Εµβάθυνση στις έννοιες: α) Εξερεύνηση Βάσεων εδοµένων και Ανάλυση, β) Εξαγωγή Αναφορών (Enterprise Reporting & Online Analytical Processing / OLAP). Παραδείγµατα. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.2 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 1
Επιχειρησιακή Nοηµοσύνη (Business Intelligence - ΒΙ) Η (υπο)ενότητα αυτή θα δώσει µια καθαρή εικόνα των τρόπων που οι Τεχνολογίες της Πληροφορικής διευκολύνουν τη χρήση της επιχειρησιακής νοηµοσύνης, και την ένταξη της στην «καθηµερινότητα» ενός οργανισµού, µε σκοπό την αναγνώριση της κατάστασης του οργανισµού και τη λήψη ορθολογικότερων αποφάσεων. Περιλαµβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωµένους µε το θέµα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: Για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέµα Πρακτική Άσκηση 2
Στόχος Κατανόηση της τεχνολογικής βάσης της Επιχειρησιακής Νοηµοσύνης Περιεχόµενο Η Επιχειρηµατική Νοηµοσύνη στην πράξη είτε αυτό το webinar µέχρι τέλους... Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! 3
Επιχειρηµατική Νοηµοσύνη, Ηλεκτρονική ιακυβέρνηση, Οι Κύκλοι της Επιχειρησιακής Νοηµοσύνης ( ηµιουργία Χρήση), Data Warehouse, Μέθοδοι και Τεχνικές για τη εξερεύνηση των data Ανακάλυψη Γνώσης (Knowledge Discovery), Πρότυπα και Κανονικότητες, Αλγόριθµοι για τον εντοπισµό προτύπων και κανονικοτήτων, BI Analytics, Queries, Enterprise Reports, Alerts, OLAP 4
Η Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Eίναι µια εφαρµογή Πληροφορικής που αναπτύσσεται σε φάσεις. Οι φάσεις αυτές συνιστούν ένα κύκλο, που ξεκινά µε τη φάση Σχεδιασµού και καταλήγει στη Χρήση Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη είναι επίσης Συνδυασµοί και τεχνικές εξερεύνησης των data που έχουν σκοπό να «ανακαλύψουν» γνώση που δεν «υποπτευόµαστε» ότι υπήρχε... Η Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη σε έναν οργανισµό υποστηρίζεται Από την ανάπτυξη Συστήµατος που συλλέγει σε µόνιµη βάση data από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές (Data Warehouse) 5
Εστίαση σε θέµατα Ανάλυσης των data Παρουσίασης και ιάχυσης της παραγόµενης πληροφορίας Μετά την Επεξεργασία (των δεδοµένων) έχουµε Ανάλυση (και Παραγωγή Reports ιάχυση της Πληροφορίας) (και) ράση στη βάση της πληροφορίας που δηµιούργησε η Ανάλυση Παραδείγµατα 6
Ένα πλαίσιο για την υποστήριξη αποφάσεων που συνδυάζει Υφιστάµενες εφαρµογές Πληροφορικής και τα δεδοµένα που δηµιουργούνται / αποθηκεύονται σε αυτές εδοµένα που αντλούνται από τρίτα συστήµατα και το Web Data Warehouse που συγκεντρώνει τα προηγούµενα Εργαλεία για την ανάλυση των δεδοµένων που συγκεντρώνονται στο Data Warehouse και εφαρµογές (του τύπου «user interface») που κάνουν «ορατή» την συντιθέµενη πληροφορία και γνώση εν είναι ένα «προιόν» ή ένα µόνο σύστηµα Αλλά η ενοποίηση πολλών υπο-συστηµάτων σε ένα υπερσύστηµα, στη βάση µιας αρχιτεκτονικής Αυτό το υπερ-σύστηµα τροφοδοτεί τους χρήστες του µε «χρήσιµη πληροφορία» που παίρνει πολλές µορφές και εκδοχές και που προκύπτει από την ανάλυση των πρωτογενών δεδοµένων 7
Η όλη διαδικασία εξελίσσεται σε τρεις χρόνους Ο χρόνος της Eπεξεργασίας (Process Time) O χρόνος της Ανάλυσης (Analysis Time) Ο χρόνος της ράσης (Action Time) Process Time Analysis Time Action Time Technical Staff Field Users Managers Executives S. Ottl: Emerging Trends in Business Analytics and Business Intelligence 8
[Για το χρόνο της Επεξεργασίας, συζητήσαµε στην Εισαγωγή αυτής της Ενότητας] Για το τι συµβαίνει ακριβώς στους δύο άλλους χρόνους Ανάλυση ράση... Θα συζητήσουµε τώρα Τι είναι Ανάλυση στην Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη; Η διερεύνηση της σηµασίας που µπορεί να έχουν τα data σε πολύ µεγάλο βάθος Π.χ. εν µας ενδιαφέρει από το Πρωτόκολο µόνο αιτήµατα πολιτών εξυπηρετήθηκαν, αλλά και πόσα αιτήµατα πολιτών εξυπηρετήθηκαν σε λιγότερο από 24 ώρες... 9
Ουσιαστικά η φάση της Επεξεργασίας (Processing Time) δηµιουργεί Κανάλια (pipes) µε τα οποία τα data φθάνουν από το «υπόγειο» των εφαρµογών στην επιφάνεια Χρειάζεται όµως τώρα το περιεχόµενο που θα «γεµίζει» αυτά τα κανάλια, κάθε φορά που ένας χρήστης ζητά την πληροφορία που του είναι χρήσιµη Με τον όρο «Ανάλυση» εννοούµε ακριβώς την εφαρµογή συγκεκριµένων µεθόδων και εργαλείων Ώστε η πληροφορία που περιέχουν τα δεδοµένα να «φτάνει» στον χρήστη στην κατάλληλη µορφή... 10
Φυσικά, τα εργαλεία για να κάνει κανένας «Ανάλυση» υπήρχαν... πριν την Επιχειρησιακή Ανάλυση Ένα χαρτί κι ένα µολύβι Excel SPSS κλπ. Με την Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη απλώς, οι όποιες απαιτήσεις των χρηστών για το «τι» πληροφορία και «πως» θέλουν να «βλέπουν» µπορεί να υλοποιηθούν ακριβώς Γιατί οι µέθοδοι που µπορεί να δηµιουργήσει κανείς, ή να τροποποιήσει, δεν έχουν περιορισµό Γιατί τα εργαλεία γίνονται πιο αποτελεσµατικά και εύκολα να χειριστεί κανείς Queries Reports κλπ. Η Ανάλυση είναι λοιπόν µια διαδικασία που διαµορφώνεται από τις ανάγκες των χρηστών και... από την ικανότητα των «αναλυτών» (των ειδικών στην Ανάλυση) να εφευρίσκουν τις µορφές οργάνωσης και παρουσίασης της πληροφορίας που ο χρήστης... χρειάζεται 11
Queries Standards Reports Ad hoc Reports Alerts Advanced Πού είναι ακριβώς το πρόβληµα; Σε µόνιµη βάση: Τι συνέβη; το προηγούµενο διάστηµα Κάθε φορά που υπάρχει ένα θέµα... Κάθε φορά που «χτυπά» µια ενέργεια πρέπει να ξεκινήσει Advanced Statistical Analysis Optimization Forecasting Predictive Modeling Γιατί «αυτό» συνέβη; Ποιό είναι, από αυτά που διακρίνονται ως λύσεις, το «καλύτερο» που µπορεί να συµβεί; Τι θα συµβεί αν συνεχιστούν αυτές οι τάσεις; Τι θα συµβεί στη συνέχεια; 12
Θα εστιάσουµε στις πιο απλές µεθόδους: Queries, Reports & Alerts Queries Είναι ο τρόπος που θέτει κανείς ερωτήσεις σε βάσεις δεδοµένων, µε τη µορφή µιας «ερώτησης µιας γραµµής» (a line of inquiry) που συγκεκριµενοποιεί την αιτούµενη πληροφορία Παράδειγµα: ηµοτολόγιο Query: Αιτήµατα έκδοσης Πιστοποιητικών ηµοτολογίου ανά ώρα Εξυπηρετούµενος Στόχος: Να κατανοήσει ο ήµος το ρυθµό εξυπηρέτησης των πολιτών και να αυξήσει τον αριθµό των υπαλλήλων που εξυπηρετούν πολίτες τις ώρες αιχµής 13
ιάχυση Reports Παραγωγή Ένα Report δηµιουργείται από ένα ή περισσότερα queries και περιέχει επί πλέον σχόλια και ερµηνείες που κάνουν την πληροφορία πιο κατανοητή στους χρήστες. Ένα Report στην ουσία «πακετάρει» πληροφορία και δηµιουργεί δοµηµένο επιχειρησιακό περιεχόµενο Μπορεί να είναι: standard ηλαδή, η µορφή του να είναι παγιοποιηµένη, να περιέχει αυτές τις ενότητες ή/και να εκδίδεται σε σταθερή ηµεροµηνία (π.χ. Την 1 η του µηνός) Παράδειγµα: Οικονοµικές Υπηρεσίες Συγκεντρωτικό Μηνιαίο Report Εσόδων Εξόδων Εξυπηρετούµενος Στόχος: Συνεχής, κατά τη διάρκεια του χρόνου, παρακολούθηση της σχέσης εσόδων-εξόδων Ή να είναι: ad hoc ηλαδή, να εκδίδεται για να απαντήσει σε µια συγκεκριµένη ανάγκη, που προκύπτει κατά περίπτωση Παράδειγµα: Πρωτόκολο Report εξυπηρετουµένων αιτηµάτων έκδοσης Πιστοπιητικών ηµοτολογίου κατά την εβδοµάδα πριν από ένα ιαγωνισµό ΑΣΕΠ Εξυπηρετούµενος Στόχος: Κατανόηση του φόρτου εργασίας που δηµιουργούν έκτακτα γεγονότα όπως ένας διαγωνισµός ΑΣΕΠ (µε σκοπό την διερεύνηση δυνατότητας παροχής online υπηρεσίας αν ο φόρτος αποδειχθεί αυξηµένος) 14
ύο παραδείγµατα Reporting (ghttp://www.quadbase.com/espressreport/help/examples/index.html) ιαχείριση Έργου (Project Management) Πωλήσεις µιας επιχείρησης ανά κατηγορία προιόντος (Regional Sales Report) 15
Alerts Η µέθοδος αυτή συνήθως χρησιµοποιείται όταν πρέπει να δηµιουργείται ένα σήµα κάθε φορά που εµφανίζεται ένα πρόβληµα (ή µια εξαίρεση), όπως καταγράφεται κατά την παρακολούθηση σειράς δεδοµένων Παράδειγµα: ιαδικασίες εξυπηρέτησης των επιχειρήσεων Alert σε περίπτωση που ένα αίτηµα (π.χ. Έκδοση Άδειας Λειτουργίας) δεν ικανοποιηθεί εντός ενός συγκεκριµένου χρόνου που έχει ορισθεί εκ των προτέρων Εξυπηρετούµενος Στόχος: Εντοπισµός προβληµάτων που «ξεχάστηκαν» στη λειτουργία των ηµοτικών Υπηρεσιών 16
Στην Πρακτική Άσκηση αυτής της Ενότητας (Βc1.1.2) θα δοκιµάσετε στην πράξη την παραγωγή ενός Report (hands-on experience) µε τη χρήση Συστήµατος Online Enterprise Reporting (eclipse BIRD) 17
18 Οι OLAP κύβοι (Online Analytical Processing)
Η παραγωγή enterprise reports που περιέχουν δοµηµένη πληροφορία δεν είναι ένα στατικό document... Εξελίσσεται καθώς οι τεχνολογίες της αναπαράστασης των δεδοµένων (visualization) εξελίσσονται επίσης και µπορούν να προσφέρουν «multidimensional view» στα δεδοµένα Με τον όρο «visualization» εννοούµε όλες εκείνες τις τεχνικές που επιτρέπουν να «βλέπει» κανείς την πληροφορία που παράγει η Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Ουσιαστικά, πρόκειται για τη δηµιουργία σχηµάτων (πινάκων) 2 και 3 διαστάσεων των υπό εξέταση data, ώστε να διευκολύνεται η αντίληψη µας και κατ επέκταση να γίνεται πιο αποτελεσµατική η ερµηνεία µας Αυτά τα σχήµατα (πίνακες) 2 και 3 διαστάσεων δείχνουν µια κατάσταση µε πολύ πιο επαρκή τρόπο από ένα κείµενο ή ένα Report. 19
2. Πώληση σε 3 σηµεία East West Central 3. Κατά τη διάρκεια 3 ετών 2004 2005 2006 1. Προιόντα της Επιχείρησης Nuts Screws Bolts Washers E Turban et al: Business Intelligence, Prentice Hall Εµφάνιση της πληροφορία για την πώληση των προιόντων µιας επιχείρησης (3 διαστάσεις) Τµηµατική ανάγνωση Ανά έτος: 2006, 2005, 2004 Location versus Product (Σηµείο Πώλησης vs Προιόν) 20
Σχήµατα (Πίνακες) πολλών διαστάσεων, όπως αυτό που µόλις δείξαµε Εξάγονται µε τη βοήθεια των τεχνικών Online Analytical (OLAP) Ο όρος OLAP περιλαµβάνει Τις τεχνικές που επιτρέπουν να δει κανείς συγκριτικά «µετρήσιµα» µέσω µιας πολυδιάστατης (multidimensional) παρουσίασης της σχετικής πληροφορίας Την τεχνολογική υποδοµή που επιτρέπει στους χρήστες, µέσα από το PC, να διατυπώσει «queries»και να υποστηρίξει την εργασία της Ανάλυσης (το αποτέλεσµα εµφανίζεται αµέσως) Οι τεχνικές OLAP υποστηρίζουν την ενοποίηση (aggregation) και συγκριτική παρουσίαση επεξεργασµένης πληροφορίας (π.χ. sums, averages, minimums, maximums) ή απλών αριθµών (π.χ. αριθµός υποβληθέντων αιτήσεων, µήνες, ηλικίες αιτούντων πολιτών)... Και την παρουσίαση τους µε τη µορφή κύβων (cubes) 21
http://training.inet.com/olap/cubes.htm 22
Oι τεχνικές και η τεχνολογική υποδοµή που επιτρέπουν στους χρήστες να βλέπουν την πληροφορία Με τµηµατικό τρόπο (slice and dice) Στο παράδειγµα µας, Πωλήσεις του έτους 2005 Με βαθµό λεπτοµέρειας που εξελίσσεται όσο προχωρά η ανάλυση της πληροφορίας σε βάθος (drill-down) Μέσω σχηµάτων µε 3 διαστάσεις (multidimensionality) 23
Αποφάσεις 24
Η ράση και οι πιο ορθολογικές αποφάσεις Η προσαρµογή των στόχων ή ο σχεδιασµός οργανωσιακών µεταρρυθµίσεων Στην πληροφορία που έρχεται από την πραγµατικότητα της ανάλυσης των data! Και κυρίως η ουσιαστική αξιολόγηση της πορείας του business plan... Process Time Analysis Time Action Time Technical Staff Field Users Managers Executives 25
ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Παραγωγή Περιεχοµένου: ΕΑΙΤΥ [ΕΜ9: ATLANTIS Group] http://www.cti.gr Συγγραφείς Θ. Εµµανουηλίδης, Π. Καβάσαλης, Γ. Κούζας, Αθ. Μώραλης, Ζ. Πολιτοπούλου http://www.atlantis-group.gr ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.3 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 26