ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (M.I.S.)

Transcript

1 ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (M.I.S.) 2.1 Κωνσταντίνος Ταραμπάνης Καθηγητής Τμήμα Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Γρ

2 ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 2.2 Πηγή: Turban et. al Information Technology, 2004

3 2.3 Βασικά Είδη Συστημάτων Πληροφοριακά Συστήματα Συναλλαγών Transaction Processing Systems (TPS) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης -Management Information Systems (MIS) Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων - Decision Support Systems (DSS) Συστήματα Υποστήριξης Υψηλόβαθμων Στελεχών - Executive Support Systems (ESS) Πληροφοριακά Συστήματα Γραφείου- Office Automation Systems (OAS) Πληροφοριακά Συστήματα Γνώσης -Knowledge Work Systems (KWS) ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ

4 2.4 Άλλα Είδη Συστημάτων Αποθήκες Δεδομένων Data Warehouses, Συστήματα OLAP Online Analytical Processing - Συστήματα Επιχειρηματικής Ευφυίας Business Intelligence (BI) Ευφυή Πληροφοριακά Συστήματα - Intelligent Information Systems (IIS) ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ

5 ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ 2.5 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS

6 2.6 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Η λήψη απόφασης είναι ένας από τους πιο σημαντικούς ρόλους ενός manager Η λήψη αποφάσεων έχει γίνει σήμερα δυσκολότερη καθώς: Ο αριθμός των εναλλακτικών δυνατοτήτων έχει αυξηθεί. Οι αποφάσεις λαμβάνονται συχνά κάτω από πίεση χρόνου. Οι αποφάσεις πρέπει να ληφθούν μέσα σε περιβάλλον με αβεβαιότητα. Απαιτείται πρόσβαση σε εξειδικευμένη πληροφορία ή γνώση. Η φύση σημαντικών αποφάσεων είναι συχνά αδόμητη π.χ. strategic planning

7 2.7 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ η ποικιλία των ρόλων ενός manager Ρόλοι κατά Fayol plan, organize, coordinate, control, decide

8 2.8 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Ο Mintzberg σημείωσε ότι ένας μάνατζερ επιτελεί τρεις βασικές κατηγορίες ρόλων: Την κατηγορία των διαπροσωπικών ρόλων (interpersonal roles) στο πλαίσιο των οποίων ο μάνατζερ εκπροσωπεί τον οργανισμό, αποτελεί τον ηγέτη του οργανισμού και διασυνδέει τον οργανισμό με το εξωτερικό του περιβάλλον. Την κατηγορία των ρόλων πληροφόρησης (informational roles) στο πλαίσιο των οποίων ο μάνατζερ διαχέει πληροφορία στον οργανισμό, ομιλεί εκ μέρους του οργανισμού και συντονίζει τον οργανισμό. Την κατηγορία των ρόλων απόφασης (decisional roles) στο πλαίσιο των οποίων ο μάνατζερ αποτελεί τον επιχειρηματία του οργανισμού, αυτόν που αντιμετωπίζει τους κλυδωνισμούς, τον διαπραγματευτή και μεσολαβητή του οργανισμού καθώς και αυτόν που καθορίζει την διάθεση των πόρων του οργανισμού.

9 2.9

10 2.10 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Mπορούνπορούν τα ΠΣ να βοηθήσουν στον ρόλο της λήψης αποφάσεων από μέρους ενός manager (decisional role); Τα πληροφοριακά συστήματα στα αρχικά τους στάδια υποστήριζαν τους μάνατζερς κατά κύριο λόγο στο πλαίσιο της κατηγορίας του ρόλου πληροφόρησης (κατά Mintzberg) ή βοηθοί επικοινωνίας του ρόλου control (κατά Fayol) που αυτοί αναλαμβάνουν. Πρόσφατα τα πληροφοριακά συστήματα υποστηρίζουν τους μάνατζερς και στους άλλους ρόλους που αυτοί επωμίζονται. Στην παρούσα ενότητα εξετάζεται η υποστήριξη που παρέχουν τα πληροφοριακά συστήματα για την κατηγορία των ρόλων απόφασης.

11 2.11 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Μια απόφαση αποτελεί μια επιλογή που γίνεται μεταξύ δύο ή περισσότερων εναλλακτικών δυνατοτήτων. Έχει μελετηθεί από διάφορες πλευρές πλήθος των ληπτών απόφασης οι αποφάσεις λαμβάνονται τόσο από άτομα όσο και από ομάδες. DSS decision support systems GDSS-group decision support systems επίπεδο λήψης απόφασης τύποι αποφάσεων με βάση τη δομή του προβλήματος στάδια στην λήψη απόφασης

12 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ φύση της απόφασης ή επίπεδο λήψης απόφασης υπάρχουν διαφορές στην λήψη απόφασης λόγω της φύσης της απόφασης και αντίστοιχα του επιπέδου στην επιχείρηση όπου λαμβάνεται η απόφαση έχουν ορισθεί αρχικά τρεις και αργότερα τέσσερις γενικές κατηγορίες στις οποίες συμπεριλαμβάνονται οι αποφάσεις που λαμβάνουν οι μάνατζερς strategic στόχοι, πόροι, πολιτική managerial control πόσο αποδοτικά και αποτελεσματικά χρησιμοποιούνται οι πόροι πώς αποδίδουν οι λειτουργικές μονάδες της επιχείρησης επιτυγχάνονται οι στόχοι των λειτουργικών μονάδων knowledge αποτίμηση νέων ιδεών για προϊόντα και υπηρεσίες τρόποι επικοινωνίας νέας γνώσης operational control αποτελεσματική και αποδοτική εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών πως θα υλοποιηθούν οι εργασίες ποιά μονάδα της επιχείρησης θα υλοποιήσει την εργασία καθιέρωση κριτηρίων πλήρους υλοποίησης των παραγόμενων καθιέρωση κριτηρίων για την χρήση των πόρων 2.12 αποτίμηση των παραγόμενων

13 2.13 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ τύποι αποφάσεων με βάση τη δομή του προβλήματος κατά Gorry και Scott-Morton Morton (1971) Δομημένες - structured ή programmed Αδόμητες - unstructured ή non-programmed Ημιδομημένες semi-structured structured οι δομημένες αποφάσεις είναι επαναλαμβανόμενες αποφάσεις ρουτίνας, και λαμβάνονται με βάση μια προδιαγεγραμμένη διαδικασία για να μη χρειάζεται να αντιμετωπίζεται κάθε φορά εκ νέου έχουν καθορισθεί λύσεις με τη χρήση μαθηματικών τύπων όπως περιγράφονται στις επιστημονικές περιοχές της διοικητικής επιστήμης (management science) και της επιχειρησιακής έρευνας (operations research). αδόμητες αποφάσεις είναι αυτές όπου ο λήπτης της απόφασης πρέπει να χρησιμοποιήσει κρίση, διαίσθηση και διορατικότητα στον καθορισμό του προβλήματος και δεν μπορεί να καθορισθεί μια σειρά βημάτων για την ανεύρεση λύσης ημιδομημένες αποφάσεις είναι αυτές όπου μέρος τους μπορεί να ληφθεί με βάση μια προδιαγεγραμμένη διαδικασία αυτά τα προβλήματα αντιμετωπίζονται με τον συνδυασμό προτυτοποιημένων λύσεων και ανθρώπινης κρίσης

14 2.14 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ συνδυασμός επιπέδου και τύπου απόφασης συνήθως οι αποφάσεις λειτουργικού επιπέδου είναι δομημένες συνήθως οι αποφάσεις στρατηγικού και γνωσιακού επιπέδου είναι αδόμητες στα περισσότερα όμως επίπεδα υπάρχουν και δομημένες και αδόμητες αποφάσεις oι δομημένες και ημιδομημένες αποφάσεις ειδικά αυτές που αφορούν αποφάσεις λειτουργικού και διοικητικού ελέγχου υποστηρίζονται από καιρό από την πληροφορική τεχνολογία τώρα εστιάζεται το ενδιαφέρον στην υλοποίηση ΠΣ που να υποστηρίζουν ημιδομημένες ή και αδόμητες αποφάσεις στο διοικητικό, γνωσιακό και στρατηγικό επίπεδο

15 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ συνδυασμός επιπέδου και τύπου απόφασης 2.15 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS

16 2.16 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ στάδια στην λήψη απόφασης Κατά την λήψη μιας απόφασης ο λήπτης της απόφασης ακολουθεί μια συστηματική διαδικασία. Ο Simon (1977) περιέγραψε την διαδικασία αυτή ως αποτελούμενη από τρεις κύριες φάσεις: intelligence, design και choice. Μια τέταρτη φάση προστέθηκε αργότερα, αυτή της υλοποίησης implementation.

17 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ 2.17 στάδια στην λήψη απόφασης intelligence: Is there a problem? εντοπισμός των προβλημάτων που λαμβάνουν χώρα δραστηριότητες συγκέντρωσης πληροφοριών ορίζεται το πρόβλημα design : What are the alternatives? σχεδιασμός πιθανών λύσεων στο πρόβλημα κατασκευή μοντέλου που απλοποιεί το πρόβλημα και εκφράζονται οι σχέσεις μεταξύ των παραμέτρων καθορίζονται τα κριτήρια με τα οποία θα αποτιμηθούν οι εναλλακτικές λύσεις που θα ανευρεθούν. choice: Which should you choose? υπολογισμός συνεπειών, κόστους και οφέλους κάθε εναλλακτικής λύσης επιλογή μεταξύ εναλλακτικών λύσεων implementation : Is the choice working? υλοποίηση της απόφασης παρακολούθηση της πορείας της λύσης

18 2.18 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ

19 Η ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ στάδια στην λήψη απόφασης 2.19 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS

20 2.20 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Η υποστήριξη από μέρους της πληροφορικής τεχνολογίας της λήψης απόφασης προσπαθεί να αυτοματοποιήσει εργασίες που λαμβάνουν χώρα κατά τις φάσεις της λήψης απόφασης, κυρίως με τη βοήθεια της μοντελοποίησης. Για παράδειγμα, με τη βοήθεια της μοντελοποίησης δίδει τη δυνατότητα να εξετασθούν πολλές εναλλακτικές δυνατότητες πολύ γρήγορα, με τη βοήθεια της μοντελοποίησης και πάλι μπορεί να υποστηρίξει μια συστηματική ανάλυση ρίσκου, μπορεί να προσφέρει πρόσβαση σε πληροφορία και γνώση καθώς και να υποστηρίξει την συνεργασία ατόμων.

21 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ 2.21 πως υποβοηθούν στη λήψη αποφάσεων αυτοματοποιούν κάποιες αποφάσεις π.χ. με τον ορισμό των επιχειρηματικών κανόνων και των γεγονότων που τα ενεργοποιούν π.χ. μπλοκάρισμα λογαριασμού πελάτη που δεν έχει καταβάλει πληρωμές ακόμη και από TPS παρέχουν τις εναλλακτικές λύσεις και τις επιπτώσεις της καθεμιάς. μοντελοποιεί τις ερωτήσεις που έχουν σχέση με την απόφαση, παρέχει πρόσβαση στα αναγκαία δεδομένα, και υπολογίζει κριτήρια που σχετίζονται με το βαθμό καταλληλότητας μιας λύσης. παρέχουν πληροφορίες σχετικές με το θέμα και την διαδικασία της απόφασης «προκαλούν» δημιουργικά κατά τη λήψη αποφάσεων (brainstorming)

22 2.22 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Ορισμός ΣΥΛΑ τα ΣΥΛΑ υποβοηθούν στη λήψη ημιδομημένων και αδόμητων αποφάσεων συνδυάζοντας δεδομένα, προηγμένα μοντέλα και εργαλεία ανάλυσης, και την εκτεταμένη συμμετοχή του χρήστη μέσω φιλικών διεπαφών model interface data

23 2.23 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ όλα τα ΠΣ υποβοηθούν στη λήψη αποφάσεων, αλλά τα ΣΥΛΑ αποτελούν κατηγορία ΠΣ που έχουν σχεδιασθεί ειδικά για να υποβοηθήσουν στη λήψη αποφάσεων από μέρους των μάνατζερς τα ΣΥΛΑ αποτελούνται απο τις παρακάτω υποκατηγορίες ΠΣ : Decision Support Systems (DSS) Group Decision Support Systems (GDSS) Executive Support Systems (ESS) Intelligent Systems και έμμεσα Data Warehousing & OLAP Business Intelligence

24 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Υπάρχουν διάφορες τεχνολογίες πληροφορικής που μπορούν σήμερα να υποστηρίξουν τη λήψη αποφάσεων. Συγκεκριμένα διακρίνονται στις ακόλουθες κατηγορίες: Τα παραδοσιακά συστήματα υποστήριξης λήψης αποφάσεων (original decision support systems) τα οποία άρχισαν να εμφανίζονται από τη δεκαετία του 70. Υποστηρίζουν κατά κύριο λόγο αποφάσεις με ποσοτικό χαρακτήρα και με δυνατότητες αντίστοιχης ανάλυσης. Τα συστήματα υποστήριξης της υψηλόβαθμης διοίκησης (executive support systems) αποτελούν τεχνολογία που αναπτύχθηκε την δεκαετία του 80 με κύριο στόχο την υποστήριξη της κατηγορίας των πληροφοριακών ρόλων της υψηλόβαθμης διοίκησης. Τα συστήματα υποστήριξης απόφασεων από ομάδες (group decision support systems) υποστηρίζουν την λήψη απόφασης που λαμβάνει χώρα με την συμμετοχή περισσοτέρων του ενός ατόμων. (π.χ. συστήματα συνεργασίας) Τα ευφυή συστήματα (intelligent systems) μπορούν και αυτά να υποστηρίξουν τη λήψη αποφάσεων. Τα συστήματα διαχείρισης αποθηκών δεδομένων (data warehouse 2.24 systems)

25 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ 2.25 τα πρώτα ΣΥΛΑ έδιδαν μεγάλη έμφαση στη χρήση μοντέλων και λιγότερο στα δεδομένα, ενώ με τις σημερινή δυνατότητες των Η/Υ είναι εφικτή η χρήση μεγάλου πλήθους δεδομένων έτσι διακρίνουμε δύο κατηγορίες ΣΥΛΑ τα βασιζόμενα σε μοντέλα (model-driven) driven) χρήση μοντέλων για ανάλυση what-if ή άλλου είδους ανάλυση (sensitivity, goal-seeking) έμφαση και στη φιλική διεπαφή π.χ. το voyage-estimating estimating DSS τα βασιζόμενα σε δεδομένα (data-driven) driven) ανάλυση μεγάλου πλήθους δεδομένων αντλούμενα από τα επιχειρησιακά ΠΣ (π.χ. TPS, ERP κλπ) υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων με τη δημιουργία πληροφορίας η οποία δεν θα μπορούσε να εξαχθεί εύκολα καθώς βρίσκεται μέσα σε ένα τεράστιο πλήθος δεδομένων π.χ. data warehousing δεδομένων από TPS και στη συνέχεια OLAP (on-line analytical processing) και data-mining πάνω σε αυτά τα δεδομένα π.χ. δεδομένα πελατών που συγκεντρώνονται από τις επισκέψεις στο Web site της επιχείρησης

26 2.26 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ DECISION SUPPORT SYSTEMS Σύγκριση MIS και DSS τα DSS παρέχουν υποστήριξη περισσότερο στοχευμένη και εστιασμένη σε μια απόφαση απότι ένα MIS τα MIS δίδουν έμφαση στη παροχή δομημένων πληροφοριών ενώ τα DSS δίδουν έμφαση ερωτήσεις ad-hoc υποστηρίζουν και τα δύο το διοικητικό επίπεδο για τη λήψη αποφάσεων τα DSS υποστηρίζουν αποφάσεις που είναι δεν είναι πλήρως δομημένες, είναι ορισμένες φορές μοναδικές και που δεν έχουν προδιαγραφεί εξαρχής στην ολότητά τους χρησιμοποιούν και εξωτερικά προς την επιχείρηση στοιχεία (π.χ. οικονομικά μεγέθη, τιμές ανταγωνιστών) η επεξεργασία περιλαμβάνει ανάλυση μέσω μοντέλων, κυρίως what-if ή μεγάλου όγκου δεδομένων διαδραστική με απευθείας, διαλογική χρήση μεσω φιλικών διεπαφών

27 2.27 ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Παράδειγμα Decision Support System (DSS): π.χ. ενδιαφέρουσα εφαρμογή DSS το σύστημα σχεδιασμού θαλάσσιας μεταφοράς φορτίων, απαντάει στα ερωτήματα: με δεδομένη τη διαδρομή και τα ναύλο, ποιο πλοίο να χρησιμοποιηθεί για να μεγιστοποιηθεί το κέρδος; ποια είναι η βέλτιστη ταχύτητα του πλοίου που μεγιστοποιεί το κέρδος και που τηρεί το χρονοδιάγραμμα; ποια είναι η βέλτιστη διάταξη φόρτωσης;

28 ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Decision Support System (DSS) 2.28 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS

29 2.29 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Τα μοντέλα που χρησιμοποιούνται στα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων περιλαμβάνουν συχνά ορισμένα χαρακτηριστικά: ανάλυση «τι θα συνέβαινε αν» what if analysis Συχνά τα μοντέλα που πρέπει να κατασκευασθούν περιλαμβάνουν στοιχεία που είτε είναι άγνωστα και συνεπώς πρέπει να γίνει κάποια πρόβλεψη, ή υπάρχει αβεβαιότητα όσον αφορά την τιμή τους. Στις περιπτώσεις αυτές οι τιμές των στοιχείων στηρίζονται σε υποθέσεις. Η ανάλυση «τιτι θα συνέβαινε αν» επιτρέπει την εξέταση μιας υπόθεσης καθώς και των επιπτώσεων που έχουν διαφορετικές τιμές μιας υπόθεσης στην λύση του προβλήματος. Το σύστημα υποστήριξης αποφάσεων δίδει έτσι τη δυνατότητα στον λήπτη της απόφασης να δοκιμάσει με αλληλεπίδραση διάφορες τιμές στις υποθέσεις που εξετάζει. ανάλυση ευαισθησίας sensitivity analysis Εξετάζεται η επίδραση που έχουν αλλαγές σε ένα μέρος του μοντέλου σε άλλα μέρη του μοντέλου. Συνήθως εξετάζεται η επίδραση που έχουν αλλαγές στις μεταβλητές εισόδου (input variables) στις μεταβλητές εξόδου ή αποτελέσματος (output variables, result variables). Η εν λόγω ανάλυση είναι σημαντική για ένα σύστημα υποστήριξης λήψης αποφάσεων καθώς το καθιστά προσαρμόσιμο στις μεταβαλλόμενες συνθήκες μιας κατάστασης λήψης απόφασης. Αυξάνει την εμπιστοσύνη των χρηστών στο μοντέλο ιδιαίτερα στις περιπτώσεις που το μοντέλο δεν παρουσιάζει ιδιαίτερη ευαισθησία στις αλλαγές. ανάλυση αναζήτησης- στόχου goal-seeking analysis αποτελεί μια προς-τα τα-πίσω επίλυση όπου αναζητούνται τιμές των μεταβλητών εισόδου με τις οποίες επιτυγχάνονται ορισμένες επιθυμητές τιμές των μεταβλητών εξόδου.

30 2.30 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Αναλυτικότερα τα μέρη τα στοιχεία που αποτελούν ένα DSS είναι: μια βάση με δεδομένα που χρησιμοποιούνται στην ανάλυση συλλογή τωρινών ή και ιστορικών στοιχείων από διάφορες εφαρμογές που αντιγράφονται στη βδ του DSS για να μην εμποδίζεται η λειτουργία τους εξω-επιχειρησιακά επιχειρησιακά στοιχεία ένα σύστημα λογισμικού με μοντέλα για την ανάλυση αποτιμούν την μεταβολή σε μεταβλητή εξόδου που προκύπτει από αλλαγές στις μεταβλητές εισόδου (what-if analysis, ανάλυση τι θα συνέβαινε αν) μοντέλα ανάλυσης ευαισθησίας (sensitivity analysis models) προς τα πίσω ανάλυση ευαισθησίας (backward sensitivity analysis - goal seeking) για να έχω πωλήσεις 1 δισ πόσο πρέπει να μειωθεί η τιμή του προϊόντος; χρήση λογισμικού λογιστικών φύλλων (spreadsheet software) στατιστικά εργαλεία, μοντέλα επιχειρησιακής έρευνας, μοντέλα προβλέψεων, χρηματοοικονομικά μοντέλα, μοντέλα εκτίμησης ρίσκου OLAP, datamining την διεπαφή του χρήστη εύκολη επικοινωνία με τον χρήστη σημασία της διεπαφής λόγω της χρήσης από διευθυντικά στελέχη prototyping για την ανάπτυξη του DSS έτσι ώστε να διασφαλισθεί η συμμετοχή των αναγκών των χρηστών

31 2.31 ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Executive Support System (ESS): υποστηρίζουν το στρατηγικό επίπεδο της επιχείρησης υποστηρίζουν τα ανώτερα διοικητικά στελέχη υποστηρίζουν αδόμητες αποφάσεις αποτελούν περισσότερο ένα περιβάλλον παρά ένα συγκεκριμένο σύστημα σχεδιασμένο στις επιθυμίες του συγκεκριμένου ατόμου συνδέει τον Διευθύνοντα Σύμβουλο με όλα τα άλλα επίπεδα χρησιμοποιούν και εξωτερικά προς την επιχείρηση στοιχεία

32 ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Executive Support System (ESS): 2.32 φιλτράρουν και συμπυκνώνουν κρίσιμα για την επιχείρηση στοιχεία απευθείας, διαλογική χρήση μέσω φιλικών διεπαφών μικρότερη χρήση ανάλυσης απ ότι τα DSS μεγάλη χρήση προβλέψεων (forecasting) χαρακτηριστικά Εισαγόμενα - Inputs: Αθροιστικά Δεδομένα - Aggregate data Επεξεργασία - Processing: Διαδραστική - Interactive Εξερχόμενα - Outputs: Προβλέψεις - Projections Χρήστες - Users: Υψηλόβαθμα Στελέχη - Senior managers π.χ.: πενταετές σχέδιο λειτουργίας - 5-year operating plan

33 ΣΧΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 2.33 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS

34 2.34 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Αποθήκη δεδομένων: Η αποθήκευση δεδομένων (data data warehousing) αποτελεί μια νέα έννοια στην διαχείριση δεδομένων (data data management) και αφορά τον τρόπο με τον οποίο μπορούν τα δεδομένα να τεθούν σε μορφή εύκολα κατανοητή από δοικητικά στελέχη και αναλυτές. δηλαδή αφορά τον τρόπο με τον οποίο να μπορούν από μόνοι τους τα διοικητικά στελέχη να έχουν πρόσβαση και να αναλύουν με διάφορα εργαλεία τα δεδομένα σύμφωνα με τις ανάγκες τους, δημιουργώντας έτσι πληροφορία.

35 2.35 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Αποθήκη δεδομένων: Η διαχείριση δεδομένων παρουσιάζει δυσκολίες σήμερα για διάφορους λόγους: Η ποσότητα των δεδομένων αυξάνει ραγδαία. Ειδικότερα, παράγονται νέα δεδομένα με γρήγορους ρυθμούς ενώ επίσης τα δεδομένα του παρελθόντος πρέπει να διατηρηθούν για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τα δεδομένα είναι διασκορπισμένα σε ολόκληρο τον οργανισμό τόσο από πλευράς ανθρώπων όσο και από πλευράς μέσων αποθήκευσης (π.χ. διαφορετικά πληροφοριακά συστήματα). Απαιτούνται ολοένα και περισσότερα δεδομένα για την λήψη οργανωσιακών αποφάσεων. Η ασφάλεια, ποιότητα και η ακεραιότητα των δεδομένων αποτελεί θέμα ιδιαίτερης σημασίας.

36 2.36 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Αποθήκη δεδομένων: Η αποθήκη δεδομένων αποθηκεύει ιστορικά δεδομένα εστιασμένα σε κάποια θεματική περιοχή και τα οποία είναι οργανωμένα κατά τρόπο ώστε να είναι κατάλληλα για επεξεργασία ανάλυσης.

37 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ 2.37 Αποθήκη δεδομένων: Οι αποθήκες δεδομένων έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: Τα δεδομένα είναι οργανωμένα κατά θέμα και περιέχουν στοιχεία που υποστηρίζουν κατά αποκλειστικότητα την λήψη απόφασης. Όλα τα δεδομένα μιας αποθήκης δεδομένων έχει ομοιόμορφη κωδικοποίηση παρόλο που οι επιμέρους βάσεις δεδομένων του οργανισμού μπορούν να διαφέρουν μεταξύ τους. Τα δεδομένα της αποθήκης δεδομένων αναφέρονται σε ένα βάθος χρόνου καθόσο χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό τάσεων, προβλέψεων και συγκρίσεων μεταξύ διαφορετικών χρονικών περιόδων. Τα δεδομένα της αποθήκης δεδομένων είναι σταθερά (nonvolatile), δηλαδή δεν αλλάζουν οι τιμές τους μετά την εισαγωγή τους στην αποθήκη Τα δεδομένα της αποθήκης δεδομένων έχουν συνήθως μια πολυδιάστατη δομή (multidimensional) Το περιβάλλον χρήσης της αποθήκης δεδομένων σήμερα βασίζεται στην τεχνολογία του παγκόσμιου ιστού (web-based) Οι αποθήκες δεδομένων προσφέρουν την δυνατότητα επεξεργασίας ανάλυσης (OLAP) OLAP).

38 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Αποθήκη δεδομένων: Υλοποίηση με Σχεσιακές Βάσεις Δεδομένων 2.38 πηγή: Turban et.al. Information Technology, 2005

39 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Αποθήκη δεδομένων: Υλοποίηση με Πολυδιάστατες Βάσεις Δεδομένων Σε μια πολυδιάστατη βάση δεδομένων τα στοιχεία μπορούν να εξετασθούν και να αναλυθούν κατά διάφορες διαστάσεις. Οι διαστάσεις αυτές σχηματίζουν τις ακμές του λεγόμενου κύβου δεδομένων (data cube). Οι πολυδιάστατες βάσεις δεδομένων παίζουν κεντρικό ρόλο στις αποθήκες δεδομένων πηγή: Turban et.al. Information Technology, 2005

40 2.40 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Αποθήκη δεδομένων: Το υψηλό κόστος των αποθηκών δεδομένων περιορίζει συχνά την χρήση τους σε μεγάλες επιχειρήσεις. Μια εναλλακτική λύση προς τις αποθήκες δεδομένων με μικρότερες δυνατότητες αλλά και με χαμηλότερο κόστος που χρησιμοποιείται συχνά από άλλες επιχειρήσεις ονομάζονται «αγορές δεδομένων» - data marts. Μια αγορά δεδομένων είναι μια μικρή αποθήκη δεδομένων που είναι σχεδιασμένη για μια οργανωτική μονάδα του οργανισμού.

41 OLAP 2.41 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Η επεξεργασία ανάλυσης αφορά την ανάλυση συγκεντρωτικών δεδομένων από μέρους συνήθως των τελικών χρηστών. Η επεξεργασία ανάλυσης καθιστά προσβάσιμη την στρατηγικής φύσεως πληροφορία σε αυτούς που λαμβάνουν αποφάσεις βελτιώνοντας έτσι την ποιότητα των λαμβανόμενων αποφάσεων. η OLAP ανάλυση ονομάζεται και πολυδιάστατη ανάλυση υποστηρίζει την απάντηση ερωτήσεων περισσότερο πολύπλοκων από αυτές των βάσεων δεδομένων (database queries) π.χ. την διαχρονική σύγκριση πωλήσεων προϊόντων σε διάφορες γεωγραφικές περιοχές Η επεξεργασία ανάλυσης ονομάζεται επίσης επιχειρηματική ευφυία (business intelligence)

42 2.42 OLAP ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ τα εργαλεία OLAP επιτρέπουν την ανάλυση των δεδομένων σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού π.χ. πωλήσεις κατά γεωγραφικές περιοχές του οργανισμού. Η δύναμη της ανάλυσης OLAP έγκειται στις δυνατότητες που δίδει για την ανάλυση των στοιχείων σύμφωνα με δομές του οργανισμού π.χ. περιοχές πωλήσεων, κατηγορίες προϊόντων, κανάλια διανομής, κλπ. Μια τυπική ερώτηση που μπορεί να χειρισθεί η ανάλυση OLAP είναι για παράδειγμα: «Ποια ποσότητα της τάδε κατηγορίας προϊόντων πωλήθηκε στην περιοχή δείνα και πως αυτή μεταβλήθηκε στα τέσσερα τελευταία τρίμηνα».

43 2.43 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ OLAP η ανάλυση OLAP επιτρέπει τις λειτουργίες drill-down down, δίδει λεπτομερέστερα δεδομένα για ένα στοιχείο (π.χ. ανάλυση πωλήσεων ενός τριμήνου στους επιμέρους μήνες). roll-up είναι η αντίστροφη λειτουργία του drill-down down, δηλαδή δίδει αθροιστικά δεδομένα (π.χ. πωλήσεις έτους από πωλήσεις τριμήνων). slice. ορίζει τις διαστάσεις σύμφωνα με τις οποίες θα αναλυθούν τα δεδομένα (π.χ. ανάλυση των πωλήσεων με βάση την περιοχή πώλησης, το τρίμηνο και την κατηγορία προϊόντος) από τις πολλές διαστάσεις με βάση τις οποίες είναι οργανωμένα τα δεδομένα.

44 2.44 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ πηγή: Turban et.al. Information Technology,

45 2.45 OLAP ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Η επεξεργασία ανάλυσης περιλαμβάνει επίσης και τεχνολογίες όπως η εξόρυξη δεδομένων (data mining) και πέραν της απάντησης ερωτημάτων των χρηστών, η ανάλυση OLAP μπορεί επίσης να αναλύσει τις σχέσεις μεταξύ δεδομένων και να ανιχνεύσει μοτίβα, τάσεις και εξαιρέσεις. τα συστήματα υποβολής ερωτημάτων (querying systems)

46 2.46 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ η ανάλυση data-mining (εξόρυξη( εξόρυξη δεδομένων) βασίζεται περισσότερο στην ανακάλυψη άγνωστων συσχετισμών μεταξύ των δεδομένων η εξόρυξη δεδομένων χρησιιμοποιεί κανόνες στατιστικής, νευρωνικά δίκτυα, ασαφή λογική, γενετικούς αλγορίθμους ή τεχνικές βασιζόμενες σε κανόνες έτσι παράγονται κανόνες πρόβλεψης μελλοντικής συμπεριφοράς που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στη λήψη αποφάσεων π.χ. από δεδομένα clickstream τα είδη των πληροφοριών που μπορούν από παραχθούν από data-mining είναι συσχετισμοί (associations) : συμβάντα που συνδέονται με το ίδιο γεγονός π.χ. προϊόντα αγοραζόμενα από κοινού την ίδια χρονική στιγμή ακολουθίες (sequences) σύνδεση γεγονότων συνδεμένων χρονικά π.χ. προϊόντα αγοραζόμενα από κοινού σε άλλες χρονικές στιγμές ταξινομήσεις (classification) ένταξη σε κατηγορίες π.χ. πελάτες με πιθανότητα να παύσουν να είναι πελάτες της εταιρείας ομαδοποιήσεις (clustering) ομαδοποιήσεις χωρίς την εξαρχής ύπαρξη κατηγοριών π.χ. ομοειδείς πελάτες προβλέψεις (forecasts) χρήση υπαρχουσών τιμών για την πρόβλεψη άλλων τιμών π.χ. πρόβλεψη πωλήσεων