Θα πρέπει καταρχήν να χρησιµοποιήσουµε το πρόγραµµα Outlook Express. Ανοίγοντας το συγκεκριµένο πρόγραµµαπηγαίνουµε στην επιλογή File / Switch Identity (οθόνη που ακολουθεί).

Κάνοντας κλίκ στη συγκεκριµένη επιλογή θα εµφανισθεί η παρακάτω οθόνη: Μαρκάρουµε το χρήστη τον οποίο θέλουµε ναχρησιµοποιήσουµε και στη συνέχεια στο πεδίο Password, πληκτρολογούµε τον κωδικό πρόσβασης τον οποίο έχουµε ορίσει για το συγκεκριµένο χρήστη. Έπειτα κάνουµε κλίκστοκουµπί OK. Η διαδικασία τώρα που πρέπει να ακολουθηθεί είναι γνωστή και αναφέρετε παραπάνω. ιαχείριση των Ταυτοτήτων των χρηστών µπορούµε να κάνουµε από την επιλογή File / Identities / Manage Identities.

ιαλέγοντας τη συγκεκριµένη επιλογή, εµφανίζετε το παρακάτω παράθυρο: Για την κάθε ταυτότητα την οποία επιλέγουµε µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε (αρκεί απλώς ένα κλίκ) τις επιλογές Remove και Properties. Με την επιλογή Remove αφαιρούµε τον επιλεγµένο χρήστη από τη δυνατότητα χρήσης του προγράµµατος στο

συγκεκριµένο υπολογιστή. Για να µη µπορεί ο οποιοσδήποτε να διαγράψει κάποιο χρήστη, µετά την ενεργοποίηση της επιλογής Remove, θα µας ζητηθεί και κωδικός του συγκεκριµένου χρήστη, που τον γνωρίζει µόνο ο ίδιος. Με την επιλογή Properties έχουµε τη δυνατότητα να αλλάξουµε το κωδικό πρόσβασης εάν το επιθυµούµε. Η επιλογή New µας δίνει τη δυνατότητα να εισάγουµε νέοχρήστη µε βάση τη διαδικασία που αναφέρθηκε παραπάνω.