Δείτε τις Νέες Δυνατότητες της Έκδοσης 3.10 του Academia Financials Έσοδα-Έξοδα Μελίσσια, 6 Φεβρουαρίου 2012 Περιεχόμενα Φακέλου Ο φάκελος που παραλάβατε περιέχει 1 CD. Αντίγραφα Ασφαλείας Λόγω των μετασχηματισμών που θα γίνουν στα αρχεία σας, θα πρέπει να πάρετε αντίγραφο ασφαλείας (Backup) των αρχείων σας. Δείτε: Εγχειρίδιο Χρήσης κεφάλαιο V. Εναλλακτικά έχετε τη δυνατότητα να πάρετε Backup τον υποκατάλογο Database, ο οποίος βρίσκεται στον κατάλογο Dcesoexo (π.χ. \Dcesoexo\Database). ΠΡΟΣΟΧΗ: Κατά τη διαδικασία λήψης του Backup δεν πρέπει να είναι κανένας χρήστης μέσα στο πρόγραμμα και, αν έχει γίνει εγκατάσταση του προγράμματος σε δίκτυο και θέλετε να αντιγράψετε τον κατάλογο Database, πρέπει πρώτα να κλείσετε τη βάση στον server. Εγκατάσταση Προγράμματος από το CD Απαραίτητη προϋπόθεση για να εγκαταστήσετε την έκδοση 3.10 είναι να έχετε εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας την έκδοση 3.00. Το CD της εφαρμογής είναι αυτοεκτελούμενο (auto-run). Σε περίπτωση που δεν είναι ενεργοποιημένη η εντολή auto-run στο CD_ROM drive του υπολογιστή, τότε από την επιλογή των Windows ΕΝΑΡΞΗ (Start) - ΕΚΤΕΛΕΣΗ (Run) πληκτρολογήστε π.χ. D:\setup.exe (όπου D αντιστοιχεί στο CD-ROM drive). Ανάλογα με την εγκατάσταση που έχετε ακολουθείτε τις παρακάτω οδηγίες:
Α. SINGLE USER ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Τοποθετήστε το CD της εφαρμογής στον υπολογιστή και πηγαίνετε στην αρχική οθόνη. Πατώντας «Επόμενο» εμφανίζεται η οθόνη αποδοχής άδειας χρήσης όπου επιλέγετε «Ναι». Όταν φθάσετε στο κεντρικό menu, επιλέγετε «Academia Financials (Single User)» και πατάτε «Επόμενο». Ακολουθεί η οθόνη επιλογής δίσκου εγκατάστασης. Επιλέγετε τη μονάδα δίσκου στην οποία θέλετε να εγκατασταθούν τα αρχεία του προγράμματος (στο δίσκο που είναι αποθηκευμένα ήδη από την προηγούμενη έκδοση) και πατάτε «OK». Η επόμενη οθόνη δείχνει την πρόοδο της εγκατάστασης και περιμένετε μέχρι η διαδικασία αυτή να ολοκληρωθεί. Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης των αρχείων εμφανίζεται η οθόνη τερματισμού. Επιλέγετε «Τέλος», ώστε η διαδικασία της εγκατάστασης να ολοκληρωθεί. 2
ΠΡΟΣΟΧΗ Η έκδοση 3.10 απαιτεί Convert στα κοινά αρχεία μετά την εγκατάσταση. ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΡΧΕΙΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ (Convert) Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του προγράμματος, πηγαίνετε : Έναρξη Προγράμματα Data Communication Academia Financials - Convert. Πληκτρολογήστε το χρήστη και τον κωδικό που χρησιμοποιείτε όταν συνδέεστε στο πρόγραμμα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Μπαίνοντας στην εφαρμογή εμφανίζεται μόνο η βάση «eso_com», η οποία είναι η μόνη βάση όπου απαιτείται να γίνει convert. Πατάτε την ένδειξη «Έναρξη» για να ξεκινήσει η διαδικασία του Convert. ΠΡΟΣΟΧΗ! Να μην υπάρχουν χρήστες στο σύστημα κατά τη διαδικασία του convert. Μη διακόψετε την εργασία, η οποία διαρκεί ΛΙΓΑ ΛΕΠΤΑ, μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα «Η διαδικασία Ολοκληρώθηκε». Εάν κατά τη διαδικασία του convert εμφανιστούν μηνύματα, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το τμήμα Τ.Υ. της Data Communication. 3
Β. MULTI USER ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΕ ΔΙΚΤΥΟ WINDOWS ΠΡΟΣΟΧΗ: Η εγκατάσταση γίνεται στον Server! Στο κεντρικό μενού επιλέγετε «Academia Financials (MultiUser-Server)» και πατάτε «Επόμενο». Ακολουθεί η οθόνη επιλογής δίσκου εγκατάστασης. Επιλέγετε τη μονάδα δίσκου στην οποία θέλετε να εγκατασταθούν τα αρχεία του προγράμματος (στο δίσκο που είναι αποθηκευμένα ήδη από την προηγούμενη έκδοση) και πατάτε «OK». Η επόμενη οθόνη δείχνει την πρόοδο της εγκ ατάστασης και περιμένετε μέχρι η διαδικασία αυτή να ολοκληρωθεί. Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης των αρχείων εμφανίζεται η οθόνη τερματισμού. Επιλέγετε «Τέλος», ώστε η διαδικασία της εγκατάστασης να ολοκληρωθεί. 4
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν απαιτείται η εγκατάσταση της εφαρμογής στα τερματικά (εφόσον δεν πρόκειται για αρχική εγκατάσταση). ΠΡΟΣΟΧΗ Η έκδοση 3.10 απαιτεί Convert στα κοινά αρχεία μετά την εγκατάσταση. ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΡΧΕΙΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ (Convert) Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του προγράμματος στον server, και εφόσον η βάση του προγράμματος είναι ανοιχτή πηγαίνετε: Έναρξη Προγράμματα Data Communication Academia Financials - Convert. Πληκτρολογήστε το χρήστη και τον κωδικό που χρησιμοποιείτε όταν συνδέεστε στο πρόγραμμα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Μπαίνοντας στην εφαρμογή εμφανίζεται μόνο η βάση «eso_com», η οποία είναι η μόνη βάση όπου απαιτείται να γίνει convert. Πατάτε την ένδειξη «Έναρξη» για να ξεκινήσει η διαδικασία του Convert. ΠΡΟΣΟΧΗ! Να μην υπάρχουν χρήστες στο σύστημα κατά τη διαδικασία του convert. Μη διακόψετε την εργασία, η οποία διαρκεί ΛΙΓΑ ΛΕΠΤΑ, μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα «Η διαδικασία Ολοκληρώθηκε». Εάν κατά τη διαδικασία του convert εμφανιστούν μηνύματα, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το τμήμα Τ.Υ. της Data Communication. 5
Αγαπητοί Συνεργάτες, με την αποστολή της έκδοσης 3.10 του Academia Financials Έσοδα-Έξοδα έχετε στα χέρια σας ένα πρόγραμμα με μοναδικά χαρακτηριστικά και ιδιότητες, προσαρμοσμένο στις τελευταίες τεχνολογικές εξελίξεις και νομοθετικές αλλαγές, που σας παρέχει τη δυνατότητα πλήρους κάλυψης των λογιστικών και φοροτεχνικών αναγκών εταιριών με Β κατηγορίας βιβλία, καθώς και των φοροτεχνικών αναγκών των φυσικών προσώπων. Συγκεκριμένα, η έκδοση 3.10 περιλαμβάνει 43 νέες δυνατότητες που περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω: ΓΕΝΙΚΑ Γενικά RSS Feed Σας επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεδεμένοι στο Internet, να ενημερώνεστε για τα τελευταία νέα της Data Communication, για πρόσφατες Ειδήσεις, Νόμους, Εγκυκλίους, Φορολογικό Ημερολόγιο από το site του Tax Heaven, για Οικονομικά Στοιχεία από το Υπουργείο Οικονομικών και τα τελευταία νέα από την Ελλάδα και την Οικονομία από το In.gr. Για την ενεργοποίηση της νέας λειτουργίας, πατάτε από το οριζόντιο μενού στο εικονίδιο «RSS Feed». Στο παράθυρο «Web Feed Reader» εμφανίζονται οι συνδέσεις με τα sites των Data Communication, Tax Heaven, Υπουργείου Οικονομικών και In.gr από όπου και επιλέγετε αυτή με την οποία θέλετε να συνδεθείτε. Πατώντας το πλήκτρο F3, ή επιλέγοντας «Αρχείο\Εισαγωγή Εγγραφών», στο επάνω μέρος της οθόνης, μπορείτε να προσθέσετε και τις δικές σας συνδέσεις. Οι συνδέσεις αυτές θα εμφανιστούν στο παράθυρο «Web Feed Reader» στη θέση τα «Τα δικά μου RSS». Εάν δεν θέλετε το παράθυρο «Web Feed Reader» να ανοίγει αυτόματα με την εκκίνηση της εφαρμογής, επιλέγετε από το βασικό μενού «Παράμετροι\ Κύριες Εργασίες\Ασφάλεια Εφαρμογής\Γενικές Παράμετροι Χρήστη» και στο πεδίο «Εμφάνιση RSS κατά την Εκκίνηση» επιλέγετε «ΟΧΙ». ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε συνδέσεις μόνο για sites που διαθέτουν RSS. 6
Γενικά Υποβολή εντύπων μέσω Internet Σε όλες τις οθόνες της υποβολής των εντύπων μέσω Internet προστέθηκε η ένδειξη «Προβολή», ώστε να μπορείτε να εμφανίσετε από την ιστοσελίδα του TAXISnet τα ήδη υποβληθέντα έντυπα. Επιπλέον, προστέθηκε το πεδίο «Τελ. Ημ/νία Ενημέρωσης». ΕΣΟΔΑ - ΕΞΟΔΑ Κύριες Εργασίες Καταχώριση Κινήσεων Νέο προειδοποιητικό μήνυμα για κινήσεις με μηδενική αξία Το μήνυμα εμφανίζεται κατά την αποθήκευση (F12), στην περίπτωση που έχει πραγματοποιηθεί εγγραφή με μηδενική αξία. Διαχείριση Λογαριασμών Νέο πεδίο «Ειδικός Λογαριασμός» με τις επιλογές: Πετρελαίου Θέρμανσης Αγορά Αλεύρων Παρακρ. ΦΕ Εργολάβων 3% Παρακρ. ΦΕ Εργολάβων 15% Το πεδίο προστέθηκε για την κάλυψη των απαιτήσεων υποβολής των αντίστοιχων καταστάσεων. Ανάλογα με την τιμή που θα επιλέξετε στο πεδίο «Ειδικός Λογαριασμός», θα εμφανίζονται κατά την καταχώριση εγγραφών (Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\Καταχώριση Κινήσεων) τα αντίστοιχα παράθυρα, ώστε να συμπληρώσετε τα απαιτούμενα στοιχεία. Αναλυτικότερα: Για εγγραφή με λογαριασμό για τον οποίο έχει δηλωθεί ότι είναι «Ειδικός Λογαριασμός\Πετρελαίου Θέρμανσης», θα εμφανίζεται το παράθυρο «Κίνηση Πετρελαίου για Ήφαιστο», στο οποίο θα πρέπει να συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα στοιχεία, για να μπορεί να δημιουργηθεί αρχείο για την υποβολή στο site του Ήφαιστου από την επιλογή «Πελάτες\ Εκτυπώσεις\ΚΕΠΥΟ\Αποστολή Πετρελαίου Θέρμανσης (Ήφαιστος)». Για εγγραφή με λογαριασμό για τον οποίο έχει δηλωθεί ότι είναι «Ειδικός Λογαριασμός\Αγορά Αλεύρων», θα εμφανίζεται το παράθυρο «Εισφορά ΤΕΕΑ», στο οποίο θα πρέπει να συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα στοιχεία για να μπορείτε να τυπώσετε την «Κατάσταση Προμηθευτών Αγοράς Αλεύρων» στην επιλογή «Προμηθευτές\Εκτυπώσεις\ΚΕΠΥΟ\Κατάσταση Προμηθευτών Αγοράς Αλεύρων». Για εγγραφή με λογαριασμό για τον οποίο έχει δηλωθεί ότι είναι «Ειδικός Λογαριασμός\Παρακρ. ΦΕ Εργολάβων», θα εμφανίζεται το παράθυρο «Σύντομη Περιγραφή Εκτελεσθέντος Έργου», στο οποίο θα πρέπει να συμπληρώσετε την περιγραφή του εκτελεσθέντος έργου, προκειμένου να πάρετε την εκτύπωση «Δήλωση Παρακρατούμενου ΦΕ Εργολάβων κ.λπ.» στην επιλογή «Έντυπα\Λοιπά Έντυπα\Εκτυπώσεις\ Δήλωση Παρακρατ. Φ.Ε. Εργολάβων». 7
Διαχείριση Λογαριασμών Νέα πεδία Είδος Δαπάνης Φορ. Αναμόρφωσης % Αναμόρφωσης Το πεδία αυτά συμπληρώνονται στην περίπτωση που θέλετε ο λογαριασμός να ενημερώνει αυτόματα το έντυπο της Φορολογικής Αναμόρφωσης. Στο πρώτο πεδίο επιλέγετε ποιο είδος δαπάνης φορολ. αναμόρφωσης θα ενημερώνει κατά την κίνησή του ο λογαριασμός. Στο δεύτερο, ορίζετε το συντελεστή αναμόρφωσης βάσει του οποίου θα γίνεται ο υπολογισμός των ποσών που εμφανίζονται στο έντυπο. Οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να γίνεται η αυτόματη ενημέρωση από τις κινήσεις, θα βρείτε παρακάτω στην Καταχώριση Στοιχείων της Φορολογικής Αναμόρφωσης. Βοηθητικές Εργασίες Σχεδιασμός Βιβλίου Εσόδων - Εξόδων Νέο πεδίο «Ενεργός» Αν στο πεδίο επιλέξετε «ΟΧΙ», τότε ο λογαριασμός δε θα εμφανίζεται στο λογιστικό σχέδιο της εταιρίας, όταν πατάτε αναζήτηση με το πλήκτρο F9, στην επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\Καταχώριση Κινήσεων». Οριστικοποίηση Εγγραφών Δυνατότητα μαζικής οριστικοποίησης και μαζικής επαναρίθμησης εγγραφών Εμφανίζονται πλέον όλες οι εταιρίες. Έτσι έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε για ποιες εταιρίες θα κάνετε οριστικοποίηση και, εάν επιθυμείτε, επαναρίθμηση εγγραφών. ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Κύριες Εργασίες Διαχείριση Πελατών Αυτόματη Ενημέρωση Στοιχείων Συναλλασσομένου από Γ.Γ.Π.Σ. Στην περίπτωση που ο συναλλασσόμενος είναι Νομικό Πρόσωπο, έχετε τη δυνατότητα της αυτόματης ανεύρεσης των στοιχείων του μέσω της Γ.Γ.Π.Σ. Απαραίτητη προϋπόθεση ο Η/Υ να είναι συνδεδεμένος στο Internet. Επομένως, σε περιπτώσεις νομικών προσώπων, πληκτρολογείτε στο πεδίο «ΑΦΜ Συναλλασσόμενου» τον ΑΦΜ και κάνετε κλικ στο εικονίδιο «ΓΓΠΣ» που βρίσκεται στα δεξιά. Η εφαρμογή θα εμφανίσει αυτόματα όλα τα πληροφοριακά στοιχεία και εσείς θα χρειάζεται να καταχωρήσετε μόνο τον κωδικό. Η ίδια λειτουργία προστέθηκε και στις επιλογές «Διαχείριση Προμηθευτών» και «Διαχείριση Συναλλασσομένων». Εκτυπώσεις Πελατών Οικονομικές Νέα εκτύπωση Τζίρος Πελατών Εμφανίζει ανά πελάτη το σύνολο του τζίρου του, στο χρονικό διάστημα που έχει επιλεγεί. 8
Πληροφοριακές Προσθήκη στην Κατάσταση Πελατών της Νέας φόρμας εκτύπωσης Κατάσταση Πελατών με Στοιχεία Τιμολόγησης Σας δίνει τη δυνατότητα να πληροφορηθείτε μαζικά τα παρακάτω στοιχεία τιμολόγησης για κάθε πελάτη του λογιστικού σας γραφείου: Προτεινόμενο Ποσό, % Παρακράτησης, Ημερομηνία Τελευταίας Τιμολόγησης και Κάθε Πότε Τιμολογείται. ΠΡΟΣΟΧΗ! Η νέα φόρμα εκτύπωσης εμφανίζει στοιχεία ΜΟΝΟ για τους πελάτες του λογιστικού γραφείου που τιμολογούνται από τη λειτουργία «Office Management\ Tιμολόγηση Πελατών\Έκδοση Παραστατικών Γραφείου». Εκτυπώσεις Προμηθευτών Οικονομικές Νέα εκτύπωση Τζίρος Προμηθευτών Εμφανίζει ανά προμηθευτή το σύνολο του τζίρου του, στο χρονικό διάστημα που έχει επιλεγεί. Οικονομικές Νέα εκτύπωση Βεβαίωση Παρακρατηθέντος Φόρου Εμπορ. Επιχειρήσεων Νέα εκτύπωση Βεβαίωση Παρακρατηθέντος Φόρου Ελευθέρων Επαγγελματιών Οι συγκεκριμένες εκτυπώσεις ενημερώνονται από τις καταχωρίσεις της επιλογής «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\Καταχώριση Κινήσεων» που έχουν πραγματοποιηθεί με προμηθευτές, οι οποίοι στη «Διαχείριση Προμηθευτών» έχουν συμπληρωμένο είτε το πεδίο «Κωδ. Αμοιβ. Εμπ. Επιχ.», είτε το πεδίο «Κωδ. Αμοιβ. Ελευθ. Επαγγ.». Για να εμφανιστούν στην εκτύπωση οι εγγραφές που έχουν ήδη γίνει, χωρίς να έχουν συμπληρωθεί τα παραπάνω πεδία, πρέπει: 1. Να συμπληρώσετε πρώτα στη «Διαχείριση Προμηθευτών» το πεδίο «Κωδ. Αμοιβ. Εμπ. Επιχ.», ή το πεδίο «Κωδ. Αμοιβ. Ελευθ. Επαγγ.». 2. Να ενημερώσετε στη συνέχεια μαζικά τις συγκεκριμένες εγγραφές από την επιλογή «Προμηθευτές\Κύριες Εργασίες\Μαζική Μαζική Ενημέρωση Αμοιβών». ΚΕΠΥΟ Νέα εκτύπωση Κατάσταση Προμηθευτών Αγοράς Αλεύρων Για να εμφανίσετε δεδομένα στην εκτύπωση, πρέπει: α) Στην επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Λογαριασμών», να συμπληρώσετε στους λογαριασμούς αγοράς αλεύρων το νέο πεδίο «Ειδικός Λογαριασμός» με την τιμή «Αγορά Αλεύρων». β) Στην επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\ Καταχώριση Εσόδων-Εξόδων» να συμπληρώσετε τα απαιτούμενα στοιχεία στο παράθυρο «Εισφορά ΤΕΕΑ» που θα εμφανιστεί. 9
ΕΝΤΥΠΑ Δηλώσεις ΦΠΑ Εκτυπώσεις Περιοδική ΦΠΑ (Φ2) Νέα δυνατότητα Ο Κωδικός 412 «Λοιπά Αφαιρούμενα Ποσά» συμπληρώνεται πλέον αυτόματα, εφόσον ισχύουν οι Αυτόματη Συμπλήρωση του Κωδ. 412 εξής προϋποθέσεις: να υπάρχει Πιστωτικό Υπόλοιπο στην Εκκαθαριστική ΦΠΑ και, συγχρόνως, στο έντυπο «ΦΠΑ Αυτοελέγχου» να προκύπτει είτε Μειωμένο Πιστωτικό Υπόλοιπο, είτε Μηδενικό Υπόλοιπο, είτε Χρεωστικό Υπόλοιπο. Το ποσό στον Κωδ. 412 εμφανίζεται στην Εκτύπωση της Περιοδικής ΦΠΑ, στο β τρίμηνο της επόμενης χρήσης. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επέμβει στα ποσά που προκύπτουν από τον ΦΠΑ Αυτοελέγχου στην επιλογή «Έντυπα\Δηλώσεις ΦΠΑ\Βοηθητικές Εργασίες\ΦΠΑ ανά Περίοδο», στα πεδία «ΦΠΑ Αυτοελέγχου Χρεωστικό», ή «ΦΠΑ Αυτοελέγχου Πιστωτικό». Βοηθητικές Εργασίες Ιστορικό Εκκαθαριστικών ΦΠΑ (Φ1) Σας επιτρέπει να παρακολουθήσετε όλο το ιστορικό για το έντυπο Εκκαθαριστική ΦΠΑ. Απαραίτητη προϋπόθεση για να λειτουργήσει η ιστορικότητα από τώρα και στο εξής είναι: είτε να εκτυπωθεί στον εκτυπωτή το έντυπο, είτε να υποβληθεί μέσω Internet. Δηλώσεις Φορολογίας Εισοδήματος Καταχώριση Στοιχείων Μαζική Καταχώριση Ε1 Μηδενισμός Πεδίων Σας δίνει τη δυνατότητα να μηδενίσετε όλα τα στοιχεία που έχετε καταχωρίσει. Καταχώριση Στοιχείων Φορολογική Αναμόρφωση Νέα Λειτουργία Αυτόματη Ενημέρωση Σας δίνει τη δυνατότητα να ενημερώνετε αυτόματα το έντυπο, χωρίς να χρειάζεται να καταχωρείτε χειροκίνητα τις κινήσεις. από Για την αυτόματη ενημέρωση του εντύπου πρέπει: Κινήσεις 1. Στην επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Λογαριασμών», να έχετε συμπληρώσει τα 2 νέα πεδία, «Είδος Δαπαν. Φορ. Αναμορφ.» και «% Αναμόρφωσης», για όλους τους λογαριασμούς δαπανών που θέλετε να διαμορφώνουν τα αποτελέσματα στη φορολογική αναμόρφωση. 2. Στην «Καταχώριση Στοιχείων\Φορολογική Αναμόρφωση» πατάτε την ένδειξη «Ενημέρωση από Κινήσεις» κάθε φορά που προκύπτουν νέες εγγραφές. 10
ΠΡΟΣΟΧΗ! Η «Ενημέρωση από Κινήσεις» είναι υποχρεωτική κάθε φορά που έχουν πραγματοποιηθεί νέες εγγραφές από την επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\Καταχώριση Κινήσεων». Καταχώριση 3 Νέα έντυπα: Πρόκειται για τα έντυπα: Στοιχείων Φ01-10 «Δήλωση φορολογίας εισοδ/τος νομικών προσώπων Φ01-11 κερδοσκ. Χαρακτήρα ΠΛΗΝ τραπεζικών και Φ01-12 ασφαλιστικών επιχειρήσεων» «Δήλωση φορολ. εισοδ/τος τραπεζικών και ασφαλιστικών επιχειρήσεων» «Δήλωση για νομικά πρόσωπα ΜΗ κερδοσκοπικού χαρακτήρα» Η καταχώριση των πληροφοριακών στοιχείων των νέων εντύπων γίνεται από τις αντίστοιχες επιλογές στο μενού «Καταχώριση Στοιχείων». Από το μενού «Ταχυκαταχώριση» έχετε τη δυνατότητα, πατώντας το πλήκτρο F8, να συμπληρώσετε για το κάθε έντυπο ξεχωριστά τα δεδομένα που επιθυμείτε. Βοηθητικές Εργασίες Μεταφορά Στοιχείων Ε3-Ε5 Νέα δυνατότητα Αυτόματη συμπλήρωσ η των Κωδ. 008 και 039 Κατά τη μεταφορά των στοιχείων του εντύπου Ε5 από το προηγούμενο έτος, μεταφέρεται πλέον και ο φόρος που προκαταβλήθηκε το προηγούμενο έτος στον κωδικό 008 της 1 ης σελίδας του εντύπου, καθώς και τυχόν ζημία προηγούμενου έτους στον κωδικό 039 της 2 ης σελίδας. του εντύπου Ε5. Υποβολή Μέσω Internet Αίτηση Φορολογικής Ενημερότητας Σας επιτρέπει να εκτυπώσετε το έντυπο της Φορολογικής Ενημερότητας απευθείας από την ιστοσελίδα του TAXISnet. Βοηθητικές Εργασίες 2 Νέες λειτουργίες Ιστορικό Ε3 Ιστορικό Ε5 Σας επιτρέπουν να παρακολουθήσετε όλο το ιστορικό για τα έντυπα Ε3 και Ε5 αντίστοιχα. Απαραίτητη προϋπόθεση για να λειτουργήσει η ιστορικότητα από τώρα και στο εξής είναι: είτε να εκτυπωθεί στον εκτυπωτή το έντυπο, είτε να υποβληθεί μέσω Internet. 11
Λοιπά Έντυπα Καταχώριση Προσωρινή Νέα Σας δίνει τη δυνατότητα να ενημερώσετε αυτόματα την Στοιχείων Δήλωση ΦΜΥ λειτουργία Αυτόματη Ενημέρωση Από Κινήσεις Προσωρινή Δήλωση ΦΜΥ από τις καταχωρήσεις που έχουν γίνει στην επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\Καταχώριση Κινήσεων», με προμηθευτές οι οποίοι στη «Διαχείριση Προμηθευτών» έχουν συμπληρωμένα τα πεδία «Κωδ. Αμοιβ. Εμπ. Επιχ.» ή «Κωδ. Αμοιβ. Ελευθ. Επαγγ.». Για την αυτόματη ενημέρωση του εντύπου πατάτε την ένδειξη «Ενημέρωση Από Κινήσεις». Εκτυπώσεις Νέο έντυπο Δήλωση Παρακρατούμενου Φόρου Εισοδήματος Εργολάβων Για την ενημέρωση του νέου εντύπου πρέπει: α) Στην επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\Διαχείριση Λογαριασμών», στο πεδίο «Ειδικός Λογ/σμος», να συμπληρώσετε είτε την τιμή «Παρακρ. ΦΕ Εργολάβων 3%», είτε την τιμή «Παρακρ. ΦΕ Εργολάβων 15%». β) Στην επιλογή «Έσοδα-Έξοδα\Κύριες Εργασίες\Καταχώριση Κινήσεων» να συμπληρώσετε τα απαιτούμενα στοιχεία στο παράθυρο «Σύντομη Περιγραφή Εκτελεσθέντος Έργου» που θα εμφανιστεί. Εκτυπώσεις Βεβαίωση Νέα Η χρονική περίοδος που θα εμφανιστεί στη βεβαίωση Παρακρατηθέντος Φόρου Προμηθευτών δυνατότητα Εκτύπωση αναλυτικής Βεβαίωσης καθορίζεται από τους μήνες στους οποίους έχουν καταχωρηθεί τα διπλότυπα και τα ποσά των φόρων στην επιλογή «Λοιπά Έντυπα\Καταχώριση Στοιχείων\Προσωρινή Δήλωση ΦΜΥ». Παρακρ. Φόρου Προμηθευτών ανά Μήνα, Δίμηνο, Εξάμηνο ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ Εκτυπώσεις Οικονομικές Νέα Για να ενεργοποιήσετε τη νέα δυνατότητα επιλέγετε Αναφορές δυνατότητα από τον πίνακα «Φόρμα Αναζήτησης» τη φόρμα που Αποθήκευση Οικονομικών Αναφορών σε επιθυμείτε να εκτυπώσετε, πατάτε το πλήκτρο F8 και, στη συνέχεια, από το «Μορφή Εκτύπωσης- Αποθήκευση Ως» (στη γραμμή εργασιών) επιλέγετε «PDF». αρχείο Pdf 12
Εκτυπώσεις Νέα Εκτύπωση Ανάλυση Οικονομικών Αποτελεσμάτων Οι συγκεκριμένες εκτυπώσεις ενημερώνονται από το έντυπο Ε3. Για να εμφανιστούν στην εκτύπωση «Ανάλυση Οικονομικών Αποτελεσμάτων» τα οικονομικά αποτελέσματα, συμπληρώνετε το Έτος που επιθυμείτε και πατάτε το πλήκτρο F8. Εκτυπώσεις Νέα Εκτύπωση Ιστορική Εξέλιξη Οικονομικών Αποτελεσμάτων Για να εμφανιστούν στην εκτύπωση «Ιστορική Εξέλιξη Οικονομικών Αποτελεσμάτων» τα οικονομικά αποτελέσματα της τελευταίας πενταετίας, συμπληρώνετε τα πεδία που αφορούν τα έτη και πατάτε το πλήκτρο F8. Εκτυπώσεις Νέα Εκτύπωση Συγκριτικά Αποτελέσματα Ομοειδών Επιχειρήσεων Για να εμφανιστούν στην εκτύπωση «Συγκριτικά Αποτελέσματα Ομοειδών Επιχειρήσεων» τα οικονομικά αποτελέσματα συμπληρώνετε το Έτος και τον ΚΑΔ. ΠΑΓΙΑ Κύριες Εργασίες Υπολογισμός Αξίας Επιδότησης Μηδενισμός Επιδοτήσεων Αφού συμπληρώσετε τα κριτήρια βάσει των οποίων θέλετε να γίνει ο μηδενισμός, πατάτε την ένδειξη «Μηδενισμός Επιδοτήσεων». ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Οικονομικές Εκτυπώσεις Βιβλίο Κοστολογίου Νέο πεδίο Ημ/νια Τελ. Επισήμου Βιβλίου και αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα Το προειδοποιητικό μήνυμα εμφανίζεται στην περίπτωση που κάνετε εγγραφή, είτε από την «Καταχώριση Κινήσεων» είτε από τα «Λογιστικά Σημειώματα», με ημερομηνία προγενέστερη από την ημερομηνία της τελευταίας Επίσημης Εκτύπωσης του Βιβλίου Κοστολογίου. Κατάσταση Παραστατικών ανά εργασίες ΕΚΚΟ Νέο κριτήριο Ανάλυση ανά Σας δίνει τη δυνατότητα να ομαδοποιήσετε τις εγγραφές ανά «Κατηγορία Δαπάνης» ή ανά «Γενική Κατηγορία Δαπάνης». Οικονομικά Στοιχεία Έργων 2 Νέες εκτυπωτικές φόρμες Οικονομικά Στοιχεία Έργων (Αναλυτική) Οικονομικά Στοιχεία Έργων (Συγκεντρωτική) Η «Αναλυτική» εκτύπωση Οικον. Στοιχείων Έργου εμφανίζει ανά έργο και ιδιοκτησία τα στοιχεία: % Συμμετοχής, Προϋπολ. Κόστος, Απολογ. Κόστος, Αντικειμενική Αξία και Καταβληθέν Τίμημα. Η «Συγκεντρωτική» εκτύπωση εμφανίζει όλα τα προηγούμενα στοιχεία ομαδοποιημένα ανά έργο. 13
Πληροφοριακές Εκτυπώσεις Καρτέλες Προμηθευτών ανά έργο Νέα εκτύπωση Καρτέλες Προμηθευτών ανά έργο Σας επιτρέπει να δείτε τις κινήσεις των προμηθευτών, ανάλογα με τα έργα στα οποία προμηθεύουν υλικά ή παρέχουν υπηρεσίες. OFFICE MANAGEMENT Κοστολόγηση Εργασιών Εκτυπώσεις 2 Νέες εκτυπώσεις: Αναλυτική Παρακολούθηση Εργασ.\Εταιρ\Χρήστη Συγκεντρωτική Παρακολούθηση Εργασ.\Εταιρ\Χρήστη Σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε ανά χρήστη και για επιλεγμένο χρονικό διάστημα τη διάρκεια σύνδεσής του στην κάθε εταιρία. Στην πρώτη εκτύπωση η διάρκεια σύνδεσης του χρήστη στην κάθε εταιρία απεικονίζεται αναλυτικά, για το ημερολογιακό διάστημα που έχετε επιλέξει. Στη δεύτερη εκτύπωση τα ίδια στοιχεία απεικονίζονται συγκεντρωτικά. Τιμολόγηση Πελατών Έκδοση Παραστατικών Γραφείου 2 Νέα πεδία Καθαρή Αξία Μικτή Αξία Για να εμφανίζονται τα νέα πεδία, πρέπει να έχετε ήδη επιλέξει μεταξύ «Μικτής» ή «Καθαρής» Αξίας στην επιλογή «Πελάτες\Κύριες Εργασίες\Διαχείριση Πελατών, στο tab «Στοιχεία Τιμολόγησης». Στη συνέχεια, κατά την έκδοση παραστατικών θα εμφανίζονται και τα 2 πεδία, τα οποία έχετε τη δυνατότητα να τα τροποποιήσετε. Εάν επιθυμείτε να τυπώνετε και τη μικτή αξία στα παραστατικά σας, θα πρέπει στην επιλογή «Παράμετροι\ Κύριες Εργασίες\Φόρμες Εκτύπωσης\Φόρμες Παραστατικών» να συμπληρώσετε το αντίστοιχο πεδίο στη φόρμα την οποία χρησιμοποιείτε. Έκδοση Παραστατικών Γραφείου Αποστολή παραστατικού με e-mail Για να αποστείλετε με e-mail στον πελάτη σας το παραστατικό που έχετε εκδώσει, αρκεί να πατήσετε την ένδειξη «Αποστολή με e-mail». Στο πινακάκι που θα εμφανιστεί θα συμπληρώσετε το ημερολογιακό διάστημα και, αφού τσεκάρετε το παραστατικό το οποίο θέλετε να αποσταλεί με e-mail, θα πατήσετε την ένδειξη «Αποστολή με e-mail». Βοηθητικές Εργασίες Δημιουργία Πελατών από Στοιχεία Εταιριών Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε πελάτες από τη «Διαχείριση Εταιριών» ή από την εφαρμογή «Academia Financials Tax Professional». Συμπληρώνετε στο πεδίο «Από Κωδ. Πελάτη» τον πρώτο κωδικό πελάτη που θέλετε να δημιουργηθεί και πατάτε την ένδειξη «Δημιουργία» για να δημιουργηθούν οι νέοι πελάτες βάσει ΑΦΜ. 14
Εάν επιθυμείτε η Δημιουργία Πελατών να γίνει από την εφαρμογή Academia Financials Tax Professional, πρέπει να τσεκάρετε και την ένδειξη «Μεταφορά από Tax Professional» και μετά να πατήσετε «Δημιουργία». ΠΡΟΣΟΧΗ! Πρέπει προηγουμένως να έχετε ελέγξει ποιος είναι ο τελευταίος κωδικός πελάτη που έχετε στην εταιρία, έτσι ώστε στο πεδίο να συμπληρώσετε τον αμέσως επόμενο διαθέσιμο κωδικό. Εκτυπώσεις 2 νέες εκτυπώσεις: Αναλυτικός Προϋπολογισμός Εσόδων Συγκ/κος Προϋπολογισμός Εσόδων Σας επιτρέπουν να κάνετε προϋπολογισμό εσόδων του λογιστικού σας γραφείου για επιλεγμένο χρονικό διάστημα. Στην εκτύπωση «Αναλυτικός Προϋπολογισμός Εσόδων» εμφανίζονται αναλυτικά ανά πελάτη τα: Ποσό Τιμολόγησης, Φ.Π.Α., Μικτή Αξία, Ποσό Παρακράτησης και Πληρωτέο Ποσό. Επισημαίνουμε ότι τα παραπάνω ποσά καθορίζονται από το χρονικό διάστημα τιμολόγησης που έχει δηλωθεί για τον κάθε πελάτη στο πεδίο «Τιμολογείται Κάθε» στη «Διαχείριση Πελατών» (tab Στοιχεία Τιμολόγησης). Για παράδειγμα, εάν ζητήσετε την εκτύπωση για το διάστημα από 1/1-14/2 οι πελάτες που τιμολογούνται «κάθε 15ήμερο» θα εμφανίσουν ποσά για 2 μόνο 15ήμερα. Αντίθετα, αν ζητήσετε την εκτύπωση για το χρονικό διάστημα από 1/1-15/2 οι ίδιοι πελάτες θα εμφανίσουν ποσά για 3 15ήμερα. Στην εκτύπωση «Συγκ/κος Προϋπολογισμός Εσόδων» τα προαναφερθέντα ποσά εμφανίζονται συγκεντρωτικά ανά μήνα. ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ Κύριες Εργασίες Διαχείριση Εταιριών Νέο προειδοποιητικό μήνυμα για όμοιο ΑΦΜ Το μήνυμα εμφανίζεται κατά την αποθήκευση μιας εταιρίας (F12), στην περίπτωση που υπάρχει όμοιος καταχωρημένος Α.Φ.Μ. Ασφάλεια Εφαρμογής Γενικές Παράμετροι Χρήστη Γενικές Παράμετροι Χρήστη Σας επιτρέπει να ορίσετε αν το παράθυρο του RSS Feed θα εμφανίζεται ή όχι κατά την εκκίνηση της εφαρμογής. 15
Βοηθητικές Εργασίες Μαζική Αλλαγή Στοιχείων Λογιστή Μαζική Αλλαγή Στοιχείων Λογιστή Σας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξετε μεμονωμένα ή όλα τα στοιχεία «Λογιστή» και να επιλέξετε τις εταιρίες στα έντυπα των οποίων θα μεταφερθούν τα νέα στοιχεία. Συμπληρώνετε τα νέα στοιχεία του λογιστή στα αντίστοιχα πεδία, π.χ. «Επώνυμο», «Όνομα», «Οδός», τσεκάρετε στη συνέχεια τις εταιρίες στα έντυπα των οποίων θα μεταφερθούν τα νέα στοιχεία και πατάτε, τέλος, την ένδειξη «Έναρξη» για την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Μαζική Αλλαγή Στοιχείων Δηλούντος Μαζική Αλλαγή Στοιχείων Δηλούντος Σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε για ποια έντυπα και σε ποιες εταιρίες θα συμπληρώνεται αυτόματα το πεδίο «Ο ΔΗΛΩΝ» από τα στοιχεία της Διαχείρισης Εταιριών. Εφόσον επιλέξετε τα κριτήρια που επιθυμείτε, πατάτε την ένδειξη «Έναρξη» για την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Ωράριο Λειτουργίας του τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης ΗΜΕΡΑ ΩΡΑΡΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΗΛ. ΚΕΝΤΡΟ Τεχνικής Υποστήριξης FAX Δευτέρα Παρασκευή 09:00 19:00 Σάββατο 09:00 14:00 801 1000 808 Αθήνα: 210 8040408 Θεσσαλονίκη: 2310-309895 Πάτρα: 2610-622108 - Το μήνα Αύγουστο το ωράριο του Tμήματος Tεχνικής Yποστήριξης είναι 09:00-17:00 (Δευτέρα- Παρασκευή). Το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης της Data Communication είναι πάντα στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία. Με εκτίμηση Χρυσούλα Χαλικιοπούλου Customer Support Manager 16