Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση ΠΣ Φοιτητολογίου» της Πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες του ΤΕΙ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ» Αναθέτουσα Αρχή: ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας Προϋπολογισμός: 76.400,00 (με ΦΠΑ) 62.113,82 χωρίς ΦΠΑ Διάρκεια: 7 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Τακτικός Διαγωνισμός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού03/07/2014 Κωδικός ΟΠΣ: 304217 Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 30/05/2014 Ημερομηνία αποστολής δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: 30/05/2014 Ημερομηνία δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: 02/06/2014 ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ ΚΟΖΑΝΗ (50100) ΤΗΛ. 24610 68282 FAX 24610 39765 1

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Συντομογραφίες... 5 Συντομογραφίες γενικά... 5 Συντομογραφίες έργου... 5 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 9 Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 9 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 9 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 11 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 12 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 12 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 13 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 13 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 13 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 15 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 15 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 16 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 17 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 17 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 23 Α3.2.1 Γενικές αρχές... 24 Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Κεντρικών Στατιστικών της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο.... 26 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 27 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 28 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Δεδομένων Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών... 29 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση του Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 31 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αιτούντων φοιτητών... 32 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών... 32 Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Αναφορών Εκτύπωσης... 32 Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Λήψη Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο 33 Α3.4.7 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Φοιτητών μέσω διαδικτύου 33 Α3.4.8 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Διδασκόντων μέσω διαδικτύου 34 Α3.4.9 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση στατιστικών στοιχείων... 35 Α3.4.10 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση των συγγραμμάτων... 36 Α3.4.11 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου... 37 2

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.4.12 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση και Περίθαλψη 37 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 38 Α3.6 Διαλειτουργικότητα... 39 Α3.7 Πολυκαναλική προσέγγιση... 39 Α3.8 Ανοιχτά δεδομένα... 41 Α3.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 42 Α3.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 42 Α3.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 43 Α3.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 43 Α3.13 Πίνακας Παραδοτέων... 45 Α3.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 46 Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 46 Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου... 46 Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων... 47 Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 47 Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας... 48 Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 49 Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 50 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 50 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου... 51 Α5.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων... 51 Α5.2.2 Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Στοιχείων... 52 Α5.2.3 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης... 52 Α5.2.4 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης... 53 Α5.2.5 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης... 53 Α5.2.6 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης... 53 Α5.2.7 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης... 53 Α5.2.8 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης... 53 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 54 Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου 54 Α6. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α: ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ «E- UNIVERSITY»... 55 Α6.1 Αρχιτεκτονική και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 55 3

Συνοπτικά στοιχεία Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σκοπός του προτεινόμενου έργου είναι η «Παροχή Υπηρεσιών Επέκτασης και Αναβάθμισης του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας» Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση - επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου μέσω της υιοθέτησης των αποτελεσμάτων του έργου «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού», ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των μεταπτυχιακών Τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On). Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και τους καθηγητές και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών υποσυστημάτων Φοιτητολογίου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων και πρόσθετης λειτουργικότητας στην περιοχή φοιτητολογίου, όπως καθορίστηκε στο έργο «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού». Παράλληλα το ΟΠΣ Φοιτητολογίου θα διασυνδεθεί με την ηλεκτρονική υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ, την Εθνική Διαδικτυακή Πύλη ΕΡΜΗΣ, το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυίας, την κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (SMS), καθώς και το mobile portal. 4

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες γενικά ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΟΠΣ ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες έργου ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης 5

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates/ects/index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/policies/rec_qual/recognition/diploma_en.html 6

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ http://www.digitalplan.gov.gr/portal/ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ - Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α2.1.4 Βλ. παρ. Α2.1.4 http://www.teikoz.gr http://www.minedu.gov.gr/ Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το σημερινό ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας λειτουργεί αδιάλειπτα από το 1976, όταν με το Π.Δ. 748/1976 (ΦΕΚ 272/14-10-76, τ. Α ), πρωτοϊδρύεται με την μορφή Κέντρου Ανωτέρας Τεχνικής Εκπαιδεύσεως Κοζάνης (Κ.Α.Τ.Ε.), το οποίο απαρτίζεται από τέσσερα τμήματα: Τμήμα Ηλεκτρολόγων, Τμήμα Μηχανολόγων, Τμήμα Μηχανικών Αυτοκινήτων και Τμήμα Στελεχών Βιομηχανικών και Εμπορικών Επιχειρήσεων. Το 1977 το Κ.Α.Τ.Ε Κοζάνης μετατρέπεται σε Κέντρο Ανωτέρας Τεχνικής και Επαγγελματικής Εκπαιδεύσεως Κοζάνης (Κ.Α.Τ.Ε.Ε) με το νόμο Ν.576/1977 (ΦΕΚ 102/3-4-77, τ.α ) και λειτουργεί από το σπουδαστικό έτος 1977-78 μέχρι το 1983. Παράλληλα στην Φλώρινα λειτουργεί το Κ.Α.Τ.Ε.Ε. Φλώρινας, με το Τμήμα Φυτικής Παραγωγής και το Τμήμα Στελεχών Βιομηχανικών και Εμπορικών Επιχειρήσεων. Το 1983 με το Νόμο 1404/1983 καταργούνται τα Κ.Α.Τ.Ε.Ε. και ιδρύονται τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα (Τ.Ε.Ι.) τα οποία ανήκουν στην τριτοβάθμια εκπαίδευση και είναι αυτοδιοίκητα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.). Τα τμήματα των Κ.Α.Τ.Ε.Ε. Κοζάνης και Φλώρινας ενσωματώνονται στο νεοϊδρυθέν Τ.Ε.Ι. Κοζάνης το οποίο οργανώνεται ως εξής: Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.Ε.Φ.), με τα Τμήματα Ηλεκτρολογίας, Μηχανολογίας, Οχημάτων. Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας (Σ.Δ.Ο.), με το Τμήμα Λογιστικής. Σχολή Τεχνολογίας Γεωπονίας (Σ.Τ.Ε.Γ.), με τα Τμήματα Φυτικής Παραγωγής, και Ζωικής Παραγωγής στη Φλώρινα. 7

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Το 1984 ιδρύονται δύο Γενικά Τμήματα, το Γενικό Τμήμα Θετικών Επιστημών που ανήκει στη Σ.Τ.Ε.Φ. και το Γενικό Τμήμα Ξένων Γλωσσών & Φυσικής Αγωγής που ανήκει στη Σ.Δ.Ο., ενώ το 1985 προστίθεται στον Σ.Δ.Ο. το Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Το 1988 καταργείται το τμήμα Οχημάτων και στη θέση του ιδρύεται το τμήμα Ορυχείων που λειτουργεί από το ακαδημαϊκό έτος 1989/90. Από το 1996 λειτουργούν δύο νέα Τμήματα, το Τμήμα Βιομηχανικού Σχεδιασμού στη Σ.Τ.Ε.Φ. και το τμήμα Διεθνούς Εμπορίου με έδρα την Καστοριά. Το 1999 το Τ.Ε.Ι. Κοζάνης μετονομάζεται σε Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας και προστίθενται το Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων και Επικοινωνίας στο Παράρτημα Καστοριάς και το Τμήμα Εμπορίας και Ποιοτικού Ελέγχου Αγροτικού Ελέγχου στην Σ.Τ.Ε.Γ. Ταυτόχρονα μετονομάζεται το τμήμα Ορυχείων σε Τμήμα Γεωτεχνολογίας και Περιβάλλοντος. Το 2000 ιδρύονται δυο νέα τμήματα, το Τμήμα Τεχνολογιών Αντιρρύπανσης στη Σ.Τ.Ε.Φ. και το Τμήμα Χρηματοοικονομικών Εφαρμογών στη Σ.Δ.Ο. Με τον νόμο 2916/2001 αποσαφηνίζεται το καθεστώς των Τ.Ε.Ι. ως Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα που λειτουργούν συμπληρωματικά με τα Πανεπιστήμια και συνιστούν τον τεχνολογικό τομέα της Ανώτατης Εκπαίδευσης. Με την εφαρμογή του νόμου, αναμορφώνονται τα προγράμματα σπουδών όλων των τμημάτων του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας, η διάρκεια σπουδών καθορίζεται σε τέσσερα έτη και οι απόφοιτοι έχουν πρόσβαση σε μεταπτυχιακές σπουδές στο εσωτερικό και στο εξωτερικό. Το 2003 λειτουργεί στο Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας το πρώτο Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών στην Εφαρμοσμένη Πληροφορική σε σύμπραξη με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα Μακεδονίας. Την ίδια χρονιά ιδρύεται το Παράρτημα Γρεβενών με το Τμήμα Εφαρμογών Πληροφορικής στην Διοίκηση και Οικονομία ενώ το 2004 αρχίζει να λειτουργεί το Τμήμα Πληροφορικής και Τεχνολογίας Ηλεκτρονικών Υπολογιστών στο Παράρτημα Καστοριάς. Το Νοέμβριο του 2005 εξαγγέλλεται η λειτουργία των Τμημάτων Διοίκησης Συστημάτων Εφοδιασμού και Επιχειρηματικού Σχεδιασμού και Πληροφοριακών Συστημάτων στο Παράρτημα των Γρεβενών. Το Δεκέμβριο του 2005 αρχίζει το δεύτερο Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών στην Μηχατρονική το οποίο λειτουργεί σε σύμπραξη με το Τεχνικό Ακαδημαϊκό Ίδρυμα της Καταλονίας. Τον Ιούνιο του 2007 εγκρίθηκε η δημιουργία Σχολής Επαγγελμάτων Υγείας και Πρόνοιας (ΣΕΥΠ) με ένα Τμήμα Μαιευτικής στην Πτολεμαϊδα και ένα Τμήμα Εργοθεραπείας στην Κοζάνη και η δημιουργία Τμήματος Διοίκησης Συστημάτων Εφοδιαστικής Αλυσίδας (LOGISTICS) και Τμήματος Επιχείρησης Σχεδιασμού και Πληροφοριακών Συστημάτων στο Παράρτημα Γρεβενών. Τα νέα Τμήματα λειτουργούν από το ακαδημαϊκό έτος 2008-2009. Από το ακαδημαϊκό έτος 2009 2010 το Τμήμα Διεθνούς Εμπορίου του Παραρτήματος Καστοριάς του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας οργανώνει και λειτουργεί σε συνεργασία με το Εθνικό Οικονομικό Πανεπιστημιο του Τernopil της Ουκρανίας Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών (Π.Μ.Σ.) με τίτλο: "Διοίκηση των Επιχειρήσεων" (M.B.A. Master in Business Administration) Σήμερα, το ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας είναι ένα από τα μεγαλύτερα ανώτατα τεχνολογικά ιδρύματα της χώρας και το μεγαλύτερο τριτοβάθμιο εκπαιδευτικό ίδρυμα της Δ. Μακεδονίας, με τις τρεις Σχολές του, τα τρία Παραρτήματα και τα δεκαπέντε συνολικά Τμήματα. Αποτελεί στόχο επιλογής και πόλο έλξης για χιλιάδες σπουδαστές κάθε χρόνο, οι οποίοι εναποθέτουν σε αυτό τις ελπίδες και τα όνειρά τους για ποιοτική εκπαίδευση, μόρφωση και παιδεία. Το οργανόγραμμα παρατίθεται στη συνέχεια: 8

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί, σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και το άρθρο 26 του Ν.4024/2011, «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)», σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και το άρθρο 26 του Ν.4024/2011. Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα σήμερα χρησιμοποιεί λογισμικό για τη διαχείριση των φοιτητικών στοιχείων. Χρησιμοποιεί διαφορετικό λογισμικό για τα Τμήματα στο Παράρτημα Καστοριάς και διαφορετικό για τα υπόλοιπα Τμήματα. 9

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Τα Τμήματα της Κοζάνης και των παραρτημάτων εκτός αυτού της Καστοριάς, χρησιμοποιούν λογισμικό φοιτητολογίου που παρέχει τις βασικές υπηρεσίες στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα σε θέματα διαχείρισης φοιτητικών στοιχείων, δηλαδή την καταχώρηση βαθμολογιών, τη διαχείριση των βασικών ακαδημαϊκών στοιχείων ενός φοιτητή και τη διαχείριση των στοιχείων των μαθημάτων και ακροατηρίων ανά ακαδημαϊκή περίοδο (εξάμηνο). Επισημαίνεται ότι η σημερινή εφαρμογή φοιτητολογίου είναι «κλειστής αρχιτεκτονικής», γεγονός που δυσχεραίνει την διαχείριση και αποτρέπει την επέκταση του και κάνει πρακτικά αδύνατη την ανάπτυξη υπηρεσιών και υποστήριξη e-university. Το Παράρτημα Καστοριάς διαθέτει διαφορετική εφαρμογή, με τα παρακάτω υποσυστήματα, τα οποία βρίσκονται σε πλήρη λειτουργία: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών. 3. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Report Generator. 4. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 5. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου. 6. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου. 7. Υποσύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου Με τα ανωτέρω υποσυστήματα υποστηρίζει πλήρως τις παρακάτω διαδικασίες: Διαχείριση δεδομένων προπτυχιακών φοιτητών Εγγραφές φοιτητών (διαχείριση ηλεκτρονικής καρτέλας φοιτητή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων (εισαγωγή, διαγραφή, μεταβολή) Έκδοση καταστάσεων (βαθμολογίας, πιστοποιητικών, αναλυτικών βαθμολογιών κτλ) Διαχείριση βαθμολογίας Ανακήρυξη πτυχιούχων Διαχείριση προγραμμάτων σπουδών Διαχείριση διπλωματικών εργασιών Διαχείριση πρακτικών ασκήσεων Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Το υφιστάμενο ΟΠΣ Φοιτητολογίου στηρίζεται σε ευέλικτη δομή της βάσης δεδομένων, που επιτρέπει ταχύτερη, ευκολότερη και ασφαλέστερη πρόσβαση στις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τις Γραμματείες των Τμημάτων. Παρέχει τη δυνατότητα για: α) εξασφάλιση πρόσβασης στα στοιχεία μόνο εξουσιοδοτημένων ατόμων, β) διαβάθμιση εργασιών αναλόγως του επιπέδου σημαντικότητας της εργασίας και το βαθμό εξουσιοδότησης του χρήστη (ως χρήστες θεωρούνται το προσωπικό των Γραμματειών, οι καθηγητές και οι φοιτητές). Είναι μοντέρας αρχιτεκτονικής πολλών επιπέδων, και λειτουργεί με βάση δεδομέων MS SQL Server 2008. Το ανωτέρω λογισμικό, καλύπτει όλες τις διαδικασίες των γραμματειών και επιπλέον προσφέρει βασικές ψηφιακές υπηρεσίες στους φοιτητές και καθηγητές. Το υφιστάμενο σύστημα φοιτητολογίου προσφέρει τις παρακάτω ψηφιακές υπηρεσίες: 1. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές 10

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών 2. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Διδάσκοντες Πρόσβαση σε καρτέλα φοιτητή Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Ιστορικά στοιχεία αναφορικά με την βαθμολογία των φοιτητών Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των ΤΕΙ Η ακαδημαϊκή οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Το Ίδρυμα. Η Σχολή. Το Τμήμα. Ο Τομέας. Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι οι βασικές ακαδημαϊκές μονάδες και αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Τεχνολογικού Ιδρυμάτων διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Καθηγητές Εφαρμογών), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό. Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ. 11

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα είναι οργανωμένο σε Σχολές και Τμήματα όπως όλα τα Τ.Ε.Ι. Σε κάθε Τμήμα λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Η ακαδημαϊκή οργάνωση της Αναθέτουσας Αρχής διαμορφώνεται σήμερα ως εξής: Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών 1. Ηλεκτρολόγων Μηχανικών ΤΕ 2. Μηχανολόγων Μηχανικών & Βιομηχανικού Σχεδιασμού ΤΕ Κατεύθυνση Μηχανολόγων Μηχανικών 3. Μηχανολόγων Μηχανικών & Βιομηχανικού Σχεδιασμού ΤΕ Κατεύθυνση Βιομηχανικού Σχεδιασμού 4. Μηχανικών Περιβάλλοντος ΤΕ Κατεύθυνση Γεωτεχνολογίας & Περιβάλλοντος 5. Μηχανικών Περιβάλλοντος ΤΕ Κατεύθυνση Τεχνολογιών Αντιρρύπανσηςς 6. Ψηφιακών Μέσων και Επικοινωνίας (Καστοριά) 7. Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ (Καστοριά) Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας 8. Λογιστικής & Χρηματοοικονομικής 9. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Κοζάνη) 10. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Γρεβενά) 11. Τμήμα Διεθνούς Εμπορίου (Καστοριά) Σχολή ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΓΕΩΠΟΝΙΑΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΤΡΟΦΗΣ 12. Τεχνολόγων Γεωπόνων Σχολή Επαγγελμάτων Υγείας & Πρόνοιας 13. Τμήμα Μαιευτικής Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Τμημάτων σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. 12

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Φοιτητών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας λειτουργούν τμήματα σε τέσσερα διαφορετικά παραρτήματα όπως φαίνεται στο παρατιθέμενο διάγραμμα. Τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα τόσο για την εξυπηρέτηση των φοιτητών όσο και αυτά πού αφορούν τις οικονομικές και διοικητικές υπηρεσίες είναι εγκατεστημένα σε servers που βρίσκονται στις κεντρικές εγκαταστάσεις και παρέχουν πρόσβαση σε εγκεκριμένους χρήστες από όλα τα παραρτήματα. Τα υπάρχοντα λογισμικά χρησιμοποιούν για την καταχώρηση των στοιχείων τις βάσεις δεδομένων Oracle, MS SQL και MySQL. Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το παρόν έργο στοχεύει στην αναβάθμιση της λειτουργικότητας του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου του Παραρτήματος Καστοριάς, υιοθετώντας για τις επεκτάσεις το λογισμικό Φοιτητολογίου του έργου «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού που προκηρύχθηκε από την ΚτΠ ΑΕ στο πλαίσιο του Γ ΚΠΣ και του ΕΣΠΑ και αναπτύχθηκε από την κοινοπραξία εταιρειών Altec-Cardisoft ένα ΠΣ Φοιτητολογίου. Το σύστημα αυτό, είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής, έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον Microsoft.NET, VB και ASP.NET και τρέχει σε βάση δεδομένων MS SQL Server. Το σύστημα αυτό, όπως και ο πηγαίος κώδικας του, ανήκουν στο Υπουργείο Παιδείας, μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς κόστος αδειοδότησης από το ΤΕΙ Δ.Μακεδονίας (σχετικό 13

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου έγγραφο 406/15-1-2013 της ΚτΠ Α.Ε. για τη διάθεση ψηφιακού αντιγράφου και σχετικών παραδοτέων) και επί του συστήματος αυτού είναι δυνατή η περαιτέρω ανάπτυξη για την κάλυψη των αναγκών του Φοιτητολογίου του. Στο Παράρτημα Α (παράγραφος Α6) δίνεται η Αρχιτεκτονική και η Λειτουργική Περιγραφή του εν λόγω συστήματος. Παράλληλα στοχεύει στην ομογενοποίηση της εφαρμογής φοιτητολογίου, επεκτείνοντας το αναβαθμισμένο λογισμικό του Παραρτήματος Καστοριάς, στα υπόλοιπα Τμήματα του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Στα πλαίσια του παρόντος έργου ο Ανάδοχος θα προσαρμόσει, παραμετροποιήσει και θα προβεί σε επιπλέον ανάπτυξη των διασυνδέσεων, ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών Τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On) μέσω Shibboleth. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και καθηγητές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το έργο στοχεύει επίσης και στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων υποσυστημάτων στη λειτουργική περιοχή του Φοιτητολογίου όπως καθορίστηκε από το έργο e-university του 3 ου ΚΠΣ. Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε Α3.2.2, «Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Κεντρικών Στατιστικών της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο.») Ο παρόν διαγωνισμός περιλαμβάνει περαιτέρω ομογενοποίηση των υποδομών, ενσωμάτωση επεκτάσεων που θα δώσουν προστιθέμενη αξία στο πληροφοριακό σύστημα με νέες υπηρεσίες και αντιμετώπιση θεμάτων αξιοπιστίας και διασύνδεσης των επιμέρους υποσυστημάτων. Αναλυτικότερα: Θα προστεθούν υποσυστήματα που θα επιτρέψουν τη διασύνδεση των υποδομών με κεντρικά συστήματα όπως περιγράφονται στην παράγραφο Α3.2.1. Θα πραγματοποιηθεί επέκταση του υφιστάμενου ΟΠΣ Φοιτητολογίου του Παραρτήματος Καστοριάς σε όλα τα υπόλοιπα προπτυχιακά και μεταπτυχιακά για το σύνολο της βασικής, πρόσθετης λειτουργικότητας και των επεκτάσεων. Η εργασία αυτή περιλαμβάνει: Υπηρεσίες μετάπτωσης δεδομένων Υπηρεσίες παραμετροποίησης, ώστε το λογισμικό να προσαρμοστεί στις ανάγκες του κάθε Τμήματος, όπως αυτές περιγράφονται στην παράγραφο Α3.3 «Τεχνολογίες και Σχέδιο Υλοποίησης του Έργου». Υπηρεσίες σχεδίασης αναφορών εκτύπωσης Υπηρεσίες εγκατάστασης Υπηρεσίες εκπαίδευσης Υπηρεσίες υποστήριξης έναρξης λειτουργίας Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση με νέες ψηφιακές υπηρεσίες για το σύνολο των τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Θα βελτιωθεί η διαδικασία εγγραφών προεγγραφών σε προπτυχιακό και μεταπτυχιακό επίπεδο. Με τα παραπάνω θα παρέχονται καλύτερες υπηρεσίες στους φοιτητές και στο προσωπικό του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος και ταυτόχρονα θα γίνει εφικτή απρόσκοπτη ενημέρωση των κεντρικών υποδομών του ΥΠΔΒΜΘ (σύστημα στατιστικών, εύδοξος κ.α.) με αυτοματοποιημένο τρόπο από το νέο πληροφοριακό σύστημα. 14

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Παράλληλα θα προσφερθούν οι αναγκαίες υπηρεσίες εγκατάστασης και παραμετροποίησης των επεκτάσεων, μετάπτωσης δεδομένων, εκπαίδευσης προσωπικού και υποστήριξης έναρξης λειτουργίας Το Ίδρυμα αναμένει ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου θα διαθέτει το λογισμικό φοιτητολογίου του έργου E-University, εναιίο και πλήρες αναβαθμισμένο σε όλα τα Τμήματα (προπτυχιακά και μεταπτυχιακά) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, διασυνδεδεμένο με τα κεντρικά συστήματα και θα προσφέρει ένα σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους καθηγητές, φοιτητές και γενικότερα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση του προτεινόμενου έργου στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα: - Βελτιώνει άμεσα τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προς τους φοιτητές και καθηγητές και αυξάνει την παραγωγικότητα του προσωπικού - Συμβάλει στην καλύτερη αξιοποίηση, των μέχρι σήμερα σχετικών επενδύσεων. - Συμβάλει στην σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος στο νέο περιβάλλον - Αξιοποιεί την μέχρι σήμερα σημαντική εμπειρία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και συμβάλλει στο να αποκτηθεί πολύτιμη τεχνογνωσία - Συμβάλλει στην ομογενοποίηση του λογισμικού για όλα τα Τμήματα (προπτυχιακά και μεταπτυχιακά), επιτυγχάνοντας σημαντικές οικονομίες κλίμακος και μειώνοντας σημαντικά το κόστος συντήρησης. - Δίνει την δυνατότητα εσωτερικής ανάπτυξης νέων εφαρμογών και την προσαρμογή των υφιστάμενων, - Δίνει τη δυνατότητα διασύνδεσης των εφαρμογών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με τις οριζόντιες κεντρικές εφαρμογές του ΥΠΘ στα πλαίσια της γενικότερης στρατηγικής του ΥΠΘ. - Απελευθερώνει από το προσωπικό των γραμματειών το χρόνο που αποδίδεται στην εξυπηρέτηση των φοιτητών και στην εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων, βαθμολογιών και στοιχείων φοιτητή. - Μειώνει τον φόρτο εργασίας του προσωπικού των γραμματειών και τον συνωστισμό που παρατηρείται στις θυρίδες των γραμματειών - Βελτιώνεται η εξυπηρέτηση των φοιτητών και ελαχιστοποιείται η επαφή του φοιτητή με τη Γραμματεία του Τμήματος όπου ανήκει. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους εργαζόμενους του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος και κυρίως τους 30 εργαζόμενους στις γραμματείες των Τμημάτων, τις 13.500 φοιτητές και τους 150 εκπαιδευτικούς του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Στόχος του έργου είναι «Η χρήση των υπηρεσιών από το σύνολο των φοιτητών κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου». Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από φοιτητές κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Η χρήση των υπηρεσιών από ΕΠ κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Τιμή 100% των φοιτητών 100% των εκπαιδευτικών 15

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η χρήση των υπηρεσιών από εργαζόμενους σε γραμματείες κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. 100% των εργαζομένων σε γραμματείες Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου απαιτείται η αντιμετώπιση από τον ανάδοχο με συνέπεια μίας σειράς θεμάτων: Οι εργασίες για την επέκταση αναβάθμιση του ΟΠΣ φοιτητολογίου με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς τη διαταραχή των λειτουργιών και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στο νέο αναβαθμισμένο σύστημα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος (στο Παράρτημα Α6 περιγράφεται η υφιστάμενη λειτουργικότητα). Με το 406/15-1-2013 της ΚτΠ έχει διασφαλισθεί η παροχή ανοικτής πρόσβασης στον κώδικα, διεπαφές κλπ. Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (υποσυστήματα και διασυνδέσεις) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συν-λειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον και να εξασφαλίζουν την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση. Η οποιαδήποτε αλλαγή προταθεί από τον υποψήφιο ανάδοχο είτε στις υφιστάμενες λειτουργικότητες του ΟΠΣ, είτε στον τρόπο καθημερινής λειτουργίας των υπηρεσιών, θα πρέπει γίνει χωρίς να προκληθεί καμία αναστάτωση και χωρίς να απαιτηθεί επιπλέον απασχόληση των χρηστών για εργασίες επανεκπαίδευσης παραμετροποίησης καταχωρήσεων τεστ ορθής λειτουργίας κλπ. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει ο υποψήφιος ανάδοχος να περιγράψει αναλυτικά τον τρόπο που θα το πετύχει. Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής. Η ευκολία προσαρμογής των χρηστών στο εφαρμοζόμενο πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνηθες πρόβλημα εφαρμογής μηχανογραφικής λύσης σε μεγάλο εργασιακό χώρο και θα πρέπει να απαιτηθεί η ελάχιστη προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος από τους χρήστες. Το σύστημα θα πρέπει να κερδίσει την εμπιστοσύνη του χρήστη. Πολύ σημαντικό θέμα αποτελεί η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και τα οποία σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Η ενημέρωση και εκπαίδευση τεχνικών και χρηστών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε όποιο αντικείμενο ο Ανάδοχος κρίνει απαραίτητο και περιγράφει στην πρόταση του. Η ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης. Κατά την υλοποίηση του έργου ο ανάδοχος θα φέρει την ευθύνη: Της έγκαιρης προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού. Της υλοποίησης ρυθμίσεων και παραμετροποιήσεων που απαιτούνται για την καλή λειτουργία του συστήματος, όπως αυτή προσδιορίζεται από τις προδιαγραφές και την τεχνική του πρόταση. 16

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 1 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση Π.Σ. Φοιτητολογίου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Της παροχής σχετικού υλικού τεκμηρίωσης για το λογισμικό αλλά και όποιες επιπλέον ενέργειες εγκατάστασης και παραμετροποίησης έγιναν επ αυτού, το οποίο θα επικαιροποιείται σε κάθε φάση μεταβολής. Το ίδρυμα διαθέτει και λειτουργεί πλήρως και παραγωγικά τα ΒΑΣΙΚΑ υποσυστήματα που αναφέρονται στην περιοχή του Φοιτητολογίου. Οι αναλυτικές λειτουργικότητες αυτών των υποσυστημάτων είναι πλήρως συμβατές με τις προδιαγραφές που τέθηκαν στο e-university. Ζητούμενο του διαγωνισμού, είναι: 1. Η διατήρηση όλων αυτών των λειτουργικοτήτων στο 100% και 2. Η προσθήκη όλων των πρόσθετων λειτουργικοτήτων όπως ακριβώς περιγράφονται στην παρούσα διακήρυξη και στους σχετικούς πίνακες συμμόρφωσης. Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (ή υποσυστήματα) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συν-λειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον, εξασφαλίζοντας την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση. Ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί ότι θα ολοκληρώσει πλήρως τις νέες ζητούμενες λειτουργικότητες, με τις υφιστάμενες. Εφόσον ο υποψήφιος ανάδοχος προτείνει την χρήση έτοιμων υποσυστημάτων ή λειτουργικοτήτων τρίτου κατασκευαστή, τότε θα πρέπει να τεκμηριώσει επαρκώς ότι διαθέτει την ικανότητα και την επάρκεια προκειμένου να: τις εγκαταστήσει, παραμετροποιήσει, υλοποιήσει τις μεταπτώσεις, εκπαιδεύσει τους χρήστες, θέσει σε πλήρη λειτουργία και να υποστηρίξει. Ενδεικτικά, επαρκή τεκμηρίωση θα μπορούσαν να αποτελέσουν: Η Βεβαίωση του κατασκευαστή ότι θα συνεργαστεί τόσο για την εγκατάσταση και την υλοποίηση των βασικών υποσυστημάτων όσο και για την επέκταση και την ολοκλήρωσή τους σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος διαγωνισμού και ότι σε περίπτωση αδυναμίας του υποψηφίου αναδόχου να υλοποιήσει οποιοδήποτε μέρος αυτών, την υποχρέωση αυτή, θα την αναλάβει ο ίδιος ο κατασκευαστής. Ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί και να διασφαλίσει ότι θα παρέχει ανοικτή πρόσβαση στον κώδικα (source code), διεπαφές με τις βάσεις δεδομένων, καθώς και ενημερωμένα developers manuals και συνεργασία σε όλα τα επίπεδα. Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Στα πλαίσια του έργου θα ολοκληρωθούν οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες μίας στάσης στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας προς όλους τους συναλλασσόμενους με αυτό, ήτοι μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ, εργαζόμενοι) και λοιπούς εξωτερικούς φορείς (π.χ. ΥΠΔΒΜΘ και ΕΣΥΕ), αλλά και το γενικό κοινό, δηλαδή οποιοδήποτε απλό πολίτη. Οι υπηρεσίες που θα προκύψουν από το προτεινόμενο έργο θα πρέπει να καλύψουν όλο το φάσμα φοιτητικών δραστηριοτήτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν και θα προσφέρουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Ενδεικτικά στις προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ανά κατηγορία επωφελούμενων πρέπει να ενταχθούν οι ακόλουθες (νέες υπηρεσίες): 17

ΤΜΗΜΑ Εφαρμογή (προμηθευτής, έκδοση, αρχιτεκτονική συστήματος) ΣΧΟΛΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ (ΣΤΕΦ) Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ (Καστοριά) Ψηφιακών Μέσων και Επικοινωνίας ΤΕ (Καστοριά) Προμηθευτής: Cardisoft ΑΕ Εφαρμογή: Η εφαρμογή Φοιτητολογίου της εταιρίας Cardisoft AE. Το υφιστάμενο σύστημα είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής, έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον MS SQL Server και προσφέρει δυνατότητες διασύνδεσης τρίτων συστημάτων με όλους τους γνωστούς και κοινά αποδεκτούς τρόπους (xml, web services, soap κτλ). Παρέχονται δε έτοιμα τα εξής web services: Λήψη προγράμματος σπουδών Λήψη στοιχείων φοιτητή Λήψη στοιχείων βαθμολογίας φοιτητή Λήψη δήλωσης μαθήματος Λήψη στοιχείων μαθημάτων Λήψη μαθημάτων προγράμματος σπουδών Παρέχονται οι εξής δυνατότητες: ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΦΟΙΤΗΤΩΝ Διαχείριση καρτέλας φοιτητή Πτυχιακές / Διπλωματικές Εργασίες Διαχείριση εξεταστικών περιόδων Διαχείριση βαθμολογιών Διαχείριση υποτροφιών Προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ανά κατηγορία επωφελούμενων 1. Φοιτητές Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών μέσω εξετάσεων Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Δηλώσεις συγγραμμάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής διασύνδεση με Εύδοξο Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web ή email Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών Αιτήσεις για φοιτητικές παροχές και πιστοποιητικά και παρακολούθηση της πορείας της αίτησης. Ενδεικτικά είδη αιτήσεων: o Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης o Αίτηση διαμονής στην εστία o Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές 2. Αιτούντες Φοιτητές Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής 18

ΤΜΗΜΑ Εφαρμογή (προμηθευτής, έκδοση, αρχιτεκτονική συστήματος) Ανακήρυξη υποψηφίων πτυχιούχων Εκτυπώσεις Προγράμματα σπουδών ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΛΗΨΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΑΠΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΔΙΔΑΣΚΟΝΤΩΝ ΜΕΣΩ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟΥ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΦΟΙΤΗΤΩΝ ΜΕΣΩ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟΥ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ Προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ανά κατηγορία επωφελούμενων στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, email ή sms Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής 3. Μέλη ΔΕΠ Υπηρεσίες ηλεκτρονικής Γραμματείας ακαδημαϊκού Τμήματος όπως: o Δημιουργία Προγράμματος Σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων και Γραμματείας. o Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, email, sms o Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες o Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, email ή sms o Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) o Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών 19

ΤΜΗΜΑ Εφαρμογή (προμηθευτής, έκδοση, αρχιτεκτονική συστήματος) ΣΧΟΛΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Τμήμα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών Μηχανολόγων Μηχανικών και Βιομηχανικού Σχεδιασμού ΤΕ Μηχανικών Περιβάλλοντος και Μηχανικών Αντιρρύπανσης ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ Λογιστικής και Χρηματοοικονομικής Διοίκησης Επιχειρήσεων (Κοζάνη) Διοίκησης Επιχειρήσεων (Γρεβενά) Τμήμα Διεθνούς Εμπορίου ΣΧΟΛΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΓΕΩΠΟΝΙΑΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΤΡΟΦΗΣ Τμήμα Τεχνολόγων Γεωπόνων ΣΧΟΛΗ ΕΠΑΓΓΕΜΑΤΩΝ ΥΓΕΙΑΣ ΚΑΙ ΠΡΟΝΟΙΑΣ Τμήμα Μαιευτικής Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 13-15 έτη. Το φοιτητολόγιο αποτελείται από μια βάση δεδομένων σε Oracle για την καταχώρηση των στοιχείων των φοιτητών (Ονοματεπώνυμο, διευθύνσεις, τηλέφωνα, στοιχεία εισόδου), δηλώσεις και βαθμολογίες μαθημάτων, λίστα μαθημάτων, καθηγητών, βιβλίων κ.α. Επίσης υπάρχει web εφαρμογή που παρέχει τις ψηφιακές υπηρεσίες που αναφέρονται δίπλα. Υποστηρίζεται από το Τμήμα Πληροφορικής. Προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ανά κατηγορία επωφελούμενων Σαν αποτέλεσμα των παραπάνω, σαν σύνολο, το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα διαθέτει διαφορετικές (μη συμβατές) υποδομές και ασύμβατα λογισμικά Γραμματειών και διαδικασίες, γεγονός που καθιστά δύσκολη την παροχή σύγχρονων υπηρεσιών, την επικοινωνία με τρίτα συστήματα (ΕΥΔΟΞΟΣ, σύστημα Κεντρικών Στατιστικών, Ερμής) και τέλος την ομαλή μετάβασή τους σε ένα πλήρες και ομογενοποιημένο περιβάλλον ηλεκτρονικού πανεπιστημίου. Τέλος, η συγκέντρωση και ενοποίηση των συστημάτων σε κεντρική υποδομή θεωρείται επίσης επιβεβλημένη για διαχειριστικούς λόγους και οικονομίες κλίμακας και απαιτεί σχεδιασμό και διοικητικές ενέργειες. Βασική συνεπώς προϋπόθεση για την άμεση βελτίωση των προσφερομένων υπηρεσιών, αποτελεί η υλοποίηση των προτεινομένων δράσεων. 20

4. Φοιτητές Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών μέσω εξετάσεων Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Δηλώσεις συγγραμμάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής διασύνδεση με Εύδοξο email Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web ή Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών Αιτήσεις για φοιτητικές παροχές και πιστοποιητικά και παρακολούθηση της πορείας της αίτησης. Ενδεικτικά είδη αιτήσεων: o Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης o Αίτηση διαμονής στην εστία o Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές 5. Αιτούντες Φοιτητές Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, email ή sms Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής 6. Μέλη ΔΕΠ Υπηρεσίες ηλεκτρονικής Γραμματείας ακαδημαϊκού Τμήματος όπως: o Δημιουργία Προγράμματος Σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων και Γραμματείας. o Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, email, sms o Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες o Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, email ή sms o Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) o Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών 21

Περιγραφή Υπηρεσίας Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών Δηλώσεις μαθημάτων (με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής) Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web ή email Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για φοιτητές Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Εγγραφή φοιτητή στο ΠΣ Δήλωση μαθήματος Αναλυτική βαθμολογία Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοπ οίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) Πιστοποιητικό 4 - Πρόγραμμα διδασκαλίας, πρόγραμμα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Αριθμός μητρώου φοιτητή Αριθμός μητρώου φοιτητή Προσωποποιημέν ο πρόγραμμα διδασκαλίας, πρόγραμμα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων σύμφωνα με την κατάσταση του φοιτητή Επίσημο πληροφοριακό υλικό Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τους αιτούντες φοιτητές Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν Κωδικός φοιτητή (username και password) Αίτηση φοιτητή 3 4 4 4 1 4 3 22

δικαιολογητικών) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, email ή sms Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Αίτηση φοιτητή 4 Εισαγωγή φοιτητή σε τμήμα / πρόγραμμα σπουδών Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για διδακτορικούς φοιτητές Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές Κωδικός φοιτητή (username και password) Προσωποποιημέν η πληροφόρηση Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τα μέλη ΔΕΠ Δημιουργία προγραμμάτων σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, email, sms Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, email ή sms Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Πρόγραμμα σπουδών Ανάθεση διδασκαλίας Βαθμολόγιο εξετάσεων Ημερολόγιο πρόγραμμα διδασκαλίας Πιστοποιητικό σε pdf 4 3 3 4 4 4 4 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Η αρχιτεκτονική του ΟΠΣ να περιλαμβάνει τα παρακάτω υποσυστήματα, τα οποία πρέπει να διατηρηθούν: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα Διαχείρισης Ροών Φοιτητολογίου 3. Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών. 4. Υποσύστημα Διαχείρισης Αιτούντων Φοιτητών 5. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών. 6. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Report Generator. 23

7. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 8. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου. 9. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου. 10. Υποσύστημα διαχείρισης στατιστικών στοιχείων 11. Υποσύστημα διαχείρισης συγγραμμάτων διασύνδεση με ΕΥΔΟΞΟ 12. Υποσύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 13. Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Το ΟΠΣ θα είναι εγκατεστημένο σε ένα κόμβο στην Κοζάνη, ο οποίος θα εξυπηρετεί το σύνολο των Τμημάτων (προπτυχιακά και μεταπτυχιακά). Το ΟΠΣ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στα ακόλουθα: Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κτλ) Στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services. Κατά συνέπεια στα πλαίσια του έργου θα γίνει η πλήρης μεταφορά της υποδομής του παραρτήματος Καστοριάς στην Κοζάνη. Επίσης, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με Κυβερνητικά Συστήματα. Αυτό θα πρέπει να υλοποιηθεί είτε με SOAP δηλαδή μέσω Web Services, ή με XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα για την ανταλλαγή κατάλληλων μηνυμάτων ή με SMTP (δηλαδή μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας) ή μέσω Web Forms. Τα web forms είναι τελείως χειρωνακτικός τρόπος και θα γίνεται από κάποιον υπάλληλο, ο οποίος συνδέεται μέσω του Web Browser του στην κατάλληλη σελίδα και θα αποστέλλει το έγγραφό του μέσω των πρωτοκόλλων HTTP ή HTTPS. Επιπλέον, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με ετερογενή συστήματα ή υποσυστήματα είτε μέσω Web Services, αν αυτά είναι service-based, είτε μέσω XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα μηνυμάτων ώστε να γίνεται ανταλλαγή της σωστής πληροφορίας. Α3.2.1 Γενικές αρχές Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα και τα επιμέρους υποσυστήματά του σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές o Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα o Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. 2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. 24